Как в эксель настроить фильтр по номеру телефона
В прошлом уроке мы познакомились и научились применять стандартную фильтрацию в Excel. Но очень часто возникают ситуации, когда базовые инструменты фильтрации бессильны и не могут обеспечить необходимый результат выборки. В этом уроке Вы узнаете, как решить эту проблему в Excel с помощью расширенных фильтров.
Если вдруг возникает необходимость выделить какие-то специфичные данные, то, как правило, базовые инструменты фильтрации с такой задачей уже не справляются. К счастью, Excel содержит множество расширенных фильтров, включая поиск текста, даты и фильтрацию по числовым значениям, что позволяет сузить результаты и помочь найти именно то, что Вам нужно.
Фильтрация и поиск в Excel
Excel позволяет искать информацию, которая содержит точную фразу, число, дату и многое другое. В следующем примере мы воспользуемся этим инструментом, чтобы оставить в журнале эксплуатации оборудования только продукцию марки Saris.
- Откройте вкладку Данные, затем нажмите команду Фильтр. В каждом заголовке столбца появится кнопка со стрелкой. Если Вы уже применяли фильтры в таблице, то можете пропустить этот шаг.
- Нажмите на кнопку со стрелкой в столбце, который необходимо отфильтровать. В данном примере мы выберем столбец C.
- Появится меню фильтра. Введите ключевое слово в строке поиска. Результаты поиска появятся под полем автоматически, после ввода ключевого слова. В нашем примере мы введем слово «saris», чтобы найти все оборудование этой марки.
- Выполнив все шаги, нажмите ОК.
- Данные на листе будут отфильтрованы в соответствии с ключевым словом. В нашем примере после фильтрации таблица содержит только оборудование марки Saris.
Использование расширенных текстовых фильтров в Excel
Расширенные текстовые фильтры используются для отображения более конкретной информации, например, ячеек, которые не содержат заданный набор символов. Допустим, наша таблица уже отфильтрована таким образом, что в столбце Тип отображены только Другие изделия. В дополнение мы исключим все позиции, содержащие слово «case» в столбце Описание оборудования.
- Откройте вкладку Данные, затем нажмите команду Фильтр. В каждом заголовке столбца появится кнопка со стрелкой. Если Вы уже применяли фильтры в таблице, можете пропустить этот шаг.
- Нажмите на кнопку со стрелкой в столбце, который необходимо отфильтровать. В нашем примере мы выберем столбец C.
- Появится меню фильтра. Наведите указатель мыши на пункт Текстовые фильтры, затем выберите необходимый текстовый фильтр в раскрывающемся меню. В данном случае мы выберем пункт не содержит, чтобы увидеть данные, которые не содержат заданное слово.
- В появившемся диалоговом окне Пользовательский автофильтр введите необходимый текст в поле справа от фильтра, затем нажмите OK. В данном примере мы введем слово «case», чтобы исключить все позиции, содержащие это слово.
- Данные будут отфильтрованы по заданному текстовому фильтру. В нашем случае отражены только позиции из категории Другие, которые не содержат слово «case».
Использование в Excel расширенных фильтров по дате
Расширенные фильтры по дате позволяют выделить информацию за определенный промежуток времени, к примеру, за прошлый год, за этот месяц или между двумя датами. В следующем примере мы воспользуемся расширенным фильтром по дате, чтобы посмотреть оборудование, которое было отдано на проверку сегодня.
- Откройте вкладку Данные и нажмите команду Фильтр. В каждом заголовке столбца появится кнопка со стрелкой. Если Вы уже применяли фильтры в таблице, можете пропустить этот шаг.
- Нажмите на кнопку со стрелкой в столбце, который необходимо отфильтровать. В этом примере мы выберем столбец D, чтобы увидеть нужные нам даты.
- Появится меню фильтра. Наведите указатель мыши на пункт Фильтры по дате, затем выберите необходимый фильтр в раскрывающемся меню. В нашем примере мы выберем пункт Сегодня, чтобы увидеть оборудование, которое было проверено сегодня.
- Данные будут отфильтрованы по заданной дате. В нашем случае мы увидим только позиции оборудования, которые были отданы на проверку сегодня.
Использование расширенных числовых фильтров в Excel
Расширенные числовые фильтры позволяют оперировать данными самыми различными способами. В следующем примере, мы выберем только то оборудование, которое входит в заданный промежуток идентификационных номеров.
- Откройте вкладку Данные, затем нажмите команду Фильтр. В каждом заголовке столбца появится кнопка со стрелкой. Если Вы уже применяли фильтры в таблице, можете пропустить этот шаг.
- Нажмите на кнопку со стрелкой в столбце, который необходимо отфильтровать. В этом примере мы выберем столбец A, чтобы увидеть заданный ряд идентификационных номеров.
- Появится меню фильтра. Наведите указатель мыши на пункт Числовые фильтры, затем выберите необходимый числовой фильтр в раскрывающемся меню. В данном примере мы выберем между, чтобы увидеть идентификационные номера в определенном диапазоне.
- В появившемся диалоговом окне Пользовательский автофильтр введите необходимые числа для каждого из условий, затем нажмите OK. В этом примере мы хотим получить номера, которые больше или равны 3000, но меньше или равны 4000.
- Данные будут отфильтрованы по заданному числовому фильтру. В нашем случае отображаются только номера в диапазоне от 3000 до 4000.
С помощью автофилеров или встроенных операторов сравнения, таких как "больше" и "10 лучших" в Excel вы можете показать нужные данные и скрыть остальные. После фильтрации данных в диапазоне ячеек или таблице вы можете повторно использовать фильтр, чтобы получить последние результаты, или очистить фильтр, чтобы повторно отфильтровать все данные.
Используйте фильтры, чтобы временно скрывать некоторые данные в таблице и видеть только те, которые вы хотите.
Фильтрация диапазона данных
Выберите любую ячейку в диапазоне данных.
Выберите Фильтр> данных.
Выберите стрелку в столбце .
Выберите Текстовые фильтры или Числовое фильтры, а затем выберите сравнение, например Между.
Введите условия фильтрации и нажмите кнопку ОК.
Фильтрация данных в таблице
При вводе данных в таблицу в заголовки ее столбцов автоматически добавляются элементы управления фильтрацией.
Выберите стрелку в столбца, который вы хотите отфильтровать.
Сберем (Выберите все) и выберем поля, которые вы хотите отобрать.
Стрелка загона столбца меняется на фильтра. Щелкните этот значок, чтобы изменить или очистить фильтр.
Статьи по теме
Отфильтрованные данные отображают только строки, которые соответствуют условия и скрывают строки, которые отображать не нужно. Фильтруя данные, вы можете копировать, находить, изменять, форматирование, диаграммы и печатать подмножество отфильтрованных данных, не меняя их оголовье и не перемещая.
Вы также можете отфильтровать несколько столбцов. Фильтры являются аддитивно, то есть каждый дополнительный фильтр основан на текущем фильтре и дополнительно уменьшает подмножество данных.
Примечание: При использовании диалогового окна Найти для поиска отфильтрованных данных поиск ведется только по отображаемой информации. данные, которые не отображаются, не поиск не ведется. Чтобы найти все данные, очистка всех фильтров.
Два типа фильтров
С помощью автофильтра можно создать два типа фильтров: по значению списка или по условиям. Каждый из этих типов фильтров является взаимоисключающими для каждого диапазона ячеек или таблицы столбцов. Например, можно отфильтровать значения по списку чисел или по критерию, но не по обоим критериям. можно фильтровать по значкам или по настраиваемой фильтрации, но не по обоим.
Повторное присвоение фильтра
Чтобы определить, применяется ли фильтр, обратите внимание на значок в заголовке столбца:
Стрелка вниз означает, что фильтрация включена, но не применена.
Если наведите курсор на заголовок столбца с включенной фильтрацией, но не примененной, на экране появляется подсказка "(Отображает все)".
Кнопка Фильтр означает, что применяется фильтр.
Когда вы наводите курсор на заголовок отфильтрованного столбца, на подсказке отображается примененный к этому столбец фильтр, например "Равно красному цвету ячейки" или "Больше 150".
При повторном его повторном анализе отображаются разные результаты по следующим причинам:
Данные были добавлены, изменены или удалены в диапазон ячеек или столбец таблицы.
значения, возвращаемые формулой, изменились, и лист был пересчитан.
Не смешивать типы данных
Для лучших результатов не смешивайте типы данных, такие как текст и число, число и дата в одном столбце, так как для каждого столбца доступна только одна команда фильтра. Если имеется сочетание типов данных, отображаемая команда является самым распространенным типом данных. Например, если столбец содержит три значения, сохраненные как число, и четыре значения как текст, отображается команда Текстовые фильтры.
Фильтрация данных в таблице
При вводе данных в таблицу в заголовки ее столбцов автоматически добавляются элементы управления фильтрацией.
Выделите данные, которые нужно отфильтровать. На вкладке Главная нажмите кнопку Форматировать как таблицу и выберите команду Форматировать как таблицу.
В диалоговом окне Создание таблицы можно выбрать, есть ли в таблице заглавные таблицы.
Выберите Таблица с заголовками, чтобы преобразовать верхнюю строку в заголовки таблицы. Данные в этой строке не будут фильтроваться.
Не выбирайте этот пункт, если вы хотите Excel в Интернете в таблицу под данными таблицы, которые можно переименовать.
Чтобы применить фильтр, щелкните стрелку в заголовке столбца и выберите параметр фильтрации.
Фильтрация диапазона данных
Если вы не хотите форматирование данных в виде таблицы, вы также можете применить фильтры к диапазону данных.
Выделите данные, которые нужно отфильтровать. Для лучшего результата столбцы должны иметь заголовки.
На вкладке Данные выберите фильтр.
Параметры фильтрации для таблиц или диапазонов
Можно применить общий фильтр, выбрав пункт Фильтр, или настраиваемый фильтр, зависящий от типа данных. Например, при фильтрации чисел отображается пункт Числовые фильтры, для дат отображается пункт Фильтры по дате, а для текста — Текстовые фильтры. Применяя общий фильтр, вы можете выбрать для отображения нужные данные из списка существующих, как показано на рисунке:
Выбрав параметр Числовые фильтры вы можете применить один из перечисленных ниже настраиваемых фильтров.
В этом примере, чтобы отобрать регионы, в которых сумма продаж за март была меньше 6000, можно применить настраиваемый фильтр:
Вот как это сделать.
Щелкните стрелку фильтра в ячейке со словом "Март", выберите пункт Числовые фильтры и условие Меньше и введите значение 6000.
Excel в Интернете применяет фильтр и отображает только регионы с продажами ниже 6000 рублей.
Аналогичным образом можно применить фильтры по дате и текстовые фильтры.
Очистка фильтра из столбца
Удаление всех фильтров из таблицы или диапазона
Выберите любую ячейку в таблице или диапазоне и на вкладке Данные нажмите кнопку Фильтр.
При этом фильтры будут удаляться из всех столбцов таблицы или диапазона и вывести все данные.
Щелкните ячейку в диапазоне или таблице, которую хотите отфильтровать.
На вкладке Данные щелкните Фильтр.
Щелкните стрелку в столбце с содержимым, которое вы хотите отфильтровать.
В разделе Фильтр щелкните Выберите один из вариантов и введите условия фильтра.
Фильтры можно применить только к одному диапазону ячеек на листе за раз.
Когда фильтр применяется к столбцу, в других столбцах в качестве фильтров можно использовать только значения, видимые в текущем отфильтрованном диапазоне.
В окне фильтра отображаются только первые 10 000 уникальных записей списка.
Щелкните ячейку в диапазоне или таблице, которую хотите отфильтровать.
На вкладке Данные щелкните Фильтр.
Щелкните стрелку в столбце с содержимым, которое вы хотите отфильтровать.
В разделе Фильтр щелкните Выберите один из вариантов и введите условия фильтра.
В поле рядом с всплывающим меню введите число, которое хотите использовать.
В зависимости от сделанного выбора вам может быть предложено выбрать дополнительные условия.
Фильтры можно применить только к одному диапазону ячеек на листе за раз.
Когда фильтр применяется к столбцу, в других столбцах в качестве фильтров можно использовать только значения, видимые в текущем отфильтрованном диапазоне.
В окне фильтра отображаются только первые 10 000 уникальных записей списка.
Вместо фильтрации можно использовать условное форматирование, которое позволяет четко выделить верхние или нижние числовые значения среди данных.
Данные можно быстро фильтровать на основании визуальных условий, таких как цвет шрифта, цвет ячейки или наборы значков. Можно также фильтровать ячейки по наличию в них формата, примененных стилей или условного форматирования.
В диапазоне ячеек или столбце таблицы щелкните ячейку с определенным цветом, цветом шрифта или значком, по которому вы хотите выполнить фильтрацию.
На вкладке Данные щелкните Фильтр.
Щелкните стрелку в столбце с содержимым, которое вы хотите отфильтровать.
В разделе Фильтр во всплывающем меню По цвету щелкните Цвет ячейки, Цвет шрифта или Значок ячейки и выберите цвет.
Это возможно только в случае, если фильтруемый столбец содержит пустую ячейку.
Щелкните ячейку в диапазоне или таблице, которую хотите отфильтровать.
На панели инструментов Данные щелкните Фильтр.
Щелкните стрелку в столбце с содержимым, которое вы хотите отфильтровать.
В области (Выделить все) прокрутите список вниз и установите флажок (Пустые).
Фильтры можно применить только к одному диапазону ячеек на листе за раз.
Когда фильтр применяется к столбцу, в других столбцах в качестве фильтров можно использовать только значения, видимые в текущем отфильтрованном диапазоне.
В окне фильтра отображаются только первые 10 000 уникальных записей списка.
Щелкните ячейку в диапазоне или таблице, которую хотите отфильтровать.
На вкладке Данные щелкните Фильтр.
Щелкните стрелку в столбце с содержимым, которое вы хотите отфильтровать.
В разделе Фильтр щелкните Выберите один из вариантов и во всплывающем меню выполните одно из указанных ниже действий.
Цель фильтрации диапазона
Строки с определенным текстом
Содержит или Равно.
Строки, не содержащие определенный текст
Не содержит или Не равно.
В поле рядом с всплывающим меню введите текст, которое хотите использовать.
В зависимости от сделанного выбора вам может быть предложено выбрать дополнительные условия.
Фильтрация столбца или выделенного фрагмента таблицы при истинности обоих условий
Фильтрация столбца или выделенного фрагмента таблицы при истинности одного из двух или обоих условий
Щелкните ячейку в диапазоне или таблице, которую хотите отфильтровать.
На панели инструментов Данные щелкните Фильтр.
Щелкните стрелку в столбце с содержимым, которое вы хотите отфильтровать.
В разделе Фильтр щелкните Выберите один из вариантов и во всплывающем меню выполните одно из указанных ниже действий.
Условие фильтрации
Начало строки текста
Начинается с.
Окончание строки текста
Заканчивается на.
Ячейки, которые содержат текст, но не начинаются с букв
Не начинаются с.
Ячейки, которые содержат текст, но не оканчиваются буквами
Не заканчиваются.
В поле рядом с всплывающим меню введите текст, которое хотите использовать.
В зависимости от сделанного выбора вам может быть предложено выбрать дополнительные условия.
Фильтрация столбца или выделенного фрагмента таблицы при истинности обоих условий
Фильтрация столбца или выделенного фрагмента таблицы при истинности одного из двух или обоих условий
При создании условий можно использовать подстановочные знаки.
Щелкните ячейку в диапазоне или таблице, которую хотите отфильтровать.
На панели инструментов Данные щелкните Фильтр.
Щелкните стрелку в столбце с содержимым, которое вы хотите отфильтровать.
В разделе Фильтр щелкните Выберите один из вариантов и выберите вариант.
В текстовом поле введите свои условия, используя подстановочные знаки.
Например, чтобы в результате фильтрации найти оба слова "год" и "гид", введите г?д.
Выполните одно из указанных ниже действий.
Используемый знак
Чтобы найти
Пример: условию "стро?а" соответствуют результаты "строфа" и "строка"
Любое количество символов
Пример: условию "*-восток" соответствуют результаты "северо-восток" и "юго-восток"
Вопросительный знак или звездочка
Например, там~? находит "там?"
Выполните одно из указанных ниже действий.
Удаление определенных условий фильтрации
Щелкните стрелку столбце, который содержит фильтр, и выберите очистить фильтр.
Удаление всех фильтров, примененных к диапазону или таблице
Выделите столбцы диапазона или таблицы, к которым применяются фильтры, а затем на вкладке Данные щелкните Фильтр.
Удаление или повторное применение стрелок фильтра в диапазоне или таблице
Выделите столбцы диапазона или таблицы, к которым применяются фильтры, а затем на вкладке Данные щелкните Фильтр.
При фильтрации данных появляются только данные, которые соответствуют вашим условиям. Данные, которые не соответствуют этому критерию, скрыты. После фильтрации данных можно копировать, находить, изменять, форматирование, диаграммы и печатать подмножество отфильтрованных данных.
Таблица с примененным фильтром "4 самых верхних элементов"
Фильтры забавляются. Это означает, что каждый дополнительный фильтр основан на текущем фильтре и дополнительно уменьшает подмножество данных. Сложные фильтры можно отфильтровать по одному значению, по одному формату или по одному критерию. Например, можно отфильтровать все числа больше 5, которые также ниже среднего. Но некоторые фильтры (десять верхних и нижних, выше и ниже среднего) основаны на исходном диапазоне ячеек. Например, при фильтрации десяти лучших значений вы увидите десять лучших значений всего списка, а не десять лучших значений подмножество последнего фильтра.
В Excel можно создавать фильтры трех типов: по значениям, по формату или по условиям. Но каждый из этих типов фильтров является взаимоисключающими. Например, можно отфильтровать значения по цвету ячейки или по списку чисел, но не по обоим. Вы можете фильтровать по значкам или по настраиваемой фильтрации, но не по обоим.
Фильтры скрывают лишние данные. Таким образом можно сосредоточиться на том, что вы хотите видеть. С другой стороны, при сортировке данных их порядок будет меняться. Дополнительные сведения о сортировке см. в списке сортировки данных.
При фильтрации рассмотрите следующие рекомендации:
В окне фильтра отображаются только первые 10 000 уникальных записей списка.
Можно отфильтровать несколько столбцов. Когда фильтр применяется к столбцу, в других столбцах в качестве фильтров можно использовать только значения, видимые в текущем отфильтрованном диапазоне.
Фильтры можно применить только к одному диапазону ячеек на листе за раз.
Примечание: При использовании поиска найти для поиска отфильтрованных данных поиск ведется только по отображаемой информации; данные, которые не отображаются, не поиск не ведется. Чтобы найти все данные, очистка всех фильтров.
Дополнительные сведения
Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.
Функция автофилеров позволяет находить, показывать и скрывать значения в одном или несколько столбцах данных. Вы можете отфильтровать данные на основе выбора, который вы сделаете в списке, или найти ищите данные. Если значения в одном или несколько столбцов не соответствуют условиям фильтрации, при фильтрации данных будут скрыты целые строки.
Чтобы применить автофайл, выполните указанные далее действия.
Выделите данные, которые нужно отфильтровать.
Щелкните Данные > Фильтр.
Щелкните стрелку в заглавной области столбца и выберите нужные значения или поиск.
Выбор определенных значений: Чтобы очистить все флажки, сберем (выбрать все), а затем уберем флажки для определенных значений, которые вы хотите видеть.
Поиск значений: В поле Поиск введите текст или числа, которые вы ищете.
Чтобы применить фильтр, нажмите кнопку ОК.
Совет: Если вы хотите применить к данным предопределяемый или настраиваемый фильтр, см. фильтрацию данных в диапазоне или таблице.
Советы для расширения области поиска
При поиске данных можно использовать знак "?для представления любого символа, а" *" — для представления ряда символов.
Например, чтобы найти все элементы, относящиеся к велосипедам, в поле Поиск введите слово"велосипеды". Фильтр отобразит все элементы, включая слово "велосипеды", например туристические велосипеды, дорожные велосипеды и горные велосипеды.
Дополнительные сведения
Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.
Вывести на экран информацию по одному / нескольким параметрам можно с помощью фильтрации данных в Excel.
Для этой цели предназначено два инструмента: автофильтр и расширенный фильтр. Они не удаляют, а скрывают данные, не подходящие по условию. Автофильтр выполняет простейшие операции. У расширенного фильтра гораздо больше возможностей.
Автофильтр и расширенный фильтр в Excel
Имеется простая таблица, не отформатированная и не объявленная списком. Включить автоматический фильтр можно через главное меню.
- Выделяем мышкой любую ячейку внутри диапазона. Переходим на вкладку «Данные» и нажимаем кнопку «Фильтр».
- Рядом с заголовками таблицы появляются стрелочки, открывающие списки автофильтра.
Если отформатировать диапазон данных как таблицу или объявить списком, то автоматический фильтр будет добавлен сразу.
Пользоваться автофильтром просто: нужно выделить запись с нужным значением. Например, отобразить поставки в магазин №4. Ставим птичку напротив соответствующего условия фильтрации:
Сразу видим результат:
Особенности работы инструмента:
- Автофильтр работает только в неразрывном диапазоне. Разные таблицы на одном листе не фильтруются. Даже если они имеют однотипные данные.
- Инструмент воспринимает верхнюю строчку как заголовки столбцов – эти значения в фильтр не включаются.
- Допустимо применять сразу несколько условий фильтрации. Но каждый предыдущий результат может скрывать необходимые для следующего фильтра записи.
У расширенного фильтра гораздо больше возможностей:
- Можно задать столько условий для фильтрации, сколько нужно.
- Критерии выбора данных – на виду.
- С помощью расширенного фильтра пользователь легко находит уникальные значения в многострочном массиве.
Как сделать расширенный фильтр в Excel
Готовый пример – как использовать расширенный фильтр в Excel:
- Создадим таблицу с условиями отбора. Для этого копируем заголовки исходного списка и вставляем выше. В табличке с критериями для фильтрации оставляем достаточное количество строк плюс пустая строка, отделяющая от исходной таблицы.
- Настроим параметры фильтрации для отбора строк со значением «Москва» (в соответствующий столбец таблички с условиями вносим = «=Москва»). Активизируем любую ячейку в исходной таблице. Переходим на вкладку «Данные» - «Сортировка и фильтр» - «Дополнительно».
- Заполняем параметры фильтрации. Исходный диапазон – таблица с исходными данными. Ссылки появляются автоматически, т.к. была активна одна из ячеек. Диапазон условий – табличка с условием.
- Выходим из меню расширенного фильтра, нажав кнопку ОК.
В исходной таблице остались только строки, содержащие значение «Москва». Чтобы отменить фильтрацию, нужно нажать кнопку «Очистить» в разделе «Сортировка и фильтр».
Как пользоваться расширенным фильтром в Excel
Рассмотрим применение расширенного фильтра в Excel с целью отбора строк, содержащих слова «Москва» или «Рязань». Условия для фильтрации должны находиться в одном столбце. В нашем примере – друг под другом.
Заполняем меню расширенного фильтра:
Получаем таблицу с отобранными по заданному критерию строками:
Выполним отбор строк, которые в столбце «Магазин» содержат значение «№1», а в столбце стоимость – «>1 000 000 р.». Критерии для фильтрации должны находиться в соответствующих столбцах таблички для условий. На одной строке.
Заполняем параметры фильтрации. Нажимаем ОК.
Оставим в таблице только те строки, которые в столбце «Регион» содержат слово «Рязань» или в столбце «Стоимость» - значение «>10 000 000 р.». Так как критерии отбора относятся к разным столбцам, размещаем их на разных строках под соответствующими заголовками.
Применим инструмент «Расширенный фильтр»:
Данный инструмент умеет работать с формулами, что дает возможность пользователю решать практически любые задачи при отборе значений из массивов.
- Результат формулы – это критерий отбора.
- Записанная формула возвращает результат ИСТИНА или ЛОЖЬ.
- Исходный диапазон указывается посредством абсолютных ссылок, а критерий отбора (в виде формулы) – с помощью относительных.
- Если возвращается значение ИСТИНА, то строка отобразится после применения фильтра. ЛОЖЬ – нет.
Отобразим строки, содержащие количество выше среднего. Для этого в стороне от таблички с критериями (в ячейку I1) введем название «Наибольшее количество». Ниже – формула. Используем функцию СРЗНАЧ.
Выделяем любую ячейку в исходном диапазоне и вызываем «Расширенный фильтр». В качестве критерия для отбора указываем I1:I2 (ссылки относительные!).
В таблице остались только те строки, где значения в столбце «Количество» выше среднего.
Чтобы оставить в таблице лишь неповторяющиеся строки, в окне «Расширенного фильтра» поставьте птичку напротив «Только уникальные записи».
Нажмите ОК. Повторяющиеся строки будут скрыты. На листе останутся только уникальные записи.
Таблицы с огромным количеством числовой и текстовой информации часто встречаются во внутренних документах крупных и мелких компаний. Среди множества строк легко потерять важную информацию из виду. Разработчики из компании Microsoft понимают это, поэтому в программе Microsoft Excel присутствуют опции сортировки и фильтрации данных. Разобраться в них без подсказок достаточно сложно. Попробуем понять, как правильно настраивать сортировку и фильтры в обычных и сводных таблицах.
Обычная (простая) сортировка
Эта опция называется простой, потому что ее несложно использовать даже новичкам. В результате сортировки информация автоматически организуется в установленном порядке. Например, можно составить строки таблицы по алфавиту или упорядочить числовые данные от мелких к крупным.
Быстрая организация данных в таблице возможна благодаря набору инструментов «Сортировка и фильтр». Эта кнопка находится на вкладке «Главная», в правой ее части. Опции сортировки соответствуют формату выбранных ячеек.
- Проверим работу инструментов в действии. Для этого откроем существующую таблицу с большим количеством записей, выберем ячейку в столбце текстового формата и откроем меню сортировки и фильтра. Появятся две опции. Представим, что нужно рассортировать список имен по алфавиту. Нужно кликнуть по кнопке «Сортировка от А до Я». Записи распределятся в указанном порядке.
- Попробуем развернуть таблицу в обратную сторону – от конца к началу. Вновь необходимо открыть меню сортировки, теперь выбираем функцию «Сортировка от Я до А».
- Рассортировать числа тоже возможно, но опции для этого появляются только после выбора ячейки числового формата. Кликнем по одной из таких ячеек и откроем «Сортировку и фильтр». В меню появятся новые функции – «По возрастанию» и наоборот. Для дат заготовлены опции сортировки «От старых к новым» и в обратную сторону.
Пользовательская сортировка данных
Иногда необходимо построить строки таблицы в определенном порядке, который установлен условиями задачи. Например, возникает нужда в сортировке по нескольким параметрам, а не только по одному. В таком случае стоит обратить внимание на настраиваемую сортировку в Excel.
- Открываем меню «Сортировка и фильтр» и выбираем пункт «Настраиваемая сортировка» или «Пользовательская сортировка» (название зависит от версии программы).
- На экране появится окно сортировки. В основной части расположена строка из трех интерактивных элементов выбора. Первый определяет столбец, по которому будет оптимизирована вся таблица. Далее выбирается принцип сортировки – по значению, цвету ячеек, цвету шрифта или значкам. В разделе «Порядок» нужно установить способ сортировки данных. Если выбран столбец с текстом, в последнем списке будут варианты для текстового формата, то же и с другими форматами ячеек.
Дополнительная информация! В случае, если таблица начинается с шапки, нужно поставить галочку в графе, расположенной в правом верхнем углу экрана.
- Усложним упорядочивание данных, нажав кнопку «Добавить уровень». Под первой строкой появится такая же вторая. С ее помощью можно выбрать дополнительные условия сортировки. Заполняем его по тому же принципу, но в этот раз выберем другой формат ячеек.
Обратите внимание на пометку «Затем по». Она показывает, что приоритетными для сортировки таблицы являются условия первой строки.
Настройки можно изменить, выбрав одну из ячеек рассортированного диапазона и открыв окно пользовательской/настраиваемой сортировки.
Как настроить фильтр в таблице
Фильтры в Excel позволяют временно скрыть часть информации с листа и оставить только самое необходимое. Информация не пропадает навсегда – изменение настроек вернет ее на лист. Разберемся, как фильтровать строки электронной таблицы.
Внимание! Перейти к фильтрации можно также через вкладку «Данные». На ней располагается большая кнопка «Фильтр» с воронкой.
- В шапке таблицы появятся кнопки со стрелками, по одной на каждый столбец. С их помощью будет проводиться настройка фильтров.
- Нажмем одну из кнопок в том столбце, по которому будем фильтровать всю таблицу. Откроется меню, где располагаются настройки сортировки и фильтров, соответствующие формату данных в ячейках. Сортировать информацию в таблице можно по одному из значений в ячейках. Например, выберем одно из имен и оставим галочку только рядом с ним. Далее нужно нажать кнопку «ОК». В таблице останутся строки, соответствующие выбранному значению.
- Получившуюся таблицу можно дополнительно рассортировать по другим данным, например по дате. Открываем меню фильтрации в столбце с датами и убираем несколько галочек. Когда фильтр установлен, нажимаем «ОК». Количество строк в таблице снова уменьшится.
Как убрать фильтр в таблице
Не обязательно расставлять галочки обратно в меню, чтобы восстановить прежний вид таблицы. Воспользуемся инструментами Microsoft Excel, чтобы отменить результаты фильтрации – есть два способа сделать это.
- Открываем меню фильтра в столбце, где были установлены настройки. В нижней части окна находится кнопка «Очистить фильтр». Если нажать по ней, таблица вернется в прежний вид. Так нужно поступить со всеми столбцами, где применен фильтр.
- Другой метод подразумевает использование панели инструментов. Открываем меню «Сортировка и фильтр» на главной вкладке и находим пункт «Очистить». Он активен, когда диапазон ячеек подвергся фильтрации. Кликаем по этому пункту, и все настройки фильтров стираются.
- Теперь уберем кнопки фильтрации из шапки. Откроем меню сортировки и фильтров – если фильтр включен, рядом с соответствующим пунктом стоит галочка, в более старых версиях подсвечивается оранжевым. Нужно кликнуть по нему и снять эту галочку – кнопки исчезнут из всех ячеек шапки.
Как создать «умную таблицу»
Подключение опций сортировки и фильтрации к таблице можно совместить с выбором цветовой темы для нее. Такие таблицы называют «умными». Выясним, как сделать «умным» обычный диапазон ячеек.
Существует еще один метод создания «умной» таблицы:
Как сделать фильтр в Excel по столбцам
Таблицы Excel фильтруются только по строкам. В меню, которое появляется после нажатия на кнопку со стрелкой в шапке столбца, нельзя убрать все галочки, то есть нельзя скрыть целый столбец. Вся информация в диапазоне ячеек важна при фильтрации и сортировке, поэтому отфильтровать один или несколько столбцов не получится.
Сортировка по нескольким столбцам в Excel
Когда говорят о сортировке по нескольким столбцам, подразумевается, что для упорядочивания таблицы применяют усложненные настройки с указанием двух или более столбцов.
Важно! Количество уровней для сортировки ограничено только количеством столбцов или строк в таблице.
Автофильтр
Автоматическая фильтрация строк таблицы возможна с помощью меню фильтров. Эта функция позволяет установить более сложные настройки и создать уникальный фильтр. Набор автоматических фильтров меняется в зависимости от формата ячеек. Применяются текстовые и числовые фильтры.
Рассмотрим опцию «Настраиваемый фильтр». С ее помощью пользователи могут самостоятельно установить нужные настройки фильтрации.
- Снова открываем текстовые или числовые фильтры. В конце списка находится нужный пункт, по которому следует кликнуть.
- Заполняем поля – можно выбрать любой тип фильтра, походящий по формату ячеек, из списка и значения, существующие в диапазоне ячеек. После заполнения нажимаем кнопку «ОК». Если заполнение было непротиворечивым, настройки будут применены автоматически.
Стоит обратить внимание на пункты И/ИЛИ в окне настройки автофильтра. От них зависит то, как будут применены настройки – вместе или частично.
Срезы
Программа Microsoft Excel позволяет прикрепить к таблицам интерактивные элементы для сортировки и фильтрации – срезы. После выхода версии 2013-о года появилась возможность подключать срезы к обычным таблицам, а не только к сводным отчетам. Разберемся, как создать и настроить эти опции.
Создание срезов
- Кликаем по одной из ячеек таблицы – на панели инструментов появится вкладка «Конструктор», которую нужно открыть.
Обратите внимание! Если ваша версия Microsoft Excel старше 2013-го года, составить срез для обычной таблицы будет невозможно. Функция применима только к отчетам в формате сводных таблиц.
Срезы выглядят, как диалоговые окна со списками кнопок. Названия пунктов зависят от того, какие элементы таблицы были выбраны при создании среза. Чтобы отфильтровать данные, нужно кликнуть по кнопке в одном из списков. Фильтрация по нескольким диапазонам данных возможна, если нажать кнопки в нескольких срезах.
Форматирование срезов
Редактирование внешнего вида срезов и их взаимодействия с другими элементами возможно с помощью специальных инструментов. Попробуем изменить цветовую схему.
- Открываем вкладку «Параметры» и находим раздел «Стили срезов». В нем находятся темы для срезов разных цветов. Выбираем любую из них – цвет не повлияет на эффективность работы элемента. Сразу после клика по стилю срез приобретет указанные цвета.
- Также возможно изменить положение срезов на экране. Воспользуемся кнопками «Переместить вперед» и «Переместить назад» в разделе «Упорядочить». Необходимо выбрать один из срезов и нажать кнопку на панели инструментов. Теперь при перемещении по экрану срез будет оказываться поверх всех срезов или попадет под них.
- Удаление срезов – несложная операция. Выберите лишнее окно и нажмите клавишу «Delete» на клавиатуре. Срез исчезнет с экрана и перестанет влиять на фильтрацию данных в таблице.
Заключение
Читайте также: