Как создать шаблон договора в эксель
В данной статье научимся создавать простую форму для автоматического заполнения договора на оказание услуг. Так как тема IT нам ближе, рассмотрим на примере договора на разработку ПО.
Видео инструкция
Подготовка
Нам потребуется обычный файл Excel. Вы можете взять за основу имеющийся или начать с чистого листа.
Составляем список данных, которыми нам требуется заполнять договор: номер, дата, предмет договора, сумма, срок, данные заказчика и так далее. Для каждого элемента нам потребуется создать в Excel свою ячейку для заполнения. У меня получилась примерно такая форма:
Оформление может быть любым, на ваш вкус и цвет. При формировании формы я использовал стили, расположенные на вкладке Главная. Это быстро и удобно, а также позволяет в один клик изменить цветовую гамму на вкладке меню "Разметка страницы" - "Тема"
Автоматизация формы
Часть данных (номер договора, сумма, срок), необходимо заполнять всегда тут ничего не сделаешь. Но как мы видим есть часть данных, которые хорошо бы заполнить автоматически. Это - сумма прописью, срок прописью, данные заказчика в родительном падеже и так далее. Давайте их автоматизируем.
Дата договора
В Excel существует множество функций по работе с датами. Если дата договора всегда текущая, то можно использовать функцию =СЕГОДНЯ(). При необходимости можно настроить, чтобы дата рассчитывалась как следующий рабочий день =РАБДЕНЬ(СЕГОДНЯ();1).
Для вставки даты вы можете использовать календарь из программы:
Сумма договора
Тут можно автоматизировать заполнение значения суммы договора прописью, для этого в программе есть специальная кнопка Деньги прописью, которая поможет сформировать формулу для автоматического расчета. Программа умеет склонять по всем падежам и поддерживает формирование суммы в нескольких форматах.
Срок прописью
Срок прописью аналогично, хочется вводить только цифры, чтобы в документ вставлялось прописью полностью. Кстати, это касается не только срока, это может быть количество чего угодно: услуги, штуки, килограммы, яблоки, помидоры и так далее. В программе Doc.filler все это можно автоматизировать. Откройте функции и выберите Вещи прописью.
В диалоговом окне сформируйте нужную вам формулу.
Заполнение заказчика
Данные заказчика идеально подгружать из внутренней системы заказчика 1С или другой CRM. Если такой возможности нет, то для начала можно упростить жизнь путем создания справочника правовых форм (ООО, ОАО и т.д.) Тогда нам потребуется просто выбрать из списка нужную форму и указать наименование. Остальное мы сделаем на формулах.
Итак создадим отдельный лист и разместим там таблицу со списком правовых форм.
Таблицу можно отформатировать как табличный диапазон, так с ней будет проще работать далее.
Теперь на форме создадим динамичный выпадающий список с данными правовых форм.
Осталось создать формулы для заполнения заказчика сокращенно в моем случае это формула = Правовая_форма &" "& Заказчик_наименование . Замените на соответствующие ячейки.
Формула для полного наименования заказчика следующая =ВПР( Правовая_форма ; ПравовыеФормы ;2;0)&" "& Заказчик_наименование . ПравовыеФормы - название таблицы со справочником форм.
Результат выглядит следующим образом:
Склонение ФИО подписанта
Сейчас посмотрим как автоматически склонять ФИО подписанта. Для этого в программе есть соответствующая функция, которую можно вставить из меню:
Программа умеет склонять 90% русских ФИО по всем падежам.
Склонение должности и других фраз
Аналогичным образом склоняются должности и другие короткие фразы договора, например Устав. Вставьте функцию Склонение фраз через ленту меню:
Итоговая форма
В результате мы создали форму и автоматизировали часть информации, чтобы не приходилось вводить ее по нескольку раз.
Следующим нашим шагом будет создание шаблона договора и последующее его автоматическое заполнение данными из формы.
Каждому хоть раз в жизни приходилось заполнять договоры, шаблоны, бланки и прочие документы. Конечно, если это разовая операция, то можно потратить время и кропотливо заполнить нужную информацию. Но когда эта операция ежедневная, то хочется автоматизировать эту рутинную работу. Ведь каждый день заполняются одни и те же поля, постоянно допускаются ошибки, часть информации указывается по несколько раз в одном документе. Наш новый продукт нацелен как раз на решение этих задач.
Возможности программы
Программа представляет собой расширение функционала в Excel. После установки на ленте меню появится отдельная вкладка для автоматизации заполнения документов. Почему Excel? Все просто - это самый привычный формат для пользователя по ведению реестра и заполнению различных форм. Не нужно обучаться новому функционалу и осваивать сложные программы, все необходимое уже есть. Вы продолжаете как обычно заполнять форму Excel но плюс к этому получаете возможность автоматически генерировать документы. Вот так выглядит лента меню в программе:
Пример создания форм заполнения
Создавайте простые формы для заполнения прямо в Excel. Просто укажите программе какие ячейки (поля) вы хотите вставлять в отчеты. Вы также можете создавать сложные формы для заполнения документов с различными условиями. Например, договоры, где различные формулировки должны вставляться при определенных условиях. Подробнее про создание форм в Excel.
Вставка функций
Часто при заполнении мы указываем числа прописью или склоняем фамилии или должности по падежам. Теперь вы сможете вставить функцию в Excel и она автоматически сделает это за вас. Вам потребуется один раз указать ФИО, а программа сама просклоняет ее и подготовит к вставке в документ. Аналогично с должностями или другими фразами. Программа склоняет фразы по всем падежам русского языка.
Необходимо вставить сумму, количество или дни прописью - тоже не проблема в программе имеются функции для записи прописью любых данных.
Заполнение шаблона
После того, как форма для заполнения документа готова необходимо создать шаблон документа. В шаблоне нужно расставить так называемые метки, в которые программа будет вставлять данные. Например, , , и так далее. Для простоты мы подготовили примеры готовых документов. Вы можете создавать свои метки в любых количествах. В этой статье можно посмотреть процесс создания шаблона документа.
После того как шаблон готов, данные в него вставляются из формы Excel всего одной кнопкой.
Заполнение нескольких документов
Как правило, единовременно необходимо заполнить сразу несколько документов. Например договор и счет на аванс, акт выполненных работ и счет-фактуру и так далее. В программе предусмотрена возможность заполнения сразу нескольких документов.
Создание и ведение реестра документов
Помимо заполнения документов в программе можно вести реестр создаваемых документов. Данные будут автоматически переноситься в реестр и вы сможете к ним вернуться спустя время. Вы сможете повторно создавать документы или исправлять в них данные нажав пару кнопок.
Реестр документов можно настраивать по своему усмотрению добавляя в него формулы или дополнительные данные, а можно и наоборот хранить в нем только выжимку информации.
В дальнейшем у нас в панах добавить функционал документооборота с возможностью создавать напоминания и визуальным отслеживанием статусов.
Программа предназначена для формирования (заполнения) договоров купли-продажи.
Исходными данными выступает таблица сделок, и шаблон договора, в который при помощи формул подставляются значения из заданной строки таблицы сделок.
Для запуска программы достаточно нажать зеленую кнопку - и сразу же начнётся формирование договоров (файлов Excel из одного листа) в автоматически созданной папке «Договоры купли-продажи»
Создаваемые документы получают имена файлов (и имена листов) согласно номеру договора из 8 столбца таблицы:
Договор КП № 1825.xls
Договор КП № 1820.xls
Договор КП № 1823.xls
Ознакомьтесь также с универсальной надстройкой формирования документов по шаблонам,
которая может делать всё тоже самое, что и эта программа,
только в качестве шаблонов могут выступать, помимо документов Word, ещё текстовые файлы, и книги Excel.
По вышеприведённой ссылке программа заполнения документов Word из Excel доступна для бесплатного скачивания.
Вы можете бесплатно пользоваться указанной программой (количество запусков ограничено), или активировать полнофункциональную версию этой программы на 48 часов.
В качестве параметров задаётся диапазон дат, для которого будет производиться формирование договоров.
Чтобы изменить введённую дату, достаточно щелкнуть в поле ввода даты в строке заголовка таблицы, - при этом появится календарь, который облегчает выбор, и позволяет избежать ошибок ввода:
Шаблон договора купли-продажи расположен на отдельном листе.
Все поля шаблона заполняются формулами, большая часть из которых задана через диспетчер имён.
Фамилии, адреса и прочие реквизиты также зависят от даты договора
(см. формулы в фиолетовых ячейках)
В сведениях о пакете ЦБ использована пользовательская функция "Сумма прописью" для вывода текстового представления количества и стоимости ценных бумаг.
Для определения типа ценной бумаги (Облигация, Акция привилегированная, Акция обыкновенная именная, Опцион) применена пользовательская функция ТипЦБ:
Есть возможность также распечатать или просмотреть заполненный договор без формирования отдельного файла.
Для этого необходимо ввести номер строки интересующей записи в базе данных,
и на листе ШАБЛОН вы увидите договор, заполненный данными из выбранной строки
Комментарии
Спасибо за ответ. Вот только у меня поставлено так, что вся вводимая информация поступает в БД из формочек.. там я сделал поля для дат заLoчил их и при двойном нажатии выскакивает календарь. И всё равно Вы мне помогли. Я вспомнил про маски для textbox-сов. Короче суть проблемы в том, что если ввести не существующую дату и сохранить данные формы, в последствии при дальнейшей работе с этими данными процессы будут слетать на пол пути.. и всё, туши свет выключай комп. Happy End! . можно конечно на даты перед сохранением проверять. но там столько этих форм и полей, что я чувствую, что в данном случае желание пользователя вне закона)))
Жека, к сожалению, помочь не смогу.
У меня на компьютере не установлен этот элемент управления (календарь)
И у большинства пользователей он не установлен, потому я в своих проектах и использую календарь, выполненный на стандартных элементах управления.
PS: Даты куда удобнее вводить напрямую в ячейку без всяких календарей.
Просто вводите дату в формате DD-MM-YY (например, 12-07-50) на дополнительной цифровой клавиатуре.
Excel автоматически распознает данный текст как дату, и отобразит его в ячейке соответствии с региональными настройками (например, как 12.07.1950)
Если вам известно, подскажите пожалуйста как в Элементе управления календарь 11, сделать раскрывающееся поле для года (там есть день, месяц, год), так вот с днём и месяцем порядок, а вот выпадающий список для выбора года, содержит всего 5 строчек для выбора. А часто нужно вписывать даты рождения типо 1950г. и очень неудобно там накручивать до нужного. В общем не могу узнать как сделать выпадающий список для выбора года в ЭУ Календарь 11 execel 2003 ДЛИННЕЕ.
Если вдруг у вас есть минутка, помогите. Зарание благодарен.
Предположим, у нас в папке ШАБЛОНЫ находятся 3 файла:
По умолчанию, программа будет использовать каждый из шаблонов для каждой из строк исходной таблицы:
Что же делать, если нам требуется по каждой строке формировать различные документы?
(шаблонов может быть много, а документов надо намного меньше, для каждой из строк - по своим шаблонам)
Чтобы включить режим выбора шаблонов для каждой конкретной строки, в настройках программы на вкладке «Исходная таблица») включаем опцию «Использовать только те шаблоны, имена которых перечислены в столбце», выбирая номер столбца с названиями шаблонов:
Теперь, программа будет использовать не все шаблоны из папки, а только те, имя файла которых задано в соответствующем столбце.
Например, мы задали в настройках программы поиск имен шаблонов во 2 столбце, и ввели туда следующие данные:
ФИО | шаблон | примечание |
---|---|---|
Иванов Иван Иванович | акт.doc | только один шаблон акт.doc |
Достоевский Эргешали Бактиярович | test.xls | только один шаблон test.xls |
Купитман Иван Натанович | договор.doc/акт.doc | два шаблона: договор.doc и акт.doc |
Кисегач Анастасия Константиновна | * | все шаблоны |
Черноус Варвара Николаевна | *.doc | только шаблоны формата Word |
Быков Андрей Евгеньевич | ни одного шаблона (документы созданы не будут) | |
Романенко Глеб Викторович | *.xls/акт* | все шаблоны Excel и все шаблоны, имя файла которых начинается со слова акт |
Выделяем строки, запускаем формирование документов, — и на выходе получаем только нужные файлы:
2 (Иванов Иван Иванович) - акт.doc
3 (Достоевский Эргешали Бактиярович) - test.xls
4 (Купитман Иван Натанович) - акт.doc
4 (Купитман Иван Натанович) - договор.doc
5 (Кисегач Анастасия Константиновна) - test.xls
5 (Кисегач Анастасия Константиновна) - акт.doc
5 (Кисегач Анастасия Константиновна) - договор.doc
6 (Черноус Варвара Николаевна) - акт.doc
6 (Черноус Варвара Николаевна) - договор.doc
8 (Романенко Глеб Викторович) - test.xls
8 (Романенко Глеб Викторович) - акт.doc
Как вы видите, можно указать один или несколько шаблонов (разделив через слеш), а также использовать маску для имен шаблонов (символ * обозначает любое количество любых символов) Если шаблоны расположены в подпапках, - названия подпапок указывать не надо (только имена файлов)
Имеем базу данных (список, таблицу - называйте как хотите) с информацией по платежам на листе Данные:
Задача: быстро распечатывать приходно-кассовый ордер (платежку, счет-фактуру. ) для любой нужной записи выбранной из этого списка. Поехали!
Шаг 1. Создаем бланк
На другом листе книги (назовем этот лист Бланк) создаем пустой бланк. Можно самостоятельно, можно воспользоваться готовыми бланками, взятыми, например, с сайтов журнала "Главный Бухгалтер" или сайта Microsoft. У меня получилось примерно так:
В пустые ячейки (Счет, Сумма, Принято от и т.д.) будут попадать данные из таблицы платежей с другого листа - чуть позже мы этим займемся.
Шаг 2. Подготовка таблицы платежей
Прежде чем брать данные из таблицы для нашего бланка, таблицу необходимо слегка модернизировать. А именно - вставить пустой столбец слева от таблицы. Мы будем использовать для ввода метки (пусть это будет английская буква "икс") напротив той строки, данные из которой мы хотим добавить в бланк:
Шаг 3. Связываем таблицу и бланк
Для связи используем функцию ВПР (VLOOKUP) - подробнее про нее можно почитать здесь. В нашем случае для того, чтобы вставить в ячейку F9 на бланке номер помеченного "x" платежа с листа Данные надо ввести в ячейку F9 такую формулу:
Т.е. в переводе на "русский понятный" функция должна найти в диапазоне A2:G16 на листе Данные строку, начинающуюся с символа "х" и выдать нам содержимое второго столбца этой строки, т.е. номер платежа.
Аналогичным образом заполняются все остальные ячейки на бланке - в формуле меняется только номер столбца.
В итоге должно получиться следующее:
Шаг 4. Чтобы не было двух "х".
Если пользователь введет "х" напротив нескольких строк, то функция ВПР будет брать только первое найденное значение. Чтобы не было такой многозначности, щелкните правой кнопкой мыши по ярлычку листа Данные и выберите Исходный текст (Source Code) . В появившееся окно редактора Visual Basic скопируйте следующий код:
Этот макрос не дает пользователю ввести больше одного "х" в первый столбец.
Читайте также: