Как сохранить группу контактов в outlook из письма
Создание, редактирование, использование и совместное использование группы контактов в Outlook
В учебном пособии рассматриваются проблемы, с которыми вы можете столкнуться в Outlook при использовании контактной группы, ранее называвшейся «списком рассылки». В нем обобщены наиболее распространенные и удобные решения. Щелкните решения, перечисленные ниже, чтобы перейти к соответствующим инструкциям.
- Создайте группу контактов из контактов Outlook или адресной книги
- Создайте группу контактов из данных в Excel, Word или других приложениях
- Создайте группу контактов для получателей или отправителей в своем почтовом ящике
- Добавление или удаление участников из контактной группы
- Разделить группу контактов в Outlook
- Вылил контактную группу в аутлуке копированием и удалением
- Легко разделите группу контактов в Outlook с помощью замечательного инструмента
- Разделите группу контактов с помощью встроенной функции Outlook
- Легко разбить группу контактов с помощью Kutools for Outlook
Создать группу контактов в Outlook
Создайте группу контактов из контактов Outlook или адресной книги
1. Нажмите Люди or Контакты на панели навигации в Outlook.
2. Под вкладкой Главная, нажмите Новая контактная группа в группе Новое.
3. в Контактная группа в окне назовите группу контактов в Имя и фамилия поле.
4. Нажмите Добавить участников в группе Участников олимпиады, выберите Из контактов Outlook or Из адресной книги в раскрывающемся списке в соответствии с вашими потребностями. (Если вы хотите добавить только один контакт в данный момент и которого нет в ваших контактах или адресной книге Outlook, выберите Новый адрес электронной почты.)
5. в Выберите участников диалоговом окне, чтобы выбрать несколько несмежных контактов, удерживайте Ctrl нажмите клавишу, а затем щелкните контакты один за другим; чтобы выбрать несколько смежных контактов, щелкните первый контакт, затем удерживайте Shift и выберите последний.
6. Нажмите Участников олимпиады кнопку в нижнем левом углу диалогового окна, чтобы добавить все выбранные контакты в Участников олимпиады поле, а затем щелкните OK.
7. в Контактная группа окна, нажмите Сохранить и закрыть.
Создайте группу контактов из данных в Excel, Word или других приложениях
Допустим, вы получили список адресов электронной почты в электронной таблице Excel, документе Word или других приложениях, как показано выше. Чтобы массово добавить адреса в группу контактов в Outlook, сделайте следующее:
1. Нажмите Люди or Контакты на панели навигации в Outlook.
2. Под вкладкой Главная, нажмите Новая контактная группа в группе Новое.
3. в Контактная группа в окне назовите группу контактов в Имя и фамилия поле.
4. Нажмите Добавить участников в группе Участников олимпиады, выберите Из контактов Outlook.
5. Скопируйте данные в электронную таблицу Excel или документ Word.
6. в Выберите Участников олимпиады диалоговом окне вставьте данные в Участников олимпиады поле, а затем щелкните OK.
7. в Контактная группа окна, нажмите Сохранить и закрыть.
√ Примечание: каждый адрес электронной почты должен быть разделен точкой с запятой или знаком абзаца (одно имя и адрес в каждой строке). Если имя отсутствует, адрес будет использоваться для отображаемого имени в группе контактов.
Создайте группу контактов для получателей или отправителей в своем почтовом ящике
Если вы хотите добавить всех получателей и отправителей письма или нескольких писем в группу контактов, или если вы хотите сгруппировать некоторых отправителей или получателей в своем почтовом ящике, вы можете использовать Добавить в группу featur е из Kutools для Outlook , удобная надстройка для Outlook, разработанная нашей командой. Он быстро создаст контактную группу в соответствии с вашими потребностями.
1. Выберите письма с получателями или отправителями, которых вы хотите добавить в группу контактов.
2. К Кутулс Плюс в Контакты группу, нажмите Добавить в группу.
3. в Добавить получателей в группы контактов диалоговое окно, выберите Все, Все отправители или Все получатели на Объем выпадающий список. Будут отмечены флажки рядом с адресами электронной почты, отвечающими этому условию.
4. В правой части диалогового окна выберите группы контактов, в которые вы хотите добавить адреса; Или вы можете создать новую группу контактов, нажав Новая контактная группа, затем установите флажок рядом с ним. Нажмите OK.
Если у вас не установлена надстройка Outlook, Нажмите здесь, чтобы скачать. Или вы можете использовать более неуклюжий способ: скопируйте адреса отправителей получателей, которых вы хотите добавить в группу контактов, а затем вставьте их в Участников олимпиады поле в Выберите участников чат. Для получения дополнительной информации, пожалуйста, обратитесь к 4-7 шагам создание группы контактов из контактов Outlook или адресной книги.
Редактировать группу контактов в Outlook
Бывают случаи, когда нам нужно отредактировать наши контактные группы: в вашей компании происходят кадровые изменения, коллеги и проекты приходят и уходят, поэтому вам нужно добавить или удалить некоторых участников; Члены контактной группы как бы смешаны, поэтому вы хотите разбить группу на две или более группы; Два отдела объединились, поэтому вам нужно объединить две контактные группы ……
Прежде чем мы это сделаем, нам нужно найти, где находятся группы:
Если ты видишь почта, пожалуйста, нажмите Адресная книга в группе Найдите под вкладкой Главная, а затем найдите группу во всплывающем диалоговом окне; Если вы перешли на Люди or Контакты на панели навигации в Outlook, вы можете найти группу в списке контактов, набрав ее имя в поле поиска над списком.
После того, как вы найдете группу контактов, дважды щелкните ее имя, чтобы открыть Контактная группа окно. Теперь найдите методы, перечисленные ниже, которые соответствуют вашим потребностям для следующего шага.
Добавление или удаление участников из контактной группы
• Чтобы удалить участников из контактной группы, выберите участников в открытом Контактная группа сначала окно, затем щелкните Удалить участника особенность в группе Участников олимпиады. Нажмите Сохранить и закрыть в группе Действия.
Разделить группу контактов в Outlook
Здесь мы перечислили два способа разделить группу контактов в Outlook: один - с собственной функцией, другой - с помощью Разделить на группу контактов особенность Kutools для Outlook.
• Вылил контактную группу в Outlook путем копирования и удаления
Допустим, вам нужно разделить контактную группу на две. Пожалуйста, следуйте инструкциям ниже:
1. На Люди or Контакты найдите группу контактов, которую хотите отредактировать.
2. Щелкните правой кнопкой мыши (не отпускайте) группу и перетащите ее немного выше или ниже, отпустите кнопку мыши, вы увидите короткое всплывающее меню, как показано на скриншоте ниже, щелкните Копировать. В списке появятся две одинаковые группы контактов.
4. К настоящему времени у вас будут две новые группы контактов меньшего размера, щелкните Сохранить и закрыть.
• Легко разделите группу контактов в Outlook с помощью замечательного инструмента.
Или если вы установили наши Kutools для Outlook на вашем компьютере, чтобы разделить группу контактов, выполните следующие действия:
1. Выберите группу контактов, которую хотите разделить (здесь я выбрал группу с именем ExtendOffice тест 1 например).
2. Перейдите на вкладку Кутулс Плюс, найти Контакты группа в ленте Контакты, наведите на Разделить на группу контактов в раскрывающемся списке.
3. в Разделить на группу контактов в окне установите флажки рядом с членами группы, которых вы хотите переместить в новую группу контактов, нажмите Ok.
4. Назовите новую группу во всплывающем диалоговом окне, щелкните OK.
5. Две разделенные группы контактов появятся в списке контактов. Вы можете свободно открывать группы для просмотра их участников.
Разбейте группу контактов и добавьте ее участников в качестве контактов в Outlook
Чтобы разбить или, как мы говорим, удалить группу контактов в Outlook, вы можете просто перейти к Люди or Контакты страницу и щелкните правой кнопкой мыши группу, которую хотите удалить, и щелкните Удалить во всплывающем меню. Но если вы хотите добавить всех его участников в качестве отдельных контактов Outlook одновременно, проверьте два подхода, которые мы перечислили ниже:
• Разбейте контактную группу с помощью встроенной функции Outlook.
1. Дважды щелкните, чтобы открыть группу контактов в списке контактов.
2. Дважды щелкните участника, которого хотите добавить в список контактов.
4. Во всплывающем окне Контакты в окне вы можете добавить дополнительную информацию, если вам нужно, затем нажмите Сохранить и закрыть.
5. Повторите шаги 2–4, чтобы добавить всех участников.
6. Вернитесь к Люди or Контакты view, чтобы удалить группу контактов.
Метод подходит для групп, состоящих всего из нескольких членов. Если группа состоит из большого количества участников, метод будет тратить слишком много времени. В этом случае проверьте Ломать функция Kutools for Outlook ниже.
• Легко разбить группу контактов с помощью Kutools for Outlook.
1. Выберите группу контактов, которую вы хотите разбить.
2. Перейдите на вкладку Кутулс Плюс, нажмите Контакты группы > Ломать.
3. в Ломать окна, нажмите Все чтобы установить все флажки, затем нажмите Ok.
4. Появится диалоговое окно с запросом Вы хотите разбить эту группу контактов на отдельные контакты? Нажмите Да.
5. Все ее участники теперь добавлены в ваш список контактов, и группа контактов одновременно удаляется.
√ Примечание: если вы хотите добавить только некоторых из его участников в свой список контактов, установите флажки рядом с конкретными участниками, нажмите Ok чтобы добавить их в список при удалении из группы. Группа, содержащая участников, которых вы не проверили, все равно будет существовать.
Объединение групп контактов в одну в Outlook
Для объединения двух или более групп контактов в одну новую группу. Пожалуйста, следуйте инструкциям ниже:
2. Нажмите Добавить участников в группе Участников олимпиады, выберите Из контактов Outlook.
3. в Выберите участников В диалоговом окне выберите группы контактов, которые вы хотите объединить.
4. Нажмите Участников олимпиады в нижнем левом углу диалогового окна, а затем щелкните OK.
5. в Контактная группа окна, нажмите Сохранить и закрыть.
√ Примечание: описанный выше метод очень простой и быстрый. Однако группа, которую вы создали таким образом, похожа на большую группу, состоящую из нескольких маленьких, это не так удобно, когда вам нужно редактировать участников группы. Потому что вам придется открывать каждую небольшую группу для редактирования. Чтобы объединить несколько групп контактов и добавить только членов группы в одну группу. пожалуйста, проверьте Как объединить или объединить списки рассылки в Outlook?
2. Нажмите Люди or Контакты на панели навигации в окне Outlook.
3. в Вставить элемент в диалоговом окне выберите папку «Контакты» в определенном почтовом ящике, чтобы отобразить все контакты и группы контактов в этом почтовом ящике. пункты коробка. Теперь вы можете найти и выбрать группу контактов, а затем нажать OK чтобы вставить его как вложение.
Сохранить группу контактов в Outlook
2. Перетащите вложение на панель навигации и отпустите его. Люди or Контакты.
Это самый простой подход, вы можете нажать Люди or Контакты чтобы проверить только что сохраненную группу.
Допустим, вы хотите поделиться своими контактными группами со своими коллегами, как бы вы могли поделиться ими? А что, если сохранить в Outlook группы контактов, которые вам присылают? В этой статье рассказывается о совместном использовании групп контактов в Outlook.
Делитесь своими группами контактов (списками рассылки) в Outlook с другими пользователями
Если вы хотите поделиться своими группами контактов в Outlook с другими, вы можете сделать следующее:
1. в почта просмотр, создайте новое письмо, нажав Главная > Новый E-mail.
3. В открывшемся диалоговом окне «Вставить элемент»:
(1) Перейдите к Заглянуть поле, щелкните, чтобы выбрать Контакты папка, содержащая группы контактов, которыми вы будете делиться;
(2) Перейдите к пункты поле и щелкните, чтобы выбрать одну или несколько групп контактов, которыми вы хотите поделиться;
(3) Щелкните значок OK кнопка. Смотрите скриншот:4. Теперь выбранные группы контактов добавляются в виде вложений в новое электронное письмо. Напишите письмо и отправьте его.
Если вы получили электронные письма с общими группами контактов, вы можете легко скопировать и сохранить группы контактов в папке «Контакты» в Outlook.
1. в почта нажмите, чтобы открыть электронное письмо, содержащее вложения контактной группы в Область чтения.
2. Выберите группы контактов в Область чтенияперетащите их на значок "Люди" or в области навигации, а затем отпустите кнопку мыши, пока курсор не изменится на. Смотрите скриншот:
Пока указанные группы контактов, которыми с вами поделились другие пользователи, были скопированы и сохранены в папке контактов.
Пакетное сохранение каждого члена группы контактов (списка рассылки) как отдельного контакта в Outlook
С Kutools для Outlook Разрыв контактной группы функция, вы можете быстро сохранить всех или нескольких выбранных участников в отдельные контакты в Outlook. Нажмите, чтобы получить 60-дневную бесплатную пробную версию без ограничений!
Как сохранить полученный список рассылки или группу контактов в Outlook?
Во время работы с Outlook вы можете получать список рассылки или контактную группу от других. Что бы вы сделали для сохранения этого списка рассылки в папке контактов Outlook? Собственно, в Outlook очень просто сохранить полученный список рассылки или группу контактов. Вы можете просмотреть приведенное ниже руководство для получения более подробной информации.
Сохранение полученного списка рассылки или контактной группы с функцией копирования
С помощью функции копирования вы можете легко сохранить полученный список рассылки в папку контактов.
1. Щелкните, чтобы отобразить полученное электронное письмо со списком рассылки в области чтения, который вы хотите сохранить в папке контактов.
2. Затем щелкните правой кнопкой мыши список рассылки и щелкните Копировать в контекстном меню. Смотрите скриншот:
3. Зайдите в папку контактов, в которую хотите сохранить список рассылки. Затем нажмите кнопку Ctrl + V ключи для вставки выбранного списка рассылки.
Затем полученный список рассылки сохраняется в указанной папке «Контакты».Сохранить полученный список рассылки или группу контактов с помощью перетаскивания
Помимо описанного выше метода, вы можете сохранить полученный список рассылки в папку контактов, перетащив группу напрямую в Контакты в области навигации.
1. Щелкните, чтобы отобразить полученное электронное письмо со списком рассылки в области чтения, который вы хотите сохранить в папке контактов.
2. Щелкните список рассылки, затем перетащите его в Контакты в области навигации. Смотрите скриншот:
После перетаскивания список рассылки будет сохранен в папке контактов по умолчанию в Outlook.
Легко добавлять участников контактной группы из отправителей или получателей электронных писем в Outlook
Обычно мы можем скопировать отправителя или получателя из электронного письма, а затем добавить его в качестве члена контактной группы с помощью Добавить участников > Из адресной книги, и кажется, что нет способа добавить нескольких отправителей или получателей нескольких писем в группу контактов сразу. Но с отличным Добавить в группы Функция Kutools for Outlook, вы можете легко добавить нескольких отправителей или получателей писем в группы контактов в Outlook всего за несколько кликов. Нажмите, чтобы получить 60-дневную бесплатную пробную версию без ограничений!
Сведения о группах контактов в Outlook для Mac см. в статье Создание списка рассылки или группы контактов в Outlook для Mac.
На панели навигации выберите представление Люди.
Примечание: Люди находятся в одном из двух мест на панели навигации.
Если вы используете компактную панели навигации, щелкните значок Люди.
Если вы используете расширенную панели навигации, щелкните слово Люди.
В группе Мои контактывыберите папку, в которой вы хотите сохранить группу контактов. Обычно вы выбираете контакты.
На ленте выберите Новая группа контактов.
Придайте группе контактов имя.
выберите Добавить участников, а затем добавьте людей из своей адресной книги или списка контактов;
Примечание: Чтобы добавить человека, которого нет в вашей адресной книге или контактах,выберите Новый контакт электронной почты.
В поле Кому или Копия выделите с помощью мыши все имена.
Щелкните выделенный фрагмент правой кнопкой мыши и выберите Копировать или нажмите клавиши CTRL+C.
Введите имя группы контактов, например Спецпроекты.
В открывшемся окне щелкните правой кнопкой мыши поле Участники и выберите Вставить или нажмите клавиши CTRL+V.
Группы контактов отображаются в списке контактов наряду с отдельными людьми. Их можно различить по значкам слева от имен в представлении списка. Возле отдельных контактов отображается значок карточки, а возле групп контактов — значок людей.
Наконец, в дальнейшем вы можете в любой момент добавить или удалить людей из группы контактов.
Если у вас много деловых или личных контактов, хранящихся в таблице Excel, можно импортировать их непосредственно в приложение Outlook.
Затем вы можете создать группу контактов (ранее — "список рассылки"), используя импортированные контактные данные.
К сожалению, список контактов из списка рассылки Excel нельзя импортировать непосредственно в список рассылки, но вы можете импортировать их в папку "Контакты", а затем создать список рассылки из этих контактов с помощью инструкций выше.
Сведения об импорте контактов из Excel см. в Outlook.
Дополнительные сведения
Важно: Office 2010 больше не поддерживается. Перейдите на Microsoft 365, чтобы работать удаленно с любого устройства и продолжать получать поддержку.
Создание группы контактов
Создание группы контактов с новыми именами или добавление имен из адресной книги
Выберите представление "Контакты" и на вкладке Главная в группе Создать щелкните Создать контакт.
В поле Имя введите имя группы контактов.
На вкладке Группа контактов в группе Участники нажмите кнопку Добавить участников, а затем выберите вариант Из контактов Outlook, Из адресной книги или Создать контакт электронной почты.
При добавлении нового контакта электронной почты введите сведения о нем в диалоговом окне Добавление новой записи.
При добавлении пользователя из контактов Outlook или из адресной книги выполните следующие действия:
В раскрывающемся списке Адресная книга выберите адресную книгу, содержащую адреса электронной почты, которые вы хотите включить в группу контактов.
Выберите нужные имена в списке и нажмите кнопку Участники. В одну группу контактов можно добавлять имена из разных адресных книг.
Выполните эти действия для каждого человека, которого вы хотите добавить в группу контактов, а затем нажмите кнопку ОК.
Группа контактов сохраняется в папке Контакты под присвоенным ей именем.
Щелкните выделенный фрагмент правой кнопкой мыши и выберите Копировать.
В представлении "Почта" на вкладке Главная в группе Создать выберите пункты Создать элемент, Другие элементы и Группа контактов.
В поле Имя введите имя группы контактов.
На вкладке Группа контактов в группе Участники нажмите кнопку Добавить участников, а затем выберите вариант Из контактов Outlook или Из адресной книги.
Щелкните правой кнопкой мыши в поле Участники, расположенном в нижней части диалогового окна Выбор участников, и щелкните Вставить.
В поле Кому или Копия щелкните правой кнопкой мыши группу контактов и выберите команду Добавить в контакты Outlook.
Дополнительные сведения
Важно: Office 2007 больше не поддерживается. Перейдите на Microsoft 365, чтобы работать удаленно с любого устройства и продолжать получать поддержку.
Создание списка рассылки
Сколько имен можно добавить в список рассылки?
Максимальное количество имен, которые можно добавить в список рассылки, зависит от размера файлов контактов. Четких правил нет, но обычно список рассылки может содержать 50–70 имен и адресов электронной почты. При минимальном размере файлов контактов количество адресов может достигать 125 (включая другие списки рассылки).
Дополнительные сведения см. в статье базы знаний.
Выполните одно из следующих действий:
Создание списка рассылки с использованием имен из адресной книги
В меню Файл наведите указатель на кнопку Создать и выберите Список рассылки.
В поле Имя введите имя списка рассылки. (Например, "Друзья по-разным".)
На вкладке Список рассылки нажмите кнопку Выбор участников.
В раскрывающемся списке Адресная книга выберите адресную книгу, содержащую адреса электронной почты, которые вы хотите включить в список рассылки.
В поле Поиск введите нужное имя. Когда оно появится ниже, щелкните его и нажмите кнопку Участники.
Выполните эти действия для каждого человека, которого вы хотите добавить в список рассылки, а затем нажмите кнопку ОК.
Если вы хотите добавить подробное описание списка рассылки, на вкладке Список рассылки щелкните Заметки и введите текст.
Список рассылки сохраняется в папке Контакты под присвоенным ему именем.
Щелкните имена правой кнопкой мыши, а затем в контекстном меню выберите команду Копировать.
На вкладке Список рассылки в группе Участники нажмите кнопку Выбор участников.
Щелкните правой кнопкой мыши в поле Участники, расположенном в нижней части диалогового окна Выбор участников, и щелкните Вставить.
В поле Имя введите имя списка рассылки.
На вкладке Список рассылки в группе Действия нажмите кнопку Сохранить и закрыть.
Списки рассылки по умолчанию хранятся в папке Контакты. Если вы получили список рассылки от другого пользователя, вы можете сохранить его в контакты.
Контакты, как известно, можно переносить с одного почтового ящика на другой, а также между аккаунтами Windows. Также их можно импортировать и экспортировать из почтового клиента. Это позволит вам впоследствии перенести их на другой компьютер или даже в другое приложение (например, Excel или Блокнот). Сегодня мы поговорим о том, как перенести контакты из Outlook или импортировать их в эту программу.
Импорт и экспорт контактов из Outlook 2016, 2013
В двух наиболее актуальных на данный момент релизах почтового клиента процедура трансфера контактов весьма схожа. Вначале о том, как работает импорт контактов в этих двух билдах Outlook.
Импорт контактов в Outlook 2016, 2013
Чуть ниже следует выбрать один из перечисленных пунктов:
- Заменять дубликаты при импорте. Если контакт имеется и в Outlook, и в импортируемом файле, мастер отдает предпочтение файлу и замещает данные из почтового клиента информацией из файла. Эту опцию стоит выбирать, если данные о контактах в файле являются более полными и достоверными, чем в почтовом клиенте.
- Разрешить создание дубликатов. Если при импорте обнаружится, что сведения об одном и том же контакте имеются и в Outlook, и в импортируемом файле, для каждого из источников будет создана своя запись. В этом случае наиболее вероятно появление большого числа дублирующей информации об одних и тех же людях.
- Не импортировать дубликаты. Если будут обнаружены сведения об одном и том же человеке и в Outlook, и в импортируемом файле, запись из файла импортироваться не будет. При выборе этого варианта отдается предпочтение данным из почтового клиента, даже если записи из файла являются более полными и актуальными.
Экспорт контактов из Outlook 2016, 2013
Теперь о том, как функционирует процедура экспорта контактов.
- Как и в случае с импортом, откройте вкладку «Файл» на ленте, зайдите в раздел «Открыть и экспортировать» и выберите функцию «Импорт и экспорт».
- В параметрах мастера выберите опцию «Экспорт в файл».
Импорт и экспорт контактов из Outlook 2010, 2007, 2003
Теперь посмотрим, как работает импорт контактов в версиях почтового клиента 2010-го и 2007 годов.
Импорт контактов в Outlook 2010, 2007, 2003
-
Откроем в верхней части ленты (верхнего меню) вкладку «Файл».
Обычно параметры, заданные по дефолту, менять не следует. Папка топ-уровня (как правило, «Личные папки», «Файл данных Outlook» либо ваш и-мейл) будет выбрана в автоматическом порядке.
Экспорт контактов из Outlook 2010, 2007, 2003
-
В верхней части ленты (главном меню) выберите вкладку «Файл».
Разница в том, что CSV вы можете импортировать в другую программу, а PST – лишь в другой экземпляр Outlook.
Вот и все, что касается рутины трансфера данных в Outlook и из него. Работает все это очень удобно благодаря таким инструментам, как фильтрация данных и поддержке нескольких форматов экспортируемых и импортируемых объектов.
Читайте также: