Как в 1с поставить напоминание о днях рождения
Программа 1С:Зарплата и управление персоналом 8 редакции 3.1 позволяет настроить и установить напоминания о дне рождения одного или нескольких сотрудников. Разработчики сделали процесс установки напоминания максимально простым и быстрым, но для начало необходимо активировать функцию напоминаний в настройках программы в разделе "Администрирование" пункт "Органайзер".
Когда функция напоминаний 1С 8.3 активна, вы можете включать напоминания о дне рождения сотрудника прямо из справочника сотрудников. Один из способов открыть справочник – через раздел "Кадры", ссылка "Сотрудники".
Выберите нужного сотрудника в списке, нажмите на верхней панели кнопку "Напомнить" – "Напомнить о дне рождения". Обратите внимание, что вы можете выбрать несколько сотрудников, щелкая по ним с зажатой клавишей Shift, либо выделить сразу всех сотрудников сочетанием клавиш Ctrl + A.
Тогда напоминания будут включены для всех выделенных сотрудников. Вы увидите окно настройки напоминания о дне рождения в 1С:ЗУП 3.1. В окне напоминания о дне рождении в 1С можно выбрать количество дней, за которое вы получите напоминание.
Отключить и изменить настройки напоминания можно в карточке сотрудника – кнопка звонка возле даты рождения.
В результате вы увидите окно напоминания за указанное количество дней до дня рождения сотрудника.
На этом все. Надеемся, что наш совет сделает вашу работу легче и эффективнее.
Основная задача работы с напоминаниями заключается в фиксации задач бухгалтера в программе с целью дальнейшего напоминания. Использование данного механизма позволяет создавать не только напоминания разового характера, но и напоминания по заданному расписанию с определенной периодичностью.
После включения данной настройки во многих документах появляется кнопка, с помощью которой можно перейти к созданию напоминаний.
При этом стоит обратить внимание, что напоминания сохраняются только для того пользователя, который непосредственно их создал.
Напоминания могут выводиться относительно предмета, времени, а также периодически. Рассмотрим более подробно каждый из вариантов.
Первый вариант «относительно предмета» позволяет установить срок касаемо определенного объекта с указанием «за» какое время необходимо напомнить и «до» - выбор объекта, относительно которого формируется напоминание.
Поскольку дата 21.08.19 уже прошла, программа предлагает тот же день, только уже следующего года. Если же дата не указывается, то будет применяться текущее значение выбранного реквизита.
Удачным примером применения данного способа может быть напоминание об окончании действия какого-либо сертификата, категории, срока действия трудового договора, что влияет на изменение условий оплаты труда сотрудников.
Если выбираем второй вариант «периодически», то нужно задать определенное расписание (день недели или же создать свое удобное расписание).
Предположим, у пользователя есть задача проверить остатки отпусков до конца этого года. Для удобства, исходя из своего графика работы, пользователь уделяет этой задаче по одному часу в день по вторникам. Тогда в создании напоминания нужно выбрать «по заданному расписанию» и на вкладках «Общие», «Дневное», «Недельное», «Месячное» указать расписание напоминаний. Подсказка для пользователя – вывод текста в нижней части окна после установки той или иной галочки либо же даты, дня месяца.
Третий вариант «в указанное время» дает возможность указать день (дата) и время.
Итак, предположим, что нам заранее было неизвестно, какое время сотрудник будет работать по данному графику, и через определенное время поступила информация о том, что необходимо напомнить в конце года об изменении условий работы на общем собрании, для этого создадим напоминание. Тогда в окне с созданием напоминания пишем произвольный текст (тот, который хотим видеть в напоминании), выбираем Напомнить «в указанное время», ставим дату и время (в заданный день и время у пользователя появится окно с напоминанием об изменении графика работы).
Четвертый вариант «через» предусматривает напоминание по истечении определенного времени (от 5 минут до 2 недель).
Отсчет времени идет от рабочего времени компьютера, т.е. если при создании напоминания время 09:06, то при выборе «через 2 недели» отобразится соответствующая дата и время 09:06.
Еще интересной особенностью работы с напоминаниями можно назвать напоминание о дне рождении сотрудника. Чтобы не забыть поздравить коллегу, нужно зайти в карточку сотрудника и нажать на «колокольчик», в открывшейся форме выбрать количество дней до дня рождения, когда необходимо напомнить о событии.
Если же необходимо создать напоминание относительно нескольких или всех сотрудников, то нужно зайти в справочник «Сотрудники» и выбрать один из трех вариантов:
1) выделить нужных сотрудников, удерживая кнопку «Ctrl», нажимая на нужные строки;
2) выделить несколько подряд идущих строк с сотрудниками, удерживая кнопку «Shift»;
3) выделить весь список сотрудников, удерживая комбинацию клавиш «Ctrl + A».
После чего нажать на кнопку с созданием напоминания «Напоминать о дне рождения».
Все созданные пользователем напоминания можно увидеть в разделе «Главное», здесь также можно создать новое напоминание, скорректировать ранее созданное либо удалить его.
Также стоит отметить, что пользователи с полными правами могут видеть напоминания всех пользователей, создавать новые напоминания или посредством копирования одного из напоминаний создавать такое же, но уже для другого пользователя.
Если Вы работаете в конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3) и решили оптимизировать свою работу, перестав пользоваться стикерами и блокнотами, то смело можете использовать механизм напоминаний, чтобы не забыть что-то важное!
Самсонова Валерия,
Консультант Компании «АНТ-ХИЛЛ»
Тел. (473) 202-20-10
При цитировании статей или заметок ссылка на сайт автора обязательна
Накопились вопросы и нужна помощь?
С удовольствием на них ответим и поможем все настроить! Обращайтесь по тел.
Механизм Напоминания в ЗУП 3.1 предназначен для того, чтобы помочь бухгалтеру не держать все задачи в голове и не забыть о чем-то важном. Он позволяет создавать напоминания, связанные с различными объектами информационной базы, гибко назначать их срок, в том числе создавать периодические напоминания, которые будут выводиться по расписанию.
Добавление напоминаний
После этого в большинстве справочников и документов появляется кнопка Органайзер группа :
При нажатии на кнопку Органайзер группа появляется вложенное меню, в котором отображается кнопка Напомнить… , по которой открывается форма для создания напоминания:
Кнопка отображается также в формах списка справочников и журналах документов, и создавать Напоминание можно прямо из списка, установив курсор на нужный документ или элемент справочника:
Для каждого объекта (документа, элемента справочника) можно задать произвольное количество напоминаний.
Напоминание сохраняется только для пользователя, который его создал.
Создание напоминаний
В поле Предмет устанавливается объект (документ, элемент справочника), к которому привязано Напоминание .
Ниже расположено поле Текст напоминания . По умолчанию поле заполняется наименованием Предмета , но текст можно скорректировать:
В нижней части формы расположены поля для задания срока напоминания:
Установку срока напоминания рассмотрим более подробно.
Установка срока напоминания
В поле Напомнить можно выбрать вариант из предложенного списка:
Напоминание «Относительно предмета»
Вариант Относительно предмета – позволяет рассчитать срок напоминания исходя из какого-то реквизита объекта, с которым связано Напоминание . Если выбран этот вариант, то далее отражаются поля за , в котором можно выбрать срок:
И до , в котором следует выбрать реквизит, с которым связан срок напоминания:
Состав списка зависит от типа объекта. Например, для документа Премия возможны варианты:
- Период регистрации ;
- Дата начала базового периода ;
- Дата окончания базового периода ;
- Планируемая дата выплаты ;
- Дата запрета .
Для справочника Физические лица варианты будут:
Даты, которые показаны в скобках, зависят от даты (системной даты компьютера), когда вводится Напоминание .
Например, при создании напоминания 28.08.2019 по документу Премия от 31.08.2019, даты в скобках отображаются только по полям Период регистрации и Дата начала базового периода , которые в документе имеют значение 01.08.2019. Дело в том, что на 28.08.2019 эта дата (01.08.2019) уже осталась в прошлом и программа предлагает для расчета срока ту же дату, но следующего года, о чем информирует нас в скобках. Если даты в скобках нет, значит будет использовано текущее значение реквизита документа.
При создании Напоминания 20.09.2019 по тому же документу, даты в скобках отображаются по всем доступным полям, потому что на этот момент все даты документа уже прошли:
При создании Напоминания из справочника Физические лица также программа берет даты следующего года, если дата текущего года уже прошла.
Например, дата рождения Георгинова Г. М. 06.07. Напоминание вводится в сентябре 2019. Поскольку день рождения в 2019 году уже прошел, для напоминания по полю Дата рождения предлагается дата следующего года. Дата регистрации 08.12 в текущем году еще не прошла и программа предлагает создать Напоминание относительно этой даты.
Примером удобного использования напоминаний относительно предмета может служить создание из документа Прием на работу напоминания об окончании срока трудового договора:
Периодические напоминания
Выбрав в поле Напомнить вариант Периодически , мы может создать Напоминание , которое будет выводится регулярно по расписанию:
Для выбора доступны преднастроеные варианты расписания:
Вариант по заданному расписанию позволяет настроить произвольное расписание в специальной форме:
Напоминание в указанное время
Вариант в указанное время позволяет жестко задать дату и время, когда должно быть отражено напоминание:
Напоминания «через…»
Также предусмотрено несколько вариантов выбора срока через… :
Отсчет срока напоминания происходит от текущего времени (системного времени компьютера) в момент выбора варианта. Срок отражается в виде надписи рядом с полем Напомнить .
Например, 25.09.2019 в 10:50 в новом Напоминании выбран вариант через 5 минут . Срок напоминания будет установлен как 25.09.2019 10:55:
После этого меняем вариант на через 1 день . Срок напоминания установится как 25.04.2019 10:51, поскольку на этот момент текущее время было уже 10:51.
Работа с напоминаниями
В назначенное время на экране появится форма Напоминания , в которой будут отражены Напоминания , срок оповещения по которым уже наступил:
В списке отображается текст напоминаний и их срок. Сроки также указаны в текстовой форме. Варианты: очень давно , … минут назад , … часов назад , сейчас, завтра , послезавтра , через неделю и т.п.
По кнопке Открыть открывается предмет напоминания – объект, с которым связано напоминание.
Кнопку Прекратить следует нажимать, если задача выполнена и напоминание больше не требуется. При прекращении напоминания:
- Периодическое напоминание будет отложено до следующего выполнения по расписанию;
- Напоминание любого другого вида будет удалено.
В поле Напомнить через можно указать интервал, на который напоминания будут отложены.
По кнопке Отложить все форма закрывается, а срок всех не прекращенных напоминаний переносится на интервал, указанный в поле Напомнить через . Аналогичные действия выполняются при закрытии формы.
Работа со списком напоминаний
Просмотреть полный список своих Напоминаний пользователь может через раздел Главное – Сервис – Мои напоминания :
В списке можно Изменить или Удалить существующее Напоминание по соответствующим кнопкам в шапке таблицы:
По кнопке Создать можно создать Напоминание , которое не будет привязано ни к одному объекту:
Напоминания о днях рождения сотрудников
В справочнике Сотрудники доступен особый вариант напоминаний — Напоминания о днях рождения сотрудников.
Такое напоминание можно создать из карточки сотрудника щелчком по пиктограмме колокольчика рядом с полем Дата рождения :
Особенностью этого вида напоминаний является то, что его можно создать массово сразу для нескольких сотрудников в списке. Для этого предварительно следует выделить нужных сотрудников, зажав кнопку Ctrl и щелкнуть по строкам с работниками. Если требуется выделить сразу всех сотрудников, то можно воспользоваться сочетанием «горячих» клавиш — Ctrl + A.
См. также:
Напоминания всех пользователей
Пользователям с полными правами доступен список напоминаний всех пользователей. Его можно просмотреть в разделе Главное – Сервис – Напоминания пользователей :
Открывается форма списка регистра сведений Напоминания пользователя :
Каждое Напоминание тоже открывается в служебной форме регистра сведений:
По этой причине редактировать или создавать новое Напоминание непосредственно в регистре не очень удобно.
Данным списком имеет смысл пользоваться, чтобы перенести напоминание одного пользователя другому. Например, можно скопировать Напоминание для другого пользователя. Для этого следует щелкнуть на нужное напоминание и нажать Скопировать в шапке таблицы. Далее в скопированном Напоминании можно изменить значение поля Пользователь :
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Каждый день в работе бухгалтера появляются все новые и новые задачи. Большой объем работы приводит к тому, что разобраться со списком всех дел оказывается практически невозможно. Держать в голове такой перечень необходимых задач не только сложно, но и нерационально: вы вполне можете забыть о необходимости выполнения той или иной операции. Чтобы не допустить такой ситуации, стоит воспользоваться удобными напоминаниями. В этой статье я хочу рассказать вам, как 1С: Зарплата и управление персоналом 8 редакции 3.0 может помочь не забывать о важных делах.
Программа предоставляет нам возможность создавать произвольные напоминания, чтобы воспользоваться таким сервисом необходимо зайти в "Органайзер", который находится в разделе "Администрирование".
Устанавливаем соответствующую галочку в данной панели.
В итоге, во многих объектах появилась специальная кнопка для добавления напоминаний. К таким объектам относятся как справочники, например, "Сотрудники",
так и различные документы ("Премии", "Начисление зарплаты и взносов", "Разовые начисления", "Больничные листы") и журналы документов.
В форме объекта требуется нажать на соответствующую кнопку и выбрать "Напомнить", далее в открывшемся окне автоматически выводится наименование документа, нужно указать время.
Есть возможность сделать напоминание однократным, причем день и время указываются пользователем.
При необходимости можете настроить периодическое напоминание.
Реализовано даже создание своего собственного расписания, чтобы напоминание появлялось, например, по дневному или недельному расписанию.
Одному документу соответствует только одно напоминание. В случае, если потребовалось изменить уже введенное напоминание обращаемся к той же команде из документа и исправляем его, либо следует обратиться к общему списку напоминаний, ниже будет описано как найти весь список.
Благодаря этой настройке в указанное время программа напомнит вам о том, что у вас есть неоконченное дело.
В открывшемся автоматически окне увидим список напоминаний и время, на которое напоминание было просрочено. Можно как открыть документ из списка, так и по кнопке "Прекратить" остановить процесс напоминаний. Воспользовавшись кнопкой "Отложить все" можно отсрочить появление напоминаний на выбранный период времени.
Общий список напоминаний хранится в сервисе "Мои напоминания", открыть его можно в разделе "Главное".
Эта форма позволяет увидеть все напоминания, изменить или остановить ненужные. А когда переходим к созданию нового элемента, то можно сделать произвольное напоминание со своим текстом, которое не будет привязано ни к документу, ни к справочнику.
В будущих версиях планируется реализация различных автоматических напоминаний, например, о днях рождения сотрудников.
Также при настройке органайзера можно поставить галочку "Бизнес-процессы и задачи". Это позволит нам управлять таким бизнес-процессом, как задания.
В разделе "Главное" есть пункт "Задания", посредством которого пользователи могут как и себе, так и другим назначать задания.
При создании обязательно указывается исполнитель и дата, когда должно быть выполнено задание.
Обратившись к главному меню, вы можете настроить отражение ваших задач на начальной странице.
Переходим к настройке начальной страницы и добавляем ставшую доступной форму "Задача: Мои задачи".
Таким образом, на начальной странице пользователя будут отражаться те задачи, у которых он выставлен исполнителем.
Настоящий органайзер пока не реализован в полной мере, но уже может удовлетворить некоторые важные потребности пользователя. Новый сервис позволит сделать вашу работу более упорядоченной и эффективной.
Каждый день в работе бухгалтера появляются все новые и новые задачи. Большой объем работы приводит к тому, что разобраться со списком всех дел оказывается практически невозможно. Держать в голове такой перечень необходимых задач не только сложно, но и нерационально: вы вполне можете забыть о необходимости выполнения той или иной операции. Чтобы не допустить такой ситуации, стоит воспользоваться удобными напоминаниями. В этой статье я хочу рассказать вам, как 1С: Зарплата и управление персоналом 8 редакции 3.0 может помочь не забывать о важных делах.
Программа предоставляет нам возможность создавать произвольные напоминания, чтобы воспользоваться таким сервисом необходимо зайти в "Органайзер", который находится в разделе "Администрирование".
Устанавливаем соответствующую галочку в данной панели.
В итоге, во многих объектах появилась специальная кнопка для добавления напоминаний. К таким объектам относятся как справочники, например, "Сотрудники",
так и различные документы ("Премии", "Начисление зарплаты и взносов", "Разовые начисления", "Больничные листы") и журналы документов.
В форме объекта требуется нажать на соответствующую кнопку и выбрать "Напомнить", далее в открывшемся окне автоматически выводится наименование документа, нужно указать время.
Есть возможность сделать напоминание однократным, причем день и время указываются пользователем.
При необходимости можете настроить периодическое напоминание.
Реализовано даже создание своего собственного расписания, чтобы напоминание появлялось, например, по дневному или недельному расписанию.
Одному документу соответствует только одно напоминание. В случае, если потребовалось изменить уже введенное напоминание обращаемся к той же команде из документа и исправляем его, либо следует обратиться к общему списку напоминаний, ниже будет описано как найти весь список.
Благодаря этой настройке в указанное время программа напомнит вам о том, что у вас есть неоконченное дело.
В открывшемся автоматически окне увидим список напоминаний и время, на которое напоминание было просрочено. Можно как открыть документ из списка, так и по кнопке "Прекратить" остановить процесс напоминаний. Воспользовавшись кнопкой "Отложить все" можно отсрочить появление напоминаний на выбранный период времени.
Общий список напоминаний хранится в сервисе "Мои напоминания", открыть его можно в разделе "Главное".
Эта форма позволяет увидеть все напоминания, изменить или остановить ненужные. А когда переходим к созданию нового элемента, то можно сделать произвольное напоминание со своим текстом, которое не будет привязано ни к документу, ни к справочнику.
В будущих версиях планируется реализация различных автоматических напоминаний, например, о днях рождения сотрудников.
Также при настройке органайзера можно поставить галочку "Бизнес-процессы и задачи". Это позволит нам управлять таким бизнес-процессом, как задания.
В разделе "Главное" есть пункт "Задания", посредством которого пользователи могут как и себе, так и другим назначать задания.
При создании обязательно указывается исполнитель и дата, когда должно быть выполнено задание.
Обратившись к главному меню, вы можете настроить отражение ваших задач на начальной странице.
Переходим к настройке начальной страницы и добавляем ставшую доступной форму "Задача: Мои задачи".
Таким образом, на начальной странице пользователя будут отражаться те задачи, у которых он выставлен исполнителем.
Настоящий органайзер пока не реализован в полной мере, но уже может удовлетворить некоторые важные потребности пользователя. Новый сервис позволит сделать вашу работу более упорядоченной и эффективной.
Читайте также: