Как в 1с документооборот посмотреть выполненные задачи
Программа 1С: Документооборот позволяет автоматизировать процесс постановки и исполнения задач. Это повышает эффективность работы, позволяет оптимизировать бизнес-процессы компании и дает возможность отслеживать работы по задачам, их исполнение и контроль.
При работе с задачами в 1С:Документооборот, иногда возникают вопросы по уже выполненным задачам. Например, сотрудники хотят просмотреть свои выполненные ранее действия или руководители проверить работу своих подчиненных. И для этого есть несколько вариантов просмотра.
Просмотр задач на форме «Задаче мне».
Чтобы просмотреть выполненные задачи необходимо в группе команд «Еще» выбрать «Показать выполненные».
К списку новых задач добавятся выполненные, они будут отмечены разными цветами в зависимости от результата выполнения.
Чтобы скрыть обратно выполненные задачи, необходимо повторно выбрать настройку.
Просмотр задач на форме «Все задачи»
Раздел «Совместная работа» - «Все задачи»
Здесь видны все задачи. Задачи, которые видят пользователи, зависят от их прав доступа. Например, если включена настройка доступа руководителя к задачам подчиненных, он сможет видеть их задачи.
Для более узкой настройки просмотра списка задач можно использовать фильтры сверху.
Просмотр выполненной задачи с карточки предмета
Например, пользователь согласовывал задачу по договору. Договор в данном случае — является предметом задачи. И из карточки договора можно просмотреть выполненную задачу.
Все отчеты в программе выделены в одну группу «Все отчеты».
Отчеты по задачам и по различным процессам находятся в разделе «Совместная работа».
Для того, чтобы открыть список отчетов нужно в разделе «Совместная работа» в панели навигации (слева) выбрать команду «Все отчеты».
Все отчеты раздела «Совместная работа» сгруппированы. Каждая группа отчетов содержит свои отчеты.
Самым полезным разделом будет группа «Задачи»:
выводится информация по всем процессам, с которыми работают сотрудники организации: поручение, исполнение, ознакомление, согласование и так далее.
В отчеты группы «Задачи» поступает информация по всем процессам, которые были созданы в программе «1С:Документооборот», в том числе задачи по контролю и проверке того или иного поручения.
Поэтому при создании нового поручения или любого другого процесса нужно относиться к заполнению полей «Проверить» и «На контроле» в карточке процесса серьезно и обдуманно.
Если задачи руководителя контролирует его помощник и делает это ежедневно, то, возможно, нет необходимости заполнять поле «На контроле» и увеличивать количество общих задач.
То же самое касается поля «Проверить», так как это потребует дополнительного времени на открытие карточки задачи и завершения процесса, а контролировать выполнение задачи ответственный сотрудник может с помощью отчетов.
Ниже приведен пример отчета «Список текущих задач», который отображает все не заверенные задачи, группируя их подразделениям и текущим исполнителям (с указанием инициатора задачи и срока исполнения).
Отчет «Задачи, исполненные с нарушениями сроков» - позволяет руководителю или любому другому сотруднику посмотреть список задач, не выполненных к указанному сроку.
Отчет «Список задач, истекающих на дату» - позволяет посмотреть все задачи, которые должны быть выполнены на определенную дату.
Выполнив отбор по своему подразделению, руководитель отдела всегда сможет легко и просто контролировать, как подчиненные выполняют свои задачи и принять необходимые меры. Очень полезен этот отчет для любого сотрудника как средство самоконтроля.
Отчет «Задачи, не принятые к исполнению» может помочь контролировать сроки по задач по отделу.
Исполнителю нужно подтвердить ознакомление с задачей, нажав кнопку «Принять к исполнению». Это позволяет быстрее и легче контролировать задачи, с которыми сотрудник не ознакомился и избежать оправданий сотрудников в том, что они не видели, не получили, не ознакомились с задачей.
Отчет «Статистика длительности принятия к исполнению» в виде диаграммы показывает список 10 сотрудников, которые дольше всех принимали задачи к исполнению.
В отчет «Справка об исполнительской дисциплине» можно посмотреть общее количество задач, количество задач выполненных в срок или с нарушениями срока по конкретному исполнителю, наглядно увидеть исполнительскую дисциплину в цифрах.
1С:Документооборот помогает управлять не только актуальными задачами в работе, но и хранит выполненные задачи для дальнейшего их просмотра и анализа. В данной статье мы поговорим о том, как это сделать в программе 1С:Документооборот.
Список "Все задачи"
Найти список всех задач можно в меню функций в подсистеме “Совместная работа”. Перейдите по ссылке “Все задачи”.
Как найти список "Все задачи" в 1С:Документооборот?
В списке отображаются задачи во всех состояниях. Состояние можно увидеть в первой колонке табличной части. Галочки в цветных кругах говорят о выполнении задач “Согласование”. Для всех остальных задач предусмотрена галочка в белом круге:
галочка в зеленом круге – задача “Согласование” выполнена с положительным результатом;
галочка в желтом круге – задача “Согласование” выполнена с результатом “Согласовано с замечаниями”;
галочка в красном круге – задача “Согласование” выполнена с отрицательным результатом;
галочка в белом круге – задача выполнена, но это не задача “Согласование”;
минус в красном круге – выполнение задачи прервано.
Список всех задач и их статусы в 1С:Документооборот
Невыполненные задачи в списке выделены жирным шрифтом. В столбце “Срок” отображается крайний срок выполнения, указанный в задаче. Красным цветом выделены даты просроченных задач. В столбце “Дата исполнения” выведена дата фактического выполнения исполнителем задачи.
В списке всех задач возможен не только просмотр всех задач, но и их отсекание их фильтрами: “по автору”, “по исполнителю”, “просматривать только выполненные”, “невыполненные” или “все задачи”. Также можно указать интервал дат по дате записи задачи.
Фильтры настраиваются в командной панели списка “Задачи мне”.
Первый фильтр настраивает отображение только выполненных, невыполненных, остановленных или прерванных задач.
Фильтрация задач в списке в программе 1С:Документооборот
Второй фильтр позволяет настроить отбор по автору задачи. Третий фильтр настраивает отбор по исполнителю, четвертый – по проекту.
Пятый фильтр настраивает отображение по точке маршрута. Вы можете просматривать только те задачи, точкой маршрута которых является, например, “Исполнить”. Задачи “Исполнение” могут называться по-разному, но точка маршрута отберет их без привязки к наименованию.
Отбор задач по маршруту в 1С:Документооборот
Данный процесс предназначен для сотрудников организации, в функциональные обязанности которых входит согласование документов и принятие решений по ним.
Задача «Согласовать» состоит из трех основных разделов:
§ Обзор;
§ Предметы согласования;
§ Действия.
В разделе «Обзор» отображается основная информация по задаче и предмету согласования: что необходимо согласовать, сроки, автор задачи, информация по этапам согласования по этой задаче.
В разделе «Предмет согласования» отображаются предметы (документы), которые относятся к текущей задаче согласования. Если к предмету согласования прикреплены какие-либо вложения (файлы), то они также отображаются в разделе «Предмет согласования» рядом с соответствующим предметом (документом). Для просмотра карточки документа и/или прикрепленных к нему файлов необходимо дважды нажать мышкой по соответствующей пиктограмме.
В разделе «Действия» отображаются все действия, которые можно выполнить по текущей задаче. Поле «Комментарий» следует заполнить, если требуется прокомментировать действие (Например, написать причины, по которым договор не согласован).
В случае, если исполнитель задачи согласен с документом, то ему необходимо нажать кнопку «Согласовано».
В случае, если исполнитель задачи согласен с документом, но необходимо внести правки или у исполнителя есть комментарии, то ему необходимо нажать кнопку «Согласовано с замечаниями» и заполнить поле «Комментарий»
После нажатия кнопки «Согласовано» / «Согласовано с замечаниями» процесс согласования переходит на следующий этап.
Важно! Нажатие кнопки «Согласовано» / «Согласовано с замечаниями» означает, что документ в текущей его редакции/с учетом внесенных правок и/или комментариев согласован исполнителем задачи.
В случае если исполнитель задачи не согласен с документом, то необходимо в поле «Комментарий» ввести текст обоснования и нажать кнопку «Не согласовано». К автору документа придет задача «Ознакомление» с результатом согласования. После устранения замечаний документ может быть отправлен на повторное согласование, если это необходимо, либо процесс может быть завершен с результатом «Не согласовано».
Работа с задачей «Исполнить»
Данный процесс предназначен для всех пользователей системы, кому ставится задача на исполнение или дается поручение. В форме задачи «Исполнить» в области действий находится только кнопка «Исполнено».
При получении такой задач необходимо выполнить поручение, приложить отчет о выполнении и/или внести комментарий, нажать кнопку «Исполнено».
Добавление отчета об исполнении
Для того, чтобы добавить отчет об исполнении, необходимо в форме задачи исполнить добавить файл, который является отчетом об исполнении (это может быть исходящее письмо, составленный договор, презентация и пр., в зависимости от исполняемой задачи) нажатием правой кнопкой мыши в области «Предмет (документы) и выбора команды «Добавить файл».
Если для выполнения задачи требуется участие другого пользователя, то следует создать подзадачу (см. п. 5.8. Создание подчиненных задач).
Задача «Ознакомиться» служит для ознакомления автора процесса или документа о результате или окончании какого-либо этапа по процессу. Также задачу «Ознакомиться» используют для возможности ознакомления выбранного пользователя с каким-либо документом. Форма задачи «Ознакомиться» на примере ознакомления с Приказом выглядит следующим образом
В разделе «Обзор» отображается информация о предмете ознакомления. В разделе «Предмет (документы) для ознакомления» отображаются сами предметы ознакомления и приложенные к ним файлы. При необходимости просмотреть карточку документа и/или прикрепленные к нему файлы следует дважды нажать указателем мыши по советующей строке раздела.
При выполнении задачи у исполнителя есть возможность ввести пояснение, вопрос и т.д. в поле «Комментарий» (или оставить это поле незаполненным) и нажать кнопку «Ознакомился».
В случае, если задача «Ознакомиться» поступила после регистрации, согласования документа:
Алгоритм работы согласно описанию выше.
При выполнении задачи у исполнителя есть возможность либо ознакомиться с результатом согласования/регистрации, либо повторить согласование/регистрацию.
Задача «Зарегистрировать» необходима для регистрации внутренних, входящих и исходящих документов. В форме задачи в разделе «Обзор» отображается информация о предмете регистрации. В разделе «Предмет (документы)» отображается сам документ, который необходимо зарегистрировать. При необходимости просмотреть карточку документа и/или прикрепленные к нему файлы следует дважды нажать указателем мыши по советующей строке раздела.
При получении задачи «Зарегистрировать», исполнителю необходимо проверить наличие необходимых виз, оформление документа и зарегистрировать документ, нажав кнопку «Зарегистрировать» или не регистрировать документ, нажать кнопку «Не регистрировать».
Задача «Рассмотреть» необходима для рассмотрения руководителем внутренних и входящих документов. В форме задачи в разделе «Обзор» отображается информация о предмете рассмотрения. В разделе «Предмет (документы)» отображается сам документ, который необходимо рассмотреть. При необходимости просмотреть карточку документа и/или прикрепленные к нему файлы следует дважды нажать указателем мыши по советующей строке раздела.
Для выполнения задачи необходимо вписать резолюцию и нажать кнопку «Рассмотрено». После этого будет автоматически сформирована задача "Обработать резолюцию" для автора процесса, а задача исчезнет из списка текущих задач.
Задача «Обработать резолюцию» поступает после рассмотрения документа.
В форме задачи есть три вкладки:
Вкладка «Что обработать» в разделе «Обзор» отображается информация о предмете рассмотрения. В разделе «Предмет (документы)» отображается сам документ, который был рассмотрен руководителем. При необходимости просмотреть карточку документа и/или прикрепленные к нему файлы следует дважды нажать указателем мыши по советующей строке раздела.
Если по резолюции руководителя не предполагается назначение исполнителей и ознакомление с документом, то следует выполнить задачу, нажав кнопку «Обработано». При необходимости можно заполнить комментарий.
Любой руководитель подразделения может очень быстро и легко увидеть все задачи своих подчинённых с помощью «1С:Документооборота». Для этого нужно зайти в пункт меню «Совместная работа» и выбрать «Задачи отдела».
В открывшемся окне будет доступен полный список сотрудников, входящих в отдел. Кликнув на конкретного работника, откроется список его текущих задач, то, когда была создана задача, её автор и срок выполнения. Срок выполнения выделяется красным, если исполнитель не уложился в срок с выполнением поставленной задачи.
Справка об исполнительской дисциплине
Также руководитель может сформировать справку об исполнительской дисциплине. Для этого нужно перейти во вкладку «Совместная работа» и выбрать «Отчёты».
При формировании справки можно отсортировать информацию по периоду, по подразделению, по исполнителю и даже выбрать опцию автоматической отрисовки диаграммы.
В справке указывается количество задач, сколько из них выполнено, сколько не выполнено и сколько было выполнено с нарушением срока, а так же количество запросов на перенос срока.
Таким образом, используя «1С:Документооброт», любой руководитель всегда может получить необходимую информацию о том, насколько эффективно работают его подчинённые. Убедитесь сами, записавшись на бесплатную демонстрацию или попробовав демо-версию на нашем сайте.
Читайте также: