Как списать документ в дело 1с документооборот
В современном мире сложно представить работу организации без использования документов. Но бумажный документооборот постепенно теряет свою актуальность, а все больше и больше информации переводится в электронную форму. Конечно, мы еще не можем полностью отказаться от создания документов на бумаге, и связано это, прежде всего, со сроками хранения. Следуя рекомендациям Росархива, документы постоянного срока хранения и сроком хранения свыше 10 лет, а также документы, срок хранения которых не установлен, все еще требуют оформления на бумажном носителе[1]. Но большая часть документации уже может быть оформлена в электронном виде.
Чем помогает в данном случае программа 1С:Документооборот 8?
Прежде всего – это порядок. Централизованное хранение информации позволяет быстро получать доступ к документам, которые ежедневно необходимы сотрудникам для эффективной работы. Обеспечивается конфиденциальность за счет гибкой настройки прав доступа ко всем данным информационной базы. Сокращаются сроки согласования и принятия решений. Документы не теряются. Повышается уровень контроля исполнительской дисциплины. Появляется возможность отслеживать все делопроизводственные процессы в режиме реального времени.
При этом программа 1С:Документооборот 8 соответствует национальным стандартам и требованиям российского законодательства.
Все документы любой организации делятся на три большие группы:
1. Документы, поступающие в организацию от сторонних фирм, предприятий, государственных органов и частных лиц – входящий документопоток;
2. Документы, создаваемые в организации и предназначенные для отправки из нее – исходящий документопоток;
3. Документы, создаваемые в организации, не выходящие за ее пределы и предназначенные для внутреннего использования – внутренний документопоток.
Каждая организация определяет перечень и классификацию документов в зависимости от специфики своей деятельности. От того насколько точно будут определены виды документов, зависит успешность внедрения и использования системы 1С:Документооборот 8.
Для удобства пользователей необходимо корректно сформировать справочники видов документов. Максимально заполнить поля в карточках часто используемых документов и настроить автозаполнение шаблонов.
Виды документов заполняются в разделе Нормативно-справочная информация:
1. Работа с входящим документопотоком
1. Прием и первичная обработка документов.
2. Сортировка на регистрируемые и нерегистрируемые.
4. Предварительное рассмотрение.
5. Рассмотрение руководителем.
6. Передача на исполнение.
8. Списание в дело.
Первые два этапа работы с документами не автоматизируются, используется ручная обработка корреспонденции.
Предварительная оценка поступившей корреспонденции обычно проводится секретарем-делопроизводителем, с целью выявления из общей массы документов, требующих обязательного внимания руководителя. Обычно 70% корреспонденции, адресованной на имя руководителя организации, должно быть направлено сразу на исполнение, без участия самого руководителя, а лишь 30% требует его личного рассмотрения.
Программа 1С Документооборот 8 дает возможность максимально полно настроить шаблон карточки входящего документа, при этом пользователь будет заполнять в ручном режиме минимальное количество полей, что значительно сократит ошибки при вводе информации.
2. 1С работа с документами. Исходящий документопоток
Обработка Исходящих документов включает в себя:
1. Подготовка проекта документа.
6. Списание в дело.
Исходящий документ может быть создан в ответ на входящий или как документ, послуживший началом рассмотрения отдельного вопроса. Ответный документ создается при помощи команд «Создать на основании», при этом карточка исходящего документа будет автоматически заполнена теми данными, которые уже есть в карточке входящего документа.
Пример регистрационной карточки Исходящего документа:
3. Организация документооборота на предприятии. Работа с внутренними документами
При организации документооборота на предприятии обработка Внутренних документов во многом повторяет обработку Исходящих документов:
1. Подготовка проекта документа.
6. Списание в дело.
Однако существует ряд особенностей. Это обусловлено разделением Внутренних документов по видам:
• документация по трудовым отношениям
В зависимости от вида Внутреннего документа можно:
• настроить различные маршруты движения документа,
• задать настройки, которые будут влиять на функционал карточки документа,
• привязать шаблон автозаполняемого файла,
• задать набор дополнительных реквизитов и сведений,
• привязать определенный нумератор.
Папки внутренних документов можно структурировать:
• по видам документов,
• смешанно, исходя из потребностей организации.
При этом при создании дерева папок следует использовать минимальное количество уровней иерархии, чтобы не усложнять поиск и навигацию и называть папки понятным для всех сотрудников языком.
При организации документооборота на предприятии правильно настроенная программа позволяет автоматически или в ручном режиме запустить процесс согласования и утверждения документа сразу после создания его проекта. А использование механизма встроенных инструкций дает возможность избежать ошибок в оформлении сложных документов.
Пример регистрационной карточки Внутреннего документа:
4. Электронный документооборот на предприятии. Нумераторы
При организации электронного документооборота на предприятии программа 1С:Документооборот 8 позволяет задать разные форматы номеров и присвоить каждому документу свой номер. Все документы обычно регистрируются децентрализованно в зависимости от вида документа и структурного подразделения, в котором они были созданы.
Нумераторы задаются в разделе Нормативно-справочная информация:
Значок указывает, что это предопределенный нумератор и по умолчанию, при создании нового документа, именно такая нумерация будет использована.
Если в формате номера разделитель помещен внутри квадратных скобок, то он будет добавлен к номеру только, если будет добавлено служебное поле.
При такой настройке Индекс контрагента добавится в номер только если будет заполнено служебное поле Индекс нумерации в Карточке контрагента.
Помимо того что можно задать сам формат номера, 1С:Документооборот 8 позволяет вести независимую нумерацию документов в разрезе:
Обязательно необходимо выбрать периодичность нумерации:
Если мы начинаем работу в программе 1С:Документооборот 8 не с начала года, то программа позволяет на закладке «Все номера» указать – с какого номера начинаем вести нумерацию:
Система дает возможность привязать определенный нумератор к одному или нескольким видам документов. Если при регистрации найдено несколько подходящих настроек, то применяется та, которая больше всего подходит по числу измерений.
В заключении хотелось бы отметить, что в статье рассмотрена лишь малая часть возможностей программного продукта 1С:Документооборот 8, используемая в классическом делопроизводстве при организации электронного документооборота на предприятии. Функционал программы гораздо шире и охватывает все аспекты документооборота.
Будучи универсальной, программа легко настраивается и адаптируется под специфику конкретной организации, позволяет работать через веб-браузер и мобильное приложение, что немаловажно в мире современных технологий.
Специалист компании ООО «Кодерлайн»
[1]Рекомендации по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности. Утверждены Приказом Росархива от 29.04.2011 № 32.
Вас могут заинтересовать следующие статьи:
94 [PROP_CODE] => TAGS2 [TITLE] => Вас могут заинтересовать следующие семинары: ) --> 95 [PROP_CODE] => TAGS [TITLE] => Вас могут заинтересовать следующие вебинары: ) -->
Вас могут заинтересовать следующие вебинары:
Под новый год фирма 1С сделала нам всем подарок – вышла ознакомительная версия долгожданного 1С:Документооборот 3.0! По традиции новая версия кардинально отличается от предшественника как в плане интерфейса, так и по “начинке”. В данной статье рассмотрим самые интересные нововведения. Приступим к обзору.
Новое в работе с документами в 1С Документооборот 3.0.
Документы предприятия
В новой версии программы 1С:Документооборот остался только один справочник документов – “Документы предприятия”. Этот справочник объединяет в себе все три документопотока – входящий, исходящий и внутренний. Теперь определить, к какому виду документопотока относится документ можно в самом виде документа с помощью настроек «Является входящей корреспонденцией», «Является исходящей корреспонденцией», «Является обращением от граждан». При установке этих признаков дополнительно может настраиваться порядок обработки документа, становятся доступны дополнительные реквизиты. Это добавляет гибкости для настройки программы под конкретное предприятие.
Справочник Документы предприятия в 1С Документооборот 3.0
Также появились удобные фильтры для работы с документами предприятия. Теперь можно настроить отображение только важных документов, которые вы используете, и не отображать не нужные. В фильтре можем увидеть сортировку по тематикам (подробнее об этом немного позже).
Под фильтрами расположилось окошко предпросмотра документа. Здесь отображается описание, количество связей. Из окошка описания можно перейти на связанный документ по ссылке, теперь не нужно для этого заходить в карточку документа.
Наравне с предпросмотром документа в системе 1С:Документооборот появился и предпросмотр задач, связанных с документом.
Ниже расположилось окно для предпросмотра файлов, приложенных к документу. Таким образом, разработчики создали удобный единый интерфейс с возможностью настроить фильтры под каждого пользователя, а также убрали необходимость открывать каждый документ для просмотра файла или задач по документу.
Тематики документов
Второй новый справочник в 1С 8 Документооборот, который хотелось бы рассмотреть – Тематики документов. Он создан для того, чтобы группировать документы в дополнительных разрезах по различным критериям. Тематики являются уточнением к виду документа. Например, к виду документа «Запрос» мы можем добавить 3 разные тематики.
Тематики документов можно включать и отключать для различных видов документов. Например, для договоров тематики использовать, а для инструкций – нет.
Тематики работают только в связи с видом документа – они уточняют этот вид. Вести список тематик можно непосредственно в карточке вида документа – на закладке «Тематики документов».
В карточке документа Вид документа и его Тематика объединены в одно поле и разделены знаком «-».
Вид и Тематика документа в 1С 8 Документооборот
Тематики документов удобно использовать для обработки документов – для них можно задавать отдельные настройки правил обработки. Для разных тематик можно настроить уникальный состав участников действий, например, различные списки Согласующих. Для удобного поиска документов в списке «Документы предприятия» предусмотрен отбор по тематикам.
Признак прочтенности документов
Следующее нововведение в 1С 8.3 Документооборот касается контроля просмотра электронного документа. Теперь в списке документов не просмотренные документы выделены жирным шрифтом. Просмотренным документ в 1С Документооборот 3.0 считается, когда:
- Открыли карточку документа;
- При отображении области просмотра в списке документов;
- Открыли файл документа.
Если в дальнейшем кто-то внесет изменения в карточку документа или его файл, то для текущего пользователя он снова станет непрочтенным.
В форме просмотра списка документов «Документы предприятия» есть возможность фильтровать документы также по признаку просмотра электронных документов, что позволяет увидеть только те документы, которые сотрудник еще не просмотрел, либо в которые были внесены изменения после его просмотра.
Склонение имен, фамилий и отчеств
В предыдущих версиях программы 1С:Документооборот за склонение объектов отвечал отдельный веб-сервис Morfer. С простыми задачами он отлично справлялся, но бывали случаи, когда сложные фамилии сервис склонял некорректно. Да и настроить его в пользовательском режиме было невозможно – приходилось привлекать разработчиков.
Теперь эта проблема устранена, так как в 1С:Документооборот 3.0 появилась возможность в пользовательском режиме указывать правильные склонения фамилии, имя и отчества в разных падежах. Такая настройка предусмотрена для справочников «Физические лица», «Контактные лица» и «Должности».
Новое в работе с файлами в программе 1С Документооборот
Роли файлов в документах
У файлов в документах теперь есть роли. Это групповое разделение поможет разделять файлы, например, на Содержание документа, т.е. сам договор, а также его Приложения, например, спецификации.
Роли файлов в 1С 8 Документооборот
Для роли файла можно установить настройки Обязательный файл и Только один файл.
- Обязательный файл – говорит о том, что файл должен непременно оказаться в карточке документа до его запуска в обработку. Иначе обработка не начнется. Например, файл с ролью Договор в документе вида Договор аренды.
- Только один файл – значит, что к документу может быть приложен только один файл с этой ролью. В шаблоне документа для файла сразу можно указать роль, которая будет присвоена при создании документа по шаблону.
Совместная работа в системе 1С: Документооборот
Внутреннее совместительство должностей
Наконец решена проблема с внутренним совместительством должностей в 1С:Документооборот 3.0. Одному человеку может соответствовать несколько Сотрудников в структуре предприятия, в определенных подразделениях, на определенных должностях. При этом человек работает под одним Пользователем (логин и пароль) системы.
В маршруты обработки документов можно включить ту или иную должность сотрудника, ему направятся задачи, согласно его определенной должности в определенном подразделении, а также именно эта должность из маршрута будет указана в визах согласования, реквизитах документов и в других объектах системы.
Вышестоящие руководители получат доступ к данным только того сотрудника, который находится у него в подчинении, а не по всем совместителям.
Согласование в режиме замечаний
И вишенка на торте: в 1С:Документообороте 3.0 появилась совместная работа над документом несколькими пользователями сразу!
Файлы .doc и .docx теперь можно согласовывать в режиме замечаний. Такая возможность доступна в Microsoft Office 2007 и выше в тонком клиенте под Microsoft Windows.
При согласовании в режиме замечаний согласующие не редактируют файлы документа напрямую, а выделяют область текста и вносят к ней замечания, которые инициатор согласования может принять или отклонить. Замечания автоматически переносятся комментариями в Word. Система очень похожа на механизм рецензирования в Microsoft Word.
Преимуществами является то, что согласующие могут работать с документом параллельно, а не поочередно. То есть не нужно ждать, пока кто-то освободит файл от редактирования. Также в системе будут сохранены все замечания в привязке к пользователю, а в финальной версии разработчики обещают добавить возможность сформировать из этих замечаний протокол разногласий, вывести на печать, а также в лист согласований.
Предлагаю решение, как несложным образом переработать шаблоны комплексных процессов, чтобы пользователи могли видеть исполнителей процесса еще до запуска, а ответственные за ввод шаблонов упростили себе задачу при работе со сложными маршрутами.
В 1С Документооборот (рассматривается версия 2.1.25, но вопрос актуален и для других относительно свежих версий конфигурации) есть несколько возможностей построить процессы согласования (исполнения подписания и т.д.) для документов:
1. Использование простых процессов, вручную запускаемых пользователем из документа в нужном ему порядке.
2. Использование комплексных процессов - процессы, каждый этап которого может состоять из "простых" процессов.
Есть возможность составлять комплексные процессы в виде схемы и в виде таблицы.
Первый вариант, а также вариант с использованием комплексного процесса в виде таблицы здесь рассматривать не буду, так как они годятся в основном для несложных вариантов маршрутов. Максимальный функционал доступен при использовании схем комплексных процессов.
В процессе работы выявили для себя несколько минусов использования схем комплексных процессов:
1. Неудобный редактор:
- при копировании блоков данные внутри них очищаются (результат копирования на скриншоте)
- редактор может подвисать при перемещении или копирования большого количества блоков,
- соединяющие линии иногда ведут себя непредсказуемо
(линии на скриншоте выше не поддаются выравниванию)
- нельзя добавить несколько блоков завершения, из за этого линий на схеме может стать очень много и их нужно долго и утомительно "тянуть" до блока завершения.
2. Не работает автоматическая адресация по объектам адресации (из ролей исполнителей) , нужно помимо указания объекта адресации в роли, указывать еще дополнительно условие в блоке, где выбрана эта роль.
К примеру добавим роль с объектом адресации организация:
И внесем в нее двух исполнителей по организациям:
Для того чтобы исполнителем по документу был участник по определенной организации, блок в маршруте придется заполнить таким образом:
Создать условия маршрутизации по организациям
Для второй организации также потребуется условие. После этого нужно будет указать их в самом блоке:
А теперь предположим, что у нас таким организаций 10. Удобства добавляет вышеупомянутый пункт, что такой блок на схеме скопировать не получится, каждый раз придется заполнять вручную, за что отдельная "благодарность" разработчикам.
3. При использовании больших схем пользователю сложно разобраться по какому маршруту пойдет его документ.
4. Для замены исполнителя в маршруте приходится долго выискивать нужные строки внутри блоков , открывая каждый.
В итоге после запуска согласования документов через Документооборот на тех поддержку свалилось множество заявок от пользователей с просьбой помочь понять кто будет согласовывать их документ. Было принято решение оптимизировать этот механизм.
Было разработано следующее решение:
1. В шаблон комплексного процесса добавлена табличная часть Порядок участников со следующими полями:
- Этап (добавленный справочник, см. пункт 2)
Условие маршрутизации в данном случае дает максимальную гибкость отборов, но с другой стороны приходится вносить множество условий. Если ваши процессы проще, можно добавить в колонки другие отборы, например по организации или виду документа, принцип работы в данном случае не меняется.
Пример таблицы со множеством отборов:
2. При записи шаблона комплексного процесса для каждого блока, в котором выполняется действие (например согласование, исполнение и т.д.) добавляется элемент справочника Этапы процессов.
3. Был доработан механизм создания каждого этапа процесса.
4. Создан служебный элемент справочника Пользователи для выбора в схемах процессов в качестве исполнителя ("Робот ДО").
Принцип работы:
Создается шаблон процесса, в нем добавляются необходимые блоки - согласования, утверждения, обработки и т.д. После этого шаблон записывается. Для каждого блока создаются элементы справочника Этапы процессов, названия которого совпадают с названиями блоков. Во всех блоках всегда указываем исполнителем пользователя Робот ДО. Функционирует возможность в блоке указать порядок выполнения (по очереди, всем сразу).
Теперь в табличной части Порядок участников мы выбираем исполнителей (элементы справочника Полные роли или справочника Пользователи), а также условия, при которых исполнитель участвует в данном этапе.
Для обработки условий используется типовой справочник Условия маршрутизации, которые позволяет задавать практически любые условия по предмету согласования.
Для проверки выполняется ли условие используется типовая функция (общий модуль РаботаСУсловиямиМаршрутизации.ПроверитьПрименимостьУсловияМаршрутизацииКОбъекту).
После того как мы внесли всех участников процесса, задали им условия, можно использовать процесс для запуска согласования документов.
В шаблоне комплексного процесса можно указать назначения - виды документов, для которых возможен запуск этого процесса. По этому значению можно еще до запуска процесса определить по документу (если для вида этого документа задан всего один шаблон процесса), какие участники будут согласовывать этот документ - для этого нужно пройтись по таблице Порядок участников и вывести результат для пользователя, например, в таблицу на отдельной вкладке или выводить при помощи кнопки Показать участников.
Второй вариант вывести на форму создания нового комплексного процесса таблицу, в которую выводить Порядок участников отобрав те, которые проходят по условиям документа:
У нас используются обе эти возможности. Также добавлен вывод в отдельную колонку в документе текущих исполнителей роли, если в Порядок участников процесса внесена роль (см. скриншот выше).
В результате мы имеем следующие возможности:
- Пользователь до запуска процесса может узнать его участников в удобном виде
- Схемы процессов значительно упрощаются
- Участников процессе легче администрировать
- Весь процесс заполнения шаблона процесса можно переложить на менее квалифицированных пользователей (таблицу заполнять проще чем схему)
Интересно мнение сообщества на подобную схему работы, как и предложения по улучшению. Функционал используется в рабочей базе несколько месяцев, на матрицах процессов с сотнями строк исполнителей и условий. При наличии интереса могу описать полностью какие изменения в коде и куда внести, с какими сложностями столкнулись и вопросы производительности.
В первую очередь мы с вами должны сформировать дело. В ПП «1С:Документооборот 8.3» это делается с помощью справочника «Дела (тома)».
Электронная карточка дела содержит такие сведения:
· наименование по номенклатуре дел;
· период, за который собраны документы, хранящиеся в деле;
· место хранения 1С.
Дата начала дела заполняется автоматически датой первого документа, отнесенного к делу.
Поле «Место хранения 1С» содержит информацию о территории и кабинете, в котором хранится бумажный экземпляр дела.
Номенклатура дел выбирается из справочника «Номенклатура дел», в который можно попасть из «Нормативно справочная информация» – «Номенклатура дел».
Этот справочник служит для классификации дел, что позволяет рационально организовать работу с документами в 1С:
· группировать документы в дела по определенной системе классификации, что обеспечивает их сохранность и оперативность поиска;
· присваивать регистрационный номер в 1С согласно разработанной классификации и индексам дел;
· отбирать дела для передачи на архивное хранение;
· отбирать дела с истекшим сроком хранения для дальнейшего их уничтожения;
· учет дел временных сроков хранения.
В карточке «Номенклатура дел» мы можем указать:
· Год, к которому она относится.
На вкладке «Дела (тома)» мы можем видеть, какие дела у нас имеют данную категорию.
И на вкладке «Протокол работы» мы можем видеть, кто у нас работал.
Ознакомившись с настройками, давайте передадим 1 дело в архив в 1С.
2. Порядок передачи дела в архив
Для этого откроем дело «Переписка о финансово-хозяйственной деятельности».
Проставим признак «Дело закрыто».
Создадим на основании «Передача дел в архив 1С».
Как вы видите, все заполнилось автоматически. Остается только нажать «Записать и закрыть».
Сделаем настройки в журнале 1С, чтобы видно было дела в архиве. И видим, что наше дело поместилось в архив.
Вот мы и освоили передачу дел в архив в 1С:Документооборот.
Специалист компании ООО «Кодерлайн»
Вас могут заинтересовать следующие статьи:
94 [PROP_CODE] => TAGS2 [TITLE] => Вас могут заинтересовать следующие семинары: ) --> 95 [PROP_CODE] => TAGS [TITLE] => Вас могут заинтересовать следующие вебинары: ) -->
Вас могут заинтересовать следующие вебинары:
В первую очередь мы с вами должны сформировать дело. В ПП «1С:Документооборот 8.3» это делается с помощью справочника «Дела (тома)».
Электронная карточка дела содержит такие сведения:
· наименование по номенклатуре дел;
· период, за который собраны документы, хранящиеся в деле;
· место хранения 1С.
Дата начала дела заполняется автоматически датой первого документа, отнесенного к делу.
Поле «Место хранения 1С» содержит информацию о территории и кабинете, в котором хранится бумажный экземпляр дела.
Номенклатура дел выбирается из справочника «Номенклатура дел», в который можно попасть из «Нормативно справочная информация» – «Номенклатура дел».
Этот справочник служит для классификации дел, что позволяет рационально организовать работу с документами в 1С:
· группировать документы в дела по определенной системе классификации, что обеспечивает их сохранность и оперативность поиска;
· присваивать регистрационный номер в 1С согласно разработанной классификации и индексам дел;
· отбирать дела для передачи на архивное хранение;
· отбирать дела с истекшим сроком хранения для дальнейшего их уничтожения;
· учет дел временных сроков хранения.
В карточке «Номенклатура дел» мы можем указать:
· Год, к которому она относится.
На вкладке «Дела (тома)» мы можем видеть, какие дела у нас имеют данную категорию.
И на вкладке «Протокол работы» мы можем видеть, кто у нас работал.
Ознакомившись с настройками, давайте передадим 1 дело в архив в 1С.
2. Порядок передачи дела в архив
Для этого откроем дело «Переписка о финансово-хозяйственной деятельности».
Проставим признак «Дело закрыто».
Создадим на основании «Передача дел в архив 1С».
Как вы видите, все заполнилось автоматически. Остается только нажать «Записать и закрыть».
Сделаем настройки в журнале 1С, чтобы видно было дела в архиве. И видим, что наше дело поместилось в архив.
Вот мы и освоили передачу дел в архив в 1С:Документооборот.
Специалист компании ООО «Кодерлайн»
Вас могут заинтересовать следующие статьи:
94 [PROP_CODE] => TAGS2 [TITLE] => Вас могут заинтересовать следующие семинары: ) --> 95 [PROP_CODE] => TAGS [TITLE] => Вас могут заинтересовать следующие вебинары: ) -->
Вас могут заинтересовать следующие вебинары:
Читайте также: