Как в 1с отразить удержание из заработной платы
Требования, на основании которых может быть оформлен исполнительный лист, всегда носят различный характер, начиная от взысканий алиментов, обязательств, штрафных санкций до возмещения причиненного вреда. Рассказываем, как нужно действовать бухгалтеру при поступлении исполнительного листа и каковы особенности расчета и исчисления.
Наряду с многими видами начислений в учреждении могут производиться и удержания. Необходимость ввода сотруднику ежемесячных удержаний возникает в момент, когда в бухгалтерию учреждения поступает Исполнительный лист. Для того чтобы исключить ввод постоянных удержаний вручную, в программе «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8», ред. 3.1, имеется специализированный документ, в котором для автоматического расчета достаточно описать условия, на основании которых будет исчисляться удержание.
При расчете удержаний по исполнительным листам бухгалтер обязан учитывать некоторые моменты:
- перечень начислений сотрудника, на которые будет распространяться данное удержание;
- ограничения по размерам удержаний;
- очередность удовлетворения требований взыскателя.
Соглашение об уплате исполнительного листа в «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8», ред. 3.1, оформляется документом «Исполнительный лист» («Зарплата» – «Исполнительные листы»).
В расчетную базу удержаний по исполнительным листам включаются все начисления по заработной плате, а также иные доходы должника. Увидеть расчетную базу и при необходимости внести в нее корректировки можно в карточке соответствующего удержания (Справочник «Удержания» – «Удержание по исполнительному документу» –«Расчет базы»).
Если в программу было введено новое начисление по оплате труда, то при соответствующем выборе назначения этого начисления оно автоматически вносится в базу, из которой будет проводится удержание.
Размер суммы удержаний определяется после исчисления НДФЛ из суммы начисленной заработной платы.
Способ расчета суммы удержаний назначается на основании данных поступившего документа. Удержание может быть назначено фиксированной суммой, процентом или долей. Данный способ указывается в документе «Исполнительный лист», в котором необходимо заполнить следующие реквизиты:
- сотрудника, на которого оформляется исполнительный лист;
- получателя, в пользу которого выполняется удержание;
- период, в рамках которого должно проводиться удержание из заработной платы Сотрудника;
- способ расчета.
В этом случае после того, как вся требуемая сумма будет удержана, избавиться от ежемесячного удержания с «нулевым» результатом можно путем принудительно его прекращения документом «Изменение условий исполнительного листа», который формируется на основании ранее проведенного документа «Исполнительный лист». Также данный документ необходимо формировать, если размер удержания был изменен или отменен по решению суда. Кроме того, с его помощью вносятся изменения величины, способа расчета, предельной величины или платежного агента и (или) тарифа.
Удержание может быть выплачено через кассу, а также перечислено получателю при посредничестве платежного агента. Такими агентами могут быть, например, банк или почта. Услуги платежного агента, как правило, оплачиваются согласно тарифу, который может быть задан по шкале и иметь ограничения по максимальной и минимальной сумме. По умолчанию в программе указаны тарифы Сбербанка РФ и Почты России. Если требуется ввести новый тариф, его следует описать в списке тарифов, открыв из документа, или в настройках программы.
После оформления документа и сохранения его в программе можно распечатать карточку учета исполнительного документа, нажав на кнопку «Карточка учета исполнительных документов».
Ежемесячное удержание по исполнительным листам производится с помощью документа «Начисление зарплаты и взносов» (раздел «Зарплата» – «Начисление зарплаты и взносов»).
При введении правильно заполненного документа «Исполнительный лист» в документе «Начисление зарплаты и взносов» будет заполнена вкладка «Удержания», где отразится сумма, которая будет удержана из заработной платы за месяц.
Стоит отметить, что в силу пп. 3 и 16 п. 1 ст. 64 Закона № 229-ФЗ судебный пристав-исполнитель имеет право проводить у работодателей проверку исполнения исполнительных документов на работающих у них должников и ведения финансовой документации по исполнению указанных документов. В связи с этим при расчете суммы взысканий бухгалтеры должны быть предельно внимательны.
Иногда происходят ситуации, при которых необходимо удержать некоторые суммы из заработной платы сотрудника. В одной из прошлых статей мы уже рассматривали Удержание по исполнительному листу в 1С: Бухгалтерии предприятия 8 редакции 3.0. В этой статье мы рассмотрим, как работать с иными видами удержаний: задолженность по подотчетным суммам, членские профсоюзные взносы и стоимость испорченных материальных ценностей (брак при изготовлении продукции).
Чем же эти удержания принципиально отличаются от удержаний по исполнительному листу, рассмотренных ранее? Дело в том, что учет таких операций не автоматизирован в программе 1С: Бухгалтерия предприятия 8 и поэтому вызывает достаточно много вопросов у пользователей.
Но прежде, чем мы начнем разбираться с отражением данных ситуаций в программе, хочу вам напомнить, что согласно статье 138 Трудового Кодекса РФ размер удержаний по инициативе работодателя не должен превышать 20 % от суммы заработной платы работника. Поэтому если сумма удержаний превышает максимально возможную, то остаток удерживается в следующем месяце.
Итак, давайте рассмотрим, как отразить в программе каждый из трех перечисленных случаев.
1. Удержание задолженности по подотчётным суммам
Допустим, сотрудник не отчитался полностью по суммам, выданным под отчет и не вернул остаток задолженности. Принято решение удержать указанную сумму из его заработной платы.
В первую очередь, нам необходимо добавить новый Вид расчета. Для этого открываем раздел «Зарплата и кадры», «Справочники и настройки», «Удержания»
Щелкаем по кнопке «Создать» и заполняем:
- наименование
- код вида расчета, который должен быть уникальным, то есть не должен повторяться.
Поле «Категория удержания» в нашем случае не заполняется, так как для вида расчета «Удержание подотчетных сумм» в списке отсутствует подходящая категория.
Записываем и закрываем.
Далее создаём документ «Начисление зарплаты». Открываем раздел «Зарплата и кадры», «Зарплата», «Все начисления». После автоматического заполнения данного документа, переходим на закладку «Удержания», нажимаем кнопку «Добавить» и заполняем:
- ФИО сотрудника
- вид расчета
- сумму удержания
- получателя удержаний
Но если мы проведем документ, то заметим такую особенность: проводки для данного удержания документ автоматически не сформировал. Для регистрации данного факта в бухгалтерском учете необходимо дополнительно воспользоваться документом «Операция» (раздел «Операции», «Бухгалтерский учет», «Операции, введенные вручную»).
Добавляем проводку Дт счета 70 Кт счета 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами»
Для чего же тогда нужно было добавлять данное удержание в документ начисления заработной платы, если проводки все равно приходится формировать вручную? А делать это нужно для того, чтобы данная сумма была отражена в расчетной ведомости и расчетном листке, а также учитывалась при определении суммы к выплате. Сформируем расчетный листок (раздел «Зарплата и кадры», «Зарплата», «Отчеты по зарплате», «Расчетный листок») и проверим удержанную сумму.
2. Удержание членских профсоюзных взносов
Снова начинаем с настройки вида расчета. Как и в первом случае, заполняем наименование и код вида расчета. Только теперь выбираем категорию удержания «Профсоюзные взносы», т.к. она присутствует в списке.
Записываем и закрываем.
Создаём документ «Начисление зарплаты», заполняем и по кнопке «Добавить» на вкладке «Удержания» вводим необходимую информацию, выбирая созданный вид расчета.
Далее регистрируем сумму удержания в бухгалтерском учете при помощи документа «Операции, введенные вручную». Создаём проводку по Дт счета 70 Кт счета 76.49 «Расчеты по прочим удержаниям из зарплаты работников»
Для проверки сформируем расчетный листок, сумма удержания должна быть отражена в разделе Удержано.
3. Удержание за брак.
Теперь заполняем документ «Начисление зарплаты», добавляем информацию о нашем удержании на соответствующую вкладку.
По ссылке в нижнем левом углу можем посмотреть и распечатать Расчетный листок
Регистрируем сумму удержания в бухучете, заполняя документ «Операции, введенные вручную». Создаем проводку Дт 70 Кт 73.02 «Расчеты по возмещению материального ущерба».
Как вы могли заметить, отражение всех трех ситуаций в программе примерно одинаково, отличаются лишь проводки, которые необходимо сформировать вручную. Этим же алгоритмом действий вы можете воспользоваться и при создании каких-то других удержаний, необходимость в которых есть в вашей организации.
Продолжим серию статей о расходах, связанных с использованием служебных автомобилей. Практически все организации, имеющие в своём распоряжении автотранспорт, сталкиваются с проблемой получения постановлений за административные нарушения в области дорожного движения, зафиксированные камерой. И хоть нарушителем является работник предприятия, следует помнить, что согласно ч. 1 ст. 2.6.1. КоАП РФ ответственность всё-таки лежит на владельце транспортного средства. Так кто же должен оплачивать «письма счастья» из ГИБДД: работодатель или сотрудник? Разберемся далее.
Согласно письму Роструда от 19.10.2006г. № 1746-6-1, суммы уплаченных штрафов относятся к прямому действительному ущербу предприятия и могут быть взысканы с работника. Для этого в организации следует выпустить приказ или иное распоряжение не позднее одного месяца с момента уплаты штрафа предприятием. Так же работник имеет право изъявить о своём желании погасить ущерб организации в добровольном порядке, написав при этом заявление.
Если в течение месяца приказ так и не был подготовлен или работник выражает своё несогласие возмещать сумму штрафа ГИБДД, то взыскание может осуществляться только по решению суда.
Хочется отметить, что работодатель имеет право не удерживать данную сумму у работника. Об этом сказано в статье 240 Трудового кодекса РФ.
Далее рассмотрим как происходит удержание штрафа с сотрудника в программных продуктах 1С.
Отражение удержания штрафа в 1С: Бухгалтерии 8, редакция 3.0
В программном продукте 1С: Бухгалтерия, редакция 3.0 для отражения поступившего постановления об уплате штрафа следует обратится к документу «Операции, введённые вручную» в разделе «Операции».
При нажатии на кнопку «Создать» нужно выбрать «Операция». Затем, в открывшемся документе следует указать дату события и содержание, а затем нажать на кнопку «Добавить» и ввести проводку Дт 73.02 Кт 76.02 на сумму штрафа. Обратите внимание, при создании договора с органами ГИБДД следует указывать «Вид договора» - «Прочее», а не «С покупателем», как оно указано изначально.
Печатной формой документа «Операция, введённая вручную» является «Бухгалтерская справка».
Далее, следует произвести оплату по данному начислению. Для этого перейдём в раздел «Банк и касса» и выберем пункт «Платёжные поручения».
«Вид операции» укажем «Прочие расчёты с контрагентами», выберем получателя средств и укажем сумму перечисления, после чего проведём документ.
Затем отправим данное платёжное поручение в банк на исполнение, нажав на кнопку и загрузив файл в интернет-банкинг. После того, как денежные средства спишутся с вашего расчётного счёта следует отразить это в «Банковской выписке» в разделе «Банк и касса».
Это можно сделать либо путём выгрузки информации из банк-клиента и загрузки её в выписку путём нажатия на кнопку , либо путём ввода на основании ранее созданного нами платёжного поручения. При вводе списания, очень важно отследить счёт взаиморасчётов с контрагентом. Если программой автоматически был выбран 60.01, то его следует поменять на 76.02.
Теперь обратимся к задолженности сотрудника перед нашим предприятием. Он имеет право погасить долг либо путём внесения денежных средств в кассу или на расчётный счёт организации, либо путём удержания этой суммы из его заработной платы, написав при этом заявление на удержание или при наличии распоряжения предприятия.
Если работник выбрал первый вариант, то в разделе «Банк и касса» создаётся «Приходный кассовый ордер» в пункте «Кассовые документы» или «Поступление на расчётный счёт» в пункте «Банк и касса».
Рассмотрим на примере кассовой операции.
При создании приходного кассового ордера «Вид операции» следует выбирать «Прочий приход», чтобы была возможно вручную указать счёт взаиморасчётов с сотрудником.
Если же сотрудник изъявил желание, чтобы данную сумму удержали из его заработной платы, то необходимо получить от него письменное заявление, а затем просчитать имеем ли мы право удержать сумму долга из зарплаты за один месяц, или суммы придётся разбивать.
Согласно статьям 241 и 248 Трудового кодекса РФ, работодатель имеет право взыскать с виновного сотрудника сумму причиненного ущерба, но не более величины его среднемесячного заработка, который в свою очередь рассчитывается исходя из данных за последние 12 месяцев. Проанализировать заработок сотрудника вам помогут «Отчёты по зарплате» в разделе «Зарплата и кадры».
Перейдём к созданию необходимого нам удержания. Для этого перейдём в раздел «Зарплата и кадры» и выберем пункт «Настройки зарплаты».
В открывшемся окне следует перейти по ссылке «Удержания», нажать на кнопку «Создать», ввести наименование и «Записать и закрыть».
При начислении заработной платы в разделе «Зарплата и кадры» в пункте «Все начисления», сначала следует рассчитать выплаты за месяц, а затем нажать на кнопку «Удержать» и выбрать созданное нами ранее удержание.
В открывшемся окне «Удержание» следует указать сумму и в пользу кого оно производится.
Таким образом, в документе начисления заработной платы появится новая колонка «Удержано».
Обратите внимание! При проведении документа «Начисление зарплаты», программой не будет создано проводок по удержанию данной суммы. Вышеописанные действия приведут лишь к верному заполнению расчётного листка. Проводки по удержанию нужно будет внести в разделе «Операции» - «Операции, введённые вручную».
Отражение удержания штрафа в 1С: Зарплата и управление персоналом, редакция 3.1
В программном продукте 1С: Зарплата и управление персоналом отсутствуют банковские документы и проводки по начислению. Исходя из этого, здесь мы можем лишь отразить удержание штрафа из заработной платы сотрудника.
Для этого перейдём в раздел «Настройка» и выберем пункт «Удержания».
В открывшемся окне нажмём на кнопку «Создать» и введём наименование удержания.
Затем выберем «Назначение удержания» - «Удержание в счёт расчётов по прочим операциям», «Вид операции по зарплате» - «Возмещение ущерба» и установим флаг «Является взысканием».
Далее следует ввести документ «Удержание по прочим операциям» в пункте «Алименты и другие удержания» в разделе «Зарплата».
Указать в нём сотрудника, размер удерживаемой суммы и тот вид удержания, который мы создавали ранее.
Само удержание произойдёт автоматически при начислении заработной платы в разделе «Зарплата», пункте «Начисление зарплаты и взносов».
Данная сумма будет отражена на вкладке «Удержания».
В конце месяца при выполнении синхронизации данных штраф, удержанный из зарплаты сотрудника, отразится по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кредиту счета 73.02 «Расчеты по возмещению материального ущерба».
Иногда происходят ситуации, при которых необходимо удержать некоторые суммы из заработной платы сотрудника. В одной из прошлых статей мы уже рассматривали Удержание по исполнительному листу в 1С: Бухгалтерии предприятия 8 редакции 3.0. В этой статье мы рассмотрим, как работать с иными видами удержаний: задолженность по подотчетным суммам, членские профсоюзные взносы и стоимость испорченных материальных ценностей (брак при изготовлении продукции).
Чем же эти удержания принципиально отличаются от удержаний по исполнительному листу, рассмотренных ранее? Дело в том, что учет таких операций не автоматизирован в программе 1С: Бухгалтерия предприятия 8 и поэтому вызывает достаточно много вопросов у пользователей.
Но прежде, чем мы начнем разбираться с отражением данных ситуаций в программе, хочу вам напомнить, что согласно статье 138 Трудового Кодекса РФ размер удержаний по инициативе работодателя не должен превышать 20 % от суммы заработной платы работника. Поэтому если сумма удержаний превышает максимально возможную, то остаток удерживается в следующем месяце.
Итак, давайте рассмотрим, как отразить в программе каждый из трех перечисленных случаев.
1. Удержание задолженности по подотчётным суммам
Допустим, сотрудник не отчитался полностью по суммам, выданным под отчет и не вернул остаток задолженности. Принято решение удержать указанную сумму из его заработной платы.
В первую очередь, нам необходимо добавить новый Вид расчета. Для этого открываем раздел «Зарплата и кадры», «Справочники и настройки», «Удержания»
Щелкаем по кнопке «Создать» и заполняем:
- наименование
- код вида расчета, который должен быть уникальным, то есть не должен повторяться.
Поле «Категория удержания» в нашем случае не заполняется, так как для вида расчета «Удержание подотчетных сумм» в списке отсутствует подходящая категория.
Записываем и закрываем.
Далее создаём документ «Начисление зарплаты». Открываем раздел «Зарплата и кадры», «Зарплата», «Все начисления». После автоматического заполнения данного документа, переходим на закладку «Удержания», нажимаем кнопку «Добавить» и заполняем:
- ФИО сотрудника
- вид расчета
- сумму удержания
- получателя удержаний
Но если мы проведем документ, то заметим такую особенность: проводки для данного удержания документ автоматически не сформировал. Для регистрации данного факта в бухгалтерском учете необходимо дополнительно воспользоваться документом «Операция» (раздел «Операции», «Бухгалтерский учет», «Операции, введенные вручную»).
Добавляем проводку Дт счета 70 Кт счета 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами»
Для чего же тогда нужно было добавлять данное удержание в документ начисления заработной платы, если проводки все равно приходится формировать вручную? А делать это нужно для того, чтобы данная сумма была отражена в расчетной ведомости и расчетном листке, а также учитывалась при определении суммы к выплате. Сформируем расчетный листок (раздел «Зарплата и кадры», «Зарплата», «Отчеты по зарплате», «Расчетный листок») и проверим удержанную сумму.
2. Удержание членских профсоюзных взносов
Снова начинаем с настройки вида расчета. Как и в первом случае, заполняем наименование и код вида расчета. Только теперь выбираем категорию удержания «Профсоюзные взносы», т.к. она присутствует в списке.
Записываем и закрываем.
Создаём документ «Начисление зарплаты», заполняем и по кнопке «Добавить» на вкладке «Удержания» вводим необходимую информацию, выбирая созданный вид расчета.
Далее регистрируем сумму удержания в бухгалтерском учете при помощи документа «Операции, введенные вручную». Создаём проводку по Дт счета 70 Кт счета 76.49 «Расчеты по прочим удержаниям из зарплаты работников»
Для проверки сформируем расчетный листок, сумма удержания должна быть отражена в разделе Удержано.
3. Удержание за брак.
Теперь заполняем документ «Начисление зарплаты», добавляем информацию о нашем удержании на соответствующую вкладку.
По ссылке в нижнем левом углу можем посмотреть и распечатать Расчетный листок
Регистрируем сумму удержания в бухучете, заполняя документ «Операции, введенные вручную». Создаем проводку Дт 70 Кт 73.02 «Расчеты по возмещению материального ущерба».
Как вы могли заметить, отражение всех трех ситуаций в программе примерно одинаково, отличаются лишь проводки, которые необходимо сформировать вручную. Этим же алгоритмом действий вы можете воспользоваться и при создании каких-то других удержаний, необходимость в которых есть в вашей организации.
Настраиваем удержания в «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1, будь то алименты, штрафы или выплаты за кредит.
Как удержать алименты
Удержания из заработной платы отличаются большим разнообразием, но условно их можно разделить на несколько видов:
- обязательные удержания, к которым относятся алименты, удержания по исполнительным листам (штрафы) и т.д.;
- по инициативе работодателя, штрафы за нарушение ПДД и т.д.;
- по инициативе сотрудника, например, удержание в счет погашения кредита.
Если родители не выполняют обязательства по содержанию детей, то денежные средства взыскиваются с родителей в судебном порядке. В свою очередь работодатель обязан каждый месяц удерживать алименты из зарплаты сотрудника и уплачивать лицу, получающему алименты, не позднее чем в трехдневный срок со дня выплаты заработной платы должнику.
Организация получила исполнительные документы, и в системе формируем следующие действия.
Для начала выполняем настройку системы: переходим в раздел «Настройка» – «Расчет зарплаты» – «Настройка состава начислений и удержаний» – «Удержания» – устанавливаем флаг «Удержания по исполнительным листам».
Регистрируем условия исполнительного листа в документе «Исполнительный лист», который располагается в закладке «Зарплата» – «Удержания».
В исполнительном листе указываем сотрудника, с которого требуется удержать алименты, период удержания, получателя и его адрес, способ расчета. Способы расчета могут быть следующими
- Процент, если в исполнительном документе указано удерживать алименты процентом.
- Фиксированная сумма.
- Доля, если расчет аналогичен расчету процентом, однако позволяет при расчете избежать погрешностей из-за округления (например, 1/3 вместо 33,33%).
Само удержание производится в документе «Начисление зарплаты и взносов» при исчислении заработной платы. Далее выплата дохода происходит уже без учета сумм по исполнительным листам.
Штрафы за нарушение ПДД
Организация может уплатить штраф за нарушение правил дорожного движения (ПДД) и удержать сумму из зарплаты сотрудника согласно ст. 138, 238, 248 ТК РФ.
Для этого в «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1, создаем новое удержание. Переходим в «Настройка» – «Удержания». В справочнике создаем новый элемент. В нем указываем: «Наименование» – «Штрафы ПДД». Назначением удержания выбираем «Удержание в счет расчетов по прочим операциям»; «Расчет и показатели» – результат вводится фиксированной суммой; «Вид операции по зарплате» – «Возмещение ущерба».
Сумму полученного штрафа вводим при помощи специального документа «Удержание по прочим операциям», который располагается в «Зарплата» – «Удержания». В новом документе указываем организацию, сотрудника, период удержания, размер удержания.
В конце месяца рассчитываем зарплату при помощи документа «Начисление зарплаты и взносов», где на вкладке «Удержания» автоматически попадает удержания по ПДД. Для отражения проводок обязательно регистрируем «Отражение зарплаты в бухучете».
Обратите внимание: проводки, выгружаемые в бухгалтерскую программу, формируются автоматически по дебету 70 и кредиту 73.02.
Удержание в счет погашения кредита
По заявлению сотрудника организация может уменьшать заработок в счет перечислений другим организациям, например, выплата по кредиту сотрудника.
В первую очередь настраиваем систему: создаем новый элемент в справочнике «Удержания». Заполняем новый элемент: «Наименование» – «Удержание по погашению кредита»; «Назначение удержания» – «Прочее удержание в пользу третьих лиц», «Удержание выполняется» – «Ежемесячно», «Расчет и показатели» – «Результат вводится фиксированной суммой».
При этом удержание достаточно создать один раз, далее применять для всех сотрудников.
Затем регистрируем условия удержания в документе «Постоянное удержание в пользу третьих лиц» («Зарплата» – «Удержания»). Выбираем сотрудника, в строке «Удержание» – созданное ранее удержание. Далее устанавливаем переключатель на «Начать новое удержание», определяем период, в строке «Контрагент» выбираем получателя – банк. В табличную часть документа подбираем сотрудника и указываем сумму, поскольку при создании удержания указали, что результат — это фиксированная сумма.
В момент исчисления зарплаты за месяц система удержит у сотрудника указанные суммы. При выгрузке в «1С:Бухгалтерию 8» сформируются проводки по дебету 70 и кредиту 76.49.
Проверку удержанных сумм можно произвести через зарплатные отчеты: расчетный лист, анализ зарплаты и так далее.
Читайте также: