Как списать фальшивую купюру в бухгалтерии 1с
Бухгалтерский учет денежных средств – это тема, которая рассмотрена со всех сторон и по которой, казалось бы, не должно оставаться вопросов. Но нередко возникают нестандартные ситуации, оформлению которых следует уделить особое внимание. Рассмотрим сложные случаи при инкассации денежных средств, а также порядок действий при выявлении фальшивых купюр.
Инкассация денежных средств
На практике у бухгалтеров очень часто возникают ситуации, когда сотрудник, собирая инкассаторскую сумку, допускает ошибку, в результате чего в инкассаторской сумке оказываются лишние купюры либо образуется недостача.
Рассмотрим типовой порядок ведения бухгалтерского учета хозяйственных операций, связанных с недовложением и перевложением денежных средств.
Далее по тексту используются следующие счета:
Перевложение денежных средств в инкассаторскую сумку.
В кассе организации в этом случае образуется недостача. Сумма недостачи должна быть зафиксирована по итогам инвентаризации. Бухгалтер сделает запись по дебету счета 94 в корреспонденции со счетом 50 (План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н).
Сумма недостачи может быть отнесена на материально ответственное лицо (кассира) либо списана на потери организации.
Но сумма недостачи может быть обнаружена и кассиром банка, который принимает выручку и пересчитывает ее. В этом случае организация получит выписку с расчетного счета, в которой будет указано, что на расчетный счет зачислено больше, нежели было передано инкассаторам.
Рассмотрим на примере.
1) Передача денежных средств инкассаторам отражается записью
Дт 57 Кт 50, 100 руб.
2) По итогам инвентаризации величина недостачи в кассе организации отражается следующим образом:
Дт 94 Кт 50, 10 руб.
3) Поступили инкассированные денежные средства на расчетный счет
Дт 51 Кт 57, 110 руб.
Отсторнировать бухгалтерскую запись, в которой участвует счет учета денежных средств, нельзя, так как это повлечет за собой корректировку кассовых первичных документов, что напрямую запрещено (п. 4.7 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Учитывая данные ограничения, бухгалтеры, как правило, отражают денежные средства, зачисленные на расчетный счет организации сверх суммы, отраженной в бухучете, как прочий доход:
4) Дт 51 Кт 57, 100 руб. – в пределах сумм, переданных инкассаторам по данным бухгалтерского учета
5) Дт 51 Кт 91-1, 10 руб., – сверх сумм, переданных инкассаторам по данным бухгалтерского учета
6) Дт 57 Кт 91-1, 10 руб.
Если выявленная недостача денежных средств уже была отнесена на кассира, как на материально-ответственное лицо (Дт 70 Кт 94, 10 руб.), эту запись следует скорректировать:
Дт 70 Кт 94 (сторно)
Остаток по счету 94, сформированный после корректировки, будет списан в прочие расходы:
Дт 91-2 Кт 94, 10 руб.
Недовложение денежных средств в инкассаторскую сумку.
Выявленный излишек в кассе организации сформирует доход организации.
Недостача, которую обнаружит кассир банка при пересчете инкассированных денежных средств, создаст прочий расход, который не будет учтен для целей обложения налогом на прибыль.
Дт 57 Кт 50, 100 руб. – выдача денежных средств инкассаторам
Дт 50 Кт 91-1, 10 руб. – излишек, выявленный в кассе организации после инкассации
Дт 51 Кт 57, 90 руб. – зачисление инкассированных денежных средств на счет организации
Дт 91-2 Кт 57, 10 руб. – списание суммы недостачи, выявленной кассиром банка
В обоих случаях у нас возникает прочий доход, который увеличивает налогооблагаемую базу по налогу на прибыль (п. 20 ст. 250 НК РФ), а также прочий расход, который не оказывает влияния на налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, как не имеющий экономического обоснования (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Чтобы избежать данных последствий, автор предлагает следующий подход.
К счету 57 открывается отдельный субсчет, например, 57-7 "Денежные средства в пути: расследование".
По данном субсчету фиксируются все отклонения, выявляемые при инвентаризации кассы, до тех пор, пока от банка не будет получена выписка, свидетельствующая о том, было ли допущено недовложение, либо перевложение.
Порядок учета будет следующим.
Недовложение в инкассаторскую сумку.
При проведении инвентаризации кассы, сотрудники обнаруживают излишек денежных средств. Согласно п. 2 ПБУ 9/99 доходом организации признается увеличение экономической выгоды в результате поступления активов (в том числе денежных средств) и (или) погашение обязательств, приводящие к увеличению капитала организации.
Исходя из требования осмотрительности и требования приоритета содержания над формой (абз. 3, абз. 5 п. 6 ПБУ 1/2008), а также учитывая тот факт, что на момент проведения инвентаризации денежных средств в кассе у бухгалтера отсутствует уверенность в том, что выявленный излишек не является результатом недовложения в инкассаторскую сумку и, как следствие, не может свидетельствовать об увеличении экономических выгод (подп. "в" п. 12 ПБУ 9/99), организация отражает излишек денежных средств по дебету счета 50 в корреспонденции со счетом 57-7.
Если выписка банка покажет, что средства были зачислены в размере меньше, чем было передано инкассаторам по данным бухгалтерского учета, и при этом банк недосчитался суммы, которая впоследствии была выявлена в кассе организации, бухгалтер должен сделать запись по дебету счета 57-7 и кредиту 57.
Если же недовложение в инкассаторскую сумку не будет подтверждено банком, организация, руководствуясь положениями п. 12 ПБУ 9/99, признает прочий доход по дебету счета 57-7 в корреспонденции со счетом 91-1.
1. Выданы денежные средства инкассаторам
Дт 57 Кт 50, 100 руб.
2. Выявлен излишек денежных средств в кассе организации
Дт 50 Кт 57-7, 10 руб.
3. Получена выписка из банка
Дт 51 Кт 57, 90 руб.
4. Излишек в кассе отражен как результат ошибки сотрудника при инкассации
Дт 57-7 Кт 57, 10 руб.
Перевложение в инкассаторскую сумку.
В случае если при сборе инкассаторской сумки было допущено перевложение денежных средств, соответствующая сумма может быть выявлена в кассе организации при пересчете остатка в качестве недостачи. Согласно п. 2 ПБУ 10/99, расходом признается уменьшение экономической выгоды организации в результате выбытия активов (в том числе денежных средств) и(или) возникновения обязательств, приводящее к уменьшению капитала этой организации.
Исходя из требования приоритета содержания над формой (абз. 5 п. 6 ПБУ 1/2008), а также учитывая тот факт, что на момент проведения инвентаризации денежных средств в кассе отсутствует уверенность в том, что выявленная недостача не является результатом перевложения в инкассаторскую сумку и, как следствие, не может свидетельствовать об уменьшении экономических выгод (абз.4 п.16 ПБУ 10/99), организация должна отразить недостачу денежных средств по дебету счета 57-7 в корреспонденции с кредитом счета 50.
Если выписка банка покажет, что средства были зачислены в размере, превышающем тот размер, который, по данным бухучета, был передан на инкассацию, при этом превышение равно величине недостачи в кассе, бухгалтеру следует отразить дополнительную проводку по дебету счета 51 в корреспонденции со счетом 57-7.
Если при пересчете денежных средств, вложенных в инкассаторскую сумку, в банке излишек не будет подтвержден, сумма недостачи, отраженная ранее по дебету счета 57-7, списывается в дебет счета 94.
Фальшивые купюры
Фальшивые купюры для организации не редкость, особенно если она осуществляет розничную торговлю. При этом часто встречаются случаи, когда фальшивая купюра выявляется банком уже при инкассации. Возникает вопрос, как документально оформить указанные операции.
Таким образом, в случае, если по факту приема денежных средств была выявлена фальшивая купюра, кредитная организация обязана выдать соответствующий документ по итогам экспертизы.
Необходимо отметить, что Акт экспертизы в настоящее время не утвержден и каждая кредитная организация может использовать свою форму документа.
С учетом вышесказанного, последовательность действий следующая:
Кассир выявляет сомнительную купюру, оформляет акт вскрытия сумки и пересчета вложенных наличных денег.
На основании акта вскрытия сумки бухгалтер оформляет недостачу денежных средств.
При завершении экспертизы, по результатам которой установлено, что купюра является фальшивой, сотрудник учреждения Банка России оформляет Акт экспертизы, который передается в кредитную организацию и затем клиенту.
На основании Акта экспертизы бухгалтер может списать недостачу денежных средств на потери компании или отнести ее на виновное лицо.
Количество фальшивых денег, находящихся в обращении, не уменьшается, а их качество только улучшается. Так что ни одна компания не может быть застрахована от встречи с подделкой, тем более если она занимается розничной торговлей или оказанием услуг. Как отразить фальшивую купюру в учете и с кого взыскать образовавшуюся недостачу?
Подделкой считается полная имитация банкноты или ее переделка, например наклейка, надрисовка, надпечатка текста или цифр, изменяющих номинал денежной купюры, подделка номера, серии и других элементов ее оформления, изменение года образца на вышедшей из обращения банкноте (п. 1 Письма Банка России от 15.02.2007 N 29-5-1-8/778).
Фальшивые купюры и банкноты, имеющие признаки переделки, подлежат изъятию и должны сдаваться в территориальные органы внутренних дел. Об ответственности за операции с такими денежными знаками читайте во врезке на с. 86.
Буква закона. За операции с фальшивыми деньгами предусмотрена уголовная ответственность
Изготовление в целях сбыта поддельных банковских билетов и металлической монеты Банка России или иностранной валюты наказывается лишением свободы на срок до 8 лет со штрафом в размере до 1 млн руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 5 лет либо без штрафа (ч. 1 ст. 186 УК РФ). Аналогичные меры ответственности предусмотрены за хранение, перевозку в целях сбыта и сбыт заведомо поддельных банкнот и монеты Банка России либо иностранной валюты.
Если указанные выше деяния совершены в крупном размере, то есть в размере, превышающем 1,5 млн руб., нарушитель лишается свободы на срок до 12 лет со штрафом в том же размере либо без такового (ч. 2 ст. 186 УК РФ). Кроме того, в качестве дополнительного вида наказания к лишению свободы ему может быть назначено ограничение свободы на срок до 1 года (ч. 2 ст. 53 УК РФ).
За перечисленные противоправные действия, совершенные организованной группой, предусмотрены еще более жесткие меры - лишение свободы на срок до 15 лет со штрафом в том же размере или без штрафа и с ограничением свободы на срок до 2 лет либо без такового (ч. 3 ст. 186 УК РФ).
Какие меры предосторожности предпринять
Чтобы не допустить попадания фальшивых купюр в кассу организации, рабочие места кассиров необходимо оборудовать детекторами и другими техническими средствами, предназначенными для контроля подлинности банкнот. А самих кассиров и других сотрудников, работающих с наличными денежными средствами, следует обучать работе на таком оборудовании. Их нужно обязать проверять все купюры, поступающие в кассу как от покупателей и клиентов, так и из других подразделений компании, от ее работников, учредителей или подотчетных лиц.
Примечание. Необходимо проверить на подлинность все банкноты, поступающие в кассу организации, в том числе деньги, которые возвращают подотчетники. вносят другие работники или передают из филиалов компании.
Очевидно, что любая компания заинтересована в сохранности своего имущества. Поэтому всем организациям, а не только кредитным, целесообразно руководствоваться указанными требованиями. Тем более что если рабочее место кассира не было оборудовано техническими средствами для контроля подлинности банкнот, с кассира нельзя будет взыскать недостачу, возникшую из-за того, что он не распознал фальшивку и принял ее в кассу. Ведь при таких обстоятельствах работник освобождается от материальной ответственности (ст. 239 ТК РФ).
Итак, сомнительную купюру может обнаружить кассир организации в ходе расчетов с покупателем, клиентом или работником. Но, к сожалению, чаще всего фальшивки выявляются только при сдаче наличных денег в банк. Бухгалтерский учет обнаруженных фальшивых и сомнительных купюр зависит от того, где именно ее выявили - в самой организации или банке.
Примечание. Если у кассира возникли хоть малейшие сомнения в подлинности банкноты, лучше такую банкноту не принимать.
Ситуация первая - сомнительную банкноту выявил кассир организации
При обнаружении фальшивой банкноты кассир организации должен незамедлительно уведомить об этом главного бухгалтера или своего непосредственного руководителя. Установить, является купюра подлинной или поддельной, может только экспертиза. Она проводится территориальными учреждениями Банка России бесплатно (п. 16.14 Положения).
Примечание. Экспертизу сомнительных денежных знаков проводят территориальные учреждения Банка России. Причем они должны делать это бесплатно.
Чтобы сдать банкноту на экспертизу, нужно обратиться в банк, в котором обслуживается компания (п. 16.5 Положения). Для этого организация подает в банк заявление в произвольной форме в одном экземпляре и опись сомнительных денежных знаков в двух экземплярах. В заявлении и описи следует указать (абз. 1 п. 16.6 Положения):
- наименование организации и ее местонахождение;
- дату составления документа;
- общую сумму сомнительных денежных знаков, сдаваемых на экспертизу;
- подпись руководителя организации-клиента.
В описи дополнительно приводятся реквизиты каждой банкноты или монеты, передаваемой на экспертизу, а именно: номинал, год образца, серия и номер. При сдаче на экспертизу монет Банка России необходимо также указать наименование монетного двора (абз. 3 п. 16.1 и абз. 1 п. 16.6 Положения).
Сомнительные денежные знаки следует изъять из кассы организации, о чем составляется акт в произвольной форме. Изъятые деньги передаются кассиру или другому сотруднику, который сдаст их на экспертизу в банк. В бухгалтерском учете организации эти действия отражаются следующими записями:
Дебет 73, субсчет "Расчеты с персоналом по иным операциям", Кредит 50
- изъята из кассы сомнительная купюра и передана кассиру или другому сотруднику организации для сдачи на экспертизу в банк;
Дебет 76, субсчет "Экспертиза сомнительных денежных знаков", Кредит 73, субсчет "Расчеты с персоналом по иным операциям",
- сдана на экспертизу в банк сомнительная купюра.
Кассовый работник банка, принявший сомнительные денежные знаки на экспертизу, выдает клиенту по одному экземпляру описи и мемориального ордера по форме 0401108 (его бланк приведен в Приложении N 1 к Указанию Банка России от 29.12.2008 N 2161-У). В них он должен поставить свою подпись и оттиск штампа банковской кассы (п. 16.7 Положения).
Принятые денежные знаки банк самостоятельно передает на экспертизу в территориальное учреждение Банка России. Экспертиза должна быть проведена в течение пяти рабочих дней со дня поступления проверяемых банкнот в это учреждение (абз. 1 п. 2.8 Указания Банка России от 27.08.2008 N 2060-У). Если специалисты учреждения Банка России, в которое сомнительная купюра была передана на экспертизу, затрудняются с определением ее подлинности, купюру направляют на дополнительное исследование в другое учреждение Банка России.
Примечание. Все кредитные организации и их структурные подразделения обязаны принимать от клиентов сомнительные денежные знаки для их передачи на экспертизу в территориальное учреждение Банка России.
По завершении экспертизы территориальное учреждение Банка России составляет акт экспертизы денежных знаков по форме 0402156 и передает его в банк, который направил денежные знаки на проверку. Копию акта банк должен предоставить организации в течение пяти рабочих дней со дня, когда сам его получил (абз. 2 п. 16.10 Положения). Независимо от результатов экспертизы сомнительную банкноту организации не вернут.
Сомнительная банкнота признана подлинной. В этом случае сумма, равная номиналу такой банкноты, зачисляется на расчетный счет организации в банке (абз. 3 п. 16.13 Положения). В бухучете компании на дату получения денег делается запись.
Дебет 51 Кредит 76, субсчет "Экспертиза сомнительных денежных знаков",
- зачислена на расчетный счет сумма, равная номиналу сомнительной купюры.
Сомнительная банкнота признана поддельной. Такую банкноту учреждение Банка России, проводившее экспертизу, передает в территориальные органы внутренних дел (абз. 1 п. 16.10 Положения и п. 2.10 Указания Банка России от 27.08.2008 N 2060-У). Информация об этом сообщается банку, направившему сомнительные денежные знаки на проверку.
По просьбе организации-клиента обслуживающий банк обязан сообщить ей, в какое именно подразделение внутренних дел передана фальшивая банкнота (п. 16.11 Положения). Скорее всего, руководителя организации вызовут в это отделение полиции либо полицейские сами придут в компанию.
На основании акта экспертизы организация делает в бухучете запись:
Дебет 94 Кредит 76, субсчет "Экспертиза сомнительных денежных знаков",
Примечание. Независимо от результатов экспертизы сомнительную банкноту организации не вернут. Если купюру признают подлинной, то сумму, равную ее номиналу, зачислят на банковский счет организации. Если банкнота окажется поддельной, ее передадут в органы полиции.
Ситуация вторая - сомнительную банкноту выявил работник банка
В небольших организациях наличные в банк обычно сдает сам кассир или бухгалтер. Компании со значительными объемами наличной выручки, как правило, пользуются услугами инкассаторов.
Наличные сдавал в банк работник организации. В этом случае сотрудник банка оформляет справку о задержании денежных знаков, имеющих признаки подделки, и приеме их на экспертизу. Справка составляется в двух экземплярах по форме 0402159 (приведена в Приложении N 15 к Положению). В ней отражаются реквизиты каждого сомнительного денежного знака: номинал, год образца, серия и номер, а по монетам дополнительно указывается наименование монетного двора (абз. 3 п. 16.1 Положения).
Один экземпляр справки по форме 0402159 с подписью работника банка и оттиском печати банковской кассы выдается представителю организации. При этом сотрудник банка обязан предъявить ему сомнительную купюру, не выдавая на руки, для сличения ее реквизитов с данными в справке (абз. 4 п. 16.1 Положения).
О выявлении денежных знаков, имеющих признаки подделки, кассир банка ставит в известность заведующего кассой, который в течение рабочего дня обязан уведомить об этом территориальный орган внутренних дел (п. 16.3 Положения).
Объявление на взнос наличными (форма 0402001), составленное организацией, необходимо переоформить на фактически вносимую сумму денег (п. 3.5 и абз. 1 п. 16.1 Положения). Чтобы в бухгалтерском учете компании корректно отразить обнаружение банковским работником сомнительной купюры, рекомендуем использовать счет 57 "Переводы в пути". В бухучете организации в день внесения наличных денег на расчетный счет делают следующие записи:
Дебет 57 Кредит 50
- выданы кассиру организации деньги для внесения их на расчетный счет;
Дебет 51 Кредит 57
- зачислена на расчетный счет сумма за минусом номинала сомнительной купюры.
Если по результатам экспертизы сомнительная банкнота признана подлинной, сумму, равную ее номиналу, банк зачисляет на расчетный счет компании (абз. 3 п. 16.13 Положения). В день получения денег на счет формируется запись:
Дебет 51 Кредит 57
- зачислена на расчетный счет сумма, равная номиналу сомнительной купюры.
Если банкнота все-таки оказалась поддельной, организация на основании акта экспертизы денежных знаков делает запись:
Дебет 94 Кредит 57
- учтена в качестве недостачи фальшивая банкнота.
Наличные сдавались в банк через инкассаторов. Если сомнительную купюру обнаружил банковский работник при пересчете наличных, доставленных в банк в инкассаторской сумке, реквизиты этой купюры он должен отразить в актах вскрытия сумки и пересчета вложенных наличных денег (абз. 1 и 2 п. 16.8 Положения). Указанные акты являются составными частями препроводительной ведомости и накладной к сумке. И ведомость, и накладная к сумке составляются по форме 0402300, приведенной в Приложении N 8 к Положению.
Затем работник банка оформляет мемориальный ордер по форме 0401108, на оборотной стороне которого указывает реквизиты сомнительной банкноты. Мемориальный ордер и ведомость к сумке передаются заведующему кассой, а сама банкнота - на экспертизу в территориальное учреждение Банка России.
Банк, выявивший сомнительную банкноту, выдает организации-клиенту справку о приеме на экспертизу сомнительных денежных знаков (форма 0402159). Эта справка должна быть подписана работником банка и заверена оттиском печати банковской кассы (абз. 4 п. 16.1 Положения).
В бухучете организации делаются такие же записи, как и при обнаружении сомнительной банкноты в наличной выручке, сданной в банк лично кассиром.
За счет каких средств списать образовавшуюся недостачу
Итак, экспертиза признала сомнительную банкноту фальшивой. Независимо от того, где выявили эту купюру - в самой организации или банке, с кассира нужно взять письменные объяснения. Если он уклоняется или отказывается давать пояснения, следует составить об этом акт. В случае необходимости можно создать специальную комиссию, которая проведет служебное расследование и установит, виновен кассир в попадании фальшивки в кассу или нет (ст. 247 ТК РФ).
Примечание. Прежде чем принять решение о взыскании с кассира суммы недостачи, необходимо взять с него письменное объяснение того, откуда взялась в кассе поддельная банкнота.
Фальшивка попала в кассу по вине кассира. Кассир несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный организации как в результате умышленных действий, так и по причине небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям. Это указано в п. 33 Порядка ведения кассовых операций в РФ (утв. Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40).
С кассирами и другими сотрудниками, работающими с наличными денежными средствами организации, заключаются договоры о полной материальной ответственности (п. 32 Порядка ведения кассовых операций в РФ). Значит, если кассир, принимая наличные деньги в кассу, не проверил их подлинность, он обязан возместить работодателю сумму недостачи в размере номинала банкнот, оказавшихся поддельными (ст. 242 ТК РФ).
Решение о взыскании недостачи с виновного работника оформляется приказом руководителя и под роспись доводится до сведения этого работника. Такое распоряжение должно быть сделано в срок не позднее одного месяца со дня окончательного установления размера причиненного ущерба, то есть со дня получения от банка акта экспертизы денежных знаков (ст. 248 ТК РФ).
Как правило, сумму недостачи удерживают из заработной платы сотрудника. При этом следует учитывать, что общий размер всех удержаний при каждой выплате зарплаты работнику не должен превышать 20% (ст. 138 ТК РФ). В бухгалтерском учете организации нужно сделать следующие записи:
Дебет 73, субсчет "Расчеты по возмещению материального ущерба", Кредит 94
- отнесена на виновное лицо недостача в размере номинала фальшивки;
Дебет 70 Кредит 73, субсчет "Расчеты по возмещению материального ущерба",
- удержана из зарплаты работника сумма недостачи.
Если кассир вносит сумму недостачи непосредственно в кассу организации, эта операция отражается записью:
Дебет 50 Кредит 73, субсчет "Расчеты по возмещению материального ущерба",
Кассир виновен, но работодатель решил не взыскивать с него недостачу. Исходя из материального и семейного положения работника, размера недостачи или степени вины, работодатель может полностью или частично отказаться от взыскания недостачи с виновного сотрудника (ст. 240 ТК РФ). Принятое решение руководитель организации оформляет приказом. В бухучете сумма прощенного долга включается в прочие расходы компании (п. 11 ПБУ 10/99). При этом делается запись:
Дебет 91-2 Кредит 94
- списана сумма недостачи, не подлежащая взысканию с работника.
Примечание. Организация-работодатель вправе не взыскивать с виновного кассира недостачу, возникшую из-за того, что банкноту впоследствии признали фальшивой.
Однако при расчете налога на прибыль сумму долга, прощенную сотруднику, нельзя включить в расходы. Ведь недостача, которую организация имела возможность взыскать с виновного лица, но не стала взыскивать, не является экономически обоснованным расходом (п. 1 ст. 252 и п. 49 ст. 270 НК РФ). Указанную сумму компания не сможет учесть и в составе внереализационных расходов, поскольку к таким расходам приравниваются убытки только от тех недостач, виновники которых не установлены (пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ).
Примечание. В налоговом учете организация не сможет включить в расходы сумму недостачи, которую она решила не взыскивать с виновного работника.
Пример. При сдаче кассиром организации наличных в банк была обнаружена сомнительная купюра номиналом 1000 руб. Работник банка изъял ее и направил на экспертизу, по итогам которой купюру признали поддельной. Акт экспертизы составлен 20 октября 2011 г. С кассиром организации О.В. Ковалевой заключен договор о полной материальной ответственности. Ее рабочее место было оборудовано техническими средствами для контроля подлинности банкнот. Поскольку качество подделки было очень высоким, директор организации издал приказ о взыскании с кассира только половины от суммы образовавшейся недостачи, то есть 500 руб. (1000 руб. x 50%). Эту сумму удержали из зарплаты О.В. Ковалевой за октябрь.
В бухгалтерском учете организации в октябре 2011 г. сделаны записи:
Дебет 94 Кредит 57
- 1000 руб. - учтена в качестве недостачи фальшивая банкнота;
Дебет 73, субсчет "Расчеты по возмещению материального ущерба", Кредит 94
- 500 руб. - отражена сумма недостачи, подлежащая взысканию с кассира;
Дебет 70 Кредит 73, субсчет "Расчеты по возмещению материального ущерба",
- 500 руб. - удержана сумма недостачи из зарплаты кассира;
Дебет 91-2 Кредит 94
- 500 руб. - учтена сумма недостачи, не подлежащая взысканию с кассира.
Кассир не виновен в попадании фальшивки в кассу. Даже если с кассиром заключен договор о полной материальной ответственности, с него нельзя взыскать недостачу, возникшую из-за того, что его рабочее место не было оборудовано техническими средствами для контроля подлинности банкнот или эти средства оказались неисправными. При подобных обстоятельствах работник освобождается от материальной ответственности (ст. 239 ТК РФ).
Примечание. С кассира нельзя взыскать недостачу, возникшую из-за того, что он принял в кассу фальшивую банкноту, если его рабочее место не было оборудовано техническими средствами, необходимыми для контроля подлинности банкнот.
В бухучете сумма недостачи, равная номиналу фальшивой купюры, списывается на финансовые результаты организации. Основание - п. 3 ст. 12 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" и п. 28 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (утв. Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н). Списание оформляется записью:
Дебет 91-2 Кредит 94
- списана на финансовые результаты сумма недостачи.
"Российский налоговый курьер"
Мы используем файлы Cookie. Просматривая сайт, Вы принимаете Пользовательское соглашение и Политику конфиденциальности.
Рассмотрим ситуацию, к сожалению, нередко встречающуюся на практике: покупатель рассчитался фальшивыми купюрами. Кассир подделки не заметил. Фальсификация обнаружилась позже, когда он готовил наличные к сдаче в банк. Эти купюры организация сдала на экспертизу в банк. Как кассиру торговой организации правильно оформить их списание? И за чей счет спишет недостачу бухгалтер?
Порядок действий организации
Торговая организация может по собственной инициативе сдать сомнительные денежные знаки для их передачи на экспертизу в расчетно-кассовый центр Банка России. Прием таких купюр и выдача результатов экспертизы осуществляются кредитной организацией бесплатно. Кассиру предприятия следует составить докладную записку на имя руководителя организации о наличии в кассе сомнительных денежных знаков. На этом основании банкноты по распоряжению руководителя изымают из кассы и передают уполномоченному работнику для предъявления их на экспертизу.
Примечание. Если фальшивки обнаружены банком
Обращаем внимание, что кассирам кредитных организаций запрещено возвращать клиенту денежные знаки, вызывающие сомнение в их подлинности, а также имеющие признаки подделки. Сомнительные денежные знаки направляются ими на экспертизу в расчетно-кассовый центр. А о факте обнаружения таких денежных знаков кредитная организация обязана незамедлительно известить орган внутренних дел, на что указано в разд. 10 Положения, утвержденного ЦБ РФ 9 октября 2002 г. N 199-П.
Бухгалтерский учет
Рассмотрим последовательность отражения операций по списанию фальшивых купюр в бухгалтерском учете и порядок их документального подтверждения.
При выдаче банкнот из кассы для проведения экспертизы бухгалтер делает проводку:
Дебет 73 субсчет "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (аналитический счет "Представитель предприятия")
- выданы из кассы денежные знаки для передачи на экспертизу.
Понятие подотчетного лица здесь неприменимо, поскольку деньги выдаются не в целях осуществления хозяйственно-операционных расходов.
Исполнение поручения представителем подтверждается мемориальным ордером кредитной организации о приеме на экспертизу сомнительных денежных знаков с приложением их описи и отражается следующей проводкой:
Дебет 76 субсчет "Экспертиза"
Кредит 73 субсчет "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (аналитический счет "Представитель предприятия")
Полученное торговой организацией заключение о неплатежеспособности денежных знаков является основанием для отражения суммы недостачи:
Кредит 76 субсчет "Экспертиза"
- списаны неплатежеспособные банкноты на основании акта экспертизы.
Хотя с работником-кассиром и заключается договор о полной материальной ответственности, руководство торговой организации до принятия решения о возмещении ущерба обязано выяснить причины его возникновения. Для этого необходимо потребовать от кассира объяснение в письменной форме (ст. 247 Трудового кодекса РФ).
Предположим, что касса не была оснащена техническими средствами контроля подлинности денежных знаков, позволяющими выявить подделку. И работодатель принял решение освободить кассира от ответственности, а недостачу списать как внереализационный расход. Это решение нужно оформить приказом, на основании которого бухгалтер запишет:
Дебет 91 Кредит 94
- списана недостача при отсутствии виновных лиц.
Примечание. В целях налогообложения прибыли данный расход не признается как не соответствующий критерию экономической обоснованности (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ).
Если же кассир недобросовестно исполнял трудовые обязанности, например не применял имеющийся детектор валют, то недостача возникла по его вине. И руководитель вправе принять решение о возмещении ущерба за счет виновного лица, то есть кассира. На основании соответствующего приказа в такой ситуации делается проводка:
Дебет 73 субсчет "Расчеты по возмещению материального ущерба"
(аналитический счет "Виновное лицо")
- списана недостача за счет виновного лица (кассира).
Далее сумма ущерба либо удерживается из зарплаты виновного лица, либо вносится им в кассу:
Кредит 73 субсчет "Расчеты по возмещению материального ущерба" (аналитический счет "Виновное лицо")
- удержана недостача из заработной платы сотрудника (либо внесена в кассу недостача).
Примечание. Размер удержания при каждой выплате не может превышать 20 процентов заработной платы, причитающейся работнику (ст. 138 Трудового кодекса РФ).
Необходимо отметить, что работник вправе не согласиться с приказом и отстаивать свою невиновность в суде.
Мы используем файлы Cookie. Просматривая сайт, Вы принимаете Пользовательское соглашение и Политику конфиденциальности.
Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.
Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.
В бюджетном учреждении при сдаче выручки в банк обнаружена фальшивая купюра. В учете отражена задолженность по счету 209 81 "Расчеты по недостачам денежных средств". В результате проведения следственных действий виновное лицо не установлено, поэтому принято решение о списании задолженности со счета 209 81 на счет 401 10.
Какой АнКВД может быть применен к счетам 0 209 81 000 и 2 401 10 172 при формировании бухгалтерской записи: Дебет 401 10 и Кредит 209 81?
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
При отражении в бухгалтерском учете операций по списанию недостач в связи с неустановлением виновных лиц в 15-17 разрядах счета 0 209 81 000 "Расчеты по недостачам денежных средств" отражаются нули, а по счету 2 401 10 172 "Доходы от операций с активами" может быть применен АнКВД 180 "Прочие доходы". Такой порядок применения аналитических кодов видов дохода рекомендуем закрепить в рамках формирования учетной политики.
Обоснование вывода:
Согласно п. 110 Инструкции N 174н суммы, списанные с баланса в связи с неустановлением виновных лиц, отражаются по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 0 209 00 000 "Расчеты по ущербу и иным доходам" и дебету счета 0 401 10 172 "Доходы от операций с активами". В свою очередь, расчеты по недостачам денежных средств отражаются на счете 0 209 81 000 (п. 221 Инструкции N 157н).
Пунктом 2.1 Инструкции N 174н установлено, что в 15-17 разрядах номера по счетам аналитического учета 0 209 81 000 отражаются нули. В то же время положениями п. 2.1 Инструкции N 174н не установлено каких-либо особенностей формирования 15-17 разрядов номеров счета 0 401 10 000 в ситуации если он корреспондируется со счетом 0 209 81 000. Соответственно, при формировании рабочего плана счетов бюджетному учреждению необходимо соблюдать общие принципы включения аналитических кодов по классификационному признаку поступлений и выбытий с учетом особенностей, предусмотренных Инструкцией N 174н.
Кроме того, п. 3 Инструкции N 157н установлено, что данные бухгалтерского учета учреждений должны быть сопоставимы у государственного (муниципального) учреждения вне зависимости от его типа. Так, общие принципы включения аналитических кодов по классификационному признаку поступлений и выбытий при формировании рабочего плана счетов бюджетного учета установлены порядком включения кода бюджетной классификации РФ при формировании рабочего плана счетов (Приложение N 2 к Инструкции N 162н). Например, в 15-17 разрядах номера счета 0 401 10 000 "Доходы текущего финансового года" указывается соответствующий код вида, подвида доходов бюджета.
В свою очередь, при определении аналитической группы вида доходов (далее - АнКВД) бюджета бюджетной системы РФ в 2020 году организациям бюджетной сферы следует руководствоваться Порядком N 85н. Принятие решения о применении того или иного АнКВД зависит от экономического содержания конкретных хозяйственных операций.
В рассматриваемом случае производится списание с баланса бюджетного учреждения ущерба денежным средствам, в связи с неустановлением виновных лиц. Согласно п. 12 Порядка N 85н операции по доходам отражаются на структурном элементе 100 "Доходы". Данный элемент включает статью 180 "Прочие доходы" (п.п. 12.1.7 Порядка N 85н), на которую относятся прочие неналоговые доходы, не отнесенные на другие статьи аналитической группы подвида доходов бюджетов 100 "Доходы".
Отметим, что рассматриваемый факт хозяйственной жизни не относится к налоговым доходам или таможенным платежам, к доходам от собственности, к доходам от оказания платных услуг (работ), компенсаций затрат, к доходам от штрафов, пени, неустоек и от возмещения ущерба, к безвозмездным денежным поступлениям, страховым взносам на обязательное социальное страхование, соответственно, операции по списанию фальшивой купюры могут быть отражены по статье 180 "Прочие доходы" АнКВД.
Таким образом, в рассматриваемой ситуации при отражении в бухгалтерском учете операций по списанию недостач в связи с неустановлением виновных лиц в 15-17 разрядах счета 0 209 81 000 "Расчеты по недостачам денежных средств" отражаются нули, а по счету 2 401 10 172 "Доходы от операций с активами" следует указывать статью 180 "Прочие доходы". Выбранный порядок применения АнКВД рекомендуем закрепить в рамках формирования учетной политики (п. 4 Инструкции N 174н).
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
член Союза развития государственных финансов Суховерхова Антонина
24 ноября 2020 г.
© ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС", 2022. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания "Гарант" и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.
Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС". Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.
Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter
Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.
Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.
В бюджетном учреждении при сдаче денежных средств в банк обнаружена купюра, имеющая признаки подделки. Купюра была передана в правоохранительные органы для проведения экспертизы. Разница в размере номинала сомнительной купюры отражена на счете 201 23. По результатам проведенной проверки купюра признана фальшивой, получено экспертное заключение. Виновное лицо установлено. Недостачу виновное лицо готово погасить путем внесения денежных средств в кассу.
Как рассматриваемая ситуация будет отражена в учете бюджетного учреждения?
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Бухгалтерские записи для отражения в учете изъятия банком купюры с признаками подделки должны быть определены бюджетным учреждением по согласованию с учредителем и закреплены в учетной политике.
Выбытия денежных средств при признании требований по возмещению ущерба вследствие недостач, хищений денежных средств, принятия Банком России решения об отзыве лицензии на осуществление банковских операций, а также поступления денежных средств при исполнении указанных требований отражаются по подстатье 273 "Чрезвычайные расходы по операциям с активами" КОСГУ с указанием АнКВИ 610 "Выбытие денежных средств и их эквивалентов".
Рекомендуем также ознакомиться с материалом:
- Путеводитель по бухгалтерской отчетности бюджетных и автономных учреждений (подготовлено экспертами компании ГАРАНТ).
8 декабря 2021 г.
Читайте также: