Как создать правило в outlook для входящих сообщений
Выберите один из вариантов. Outlook автоматически предлагает создать правило на основе отправителя и получателей. Чтобы просмотреть дополнительные параметры, выберите Создать правило.
В диалоговом окне Создание правила выберите один или несколько из первых трех флажков.
Создать правило с помощью Мастера правил
Существует три типа правил, которые можно реализовать с помощью Мастера правил.
Настраиваемые правила: Это правила, создаваемые без шаблона.
Правила настраиваются практически неограниченно . Существует ряд параметров, которые можно задать для каждого типа создаваемых правил. Чтобы узнать, как создать правила с помощью Мастера правил, выполните следующие действия.
Выберите Файл > Управление правилами & оповещениями для открытия диалогового окна Правила и оповещения.
На вкладке Правила электронной почты нажмите Новое правило.
Нажмите Далее.
В Шаге 1: Выберите поле условия (-ий) , любое из условий, установленных на предыдущем экране, будет отмечено. Можно выбрать несколько дополнительных условий, установив флажки.
В Шаге 2: Измените окно описания правила, нажмите на любое из подчеркнутых дополнительных условий, которые вы только что добавили. Нажмите Далее.
В Шаге 1: Выберите поле условия (-ий) , любое из действий, настроенных на первом экране, будет отмечено. Можно выбрать несколько дополнительных действий, установив флажки.
В Шаге 2: Измените окно описания правила, нажмите на любое из подчеркнутых дополнительных условий, которые вы только что добавили. Нажмите Далее.
В Шаге 1: Выберите поле условия (-ий), выберите несколько дополнительных условий, установив флажки.
В Шаге 2: Измените окно описания правила, нажмите на любое из подчеркнутых дополнительных условий, которые вы только что добавили. Затем нажмите Далее.
На последней странице Мастера правил введите имя для правила.
По умолчанию установлен флажок Включить правило. Можно снять этот флажок, если вы не хотите, чтобы правило было включено в данный момент.
Нажмите Готово, чтобы сохранить и включить правило.
Если правило больше не нужно, его можно удалить.
На вкладке Файл выберите Управление правилами и оповещениями.
В диалоговом окне Правила и оповещения на вкладке Правила для электронной почты выберите правило.
Вы можете вручную выполнить одно или несколько правил.
На вкладке Файл выберите Управление правилами и оповещениями, а затем на вкладке Правила для электронной почты нажмите кнопку Применить правила.
В диалоговом окне Применить правила в списке Выберите правила для выполнения установите флажок рядом с каждым правилом, которое вы хотите выполнить.
Если нужно использовать другую папку, в разделе Выполнить в папке нажмите кнопку Обзор, выберите папку и нажмите кнопку ОК.
Установите флажок Включить вложенные папки, чтобы включить все папки, расположенные в папке, указанной в шаге 3.
Нажмите Выполнить.
В приложении Outlook есть два типа правил: правила сервера и правила клиента.
Правила сервера
При использовании учетной записи Microsoft Exchange Server некоторые правила являются правилами сервера. Они применяются к почтовому ящику на сервере Exchange, даже когда Outlook не запущен.
Правила только для клиента
Правила клиента — это правила, которые выполняются только на вашем компьютере. Это правила, которые выполняются в Outlook, а не на сервере Exchange Правила только для клиента могут выполняться только в случае, когда приложение Outlook запущено.
Совет: Если в списке правил содержатся правила обоих видов, сначала применяются серверные правила, а затем правила клиента.
Уведомления о доставке, ответы на голосование и автоответы
Приглашения на собрания, запросы выполнения задач и документы
Если ответ на приглашение или на поручение перемещен согласно правилу в папку Удаленные, ответ не будет отслежен исходным элементом.
Если приглашение на собрание автоматически перемещено в папку Удаленные, собрание не добавляется в папку Календарь.
Группы контактов
Выполнение правила, содержащего группу контактов, может зависеть от способа его создания.
Outlook 2021 for Mac Outlook 2019 для Mac Outlook Web App для Office 365 Office для бизнеса Outlook в Интернете веб-приложение Outlook Web App для Office 365, предоставляемое 21Vianet Outlook в Интернете для Exchange Server 2016 Еще. Меньше
Примечание: Если инструкции не совпадают с тем, что вы видите, возможно, используется более поздняя версия Outlook в Интернете. См. инструкции для классической версии Outlook в Интернете.
У каждого правила должно быть как минимум три элемента: имя, условие и действие. Правила также могут содержать исключения из условий. На каждом этапе можно добавить несколько условий, действий или исключений с помощью кнопок Добавить условие, Добавить действие и Добавить исключение.
Если вы не хотите, чтобы после этого правила обрабатывались другие, установите флажок Остановить дальнейшую обработку правил. Дополнительные сведения см. в статье Остановка дальнейшей обработки правил в Outlook в Интернете.
Выберите Почта > Правила.
В правиле, которое вы хотите изменить, щелкните значок .
Чтобы сохранить изменения, нажмите кнопку Сохранить.
Примечание: Некоторые правила, созданные в других версиях Outlook, не обрабатываются в Outlook в Интернете. Такое правило невозможно выполнить или изменить в Outlook в Интернете.
Выберите Почта > Правила.
В правиле, которое вы хотите удалить, щелкните значок .
Совет: Если вы просто хотите временно отключить правило, щелкните переключатель рядом с ним.
Выберите Почта > Правила.
Выберите Почта > Правила.
Выберите рядом с правилом, которое требуется применить.
Инструкции для классической версии Outlook в Интернете
Выберите Параметры .
Введите имя правила в поле Имя, а затем выберите условие и действие из соответствующих раскрывающихся списков.
Вы можете добавить дополнительные условия или действия, выбрав Добавить условие или Добавить действие.
Добавьте исключения в правило, щелкнув Добавить исключение и выбрав одно из значений в меню Добавить исключение.
Вы можете изменить любое правило, выбрав его и выбрав изменить , чтобы открыть правило, чтобы изменить его условия или действия.
Если правило больше не нужно, вы можете выбрать его, а затем удалить. Если нужно просто временно выключить правило, снимите флажок возле него.
Выберите Параметры .
В списке Правила для почтового ящика выберите правило, которое вы хотите переместить, а затем выберите стрелку вверх или вниз , чтобы расположить правило в нужном месте в списке правил.
Выберите Параметры .
В поле Имя введите имя правила.
Выберите Параметры .
В поле Имя введите имя правила.
В этом уроке мы ответим на вопрос: что такое правило в Outlook? Вы также узнаете, как создать правило в Outlook, а также как импортировать или экспортировать правила Outlook. Наконец, мы объясним, как вы можете редактировать или удалять правила Outlook.
Руководство по Inbox Zero Mastery (бесплатная загрузка электронных книг)
Теперь давайте подробнее рассмотрим правила в MS Outlook.
Каковы правила Outlook (и как они используются?)
Вы можете спросить: что такое правило? Правило в Microsoft Outlook - это набор действий, которые Outlook выполняет автоматически при соблюдении определенных условий. Вы можете определить условия для правила, используя инструмент управления правилами и оповещениями Outlook. Правило может сэкономить много времени, если вы часто выполняете одни и те же действия в похожих письмах.
В Outlook также имеется мастер правил, который упрощает процесс создания правил. Мастер правил уже установил часто используемые правила. Все, что вам нужно сделать, это настроить каждое правило в мастере по своему усмотрению.
Как создать правила в MS Outlook с помощью мастера правил (видео)
На скриншоте выше узнайте, как использовать мастер правил в Microsoft Outlook. Или читайте подробные письменные инструкции, которые помогут вам создавать и изменять правила в Outlook.
Верхняя часть диалогового окна «Создать правило» уже заполнена на основе выбранного вами электронного письма.
Обратите внимание, что верхняя часть диалогового окна уже заполнена полями От, Тема и Кому из выбранной электронной почты. Чтобы выбрать одно или несколько из этих условий как есть, просто установите флажок слева от них. Вы также можете ввести новую тему и / или выбрать нового получателя электронной почты (если вы получили много писем, приходящих на ваш почтовый ящик).
В нижнем разделе вы можете выбрать до трех действий для электронной почты, которые соответствуют определенным критериям.
- Отобразите электронную почту в окне оповещения о новом элементе на рабочем столе.
- Воспроизвести звук при получении электронного письма, соответствующего критериям.
- Переместить элемент в выбранную папку
2. Как использовать мастер правил
Если вам нужно больше параметров для вашего правила MS Outlook, используйте мастер правил. Давайте начнем:
Шаг 1. Доступ к мастеру правил
Начните с вашего открытого почтового ящика. Перейдите на вкладку «Файл». В окне информации об учетной записи отображаются:
В окне «Информация об учетной записи» щелкните поле «Управление правилами и оповещениями».
Щелкните поле «Управление правилами и оповещениями», чтобы открыть диалоговое окно «Правила и оповещения»:
Выберите пункт меню «Новое правило».
Выберите пункт меню «Новое правило» в левом верхнем углу диалогового окна. Мастер правил появляется:
Первый экран мастера правил Outlook.
Примечание. Вы также можете получить доступ к мастеру правил из расширенного параметра диалогового окна «Создание правила».
Шаг 2. Выберите шаблон в мастере правил Outlook
В верхней части мастера правил вы увидите список предварительно определенных шаблонов правил в двух категориях:
- Оставайтесь организованным
- Оставайтесь в курсе
Вы также увидите категорию «Начать с пустого правила». Вы бы использовали эту категорию для создания правила, если вы не хотите начинать с одного из предопределенных шаблонов.
Шаг 3. Настройте Условия Правила
После того, как вы выберете шаблон правил, мастер правил отобразит список условий, которые нужно применить к шаблону, с флажком для каждого условия:
Выберите условия для вашего правила.
Установите флажок рядом с каждым условием, которое вы хотите применить к правилу. Выбранные вами условия отображаются в поле под Шагом 2 в мастере правил. Обратите внимание на гиперссылки в каждом условии. Нажмите на каждую гиперссылку, чтобы настроить правило с вашими требованиями. Вот пример того, что появляется, когда я нажимаю гиперссылку важности:
Вы можете выбрать уровень важности для писем, к которым вы хотите применить правило.
Продолжая нажимать на каждую гиперссылку, чтобы сделать условие, соответствующее вашим потребностям. Когда вы закончите, нажмите кнопку Далее.
Шаг 4. Настройте действия правила
После того, как вы настроили условия правила, вы готовы настроить действия правила. Мастер правил отображает различные действия, которые можно применить к этому правилу:
Этот экран работает как предыдущий экран мастера правил. Выберите действия, которые вы хотите добавить в это правило, установив флажок рядом с каждым выбранным действием. Щелкните гиперссылку в сегменте Шага 2 экрана, чтобы сделать действие более конкретным. Закончив выбор, нажмите кнопку «Далее», чтобы перейти к следующему экрану в мастере правил.
Шаг 5. Установите исключения из правила
Следующий экран мастера правил очень похож на два предыдущих, за исключением того, что в этом случае вы определяете любые исключения из правила. Когда вы закончите определять исключения из правил, снова нажмите кнопку «Далее».
Шаг 6. Назовите правило и включите его
На последнем экране мастера правил вам будет предложено назвать правило:
Когда вы определили правило в Outlook, вы готовы его назвать.
Когда вы закончите настраивать правило, нажмите кнопку Готово. Откроется диалоговое окно «Правила и предупреждения». Нажмите Применить, а затем нажмите ОК, чтобы активировать правило.
Вы только что создали правило в MS Outlook!
4. Как импортировать или экспортировать правило
Правила могут быть импортированы или экспортированы. Это может быть особенно полезно, если вы переходите на другую версию Outlook. Я также смог использовать эту функцию для обмена правилами Outlook между разными пользователями Outlook.
Предупреждение. Если экспортируемое правило включает в себя определенную папку или что-либо еще, относящееся к вашей электронной почте, Outlook, импортирующий правило, должен иметь ту же папку.
Шаг 1. Экспортируйте правило
Начните с вашего открытого почтового ящика. Перейдите на вкладку «Файл». Откроется окно информации об учетной записи. Щелкните поле «Управление правилами и оповещениями», чтобы открыть диалоговое окно «Правила и оповещения». Нажмите Опции в меню в верхней части экрана. Откроется диалоговое окно «Параметры»:
Вы можете экспортировать правила, которые вы уже создали.
Примечание. Вы также можете получить доступ к диалоговому окну «Правила и предупреждения» в разделе «Правила» на вкладке «Главная» на ленте.
Введите имя файла правила, которое вы хотите экспортировать.
Перейдите в каталог, где вы хотите сохранить экспортированный файл правил. Введите имя файла, в котором вы хотите сохранить правила, и нажмите «Сохранить».
Шаг 2. Импортируйте правило
Процедура импорта правила похожа на процедуру экспорта правила с некоторыми отличиями.
Начните с вашего открытого почтового ящика. Перейдите на вкладку «Файл». Откроется окно информации об учетной записи. Щелкните поле «Управление правилами и оповещениями», чтобы открыть диалоговое окно «Правила и оповещения». Нажмите Опции в меню в верхней части экрана.
Когда появится диалоговое окно «Параметры», нажмите «Импортировать правила» вместо «Экспортировать правила». Когда откроется окно проводника, перейдите в каталог, в котором сохранены импортированные правила. Нажмите на имя файла, чтобы выбрать его и нажмите Открыть. Нажмите OK, чтобы импортировать правило.
5. Как редактировать правило
Предположим, у вас есть настроенное правило для обработки определенного типа электронной почты в Outlook, но вам нужно изменить правило. С Outlook вы можете легко редактировать существующее правило, чтобы изменить его. Вот как:
Шаг 1. Откройте диалоговое окно «Правила и оповещения»
Начните с открытым почтовым ящиком. Нажмите Файл> Управление правилами и оповещениями. Откроется диалоговое окно «Правила и предупреждения»:
Выберите правило из списка. Выберите пункт меню «Изменить правило» в верхней части диалогового окна. Появится всплывающее меню «Изменить правило»:
Вы можете изменить имя существующего правила в Microsoft Outlook.
Из этого меню у вас есть три варианта:
- редактировать более одного параметра правила одновременно
- быстро переименовать правило
быстро добавить или изменить одно действие правила
Давайте рассмотрим каждый из этих вариантов отдельно.
Шаг 2. Редактирование настроек нескольких правил
Чтобы изменить более одного параметра правила, выберите параметр «Изменить параметры правила» во всплывающем меню «Изменить правило». Система повторно открывает мастер правил для выбранного правила. Используйте мастер правил для внесения изменений в условия, действия и исключения.
Шаг 3. Быстро переименуйте правило
Если все, что вы хотите сделать, это переименовать выбранное правило, нет необходимости повторно открывать мастер правил. Вместо этого выберите параметр «Переименовать правило» во всплывающем меню «Изменить правило». Система предложит вам ввести новое имя для выбранного правила:
Вы можете переименовать правило в Microsoft Outlook.
Когда вы закончите вводить имя правила, нажмите кнопку ОК.
Шаг 4. Добавьте или измените одно или несколько действий правила
Также нет необходимости повторно открывать Мастер правил, если все, что вам нужно, это изменить несколько общих действий. Во всплывающем меню «Изменить правило» есть несколько ярлыков для общих действий под опцией «Переименовать правило»:
Вы можете изменить некоторые действия Microsoft Rule без повторного открытия мастера правил.
Активные действия отображаются в виде синей рамки вокруг значка действия во всплывающем меню. Чтобы включить или отключить отдельное действие для выбранного правила, просто нажмите на него.
Для некоторых действий это все, что вам нужно сделать. Для других действий появляется второе диалоговое окно, когда вы добавляете это действие. Второе диалоговое окно позволяет вам предоставить более конкретную информацию.
Например, если вы выберете опцию «Копировать в папку», появится диалоговое окно, в котором вы сможете выбрать правильную папку:
Вы можете скопировать правило Microsoft Outlook.
Когда вы закончите вносить изменения в выбранное правило, нажмите кнопку «ОК» в диалоговом окне «Правила и предупреждения».
6. Как удалить правило
Если вам больше не нужно правило, вы можете удалить его. Начните с открытым почтовым ящиком. Нажмите Файл> Управление правилами и оповещениями. Откроется диалоговое окно «Правила и предупреждения»:
В Outlook вы можете удалять правила, которые вам больше не нужны.
Выберите правило, которое вы хотите удалить, установив флажок рядом с ним. Затем выберите опцию «Удалить» (она выглядит как X) в меню в верхней части диалогового окна «Правила и предупреждения». Появится приглашение с вопросом, действительно ли вы хотите: Удалить правило [Имя правила]. Нажмите «Да», затем нажмите кнопку «ОК» в нижней части окна «Правила и предупреждения».
Вы можете узнать, как организовать Outlook, чтобы он был более эффективным. Microsoft Outlook включает несколько инструментов, которые вы можете использовать, чтобы сделать ваш почтовый ящик более организованным. Если вы только начинаете работать с Outlook, вы можете не использовать все его функции в полном объеме.
В этом уроке мы покажем вам, как настроить электронную почту Outlook. Мы объясним, как работают папки и категории. Мы кратко коснемся средства Focused Inbox . Наконец, вы узнаете, как настроить электронную почту в Outlook, используя функции «Архивации и удаления» .
Изучайте полезные советы по настройке электронной почты и стратегии
Теперь перейдем к изучению папок и категорий в MS Outlook:
Как настроить почтовый ящик электронной почты Outlook с папками (видео)
Просмотрите это пособие по скринкастам, чтобы узнать, как быстро использовать папки в Outlook
Чтобы просмотреть дополнительную информацию о том, как настроить почтовый ящик Outlook, выполните описанные ниже шаги.
Что вам нужно знать о папках и категориях
Если вы хотите узнать, как настроить электронную почту в Outlook, вам нужно понимание о папках и категориях, которые будут использоваться. Это основные инструменты, которые вы будете использовать для управления входящей почтой.
Папки Microsoft Outlook
Для примеров каждого типа папок см. версию почтового ящика MS Outlook:
Лента Microsoft Outlook появляется над почтовым ящиком.
Обратите внимание на папку с именем My Boss. Это не папка по умолчанию . Скорее это личная папка, которую я добавил для этого примера.
Категории Microsoft Outlook
Вы можете использовать значок категоризировать, чтобы настроить и использовать категории. Значок категоризировать появляется в середине ленты:
Заметка: Значек «Категоризация» доступна только для пользователей Microsoft почты с помощью настройки электронной почты Pop или Exchange. Если вы используете настройку IMAP, эта опция недоступна.
1. Как использовать папки
Папки в Outlook довольно просты в использовании, если вы знаете, для чего они нужны. Вот некоторые из основ использования папок:
Шаг 1. Создайте новую папку
Чтобы создать папку в MS Outlook, откройте вкладку « Папка » на ленте . Затем щелкните значок « Новая папка» . Диалоговое окно « Создать новую папку » отображает:
Используйте диалоговое окно « Создать новую папку », чтобы добавлять папки и настраивать электронную почту.
Введите имя новой папки в поле « Имя» . Щелкните папку, в которую вы хотите поместить новую папку, и нажмите «ОК», когда закончите.
В этом примере я создал папку под названием Memos и поместил ее в папку From My Boss. Вот как выглядят папки:
Вы можете добавить подпапку под существующей папкой.
Шаг 2. Переименование папки
Вы можете изменить имя папки после ее создания. Выберите папку, которую вы хотите переименовать, щелкнув по ней. Нажмите на значок «Переименовать папку» на вкладке «Папка». Вы заметите, что вокруг имени папки появляется поле:
Используйте значок «Переименовать папку», чтобы переименовать существующую папку в MS Outlook.
Введите новое имя папки в поле. Когда вы закончите печатать, нажмите клавишу Enter на клавиатуре. Ваше новое имя папки будет сохранено.
Шаг 4. Удаление папки
Иногда вы можете обнаружить, что вам не нужна папка, которую вы создали. Когда это произойдет, вы можете легко удалить папку.
Нажмите на папку, которую вы хотите удалить, на панели навигации (слева):
Вот как организовать почтовый ящик электронной почты Outlook, удалив ненужные папки.
Нажмите значок «Удалить» в ленте. (Он похож на X.) Папка удалена.
2. Как использовать категории для удобства в Outlook
Шаг 1. Переименуйте категорию
Ниже приведен пример некоторых переименованных категорий:
Назовите каждую категорию цветов, чтобы настроить почтовый ящик Outlook
Ваши собственные пользовательские категории могут отличаться.
Шаг 2. Удаление категории
После того как вы настроили свои категории, вы можите обнаружить, что не используете их все. Если так случится, вы можете удалить неиспользуемую категорию.
Вы можете удалить категории цвета, которые вы не используете.
В раскрывающемся меню «Категоризация» используйте категории для отправки писем и настройки своего почтового ящик.
Вы можете удалить назначенную категорию из электронной почты.
Используйте параметр «Очистить все категории», чтобы удалить все категории из электронной почты с более чем одной назначенной категорией.
Microsoft запускает новую функцию, называемую Focused Inbox, для пользователей Outlook. Независимо от того, есть ли у вас доступ к Focused Inbox, это зависит от версии используемого вами Microsoft Office .
Microsoft Outlook Focused Inbox предназначен для автоматической организации входящих почтовых ящиков. Когда он активирован, ваш почтовый ящик делится на две вкладки
Чтобы перейти на вкладку « Другие» на вкладке « Фокусировка », просто нажмите на нее:
Легко удалить старую электронную почту. Просто нажмите на электронное письмо, чтобы выбрать его:
Храните старые письма в папке « Архив », чтобы настроить входящие письма
В будущем, когда вы заархивируете электронное письмо, оно попадет в эту папку.
Шаг 3. Настройка параметров архива
Вы также можете изменить настройки автоматического архивирования MS Outlook. Нажмите «Файл»> «Параметры», чтобы открыть окно «Параметры Outlook» :
Используйте диалоговое окно автоархивации для определения параметров архивации в Outlook.
Установите флажки, чтобы выбрать параметры архива. Нажмите OK в диалоговом окне автоархивации, когда закончите. Затем нажмите «ОК» в окне «Параметры Outlook».
Шаг 4. Используйте средство очистки Outlook
Вы можете использовать средство очистки для очистки беседы, папки или подпапок. В этом случае мы будем использовать его для очистки папки From My Boss.
Щелкните папку, чтобы выбрать ее. Нажмите стрелку вниз на значке «Очистить инструмент» . (Он находится на вкладке «Главная» слева от значка «Удалить» .) Вы увидите раскрывающееся меню «Очистка» :
5. Настройте свою электронную почту с улучшенным управлением
У вас будет меньше шансов иметь переполненный почтовый ящик MS Outlook, если вы следуете хорошим методам управления электронной почтой. Узнайте, как уменьшить беспорядок в почтовом ящике электронной почты с помощью нашей бесплатной книги:
Вывод
Электронная почта - большая часть нашей личной и профессиональной жизни. Согласно статистическим данным исследовательской фирмы Radicati Group, в мире насчитывается более 2,6 миллиарда пользователей электронной почты. Вы, наверное, один из них.
Руководство по Inbox Zero Mastery (бесплатная загрузка электронных книг)
Теперь давайте рассмотрим материал о том, как составить электронное письмо с Outlook.
Как составить электронную почту с Outlook (видео)
Шаг 1. Откройте Microsoft Outlook
Итак, откройте Microsoft Outlook на рабочем столе. В большинстве случаев это означает щелчок на значке Outlook. Microsoft Outlook открывается:
Важно: Microsoft имеет несколько текущих версий Outlook. Внешний вид и функциональность вашего экрана могут быть очень незначительными в зависимости от того, какую версию вы используете и как она настроена.
Также обратите внимание, что основная часть опций меню под вкладками называется лентой.
Шаг 3. Заполните информацию заголовка
Первое, что вам нужно заполнить в окне New Messages, - это информация заголовка электронной почты. Он состоит из следующих полей:
Чтобы начать, убедитесь, что информация в поле «From» правильная. В этом поле по умолчанию используется текущий адрес электронной почты, который вы используете в Microsoft Outlook. Если вы используете более одного адреса электронной почты в Microsoft Outlook, вы увидите стрелку вниз справа от слова From. Эта стрелка позволяет вам переключить поле «From» на другой адрес электронной почты, если вы нажмете на него. Вот что происходит, когда вы нажимаете стрелку вниз:
Если MS Outlook привязан к нескольким адресам электронной почты, вы можете переключаться между адресами в поле «From».
Вот диалоговое окно «Select Names: Contacts»( «Выбрать имена: контакты»):
Используйте диалоговое окно «Select Names Contacts»( «Выбрать имена: контакты»), чтобы добавить адреса электронной почты из адресной книги MS Outlook.
2. Как скопировать кого-нибудь из MS Outlook (Cc, Bcc)
Чтобы скопировать получателей по электронной почте, введите их адреса электронной почты в поле Cc или щелкните поле Cc, чтобы выбрать контакты из диалогового окна Select Names: Contacts («Выбрать имена: контакты»).
Вы также можете открыть диалоговое окно Select Names: Contacts в поле «Cc» в MS Outlook.
Для получения рекомендаций о том, как написать эффективную электронную почту, просмотрите эти учебники:
Как владеть надлежащим форматом электронной почты для бизнеса - и избегать профессионального бедствия
Microsoft Outlook поддерживает основные средства форматирования текста, общие для других продуктов Microsoft. Вы можете найти их на Ribbon (ленте) на вкладке Format Text (Формат текста):
Параметры форматирования текста вы найдете на вкладке «Формат текста» в MS Outlook.
Ниже приведен краткий обзор некоторых возможностей форматирования Microsoft Outlook:
- Шрифт
- Размер
- Жирный
- Курсив
- Подчеркивание
- Цвет шрифта
- Выравнивание шрифта
- Нумерование списка
- Маркирование списка
- Отступ меньше
- Отступ больше
- Котировка
- Удалить форматирование
- Подчеркивание
- Двойное подчеркивание
- Верхний индекс
- Нижний индекс
- Маленькая верхушка
- Все верхушки
- Скрытый
Чтобы использовать один из инструментов форматирования, выделите текст, который вы хотите отформатировать, с помощью курсора. Затем нажмите кнопку форматирования в ленте, которую вы хотите применить к тексту.
В приведенном ниже примере я применил курсив и нумерование списка к тексту:
Вы можете добавить форматирование в электронную почту с помощью MS Outlook.
2. Как удалить форматирование текста в Microsoft Outlook
Вы можете удалить форматирование текста в MS Outlook с помощью значка Clear All Formatting (Очистить все форматирование).
Чтобы удалить форматирование текста, выделите текст, который хотите отформатировать, и щелкните значок Clear All Formatting в ленте. Форматирование прошло.
Или на вкладке Insert (Вставка) вы найдете значок Attach File (Прикрепить файл) и значок Outlook.
Предупреждение. Многие онлайн-изображения защищены авторским правом. Обязательно проверьте информацию об авторских правах на любом изображении перед ее использованием.
Вы можете вставить изображение в ваш текст электронной почты.
Примечание: Изображение появляется в исходном размере. Перетащите края изображения, чтобы изменить его размер.
Вкладка Format (Формат) может автоматически открываться, и вы можете отформатировать только что добавленное изображение.
6. Как добавить изображение подписи
Одним из способов повысить эффективность вашей электронной почты является добавление профессионального шаблона подписи. Профессиональные шаблоны подписей доступны через Envato Elements и Envato GraphicRiver.
Чтобы добавить профессиональное изображение подписи из шаблона, нажмите значок Signature (Подпись) на вкладке Message . В раскрывающемся меню выберите Signatures. Появится диалоговое окно Signatures(подписи) и Stationery(канцелярские принадлежности):
Используйте значок Insert Picture в диалоговом окне Signatures and Stationery, чтобы добавить изображение подписи на ваш адрес электронной почты.
Если у вас есть более одной учетной записи электронной почты, прикрепленной к электронной почте Microsoft Outlook, вам нужно будет использовать поле Select signature to edit (Выбрать подпись для редактирования), чтобы выбрать, какую подпись вы редактируете.
Щелкните в поле ниже Edit signature (Редактировать подпись) и нажмите значок Insert Picture. Выберите изображение в диалоговом окне Insert Picture и нажмите кнопку «ОК». Подпись будет автоматически добавлена ко всем исходящим письмам.
Шаблон подписи выше основан на шаблоне электронной почты 1127 от Envato GraphicRiver.
В приведенной ниже статье содержится дополнительная информация о шаблонах подписей:
Вот инструкции по выполнению обоих:
Дополнительные полезные советы и стратегии электронной почты
Заключение
Читайте также: