Как в 1с физическое лицо перенести в контрагенты
Программа 1С позволяет загружать в справочник Контрагенты данные из таблиц. При загрузке контрагентов из файла автоматически создаются новые элементы справочника, а реквизиты уже введенных контрагентов в соответствии с данными файла не корректируются.
Если в справочнике уже есть элемент с тем же ИНН и КПП, то новый контрагент не создается и дублирования информации не происходит. Если ИНН и КПП не заполнены, поиск контрагента в базе происходит по наименованию.
Для загрузки можно использовать файлы, содержащие данные в табличном виде:
файл Excel (xls, xlsx);
файл таблицы в формате OpenOfficeCalc (ods).
Рассмотрим вариант загрузки из файла Excel.
Таблица может содержать следующие сведения:
Номер банковского счета;
Должность контактного лица;
Перед загрузкой данных, содержащих адреса, необходимо проверить загружены ли в 1С все указанные регионы из «Адресного классификатора»: раздел «Администрирование» – «Настройки программы» – «Интернет поддержка и сервисы».
Далее «Классификаторы и курсы валют» – «Загрузка адресного классификатора». Откроется окно, в котором галочками нужно отметить необходимые регионы для загрузки. «Загрузить адресные сведения».
Загрузка контрагентов и банковских счетов происходит из справочника «Контрагенты»: раздел «Справочники» – «Покупки и продажи» – «Контрагенты» – «Загрузить».
В окне выбора файла выбираем нужный в формате Excel.
При выборе файла программа открывает форму настройки для загрузки данных.
Каждой колонке должен соответствовать определенный реквизит справочника «Контрагенты».
Если названия колонок таблицы совпадают с названиями реквизитов карточки контрагента, то они определяются программой автоматически.
Если программа не смогла подобрать название реквизита по названию колонки, то в заголовке появится ссылка «Укажите реквизит». Для такой колонки необходимо проставить вручную нужный реквизит из предлагаемого программой списка, либо удалить колонку если данные не относятся к данным из этого списка.
В таблице данных необходимо удалить ненужную информацию, например, заголовки и подписи таблицы.
Удалить все лишнее — программа сама автоматически определит информацию, которую нужно удалить: пустые строки, заголовки таблицы, дополнительную информацию вне таблицы.
Удалить строку – строка удаляется пользователем вручную.
Удалить колонку – колонка таблицы удаляется полностью если информация по ней не будет загружаться.
Можно выделить сразу несколько строк или столбцов.
Настройка таблицы закончена, можно перейти на следующий шаг по кнопке «Далее».
На этом шаге можно выбрать группу справочника, в которую будут загружены новые контрагенты.
Если группу для загрузки новых контрагентов не выбирать и оставить поле пустым, то программа загрузит список в корневой каталог справочника «Контрагенты».
Новые контрагенты помечены значком «+» и отображаются серым цветом. Если программа найдет совпадения при загрузке, то такой контрагент будет отображаться черным цветом. Также программа вынесет их отдельно на вкладку «Найденные».
По кнопке «Загрузить» будет добавлена информация только по новым контрагентам. Найденные контрагенты в загрузке не участвуют и сведения по ним не меняются.
После загрузки проверьте создание новых элементов справочника в указанной вами группе.
Также желательно проверить сами карточки контрагентов на предмет корректного заполнения полей.
Здравствуйте.
Скажите пожалуйста, как можно перенести справочники из одной базы в другую конфигурацию?
Татьяна, а как справочники вначале выгрузить.
Должны ли у пользователя при выгрузке справочников быть только функция «Администратор» или достаточно «Главный бухгалтер»?
Для того чтобы пользователь мог открывать внешние отчеты и обработки, ему необходимо добавить специальный профиль доступа: Открытие внешних отчетов и обработок.
Более подробно посмотрите здесь: Как добавить пользователю с правами Бухгалтер права запускать внешние отчеты и обработки? .
Татьяна, с наступающим Вас 8 Марта!
Добрый вечер, Надежда,
я программист БухЭксперт8 и меня попросили посмотреть ваш вопрос, чтобы максимально вам помочь в ситуации.
Поэтому давайте немного ее уточним.
1. Для Главного бухгалтера не нужно добавлять права на запуск внешних отчетов и обработок: возможность интерактивного запуска их в его профиле уже задана (через прямое открытие кнопка Главное меню — Файл — Открыть), а большего вам для разовой операции и не надо.
2. Что касается выбора варианта переноса справочников нужно знать следующее:
«в какую конфигурацию из 1С:Бухгалтерия 3.0 вы хотите перенести справочники?»
Если в 1С:Бухгалтерию, но пустую, то самый дучший вариант использовать обработку Выгрузхка и загрузка данных xml.
Вот статья, где описано как с ней работать и где можно скачать саму обработку.
Выгрузка в 1С из xml: как выгрузить данные из 1С 8.3 и загрузить в 1С 8.3
Плюс обработки в том, что вы можете выгрузить ЛЮБЫЕ справочники, что хотите, а не только контрагентов, номенклатуры… и даже выгружать документы. Это совершенно волшебная обработка! 🙂
Важно! Релизы у выгружаемой базы и загружаемой базы должны быть одинаковы, иначе загрузка может не пройти, т.е. выгрузка должна идти из БП в БП или ЗУП в ЗУП или УТ в УТ и релизы баз, обменивающихся данными должны быть одникаковы.
Если переносить справочники нужно в другую программу, не в Бухгалтерия 3.0, а например Управление торговлей, тогда может помочь обработка загрузки данных из табличного документа, как вам выше указали:
Загрузка данных из табличного документа 1С 8.3
Но там довольно сложная настройка соответствия полей и определения поиска по ссылкам или наименованию/коду.
Поэтому мы советуем вам предварительно поэкспериментировать в копии базы загрузки данных и если все получится — повторить в рабочей.
Желаем вам отличного результата! 🙂
Большое спасибо, Ирина. Ответ очень помог.
С наступающим Вас 8 Марта!
Конфигурация для загрузки справочников — Учет в некоммерческих организациях
Это главное. Выгрузка и загрузка данных xml уже не подходит.
Конфигурации по Учет в некоммерческих организациях у нас нет, мы по ней не консультируем, поэтому либо используйте обработку Загрузка данных из табличного документа, либо те ограниченные возможности, которые могут быть заложены в новой конфигурации: думаю, что если используется актуальная версия 1С, то данные для загрузки контрагентов и номенклатуры из таблиц с высокой вероятностью быть должны в нее встроены — это достаточно универсальный механизм.
По остальным справочникам перенести будет сложнее.
А готовить таблицы для загрузки придется самостоятельно: самое удобное через Универсальный отчет с указанием в шапке, например, справочника Номенклатура или Контрагенты и формирования детального отчета по всем входящим в них реквизитам. Сформированный отчет сохраняется в файл Excel, например.
Потом уже работаете с таблицей при загрузке данных из табличного документа.
Обработка предназначена для создания элементов справочника "Физические лица" в программном продукте "BAS for accounting Corp" по данным из справочника "Контрагенты", где контрагент – физическое лицо-предприниматель. Без сопоставления этих элементов невозможно корректное заполнение формы 1-ДФ.
В " BAS for accounting Corp " для корректного формирования формы 1-ДФ каждому контрагенту – физическому лицу должно быть сопоставлено собственно физическое лицо.
В связи с тем, что при переносе данных из конфигураций "1С: Бухгалтерия версии 2.0", а также " BAS for accounting " в " BAS for accounting Corp " данные контрагентов – физических лиц в справочник "Физические лица" не создаются, нужно реализовать такую или ручным вводом данных, либо программно с помощью внешней обработки.
Создание данных основано на справочниках "Контрагенты" и "Виды контактной информации".
Исходные данные
Справочники "Контрагенты" и " Виды контактной информации ", регистр сведений "Гражданство физических лиц".
Способ реализации
Задача реализована созданием внешней обработки. В базе создаются отсутствующие элементы справочника "Физические лица".
Соответствие контрагента собственно физическому лицу осуществляется по правилам программного продукта " BAS for accounting Corp ", т.е. сопоставлением кода ЕДРПОУ контрагента коду ДРФО физического лица, а также вида контрагента "Физическое лицо".
Следует заметить, что этими двумя свойствами (ДРФО и вид "Физическое лицо") обладают также штатные работники, поэтому крайне важно дать возможность пользователю правильно выбрать группу контрагентов, для чего в обработке предусмотрена возможность выбора группы, из которой будут взяты данные, а также группы, в которую они будут помещены.
Согласно вышеуказанным условиям переносятся все возможные данные из справочника "Контрагенты" в справочник "Физические лица", а именно:
- Полное наименование;
- Служебное наименование;
- ФИО;
- Код ДРФО;
- Контактная информация.
Также соответствующим образом заполняются реквизиты регистра сведений "Гражданство физических лиц". Так как в справочнике "Контрагенты" невозможно указать гражданство физического лица – то в реквизит "Страна" вышеуказанного регистра сведений пишется "Украина", если физическое лицо имеет иное гражданство – необходимо будет вручную поменять его в справочнике "Физические лица".
В форме обработки размещены два поля выбора группы ("Выбрать из группы", "Поместить в группу") и собственно выполняемая команда.
Для работы пользователю нужно выбрать группу контрагентов из поля "Выбрать из" (если группа не выбрана – перенос данных не произойдёт, чтобы не дублировать данные работников предприятия как контрагентов), а также выбрать группу "Поместить в" (если группа не выбрана – физические лица будут созданы в корне справочника "Физические лица") и нажать кнопку "Создать физические лица".
Тестирование проводилось в конфигурации Business automation software for accounting CORP, edition 2.1 (2.1.7.1) на платформе BAF (8.3.15.1887).
Учет персональных данных физических лиц осуществляется в справочнике «Физические лица». Обычно персональные данные физического лица заполняются при его приеме на работу из справочника «Сотрудники».
Каждое физическое лицо, с которым организация имеет трудовые отношения, в программе представлено отдельно как физическое лицо и отдельно как сотрудник. Чтобы создать новое физическое лицо, зайдите в раздел «Кадры», выберите пункт «Физические лица».
Чтобы создать новое физическое лицо, воспользуйтесь командой «Создать».
В карточке физического лица укажите полное имя сотрудника.
Заполнение вкладки «Главное».
На вкладке «Главное» укажите:
дату рождения физического лица;
ИНН физического лица;
пол физического лица;
СНИЛС физического лица;
место рождения физического лица (нажмите на три точки и в открывшемся окне укажите место рождения).
В поле «Гражданство» укажите гражданство физического лица.
В поле «Сведения о гражданстве» укажите дату, начиная с которой действуют сведения о гражданстве. По ссылке «История изменения гражданства» вы можете увидеть все изменения, связанные с гражданством физического лица (при их наличии).
Галочка «Дополнять представление» используется для однофамильцев, чтобы различать сотрудников в отчетах и документах.
В поле «Вид документа» укажите вид документа, который удостоверяет личность физического лица.
Укажите серию и номер документа, кем и когда он выдан, срок действия и дату действия сведений документа.
Заполнение вкладки «Адреса, телефоны»
Чтобы заполнить вкладку, укажите:
- e-mail;
- номера телефонов: мобильный, домашний и рабочий.
Укажите адрес физического лица:
за пределами РФ;
Для этого нажмите на ссылку и укажите:
город, населенный пункт;
дом, корпус, квартиру;
Заполнение вкладки «История работы»
Вся история работы сотрудника в компании будет отображена на этой вкладке. С помощью команды «Новое место работы» вы можете указать новое место работы сотрудника в вашей компании.
Заполнение вкладки «Другие роли»
Чтобы добавить или изменить роли сотрудника, нажмите на ссылку «Изменить эту информацию» и выберите нужные роли для сотрудника.
Добавить информацию по физическому лицу можно с помощью вкладок в верхней части карточки физического лица.
Заполнение вкладки «Страхование».
На вкладке «Страхование» укажите:
статус застрахованного лица;
сведения о страховом статусе и месяц регистрации изменений.
При необходимости укажите сведения об инвалидности физического лица:
поставьте галочку, что у физического лица есть справка об инвалидности;
укажите^ дату выдачи документа, серию, номер, группу, процент потери трудоспособности, срок действия, дату, начиная с которой действуют сведения о страховании, месяц регистрации изменений;
при наличии льгот, укажите причину предоставления льготы.
Заполнение вкладки «Воинский учет»
При необходимости заполните вкладку «Воинский учет». Для этого укажите воинское звание, состав (профиль), категорию запаса, ВУС (военно-учетную специальность), годность к воинской службе, военкомат, дату, начиная с которой начинает действовать информация по воинскому учету, отношение к воинскому учету, наличие предписания, номер команды, партии.
Для некоторых полей вы можете выбрать нужный элемент из справочника, если нажмете на стрелочку и выберите пункт «Показать все» или создать новый элемент в этом справочнике.
Заполнение вкладки «Образование, квалификация»
Используя ссылки «Изменить» укажите при необходимости профессии физического лица, его специальности, степень владения языками. Вы можете указать научные достижения физического лица.
С помощью команды «Создать», укажите образование сотрудника.
Укажите вид образования, учебное заведение, период обучения, специальность, квалификацию, курс, количество часов, основание, название документа, его серию и номер, а также дату выдачи документа.
Заполнение вкладки «Справки».
Чтобы добавить справку сотруднику, выберите команду «Создать».
Выберите нужную справку из списка или создайте новую. Укажите номер справки, срок действия, дату справки и ее наименование.
Заполнение вкладки «Семья».
Укажите семейное положение сотрудника и дату, начиная с которой эти сведения действуют.
С помощью команды «Создать», добавьте при необходимости родственников физического лица.
Заполнение вкладки «Трудовая деятельность»
При необходимости заполните стаж сотрудника. Например, общий стаж. Нажмите на соответствующую ссылку.
В открывшемся окне укажите общий стаж по трудовой книжке на дату приема сотрудника на работу.
Заполнение вкладки «Склонения»
Заполнение вкладки «Изменить ФИО»
Если сотрудник изменил ФИО, вы можете внести эту информацию в программу по ссылке «Изменить ФИО». Вся история изменений ФИО представлена по ссылке «История ФИО».
После того, как все поля заполнены, выберите команду «Провести и закрыть».
Для того, чтобы подключить бесплатный тестовый доступ к сервису «1С:Контрагент» зайдите в раздел «Справочники», выберете пункт «Контрагенты».
Введите ИНН нового контрагента и нажмите кнопку «Заполнить».
В появившемся окне нажмите «Подключить».
Тестовый доступ подключен на 3 месяца и включает: автозаполнение реквизитов 20 контрагентов, 10 "Досье контрагента", а также автозаполнение реквизитов ФНС, ФСС и ПФР.
Если после нажатия кнопки «Заполнить» система не предлагает тестовый доступ, возможны два варианта:
Если у вас не подключена интернет поддержка после нажатия кнопки «Заполнить» у вас появится окно:
Нажмите «Да», далее введите логин и пароль, которые вы получили от нас по электронной почте (тема письма "Интернет-поддержка") и нажмите «Войти». Если вы не можете найти такое письмо, обратитесь к нашим специалистам для его повторной отправки.
После этого проделайте процедуру подключения тестового доступа снова.
Если вы уже подключали бесплатный тестовый доступ ранее, и он уже закончился, после нажатия кнопки «Заполнить» появится новое окно.
Для уточнения цены и подключения сервиса на платной основе обратитесь к нашим специалистам по телефону 8 800 555 03 78.
Читайте также: