Как в 1с посмотреть что числится за сотрудником
Как в программе «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0) сформировать отчет по основным средствам (ОС), числящимся на балансе организации, и лицам, несущим материальную ответственность за сохранность этих основных средств (реквизит «МОЛ»)?
Видеоролик выполнен в программе «1С:Бухгалтерия 8» релиз 3.0.41.57.
Принятие на учет основного средства в программе «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0) отражается документом Принятие к учету ОС. Материально ответственное лицо выбирается из справочника Физические лица и указывается в поле МОЛ в шапке документа.
В результате проведения документа Принятие к учету ОС формируются бухгалтерские проводки и движения (записи) в многочисленных регистрах сведений, отражающих информацию об основном средстве. Реквизит МОЛ отражается в регистре сведений Местонахождение ОС (Бухгалтерский учет).
Чтобы сформировать отчет по основным средствам, числящимся на балансе организации, и соответствующим им материально-ответственным лицам (МОЛ), необходимо воспользоваться Универсальным отчетом (раздел Отчеты).
Он позволяет отображать данные справочников, документов, их табличных частей, регистров накопления и регистров сведений и их виртуальных таблиц.
В верхней части отчета находится командная панель. С помощью настроек панели нужно установить требуемый период. В поле Тип данных надо выбрать значение Регистр сведений, а в поле Объект из представленного списка объектов надо выбрать регистр Местонахождение ОС (Бухгалтерский учет). В поле Таблица надо выбрать саму таблицу регистра, то есть пустое поле.
Панель настройки открывается (скрывается) по кнопке Показать настройки/Скрыть настройки. В отчете можно задать группировку по аналитическим объектам, по группам объектов. Для этого предназначена панель настройки Группировка. Порядок группировки аналитических объектов изменяется по кнопке Вверх или Вниз.
На панели Отбор можно выбрать параметр или реквизит, по которому будет произведен отбор в отчете, а также задать вид сравнения (равно, в списке и т. д.). В колонке Поле следует выбрать параметр или реквизит, доступный для настройки отчета. В последней колонке указывается конкретное значение выбранного параметра или реквизита параметра.
На панели сортировки можно упорядочить значения по графам (полям) отчета. Допускается задавать сразу несколько настроек для сортировки.
Для получения требуемого отчета достаточно выполнить следующие настройки:
В данной статье мы расскажем о том, как с помощью Универсального отчета вывести информацию по основным средствам в разрезе материально-ответственных лиц. Для этого создадим собственный отчет в программе, показывающий актуальный данные на заданный период. Такой отчет будет очень полезен всем, кто работает с основными средствами.
Настройка Универсального отчета
Для формирования собственного отчета в 1С используется Универсальный отчет: раздел Отчеты — Стандартные отчеты — Универсальный отчет .
Заполнение шапки отчета
В шапке отчета укажите:
- Период — период составления отчета;
- Регистр сведений — тип источника данных;
- Местонахождение ОС (бухгалтерский учет) — отчет будет формироваться по регистру сведений о местоположении ОС;
- Срез последних — при формировании отчета будут браться только актуальные данные.
Настройка отчета
Откройте настройку отчета по кнопке Настройки . Выберите Вид — Расширенный.
Для отчета Материально-ответственные лица ОС заполним вкладки:
Вкладка Поля и сортировки
На вкладке Поля и сортировки дополнительно к выставленным по умолчанию показателям по кнопке Добавить установите следующий показатель:
Используя стрелки «вверх» и «вниз», расположите поля в порядке следования и для более компактной формы отчета оставьте флажки только на следующих показателях:
В окне Сортировки по кнопке Добавить укажите порядок упорядочивания данных в отчете:
Заполненная вкладка Поля и сортировки выполнит следующим образом.
Вкладка Структура
Исходная структура отчета содержит стандартную настройку по выбранному регистру. Для построения собственной структуры отчета удалите настройку, заданную по умолчанию по кнопке Удалить .
По кнопке Добавить задайте группируемые поля, как показано на рисунке.
Формирование отчета
По кнопке Сформировать отчет будет построен по заданной настройками форме.
По данным отчета легко определить материально-ответственное лицо и местонахождение основного средства.
Чтобы каждый раз не пришлось настраивать отчет сначала, БухЭксперт8 советует сохранить настройки отчета в 1С по кнопке Сохранить вариант отчета .
После ввода наименования настройки, например, Материально-ответственные лица ОС, нам не придется каждый раз настраивать отчет заново. По кнопке Выбрать настройки достаточно обратиться к сохраненной настройке.
Настройки можно выгрузить или передать по почте. Подробнее:
См. также:
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Похожие публикации
-
В статье приведена пошаговая инструкция создания отчета по выводу основных.Рассмотрим особенности отражения в 1С приобретения основного средства по договору.Первичные документы утверждаются руководителем и должны содержать все обязательные реквизиты.Рассмотрим особенности отражения в 1С операций по приобретению и вводу.
(7 оценок, среднее: 5,00 из 5)
Публикацию можно обсудить в комментариях ниже.
Обратите внимание!
В комментариях наши эксперты не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
Задать вопрос нашим специалистам можно в Личном кабинете
Вы можете задать еще вопросов
Доступ к форме "Задать вопрос" возможен только при оформлении полной подписки на БухЭксперт8
Нажимая кнопку "Задать вопрос", я соглашаюсь с
регламентом БухЭксперт8.ру >>
Изменения в 2022 году, о которых нужно знать бухгалтеру
6-НДФЛ за 1 квартал 2022 в 1С
Санкции и контрмеры: как работать организации и ее бухгалтеру в новой реальности. Часть 2
Учет малоценных ОС и запасов (ОСН)
Переход на ФСБУ 6/2020 «Основные средства» в 1С по альтернативному алгоритму
Спасибо большое за очень полезный вебинар. Оказывается, у нас все не так уж и плохо и есть много лазеек для признания расходов. Информация очень полезная.
Анализ долга по взаиморасчетам и корректировкам выплаты в разрезе сотрудников
Отчет помогает разобраться, по какой причине сотрудник стал должником, или зарплата не была выплачена. Также выявляет сотрудников с ошибкой корректировки выплаты (когда зачтено НДФЛ больше, чем до этого было принято к зачету). Работает на всех версиях ЗГУ 3.1 и ЗУП 3.1, начиная с 3.1.10. Обновление от 10.09.2021, подробное описание в основном тексте.
1 стартмани
28.09.2020 4259 59 VinnieThePOOH 0
ЗУП.3 Взаиморасчеты с сотрудниками . Бухгалтерское сальдо.
Отчет по регистру накопления ВзаиморасчетыССотрудниками с данными бухгалтерского сальдо - как в ЗУП.2.5. Отчет также содержит данные по долгам за организацией и за сотрудником , суммы увеличения долга за сотрудником и суммы уменьшения долга за сотрудником . Ограничение первого отчета - даты документов всегда должны быть равны фактической дате операции, в частности это касается документов Начисление Зарплаты, Начальная задолженность. Так как чтобы получить бухгалтерское сальдо - операции учитываются по дате документа-регистратора. Второй отчет - анализирует дату документа-регистратора (только для Приходов) и если она не соответствует месяцу начисления, то заменяется на 1 число месяца начисления.
1 стартмани
16.07.2017 18249 135 user_2010 19
Вариант отчета "Полный свод начислений, удержаний и выплат (Банк, Касса)" ЗУП.3.1.2, 3.1.4, 3.1.5 + Вариант отчета "Анализ зарплаты по сотрудникам помесячно - (Банк, Касса) (Долг за сотрудником , за организацией)" ЗУП.3.1.5, 3.1.6
Настройка типового отчета "Полный свод начислений, удержаний и выплат" - чтобы выводилась информация о суммах выплаты через банк и через кассу. Настройку отчета можно загрузить в конфигурации 3.1.2, 3.1.4, 3.1.5 - проверено на этих версиях. Также имеется описание для самостоятельной настройки этого отчета, без скачивания файла с настройками. 21/04/2018 Добавлен файл с настройкой варианта отчета "Анализ зарплаты по сотрудникам помесячно - (Банк, Касса) (Долг за сотрудником , за организацией)" ЗУП.3.1.5, з.1.6.
1 стартмани
17.02.2018 38237 175 user_2010 49
Сальдо по сотрудникам с расшифровкой долга за организацией и долга за сотрудником . ЗУП 3
В типовом отчете "Полный свод начислений, удержаний и выплат" отсутствует сальдо в разрезе долга за организацией и долга за сотрудником . Пользовательские поля не помогли. Написала отчет с выборкой данных по бухгалтерским взаиморасчетам.
1 стартмани
23.10.2018 9084 69 prog-eg 6
Увольнение сотрудника в связи со смертью в ЗУП 2.5
Как выполнить требования законодательства о том, что доход умершего сотрудника не облагается НДФЛ и на него не начисляются страховые взносы. Частично штатными средствами, частично сторонней обработкой.
28.08.2018 18973 serge_msk 4
Регламентированный отчет СЗВ-ТД , отражение последнего по времени кадрового события, произошедшее с сотрудником до 1 января 2020 года, если в данном периоде нет ссылок на сами документы, так как данные были перенесены из другой программы
Всем известно, что с текущего года всем работодателям необходимо сдавать регламентированную отчетность по форме СЗВ-ТД. Одно из требований по предоставлению данного отчета состоит в том, что если сведения на сотрудника предоставляются впервые, то необходимо также (помимо события, с которым связана подача отчета) указать последнее по времени кадровое событие, произошедшее с сотрудником до 01.01.2020 года. В принципе, если база ЗУП 3.1 у Вас ведется уже давно, или ведется с нуля, а не переносом из другой программы, то все эти документы существуют в системе ЗУП 3.1, и нужно только установить галочку "Отразить в трудовой книжке". Но что делать, если эти кадровые события приходятся на тот момент времени, до среза перенесенных данных из другой программы?
При разработке в ЗУП часто приходится получать различные данные сотрудников, для этого используется стандартная функция"КадровыйУчет.КадровыеДанныеСотрудников".
Но список возможных параметров, в свободном доступе нигде найти не смог (видимо плохо искал).
Сама функция выглядит так:
И я хочу поделится возможными параметрами используемыми в значении переменной "КадровыеДанные".
Список возможных параметров:
ФИОПолные,Пол,ТабельныйНомер,Организация,Подразделение,Должность,ДатаПриема,ДатаУвольнения,Возраст,
Фамилия, Имя, Отчество, Наименование, ФизическоеЛицоНаименование, Код, ФизическоеЛицоКод,
АдресДляИнформирования, АдресДляИнформированияПредставление, АдресЗаПределамиРФ, АдресЗаПределамиРФПредставление
АдресМестаПроживания, АдресМестаПроживанияПредставление, АдресПоПрописке,АдресПоПропискеПредставление
ТелефонДомашний, ТелефонДомашнийПредставление, ТелефонРабочий, ТелефонРабочийПредставление, EMail, EMailПредставление
ДокументПериодРегистрации, ДокументВид, ДокументКодМВД, ДокументСерия, ДокументНомер, ДокументДатаВыдачи,ДокументСрокДействия
ДокументКемВыдан, ДокументКодПодразделения, ДокументПредставление, ИнвалидностьПериодРегистрации, Инвалидность
ИнвалидностьДатаВыдачи, ИнвалидностьСрокДействияСправки, ГражданствоПериодРегистрации, Страна, ИННВСтранеГражданства,
ПроцентСевернойНадбавки, ТекущаяОрганизация, ТекущееПодразделение, ТекущаяДолжность, ТекущийВидЗанятости,
ОсновноеРабочееМестоВОрганизации, ДатаПриема, ДатаЗавершенияРаботы, ОформленПоТрудовомуДоговору, ДатаУвольнения,
ТекущаяТарифнаяСтавка, ТекущийСпособРасчетаАванса, ТекущийАванс, ДатаНачалаУчета, ПриказОПриеме, ПриказОПриемеДата,
ПриказОПриемеНомер, НазначениеПодработки, ПриказОбУвольнении, ПриказОбУвольненииДата, ПриказОбУвольненииНомер,
ПриказОбУвольненииСтатьяТКРФ, ПрекращениеПодработки, РабочееМестоПериодРегистрации, РабочееМестоРегистратор
ВидСобытия, КоличествоСтавок, ЭтоГоловнойСотрудник, УчетЗатратПериодРегистрации,
СпособОтраженияЗарплатыВБухучете, ОтношениеКЕНВД, СтатьяФинансирования, УчетЗатратДокументОснование,
ОплатаТрудаПериодЗаписи, ОплатаТрудаРегистратор, ТарифнаяСтавка, ФОТ, Надбавка, ВидЗанятостиПериодЗаписи,
ВидЗанятостиРегистратор, ВидЗанятости, АвансПериодЗаписи, АвансРегистратор, СпособРасчетаАванса, Аванс,
КлассУсловийТрудаПериодРегистрации, КлассУсловийТруда, КлассУсловийТрудаДатаРегистрацииИзменений,
ЗарплатныйПроектПериодРегистрации, ЗарплатныйПроектРегистратор, ЗарплатныйПроект, НомерЛицевогоСчета.
Как использую я:
В основном использую для составления динамических печатных форм.
Возможности «1С:Зарплаты и управления персоналом 8» редакции 3 позволяют всегда иметь под рукой все необходимые документы и данные по каждому сотруднику. Они хранятся в виде скан-копий и электронных документов. Эксперты 1С рассказывают, как хранить и учитывать в программе дополнительную информацию о сотрудниках.
Хранение копий документов - сканированных и электронных
Работа с документами, ведение делопроизводства в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» редакции 3 подразумевает возможность хранить копии документов непосредственно в программе. Копии бывают сканированные и электронные.
Скан-копия подписанного документа - это картинка, которую в любой момент можно легко найти, напечатать, заверить подписью ответственного лица и печатью. Но сохраненные в программе скан-копии не позволяют формировать отчеты и выборки по ним.
Электронные копии сохраняют информацию в виде электронного документа с полями, подлежащими заполнению.
Однако чтобы проверить корректность внесенных в программу данных этого документа или выдать сотруднику копию, придется обращаться или непосредственно к документу, или к скан-копии. Удобно хранить в программе и электронную, и сканированную копии документов.
Пример 1
Информация о паспортных данных сотрудника в программе сохраняется в соответствующих полях Документа, удостоверяющего личность. Скан-копия страниц паспорта может быть присоединена к личной карточке сотрудника.
Для хранения электронной копии документа, удостоверяющего личность в программе в карточке Сотрудника по ссылке Личные данные предусмотрена форма, в которой содержатся поля, идентифицирующие документ (рис. 1).
Рис. 1. Электронная копия документа
Электронная копия предоставляет возможность строить отчеты и выборки. Можно вывести список сотрудников с паспортными данными в виде отчета или отобрать сотрудников, у которых заканчивается срок действия документа.
Для хранения скан-копии паспорта следует отсканировать страницу паспорта. Файл, содержащий скан-копию, должен быть сохранен на диске компьютера на время загрузки его в программу. В дальнейшем этот файл можно удалить. Чтобы сохранить отсканированную копию документа, удостоверяющего личность, следует в карточке Сотрудника по ссылке Присоединенные файлы указать путь к файлу (рис. 2).
Рис. 2. Ссылка для присоединения скан-копий к справочнику
Выбранный файл загружается в программу кнопкой Добавить - Файлы с диска, что впоследствии обеспечивает быстрый доступ к файлам. Даже когда файл с диска будет удален, в программе сохраняется копия, которую можно просматривать и печатать.
Присоединение скан-копий к различным документам программы
Сохранение в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 скан-копий различных документов в привязке к электронным формам обеспечивает быстрый доступ к ним без необходимости поиска личного дела сотрудника с бумажными документами.
Кнопка Присоединенные файлы присутствует во всех кадровых документах, в том числе и в приказе о приеме на работу. Так, в документе Прием на работу по кнопке Печать формируются типовые документы для печати: Приказ о приеме на работу и Трудовой договор. Может появиться необходимость отредактировать их перед тем, как распечатывать. Скан-копии отредактированных и подписанных документов присоединяются к электронному документу.
К электронному документу Больничный лист в программе удобно присоединить скан-копию бумажного листка нетрудоспособности, а к документу Отпуск - заявление сотрудника о предоставлении отпуска, записку-расчет о предоставлении отпуска и подробный расчет среднего заработка.
К документам Работа в выходные и праздники и Работа сверхурочно целесообразно присоединить согласия сотрудников на выполнение этих работ и завизированный руководителем приказ о повышенной оплате или предоставлении дополнительного времени отдыха.
К документам Премии имеет смысл присоединить копии документов-оснований для ее назначения - выписку из положения о премировании или коллективного договора и завизированный руководителем приказ о назначении премии.
К документу Командировка можно рекомендовать присоединять копии авансовых отчетов и отчетов сотрудника по результатам командировки, а к Договору гражданско-правового характера (ГПХ) - утвержденные акты выполненных работ. К карточке Сотрудника можно присоединить скан-копии страхового свидетельства, удостоверения об образовании, справки медосмотра при приеме на работу и др.
Произвольные справки
В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 можно хранить и анализировать любые справки, предоставленные сотрудником.
В карточке Сотрудника по ссылке Справки открывается список произвольных справок этого человека (рис. 3). При внесении новой справки (по кнопке Создать) можно добавлять новые произвольные виды справок.
К электронному документу Справка можно присоединить файл с копией предоставленной справки. Благодаря тому, что информация из справок разнесена по полям электронных документов, по ним можно строить выборки и отчеты.
Проанализировать справки можно в меню Кадры - Кадровые отчеты - Справки сотрудников. А наличие присоединенной скан-копии обеспечит возможность напечатать ее в любой момент.
Дополнительная информация
Не все документы сотрудника укладываются в формат стандартной справки. Кроме того, нередко возникает потребность хранения более широкого перечня информации о сотруднике. Дополнительная информация о сотруднике индивидуальна для каждой организации, поэтому в программе предусмотрена настройка произвольных полей для хранения произвольной информации.
Однажды настроив перечень полей, в дальнейшем их всегда можно будет заполнить для любого сотрудника.
«Дополнительные реквизиты» и «Дополнительные сведения»
Поля для произвольной информации могут быть либо в виде Дополнительных реквизитов либо Дополнительных сведений.
Отличие между Дополнительными реквизитами и Дополнительными сведениями состоят в месте хранения и правах доступа.
Дополнительные реквизиты хранятся в самом элементе справочника Сотрудника. Вводятся Дополнительные реквизиты при редактировании карточки сотрудника и доступны для редактирования тем же пользователям, которым доступно редактирование стандартных сведений о сотруднике.
Дополнительные сведения редактируются в отдельном окне, которое можно открыть из карточки Сотрудника по кнопке Еще. Доступ к дополнительным сведениям можно обеспечить пользователям, у которых нет права просматривать или редактировать другие сведения о сотруднике.
Для того чтобы использовать возможность хранения дополнительной информации, необходимо установить флаг Дополнительные реквизиты и сведения в меню Администрирование - Общие настройки - Дополнительные реквизиты и сведения (рис. 3).
Рис. 3. Настройка «Дополнительных ревизитов и сведений»
При установленном флаге Дополнительные реквизиты и сведения становятся доступны ссылки для работы со списками дополнительных свойств.
Формы для настройки Дополнительных реквизитов и Дополнительных сведений содержат много одинаковых полей (рис. 4).
Рис. 4. Формы для настройки «Дополнительных реквизитов» и «Дополнительных сведений»
И для реквизитов и для сведений следует указать Название и предоставляется возможность указать Всплывающую подсказку. И реквизит, и сведение может быть одного из следующих типов:
- Булево (т. е. выбирается одно из двух значений Да или Нет);
- Дата (для этого типа следует уточнить Состав даты, выбрав один из вариантов - Дата, Время, Дата и время);
- Строка (может быть переменной, фиксированной или неограниченной длины);
- Число (может быть целым, дробным с указанием точности, неотрицательным);
- Дополнительное значение с иерархией и без (позволяет ограничить ввод значения выбором из предустановленного набора. Набор значений для выбора заполняется на закладке Значения);
- Пользователь (для выбора предоставляется список пользователей программы);
- Родственник (для выбора предоставляется список родственников сотрудника, заполненных по ссылке Семья в карточке Сотрудника);
- Сотрудник (значение выбирается из справочника Сотрудников).
Для Дополнительных реквизитов можно указать, является ли данный реквизит обязательным для заполнения или нет. Установив флаг Заполнять обязательно, можно настроить условия, при которых требуется заполнение реквизита. Дополнительные сведения считаются необязательными для заполнения.
Для Дополнительных реквизитов (в отличие от Дополнительных сведений) можно настраивать видимость и доступность.
Настройка учета трудовых книжек и вкладышей в отдельной форме
Наличие в программе информации в виде электронного документа о хранящихся у работодателя трудовых книжках позволяет учитывать их движение. Скан-копия всей трудовой книжки, присоединенная к карточке Сотрудника, облегчит доступ к ней при необходимости подсчета или анализа стажа до начала работы в этой организации и при запросе работника о выдаче ему на руки копии документа.
Пример 2
В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 учет трудовых книжек и вкладышей удобно вести в отдельной форме, настроив ее с помощью Дополнительных сведений.
Для отражения в отдельном окне информации о трудовых книжках следует настраивать Дополнительные сведения.
Перечень дополнительных сведений:
Наименование
Тип
Комментарий
Серия и номер трудовой книжки
Строка переменной длины до 15 знаков
Серию и номер можно хранить в двух отдельных полях: строковом и числовом
Серия и номер вкладыша
Строка переменной длины до 15 знаков
Дата передачи трудовой книжки работодателю
Следует уточнить «Состав даты», выбрав вариант «Дата»
Сотрудник, отвечающий за хранение
Дата выдачи трудовой книжки при увольнении
Следует уточнить «Состав даты», выбрав вариант «Дата»
При необходимости можно настроить и другие поля для хранения (например, стоимость бланка трудовой книжки, поля для подписей сотрудника и ответственного лица и т. п.)
Создаются перечисленные в таблице поля при установленном флаге Дополнительные реквизиты и сведения в меню Администрирование - Общие настройки - Дополнительные реквизиты и сведения по ссылке Дополнительные сведения кнопкой Создать.
Курсор следует установить на объект Сотрудники, так как именно для этого справочника в примере создаются Дополнительные сведения. В скобках отображается количество созданных полей.
Обратите внимание, в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» (ред. 3) предусмотрено использование Дополнительных реквизитов и сведений для разных объектов. Например, для справочников Должности, Подразделения и т. д. Когда настроены Дополни
тельные сведения, в справочнике Сотрудники по кнопке Еще - Дополнительные сведения открывается окно для заполнения данных о трудовой книжке (рис. 5).
Рис. 5. Форма для заполнения данных о трудовой книжке сотрудника
Сформировать страницу учета трудовой книжки для печати можно, видоизменив стандартный отчет. Для этого в отчете Личные данные сотрудников (меню Кадры - Кадровые отчеты) по кнопке Настройки следует открыть форму, в которой нужно выбрать Вид кнопкой Расширенный.
На закладке Поля и сортировки удалить поля, которые не следует отображать в отчете, и добавить вновь созданные дополнительные сведения. Для полноты информации о трудовой книжке в отчет следует добавить информацию об основании, на котором от сотрудника получена трудовая книжка - дата и номер приказа о приеме на работу.
Еще больше информации об учете данных сотрудника можно узнать, ознакомившись с видеозаписью лекции, которая состоялась в 1С:Лектории 26.10.2017.
В ролике демонстрируется, каким образом в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 можно учитывать различные справки, предоставленные сотрудниками компании.
Читайте также: