Как создать в 1с группу договоров в
Используйте «1С:Документооборот 8» для простого создания договоров, сопроводительной или сопутствующей документации, используя шаблоны и связи документов. Отслеживайте процессы согласования, подписания, исполнения договора. Контролируйте исполнение обязательств или наличие сопроводительных документов.
- подготовка договора;
- согласование договора;
- контроль возврата переданных экземпляров;
- учет сопроводительных документов;
- учет срока действия;
- исполнение обязательств;
- расторжение.
- продлевает договоры при необходимости;
- отслеживает передачу документа контрагенту на подпись;
- контролирует сроки договоров и этапов.
Планирование и исполнение проектных задач
План проекта. Состоит из списка проектных задач, объединенных в иерархическую структуру, с указанием плановых сроков выполнения. Календарный план проекта рассчитывается автоматически на основе связей проектных задач, рабочего календаря, ограничений и настроек. План проекта можно загрузить из MS Project. Просматривать план проекта и отслеживать состояние проектных задач на всех этапах выполнения можно в следующих режимах:
- планирование — для составления плана проекта;
- отправка на выполнение — для своевременной отправки проектных задач на выполнение;
- контроль выполнения — для контроля выполнения проектных задач;
- анализ трудозатрат — для анализа плановых и фактических трудозатрат;
- полный — режим выводит полный набор колонок в списке;
- диаграмма Ганта — графическое представление плана проекта.
Подготовка по шаблону
Договор — это особенный вид внутреннего документа. Карточка договора содержит все сведения о нем (всего 75 реквизитов). Можно настраивать состав стандартных реквизитов и добавлять новые. Из карточки доступен переход ко всему, что связано с договором (переписка, процессы, сопроводительные документы, история сроков действия и прочее).
- черновики;
- согласованные материалы;
- скан-копии подписанных оригиналов;
- вспомогательные файлы.
Автозаполнение реквизитами
Программа поддерживает автоматическое заполнение файлов договоров. Текст договора заполняется автоматически из реквизитов карточки, например, Номер, Дата, Заголовок, Сумма, Срок действия и другие.
- подготовить шаблоны файлов для всех видов договоров, которые используются на предприятии;
- настроить правила автозаполнения для всех созданных шаблонов файлов;
- подготовить шаблоны внутренних документов, приложив к ним созданные шаблоны файлов.
Доступно заполнение полей файлов MS Word и Open Office. Правила заполнения полей задаются в виде конструктора или выражением на встроенном языке.
Согласование договора
Согласование договора выполняется при помощи процесса Согласование. Может использоваться параллельное, последовательное или смешанное согласование, а также согласование по условию.
Например, смешанное согласование позволяет реализовать регламент обработки договора, по которому договор могут параллельно согласовывать главный бухгалтер и юрист, после них — заместитель генерального директора и, если замечаний нет, генеральный директор. По результатам согласования можно распечатать Лист согласования.
Многосторонние договоры
В программе можно учитывать договоры, заключенные более чем с двумя сторонами (многосторонние). Для этого достаточно ввести список корреспондентов, с которыми оформлен договор. Если договоры с несколькими корреспондентами заключаются регулярно — укажите их в шаблоне. В таком случае, они будут помещены в документ сразу при его создании по шаблону. При поиске договоров по корреспонденту в список найденных документов попадут и многосторонние договоры, содержащие указанного корреспондента.
Контроль возврата и передачи
В программе отражается передача договора контрагенту на подпись. При этом указывается ожидаемый срок возврата. Программа автоматически отслеживает этот срок и уведомляет ответственного, если документ не возвращен контрагентом вовремя. Программа помогает контролировать наличие скан-копий оригиналов документов и напоминает сотрудникам об этом.
Автоматическое продление
Программа ведет учет сроков действия договоров и правил их продления. При приближении и окончании срока действия «1С:Документооборот 8» автоматически уведомляет ответственного за договор. Программа может автоматически продлить срок действия документа, если это разрешено для документа.
- при заключении дополнительного соглашения с новым сроком действия;
- при досрочном расторжении договора;
- при автоматическом продлении договора.
Срок можно изменить и вручную. Вся история изменения сроков действия договора сохраняется.
Анализ договорной работы
- список всех договоров за период для анализа и повышения эффективности работы сотрудников;
- список истекающих в ближайшее время договоров и контакты всех контрагентов для обсуждения с ними продления договоров;
- отчет о сезонности и других особенностях заключаемых договоров.
Специализированные подсистемы. Просто картинка с подписью. Пусть будет тут. А подпись пусть будет на 2 строки, длинная подпись нам потребуется в модальном окне. Все любят модальные окна, это стильно и современно!
Планирование и исполнение проектных задач Подготовка по шаблону Автозаполнение реквизитами Согласование договора Многосторонние договоры Контроль возврата и передачи Автоматическое продление Анализ договорной работы
14.02.2022
Время чтения: 10 минут
В системе «1С:Документооборот» можно вести учет по дополнительным соглашениям, которые прилагаются к договору. Это осуществляется через нумерацию и связи документов.
Для учета дополнительных соглашений необходимо произвести в системе соответствующие настройки.
Создание нового вида документа находится на вкладке «Нормативно-справочная информация» - раздел «Виды документов».
В открывшемся окне, создадим новый вид документа – дополнительное соглашение, при этом не забываем, что оно относится к внутреннему документу.
Затем идет настройка нумерации документа. Нумерация создается на вкладке «Нормативно-справочная информация» - раздел «Нумератор».
По кнопке «Создать» настраивается новый нумератор.
При создании нового нумератора, обязательно указывается наименование и формат номера. Формат номера как конструктор, собирается из элементов в правой части карточки нумератора. Для разделения элементов используются любые печатные символы. В данном случае формат номера будет иметь [НомерСвязДок]/[Номер]. При выборе элемента «Номер связанного документа» система предлагает выбрать тип связи. Выбираем «Относится к договору», если такой связи нет, то по кнопке «Создать» создаем данный тип связи.
На вкладке «Действует для» указываем какие документы будут использовать данный нумератор. Мы указываем, что он будет прикреплен к виду документы «Дополнительное соглашение».
На вкладке «Независимая нумерация» указываем по каким объектам будет идти нумерация. Мы выбрали по организации и связанному документу.
После настройки нумерации документа требуется настроить связь между дополнительным соглашением и договором. Создание связи происходит на вкладке «Нормативно-справочная информация» - «Настройка связей».
По кнопке «Создать» открывается окно, в нем выбираются виды документов, между которыми настраивается связь. И также указывается тип связи «Относится к договору» - «Единичная», так как дополнительное соглашение может относится только к одному договору. И ставится флаг-галка «Обязательная» для того, чтобы связь устанавливалась в обязательном порядке. Обратная связь будет «Множественная», потому что договор может иметь несколько дополнительных соглашений. А тип связи «Содержит ссылку на».
Пример введения дополнительного соглашения.
Создание документов на вкладке «Документы и файлы» - раздел «Создать» - «Документ внутренний».
В сплывающем окне, выбираем вид документа Договор и создаем его.
Заполняем обязательные поля и после нажатия на кнопку «Зарегистрировать» появляется регистрационный номер.
Далее на основании этого документа создаем дополнительное соглашение. Заполняем поля и по нажатию на кнопку «Зарегистрировать» система предложит установить связь.
Кроме того на вкладке «Связи» возможно ознакомиться с проставленными связями между документами.
Договоры составляют значительную часть документооборота в компаниях, как и документы, связанные с договорами. Для удобства и упрощения работы с ними в 1С:Документообороте существует ряд функций, автоматизирующих этот процесс.
Создаются новые виды документов, в том числе и договор, в разделе «Виды документов» вкладки «Нормативно-справочная информация»
Здесь мы видим все виды внутренних документов, и можем объединять их в группы. При создании нового документа мы выбираем его вид он попадает в группу. Раскрывается группа нажатием на треугольник возле названия группы.
По кнопке «Создать» мы создаём новый вид документа, а по кнопке «Создать группу» , соответственно, создаётся новая группа.
При нажатии на кнопку создать мы видим следующую пустую форму, обязательным реквизитом для заполнения в ней является только название.
Для работы с договорами с 1 С:Документооборот в виде документа предусмотрен реквизит «Является договор» , проставление которого автоматически проставляет и некоторые другие реквизиты.
Позволяет отобразить нашу организацию, при заключении договора.
1. Позволяет отобразить одного или нескольких контрагентов, с которыми мы заключаем договор. Так же в программе предусмотрен справочник контрагентов, позволяющий оперативно работать с информацией о них.
2. Отражает срок действия договора и вид его продления (Не продлевается, бессрочный, допускает продление, автоматически продлевается на месяц, квартал и т.д.)
3. Благодаря этому реквизиту можно указать сумму договора валюту.
4. Позволяет системе показать факт расторжения договора.
Далее при настройке договора переходим во вкладку «Нумерация» .
На ней по умолчанию стоит автоматический нумератор, который проставляет порядковый номер всем внутренним документам, удалим его и по кнопке «Добавить» выберем заранее подготовленный для этого нумератор.
Если такого нет, то мы из переходим к начальной странице к функциям и на вкладке «Нормативно-справочная информация» заходим в раздел «Нумераторы»
Нажимаем на кнопку «Создать»
Видим пустую форму конструктора нумератора. Заполняем название и преступаем к созданию, для этого выбираем необходимые для отображения пункты из правого окна и по одному добавляем их в левое, нажатием стрелки, в левом поле между пунктами можно ставить необходимые для оформления знаки: «-», «/», «:» и т.д. Во вкладке «Действует для» созданный нумератор можно привязать к уже существующему документу или документам, а во вкладке «Независимая нумерация» можно настроить независимую нумерацию по организации, связанному документу, подразделению, проекту, вопросу деятельности и виду документа.
Стоит отметить наличие в нумераторе возможность отобразить номер связанного документа. Действительно, в программе предусмотрена возможность связи между документами. За это отвечают разделы «Настройки связей» и «Типы связей» в разделе «Нормативно-справочная информация»
В «Типы связей» можно посмотреть уже существующие типы связи вроде: «Делает недействующим» , «Содержит» , «Создало документ» и многие другие, но также там можно добавить новый тип, если уже существующих недостаточно.
В «Настройки связей» указаны уже существующие связи между типами документов и добавляются новые если это необходимо. Связь можно установить между любыми видами документов, она может быть любого типа из тех, что есть в программе, может быть единичной или множественной, и может быть установлена обратная связь между документами, что бы ссылка была не только из первого документа во второй, но и наоборот.
1С:Документооборот позволяет структурированно хранить документы, в том числе, и договоры. Возможно два варианта структурированного хранения:
В разрезе номенклатуры
В разрезе папок
Рассмотрим второй вариант систематизации – создание папок внутри каталога внутренних документов. Это можно увидеть во вкладке «Документы и файлы» в разделе «Внутренние документы»
При открытии внутренних документов можно, во-первых, увидеть удобную систему поиска документа с большим количеством фильтров: период, вид документа, организация, контрагент и проект, для каждого из них программа предлагает выпадающий список, из которого можно выбрать необходимое, и поиск может осуществляться как по одному фильтру, так и по нескольким сразу. Так же присутствует поиск справа, в котором можно искать документ по названию или их номеру. А, во-вторых, каталог из папок, куда помещаются документы (при нахождении в определённой папке поиск будет работать в её пределах)
В любой момент также можно создать подпапку в любом месте каталога
Теперь удостоверимся, что доступ к договорам будет только у тех сотрудников, которые с ними работают. Для этого в карточке вида внутреннего документа переходим на вкладку «шаблон документа» в раздел «Рабочая группа документа» , нажимаем на кнопку «Подобрать» и видим окно подбора, которое предлагает нам программа. Там выбираем необходимую нам группу или группы сотрудников и нажимаем на кнопку «Готово» .
После записи вида документа можно настроить «Политики доступа» по соответствующей кнопке в карточке вида документа. В открывшемся окне можно более детально настроить возможности каждой группы пользователей.
Дальнейшие настройки нам необходимы если на разных этапах, которые проходит договор нужны определённые настройки для конкретного состояния. Например, чтобы после согласования никто не мог бы изменять договор, кроме руководителя отдела ответственного за договор.
Для этого во вкладке «Настройка и администрирование» необходимо зайти в раздел «Настройки доступности по состоянию»
В открывшемся окне можно увидеть и отредактировать уже существующие настройки или по кнопке «Создать» создать новые. Создадим новую настройку доступности.
В открывшейся карточке
На вкладке «Доступность полей» в представленной таблице в первой строке представлены виды состояния документа, в первой графе все заполняемые поля документа.
В соответствующие ячейки можно установить одно из трёх значений:
На вкладке «Пользователи» по кнопке «Добавить» выбираем нужные нам группу или группы пользователей.
На вкладке «Виды документов» для применения настройки к конкретному виду документа ставим «Применять к выбранным видам документов» и по кнопке «Добавить» выбираем нужный нам вид документа.
Для быстроты и удобства делопроизводства в «1С:Документооборот» можно создавать шаблоны документов. Он создаётся в карточке создания вида документа на вкладке «Шаблон документа»
Если заполнить поля на вкладке «Реквизиты документа» , то тогда, во время создания документа этого вида, заполненные поля будут автоматически подставляться в новый документ.
В «Файлы» можно прикрепить текстовый шаблон, который можно заполнить подстановками реквизитов документа и вручную настроить его внешний вид один раз для всех документов такого вида, тогда после создания договора мы сможем сразу же распечатать его в нужном нам виде, и реквизиты заполнятся автоматически.
В программе предусмотрены отчёты по документам. Они находятся во вкладке «Документы и файлы» в разделе «Отчёт» .
В открывшейся вкладке уже находится несколько типовых отчётов по договорам, но при необходимости можно создать новый вид отчёта и настроить его в соответствии с тем, что нам нужно. При нажатии на каждый вид нам покажут образец отчёта. Рассмотрим один из отчётов по кнопке Открыть .
Проверяем настройки, и нажимаем «Сформировать» .
И получаем отчёт.
Во вкладке «Управление процессами» находится раздел «Шаблоны процессов» .
Здесь находятся все виды процессов, они перечислены в правом окне. По каждому из них можно создать уже конкретный процесс, необходимый нам.
Наибольший интерес представляют Комплексные процессы, потому что именно они позволяют автоматизировать сложные процессы, состоящие из нескольких этапов. Пример – схема обработка договора купли/продажи, в ней присутствует и согласование, и исполнение, и регистрация, и по мере выполнения процесса появляется новый документ, что отображено на вкладке «Предметы процесса» .
Благодаря 1С:Документооборот автоматизируется огромное количество договорной работы, что повышает производительность и эффективность, при этом минимизируется возможность ошибки.
В программе 1С:Бухгалтерия предприятия взаиморасчеты с контрагентами ведутся в разрезе договоров. Договоры указываются в различных документах. Рассмотрим, как создавать договоры в программе.
Как включить учет по договорам
Отметим, что учет по договорам может и не вестись. Это, конечно, редкость, но разберем, где включить и отключить договоры.
Зайдем в меню «Главное — Настройки — Функциональность». На закладке «Расчеты» есть флажок «Учет по договорам».
Если в программе уже заведены договоры, то отключить функционал уже не получится.
Как создать новый договор
Создать новый договор можно несколькими способами.
Первый способ — открыть справочник в разделе «Справочники — Покупки и продажи — Договоры». Откроется список всех договоров, новый создается по кнопке «Создать».
Второй способ — открыть карточку контрагента и создать договор на закладке «Договоры».
Получите понятные самоучители по 1С бесплатно:
И третий способ — создавать договор непосредственно в документах, после выбора контрагента.
Заполнение договора
Рассмотрим подробнее, как заполнить новый договор.
Для каждого договора указываются организация и контрагент.
Затем нужно указать вид договора: с покупателем, с поставщиком, с комитентом и так далее.
Некоторые поля доступны для заполнения всегда.
- Наименование, номер, дата договора и срок его действия.
- Вид расчетов — указывается в разделе «Дополнительная информация», используется для дополнительной аналитики.
- Тип цен — тип цен номенклатуры для автоматической подстановки в документах.
- Валюта. Для того чтобы выбрать валюту в договоре, нужно ее предварительно создать. По умолчанию доступна валюта «руб.».
Доступность остальных полей зависит от выбранного вида договора.
Разберем еще одну важную настройку — срок оплаты.
В программе можно задать общий срок оплаты по покупателям и поставщикам, после которого задолженность будет просроченной. Указывается это в настройках параметров учета. Но часто бывает необходимо для каждого договора установить свой индивидуальный срок оплаты. В этом случае в договоре ставится флажок «Установлен срок оплаты» и указывается его значение.
Дополнительные реквизиты договора
Для договора можно самостоятельно добавить дополнительные реквизиты. Для этого включим настройку. Зайдем в меню «Администрирование — Настройки программы — Общие настройки».
Установим флажок «Дополнительные реквизиты и сведения». Справа будут доступны две ссылки.
Отличие их в том, что реквизиты сразу видны в договоре, а сведения открываются по отдельной кнопке.
Откроем ссылку «Дополнительные реквизиты».
Найдем пункт «Договоры» и создадим новый реквизит.
Заполняем наименование, тип реквизита и другие поля при необходимости.
После сохранения в договоре появится новое поле.
Таким образом можно создать любое количество полей.
Настройка счетов расчетов с контрагентами в разрезе договоров
Счета расчетов с контрагентами используются для автоматической подстановки счетов учета в документы.
Счета могут задаваться в целом по организации, по группе контрагентов, по контрагентам, а также по договорам. То есть для одного контрагента для одного договора задаются свои шаблоны счетов, а для второго договора другие счета.
Для этого в договоре перейдем по ссылке «Счета расчетов с контрагентами».
Добавим новую запись.
Заполняем счета для договора.
Для другого договора создаем новую запись и также указываем нужные счета. Или, если отдельную запись не создавать, будут использоваться счета, заданные для контрагента или организации.
Печать договора
Договор можно распечатать. Для этого нажмем кнопку «Печать» и выберем пункт «Договор».
Выберем вариант для печати.
Откроется текст договора.
Шаблоны договоров
Печатную форму договора можно менять, а также добавлять новые шаблоны. Для этого зайдем в меню «Справочники — Покупки и продажи — Шаблоны договоров».
Здесь можем создать новый шаблон или изменить существующий.
Например, откроем для редактирования договор поставки.
Менять можно не только фиксированный текст, но и параметры, которые будут подставляться автоматически.
Для этого нажмем кнопку «Вставить в текст» и выберем подходящие реквизиты.
Таким образом можно самостоятельно без привлечения программистов изменить договор.
Любая организация регулирует взаимоотношения с контрагентами на основании договоров, в которых прописываются условия сотрудничества. Обычно документ составляется в текстовом редакторе, проверяется юридической службой компании (если таковая имеется на предприятии), печатается и подписывается обеими сторонами. В итоге у каждого участника договорных отношений остается по одному экземпляру, которые хранятся в бумажном виде.
Многие компании не имеют своих помещений в достаточном объеме, поэтому самым распространенным видом взаимодействия с контрагентом является аренда. В 1С договор должен быть зафиксирован и указан при начислении платежей по этому договору. Однако в информационной базе программы текст договора никак не фигурирует, поэтому при необходимости внести изменения, оформить дополнительное соглашение или какие-то другие правки, приходится искать текстовый файл или печатный вариант.
Разработчики 1С учли данный недочет. Договор аренды 1С 8 3.0.37.21 позволяет сформировать непосредственно в программе и закрепить за контрагентом. Кстати сказать, к одному контрагенту можно прикрепить несколько договоров, в которых указанный контрагент может выступать в качестве поставщика и покупателя. Договор аренды 1С ЗУП может использовать при начислении платежей, обращаясь к общей базе данных.
Преимущество создания договоров сразу в программе очевидно: можно использовать автозаполнение для полей с реквизитами, создавать шаблоны типовых договоров, в любое время просмотреть текст договора для конкретного контрагента.
Рассмотрим создание документа на примере аренды. Чтобы создать и провести в 1С договор аренды, нужно зайти в раздел «Справочники», выбрать раздел «Покупки и продажи» и войти в пункт «Шаблоны договоров»:
В базовой конфигурации программы уже есть 3 типовых шаблона: договор возмездного оказания услуг (сюда относится аренда), договор подряда и договор поставки. Напомним, что договор аренды 1С 8.2 таким способом создать не позволит. А для владельцев обновленной версии этот пункт доступен:
Создание собственного шаблона договора
В шаблонах договоров можно создавать новые группы. Допустим, это будет группа «Дополнительные соглашения». Эта функция активируется при нажатии кнопки «Создать группу», после чего требуется заполнить название группы. Во вновь созданной группе кнопкой «Создать» формируем новый шаблон.
Завести договор аренды 1С ЗУП можно простым набором нужного текста или же текст можно скопировать из текстового редактора. Набранный или вставленный текст можно дополнить полями автозаполнения через кнопку «Вставить текст». При нажатии кнопки предлагается список полей, которые могут быть вставлены из карточки контрагента.
Поля помечаются желтым цветом, теперь это не статический текст. Сюда будут вписываться реквизиты из базы данных. Если договор аренды 1С 8 3 ЗУП для контрагента уже имеется, то дополнительное соглашение можно прикрепить к нему же.
Таким способом можно добавить в текст все необходимые поля, в итоге документ будет выглядеть следующим образом:
Заполнение и печать шаблона
Чтобы вывести на печать договор с организацией с использованием шаблона, нужно найти нужного контрагента в одноименном справочнике. В договорах выбираем необходимый вид договора, нажимаем «Печать» и заходим в предложенный пункт с шаблонами, где выбираем нужную форму:
На печать выводится сформированный заранее шаблон с автоматически заполненными полями.
При неполной информации о контрагенте, пустые поля будут подсвечены. Эти данные можно внести при ручном редактировании печатной формы.
Читайте также: