Как в 1с списать задолженность по авансовому отчету
Как отразить в 1С удержание остатка неизрасходованной суммы по подотчетным средствам при выдаче зарплаты? Был выдан аванс подотчетному лицу, отчет предоставлен на меньшую сумму.
Нормативное регулирование
Неиспользованную сумму работник должен вернуть в срок, установленный локальными актами работодателя (п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 N 3210-У). Если работник возвращает неизрасходованный аванс до истечения данного срока, долга не возникает, поэтому речь в данном случае идет не о «принудительном» удержании, описанном в ст. 137-138 ТК РФ, а об исполнении работодателем воли работника.
Работник вправе распорядиться своей заработной платой по своему усмотрению, представив соответствующее заявление работодателю. При этом ст. 138 ТК РФ об ограничении размера удержаний при взыскании долга в данном случае не применяется (Письмо Роструда РФ 26.09.2012 N ПГ/7156-6-1). Иначе говоря, работник может указать в заявлении любую сумму, которую он хотел бы вычесть из своей зарплаты в счет возмещения подотчета.
БУ. Погашение работником из зарплаты суммы неизрасходованного аванса, если срок возврата денежных средств не истек, отражается проводкой (Инструкция по применению плана счетов, утв. Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н, далее — Инструкция по применению плана счетов N 94н, план счетов 1С):
- Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кт 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами».
- работник не отчитался в установленные сроки;
- авансовый отчет не утвержден руководителем (затраты не одобрены);
- нарушен срок возврата денег, установленный в организации.
- Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кт 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами».
НУ. Удержания отражаются в налоговом учете отдельной строкой при выполнении условий:
- зарплата начислена;
- удержание уплачено или зачтено из зарплаты.
НДФЛ и Страховые взносы. Удержанные суммы не влияют на расчет НДФЛ и страховых взносов.
Учет в 1С
Работнику Организации Климину И. С. выдан аванс на командировочные расходы в размере 10 000 руб.
13 февраля после возвращения из командировки работник предоставил авансовый отчет на сумму 9 000 руб. Остаток аванса, не подтвержденный документально, составил 1 000 руб. В этот же день Игнатов П. С. написал заявление, в котором изъявил желание, чтобы Организация вычла эту сумму из его ближайшей зарплаты. Согласно Положению о командировках Организации, срок возврата подотчетных средств истекает 28 февраля.
Сумма подотчетных средств удержана из зарплаты работника.
Обратите внимание: слово «удержана» в данном случае мы применяем для того, чтобы был понятен механизм операции, однако напоминаем, что речь здесь идет о добровольном погашении аванса, не перешедшего в долги работника.
Шаг 1. Отразите удержание в начислении зарплаты сотрудника документом Начисление зарплаты через раздел Зарплата и кадры —Зарплата — Все начисления — кнопка Создать — Начисление зарплаты .
Табличная часть документа заполняется автоматически по кнопке Заполнить .
Чтобы отразить сумму, вычитаемую из зарплаты сотрудника, в документе Начисление зарплаты создайте новое Удержание по кнопке Удержать — Новое удержание .
В карточке Удержание укажите:
- Наименование — Удержание подотчетных сумм;
- Сумма — сумма удержания, в нашем примере — 1 000 руб.
В табличной части документа Начисление зарплаты появится новая графа Удержано .
В поле Удержано автоматически заполнится сумма удержания.
Проводки по документу
Документ формирует проводки:
- Дт 26 Кт 70 — начисление зарплаты работнику;
- Дт 70 Кт 68.01 — удержание НДФЛ из зарплаты;
- Дт 26 Кт 69 — начисление страховых взносов.
В проводках документа Начисление зарплаты удержание подотчетной суммы из зарплаты сотрудника не отражается ни по Дт 70.01 Кт 71.01, ни по регистрам УСН.
Удержание в этом документе осуществляется только для отражения удержанной суммы в расчетной ведомости и расчетном листке, а также при определении суммы к выплате.
Данное расширение формирует:
- проводки по БУ в части удержания подотчетных сумм в документе Начисление зарплаты ;
- движения по регистрам УСН для корректного отражения удержания в КУДиР.
Если расширение не используется, вышеуказанные действия (проводки по БУ и отражения в регистрах УСН) оформляются вручную.
Шаг 2. Отразите в учете удержание подотчетной суммы документом Операция, введенная вручную в разделе Операции — Операции, введенные вручную — кнопка Создать — Операция .
В документе укажите:
- от — дата начисления зарплаты;
- Дебет — 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;
- Субконто 1 — работник, не возвративший подотчетную сумму, выбирается из справочника Физические лица ;
- Субконто 1 — работник, не возвративший подотчетную сумму, выбирается из справочника Физические лица ;
Отражение удержания в регистрах УСН
По не предопределенным удержаниям проводки в документе Начисление зарплаты не формируются. Поэтому в регистрах по УСН сумма затрат на оплату отразится без учета удержания, следовательно, расходы признаются не корректно.
Документ Выдача наличных оформляется на сумму без учета удержания, запись в регистры также создается без учета этой суммы:
- зарплата начислена;
- удержание уплачено или зачтено из зарплаты.
Для корректного отражения расхода по удержанной сумме необходимо внести:
- Приход в регистре Прочие расчеты на сумму удержания 1 000 руб. — для отражения по вспомогательному регистру УСН фактическое удержание суммы из зарплаты для расходов УСН
- Расход в регистре Расходы при УСН на сумму удержания 1 000 руб. — зачет удержания в счет выплаты зарплаты по регистрам УСН.
После выполнение всех условий необходимо зарегистрировать удержание отдельной строкой в КУДиР с помощью документа Запись книги доходов и расходов УСН .
По кнопке Еще — Выбор регистров добавьте регистры Расходы при УСН и Прочие расчеты .
Заполните вкладку Расходы при УСН .
- Вид движения — Приход;
- Статусы оплаты расходов УСН — Не оплачено;
- Элемент расхода — работник, с которого удерживается сумма, выбирается из справочника Физические лица ;
- Расчетный документ — документ Начисление зарплаты , в котором отражено удержание;
- Сумма — сумма удержания с минусом, в нашем примере — 1 000 руб.;
- Валюта — руб.;
- Отражение в НУ — Принимаются.
Заполните вкладку Прочие расчеты .
- Вид движения — Расход;
- Счет учета — 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;
- Контрагент — работник, с которого удерживается сумма, выбирается из справочника Физические лица ;
- Расчетный документ — документ Начисление зарплаты , в котором отражено удержание;
- Сумма — сумма удержания с минусом, в нашем примере — 1 000 руб.;
Отражение в КУДиР
Внесите запись в КУДиР с помощью документа Записи книги доходов и расходов УСН в разделе Операции — УСН — Записи книги доходов и расходов УСН — кнопка Создать .
Укажите на вкладке I. Доходы и расходы :
- Содержание — Удержание подотчетной суммы из зарплаты;
- Дата, № первичного документа — дата и номер бухгалтерской справки, оформленной документом Операция, введенная вручную ;
- Расходы — 1 000, Принимаются;
- Расходы всего — 1 000.
Книга доходов и расходов
- сумма фактически выплаченной заработной платы;
- сумма удержания из заработной платы.
См. также:
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Выдача денежных средств под отчёт является неотъемлемой частью хозяйственной деятельности организации. В данной публикации мы рассмотрим такой острый и насущный вопрос, как невозврат подотчётной суммы: в каких случаях нужно удержать эти суммы с зарплаты сотрудника, в каких – простить, как это всё оформить в 1С: Бухгалтерии предприятия. Ведь очень часто налоговые органы предъявляют к расчётам с подотчётными лицами и оформлению подтверждающих документов немало претензий. Особенно, если сотрудник своевременно или вовсе не вернул подотчётную сумму. Кроме того, нередко под видом подотчётных сумм, выданных физическому лицу, скрываются иные выплаты, например, его вознаграждение, которое в результате необоснованно не облагается НДФЛ и страховыми взносами. Обо всем этом и не только читайте далее.
Часто распространена и такая ситуация, когда единственный участник (он же директор) или несколько участников, которые занимают руководящие посты в организации, получают деньги под отчет, либо снимают их с корпоративной карты. А после могут не отчитываться об израсходованных суммах.
Бухгалтеру приходиться самостоятельно решать, как быть с таким подотчетом. Ведь при проверке инспекторы могут выданные под отчёт деньги признать личным доходом директора и предъявить организации претензии по неудержанию НДФЛ и неначислению страховых взносов, попутно начислив пени и выставив штрафы. Судьи, вероятнее всего поддержат решение налоговой инспекции.
Напомним, что для выдачи наличных денег сотруднику под отчёт в организации оформляется распорядительный документ (заявление), в нем указывается срок, на который они выдаются.
Примерный образец заявления может выглядеть следующим образом:
Подотчётное лицо обязано предъявить авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами в срок, указанный в заявлении.
В отношении командировочных сумм действует отдельная норма, согласно которой по возвращении из командировки сотрудник обязан представить работодателю в течение трёх рабочих дней авансовый отчёт об израсходованных суммах.
Как же быть, если работник своевременно не отчитался о подотчетных суммах и не вернул их остаток, не подтвержденный расходными документами?
При отсутствии документального подтверждения произведённых сотрудником расходов из выданных под отчёт средств работодатель может принять решение о необходимости возврата работником этих средств или отказаться от требования возврата.
Рассмотрим подробнее последствия и возможные варианты решения ситуации, а также способы отражения в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0 на практическом примере.
В начале 2021 года сотруднику выданы средства под отчёт сроком на 1 месяц.
По состоянию на ноябрь месяц авансовый отчёт работником не представлен, подотчетная сумма не возвращена.
Что делать бухгалтеру?
Если подотчётное лицо не вернуло деньги в срок, то этот факт надо отразить в бухгалтерском учёте.
Существует несколько вариантов:
• Работник вносит в кассу недостающую сумму – самый идеальный вариант, но в то же время самый маловероятный;
• Подотчётная сумма может быть удержана из заработной платы сотрудника по распоряжению руководителя и с согласия сотрудника;
• При наличии разногласий между сотрудником и работодателям вопрос решается в судебном порядке;
• Руководитель организации принимает решение простить долг.
Как удержать из зарплаты подотчётные суммы с согласия сотрудника?
В первую очередь необходимо составить приказ об удержании.
Оформить его нужно не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возврата подотчётной суммы, если этот срок нарушен, то взыскать задолженность можно в судебном порядке.
Если сотрудник не согласен на удержание, взыскать задолженность можно будет только в судебном порядке.
После получения согласия сотрудника на удержание задолженности из зарплаты, сумму долга можно перенести на счет 94 (если сумма будет возвращена сразу в полном объеме) или счет 73 (если будет удерживаться частями). Сделать это можно через документ «Операции, введенные вручную».
Удержание суммы из заработной платы можно провести аналогично через бухгалтерскую справку.Однако если учёт зарплаты ведется в программе 1С: Бухгалтерия предприятия ред. 3.0, то в расчетном листке и расчетной ведомости не отразится удержание, введенное ручными проводками.
Его необходимо провести еще и через документ «Начисление зарплаты», введя новое удержание.
Для этого заходим в раздел «Зарплата и кадры», подраздел «Справочники и настройки», выбираем пункт «Настройки зарплаты».
В открывшемся окне выбираем пункт «Удержания».
Создаем новое удержание.
Графу «Категория удержания» можно оставить пустой т.к. в программе не предусмотрено вида для данного элемента удержания.
Далее создаем документ «Начисление зарплаты», в столбце «Удержано» добавим вновь созданное удержание, укажем сумму и получателя.
Важно помнить, что предельный размер удержаний из начисляемой заработной платы работника не может превышать 20%.При удержании невозвращенной суммы подотчёта из зарплаты сотрудника, не нужно начислять:
• НДФЛ, т.к. доход отсутствует;
• страховые взносы, т.к. нет выплат, которые признаются объектом для начисления страховых взносов.
Однако, при длительном периоде пользования средствами или получения отсрочки платежа есть большой риск, что данная задолженность будет расценена как беспроцентный заем, а сотруднику начислен НДФЛ (35%) с материальной выгоды на экономии на процентах.
При удержании подотчётных сумм из зарплаты работника у организации не возникает ни доходов, ни расходов в целях налога на прибыль или УСН.
Алгоритм действий бухгалтера, если списана задолженность сотрудника по подотчетным суммам, которые не возвращены и не взысканы?
Отражение хозяйственной операции по списанию в бухгалтерском учёте будет одинаковое, списанная сумма будет признана прочим расходом, отнесена на счет 91.02 «Прочие расходы». Только даты признания будут различны в зависимости от причины списания.
Распространенными причинами списания задолженности являются:
• отказ организации от удержания (взыскания), в том числе путем прощения долга сотруднику
Прощение долга считается состоявшимся, если определен размер прощаемой задолженности, имеющей денежное выражение. Прощение долга должно быть оформлено в письменном виде. Например, путём заключения соглашения.
В этом случае у сотрудника - должника на дату прощения возникает доход, который облагается как НДФЛ, так и страховыми взносами.
Датой прекращения обязательства при прощении долга, как правило, считают день получения должником уведомления о прощении долга.
• отказ суда во взыскании подотчетной суммы с работника;
Есть случаи, когда организация может подать в суд на работника, если речь идет о намеренном непогашении задолженности со стороны должника. Или это бывший работник, и он не хочет или не может расплатиться с работодателем.
Согласно п. 3 ст. 392 ТК РФ организация имеет право обратиться в суд с требованием о взыскании с работника ущерба в течение года со дня его обнаружения.
Тогда у контролирующих органов не будет оснований для начисления НДФЛ и страховых взносов, если только работодатель не утратит возможность взыскать задолженность.
После вынесения решения судом документы о взыскании направляются судебному приставу, который принимает меры по взысканию. И после того, как те не увенчались успехом, выносит постановление об окончании исполнительного производства. Далее бывший работодатель спишет долг.
Дата фактического получения дохода определяется как день прекращения полностью или частично обязательства налогоплательщика по уплате задолженности в связи с ее признанием безнадежной.
На эту дату возникает доход, как для обложения НДФЛ, так и страховыми взносами (в случае если сотрудник не уволенный).
• истечение срока исковой давности и т.д.
Дата признания суммы долга работника доходом в целях налогообложения - день прекращения полностью или частично обязательства налогоплательщика по уплате задолженности в связи с признанием такой задолженности в установленном порядке безнадежной к взысканию (подп. 5 п. 1 ст. 223 НК РФ).
По сути получается, что сотрудник в течение трёх лет безвозмездно пользуется чужими денежными средствами (формально - подотчетными, а по сути - заемными), не получая при этом подлежащей налогообложению материальной выгоды. Наибольшие сомнения возникают, если выдача денежных средств под отчет с последующим списанием невозвращенных своевременно сумм носит не разовый, а систематический характер.
Удержать НДФЛ следует за счёт любых доходов в денежной форме, причитающихся работнику.
Если возможности удержать НДФЛ до окончания года нет (например, работник уже уволился), то организация должна в срок не позднее 1 марта следующего года письменно сообщить налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета о невозможности удержать налог, о суммах дохода, с которого не удержан налог, и сумме неудержанного налога.
В 1С: Бухгалтерия предприятия ред. 3.0 проводки по начислению НДФЛ отражаются в операции, введённой вручную.
Чтобы сумма начисленного налога попала в отчетность по НДФЛ, следует создать документ «Операция учета НДФЛ». Он находится в разделе «Зарплата и кадры», блок НДФЛ.
По кнопке «Создать» в открывшемся списке выбираем «Операция учёта НДФЛ».
Заполняем документ, отражая информацию во всех вкладках.
В закладке «Доходы» заносим данные о сумме и коде дохода, дате получения дохода.
Следом заполняем вкладку «Исчислено по 13% кроме дивидендов».
Далее вносим данные во вкладку «Удержано по всем ставкам».
Страховые взносы на подотчетные суммы также нужно начислять во всех случаях, когда эти суммы не были направлены на оплату расходов организации.
В 1С: Бухгалтерия предприятия ред. 3.0 проводки по начислению страховых взносов аналогично НДФЛ отражаются в операциях, введённых вручную.
Чтобы суммы исчисленных страховых взносов попали в расчет страховых взносов и иные отчеты, следует зайти в раздел «Зарплата и кадры», подраздел «Страховые взносы» документ «Операции учета взносов».
Создаем новый документ, на вкладке «Исчислено взносов» заполняем данные о размере начисленных взносов, исходя из тарифов, предусмотренных в вашей организации.
На закладке «Сведения о доходах» указываем сумму дохода.
Провести и закрыть документ.
Очень распространены случаи, когда задолженность сотрудника по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» длительное время числится в учёте, а со стороны организации не принимается никаких действий по истребованию «зависшей» подотчетной суммы.
Если работодатель принял авансовый отчет без подтверждающих расходы первичных документов, это означает, что он отказался взыскивать с работника подотчетные суммы.
В данном случае налоговые органы считают расход подотчетных сумм неподтвержденным и подлежащим налогообложению.
Необходимо отметить, что в этих и подобных случаях работодатели подотчетных лиц фактически признают, что они приняли авансовые отчеты и не намерены требовать возмещения подотчетных средств от работников. С учетом отсутствия первичных документов, оформленных в соответствии с положениями законодательства, налоговики включают соответствующие суммы в доход работников, облагаемый НДФЛ и страховыми взносами, и суды с этим соглашаются.
Если работодатель докажет суду, что им и подотчетным лицом предпринимаются действия по возвращению задолженности по выданным под отчет средствам, то арбитры встанут на его сторону.
Если работодатель в течение продолжительного периода не принимает никаких мер по возврату задолженности подотчётного лица, то это бездействие может быть расценено судом как признание у подотчётного лица возникновения дохода, подлежащего налогообложению
Важный момент, что с 1 января 2020 года действуют поправки, внесенные в п. 5 ст. 208 и п. 9 ст. 226 НК РФ, согласно которым налоговый орган вправе доначислять НДФЛ по итогам налоговой проверки в случае неправомерного неудержания налога налоговым агентом за счет собственных средств налогового агента.
Подотчет - как списать? Это вопрос, который бухгалтер начинает себе задавать сразу после того, как выдал деньги. Мы рассмотрим в нашей статье несколько вариантов подотчета - как списать, на что обратить особое внимание.
Выдаем подотчет
На многих предприятиях есть подотчетные лица. Их назначает директор, а бухгалтер на основании заявления подотчетника или распорядительного документа выдает им деньги из кассы или перечисляет с расчетного счета. Работник их тратит на нужды организации.
ВНИМАНИЕ! С 30.11.2020 правила выдачи подотчета упростили. Теперь в заявлении на выдачу денег под отчет не обязательно указывать сумму аванса и срок, на который выдают подотчетные суммы. Также работодателям разрешили оформлять один приказ на несколько выдач наличных денег одному или нескольким работникам. В этом случае нужно указать фамилию, сумму и срок, на который выдают деньги, по каждому работнику.
Какие еще нововведения в порядке учета кассовых операций вступили в действие с 30.11.2020, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в обзорную статью.
Когда подходит срок, подотчетник должен отчитаться за полученные деньги.
Этот срок определяется установленными в локальном акте работодателя рабочими днями со дня окончания срока взятия денег, указанного в заявлении, или со дня выхода подотчетника на работу (п. 6.3 указания Банка России «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 № 3210-У).
ВАЖНО! Требование о представлении авансового отчета в трехдневный срок исключили указанием Банка России от 05.10.2020 № 5587-У. Но это не распространяется на командировки, по возвращении из которой подотчетник все равно обязан отчитаться в 3-х дневный срок.
И с этого момента задача бухгалтера внимательно проверять все документы: нельзя допустить, чтобы в представленных бумагах были какие-либо ошибки. Ведь именно эти документы определяют, как именно будет списываться выданный аванс в учете организации.
Как оформить авансовый отчет, если расходы оплачены корпоративной банковской картой, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.
Варианты списания подотчетных средств
Рассмотрим возможные варианты списания:
Вариант 1 : Подотчетник правильно составил авансовый отчет и подложил все подтверждающие документы. Бухгалтер делает запись, основываясь на цели выдачи аванса Дт 26 (44, 10, 41…) Кт 71.
Если у подотчетного лица был перерасход, бухгалтер выдает необходимую сумму.
Когда после произведенных трат у подотчетника остаются неизрасходованные деньги, он должен внести их в кассу.
Вариант 2 : Работник уволился. Не отчитался за подотчетные средства, не оформил возврат.
Вся сумма признается дебиторской задолженностью и по истечении срока исковой давности может быть списана на убытки предприятия. Срок исковой давности составляет 3 года с даты, когда подотчетником должны были быть выполнены обязательства (ст. 196, 200 ГК РФ; письмо Минфина России от 15.09.2010 № 03-03-06/1/589; п. 2 ст. 265 НК РФ). После признания задолженности безнадежной необходимо включить сумму аванса в доход подотчетного лица и до 1 марта года, следующего за истекшим, письменно сообщить ему и в налоговую о невозможности удержать налог и о сумме задолженности (п. 1 ст. 210, п. 5 ст. 226 НК РФ, письмо Минфина России от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610).
Все о порядке списания дебиторской задолженности читайте в статье «Порядок списания дебиторской задолженности».
Вариант 3 : Подотчетник продолжает работать, но по какой-то причине не может отчитаться за взятый аванс.
Организация имеет право удерживать с его зарплаты всю сумму долга. Это можно сделать только с письменного согласия работника (письмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0) и не более 20 % от его заработной платы ежемесячно (ст. 138 ТК РФ).
Более подробно об этом читайте в материалах:
Вариант 4 : Подотчетное лицо — директор. Если он все сделал правильно, то списание будет такое, как и всегда. А если нет? Мы можем списать его долг с причитающихся ему дивидендов.
Вариант 5 : Произошла трагическая ситуация. Работник умер, не успев отчитаться за полученные деньги. В следующем разделе рассмотрим подробнее, какие действия должен предпринять бухгалтер в такой ситуации.
Списание подотчета при смерти подотчетного лица
Как оформить бухгалтеру списание при смерти подотчетного лица?
В первую очередь, нужно попросить родственников предоставить в бухгалтерию документы, подтверждающие смерть работника. Это может быть свидетельство о смерти, выданное отделением ЗАГСа, или постановление суда о признании его умершим.
После этого составляется приказ о прекращении трудовых отношений в связи со смертью работника на основании п. 6 ст. 83 ТК РФ.
ВНИМАНИЕ! Дата приказа должна совпадать с датой смерти, указанной в свидетельстве о смерти или в постановлении суда.
Когда приказ составлен, нужно составить обходной лист. Именно в момент проверки дел погибшего и может выясниться, что у него есть незакрытые подотчетные деньги.
В каком порядке и как заполняются документы в связи со смертью работника, читайте в статье «Порядок увольнения работника в связи со смертью».
Бухгалтер не может обратиться к родственникам с просьбой вернуть недостающие деньги, т. к. все обязательства работника прекращаются с его смертью (ст. 418 ГК РФ) и они не входят в состав наследства (ст. 1112 ГК РФ). Обязанность наследников погашать задолженности имеется только по региональным и местным налогам (подп. 3 п. 3 ст. 44 НК РФ).
В данном случае этот аванс признается безнадежной дебиторской задолженностью и списывается в прочие расходы (п. 77 Положения по ведению бухгалтерского учета бухгалтерской отчетности в РФ, утв. приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н; ст. 418 ГК РФ; п. 11-12, 14.3 ПБУ № 10/99). Такое же мнение рассматривается в письме Минфина России от 24.02.2009 № 03-02-07/1-87.
Включить или не включать сумму аванса в доход подотчетника? В обычной ситуации мы бы поступили, как в варианте 2, и отразили сумму в доходах.
Но в случае смерти работника у нас, как у налогового агента, нет оснований для начисления НДФЛ (подп. 3 п. 3 ст. 44 НК РФ).
Сумму можно списать из резерва по сомнительным долгам.
Если такого резерва нет, в учете делаем запись: Дт 91 Кт 71 (73) — списана дебиторская задолженность в расходы.
Итоги
Что бы ни произошло с работниками, работа предприятия все равно продолжается. Выданные авансы необходимо списывать, и главная задача бухгалтера состоит в том, чтобы верно определить вариант, по которому будет проходить списание.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.В ходе деятельности любой организации возникают долги.
Это может быть наш долг перед другими контрагентами — кредиторская задолженность. Это может быть долг других контрагентов перед нами — дебиторская задолженность. Не всегда мы должны долги возвращать, и не всегда долги возвращают нам. В таких случаях задолженность списывается.
Рассмотрим, как выполнить списание задолженности 1С 8.3 Бухгалтерия.
Порядок списания задолженности
Создание акта инвентаризации
Перед списанием задолженности необходимо сверить остатки по взаиморасчетам с контрагентами, выявить сомнительные долги, найти различия в бухгалтерском и налоговом учете.
Для этих целей в программе используется документ “Акт инвентаризации расчетов”. Документ можно открыть в меню “Покупки” и “Продажи”:
Рассмотрим, как работать с документом.
Получите понятные самоучители по 1С бесплатно:
1. Вначале указываются дата инвентаризации и организация.
2. На закладке “Счета расчетов” флажками отмечаются счета, по которым будет заполняться документ:
3. При нажатии кнопки “Заполнить” автоматически заполняются закладки “Дебиторская задолженность” и “Кредиторская задолженность” информацией о долгах в разрезе контрагентов:
В колонке “Подтверждено” отображаются суммы, по которым есть подтверждающие документы. Если таких документов нет, колонку следует очистить, сумму перенести в колонку “Не подтверждено”.
В колонке “В т.ч. истек срок давности” вручную указываются суммы просроченного долга.
4. На закладке “Проведение инвентаризации” указывается период инвентаризации, документ и причина:
5. На закладке “Инвентаризационная комиссия” указываются члены комиссии по проведению инвентаризации:
Документ проводок не делает. При нажатии на кнопку “Печать” можно вывести печатные формы:
- Акт инвентаризации расчетов (ИНВ-17).
- Приказ о проведении инвентаризации (ИНВ-22).
Корректировка долга
После проведения инвентаризации создается документ “Корректировка долга”. Документ можно открыть в меню “Покупки” и “Продажи”:
1. Указывается организация и дата, выбирается вид операции “Списание задолженности”.
2. Далее нужно выбрать один из вариантов, что нужно списать:
- Задолженность покупателя.
- Авансы покупателя.
- Задолженность поставщику.
- Авансы поставщику.
3. После выбора варианта списания указывается контрагент, по которому нужно выполнить операцию.
4. Документ заполняется автоматически по кнопке “Заполнить”.
5. На закладке “Счет списания” указывается счет, на который нужно списать долг и необходимую аналитику.
По кнопке “Провести” документ сохраняется и формируются проводки.
Рассмотрим примеры списания задолженности для различных ситуаций.
Списание кредиторской задолженности при ликвидации организации
Организация провела инвентаризацию расчетов и обнаружила, что у нее есть кредиторская задолженность перед контрагентом База “Продукты” в размере 23 600 р. Выяснилось, что контрагент ликвидирован и долг можно списать. Для списания задолженности:
1. Создадим документ “Акт инвентаризации расчетов”:
На закладке “Кредиторская задолженность” в колонке “Не подтверждено” укажем сумму долга.
2. Создадим документ “Корректировка долга” с видом операции “Списание задолженности”. В поле “Списать” укажем вариант “Задолженность поставщику”:
Указываем поставщика и нажимаем “Заполнить”. Автоматически заполнится закладка “Задолженность поставщику (кредиторская задолженность)”. На закладке “Счет списания” укажем счет 91.01 “Прочие доходы”:
Посмотрим проводки документа:
Списание кредиторской задолженности по авансам
Покупатель сделал предоплату за услугу в нашу организацию. В результате услуга не была оказана, осталась кредиторская задолженность перед покупателем. Покупатель вернуть аванс не просил, со временем истек срок исковой давности. Для списания задолженности:
1. Создадим документ “Акт инвентаризации расчетов”:
На закладке “Кредиторская задолженность” в колонке “Не подтверждено” укажем сумму в колонках “Не подтверждено” и “В т.ч. истек срок давности”. Сумму в колонке “Подтверждено” очищаем.
2. Создадим документ “Корректировка долга” с видом операции “Списание задолженности”.
В поле “Списать” укажем вариант “Авансы покупателя”:
Указываем покупателя и нажимаем “Заполнить”. Автоматически заполнится закладка “Авансы покупателя (кредиторская задолженность)”. На закладке “Счет списания” укажем счет 91.01 “Прочие доходы”:
Посмотрим проводки документа:
Списание безнадежной дебиторской задолженности
Организация оказала услуги покупателю. Покупатель услуги не оплатил, задолженность признали безнадежной, ее нужно списать. Для списания задолженности:
1. Создадим документ “Акт инвентаризации расчетов”:
В колонке “В т.ч. истек срок давности” указываем сумму просроченного долга. 2. Создадим документ “Корректировка долга” с видом операции “Списание задолженности”.
В поле “Списать” укажем вариант “Задолженность покупателя”:
Указываем покупателя и нажимаем “Заполнить”. Автоматически заполнится закладка “Авансы покупателя (дебиторская задолженность)”. На закладке “Счет списания” укажем счет 91.02 “Прочие расходы”:
Если имеется резерв по сомнительным долгам, то долг списывается на счет 63. Если долг больше резерва, остатки списываются на счет 91.02.
Посмотрим проводки документа:
Как в 1С отразить удержание остатка неизрасходованной суммы (по выданным подотчетным средствам) при выдаче зарплаты? Был выдан аванс подотчетному лицу, отчет предоставлен на меньшую сумму.
Нормативное регулирование
Неиспользованную сумму работник должен вернуть в срок, установленный локальными актами работодателя (п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 N 3210-У). Если работник возвращает неизрасходованный аванс до истечения данного срока, долга не возникает, поэтому речь в данном случае идет не о «принудительном» удержании, описанном в ст. 137-138 ТК РФ, а об исполнении работодателем воли работника.
Работник вправе распорядиться своей заработной платой по своему усмотрению, представив соответствующее заявление работодателю. При этом ст. 138 ТК РФ об ограничении размера удержаний при взыскании долга в данном случае не применяется (Письмо Роструда РФ 26.09.2012 N ПГ/7156-6-1). Иначе говоря, работник может указать в заявлении любую сумму, которую он хотел бы вычесть из своей зарплаты в счет возмещения подотчета.
БУ. Погашение работником из зарплаты суммы неизрасходованного аванса, если срок возврата денежных средств не истек, отражается проводкой (Инструкция по применению плана счетов, утв. Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н, далее — Инструкция по применению плана счетов N 94н, План счетов 1С):
- Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кт 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами».
- работник не отчитался в установленные сроки;
- авансовый отчет не утвержден руководителем (затраты не одобрены);
- нарушен срок возврата денег, установленный в организации.
НУ. При удержании подотчетных сумм в налоговом учете дохода не возникает (п. 1 ст. 41 НК РФ).
НДФЛ и Страховые взносы. Удержанные суммы не влияют на расчет НДФЛ и страховых взносов.
Учет в 1С
Работнику Организации Игнатову П. С. выдан аванс на командировочные расходы в размере 10 000 руб.
13 сентября после возвращения из командировки работник предоставил авансовый отчет на сумму 9 000 руб. Остаток аванса, не подтвержденный документально, составил 1 000 руб. В этот же день Игнатов П. С. написал заявление, в котором изъявил желание о том, чтобы Организация вычла эту сумму из его ближайшей зарплаты. Согласно Положения о командировках Организации срок возврата подотчетных средств истекает 30 сентября.
Сумма подотчетных средств удержана из зарплаты работника.
Обратите внимание: слово «удержана» в данном случае мы применяем для того, чтобы был понятен механизм операции, однако напоминаем, что речь здесь идет о добровольном погашении аванса, не перешедшего в долги работника.
Шаг 1. Отразите в учете удержание подотчетной суммы документом Операция, введенная вручную в разделе Операции — Бухгалтерский учет — Операции, введенные вручную — кнопка Создать — Операция .
В документе укажите:
- от — дата удержания подотчетной суммы;
- Дебет — 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;
- Субконто 1 — работник, не возвративший подотчетную сумму, выбирается из справочника Физические лица ;
- Субконто 1 — работник, не возвративший подотчетную сумму, выбирается из справочника Физические лица ;
Шаг 2. Отразите удержание подотчетной суммы в начислении зарплаты сотрудника документом Начисление зарплаты через раздел Зарплата и кадры —Зарплата — Все начисления — кнопка Создать — Начисление зарплаты .
Табличная часть документа заполняется автоматически по кнопке Заполнить .
Чтобы отразить сумму, вычитаемую из зарплаты сотрудника, в документе Начисление зарплаты создайте новое Удержание по кнопке Удержать — Новое удержание .
В карточке Удержание укажите:
- Наименование — Удержание подотчетных сумм;
- Сумма — сумма удержания, в нашем примере 1 000 руб.
В табличной части документа Начисление зарплаты появится новая графа Удержано .
В поле Удержано автоматически заполнится сумма удержания.
Проводки по документу
Документ формирует проводки:
- Дт 26 Кт 70 — начисление зарплаты работнику;
- Дт 70 Кт 68.01 — удержание НДФЛ из зарплаты;
- Дт 26 Кт 69 — начисление страховых взносов.
В проводках документа Начисление зарплаты удержание подотчетной суммы из зарплаты сотрудника не отражается. Удержание в этом документе нужно сделать для того, чтобы эта сумма была отражена в расчетной ведомости и расчетном листке, а также учитывалась при определении суммы зарплаты к выплате.
См. также:
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Читайте также: