Как сохранить фильтр в excel
Вывести на экран информацию по одному / нескольким параметрам можно с помощью фильтрации данных в Excel.
Для этой цели предназначено два инструмента: автофильтр и расширенный фильтр. Они не удаляют, а скрывают данные, не подходящие по условию. Автофильтр выполняет простейшие операции. У расширенного фильтра гораздо больше возможностей.
Автофильтр и расширенный фильтр в Excel
Имеется простая таблица, не отформатированная и не объявленная списком. Включить автоматический фильтр можно через главное меню.
- Выделяем мышкой любую ячейку внутри диапазона. Переходим на вкладку «Данные» и нажимаем кнопку «Фильтр».
- Рядом с заголовками таблицы появляются стрелочки, открывающие списки автофильтра.
Если отформатировать диапазон данных как таблицу или объявить списком, то автоматический фильтр будет добавлен сразу.
Пользоваться автофильтром просто: нужно выделить запись с нужным значением. Например, отобразить поставки в магазин №4. Ставим птичку напротив соответствующего условия фильтрации:
Сразу видим результат:
Особенности работы инструмента:
- Автофильтр работает только в неразрывном диапазоне. Разные таблицы на одном листе не фильтруются. Даже если они имеют однотипные данные.
- Инструмент воспринимает верхнюю строчку как заголовки столбцов – эти значения в фильтр не включаются.
- Допустимо применять сразу несколько условий фильтрации. Но каждый предыдущий результат может скрывать необходимые для следующего фильтра записи.
У расширенного фильтра гораздо больше возможностей:
- Можно задать столько условий для фильтрации, сколько нужно.
- Критерии выбора данных – на виду.
- С помощью расширенного фильтра пользователь легко находит уникальные значения в многострочном массиве.
Как сделать расширенный фильтр в Excel
Готовый пример – как использовать расширенный фильтр в Excel:
- Создадим таблицу с условиями отбора. Для этого копируем заголовки исходного списка и вставляем выше. В табличке с критериями для фильтрации оставляем достаточное количество строк плюс пустая строка, отделяющая от исходной таблицы.
- Настроим параметры фильтрации для отбора строк со значением «Москва» (в соответствующий столбец таблички с условиями вносим = «=Москва»). Активизируем любую ячейку в исходной таблице. Переходим на вкладку «Данные» - «Сортировка и фильтр» - «Дополнительно».
- Заполняем параметры фильтрации. Исходный диапазон – таблица с исходными данными. Ссылки появляются автоматически, т.к. была активна одна из ячеек. Диапазон условий – табличка с условием.
- Выходим из меню расширенного фильтра, нажав кнопку ОК.
В исходной таблице остались только строки, содержащие значение «Москва». Чтобы отменить фильтрацию, нужно нажать кнопку «Очистить» в разделе «Сортировка и фильтр».
Как пользоваться расширенным фильтром в Excel
Рассмотрим применение расширенного фильтра в Excel с целью отбора строк, содержащих слова «Москва» или «Рязань». Условия для фильтрации должны находиться в одном столбце. В нашем примере – друг под другом.
Заполняем меню расширенного фильтра:
Получаем таблицу с отобранными по заданному критерию строками:
Выполним отбор строк, которые в столбце «Магазин» содержат значение «№1», а в столбце стоимость – «>1 000 000 р.». Критерии для фильтрации должны находиться в соответствующих столбцах таблички для условий. На одной строке.
Заполняем параметры фильтрации. Нажимаем ОК.
Оставим в таблице только те строки, которые в столбце «Регион» содержат слово «Рязань» или в столбце «Стоимость» - значение «>10 000 000 р.». Так как критерии отбора относятся к разным столбцам, размещаем их на разных строках под соответствующими заголовками.
Применим инструмент «Расширенный фильтр»:
Данный инструмент умеет работать с формулами, что дает возможность пользователю решать практически любые задачи при отборе значений из массивов.
- Результат формулы – это критерий отбора.
- Записанная формула возвращает результат ИСТИНА или ЛОЖЬ.
- Исходный диапазон указывается посредством абсолютных ссылок, а критерий отбора (в виде формулы) – с помощью относительных.
- Если возвращается значение ИСТИНА, то строка отобразится после применения фильтра. ЛОЖЬ – нет.
Отобразим строки, содержащие количество выше среднего. Для этого в стороне от таблички с критериями (в ячейку I1) введем название «Наибольшее количество». Ниже – формула. Используем функцию СРЗНАЧ.
Выделяем любую ячейку в исходном диапазоне и вызываем «Расширенный фильтр». В качестве критерия для отбора указываем I1:I2 (ссылки относительные!).
В таблице остались только те строки, где значения в столбце «Количество» выше среднего.
Чтобы оставить в таблице лишь неповторяющиеся строки, в окне «Расширенного фильтра» поставьте птичку напротив «Только уникальные записи».
Нажмите ОК. Повторяющиеся строки будут скрыты. На листе останутся только уникальные записи.
Допустим каждый месяц нам нужно создать отчет о результатах в продажах нашего отдела. Для подготовки отчета используем статистические показатели по всех транзакциях в журнале истории взаиморасчетов с клиентами, выполненных за прошедший период. Чтобы экспонировать данные по конкретному клиенту, например, для сравнения, необходимо каждый раз фильтровать таблицу истории взаиморасчетов под разными критериями. Нет необходимости тратить время и усилия на многоразовое фильтрование тех самых данных. Можно существенно облегчить решение данной задачи сгруппировав данные и сохранив их как нестандартный вид представления. Благодаря этому одним кликом мышки можно детально экспонировать необходимые данные на данный момент.
Как быстро пользоваться фильтром в Excel
Допустим наш журнал истории взаиморасчетов с клиентами отображается также как на рисунке.
История продаж и взаиморасчетов по клиентам:
Нам необходимо отобразить разные варианты данных с разделением на группы: название фирм, городов и сумм. К последней группе еще хотим добавить итоговый показатель.
Начнем работу с фильтрования данных, а потом разберем как их сохранять в разных режимах фильтра. Каждая группа будет записана как пользовательский вид представления данных на рабочем листе Excel.
Допустим первая группа данных должна включать в себя данные касающиеся транзакций сумой выше 20 000 рублей реализованной фирмой ADEX Comp. Для этого:
- Выделите заголовок таблицы «Сумма» D1 и выберите инструмент: «ДАННЫЕ»-«Сортировка и фильтр»-«Фильтр». Для исходной таблицы включиться режим автофильтра и в ее заголовках появятся кнопки выпадающего меню.
- Откройте выпадающее меню ячейки D1 и выберите опцию «Числовые фильтры»-«Настраиваемый фильтр». В результате появиться диалоговое окно «Пользовательский автофильтр».
- В первом выпадающем списке данного окна укажите на значение «больше», а в поле ввода напротив введите значение 20000. И нажмите ОК.
- Теперь раскройте выпадающее меню в ячейке A1 («Название фирмы») и выберите только фирму ADEX Comp.
Применено второе условие фильтрования данных.
Как посчитать сумму по фильтру в Excel
Отфильтрованная группа готова, осталось только добавить итоговое значение для столбца «Сумма». Для этого выберите первую пустую ячейку под этим столбцом и выберите инструмент: «ГЛАВНАЯ»-«Редактирование»-«Сумма» или нажмите комбинацию клавиш CTR+=. После нажатия на клавишу Enter суммируются только видимые значения в столбце. По завершению присвойте для этой ячейки денежный формат.
Обратите внимание! Вместо стандартной функции СУММ мы используем функцию: Из ходя из названия сложно догадаться что данная функция будет суммировать значения. Но если в первом аргументе функции ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ находиться константа с кодом номер 9 – это значит, что мы подключаем встроенную функцию суммирования. Таким образом мы выполняем суммирование только промежуточных итогов, а не все значения в столбце. Стоит рассмотреть все встроенные функции в ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ, которые можно выполнять с отфильтрованными значениями в таблице:
- – среднее значение, альтернатива функции СРЕДЗНАЧ.
- – подсчет количества значений, альтернатива для СЧЁТ.
- – подсчет только непустых ячеек в диапазоне, как СЧЁТЗ.
- – возвращает максимальное значение (МАКС).
- – возвращает минимальное значение (МИН).
- – возвращает произведение аргументов (ПРОИЗВЕД).
- – функция стандартного отклонения как СТАНДОТКЛОН.
- – стандартное отклонение по генеральной совокупности (логические и текстовые значения – игнорируются) как в СТАНДОТКЛОНП.
- – суммирует значение как СУММ.
- – дисперсия по выборке как ДИСП.
- – дисперсия для генеральной совокупности ДИСПР.
Примечание. Номера констант могут быть с включением и с исключением значений в скрытых строках инструментом: «ГЛАВНАЯ»-«Ячейки»-«Формат»-«Скрыть или отобразить». Отличие заключаться в коде константы:
- 1-11 – с включением;
- 101-111 – с исключением.
Если мы хотим получить суммирование итогов для другой фирмы, достаточно только изменить критерий фильтра, а итоговый результат автоматически просчитается благодаря функции ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ.
Сохранение фильтра в представление данных
Когда первый набор значений для группы готовый, можно его сохранить как один из видов таблицы журнала истории взаиморасчетов по клиентам. Благодаря этому мы получим молниеносный доступ к организации новой структуры данных в таблице. Для этого:
- Отфильтруйте таблицу по выше описанным критериям и выберите инструмент: «ВИД»-«Режимы просмотра книги»-«Представления».
- В появившемся диалоговом окне «Представления» нажмите на кнопку «Добавить». Появиться новое окно «Добавление представления».
- В поле «Имя:» введите название «ADEX Comp >20 тыс.руб.» для этого представления данных на рабочем листе и нажмите ОК.
- Создайте новое представление для нового отображения таблицы с другими критериями фильтрования и придумайте им новые названия.
Теперь достаточно выбрать любой из списка видов представления данных на листе, используя выше указанный инструмент: «ВИД»-«Режимы просмотра книги»-«Представления». При выборе любого из преставлений данные на листе будут автоматически преобразовываться и группироваться в ранее сохраненный их вид. Теперь нет необходимости каждый раз заново создавать сложные фильтры по множеству критериев для их определения. Достаточно переключиться между видами представлений. Указать на представление в списке и нажать на кнопку «Применить».
Чтобы удалить представление снова вызовите диалоговое окно: «ВИД»-«Режимы просмотра книги»-«Представления». Потом выделите в списке ненужный вид и нажмите на кнопку «Удалить».
Как сохранить отфильтрованные данные на новый лист / книгу в Excel?
При копировании отфильтрованного диапазона в Excel по умолчанию копируются только видимые ячейки, а затем мы можем вручную вставить его в новый рабочий лист. Однако высота строки и ширина столбца не зарезервированы. Следовательно, как сохранить отфильтрованные данные на новый лист или книгу и одновременно сохранить высоту строки и ширину столбца в Excel? Здесь мы познакомим вас с парой методов.
Сохраняйте отфильтрованные данные на новый лист с функциями копирования и вставки
Обычно мы можем применить Копировать функции и макаронные изделия функция для сохранения отфильтрованных данных напрямую в новый рабочий лист или книгу. Вы можете сделать следующее:
1. Создайте новый рабочий лист, щелкнув значок Добавить кнопка or на панели вкладок листа.
Ноты:
(1) Нажатие Shift + F11 одновременно с клавишами можно также создать новый рабочий лист.
(2) Если вы собираетесь сохранить отфильтрованные данные в новую книгу, просто нажмите Ctrl + N клавиши одновременно, чтобы создать новую книгу.
2. Выберите отфильтрованные данные и скопируйте их, нажав Ctrl + C одновременно.
3. Перейдите к новому листу или книге, выберите пустую ячейку и нажмите Ctrl + V одновременно клавиши, чтобы вставить отфильтрованные данные.
Затем вы увидите, что только отфильтрованные данные копируются и вставляются в новый рабочий лист / книгу. Однако высота строки и ширина столбца теряются. См. Снимки экрана ниже:
Простое разделение диапазона на основе критериев в столбце и сохранение разделенных диапазонов на новых новых листах
Kutools для Excel Разделить данные Утилита может помочь пользователям Excel легко разделить диапазон на несколько листов на основе критериев в одном столбце исходного диапазона. Полнофункциональная бесплатная 30-дневная пробная версия!
Kutools for Excel - Включает более 300 удобных инструментов для Excel. Полнофункциональная бесплатная 30-дневная пробная версия, кредитная карта не требуется! Get It Now
Сохраняйте отфильтрованные данные на новый лист с помощью функции копирования и перемещения
Если отфильтрованные данные слишком велики, чтобы их можно было легко выбрать и скопировать, и вы настроили ширину столбцов и высоту строк для многих столбцов и строк, копирование и вставка могут быть не лучшим решением. В этих условиях вы должны попробовать Kutools for Excel's Удалить скрытые (видимые) строки и столбцы утилита.
Kutools for Excel - Включает более 300 удобных инструментов для Excel. Полнофункциональная бесплатная 30-дневная пробная версия, кредитная карта не требуется! Get It Now
1. Щелкните правой кнопкой мыши имя листа, который содержит отфильтрованные данные, на панели вкладок листа и выберите Переместить или скопировать из контекстного меню.
Шаг 2. Во всплывающем диалоговом окне «Перемещение или копирование» укажите книгу в Переместить выбранные листы в книгу раскрывающийся список, проверьте Создать копию и нажмите OK кнопку.
Внимание: Чтобы сохранить отфильтрованные данные на новом листе, выберите имя текущей книги в Переместить выбранные листы в книгу раскрывающийся список; чтобы сохранить отфильтрованные данные в новую книгу, выберите (новая книга).
3. Теперь вы попадете в новый рабочий лист / книгу, нажмите Кутулс > Удалить > Удалить скрытые (видимые) строки и столбцы, а затем в открывшемся диалоговом окне
(1) Выберите В активном листе в Заглянуть раскрывающийся список;
(2) Проверить Ряды вариант в Удалить тип раздел;
(3) Проверить Скрытые строки вариант в Подробный тип раздел;
(4) Щелкните значок Ok кнопку.
Теперь вы увидите, что все отфильтрованные данные зарезервированы на новом листе, а все форматирование ячеек, включая высоту строк и ширину столбцов, сохраняется.
Kutools for Excel - Включает более 300 удобных инструментов для Excel. Полнофункциональная бесплатная 30-дневная пробная версия, кредитная карта не требуется! Get It Now
Демонстрация: сохранение отфильтрованных данных на новый лист в Excel
После фильтрации диапазона на листе мы можем сохранить представление фильтра как настраиваемое представление, а затем легко восстановить представление фильтра в Excel.
Шаг 1. Отфильтруйте диапазон в Excel, представление фильтра которого вы сохраните позже.
Шаг 2: нажмите Смотреть > Пользовательские виды. См. Снимок экрана ниже:
Шаг 3. В открывшемся диалоговом окне Custom Views щелкните значок Добавить кнопку.
Шаг 4. В диалоговом окне «Добавить представление» введите имя этого представления фильтра в поле Имя и фамилия и нажмите OK кнопку.
До сих пор вид фильтра был сохранен. Если фильтр в указанном диапазоне удален, вы можете восстановить его, нажав кнопку Смотреть > Пользовательские виды , чтобы открыть диалоговое окно Custom Views, выбрав настраиваемый вид в Просмотры поле и щелкнув Показать кнопку.
Внимание: Этот метод может только сохранить представление настраиваемого фильтра и восстановить представление фильтра на указанном листе. Мы не можем применить фильтр к другим диапазонам / листам / книгам.
Быстрая фильтрация дат по дням / неделям / месяцам / кварталам / годам только в Excel
Kutools for Excel предоставляет мощный Суперфильтр утилита, помогающая пользователям Excel быстро сортировать даты только по дням / неделям / месяцам / кварталам / годам, фильтровать текстовые строки по длине текста, фильтровать текстовые строки по прописным или строчным буквам и т. д. Полнофункциональная бесплатная 30-дневная пробная версия!
Сохранение пользовательских критериев фильтрации / просмотра с макросом записи в Excel
Кроме того, запись макроса - это сложный способ сохранить пользовательские критерии фильтрации в указанном диапазоне в Excel. С другой стороны, макрос может легко применить критерии / представление фильтра к другим рабочим листам.
Шаг 1. Перед фильтрацией указанного диапазона щелкните значок разработчик > Запись макроса. См. Снимок экрана ниже.
Внимание: По умолчанию вкладка разработчика не отображается на ленте. Нажмите, чтобы узнать как показать вкладку разработчика в ленте в Excel.
Шаг 2. В открывшемся диалоговом окне «Запись макроса» введите имя нового макроса в поле Имя макроса поле, необязательно указать сочетание клавиш для макроса и щелкнуть OK кнопка. См. Снимок экрана ниже:
Шаг 3. Отфильтруйте указанный диапазон в Excel.
Шаг 4. После завершения фильтрации щелкните значок разработчик > Остановить запись.
Пока мы сохранили критерии / представление фильтра в Excel.
Этот макрос может применять критерии / представление фильтра к другим диапазонам, которые имеют тот же формат данных и положение, что и исходный диапазон. Что касается той же позиции, например, исходный диапазон - это столбец A: G на листе Sheet1, диапазон, к которому вы будете применять фильтр, также должен быть столбцом A: G.
Кстати, если книга с этим макросом открывается, вы также можете применить макрос с критериями фильтрации к другим открывающимся книгам.
Шаг 5. Чтобы применить макрос с критериями фильтрации к другим диапазонам, щелкните значок разработчик > Макрос чтобы открыть диалоговое окно "Макрос", затем щелкните, чтобы выбрать макрос в списке макросов, и щелкните значок Run кнопка. См. Снимки экрана ниже:
Сохраните пользовательские критерии фильтра / просмотр с помощью Kutools for Excel в Excel
В этом разделе я представлю Kutools для Excel Суперфильтр утилита, которая может сохранять критерии фильтрации / представления и применять их к другим диапазонам в Excel.
Kutools for Excel - Включает более 300 удобных инструментов для Excel. Полнофункциональная бесплатная 30-дневная пробная версия, кредитная карта не требуется! Бесплатная пробная версия сейчас!
Kutools for Excel - Combines more than 300 Advanced Functions and Tools for Microsoft Excel
Шаг 1: нажмите Кутулс Плюс > Суперфильтр , чтобы открыть панель «Суперфильтр», а затем отфильтровать исходный диапазон данных с помощью служебной программы «Суперфильтр». Нажмите, чтобы узнать как фильтровать с помощью утилиты Super Filter.
Шаг 2. На панели Super Filter щелкните значок Сохранить как на панели Суперфильтр, затем в открывшемся диалоговом окне Kutools for Excel введите имя для настройки критериев фильтра в пустом поле и нажмите кнопку OK кнопку.
Внимание: Кстати, выбранный диапазон должен иметь тот же формат данных и положение, что и исходный диапазон, для которого вы установили критерии фильтра.
Kutools for Excel - Включает более 300 удобных инструментов для Excel. Полнофункциональная бесплатная 30-дневная пробная версия, кредитная карта не требуется! Get It Now
Демо: сохранение и применение критериев пользовательского фильтра / просмотр
Автофильтр – функция в Эксель, способная значительно упростить жизнь при работе с большими таблицами. С помощью этого инструмента можно убрать лишнюю информацию, оставив только нужные в данные. Давайте посмотрим, как пользоваться фильтром в Excel.
Включаем фильтр
Чтобы начать работать с автофильтром, нужно его включить. Данное действие можно выполнить по-разному:
Независимо от того, какой вариант был выбран, будет активирована функция “фильтр”. Наглядно в этом можно убедиться, взглянув на ячейки шапки таблицы. В них с правой стороны должен появится небольшой значок в виде квадрата со стрелкой вниз внутри.
Настраиваем фильтр
Теперь, когда фильтр включен, давайте научимся им пользоваться.
- Для того, чтобы отфильтровать значения в определенном столбце, просто щелкаем по значку в виде квадрата, о котором шла речь выше. В результате появится меню, в котором мы можем выбрать, какие значения хотим отображать (должна стоять галочка) или спрятать (нужно убрать галочку).
- По готовности жмем кнопку OK.
- Благодаря выполненным действиям мы смогли спрятать все лишние данные. Столбец, к которому применен фильтр достаточно легко определить визуально, так как внутри характерного квадрата появится изображение воронки рядом со стрелкой вниз.
Также, у нас есть возможность отфильтровать данные столбца по следующим условиям (на примере ячеек с текстовым форматом):
- равно
- не равно
- начинается с
- заканчивается на
- содержит
- не содержит
Чтобы воспользоваться ими, в меню фильтра щелкаем по пункту “Текстовые фильтры” (или “Числовые фильтры”/“Фильтры по дате” – в зависимости от формата ячеек). В результате откроется вспомогательный список с данными условиями.
Настраиваем пользовательский фильтр
Теперь давайте займемся настройкой пользовательского автофильтра.
- Во вспомогательном меню фильтра кликаем по пункту “Настраиваемый фильтр”.
- Появится окно для настройки пользовательского автофильтра. Преимуществом этого инструмента является то, что в отличие от простого фильтра, с помощью которого можно просто убрать ненужные данные лишь по одному условию, здесь у нас есть возможность отфильтровать значения в выбранном столбце одновременно по 2-ум параметрам, отвечающим условиям:
- равно
- не равно
- больше
- больше или равно
- меньше
- меньше или равно
- начинается с
- не начинается с
- заканчивается на
- не заканчивается на
- содержит
- не содержит
- Помимо этого у нас есть возможность выбрать, хотим ли мы, чтобы одновременно выполнялись два заданных условия, или достаточно выполнения хотя бы одного из них. В зависимости от этого нужно установить отметку напротив соответствующего пункта.
- Допустим, нам нужно оставить таблице только данные по видам спорта “баскетбол” и “теннис”. В этом случае мы устанавливаем в качестве условий параметр “содержит”, выбираем нужные значения (для того нужно нажать на стрелку вниз в конце поля для ввода информации) и устанавливаем переключатель в положение “ИЛИ”. По готовности жмем кнопку OK.
Выключаем фильтр
Чтобы выключить фильтр, выполняем те же самые действия, которые требовались для включения функции.
Заключение
Таким образом, благодаря применению функции “автофильтр” можно сэкономить немало времени на обработку больших объемов данных в таблице Эксель, что позволит оптимизировать трудовые и временные затраты на выполнение поставленной задачи.
Читайте также: