Как создать заметку в microsoft outlook
Заметки – это электронный эквивалент бумажного блокнота с отрывными листками. Заметки используются для записи вопросов, ценных мыслей, напоминаний и многого другого, что обычно вносится в бумажный блокнот. Кроме того, в заметках удобно хранить сведения, возможно, необходимые в будущем, например указания или текст, который можно вставить в другие элементы или документы.
Работа писателя тесно связана с использованием заметок. Зачастую, когда работаешь над материалом одной главы, приходят мысли о некоторых замечаниях по этому поводу, необходимых в другой или третьей главе. Или внезапно рождается краткое и лаконичное определение термина (например, заметки), которое хочется записать, чтобы не забыть употребить впоследствии.
Безусловно, при записывании подобных мыслей в бумажные блокноты тратится в несколько раз больше времени, поскольку потом все равно придется переносить эту информацию в документ текстового редактора MS Word. А с помощью заметок Outlook данная процедура длится секунды. Это не говоря уже о средствах поиска Outlook, которые помогут найти требуемую заметку за те же секунды, в то время как поиск среди хаотических записей в бумажных блокнотах может длиться бесконечно долго.
В этой главе будет рассмотрено создание заметки, изменение ее параметров, а также основные принципы работы с ней.
Создание заметки и ее представления
Для создания заметки перейдите в папку Заметки (Notes) и нажмите кнопку Создать (New) или сделайте двойной щелчок мышью в свободном месте окна просмотра информации. Появится пустая заметка с текущей датой и временем, куда можно будет ввести текст (рис. 5.1).
Объем вводимого текста неограничен, причем, если он превышает стандартный размер заметки, вы имеете возможность его свободно прокручивать. Первое предложение является названием заметки.
Рис. 5.1. Форма Заметка
Совет
Для быстрого перехода от начала заметки к концу и обратно используйте сочетания клавиш CTRL + End и CTRL + Home соответственно.
При необходимости можно увеличить или уменьшить стандартный размер заметки, перетащив границу окна с помощью курсора мыит Outlook запоминает размер окна заметки и воспроизводит его впоследствии.
Замечание
Вообще говоря, можно увеличить размер окна заметки до размеров экрана двойным щелчком мыши по полоске вверху заметки.
После ввода текста закройте заметку, внесенные изменения автоматически сохранятся.
Хотя заметки являются самым простым элементом Outlook, но даже они имеют возможность группировки по категориям. Более того, можно связывать с заметками контакты и изменять цвет заметок. Последнее свойство очень удобно для сортировки заметок по важности, например лиловый цвет – очень важная заметка.
Пример 5.1. Редактирование заметок.
Рис. 5.2. Контекстное меню заметки
Записки в Outlook.com и Outlook в Интернете позволяют сохранять быстрые напоминания или номера телефонов на потом, не покидая потока электронной почты. Ваши заметки будут синхронизироваться с помощью приложения "Записки" для Windows 10, OneNote для iOS и Android, а также Microsoft Launcher для Android.
Перейдите в папку "Заметки", чтобы увидеть записки.
Перейдите в папку "Заметки" и нажмите кнопку "Создать заметку", чтобы создать новую записку.
Перейдите в папку "Заметки" и найдите заметку, которая вы хотите изменить.
Щелкните заметку или коснитесь ее, чтобы начать редактирование. Изменения будут сохранены автоматически.
Перейдите в папку "Заметки" и выберите заметку, которая вы хотите удалить.
Выполните одно из указанных ниже действий.
Нажмите или щелкните . и нажмите кнопку "Удалить", чтобы удалить выбранную заметку.
Нажимайте указатель мыши на любую заметку в списке и щелкните значок "Удалить".
Перейдите в папку "Заметки" и выберите заметку, цвет которой вы хотите изменить.
Выполните одно из указанных ниже действий.
Нажмите или щелкните . и выберите новый цвет для выбранной заметки.
Навести указатель мыши на любую заметку в списке и выберите новый цвет из цветовой палитры.
Перейдите в папку "Заметки", а затем выберите заметку, форматирование в формате.
В области справа на панели инструментов "Форматирование" выберите нужное форматирование.
Перейдите в папку "Заметки" и выберите заметку, в которую вы хотите добавить рисунок.
Выполните одно из указанных ниже действий.
В области справа на панели инструментов "Форматирование" щелкните значок "Рисунок" или коснитесь его, а затем выберите рисунок, который нужно вставить.
Скопируйте рисунок из другого места и вкопируйте его прямо в заметку.
Перейдите в папку "Заметки" и выберите заметку с рисунком, который вы хотите удалить.
В области справа щелкните или нажмите, чтобы выбрать рисунок.
В меню "Рисунок" нажмите или щелкните . и нажмите кнопку "Удалить".
Чтобы начать с создания шаблона, запустите Outlook 2010, перейдите на вкладку «Главная» и нажмите «Новое электронное письмо».
Начните составлять электронное письмо, введите адрес (а) электронной почты получателя, тему и основной текст письма.
Теперь в меню «Файл» выберите «Сохранить как».
В списке Тип файла выберите Шаблон Outlook и дайте шаблону соответствующее имя.
Чтобы использовать этот шаблон, перейдите на вкладку «Разработчик» (на случай, если вы не найдете Разработчик вкладка, перейдите в Файл меню, щелкните Опции и в левой панели щелкните Настроить ленту, из правой панели включить Разработчик флажок. Нажмите ОК чтобы увидеть Разработчик вкладку на ленте.)
Теперь перейдите на вкладку «Разработчик» и нажмите «Выбрать форму».
Откроется диалоговое окно «Выбрать форму», «От». Смотреть в раскрывающийся список выберите Пользовательские шаблоны в файловой системе, в главном диалоговом окне выберите ранее созданный шаблон и нажмите Открытым.
Вы также можете ознакомиться с нашими ранее рассмотренными руководствами о том, как добавить национальные праздники в Outlook 2010 и как заставить Outlook читать почту за вас.
Microsoft Outlook позволяет создавать электронные липкие заметки, которые можно отображать либо в Outlook, либо прямо на рабочем столе, позволяя убрать все эти настоящие липкие заметки со своего рабочего стола.
Прежде чем мы начнем, давайте вспомним, что записывать пароли на стикерах, электронных или других, просто плохо. Мы много писали о безопасности паролей на протяжении многих лет, поэтому найдите время, чтобы выбрать менеджер паролей и использовать его. Однажды вы нас поблагодарите.
Создание новой заметки
Первое, что нужно сделать, это открыть опцию «Заметки» в Outlook. Сделайте это, перейдя в нижний левый угол Outlook, щелкнув три точки в параметре навигации, а затем нажав «Заметки».
Откроется опция «Заметки», где вы можете добавлять, редактировать и удалять свои заметки.
Чтобы создать новую заметку, нажмите «Новая заметка». Это создаст новую заметку с размером и цветом по умолчанию.
Работа с заметкой
Заметки Outlook выглядят просто, но они объединяют множество функций в небольшой квадрат. В вашей заметке есть шесть отдельных областей.
1. Сама заметка, в которой вы можете набрать свой текст.
2. Меню заметки с различными параметрами, которые вы можете использовать с заметкой.
3. «Маркер перемещения», на который можно щелкнуть и использовать для перетаскивания заметки по экрану.
4. Параметр закрытия, закрывающий заметку.
5. «Ручка изменения размера», которую вы можете щелкнуть и перетащить, чтобы изменить размер заметки.
6. Дата и время последнего изменения заметки.
Единственное, чего вы не увидите, так это опции «Сохранить». Когда вы щелкаете опцию закрытия или даже щелкаете от заметки в другое место, заметка автоматически сохраняется для вас, и нет управления версиями (как и в случае физической публикации).
Первая строка заметки становится именем файла (даже если первая строка пуста), поэтому, если вы хотите переименовать заметку, вам нужно будет переписать первую строку текста внутри нее.
Организация ваших заметок
Вы можете использовать тот факт, что первая строка заметки становится именем файла, чтобы помочь вам организовать свои заметки, сделав первое слово действием, которое вам нужно выполнить (например, «Дело», «Позвонить», «Напоминание», и так далее). По умолчанию ваши заметки отображаются в виде значков.
Это упорядочивает ваши заметки по дате их изменения, причем заметки, которые были недавно изменены (или созданы), находятся на лицевой стороне. Если вы перейдете к представлению «Список заметок», вы увидите это более четко.
Чтобы упорядочить заметки по типу действий, вы можете упорядочить их по теме, выбрав «Просмотр»> «Просмотр настроек».
Мы уже рассказывали об изменении настроек вашего представления, поэтому не будем вдаваться в подробности здесь, но если вы сделали это для своих почтовых папок, вы поймете, что это очень просто. После того, как вы изменили вид на сортировку по теме, ваши действия станут более заметными.
Классификация заметок по цвету
Вы также можете изменить цвет своих заметок, изменив категорию. Это можно сделать одним из трех способов:
1. Выбрав заметку в окне «Заметки» и нажав кнопку «Главная»> «Классифицировать».
2. Щелкните правой кнопкой мыши заметку в окне «Заметки» и выберите «Классифицировать» в контекстном меню.
3. Щелкнув меню в верхнем левом углу открытой заметки и выбрав «Категоризировать» в меню.
Выберите цвет, в котором должна быть заметка. Если вы до этого не использовали категории, вы увидите возможность переименовать категорию и изменить цвет.
После того, как вы выбрали категорию, вся заметка будет соответствовать выбранному вами цвету, а значок изменит цвет в окне заметки.
Это простой способ отслеживать различные типы заметок, которые у вас есть, потому что вам не придется читать или упорядочивать свои заметки, чтобы узнать, что это за каждая из них.
Добавление заметок на рабочий стол
Хорошо, это касается настройки заметок и их категоризации. Давайте посмотрим, как добавить их на рабочий стол. Хорошая новость в том, что это так же просто, как открыть заметку, а затем свернуть Outlook. Открытые заметки можно перетаскивать и размещать где угодно на рабочем столе.
После закрытия Outlook закроются и заметки, что имеет смысл, но не идеально. Однако, когда вы снова открываете их по отдельности из Outlook, он открывает их в том же месте, где вы их оставили, поэтому, как только вы их аккуратно расположите, они останутся на том же месте. И если вы относитесь к тому типу людей, которые никогда не закрывают Outlook, если вы не перезагружаете компьютер, в любом случае это не будет большой проблемой.
Если вы хотите, чтобы заметки открывались, но не Outlook, вы можете сохранить заметки вне Outlook и открывать их, не открывая основное приложение Outlook. Для этого щелкните пункт меню заметки и выберите «Сохранить как».
Откроется стандартный диалог Windows, в котором вы можете выбрать место для сохранения. Мы собираемся выбрать Рабочий стол.
Отправка заметок другим людям
Будет создано электронное письмо с примечанием в виде вложения.
Заметки — не самая яркая или многофункциональная часть Outlook, но если вы фанат заметок, они просты и эффективны. И вам никогда не придется беспокоиться о том, что они будут удалены чистящими средствами, что они не липнут и не упадут, или что информация останется видимой для всех, кто проходит мимо.
Заметки на «Рабочем столе» — это мои незаменимые «помощники», которые напоминают о важных делах. Вместе с Outlook 2013 создавать и пользоваться заметками стало гораздо удобнее, ведь теперь в программе появилась функция прикрепления заметок на Рабочем столе. Ознакомившись с новым функционалом Outlook 2013, я поняла, что создавать и прикреплять заметки стало еще проще.
Иногда заметки выполняют функцию личных напоминаний, как в моем случае, но иногда они могут помогать в работе сразу нескольким сотрудникам, чтобы лучше понимать друга и эффективнее работать над общим проектом. Поэтому уметь пользоваться Outlook 2013 весьма важно.
Работа с заметками в программе
Если у вас уже установлен Outlook 2013, то можно смело приступать к созданию заметки. Чтобы создать новую заметку, достаточно просто кликнуть на иконку «Новая заметка» («New Note») в верхней панели программы. Новая заметка мгновенно появится на Рабочем столе в виде отдельного окошка. Внутри заметки можно написать все, что угодно, а отображаться она будет до тех пор, пока не закрыть ее, нажав на крестик в верхнем правом углу окошка. При закрытии заметки она не удалится навсегда, а останется сохраненной в базе Outlook 2013, и воспользоваться ей или изменить можно будет в любое время.
Благодаря Outlook 2013, можно легко сортировать заметки по теме или по дате создания. Также можно создать свои критерии сортировки, кликнув правой кнопкой мышки в основном меню хранения заметок. Таким образом, заметки не будут теряться и всегда останутся под рукой, находясь в нужной категории.
Размещение заметок на Рабочем столе
Размещать заметки можно абсолютно по всему Рабочему столу, при этом меняя их цвет и размер, тем самым определяя степень их важности. Чтобы изменить размер просто нужно кликнуть на уголок в правом нижнем углу окошка с заметкой и растянуть ее до необходимых габаритов.
Чтобы заметки обрели цвет, их сначала нужно поместить в необходимую категорию, которая создается в базе Outlook 2013. Цвет категории выбирается при ее создании. Таким образом, все заметки, помещенные в папку, принадлежащую той или иной категории, будут окрашены в соответствующий цвет.
Также очень важно знать о том, что заметки будут отображаться на Рабочем столе лишь до тех пор, пока запущен Outlook 2013. Дело в том, что за отображение их на рабочем столе отвечает сама программа. При завершении сессии Outlook 2013 или после перезагрузки компьютера, заметки необходимо будет открыть заново, только после запуска Outlook 2013. Но, к счастью, все заметки сохраняются в базе программы, поэтому их без труда можно восстановить парой кликов.
Для наглядного примера советую посмотреть видео-инструкцию по использованию Notes в Outlook 2013:
Читайте также: