Как собрать данные из разных файлов excel в одну таблицу
Намного проще обрабатывать данные в одном файле, чем переключаться между многочисленными книгами. Однако объединение нескольких книг Excel в один файл может быть сложным и долгим процессом, особенно если книги, которые вам нужно объединить, содержат много листов. Итак, как подойти к этой проблеме? Вы будете копировать их вручную или с помощью кода VBA? Или вы используете один из специализированных инструментов для объединения файлов Excel?
Ниже вы найдете несколько хороших способов, позволяющих реализовать объединение.
Примечание. В этой статье мы рассмотрим, как копировать листы из нескольких книг Excel в одну книгу. Если вы ищете быстрый способ скопировать данные с нескольких листов на один общий лист, вы найдете подробную инструкцию в другой статье: Как объединить несколько листов в один.
Простой метод — копировать листы руками.
Если вам нужно объединить всего пару файлов Excel, вы можете вручную скопировать или переместить листы из одного файла в другой. Вот как это можно сделать:
- Откройте книги, которые мы планируем объединить.
- Выберите листы в исходной книге, которые вы хотите скопировать в основную книгу.
Чтобы выбрать несколько листов, используйте один из следующих приемов:
- Чтобы выбрать соседние листы, щелкните вкладку первого, который вы хотите скопировать, нажмите и удерживайте клавишу Shift, а затем щелкните вкладку последнего. Это действие выберет все листы между ними.
- Чтобы выбрать несмежные, удерживайте клавишу Ctrl и щелкайте вкладку каждого из них по отдельности.
- Выделив все нужные листы, щелкните правой кнопкой мыши любую из выделенных вкладок и выберите «Переместить» или «Копировать…» .
- В диалоговом окне «Перемещение или копирование» выполните следующие действия:
- В раскрывающемся списке «Переместить выбранные листы в книгу» выберите целевую книгу, в которую вы хотите объединить другие файлы.
- Укажите, где именно должны быть вставлены вкладки. В нашем случае мы выбираем вариант вставки в конец списка.
- Установите флажок «Создать копию», если хотите, чтобы исходные данные оставались оригинальном файле.
- Нажмите ОК , чтобы завершить операцию.
Чтобы объединить вкладки из нескольких файлов Excel, повторите описанные выше шаги для каждой книги отдельно.
Замечание. При копировании листов вручную помните о следующем ограничении, налагаемом Excel: невозможно переместить или скопировать группу листов, если какой-либо из них содержит «умную» таблицу. В этом случае вам придется либо преобразовать таблицу в диапазон, либо использовать один из других методов, не имеющих этого ограничения.
Как объединить файлы Excel с VBA
Если у вас есть несколько файлов Excel, которые необходимо объединить в один файл, более быстрым способом будет автоматизировать процесс с помощью макроса VBA.
Ниже вы найдете код VBA, который копирует все листы из всех файлов Excel, которые вы выбираете, в одну книгу. Этот макрос MergeExcelFiles написан Алексом.
Важное замечание! Макрос работает со следующим ограничением — объединяемые файлы не должны быть открыты физически или находиться в памяти, в буфере обмена. В таком случае вы получите ошибку во время выполнения.
Как добавить этот макрос в книгу
Если вы хотите вставить макрос в свою книгу, выполните следующие обычные действия:
- нажимать Alt + F11 , чтобы открыть редактор Visual Basic.
- Щелкните правой кнопкой мыши ThisWorkbook на левой панели и выберите « Вставить» > « Модуль» в контекстном меню.
- В появившемся окне (Окно кода) вставьте указанный выше код.
Более подробная инструкция описана в разделе Как вставить и запустить код VBA в Excel .
Кроме того, вы можете загрузить макрос в файле Excel, открыть его в этой книге (включить выполнение макросов, если будет предложено), а затем переключиться на свою собственную книгу и нажать Alt + F8 для его запуска. Если вы новичок в использовании макросов в Excel, следуйте подробным инструкциям ниже.
Как использовать макрос MergeExcelFiles
Откройте файл Excel, в котором вы хотите объединить листы из других книг, и выполните следующие действия:
- Нажмите комбинацию Alt + F8 , чтобы открыть окно диалога.
- В разделе « Имя макроса» выберите MergeExcelFiles и нажмите «Выполнить».
- Откроется стандартное окно проводника, вы выберите одну или несколько книг, которые хотите объединить, и нажмите «Открыть» . Чтобы выбрать несколько файлов , удерживайте нажатой клавишу Ctrl, указывая на их имена.
В зависимости от того, сколько файлов вы выбрали, дайте макросу несколько секунд или минут для их обработки. После завершения всех операций он сообщит вам, сколько файлов было обработано и сколько листов было объединено:
Как объединить несколько файлов с помощью Ultimate Suite.
Если вам не очень комфортно с VBA и вы ищете более простой и быстрый способ объединить файлы Excel, обратите внимание на инструмент «Копирование листов (Copy Sheets)» — одну из более чем 60 функций, включенных в невероятно функциональную программу Ultimate Suite for Excel. Она работает в версиях Excel 2010-2019.
С Ultimate Suite объединение нескольких файлов Эксель в один так же просто, как раз-два-три (буквально, всего 3 быстрых шага). Вам даже не нужно открывать те из них, которые вы хотите объединить. И это могут быть два файла или несколько — не важно.
- Открыв главную книгу, перейдите на вкладку «Ablebits Data» и нажмите «Копировать листы (Copy Sheets)» >«Выбранные в одну книгу (Selected Sheets to one workbook)».
- В диалоговом окне выберите файлы (а в них — листы), которые вы хотите объединить, и нажмите «Далее (Next)» .
Советы:
- Чтобы выбрать все листы в определенной книге, просто поставьте галочку в поле рядом с именем книги, и все они в этом файле будут выбраны автоматически.
- Чтобы объединить листы из закрытых книг, нажмите кнопку «Добавить файлы…» и выберите столько книг, сколько нужно. Это добавит выбранные файлы только в окно копирования, не открывая их в Excel.
- По умолчанию копируются все данные. Однако, в разных листах можно выбрать разные диапазоны для объединения. Чтобы скопировать только определенную область, наведите указатель мыши на имя вкладки, затем щелкните значок и выберите нужный диапазон.
- При необходимости укажите один или несколько дополнительных параметров и нажмите «Копировать» . На снимке скриншоте а ниже показаны настройки по умолчанию: Вставить все (формулы и значения) и Сохранить форматирование.
Дайте мастеру копирования листов несколько секунд для обработки и наслаждайтесь результатом!
На этой странице есть подробное описание всех возможностей работы мастера копирования.
Чтобы поближе познакомиться с этим и другими инструментами для Excel, вы можете загрузить ознакомительную версию Ultimate Suite.
Итак, я надеюсь, вы получили ответ на вопрос — как быстро объединить несколько файлов Excel в один.
6 примеров — как консолидировать данные и объединить листы Excel в один - В статье рассматриваются различные способы объединения листов в Excel в зависимости от того, какой результат вы хотите получить: объединить все данные с выбранных листов,объединить несколько листов с различным порядком столбцов,объединить…
Как работать с мастером формул даты и времени - Работа со значениями, связанными со временем, требует глубокого понимания того, как функции ДАТА, РАЗНДАТ и ВРЕМЯ работают в Excel. Эта надстройка позволяет быстро выполнять вычисления даты и времени и без особых…
Как найти и выделить уникальные значения в столбце - В статье описаны наиболее эффективные способы поиска, фильтрации и выделения уникальных значений в Excel. Ранее мы рассмотрели различные способы подсчета уникальных значений в Excel. Но иногда вам может понадобиться только просмотреть уникальные…
Как получить список уникальных значений - В статье описано, как получить список уникальных значений в столбце с помощью формулы и как настроить эту формулу для различных наборов данных. Вы также узнаете, как быстро получить отдельный список с…
Как объединить две или несколько таблиц в Excel - В этом руководстве вы найдете некоторые приемы объединения таблиц Excel путем сопоставления данных в одном или нескольких столбцах. Как часто при анализе в Excel вся необходимая информация собирается на одном…
Как объединить строки в Excel без потери данных? Примеры и советы. - Объединение строк в Excel - одна из самых распространенных задач, которые нам нужно выполнять время от времени. Проблема в том, что Microsoft Excel не предоставляет для этого надежного инструмента. Кроме…
Как правильно объединить столбцы в Excel без потери данных. - Объединение данных в Excel — это достаточно распространённая задача. Объединяют столбцы, строки, отдельные ячейки и даже целые таблицы. Из этой статьи вы узнаете, как объединить несколько столбцов Excel и не…
Как сцепить ячейки в Excel при помощи различных функций и операторов - В этом руководстве вы узнаете о различных способах соединения текстовых строк, ячеек, диапазонов, столбцов и строк в Excel с использованием функции СЦЕПИТЬ, СЦЕП, ОБЪЕДИНИТЬ и оператора «&». В таблицах данные…
Время прочтения: 3 мин.
Иногда может возникнуть необходимость в объединении данных из разных файлов в одну таблицу. Если их много, а информация размещена на разных листах, то обычное копирование займет много времени.
Решить данную задачу поможет Power Query – встроенный в MS Excel инструмент обработки данных.
Рассмотрим пример объединения файлов с общей «шапкой» и данными на разных листах:
2. Power Query покажет все файлы, размещенные по указанному адресу:
3. Нажимаем «изменить», переходим в редактор запросов и фильтруем нужные файлы:
4. Удаляем все столбцы кроме «Content»:
5. Добавляем новый столбец и вводим формулу с учетом регистра:
6. Раскрываем столбец «Пользовательская», снимаем флажок «Использовать исходное имя…».
Если есть предупреждение о незавершенном списке, то жмем «загрузить ещё»:
7. Удаляем столбцы кроме «Data», раскрываем его. Если есть предупреждение, то жмем «загрузить ещё»:
8. Power Query отразит сводные данные:
9. Ставим первую строку как заголовок: «Главная» → «Использовать первую строку…»:
10. Скрываем фильтром лишние заголовки и выгружаем данные на новый/существующий лист:
Готово! Информация со всех листов всех файлов собрана в общую таблицу при существенно меньших трудозатратах по сравнению с ручным копированием.
Таким образом, Power Query позволяет решать широкий спектр задач без использования сложных запросов и формул, что делает его универсальным инструментом для обработки данных и повышения эффективности работы.
Используйте Power Query, чтобы объединить несколько файлов с одной схемой, храняной в одной папке, в одну таблицу. Например, каждый месяц необходимо объединить бюджетные книги из нескольких отделов, где столбцы одинаковы, но количество строк и значений в каждой книге различается. После ее настроив, вы можете применить дополнительные преобразования, как к любому импортируемму источнику данных, а затем обновить данные, чтобы увидеть результаты за каждый месяц.
Примечание. В этой теме показано, как объединять файлы из папки. Вы также можете объединять файлы, хранимые в SharePoint, azure BLOB-служба хранилища и Azure Data Lake служба хранилища. Процесс аналогичный.
Убедитесь, что все файлы, которые вы хотите объединить, содержатся в выделенной папке без лишних файлов. В противном случае все файлы в папке и все вложенные папки, которые вы выбрали, будут включены в данные для совместной обработки.
У каждого файла должна быть та же схема, что и для согласованных столбцов, типов данных и количества столбцов. Столбцы не должны быть в том же порядке, что и имена столбцов.
По возможности старайтесь не использовать несвязанные объекты данных для источников данных, которые могут иметь несколько объектов данных, например JSON-файл, Excel книгу или базу данных Access.
Каждый из этих файлов имеет простой шаблон, в каждом из которых есть только одна таблица данных.
Выберите Данные > Получить данные > из файла > из папки. Появится диалоговое окно Обзор.
Найдите папку с файлами, которые вы хотите объединить.
Список файлов в папке появится в диалоговом папке. Убедитесь, что в списке указаны все нужные файлы.
Выберите одну из команд в нижней части диалогового окна, например Объединить> Объединить & Загрузить. В разделе Обо всех этих командах обсуждаются дополнительные команды.
Если выбрать команду Объединить, появится диалоговое окно Объединение файлов. Чтобы изменить параметры файла, выберите каждый файл в поле Образец файла, задав нужные параметры Источник файла,Делитер и Обнаружение типов данных. Кроме того, в нижней части диалогового окна можно выбрать или отобрать диалоговое окно Пропускать файлы с ошибками.
Power Query автоматически создает запросы для консолидации данных из каждого файла на каждом из них. Шаги запроса и созданные столбцы зависят от того, какую команду вы выбрали. Дополнительные сведения см. в разделе Сведения обо всех этих запросах.
Выберите Данные > Получить данные > из файла > из папки. Появится диалоговое окно Обзор.
Найдите папку с файлами, которые вы хотите объединить.
Список файлов в папке появится в диалоговом папке. Убедитесь, что в списке указаны все нужные файлы.
Выберите одну из команд в нижней части диалогового окна, например Объединить> Объединить & Transform. В разделе Обо всех этих командах обсуждаются дополнительные команды.
Появится редактор Power Query.
Столбец Значение является структурированным столбцом списка. Выберите значок Развернуть , а затем выберите Развернуть до новых строк.
Столбец Value (Значение) теперь является структурированным столбцом Record (Запись). Выберите значок развернуть. Появится диалоговое окно с drop-down.
Вы можете выбрать все столбцы, содержащие значения данных. На лентевыберите Главная , стрелку рядом с клавишей Remove Columns, а затем выберите Удалить другие столбцы.
Выберите Главная> закрыть & загрузить.
Power Query автоматически создает запросы для консолидации данных из каждого файла на каждом из них. Шаги запроса и созданные столбцы зависят от того, какую команду вы выбрали. Дополнительные сведения см. в разделе Сведения обо всех этих запросах.
Каждый из этих источников данных может иметь несколько объектов для импорта. Книга Excel может иметь несколько книг, Excel таблиц или именовых диапазонов. База данных Access может иметь несколько таблиц и запросов.
Выберите Данные > Получить данные > из файла > из папки. Появится диалоговое окно Обзор.
Найдите папку с файлами, которые вы хотите объединить.
Список файлов в папке появится в диалоговом папке. Убедитесь, что в списке указаны все нужные файлы.
Выберите одну из команд в нижней части диалогового окна, например Объединить> Объединить & Загрузить. В разделе Обо всех этих командах обсуждаются дополнительные команды.
В диалоговом окне Объединение файлов:
В поле Образец файла выберите файл, который будет использоваться в качестве примера данных для создания запросов. Нельзя выбрать объект или выбрать только один объект. Однако выбрать несколько из них нельзя.
Если объектов много, используйте поле Поиск, чтобы найти объект, или параметры отображения, а также кнопку Обновить для фильтрации списка.
В нижней части диалогового окна можно выбрать или отобирать для файлов с ошибками поле Пропускать файлы с ошибками.
Power Query автоматически создает запрос для консолидации данных из каждого файла на каждом из них. Шаги запроса и созданные столбцы зависят от того, какую команду вы выбрали. Дополнительные сведения см. в разделе Сведения обо всех этих запросах.
Для большей гибкости вы можете явным образом объединить файлы в редакторе Power Query с помощью команды Объединить файлы. Предположим, что в исходных папках есть как типы файлов, так и вложенные папки, и вы хотите подцелить определенные файлы с тем же типом файлов и схемой, но не с другими. Это может повысить производительность и упростить преобразования.
Выберите data > Get Data > Data > From File > From Folder. Появится диалоговое окно Обзор.
Найдите папку с файлами, которые вы хотите объединить, и выберите открыть.
Список всех файлов в папке и вложенных папках появится в диалоговомпапки. Убедитесь, что в списке указаны все нужные файлы.
Внизу выберите преобразовать данные. Откроется редактор Power Query со всеми файлами в папке и во вложенных папках.
Чтобы выбрать нужные файлы, отфильтруем столбцы, например Расширение или Путь к папке.
Чтобы объединить файлы в одну таблицу, выберите столбец Содержимое, содержащий каждый двоичный (обычно первый столбец), а затем выберите Главная > Объединить файлы. Появится диалоговое окно Объединение файлов.
Power Query анализирует пример файла (по умолчанию первый файл в списке), чтобы использовать правильный соединительщик и определить совпадающие столбцы.
Чтобы использовать другой файл для примера, выберите его в списке Образец файла.
При желании внизу выберите пропустить файлы с ошибкой s,чтобы исключить эти файлы из результата.
Power Query автоматически создает запросы для консолидации данных из каждого файла на каждом из них. Шаги запроса и созданные столбцы зависят от того, какую команду вы выбрали. Дополнительные сведения см. в разделе Сведения обо всех этих запросах.
Существует несколько команд, которые можно выбрать, и каждая из них имеет разные цели.
Объединение и преобразование данных Чтобы объединить все файлы с запросом, а затем запустить редактор Power Query, выберите объединить> объединить и преобразовать данные.
Объединение и загрузка Чтобы отобразить диалоговое окно Образец файла, создайте запрос, а затем загрузите на таблицу, выберите объединить> Объединить и загрузить.
Объединение и загрузка в Чтобы отобразить диалоговое окно Образец файла, создайте запрос, а затем в диалоговом окне Импорт выберите объединить> Объединить и загрузить в.
Нагрузки Чтобы создать запрос с одним шагом, а затем загрузить на таблицу, выберите загрузить > загрузить.
Загрузить в Чтобы создать запрос одним шагом и отобразить диалоговое окно Импорт, выберите загрузить > Загрузить в.
Преобразование данныхЧтобы создать запрос с одним шагом и запустить редактор Power Query, выберите Преобразовать данные.
Тем не менее при объединения файлов в области Запросы в группе "Запросы-справки" создается несколько вспомогательных запросов.
Power Query создает запрос "Образец файла" на основе примера запроса.
Запрос функции Transform File (Файл преобразования) использует запрос Parameter1 для указания каждого файла (двоичного) в качестве входного в запрос "Образец файла". Этот запрос также создает столбец Содержимое, содержащий содержимое файла, и автоматически расширяет его, чтобы добавить данные столбца в результаты. Запросы "Преобразовать файл" и "Образец файла" связаны, поэтому изменения в запросе "Образец файла" отражаются в запросе "Преобразовать файл".
Запрос, содержащий окончательные результаты, находится в группе "Другие запросы". По умолчанию он называется папкой, из которого вы импортировали файлы.
Для дальнейшего изучения щелкните каждый запрос правой кнопкой мыши и выберите Изменить, чтобы изучить каждый шаг запроса и увидеть, как работают запросы на этапе.
Чтобы начать процесс объединения нескольких файлов, сначала поместите их все в одну папку.
Примечание: Поддерживаются файлы Excel и Access, текстовые файлы, а также файлы в форматах CSV, JSON и XML.
На вкладке Power Query выберите из файла > из папки.
Убедившись в том, что все нужные файлы присутствуют в списке, нажмите в столбце Содержимое кнопку Объединить двоичные данные.
Будет выполнен анализ каждого файла и определен правильный формат, например текстовый, Excel или JSON. В этом примере отображается список листов из первой книги Excel. Выберите нужный лист и нажмите кнопку ОК.
При преобразовании разных файлов автоматически создается запрос для консолидации данных из каждого файла и предварительного просмотра. Если результат вас устраивает, нажмите кнопку Закрыть & загрузить.
Когда процесс объединения двоичных файлов завершится, данные листов из списка будут консолидированы на одном листе.
Если исходные файлы данных изменятся, вы всегда сможете обновить импортируемые данные. Щелкните в любом месте диапазона данных, а затем перейдите в инструменты запросов > обновить. Кроме того, вы можете легко применить дополнительные шаги преобразования или извлечения, изменяя автоматически созданный запрос-образец, не беспокоясь об изменении или создании дополнительных шагов запроса функций. любые изменения запроса-образец автоматически создаются в связанном запросе функции.
Известные проблемы
С помощью Power Query можно объединить несколько файлов с одной схемой в одну логическую таблицу.
Эта функция полезна, если вы хотите объединить все файлы, имеющиеся в одной папке. Например, если у вас есть папка, содержащая ежемесячные файлы со всеми заказами на покупку для вашей компании, эти файлы можно объединить для консолидации заказов в единое представление.
Файлы могут поступать из различных источников, таких как (но не только):
- Локальные папки
- Сайты SharePoint
- Хранилище BLOB-объектов Azure
- Azure Data Lake Storage (1-го и 2-го поколения)
При работе с этими источниками вы заметите, что они совместно используют ту же схему таблицы, которая обычно называется представлением файловой системы. На следующем снимку экрана показан пример представления файловой системы.
В представлении файловой системы столбец Content содержит двоичное представление каждого файла.
Список файлов в представлении файловой системы можно отфильтровать с помощью любого из доступных полей. Рекомендуется отфильтровать это представление, чтобы отобразить только файлы, которые необходимо объединить, например путем фильтрации полей, таких как расширение или путь к папке. Дополнительные сведения: Папка
При выборе любого из значений [Binary] в столбце Content автоматически создается ряд шагов навигации к конкретному файлу. Power Query попытается интерпретировать двоичный файл с помощью одного из доступных соединителей, таких как Text/CSV, Excel, JSON или XML.
Объединение файлов выполняется на следующих этапах:
Просмотр таблицы
При подключении к источнику данных с помощью любого из упомянутых выше соединителей открывается предварительный просмотр таблицы. Если вы уверены, что хотите объединить все файлы в папке, выберите "Объединить" в правом нижнем углу экрана.
Кроме того, можно выбрать "Преобразовать данные", чтобы получить доступ к Редактор Power Query и создать подмножество списка файлов (например, с помощью фильтров в столбце пути к папке для включения только файлов из определенной вложенной папки). Затем объедините файлы, выбрав столбец, содержащий двоичные файлы в столбце Content , а затем выбрав один из следующих вариантов:
Команда "Объединить файлы " в группе "Объединить" на вкладке "Главная ".
Значок объединения файлов в заголовке столбца столбца, содержащего значения [Binary].
Диалоговое окно "Объединение файлов"
После выбора команды "Объединить или объединить файлы " откроется диалоговое окно "Объединение файлов ", и произойдет следующее:
- Power Query анализирует пример файла (по умолчанию первый файл в списке) и определяет правильный соединитель файлов для открытия этого файла.
- Диалоговое окно предоставляет интерфейс соединителя файлов точно так же, как если бы вы подключались непосредственно к данному примеру файла.
- Если вы хотите использовать другой файл для примера файла, его можно выбрать в раскрывающемся меню "Пример файла ".
- Необязательно. Можно выбрать "Пропустить файлы с ошибками ", чтобы исключить из окончательных выходных данных все файлы, которые приводят к ошибкам.
На следующем рисунке Power Query обнаружил, что первый файл имеет расширение .csv имени файла, поэтому для интерпретации файла используется соединитель Text/CSV.
Выходные данные объединенных файлов
После завершения процесса объединения файлов Power Query автоматически выполняет следующие действия:
Создает пример запроса, который выполняет все необходимые шаги извлечения для одного файла. В нем используется файл, выбранный в качестве примера файла в диалоговом окне "Объединение файлов ".
В этом примере запроса есть имя примера файла преобразования на панели "Запросы ".
Создает запрос функции, который параметризует входные данные файла или двоичного файла в пример запроса. Пример запроса и запроса функции связаны, поэтому изменения в примере запроса отражаются в запросе функции.
Эти запросы перечислены в группе вспомогательных запросов .
Применяет запрос функции к исходному запросу с входными двоичными файлами (например, запросом к папке), чтобы он применял запрос функции для двоичных входных данных в каждой строке, а затем развертывает полученное извлечение данных в виде столбцов верхнего уровня.
Создает новую группу с файлом преобразования префикса и исходным запросом в качестве суффикса и упорядочивает все компоненты, используемые для создания этих объединенных файлов в этой группе.
Вы можете легко объединить все файлы в заданной папке, если они имеют одинаковый тип и структуру файлов (включая одни и те же столбцы). Вы также можете применить дополнительные шаги преобразования или извлечения, изменив автоматически созданный пример запроса, не беспокоясь об изменении или создании дополнительных шагов запроса функции.
Вы можете изменить шаги внутри примера запроса, чтобы изменить функцию, примененную к каждому двоичному файлу в запросе. Пример запроса связан с функцией, поэтому любые изменения, внесенные в пример запроса, будут отражены в запросе функции.
Если какие-либо изменения влияют на имена столбцов или типы данных столбцов, обязательно проверьте последний шаг выходного запроса. Добавление шага " Изменение типа столбца " может привести к ошибке уровня шага, которая не позволяет визуализировать таблицу. Дополнительные сведения: работа с ошибками
На примере файлов бюджетов покажу как можно собирать данные со всех этих файлов в одну итоговую таблицу и просуммировать все присланные данные по статьям из каждой таблицы.
Если еще не работали с надстройкой PowerQuery и не знаете что это такое, то для начала лучше ознакомиться со статьей: Power Query - что такое и почему её необходимо использовать в работе?
Модель агрегации файлов.zip (53,5 KiB, 1 206 скачиваний)
Видеоинструкция:
Для ведения бюджета применяется таблица такого вида:
Сама таблица преобразована заранее в так называемую "умную" таблицу: выделяем таблицу -вкладка Вставка (Insert) и выбрать Таблица (Table) :
Для каждого филиала отдельный файл только с одним этим листом. После заполнения филиалы присылают эти файлы в головной офис, где их необходимо объединить в одну такую же таблицу, но суммировать данные по каждой статье и каждому месяцу, чтобы получить единый файл бюджета с суммированием по каждой статье от всех филиалов.
Все действия будут производиться при помощи Power Query и лишь в самом конце на лист будет выгружена итоговая таблица, которую потом надо будет только обновлять(пара кликов мыши), если данные изменятся или будут присланы файла от за другие месяцы или от других филиалов. Никаких макросов использовать не надо.
Перейдем к реализации.
Создаем новую пустую книгу, переходим на вкладку Данные(или Power Query) -Получить данные -Из файла -Из папки:
В появившемся окне указываем путь к папке, в которую были помещены файлы бюджетов, присланные филиалами
Нажимаем Ок.
Появится окно, в котором будет список всех файлов в выбранной папке. Нажимаем Изменить и попадем в редактор запросов Power Query. Здесь пошагово мы и будем делать все преобразования отчетов для их объединения и приведения к нужному виду.
Для начала удалим лишние столбцы, оставив только два столбца: Content и Name :
Для этого выделяем лишние столбцы с зажатой клавишей Shift и нажимаем Delete(или правая кнопка мыши -Удалить столбцы).
Теперь надо получить таблицы из файлов. Для этого переходим на вкладку Добавить столбец -Пользовательский столбец. В появившемся окне даем имя новому столбцу(у меня это Данные), а в поле формулы вписываем такую функцию:
=Excel.Workbook([Content])
Нажимаем Ок.
В отчет будет добавлен новый столбец. Необходимо его «развернуть» - получить все данные из каждого файла. Для этого нажимаем на этом столбце значок в виде двух разнонаправленных стрелок, снимаем галочку «Использовать исходное имя столбца как префикс» и нажимаем Ок:
Будет добавлено еще два столбца, из которых аналогичным образом разворачиваем столбец Data(нажатием на значок в виде двух разнонаправленных стрелок). Там будут наименования вроде Column1, Column2 и т.д. – это нормально, выгружаем все как есть. Получится такая картина:
Теперь столбцы Content , Name и Name.1 можно удалить (в столбце Name записано имя файла, поэтому если оно нужно – можно оставить на время отладки запроса. Но впоследствии данные будут объединены и просуммированы и оно все равно будет лишним).
Т.к. у нас реальные данные в таблицах начинаются не с первой строки и имеется шапка – необходимо убрать все лишние строки, чтобы исключить ошибки при дальнейшем суммировании данных. Для этого сначала в Column2 раскрываем меню фильтра и убираем галочки со значений NULL :
А в Column1 в фильтре убираем галочку с пункта «Статьи». Теперь первой строкой данных у нас идут названия месяцев. Делаем их заголовками: вкладка Преобразование -Таблица -Использовать первую строку в качестве заголовков:
Т.к. первый столбец теперь будет иметь не совсем понятное имя вроде Column1 - имеет смысл переименовать его в «Статьи».
Далее выделяем все столбцы месяцев и столбец Итого -вкладка Преобразование -группа Любой столбец -раскрываем список Тип данных и выбираем Десятичное число:
Теперь надо объединить все одинаковые строки статей и просуммировать данные по ним за каждый месяц. Выделяем столбец Статьи вкладка Преобразование -Таблица -Группировать по:
В появившемся окне сразу выбираем режим Дополнительно и указываем параметры группировки:
Группировка – оставляем поле Статьи . Ниже создаем 13 столбцов группировки – по одному на каждый месяц и один для Итого. Для каждого столбца указываем имя(лучше такое же как и имя исходного столбца – название месяца, т.к. именно они будут использоваться в итоговой таблице), Операция – Сумма .
Останется перейти на вкладку Главная -Закрыть и загрузить. Готовая таблица будет выгружена на новый лист текущей книги.
Теперь, если в папку будут помещены другие файлы или имеющиеся будут заменены другими и результирующую таблицу бюджета потребуется обновить – все, что необходимо будет сделать, это на созданной PowerQuery таблице в любой ячейке щелкнуть правой кнопкой мыши и выбрать Обновить:
Все файлы в папке будут просмотрены, преобразованы и просуммированы.
Читайте также: