Как создать структуру книги с помощью разметки заголовков в microsoft word
как эти заголовки в поле оглавления правильно размещать?
Для начала нужно отформатировать каждый заголовок, который Вы хотите, чтобы был в Оглавлении, с помощью автостилей. Для этого заходим на вкладку "главная", далее панель "стили", выделяем нужный заголовок и нажимаем "Заголовок 1", так делает с каждым заголовком по всему тексту. Если вам нужен подпункт в оглавлении, то тогда выделяем его и там же в панели "стили" выбираем "Заголовок 2". Аналогично можно сделать ещё подпункты, выбрав "Заголовок 3".
Когда Вы сделаете так со всеми заголовками, дальше можно создавать оглавление. Устанавливаем курсор, где хотим, чтобы было оглавление. Если для оглавления вам нужная отдельная страница, то вставляем разрыв до и после оглавления (Ctrl+Enter). После этого переходим во вкладку "ссылки", дальше слева в группе "оглавление" выбираем "Автособираемое оглавление 1". После этого будет создано оглавление на основе ваших выделенных заголовков. Каждый из заголовков будет снабжён отбивкой из точек, после них будет стоять номер страницы (если он есть), на которой этот заголовок находится.
Для того, чтобы менять шрифт и размер заголовков нужно в панели "стиль" выбрать наиболее подходящий Вам. В будущем можно будет обновлять оглавление. Для этого надо перейти на страницу с оглавлением, навести курсор и нажать "обновить таблицы", выбрать "обновить целиком".
Указатель устанавливается по желанию для того, чтобы, нажимая на необходимый заголовок, переходить по ссылке на его содержание (если Вы будете распечатывать документ, то он точно не понадобится). Для того, чтобы сделать указание нужно выбрать текст, который будет элементом предметного указателя. Дальше на вкладке "ссылки", группа "предметный указатель" нажать "пометить элемент" и снова "пометить". После того как пометите все элементы (например, пункты или главы) выбираете место, где будет указатель, далее "ссылки", группа "предметный указатель" и команда "предметный указатель". Дальше выбираем нужный формат, номера страниц и нажимаем "ок". Предметный указатель будет готов.
Особенность электронной книги в том, что на разных устройствах в зависимости от настроек текст будет отображаться по-разному. Поэтому не важно, какой шрифт и его размер вы выбрали. Важно создать правильную структуру книги.
Работа с заголовками
(главы, подглавы, названия отдельных произведений в сборнике)
В начале подготовки файла с текстом книги включите в редакторе «Microsoft Word» структуру документа (Строка меню - Вид - Структура). С этой функцией вы увидите, какие фрагменты текста оформлены с ошибками.
Размечайте все заголовки соответствующими стилями текстового редактора: Заголовок 1, Заголовок 2, Заголовок 3. Чтобы увидеть разбивку по заголовкам, включите область навигации (Строка меню - Вид - Боковая панель - Переходы или перейдите на вкладку «Вид» в Главном меню и поставьте галочку в пункте «Область навигации».
Пример: ваш роман состоит из двух частей, в каждую из частей входит по 10 глав, в некоторых главах присутствует деление на «подглавы». Сначала вы выделяете текст «Часть 1» и «Часть 2» и выбираете стиль «Заголовок 1». Затем выбираете название каждой главы и стиль «Заголовок 2». Для каждой подглавы задаете стиль «Заголовок 3». (Стили заголовков можно выбрать на вкладке «Главная» или через панель «Стили», вызвать которую можно сочетание клавиш Alt-Ctrl-Shift-S.)
Видеоурок. Как создать структуру книги с помощью разметки заголовков в Microsoft Word:
Правила оформления заголовков
Избегайте оформления заголовков заглавными буквами.
Не оставляйте пустых строк до и после заголовка. Основной текст должен начинаться со следующего абзаца сразу после заголовка (названия рассказа, стихотворения и т.д.).
Избегайте лишних пробелов до и после заголовка. Начинайте писать название с начала строки и сразу после точки нажмите «Enter» для перехода на следующую строку.
Избегайте использование заголовков больше 4-го уровня.
Если в заголовке присутствуют символы иностранного языка, например, «Построение web-сайта», чтобы заголовок правильно перевелся в формат электронной книги, необходимо сначала набрать заголовок в программе «Блокнот», затем скопировать текст заголовка целиком в файл MS Word, где вы работаете над книгой, и только после этого присвоить стиль заголовка нужного уровня.
Работа с основным текстом
Для текста книги используйте стиль «Обычный». Если вас не устраивает размер или стиль шрифта, вы можете изменить его в настройках стиля.
Величина абзацного отступа задается программой для чтения, которую использует читатель. И даже если вы их не будете задавать или формировать особым образом, программа для чтения их сформирует.
Не следует использовать пробелы и табуляции для абзацных и других отступов. Исключение - если нужны верлибры в стихах, для них следует использовать неразрывные пробелы (ctrl-shift-пробел)
Если требуется логическое разделение частей текста, не используя заголовки и подзаголовки, вставьте абзац с пустой строкой. Не используйте для этого увеличение межстрочного интервала. Также в качестве разделителя можно использовать символы * * * или __________ на отдельной строке между частями текста.
Важно! Чтобы сделать эти "звездочки" подзаголовком (по центру, без попадания в оглавление), следует задать для них заголовок низшего уровня, уже использующегося в документе.
Избегайте двух и более пустых строк подряд.
Не выделяйте жирным или курсивом большие участки текста, если они не имеют специального назначения (см. следующий пункт).
Если в тексте есть эпиграфы, посвящения, цитаты, экскурсы, врезки и т.п., выделите нужный фрагмент курсивом и отделите от другого текста пустым абзацем до и после. Исключение: если эпиграф или другой значимый элемент текст идет сразу после заголовка, пустая строка между заголовком и выделенным текстом не нужна.
Не используйте подчеркивание и р а з р я д к у в качестве выделения текста. При необходимости выделяйте текст курсивом, жирным шрифтом или жирным курсивом.
Важно! Ни в коем случае не использовать разрывы строк, разрывы страниц, разрывы разделов. абзац должен заканчиваться только концом абзаца (Enter).
Неправильный вариант оформления конца абзаца (это разрыв строки):
Правильный вариант оформления конца абзаца:
Видеоурок. Как сделать абзацный отступ и оформить эпиграф или выделенный фрагмент текста:
Примечания и сноски к тексту должны быть сделаны с помощью соответствующей функции текстового редактора — иначе они не будут должным образом оформлены в электронной книге.
Если в вашей книге содержатся таблицы, уравнения, формулы, схемы или другие элементы, части которого должны располагаться в строго заданном порядке, заранее переведите их в формат изображения и вставьте как иллюстрации
Видеоурок. Как вставить иллюстрации и примечания и сноски к тексту:
Если в вашей книге есть стихи — визуально отделите их от основного текста пустыми строками до и после стихотворного текста (особенно это актуально, если вы цитируете в прозаическом тексте одну-две стихотворные строки — они могут попросту потеряться). Разбивку стихотворений на строфы делайте с помощью пустых строк.
Видеоурок. Как оформить сборник стихотворений:
Отключите в настройках текстового редактора автоформат при создании нумерованных или маркированных списков.
Кроме того, текст книги должен соответствовать требованиям законодательства Российской Федерации и нашим критериям качества.
В тексте книги должны отсутствовать
Автор и название произведения (исключение: если вы хотите опубликовать сборник произведений, то все произведения должны содержаться в одном файле, а название каждого произведения должно быть размечено в текстовом редакторе стилем «Заголовок 1»);
Аннотация — она заполняется отдельно и отображается тоже отдельно, ее незачем размещать вместе с текстом произведения;
Выходные данные печатного издания — ISBN, УДК, ББК, формат печатного издания и т.п.;
Изображения с гиперссылками.
Специальные символы, такие, как ˊˈʻʼˋʹːˌ
Данные об авторе, название книги, аннотация заполняются в специальных полях карточки книги после загрузки файла в ЛитРес: Самиздат. Как заполнить сведения о книге
Выходные данные печатного издания (такие как ISBN, УДК, ББК, авторский знак) заполняются автоматически при публикации печатной версии книги.
Как сделать иллюстрации в книге
Если ваша книга содержит иллюстрации, их необходимо вставить прямо в текстовый файл перед загрузкой книги в ЛитРес: Самиздат.
Для вашего удобства мы рекомендуем перед началом работы с иллюстрациями создать на вашем компьютере отдельную папку с иллюстрациями к каждой книге. При этом лучше переименовать изображения, используя в названии файла порядковый номер, например, «Моя_первая_книга_илл1.jpg». Это упростит работу с изображениями во время редактирования текста и при исправлении ошибок, если такие возникнут.
Подготовьте в документе место для размещения иллюстрации. Для этого вставьте в тексте абзац в месте, где планируете вставить изображение.
Изображения должны быть в форматах jpg и png, у цветных — цветовая схема RGB (не CMYK).
Размещайте иллюстрации с помощью соответствующего инструмента текстового редактора (например: «Вставка / Рисунки» в Microsoft Word). Не «перетягивайте» их из интернета — в этом случае после загрузки книги вместо иллюстрации вы получите пустую рамку в тексте.
Важно! Если планируется добавить несколько иллюстраций подряд, размещайте их друг под другом, всякий раз вставляя новый абзац между ними.
Правильный вариант абзаца:
Если у иллюстрации есть подпись над или под изображением, отделяйте текст над/под изображением пустыми абзацами от основного текста.
Изображения должны быть отделены от текста и друг от друга ОДНИМ символом конца абзаца, не нужно добавлять пустых строк.
Проверьте, чтобы у изображения формат обтекания был «в тексте». Для этого нажмите правой кнопкой мыши на иллюстрацию и найдите в свойствах изображения раздел «Размер и положение». Перейдите на вкладку «Обтекание текстом» и выберите вариант «в тексте».
Убедитесь, что на добавленной иллюстрации нет встроенной гиперссылки: нажмите правой кнопкой мыши на иллюстрацию и найдите в свойствах изображения раздел «Гиперссылка». В открывшемся окне строка «Адрес» должны быть пустой.
Размер изображения должен соответствовать его назначению. Карты, схемы, большие таблицы, графики и диаграммы, где много мелких деталей, цифр, текста, нужно делать такого размера, чтобы символы были хорошо видны. Какие-либо декоративные элементы (типа виньеток) следует делать небольшого размера. Для электронных книг мы не рекомендуем использовать такие элементы оформления.
Следует учитывать, что обрабатывать изображения следует в стороннем графическом редакторе до помещения их в файл word, иначе в электронную книгу попадут оригинальные файлы изображений. Рекомендуем сохранять изображения в разрешении 72 пикселя/дюйм, с максимальным размером длины 1024 пикселя, ширины - 900 (или 1024). Обтекание изображение должно быть "в тексте". Максимальный размер изображения (площадь) - 2 млн пикселей.
Файлы слишком большого размера могут не пройти через конвертер, поэтому старайтесь минимизировать размер изображений, учитывая предыдущий пункт.
ВНИМАНИЕ:
В печатной версии книги все иллюстрации будут черно-белые.
Важно:
В книгах, размещаемых на платформе Литрес.Самиздат, не должно быть коммерческой рекламы. Это значит, что в текст книги нельзя добавлять:
— рекламные листовки, проспекты, скидочные купоны и прочий визуал;
— коммерческие интеграции, рекламные статьи, призывы к покупкам;
— адреса ваших и чужих коммерческих сайтов: онлайн-магазинов, агрегаторов услуг и непосредственно предприятий, которые их предоставляют;
— банковские реквизиты и просьбы/требования финансовой помощи.
Если вы пишите книгу о своем деле — делитесь теорией и практикой, лайфхаками и находками, Самиздат не запрещает упоминать название вашей компании/мастерской/предприятия, но просит следить за тем, чтобы полезное повествование не превращалось в рекламный буклет.
На обложке книги и в аннотации нельзя размещать адреса сайтов и аккаунтов в соцсетях.
Вы можете разместить в книге QR-код только если планируете заказать печатную версию (POD) или тираж. В электронной книге замените QR-коды на активные ссылки.
Это правило действует только на ссылки, которые не нарушают законодательство РФ и наши правила.
Прежде, чем приступить к созданию оглавления (о чем уже просили рассказать мои подписчики) необходимо понять, что такое «Уровни структуры». Тем более, что непонимание понятия «Уровни структуры», приводит к крупным ошибкам. Например, может «полететь» оглавление, либо ненужные абзацы «полезут» в оглавление.
Я не знаю, обращались ли вы когда-нибудь к диалоговому окну «Параметры оглавления»? И задавались ли вопросом: а что за команда «Уровни структуры»?
На уроке, посвященном созданию оглавления, я подробно расскажу об этом диалоговом окне. Но сейчас я расскажу, что такое Уровни структуры.
Вот вам ссылка на учебный файл этого урока. Откройте файл. Старый знакомый:
Я уменьшила масштаб, чтобы влезли максимум страниц. Мы можем окинуть взглядом плоды трудов наших.
Теперь вопрос: что мы знаем к настоящему моменту?
- Есть Встроенные стили – Заголовок один из них (Урок 13)
- Есть многоуровневые списки – всего 9 уровней (Урок 23)
- Заголовки определяют структуру документа и могут быть многоуровневым списком (Урок 28)
- Структура документа связана со структурой презентации (Секрет PowerPoint 1 «Создание презентации за 10 минут»).
- Заголовки каждого уровня обязательно отображаются в рабочей области «Область навигации» (Урок 28 раздел «Структура документа»)
- Заголовки вместе с соответствующей содержательной частью можно переместить в «Области навигации» (Урок 28 раздел «Структура документа»)
По окончании урока вы сможете:
- Определить место назначения «Уровни структуры»
- Присвоить и убрать уровень стилю абзаца
- Правильно скопировать и вставить в документ текстовую информацию из Интернета
1. Место назначения «Уровни структуры»
Шаг 1. Открываем «Область навигации» через ленту Вид либо командой с Панели быстрого доступа
Шаг 2. Развернем все заголовки в Области навигации (ПМ в области навигации на заголовке 1.1. → команда Развернуть все из контекстного меню):
И для завершения подготовительного этапа …
Шаг 3. Открываем рабочую область «Стили» (лента Главная → группа команд Стили → кнопка группы):
Шаг 4. Открываем диалоговое окно «Абзац». В уроке 10 я показала, как открыть это окно: (лента Главная → группа команд Абзац → кнопка группы):
Или через контекстное меню (ПМ на абзаце, в нашем случае на первом заголовке второго уровня → команда Абзац):
Выбирайте сами, как вам быстрее работать.
Посмотрели на диалоговое окно «Абзац»?
Я отметила галочками те установки, которые мы можем поменять при помощи ленты Главная группами команд Шрифт и Абзац. А восклицательный знак отметил команду Уровнень структуры. В поле команды написано «Уровень 2». Вспоминаем, что наш текстовый курсор стоит на первом заголовке второго уровня. Напрашивается очень интересный вывод:
Понять и запомнить! | Номер уровня или отсутствие уровня структуры можно определить в диалоговом окне «Абзац» |
Для заголовков эта команда неактивна, отсюда следует ещё один вывод:
Понять и запомнить! | Мы не можем поменять номер уровня заголовка в диалоговом окне «Абзац» – команда попросту не активна. |
Шаг 5. Вот, если мы:
Либо воспользуемся кнопкой «Уменьшить отступ» с ленты Главная группы команд Абзац (Урок 26):
Получаем такую картину:
Обратите внимание, что в «Области навигации» заголовок «Уголовный Кодекс Российской Федерации» получил номер «2» и уменьшил отступ. Так вот откуда название этих двух кнопок.
Уменьшение или увеличение расстояния (отступ) от поля до абзаца мы можем видеть только для Области навигации. На уроке 26 мы убедились, что непосредственно в документе мы устанавливаем эти отступы по своему желанию.
Так как мы присвоили заголовку второго уровня стиль «Заголовок 1», то в диалоговом окне «Абзац» в поле «Уровень» мы видим надпись «Уровень 1». Поле по прежнему неактивно.
А в каком случае поле «Уровень» активно!
2. Уровни структуры для конкретного абзаца
Отмените все действия, которые вы делали в документе. То есть «откатите» документ к первоначальному виду. Либо просто закройте документ без сохранения и вновь откройте его. Сверните все заголовки в области навигации:
Практически во всех больших документах есть вступительная часть, перечень сокращений, которые встречаются в документе, и список литературы.
Для нашего учебного документа я предусмотрела это. Сразу после места под оглавление я создала абзац «Введение»:
А в самом конце документа «Сокращения», «Список литературы», «Перечень нормативных документов»:
Давайте сделаем так, чтобы эти абзацы могли находится в Области навигации. Это позволит нам быстро переходить по всему документу. Ведь предполагается, что у нас большой документ.
Решаем задачу | Создать стиль абзаца, который может войти в Область навигации |
Вспоминаем Урок 9. Создание собственного стиля.
Шаг 1. Выделяем (Урок 2) абзац «Введение» и форматируем его (лента Главная → группа команд Шрифт → кнопка «Ж», на панели быстрого доступа команда «Абзац с новой страницы» и интервал после абзаца 12 пт):
Шаг 2. Вызываем диалоговое окно «Абзац». Наконец-то поле «Уровень» активно! В диалоговом окне «Абзац»:
Посмотрите, что получилось:
Абзац «Введение» попал в Область навигации. А в самом документе напротив абзаца «Введение» появилась серая стрелка, лежащая на боку. Сделаем отметочку в памяти. Но стиль абзаца по прежнему «Обычный».
Шаг 3. Создаем новый стиль, который назовем «Введение». Это можно сделать четырьмя способами:
- Лента Главная → группа команд Стили → кнопка выпадающего меню → команда Создать стиль
- Команда «Стили» на всплывающей панели инструментов
- Кнопка «Создать стиль» в нижней части рабочей области Стили
- Кнопка «Управление стилями» в нижней части рабочей области Стили
От себя замечу, что практически всегда пользуюсь кнопкой «Управление стилями», потому что в ней имеется все, что можно сделать со стилями.
Я воспользовалась первым способом.
Шаг 4. Задаем имя нового стиля:
Вы можете задать любое другое имя. Главное, чтобы вы об этом не забыли.
Шаг 5. Задаем стиль «Введение» трем последним абзацам нашего документа
Все абзацы, которым присвоен стиль «Введение», уютненько расположились каждый с новой страницы.
Что имеем в сухом остатке?
Понять и запомнить! | 1. Присвоение абзацу одного из девяти уровней обеспечивает место этому абзацу в Области навигации. 2. Один из девяти уровней по умолчанию присвоен каждому из 9 уровней встроенного стиля «Заголовок №» 3. Остальные встроенные стили имеют уровень текста «Основной текст» и в область навигации не попадают (я проверяла) |
3. Вставка текстовой информации из Интернета
За последние два года я все чаще встречаю документы, в которых не понятно по какому принципу определены уровни текста:
В данном документе уровень структуры присвоен даже пустому абзацу.
Шаг 1. Скопируем с моего сайта кусок какого-нибудь заголовка:
Шаг 2. Найдем любое место в нашем документе (я нашла абзац, состоящий из двух предложений и установила текстовый курсор в конце первого предложения):
Шаг 3. Вставим содержимое буфера обмена:
Посмотрите на результат. Абзац «полез» в Область навигации, нумерация заголовков нарушена. А ведь мы скопировали всего два слова с сайта. Поэтому еще раз внимательно просмотрите Урок 16 Буфер обмена.
Шаг 4. Вставим в другое место документа содержимое буфера обмена командой «Сохранить только как текст» (лента Главная → группа команд Буфер обмена → выпадающее меню команды Вставить → команда «Сохранить только как текст»):
Смотрим и убеждаемся, что ничего страшного не произошло:
Я показала вам только одну возможность появления ненужных уровней структуры. Перечислять остальные не буду. Давайте сразу делать всё правильно!
Мы прошли несколько уроков по многоуровневым спискам. Наиболее распространённый вид многоуровневого списка – это Заголовки в документе. И наиболее часто встречающие проблемы у пользователей – неумение правильно работать с заголовками.
На уроке 27 я привела 3 правила работы со списками, которых я придерживаюсь неукоснительно:
- Всегда работать только с кнопкой «Многоуровневый список»
- Если надо изменить формат списка, то курсор надо поставить на самый первый пункт форматируемого списка (то есть не надо приступать к форматированию списка, если вы не находитесь на первом
- Всегда работать с отступами и выступами только в диалоговом окне «Определение нового многоуровневого списка», которое вызывается кнопкой «Многоуровневый список
По окончании урока вы сможете:
- Определять Заголовки в документе
- Работать в области задач Структура документа
1. Заголовки в документе
Скачайте документ тут. Откройте документ (очень скучный текст, но мне не приходится выбирать). Преимущество данного документа – это наличие всего лишь трёх страниц. Но это такая редкость в моей работе. Обычно количество страниц начинается от 20, и далее прекрасному нет предела.
Напомню на всякий случай:
- Включите режим Непечатаемые символы
- Откройте область задач Стили
- Проследите за месторасположением Панели быстрого доступа (см. Урок 19)
Первый абзац я выделила красным цветом. Это название документа. Пусть таким и остаётся.
Полужирные абзацы – это будут Заголовки первого уровня.
Абзацы прямого начертания – это будут Заголовки второго уровня.
От этой исходной ситуации начнём работать.
Шаг 1. Выделите абзац «Область и порядок применения правил» (как это делать, см. Урок 2. Например, щёлкните один раз по полосе выделения, ведь абзац состоит из одной строчки)
Шаг 2. Задайте многоуровневый список. Лента Главная → группа команд Абзац → кнопка Многоуровневый список → Библиотека списков → Список «Заголовок»:
Эта иконка вам даже подмигнёт:
Получили такую картину:
Абзац отметился номером «1» и:
- получил интервал до абзаца 12 пт,
- покрасился в синий цвет,
- стал называться «Заголовок 1».
Вы заметили, что в области задач Стили появился новый стиль «Заголовок 2»?
Шаг 3. Выделите следующие два абзаца (я советую вам периодически обращаться к уроку 2 и тренироваться в различных способах выделения. Время, затраченное на эти тренировки, окупится в вашей будущей работе):
Шаг 4. А теперь переместите курсор в область задач Стили и щёлкните по стилю «Заголовок 2»:
Вы заметили, что в области задач Стили появился новый стиль «Заголовок 3»?
Делаем вывод из первых 4-х шагов.
Главное правило при работе с Заголовками | Самый первый заголовок обязательно назначать кнопкой Многоуровневый список |
В этом случае все 9 уровней заголовков будут привязаны к общей нумерации, и заголовки следующих уровней смело можно назначать из области задач Стили. И вас не будет донимать головная боль.
Шаг 5. Выделяем первый заголовок 1 уровня и изменяем его внешний вид:
Вы обратили внимание на чёрный маленький квадратик напротив абзаца, которому присвоен стиль «Заголовок 1»? На уроке 10 мы познакомились с Диалоговым окном Абзац. Продолжим это приятное знакомство.
Шаг 6. Лента Главная → группа команд Абзац → копка группы:
Обратите внимание на активную кнопку на Панели быстрого доступа. Она нам ещё пригодится.
Щёлкните по второй закладке диалогового окна Абзац. На первой закладке мы задавали отступы и интервалы. На второй закладке «Положение на странице» мы определяем положение абзацев относительно друг друга и относительно страницы:
Это очень интересная закладка, которая даёт нам отличные возможности. Я посвящу этой закладке отдельный урок, и вы поймёте, почему я никогда не использую режим «Разрыв страницы». И вам не советую.
Итак, снимите галочки, как показано на картинке и нажмите ОК:
Получили такую картинку:
- Кнопка на Панели быстрого доступа не активна
- Чёрный квадратик напротив абзаца исчез.
Чёрный квадратик ‒ это непечатаемый символ, который сигнализирует о возможном положении абзаца на странице.
Шаг 7. Сохраняем изменения в характеристике стиля «Заголовок 1»:
- Перемещаем курсор в область задач Стили на название стиля «Заголовок 1»
- Щёлкаем по кнопке выпадающего меню на названии стиля «Заголовок»
- Выбираем команду «Обновить «Заголовок 1» в соответствии с выделенным фрагментом»
Эту операцию мы делали на уроке 11.
А теперь, вооружённые знанием про кнопочки на панели быстрого доступа, отформатируем заголовок второго уровня
Шаг 8. Выделяем заголовок второго уровня изменяем его внешний вид:
Вот видите, обошлись без вызова диалогового окна Абзац. Хорошо, что есть настроенная Панель быстрого доступа (см. Урок 18 и Урок 19).
Шаг 9. Сохраняем изменения в характеристике стиля «Заголовок 2»:
- Перемещаем курсор в область задач Стили на название стиля «Заголовок 2»
- Щёлкаем по кнопке выпадающего меню на названии стиля «Заголовок 2»
- Выбираем команду «Обновить «Заголовок 2» в соответствии с выделенным фрагментом»
Шаг 10. Пробегаемся по всему документу и присваиваем соответствующие стили соответствующим абзацам:
Тяжело в учении – легко в бою, как говорил гениальный Суворов.
Я только что заново отформатировала файл в соответствии с этим уроком и потратила на это 1,5 минуты.
На документ из 600 страниц я потратила два часа, но там стилей было побольше.
А теперь переходим к самому главному понятию в идеологии Word – СТРУКТУРА ДОКУМЕНТА. Большая просьба – не закрывать документ и перейти в самое начало документа.
2. Структура документа
Вы не забыли, что Заголовок – это встроенный стиль? А встроенные стили доброжелательные разработчики отформатировали в соответствии со своими предпочтениям (см. Урок 13). Тогда почему мы так подробно занимались встроенным стилем Заголовок?
Ну, во-первых заголовки встречается практически в любом документе, а во-вторых именно встроенные Заголовки определяют структуру документа.
Шаг 1. Пройдите путь: лента Вид → группа команд Показать → команда Область навигации:
Кстати, эту команду при помощи правой клавиши мыши можно добавить на Панель быстрого доступа.
Получили такую картину (на следующих скриншотах я отключу область задач стили):
Получается, что на сером окне весь документ за исключением первого абзаца. Но первый абзац мы не трогали, не меняли.
Вывод | В область Навигации попадают только абзацы, которым присвоен стиль Заголовок любого уровня (уровней 9) |
И что это нам даёт?
Шаг 2. Щёлкайте в области навигации по любому заголовку и вы увидите, что курсор в документе послушно встал в начале выбранного заголовка:
Шаг 3. Нажмите ПМ на любом заголовке в области Навигация:
В контекстном меню выберите команду Свернуть все. Получим такую картину:
Шаг 4. И для развлечения: нажмите ЛМ на шестой заголовок и, не отпуская ЛМ перетащите его на место после первого заголовка:
Мышку оставили в покое и делаем вывод.
Вывод | В области Навигация мы можем перетаскивать по документу заголовки вместе с содержимым. |
А это часто бывает нужно при создании и форматировании документа.
Теперь вы сможете:
- Определять Заголовки в документе
- Работать в области задач Структура документа
Разумеется, я рассказала не о всех возможностях области Навигация. Постепенно знания будем наращивать. Но самое главное, что можно открывать сезон охоты в программе Point. Ведь структура документа удивительным образом поможет нам при создании презентации.
Вам будет интересно:
Урок 40. Многоколоночный текст
Урок 41. Границы печатного поля
Урок 59. Распознавание документа
14 Comments on Урок 28. Заголовки в документе. Структура документа
Здравствуйте, большое спасибо вам за статью. Хотел бы спросить, когда я нажимал на кнопки Абзац- не отрывать от следующего и на соседнюю Абзац — не разрывать, то эффект с черным квадратиком был одинаковый — т.е исчезал- появлялся. Меня это ввело в недоумение, так как кнопки то разные.
Добрый вечер! Спасибо за отзыв. По поводу черных квадратов. Да квадрат один и тот же на все режимы. И так было всегда, а начинала я с Word 3. С уважением, Елена
Добрый вечер, спасибо Вам за ответ.
Еще касательного этого появился такой вопрос. Когда снимаю галочку «абзац не отрывать от следующего», то у меня в своем(не учебном) файле подзаголовок 2 уровня улетает на следующую страницу, а остается пустая страница с заголовком наверху. Когда проходил статью, такого поведения не было. Еще хотел бы понять, что значит «абзац не отрывать от следующего»?
С уважением,
Денис
Быть может это связано с тем, что я сначала создал структуру, а потом начал вставлять в нее текст?
Спасибо Вам большое за ответ, пробую урок 16, файл выслал.
С уважением,
Денис
Благодарю за помощь
Здравствуйте, у меня не получается делать правильный заголовок
Добрый день, Елена. Большое спасибо за ваши уроки. Хочу последовательно пройти все. Столкнулся со следующей ситуацией. Имеется документ, примерно 150 страниц. Документ составлен путем копирования отдельных файлов в один документ (рабочие документы аудитора). У каждого рабочего документа есть название, выбрал стиль — Заголовок 1. Сформировал автособираемое оглавление. Оглавление работает, обновляется автоматически. Хотел воспользоваться меню Навигация для перемещения. Увидел, что в перечне заголовков представлены только те, которые находятся не внутри таблицы. Правильно я понимаю, что проблема в этом?
Добрый вечер, Юджин! Вы совершенно правы: те заголовки, которые помещены в таблицу не отображаются в Области навигации. Если вы переместите заголовки вне таблицы, то она появятся в Области навигации.
Спасибо за оперативный ответ. Переместил заголовки, они появились в области навигации.
Добрый день!
Подскажите, пожалуйста, а как сделать заголовки разного уровня в тексте, где не нужна никакая нумерация? Это просто текст художественной книги. Там нет п. 23.1 или 4.2.7 и т.п. Просто главы и текст, но при этом в самом тексте много выделений курсивом и/или полужирным шрифтом (как отдельных слов, так и фраз) + есть вставки стихотворного текста, эпиграфы и пр. И если обычный текст классически выровнен по ширине, то всякие дополнения — то по левому краю, то по центру, то по правому краю.. Я пытаюсь сделать перевод в соответствии с исходным оформлением текста в оригинале книги — и никак не соображу, какой вариант требуемой «строгой иерархии заголовков» взять, чтоб без нумерации, и как всё это исходное разнообразие уместить в 4 уровня..
Вставить оглавление просто. Полагаю, вы делали это не раз. Но, как всё в Word’е, здесь есть свои тонкости. Незнание этих тонкостей приводит к тому, что оглавление вставляется «коряво», неправильно обновляется, собирает кучу ненужных абзацев и так далее.
По окончании урока вы сможете:
- Сформулировать принципы вставки оглавления по умолчанию
- Создать настраиваемое (пользовательское) оглавление
- Выполнить практическое задание на тему «Замена оглавления»
С прошлого урока у вас остался документ. Если вы потеряли документ, то вот ссылка на учебный файл урока «Оглавление».
1. Автособираемое оглавление
Откройте документ. Разыщите место, которое мы оставляли под оглавление.
Шаг 1. Прежде всего надо набрать слово «Оглавление» или «Содержание». Поскольку это единственный абзац такого рода, то нет смысла создавать для него отдельный стиль текста. Отформатируем его вручную:
Шаг 2. Сейчас я поэкспериментирую:
- перейду на заголовок 1.1.1. (воспользуюсь областью навигации)
- выделю абзац «Статья 21.5. Нарушение правил безопасности на объектах энергетики»
- присвою абзацу Уровень 1 через диалоговое окно «Абзац»
То есть я специально смоделировала ситуацию, когда в Области навигации появляются обычные абзацы:
Вот вам результат. Обычный абзац, ничем не отличающийся от других абзацев, оказался в Области навигации:
К сожалению, такие абзацы встречаются в документах у пользователей. Причин тому множество. Например, неосторожное копирование текстовой информации из Интернета (урок 44)
Шаг 3. Собираю оглавление:
- Устанавливаю текстовый курсор на символ конца абзаца, следующий за оглавлением
- Перехожу на ленту Ссылки
- Нажимаю кнопку оглавление
- Выбираю команду «Автособираемое оглавление» из выпадающего меню:
Вот тут обращаю ваше внимание на выбранную мной иконку. На иконке изображена миниатюра будущего Оглавления. Можно прочитать синими буквами слово «Оглавление» и иерархию из трех заголовков трех уровней. А теперь смотрим результат моих действий:
- Абзацы, которым присвоен стиль «Введение» оказались в Оглавлении (но ведь на иконке «Автособираемое оглавление 1» никакого введения не было, там четко и недвусмысленно были прописаны Заголовки!)
- Абзац «Статья 21.5. Нарушение правил безопасности на объектах энергетики» полез в Оглавление (но ведь он нам там не нужен!)
- Появилась синяя надпись «Оглавление» (а зачем мы тогда создавали абзац «Оглавление» черными буквами. )
- В рабочем окне «Стили» появились новые стили, в частности стиль «Заголовок оглавления» (но такой абзац единственный на весь документ, для чего нам захламлять окно «Стили»?)
Не будем торопиться. Всё по порядку:
- В оглавление попадают все абзацы, которые находятся Области навигации вне зависимости от стиля, который присвоен этим абзацам
- В область навигации попадают все абзацы, которым присвоен Уровень
- Появление синего слова «Оглавление» заложено разработчиками Word’а
- Появление встроенного стиля «Заголовок оглавления» заложено разработчиками Word’а
Но самый главный вывод, который можно сделать в результате проведения эксперимента, состоит в следующем:
То есть иконка «Автособираемое оглавление» имеет смысл именно такой.
Понять и запомнить! | В Область навигации попадают все абзацы, имеющие уровень от одного (1) до девяти (9). При автоматической вставки Оглавления собираются все абзацы, которые имеют уровень в структуре от одного (1) до трёх (3). |
И тут появляются маленькие женские капризы:
- Я хочу, чтобы некоторые абзацы попали в область навигации, но при этом не попали в Оглавление
- Я хочу, чтобы в Оглавление попал Заголовок 1 и 2 уровня, а 3 уровень мне совсем не нужен.
По поводу второго «каприза». Я встречала документы, где оглавление занимало 12 страниц. И какова информативность у такого длинного оглавления?
Давайте посмотрим, как с справится с этими капризами.
2. Настраиваемое оглавление
Если вы повторяли мои действия, то закройте документ без сохранения и вновь откройте его. Нам нужен чистенький документ, без вновь появившихся стилей.
Шаг 1. Набираем слово «Оглавление» и форматируем его (повторяем шаг 1 из предыдущего раздела
Шаг 2. Устанавливаем текстовый курсор на символ конца абзаца, следующий за словом «Оглавление»
Шаг 3. Открываем диалоговое окно «Оглавление» (лента Ссылки → группа команд Оглавление → команда Оглавление → команда Настраиваемое оглавление):
Подробнее рассмотрим, что из себя представляет диалоговое окно «Оглавление»:
- Названия стилей текста, которые пойдут в оглавление
- Как будут выглядеть номера страниц
- Изменение оформления оглавления (оставим как есть)
- Количество уровней, которые пойдут в оглавление
- Вызов диалогового окна «Параметры оглавления»
Как же так, спросите вы, уровней указано 3, а в Образце печатного документа прописаны 4 абзаца? Вспомним, что на уроке 44 мы создали новый стиль абзаца «Введение» и задали ему в диалоговом окне «Абзац» уровень 1. Стиль «Заголовок 1» и стиль «Введение» имеют. Так что в поле «Уровни» всё указано правильно.
Шаг 4. Нажимаем кнопку Параметры и изучаем диалоговое окно «параметры оглавления»:
- Здесь сформулирован принцип создания Оглавления – собрать оглавление, используя отмеченные галочками стили текста
- Перечень всех стилей, которые есть в документе – ещё один весомый аргумент в пользу небольшого количества стилей в документе
- А вот и галочка, которая позволяет всем абзаца, которым присвоен какой-либо уровень, отправляться прямиком в Оглавление
- Опять уровни, скажете вы? Да, уровни, но не уровни стилей текста, а уровни оглавления.
С пунктом 4 разберемся подробнее. В Word’е имеются встроенные стили: Оглавление 1, Оглавление 2, и так далее до 9 уровня. Стили «Оглавление №» связаны с другими стилями через это диалоговое окно. Любое диалоговое окно надо научится читать. Что можно прочитать в этом диалоговом окне? Перевожу:
Понять и запомнить! | Копии всех абзацев, имеющих стиль текста «Введение», поместить в оглавление и присвоить им стиль Оглавление 1 Копии всех абзацев, имеющих стиль текста «Заголовок 1», поместить в оглавление и присвоить им стиль Оглавление 1 Копии всех абзацев, имеющих стиль текста «Заголовок 2», поместить в оглавление и присвоить им стиль Оглавление 2 Копии всех абзацев, имеющих стиль текста «Заголовок 3», поместить в оглавление и присвоить им стиль Оглавление 3 |
Можем мы задать стилю «Заголовок 2», помещённому в оглавление, стиль Оглавление 1? Да без проблем! Все поля «Уровень» в диалоговом окне «Параметры оглавления» – активны! Мы можем поставить любое число в пределах 9.
Мы можем не включать в оглавление абазы со стилем «Заголовок 3»? Да без проблем! Достаточно щелкнуть курсором в поле напротив названия стиля «Заголовок 3» и клавишей Delete с клавиатуры стереть цифру 3.
Установим наши пожелания в диалоговом окне «Параметры оглавления»:
Галочка напротив имени стиля «Заголовок 3» исчезла.
Нажимаем ОК и любуемся нашим красивым оглавлением, созданным в соответствии с нашими пожеланиями:
В рабочем окне стили у нас появилось три новых стиля. Это «Оглавление 1», «Оглавление 2» и «Гиперссылка».
Обратите внимание, что абзац «Статья 21.5. Нарушение правил безопасности на объектах энергетики» в оглавление не пошел, потому что мы отключили режим «уровни структуры» в диалоговом окне «Параметры оглавления».
Помимо того, что каждый абзац в оглавлении имеет свой уровень, каждый абзац приобретает вдобавок свойство гиперссылки.
гиперссылка — Элемент гипертекстового документа (кнопка, изображение, выделенный цветом текст), который связан с другим документом. …нажатие на такой элемент приводит к переходу на другую страницу… |
Справочник технического переводчика (не люблю Википедию) |
Шаг 5. Щелкнем ЛМ по любому абзацу оглавления. Появляется подсказка «Текущий документ. Нажмите CTRL и щелкните ссылку».
Область оглавления подсветилось светло-серым цветом. А это означает, что перед нами поле. На уроке 30 я дала такое определение поля
Понять и запомнить! | Поле – это зарезервированный участок в документе, который отображает изменения определённого типа в документе. |
Поле «Оглавление» дает нам возможность навигации по документу.
Нажимаем CTRL – курсор принял вид указующей руки:
Если при нажатой клавише CTRL щелкнуть ЛМ, то мы переместимся на соответствующий текст в документе.
Предположим, что ваша работа с документом не окончилась. Вы добавили текст. В новом тексте определили заголовки. Теперь надо обновить оглавление. Для этого не надо вновь создавать оглавление.
Шаг 6. Щелкаем ПН в любом месте оглавления и из контекстного меню выбираем команду «Обновить поле» (как видите, написано «поле», а не «оглавление»):
В этом поле выбираем режим «обновить целиком» и смело щелкаем ЛМ.
Я даю 100%-ную гарантию, что оглавление, созданное вами при помощи диалогового окна «Параметры оглавления», всегда будет обновляется корректно. |
Для закрепления предлагаю вам сделать следующее:
3. Практическое задание
Шаг 1. В конце документа создайте абзац «Приложение» (ведь в документах встречаются приложения)
Шаг 2. Отформатируйте его (полужирное начертание, выравнивание по центру):
Шаг 3. Создайте на его основе новый стиль «Приложение» (предполагается, что приложений в документе будет много):
Никуда не уходите с этого места!
Шаг 4. Вызовите диалоговое окно «Параметры оглавления» (лента Ссылки → группа команд Оглавление → команда Оглавление → команда Параметры в диалоговом окне Оглавление)
Шаг 5. В диалоговом окне «Параметры оглавления» по полосе прокрутки разыщите стиль «Приложение» и присвойте ему уровень 3 (не забыли, что это уровень оглавления, а не абзаца!):
Заметили, что напротив названия стиля текста «Приложение» появилась галочка?
Нажмите ОК. Волшебным образом происходит скачок к оглавлению и появляется окно:
Шаг 6. Согласитесь с тем, что оглавление необходимо заменить:
В оглавлении появился новый пункт, которому присвоен стиль «Оглавление 3». Стиль текста «Оглавление 3» появился в рабочем окне «Стили»
Несколько важных выводов.
- Уровень стиля «Оглавление №» не зависит от уровня стиля «Заголовок соответствующий №». Мы сами можем устанавливать уровни оглавления любым стилям текста
- Стиль «Оглавление №» совершенно самостоятельный стиль, который можно отформатировать по своему желанию (размер, начертание, отступы, интервал, нумерация). Когда я это поняла, то передо мной открылись новые горизонты оформления оглавления. Это будет отдельный урок.
- В документе можно создавать несколько несвязанных между собой оглавлений, что очень полезно при создании объемных документов. Это тоже отдельный урок
По окончании урока вы сможете:
- Сформулировать принципы вставки оглавления по умолчанию
- Создать настраиваемое оглавление
Забыла добавить. Если вы грамотно вставили оглавление, то вам не не придется его обновлять. При условии внимательного прочтения урока 17 «Настройка Word». Я посоветовала вам отметить галочками «Обновлять поля перед печатью» и «Обновлять связанные данные перед печатью» в окне «Параметры Word» .
Читайте также: