Как увеличить срок хранения писем в outlook
У вас много писем и вложений в Outlook? Но недостаточно места для хранения элементов данных в почтовом ящике Outlook. Тогда не о чем беспокоиться!
Потому что в этом блоге вы узнаете, как увеличить ограничение размера почтового ящика Outlook. Мы проведем вас через пошаговую процедуру, которую вы можете применить для настройки ограничения размера файла данных Outlook.
- Для версий Outlook старше 2010 года максимальный рекомендуемый размер файла Outlook PST по умолчанию составляет 20 ГБ.
- Для Outlook 2010 и более поздних версий максимальный размер PST-данных Outlook по умолчанию составляет 50 ГБ.
Но иногда пользователям требуется больше емкости для хранения огромного количества данных. В этом случае они хотят увеличить предельный размер файла Outlook PST. Итак, сначала мы собираемся поделиться ручным методом установки ограничения размера почтового ящика Outlook.
Как увеличить лимит размера почтового ящика Outlook вручную?
В редакторе реестра Outlook есть четыре записи, которые помогают пользователям ограничивать размер PST- и OST-файлов. Давайте исследуем каждый из них.
Запись реестра MaxFileSize: Он определяет абсолютный максимальный размер файлов PST и OST, до которого он может увеличиваться. Outlook не позволяет увеличивать размер файла данных сверх максимального предела.
Запись реестра WarnFileSize: Он определяет максимальный объем данных, который могут иметь файлы .pst и .ost. А при достижении максимального количества данных ни в PST-файлы, ни в OST-файлы не разрешается добавлять какие-либо данные.
Запись реестра MaxLargeFileSize: Чтобы установить максимальный размер, до которого файл данных Outlook может быть расширен UNICODE.
Запись реестра WarnLargeFileSize: Чтобы установить максимально допустимые данные для данных Outlook (PST / OST) UNICODE.
Важная заметка: Записи реестра WarnLargeFileSize и WarnFileSize не позволяют Outlook предупреждать вас до достижения предельного размера файла.
Теперь давайте посмотрим, как использовать эти записи для увеличения предельного размера почтового ящика Outlook.
1: Откройте команду «Выполнить» и введите «regedit». Нажмите «Enter».
2: Внутри редактора реестра посмотрите на левую панель и в разделе «Компьютер» перейдите по следующему пути реестра в соответствии с вашей версией Outlook.
Outlook 2016: HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Policies \ Microsoft \ Office \ 16.0 \ Outlook \ PST
Outlook 2013: HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Policies \ Microsoft \ Office \ 15.0 \ Outlook \ PST
Outlook 2010: HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Policies \ Microsoft \ Office \ 14.0 \ Outlook \ PST
Outlook 2007: HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Policies \ Microsoft \ Office \ 12.0 \ Outlook \ PST
Outlook 2003: HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Policies \ Microsoft \ Office \ 11.0 \ Outlook \ PST
3: Теперь кликните правой кнопкой мыши Outlook >> разверните «Новый«, а затем кликните «Ключ«.
4: Введите PST >> нажмите ENTER.
5: Теперь кликните правой кнопкой мыши по PST >> кликните по New >>, затем кликните по значению DWORD.
6: Затем введите MaxFileSize >> и дважды нажмите ENTER.
7: Теперь в окне «Изменить значение DWORD» сначала выберите параметр «Десятичное число» в «Базе» и укажите значение в поле «Значение». Нажмите ОК.
8: Повторите шаги с 3 по 7 для создания другого DWORD WarnFileSize.
9: Повторите шаги с 3 по 7 для создания еще одного DWORD MaxLargeFileSize.
10: Повторите шаги с 3 по 7 для создания другого DWORD WarnLargeFileSize.
11: Теперь выйдите из редактора реестра.
Это ручной способ увеличить предельный размер файла почтового ящика Outlook. Но процесс очень сложный и длительный. Если вы пропустите какой-либо шаг, это может повредить файл данных Outlook PST. Поэтому всегда рекомендуется принимать меры для предотвращения файлов PST большого размера.
Профилактические меры по предотвращению повреждения файлов PST
1: Регулярно удаляйте нежелательные электронные письма Outlook.
2: Удалите повторяющиеся электронные письма.
3: Очистите папку удаленных элементов.
4: Переместите часть содержимого из существующего PST-файла в каждый из новых PST-файлов.
Что делать, если ваш файл Outlook PST поврежден?
Иногда даже после принятия множества мер файлы данных почтового ящика Outlook повреждаются из-за негабаритного файла PST. В таких случаях рекомендуется использовать некоторые сторонние приложения для восстановления поврежденных файлов PST независимо от их размера.
Заключительные мысли
В этой статье обсуждается способ увеличения предельного размера почтового ящика Outlook. Мы упомянули ручную технику для настройки ограничения размера файла Outlook PST. Однако подход довольно длительный и сложный.
Поэтому мы предложили некоторые превентивные меры, с помощью которых вы можете избежать повреждения PST-файла. Но если ваш файл PST поврежден, рекомендуется использовать вышеупомянутый инструмент.
Outlook Web App для Office 365 Outlook Web App для Office 365 для малого бизнеса Outlook в Интернете Microsoft Outlook Web App для Office 365, предоставляемый 21Vianet — для малого бизнеса веб-приложение Outlook Web App для Office 365, предоставляемое 21Vianet Outlook Web App Еще. Меньше
Возможно, вы сможете добавить или удалить необязательные политики хранения и политики архива, которые были настроены лицом, которое управляет вашим почтовым ящиком. Обязательные политики удалить невозможно.
Примечание: Управление политиками хранения и архива для вашей учетной записи — необязательная функция, которая может быть вам недоступна.
Эта статья применима к приложению Outlook Web App. Оно используется организациями, в которых работа почтовых серверов управляется с помощью Exchange Server 2013 или 2010. Если вы используете Microsoft 365 или Exchange Server 2016, вашей почтовой программой является Outlook в Интернете. Для получения справки по Outlook в Интернете см. раздел Получение справки по Outlook в Интернете.
Политики архива могут меняться в диапазоне от личного перемещения на 1 год до перемещения в архив (1 год) до личного 5 лет на архив (5 лет). Вы также можете выбрать личный никогда не перемещать в архив (Never).
Примечание: Ваша организация управляет политиками, доступными для вашего использования.
В браузере войдите в Outlook Web App, используя URL-адрес, предоставленный пользователем, который управляет электронной почтой вашей организации. Введите имя пользователя и пароль и нажмите кнопку Войти.
При восстановлении элемента, который был удален политикой хранения или архива, необходимо либо поместить его в папку, не связанную с политикой, либо удалить политику из этого элемента после восстановления. В противном случае элемент может быть удален снова.
Управлять политиками хранения для календаря нельзя.
Администратор вашей организации создает политики хранения и управляет ими.
Автоархивация помогает освобождать место в почтовом ящике или на сервере электронной почты за счет автоматического перемещения элементов в архив. В зависимости от параметров функция автоархивации выполняет одно или оба из описанных ниже действий.
Перемещает элементы из исходного расположения (обычно одной из активных папок) в папку архива.
Куда перемещаются элементы?
Файл архива — тип файла данных Outlook (PST). После первого запуска автоархивации файл архива автоматически создается в расположении C:\Пользователи\\Документы\Файлы Outlook\archive.pst.
Где находятся папки, указанные в этой статье?
Некоторые папки могут быть скрыты. Дополнительные сведения о просмотре скрытых папок в Windows см. в статье Отображение скрытых файлов.
Безвозвратно удаляет файлы по истечении заданного промежутка времени.
если вы выбрали удаление элементов, они не архивируются. Если же выбрано архивирование элементов, их невозможно удалить с помощью функции автоархивации. После архивации элементы можно удалить только вручную.
Если в вашем профиле Exchange несколько учетных записей Outlook и вы настроили автоархивировать для одной учетной записи, для всех остальных учетных записей Exchange будут автоматически применены те же параметры.
Дополнительные сведения об автоархивативе см. в этой статьи.
Сроки хранения элементов Outlook
Любой элемент Outlook с истекшим сроком хранения обрабатывается в ходе ближайшего сеанса автоархивации, если он специально не помечен как исключенный. Сроки хранения по умолчанию для каждой папки Outlook указаны в этой таблице:
Срок хранения
"Отправленные" и "Удаленные"
Определение срока хранения элемента
Тип элемента
Начало отсчета срока хранения
Собрание, событие или встреча в календаре
Дата последнего изменения и сохранения элемента (в зависимости от того, что произошло позднее). Повторяющиеся элементы не обрабатываются функцией автоархивации. Независимо от даты последнего сохранения архивироваться будут только элементы календаря, которые уже были.
Дата завершения или последнего изменения и сохранения задачи. Задачи, которые не отмечены как завершенные, не обрабатываются функцией автоархивации. Задачи, назначенные другим пользователям, архивируются только после отметки о завершении.
Время последнего изменения и сохранения заметки.
Дата создания записи в дневнике или ее последнего изменения и сохранения.
По умолчанию контакты не архивются. Однако их можно архивировать вручную.
Параметры автоархивации
Ниже описаны параметры, которые можно использовать для настройки автоархивации.
Автоархивация каждые n дн. Выберите частоту запуска автоархивации. Одновременная архивация большого количества элементов может замедлить работу компьютера. По этой причине рекомендуем чаще использовать автоархивацию, чтобы уменьшить количество обрабатываемых элементов.
Чтобы отключить автоархивацию, снимите флажок Автоархивация каждые n дн.
Архивировать или удалять старые элементы Установите этот флажок, если вы хотите задать или изменить указанные ниже параметры. Если он снят, автоархивация запускается с параметрами по умолчанию.
Показывать папку архива в списке папок Установите этот флажок, чтобы папка "Архив" отображалась вместе с другими рабочими папками в области навигации. Если флажок не установлен, вы все равно можете открыть папку "Архив": откройте вкладку Файл, перейдите на вкладку Открыть и нажмите кнопку Открыть файл данных Outlook.
Удалять элементы старше Укажите срок (в днях, неделях или месяцах), после которого нужно архивировать элементы. Вы можете указать срок от одного дня до 60 месяцев.
Перемещать старые элементы в папку Выберите этот параметр, чтобы архивировать старые элементы, а не удалять их автоматически. В поле отображается папка по умолчанию. Чтобы использовать другую папку, укажите путь к ней в этом поле или перейдите к ней, нажав кнопку Обзор. При выборе этого параметра отключается параметр Удалять старые элементы навсегда.
Окончательное удаление элементов Этот параметр позволяет удалять элементы с истекшим сроком хранения. Эти элементы не перемещаются в другую папку и не сохраняются в архиве. При выборе этого параметра отключается параметр Перемещать старые элементы в папку.
Применить настройки ко всем папкам Нажмите эту кнопку, если нужно применить настроенные параметры автоархивации ко всем папкам. Если вы хотите задать уникальные параметры для одной или нескольких папок, не нажимайте эту кнопку. Чтобы настроить параметры для отдельной папки, щелкните ее правой кнопкой мыши, выберите пункт Свойства, перейдите на вкладку Автоархивация и внесите изменения.
Вы можете указать частоту выполнения автоархивации, место сохранения архивированных элементов и время хранения элементов до их архивации.
Щелкните Файл > Параметры > Дополнительно.
В разделе Автоархивация нажмите кнопку Настройка автоархивации.
Установите флажок Автоархивация каждые n дней и укажите частоту выполнения автоархивации.
Выберите любые другие параметры, например, не архивирование, а удаление старых элементов.
Совет: Архивация и автоархивация могут быть недоступны, если ваш почтовый профиль подключается к Exchange Server. Также возможно, что политики хранения почты вашей организации переопределяют настройки автоархивации. Для получения дополнительных сведений обратитесь к системному администратору.
Дополнительные сведения о параметрах автоархивации см. в разделе Параметры автоархивации.
Изменение параметров автоархивации для отдельной папки
В списке папок в области навигации щелкните правой кнопкой мыши папку, которую требуется изменить, и в контекстном меню выберите команду Свойства.
На вкладке Автоархивация выберите нужные параметры.
Автоархивация в Outlook включена по умолчанию и выполняется каждые 14 дней. Вы можете изменить частоту автоархивации, указать файл данных Outlook (PST-файл), используемый для хранения архивированных элементов, и задать условия, при которых элементы в папках Outlook должны архивироваться.
Выберите Сервис > Параметры и откройте вкладку Другие.
Выберите параметр Автоархивация.
Установите флажок Автоархивация каждые n дней и укажите частоту выполнения автоархивации.
Выберите нужные параметры.
Архивировать или удалять старые элементы Необходимо выбрать этот параметр, если вы хотите, чтобы при автоархивации удалялись все или некоторые элементы, срок хранения которых истек. Этот параметр активирует другие параметры, позволяющие определить, какие из таких элементов нужно архивировать, а какие — удалять. Затем выберите дополнительные параметры, которые будут применяться как к архивации, так и к удалению.
Примечание: В диалоговом окне Автоархивация под папками понимаются основные функциональные области Outlook, например папка Календарь и папка Задачи, а также отдельные почтовые папки. Это связано с тем, что элементы календаря и задачи хранятся в папках Календарь и Задачи.
Показывать папку архива в списке папок Выберите этот параметр, чтобы папка архива отображалась вместе с другими рабочими папками в области навигации. В главной папке Архив можно открывать подпапки и просматривать архивированные элементы. Вы можете убедиться в том, что заархивированы правильные элементы, и перетащить нужные элементы в рабочую папку.
Удалять элементы старше Задайте интервал времени, через который нужно архивировать элементы (в днях, неделях или месяцах). Вы можете выбрать значение от одного дня до 60 месяцев. Под удалением здесь понимается архивация элементов. Элементы не будут физически удаляться, если только для папки не задан соответствующий параметр.
Перемещать старые элементы в папку Папка, используемая по умолчанию, зависит от операционной системы.
Windows Vista: C:\Users\имя_пользователя\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst.
Windows XP: C:\Documents and Settings\имя_пользователя\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst.
Если вы хотите задать другую папку для архивированных элементов, выберите ее. Элементы будут перемещаться в нее после окончания срока их хранения.
Примечание: Элементы, которые архивируются в папку, выбранную пользователем, не будут удаляться автоматически. Вам потребуется открыть папку и удалить их вручную.
Окончательное удаление элементов Этот параметр позволяет удалить элементы, срок хранения которых истек, вместо того чтобы перемещать их в папку архива или папку "Удаленные".
Применить настройки ко всем папкам Нажмите эту кнопку, если нужно применить настроенные параметры автоархивации ко всем папкам. Чтобы задать различные настройки для папок, не выбирайте этот параметр. Вместо этого выполните инструкции, приведенные под кнопкой. Их также можно найти в следующем разделе ("Изменение параметров автоархивации для отдельной папки"). Изменения, внесенные в определенные папки, применяются только к этим папкам.
Сведения о политике хранения Системный администратор вашей организации мог настроить политики хранения, определяющие, когда и как должны архивироваться элементы. Вы можете просмотреть политики, но для их изменения потребуются соответствующие разрешения.
нажмите кнопку ОК.
Изменение параметров автоархивации для отдельной папки
В списке папок в области навигации щелкните правой кнопкой мыши папку, которую вы хотите изменить, и выберите в контекстном меню пункт Свойства.
Откройте вкладку Автоархивация.
Выберите нужные параметры.
Примечание: Дополнительные сведения о параметрах см. в шаге 4 раздела "Просмотр или изменение стандартных параметров автоархивации".
MS Office Outlook 2003
В почтовой программе кликните по пункту меню Сервис - Учетные записи электронной почты
В открывшемся окне выберите Вашу учетную запись и кликните по Изменить.
MS Office Outlook 2007
Кликаем на пункт меню Сервис - Настройка учетных записей.
В открывшемся окне вбираем Вашу учетную запись и кликаем по кнопки Измненить.
Затем кликаем по кнопке Другие настройки.
MS Office Outlook 2010
Кликните Файл - Настойка учетных записей
Затем кликните по имени учетной записи и кликните по Изменить
В открывшемся окне «Параметры электронной почты Интернета» кликните по Другие настройки
Mozilla Thunderbird
В почтовом клиенте кликните по названию почтового ящика и выберите пункт “Просмотр параметров этой учетной записи”
В открывшемся окне необходимо перейти в раздел “Параметры сервера”
The Bat!
В почтовом клиенте кликните по пункту меню "Ящик" - далее выберите "Свойство почтового ящика".
В открывшемся окне необходимо перейти в раздел “Управление почтой”
Отметьте радиокнопку "Оставлять письма на сервере". При необходимости, установите галочки в параметрах:
Читайте также: