Как в 1с указать что сотрудник студент
Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», июль 2019 г.
Напомним, кому положен детский вычет, сохранятся ли право на вычет после увольнения, и как все это оформить в «1С:Зарплата и управление персоналом 8».
Кому положен вычет
Вычет на детей предоставляется работнику на каждого ребенка в возрасте до 18 лет, а также на каждого учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, интерна, студента, курсанта в возрасте до 24 лет (ст. 218 НК РФ).
При предоставлении детского вычета работодатель должен учитывать, что
стандартный вычет предоставляется с начала года вне зависимости от того, в каком месяце работник предоставил заявление и подтверждающие документы.
После получения заявления и необходимых документов бухгалтеру нужно внести данные в учетную программу. Для регистрации и отражения детского вычета в «1С:Зарплата и управление персоналом 8» необходимо зайти в карточку сотрудника и ввести заявление на вычет («Кадры» – «Сотрудники» – ссылка «Налог на доходы» – ссылка «Ввести новое заявление на стандартные вычеты»).
Для вновь принятых сотрудников бухгалтеру также важно учесть доходы, полученные в предыдущих местах работы, чтобы верно определить возможность предоставления физлицу стандартных налоговых вычетов. При расчете НДФЛ в программе также производится проверка возможности применения стандартных налоговых вычетов с учетом ограничения совокупного дохода. Для реализации этой нормы законодательства в программе имеется возможность зарегистрировать доходы сотрудника, полученные на предыдущих местах работы согласно представленной справке 2-НДФЛ. Для того чтобы ввести сведения о доходах с предыдущего места работы необходимо нажать на ссылку «Налог на доходы», которая открывается в форме справочника «Сотрудники» и пройти по ссылке «Доходы с предыдущего места работы» (рис. 2). При записи введенные сведения заносятся в регистр сведений «Доходы с предыдущего места работы (НДФЛ)».
Начисление зарплаты за месяц и расчет НДФЛ производятся с помощью документа «Начисление зарплаты и взносов» (раздел «Зарплата» – «Начисления зарплаты и взносов»). На закладке НДФЛ можно видеть в каком размере и у какого сотрудника применились вычеты.
Сумма фактически примененных стандартных налоговых вычетов по налогу на доходы физических лиц при проведении документа «Начисление зарплаты и взносов» заносится в регистр накопления «Предоставленные стандартные и социальные налоговые вычеты (НДФЛ)».
В случае если по какой-либо причине работодателю необходимо отменить право на предоставление вычетов, это может быть, например, если сотрудник заявил о том, что будет получать вычеты в другой организации (как внешний совместитель), то в программе необходимо оформить документ «Отмена стандартных вычетов НДФЛ» (раздел «Налоги и взносы» – «Заявления на вычеты»или «Кадры» – «Сотрудники» – «Налог на доходы» – ссылка «Прекратить предоставление всех стандартных вычетов»). Этот документ прекращает действие сразу всех стандартных налоговых вычетов физического лица в конкретной организации.
Право на вычеты после увольнения сотрудника
Также в программе есть нюанс, который касается предоставления вычетов. Речь идет о документе «Увольнение». После увольнения сотрудник может получить доход в этой же организации, например, ему начислена премия или ситуация, когда он может быть заново принят в текущем году или на следующий день. Если стандартные вычеты не нужно прекращать (по умолчанию право на них автоматически прекращается), то в документе «Увольнение» на закладке «Дополнительно» установите флажок «Применять право на вычеты к доходам, выплачиваемым после увольнения». Таким образом право на применение детского вычета даже после увольнения будет сохранено за сотрудником.
Если же флажок «Применять право на вычеты к доходам» будет снят, то, когда, например, сотрудник будет приниматься на работу на следующий день после увольнения, то при попытке бухгалтера ввести новое заявление на вычеты, программа предложит его установить. Необходимо зайти в документ «Увольнение», установить флажок и записать документ. После этого можно провести заявление на вычеты.
В программе есть несколько отчетов, позволяющих проверить бухгалтеру размер и месяц, в котором применены вычеты. Например, отчет «Анализ НДФЛ по месяцам налогового периода и месяцам взаиморасчетов с сотрудниками» или отчет «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику».
Всем доброго времени суток. Столкнулись с такой проблемой: надо в программе начислять стипендию студентам. Попытались сделать это в Бухгалтерии гос. учреждения - но там автоматизирован только ввод сведений об учащихся и поступления за обучения. В ЗиКе рассматриваем вариант оформления студентов как работников, создания им постоянного начисления "Стипендия" и ежемесячной выплаты документом "Начисление зарплаты" с видом выплаты "стипендия". Насколько это корректно? Только начинаем работать с российскими программами, поэтому можем всех тонкостей не знать.
(1) well-wisher, определитесь что вы хотите добиться при начислении стипендии.
Зарплатой начислять стипендию удобнее на мой взгляд. Не нравится что у студента будет статус штатного сотрудника, подправьте конфигурацию.
(2) alivan, хотим, чтобы студентам начислялась стипендия (которая может быть ещё нескольких видов: обычная, повышенная), чтобы она не облагалась налогами. Но при всем при этом ещё надо как-то оформлять студентов, которых зачислили на получение стипендии или наоборот сняли с неё. Мы думаем, что если вести студентов как работников, то это можно приемом / увольнением оформлять соответственно. Но насколько это правильно будет для проверок.
(3) well-wisher, У вас ещё в отчётах могут появится проблемы. Некоторые организации делали дополнительную (отдельную) базу для студентов. А остальное всё что вы сказали, так и делайте.
(3) well-wisher, насчет не облагалась это понятно. Я о том, вам просто нужно автоматизировать расчет или с какие-то далеко идущие планы (подключения, перезагрузки)?
Если просто автоматизировать, берете базу збу, чистую, принимаете студентов, вводите начисления, считаете, выплачиваете.
Если нужно правите конфигурацию.
(3) well-wisher, мы используем ЗиК БУ для расчета стипендий. Создали отдельную базу, приняли студентов, и вперед! Даже не меняли конфигурацию, пару печатных форм подключили и обработки выгрузки стипендий в банк на пк.
А какие могут проблемы в начислении стипендии?Раз у вас отдельная база.Под корректируйте ее.Перечисления по состоянию сотрудников.Пместо приема,зачисление в списки учащихся группы и так далее.Хотя кому это надо.Я например вместе с преподователями и всем учебным учреждением считаю.Добавил пару перечислений в конфигураторе.Студенты,аспиранты.И все без приема на работу создаю карточку в спр.Сотрудники.Делаю разовые виды расчетов стипендии.И забиваю регистриацию разовых.Плюсы.Доки можно копировать каждый месяц.Виды расчетов не считаются в доке начисления зп,а сами по себе.Налогами не облагается по проводкам идет отдельно,по зарплатным отчетам идет вместе с зарплатой.Выгружается.Из минусов.НЕт на них расчетного листа.Такак не принят.За то есть в своеде по зарплате и выгрузке в бух.Да и студентам расчетка не нужна.так что это не минус.НЕ обязательно принимать по физлицу правой кнопкой и выбраешь сделать на основании карточку сотрудники.ТОлько что бы красиво было,добавь в конфигураторе перечисления студенты.
У нас в колледже используется отдельная база ЗИКБУ 8.2 (типовая) для начисления стипендии студентам.Студентов принимаем на работу/увольняем. В качестве подразделений - группы. Завели вид расчета - стипендия, настроили бухучет и налогообложение (не облагается НДФЛ, взносами). Делаем документы на выплату стипендии. По окончании месяца переносим сведения в БГУ сводно. Удобно.
Включаем в параметрах учета возможность работы со сдельной оплатой труда. Настройка – Расчет зарплаты – Настройка состава начислений и удержаний – Прочие начисления – Сдельный заработок – Применить и закрыть.
Далее автоматически в списке начислений появятся виды расчетов «Сдельный заработок (для работающих по окладу)» и «Сдельный заработок (для работающих по часовому тарифу)». Эти виды расчета подходят для ситуации, когда сотрудник получает либо сдельный заработок, либо оклад, если тот окажется больше.
Виды начислений «Сдельный заработок (для работающих по окладу)» и «Сдельный заработок (для работающих по часовому тарифу)» назначаются сотрудникам в плановом порядке документами:
- «Прием на работу», «Прием на работу списком» (Кадры – Создать – Прием на работу);
- «Кадровый перевод», «Кадровый перевод списком» (Кадры – Прием, переводы, увольнения);
- «Изменение мест работы» (Зарплата – Изменение оплаты сотрудников), который доступен, если в настройке параметров расчета зарплаты (Настройка – Расчет зарплаты) установлен флажок «Используются краткосрочные изменения оплаты труда в зависимости от выполняемой работы».
- «Перевод к другому работодателю» (Кадры – Прием, переводы, увольнения);
- «Изменение плановых начислений» и «Изменение оплаты труда» (Зарплата – Изменение оплаты сотрудников).
Ввод видов работ и расценок на них
Вводим виды работ в справочнике «Виды работ сотрудников» (Настройка – Виды работ).
Вводим Наименование, расценку и дату действия.
Фактически выполненный объем сдельных работ регистрируется в течение месяца документом «Сдельные работы» (Зарплата – Данные для расчета заработка), настроенным по предопределенному шаблону (Настройка - Шаблоны ввода исходных данных).
Шаблон можно изменять в зависимости от требований учета.
Виды работ, данные по которым в последующем будут вводиться, могут быть заполнены непосредственно в документе или могут быть выбраны заранее в самом шаблоне.
Если выбран пункт «Заполняются в документе», виды сделки можно выбрать в документе.
Если выбран пункт «Выбираются заранее», тогда в шаблоне настраиваются виды работ, по которым вводится данный шаблон.
Если выбран пункт «Вводится по каждому сотруднику», ввод документа «Сдельные работы» будет осуществляться по каждому сотруднику.
Если переключатель установлен в положение «Распределяется по всем сотрудникам» в разделе «Объем выполненных работ», то в документе «Сдельные работы» появляются две закладки: «Выполненные работы» и «Сотрудники». По умолчанию общая сумма выполненных работ будет распределяться между указанными сотрудниками поровну. Распределение будет происходить в зависимости от выбранного параметра распределения (Коэффициентов, Размеров тарифных ставок, Отработанного времени).
В нашем примере происходит распределение с учетом коэффициентов. На закладке «Выполненные работы» ставим объем выполненных работ бригадой.
А на закладке «Сотрудники» заполняем сотрудников, которые выполняли эти работы и соответствующие им коэффициенты.
Выполненные работы вводятся за один день, либо за произвольно выбранный интервал (возможность ввести сдельный заработок за месяц, либо неделю).
- Настройка видимости подразделений и списка сотрудников. В документе также будет настроена видимость сотрудников и подразделений. Возможно заполнять список документов автоматически или настраивать документы по конкретным подразделениям.
После настройки шаблона ввода документов переходим к вводу данных для расчета сдельного заработка. Зарплата – Данные для расчета зарплаты.
В шаблоне, который мы заполняли ранее, мы указали, что данный документ заполняется по подразделению с указанием следующих параметров:
Виды работ – Заполняются в документе.
Объем работ распределяется по всем сотрудникам с учетом коэффициента.
В документе «Данные для расчета зарплаты» выбираем сохраненный шаблон.
На закладке «Выполненные работы» заполняем список работ и объем выполненных работ.
На закладке «Сотрудники» заполняем список сотрудников (можно через кнопку заполнить) и вводим им соответствующие коэффициенты.
Далее делаем документ «Начисление заработной платы», в котором идет расчет сдельного заработка по сотруднику. Причем если оплата по окладу или часовому тарифу будет больше суммы сдельного заработка, сотруднику будет исчислена заработная плата в зависимости от отработанного времени.
Чернышова Людмила,
Старший консультант Компании «АНТ-ХИЛЛ»
Тел. (473) 202-20-10
При цитировании статей или заметок ссылка на сайт автора обязательна
Накопились вопросы и нужна помощь?
С удовольствием на них ответим и поможем все настроить! Обращайтесь по тел.
Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», май 2019 г.
Все чаще организации принимают на работу молодых и перспективных сотрудников, которые, как правило, совмещают работу с получением образования. А во время сессии для таких сотрудников требуется оформить приказ об учебном отпуске. Расскажем, как правильно провести данную операцию и отразить ее в конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом 8».
Кому положен учебный отпуск?
Трудящимся, совмещающим работу с обучением, предоставляется учебный отпуск с сохранением среднего заработка (гл. 26 ТК РФ). Но следует обратить внимание, что данный отпуск могут получить учащиеся на заочной или очно-заочной форме обучения, получающие первое высшее или же среднее профессиональное образование.
Кроме этого, следует учитывать, что данный вид отпуска полагается только сотрудникам, находящимся в штате организации по основному месту работы. То есть у сотрудника должен быть заключен трудовой договор с организацией. Следовательно, отпуск не оформляется лицам, работающим по гражданско-правовым договорам и совместителям.
Чтобы с точностью определить все нюансы для предоставления данного отпуска и не допустить нарушения трудовых норм, рекомендуется руководствоваться гл. 26 ТК РФ.
Оформление приказа об учебном отпуске
Данный приказ объясняет причину отсутствия сотрудника на рабочем месте, является основанием для проведения расчетов по оплате за отпускное время.
Для оформления приказа работник должен предоставить пакет документов, включающий:
Справку-вызов, документ, выдаваемый учебным заведением.
Заявление – документ, написанный в свободной форме, с просьбой сотрудника предоставить отпуск на время учебы.
Оформление самого приказа осуществляется свободно или по стандартным формам, например, Т-6 (Утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»). Данная форма является рекомендованной, так как ее просто и удобно заполнять, но она не обязательна.
В форме Т-6 заполняется:
Наименование организации, номер и дата составления.
Информация о работнике.
Причина отсутствия, а также сохраняется ли заработная плата.
Длительность отпуска в календарных днях.
Оплата учебного отпуска
Оформление приказа является основанием для проведения оплаты и выдачи денежных средств. Оплачиваются все дни, в том числе выходные и праздники. Если говорить о сроках выплаты, то ТК РФ устанавливает, что выплата должна осуществляться не позже трех дней до начала учебного отпуска. Даты оформления самого приказа нигде не регламентируется, но следует опираться на установленные рамки по выплате.
Начисление оплаты в «1С:ЗУП»
Первым делом, для того чтобы зарегистрировать учебный отпуск, следует в помощнике «Начальной настройки программы» или же в настройках расчета зарплаты («Настройка» – «Расчет зарплаты» – «Настройка состава начислений и удержаний») на закладке «Отпуска» установить флажок «Учебные отпуска».
После того как данный флажок будет установлен, в справочнике «Виды отпусков» появится новый вид «Дополнительный учебный отпуск (оплачиваемый)».
Кроме этого, в разделе «Начисления» станет доступным такой вид, как «Дополнительный учебный отпуск (оплачиваемый)».
Чтобы произвести расчет и начисление оплачиваемого учебного отпуска, следует зайти в раздел «Зарплата» – «Отпуска» – «Создать». Далее заполняем все необходимые реквизиты. В поле «Месяц» обозначается месяц регистрации расчетов, произведенных в документе. Также выбирается «Организация», проставляется «Дата» и «Сотрудник».
На закладке «Дополнительные отпуска, отгулы» следует активировать флажок «Предоставить дополнительный отпуск». В табличной части используем кнопку «Добавить», после чего в колонке «Вид отпуска» указываем необходимый нам вариант. В данном случае это «Дополнительный учебный отпуск (оплачиваемый)». Заполняем все активные позиции в табличной части «Период отпуска», «Основание». Также для пользователя есть возможность указать дни отгулов, если сотрудник захотел присоединить их к своему отпуску. Эта функция доступна, только если в разделе «Настройка» – «Расчет зарплаты» – «Настройка состава начислений и удержаний» – «Учет отсутствий» установлен флажок «Отгулы». Такая позиция заполняется всеми накопленными отгулами сотрудника и может меняться вручную.
Рассмотрим закладку «Основной отпуск». Следует снять флажок «Отпуск», так как данный вид отпуска не присоединяется к ежегодному.
В разделах «Начислено», «Удержано», «Средний заработок» отображаются автоматические расчеты документа. Следует обратить внимание на кнопку с зеленым карандашиком: при нажатии на него можно получить подробную информацию о расчетах или же внести изменение данных, например, для расчета среднего заработка.
Поле «Выплата» указывается, когда планируется совершить выплату.
На закладке «Начислено» можно узнать все подробности начисления, а на закладке «Дополнительно» найти информацию о способе отражения начисления в бухгалтерском учете. Остается только провести документ.
Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», февраль 2021 г.
По соглашению сторон трудового договора сотруднику может быть установлен неполный рабочий день или неделя. То есть работа в условиях сокращенного рабочего времени согласно ст. 93 ТК РФ. Рассмотрим, как оформляют такие трудовые отношения в программах «1С:Зарплата и управление персоналом 8» («1С:ЗУП») и «1С:Бухгалтерия 8», ред. 3.
Настраиваем график неполного рабочего времени в «1С:ЗУП»
В настройках кадрового учета установите флажок «Используется работа по неполной ставке». При таком условии в программе можно:
работать с неполными штатными единицами,
составлять графики неполного рабочего времени,
принимать сотрудников на неполную ставку.
График работы создаем в разделе «Настройка» – «Графики работы сотрудников» – «Создать». В поле «Наименование» укажите название графика. Учтите: это наименование будет выводиться в приказах, например, о приеме на работу. В поле «Год, за который отображается график работы» указываем рабочий год, по которому будем заполнять данные.
Обратите внимание на флажок «Автоматическое обновление по производственному календарю». Если он стоит, программа автоматически обновляет годовой график, когда меняется производственный календарь. Даже несмотря на ручное заполнение графика. Например, когда в производственный календарь ввели какой-либо праздничный или нерабочий день.
Чтобы настроить заполнение графика, нажмите на ссылку «Изменить свойства графика. ». В результате появится форма «Настройка графика работы» (рис. 1). Как с ней работать - подскажет наша таблица.
Заполняем форму «Настройка графика работы» в «1С:ЗУП»
Блок / поле формы
Комментарий по заполнению
Блок »Способ заполнения графика»
«По дням недели (пятидневка, шестидневка и т.п.)». Тогда программа сделает график с «привязкой» ко дням недели – понедельник, вторник и так далее.
«По циклам произвольной длины». В этом случае график предполагается как сменный и/или с соблюдением определенного цикла по дням. Например, сутки через трое
Поле «При заполнении учитывать праздничные дни»
Если установите здесь флажок, программа создаст график работы сотрудника с учетом праздников по производственному календарю
Поле «Неполное рабочее время»
Обязательно установите здесь флажок и укажите вид неполного рабочего времени: неполный рабочий день или неполная рабочая неделя
Блок »Расписание работы»
Укажите продолжительность работы по дням недели в часах. Например, с понедельника по пятницу по 4 часа
Блок »Виды времени»
Можно установить флажок «Явка». Тогда график будет предусматривать работу в дневное время.
Флажки «Ночные часы», »Вечерние часы», »Работа в выходные ночью» предусматривают работу в ночное и/или вечернее время.
Флажок «Перерывы для кормления ребенка» нужен, если график предусматривает перерывы в работе для кормления ребенка, и такие часы компания оплачивает сотрудникам по среднему заработку
Поле »Длительность рабочей недели»
Программа сама подсчитает продолжительность рабочей недели в часах, то есть общий объем рабочего времени за неделю, в зависимости от часов явки, указанных в расписании работы
Завершаем настройки графика работы и автоматическое заполнение календаря - жмем кнопки «ОК» и «Записать».
Принимаем в 1С:ЗУП на неполную ставку
Находим документ «Прием на работу», «Прием на работу списком» в разделе «Кадры» – «Все кадровые документы» (рис. 2).
В поле «Колич. Ставок» укажем количество ставок, занимаемых сотрудником. Причем можно указать ставку и десятичной дробью.
На закладке «Оплата труда» в табличной части раздела «Начисления» указываем плановые начисления для сотрудника, например, оклад. Размер оклада следует задать как для целой ставки (из расчета полного рабочего времени). При расчете зарплаты программа пересчитает оклад пропорционально отработанному времени.
Оформляем неполное рабочее время в «1С:Бухгалтерия»
Данная конфигурация не поддерживает графики неполного рабочего времени. По умолчанию основной график работы сотрудников совпадает с производственным календарем при 40-часовой рабочей неделе. График для организации найдете в настройках учета зарплаты на закладке «Зарплата» в разделе «График работы».
Как здесь выполнить прием на работу на неполную ставку?
В разделе «Зарплата и кадры» выбираем «Кадровые документы» – «Создать» – «Прием на работу» (рис. 3). В документе в поле «Оклад» вводим сумму оклада, учитывая неполную ставку сотрудника. Например, сотрудник работает на полставки на окладе 30 000 руб. Значит, в поле «Оклад» ставим 15 000 руб. Условия приема уточняем в одноименной строке.
Читайте также: