Как сформировать сзв м без 1с
Форма персонифицированного отчета в ПФР
Форма отчета СЗВ-М утверждена Постановлением Правления ПФР от 15.04.2021 № 103п . Она ежемесячно предоставляется работодателями в ПФР. В инструкции, которая утверждена тем же постановлением, сказано, нужно ли сдавать СЗВ-М, если нет сотрудников, — да, только на директора — единственного учредителя. В п. 2.2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» указано, кто не сдает СЗВ-М, а кто сдает и в каких случаях. Ее должны ежемесячно сдавать все юридические лица, имеющие наемных работников, вне зависимости от факта оплаты труда в конкретном месяце. В отчет включаются:
- лица, с которыми заключены и действуют на конец отчетного периода трудовые договоры;
- лица, с которыми заключены и действуют на конец отчетного периода гражданско-правовые договоры;
- руководитель организации, даже если он является единственным учредителем.
Обратите внимание, что требование нулевок СЗВ-М не является буквальным, сдавать отчет с незаполненными графами запрещено, в нем обязательно следует указать данные хотя бы одного человека.
Примечательно, что чиновники не требуют указывать в документе сведения о заработной плате работающих лиц и начисленных на нее страховых взносах. Они всего лишь хотят иметь персональные данные сотрудников каждой российской организации. Предусмотрено обязательное внесение в бланк отчетности следующих данных:
- фамилия, имя, отчество каждого застрахованного лица;
- данные о СНИЛС всех работников;
- данные об ИНН.
При этом указание СНИЛС является обязательным, а вот ИНН работодатель вносит только в том случае, если работник предоставил ему такие данные.
Забегая вперед, надо сказать о том, что выгоднее вовсе не указывать ИНН, чем указывать его с ошибкой. Если за отсутствие номера никакого наказания не предусмотрено, то за каждый неправильный — штраф 500 рублей.
Когда следует подавать СЗВ-М
Подавать эту форму должны все без исключения работодатели, использующие наемный труд. Включать в отчет необходимо всех застрахованных лиц, которыми, по закону, являются все граждане, в пользу которых организация осуществляла выплаты: как штатные работники, так и лица, работающие по договорам гражданско-правового характера. Важно помнить, что уход сотрудника в отпуск или отсутствие начислений в его пользу в отчетном периоде не освобождает работодателя от обязанности включить его данные в отчетность. Так, о тех лицах, которые находятся в длительном отпуске без сохранения заработной платы, и работницах, которые осуществляют уход за ребенком до достижения им трех лет, следует информировать Пенсионный фонд.
Даже лица, трудоустроенные в последний день отчетного месяца, вносятся в отчет. Такой порядок заполнения отчетности предусмотрели чиновники и довели до всех заинтересованных лиц в своем постановлении. В соответствии с ним, в форму СЗВ-М должны попасть сведения абсолютно обо всех гражданах, которые трудились в организации в отчетный месяц.
Возникает закономерный вопрос: сдается ли СЗВ-М, если нет работников, деятельность не ведется и даже директор не получает заработную плату.
Нулевой отчет при отсутствии штатных работников
Закон не предусматривает сдачи нулевой СЗВ-М. Любое юридическое лицо должно обязательно иметь минимум одного работника, даже если оно не ведет никакой деятельности. В большинстве случаев таким единственным работником является руководитель организации. Но главная проблема заключается в том, что в ряде случаев руководителем юридического лица выступает его единственный учредитель. Который, в соответствии с нормами Трудового кодекса, не сможет заключить сам с собой трудовой договор. Что же делать? Вроде бы работников в организации нет и отчитываться ей не о чем.
Но ПФР с такой позицией не согласен. Мнение специалистов ведомства о том, нужно ли сдавать пустой СЗВ-М, если директор уволился и деятельность не ведется, однозначно: отчитываться обязательно. В письмах с разъяснениями специалистов Фонда указано, что значение имеет фактическое наличие трудовых отношений, а они между Обществом и его учредителем есть, если он выполняет функции по управлению лично (см. письмо ПФ РФ от 07.06.2018 № 08/30755 «О предоставлении информации» ).
Таким образом, ответ на вопрос, можно ли сдать пустую форму СЗВ-М, если нет сотрудников и даже наемного директора, прост: необходимо внести в форму сведения о том самом единственном учредителе-руководителе. Если не подать их, есть вероятность получить штраф за непредоставление сведений, и доказывать свою правоту организации придется в суде. Указав Ф.И.О. и СНИЛС учредителя, организация страхует себя от таких неприятностей.
Обратите внимание на особую позицию ПФР по вопросу, должны ли ТСЖ подавать СЗВ-М, если нет работников и председатель не трудоустроен, изложенную в информации от 03.03.2021. Чиновники отмечают, что руководители (председатели) и члены общественных и некоммерческих организаций, безвозмездно выполняющие трудовые функции, в отношении которых не начисляются страховые взносы на обязательное пенсионное страхование, являются неработающими лицами, и страховые пенсии им индексируются как неработающим пенсионерам. Формы СЗВ-М на указанных застрахованных лиц за данные периоды в территориальные органы ПФР не предоставляются.
Заполнение при отсутствии зарплаты
Официальная позиция Минтруда, разъяснения ПФР, сдается ли СЗВ-М при нулевой отчетности, и нормы Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ гласят, что если штатные работники организации не получили заработную плату в отчетном месяце, сведения по ним подать все равно придется.
Но если работники не просто ушли в отпуск, а уволились, как директору сдавать отчет об отсутствии выплат, если в юридическом лице нет трудоустроенных работников, — только на самого себя или единственного учредителя. Пустых строк в форме не бывает, как и освобождения от обязанности ее сдавать. Даже при отсутствии зарплаты руководитель-учредитель отчитывается перед Пенсионным фондом на общих условиях. Для коммерческих организаций исключений не предусмотрено.
Нулевая форма у индивидуального предпринимателя
Отдельно рассмотрим ситуацию, подается ли СЗВ-М, если у ИП нет сотрудников и он работает самостоятельно. Как известно, ИП выступают в роли работодателей, если у них работают другие граждане по найму. В этом случае они обязаны сдавать отчет на общих основаниях. Никаких особых условий законодательством для них не предусмотрено. Но они вправе работать самостоятельно и оплачивают фиксированные страховые взносы за себя.
Логично предположить, что ИП должны сдавать нулевой отчет, если наемных работников нет, а взносы в ПФР оплачиваются в фиксированном размере «за себя». Но это предположение ошибочно: если у ИП нет наемных работников, ему нет необходимости сдавать нулевой отчет в Пенсионный фонд.
Способы заполнения
Есть несколько вариантов, как заполнить нулевой отчет СЗВ-М для последующего предоставления в ПФР:
- заполнить на сайте ПФР онлайн или на других онлайн-сервисах разработчиков бухгалтерского ПО — Сбис, Мое дело, Контур, Небо и других. Некоторые сайты позволяют это делать свободно, но обычно сервисы требуют небольшой платы (до 1000 рублей);
- использовать специализированное программное обеспечение (1С);
- оформить вручную.
Напомним, что предоставляется в ПФР такая форма в электронном виде с использованием ЭДО. Лишь микроорганизациям численностью до 25 человек разрешается сдавать ее в печатном виде нарочно или почтой.
Отчет СЗВ-М — это форма, содержащая сведения о застрахованных сотрудниках. Юридические лица и индивидуальные предприниматели ежемесячно передают ее в Пенсионный фонд.
Обновленная форма
С 30 мая вступает в силу постановление правления ПФР от 15.04.2021 № 103п, которым утвержден новый бланк и инструкция по заполнению СЗВ-М в 2021 году, и использовать их работодателям следует уже при подаче формы за май. Изменения технические, но закон обязывает отчитываться в ПФР только по актуальным бланкам, иначе компанию или ИП оштрафуют.
Несмотря на разговоры, отмена СЗВ-М в 2021 году не запланирована. Отчитываться по-прежнему придется, но, начиная с формы за май, по обновленному шаблону.
Используйте материалы КонсультантПлюс, чтобы заполнить и сдать СЗВ-М.
Отчет СЗВ-М: кто сдает и когда
Работодатели ежемесячно направляют сведения о работающих лицах по форме «Сведения о застрахованных лицах» (СЗВ-М). Но полный перечень, кто заполняет сведения о застрахованном лице, формируется, исходя из понятия «застрахованные лица» (см. статью 7 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации»). К ним относятся работники, с которыми в отчетном периоде заключены, продолжают действовать или прекращены:
- трудовые договоры;
- гражданско-правовые договоры, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг;
- договоры авторского заказа;
- договоры об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства;
- издательские лицензионные договоры;
- лицензионные договоры о предоставлении права использования.
Таким образом, ежемесячную отчетность СЗВ-М предоставляют все страхователи (организации и индивидуальные предприниматели) в отношении застрахованных лиц, которые работают по трудовым договорам и с которыми заключены гражданско-правовые договоры, если с вознаграждений по ним уплачиваются страховые взносы.
Актуальная форма, сроки и правила заполнения отчетности СЗВ-М утверждены постановлением правления Пенсионного фонда РФ от 15.04.2021 № 103п. Отчетность предоставляют ежемесячно не позднее 15 числа, следующего за отчетным месяцем. Если последний срок сдачи формы выпадает на праздничный или выходной, сдавать ее надо в ближайший рабочий день. Действующими нормами не запрещено сдавать ее и ранее, в текущем месяце. Но при условии, что работодатель уверен: до конца месяца не примет на работу нового сотрудника. Иначе — штраф за предоставление неполных сведений.
Сроки сдачи СЗВ-М в 2021 году для ИП с работниками и организаций не отличаются. С учетом всех переносов подготовить и сдать отчет следует в следующие сроки:
Так называемый «пенсионный» отчет СЗВ-м появился в апреле 2016 года и отнюдь не облегчил жизнь компаниям и ИП. Если в организации числится хоть один сотрудник, такой отчет придется сдавать ежемесячно. Предлагаем во всех подробностях узнать, как подготовить, проверить и сдать отчет СЗВ-м быстро, удобно и без ошибок.
Как сдать отчет СЗВ-М?
Среди множества видов отчетности в Пенсионный фонд есть не так давно появившийся отчет – форма СЗВ-М (сведения о застрахованных лицах). Эта форма понадобилась госорганам в связи с приостановлением индексации пенсий работающим пенсионерам, которых теперь нужно «отслеживать».
Форму должны заполнять ИП и организации, где есть хоть один сотрудник, работающий по трудовому или гражданско-правовому договору. Форма СЗВ-М сдается ежемесячно до 15-го числа месяца, следующего за отчетным. На бумаге эти сведения могут подавать работодатели с числом сотрудников менее 25 человек, а остальные работодатели обязаны сдавать СЗВ-М только в электронном виде.
Штраф за просрочку сдачи формы или неправильное заполнение составляет 500 рублей за каждого работника. А если вместо обязательного электронного документа сдать бумажный, штраф за такой случай составит 1000 рублей.
Как составить отчет СЗВ-М?
Если сотрудников меньше 25 человек, форму можно заполнить от руки на бумажном бланке.
Для формирования сведений в электронном виде можно воспользоваться несколькими сервисами:
- бесплатные программы Пенсионного фонда или «личный кабинет» на сайте ПФР (там можно заполнить СЗВ-М);
- промо-версии в онлайн-сервисах;
- профессиональные бухгалтерские программы;
- онлайн-сервисы на постоянной основе.
Программы Пенсионного фонда
Их можно скачать на сайте ПФР в разделе «бесплатные программы для работодателей». Для подготовки СЗВ-М подходят несколько программ: «Документы ПУ 6», «Spu_orb», «ПД СПУ», «PsvRSV». Однако чтобы разобраться, какая между ними разница, и правильно установить выбранную программу, понадобятся советы специалиста, разбирающегося в этих вопросах.
Чтобы завести на сайте ПФР личный кабинет, придется пройти непростую процедуру регистрации. Не выходя из офиса это можно сделать только с помощью ЭЦП. Либо нужно обратиться в ПФР лично и получить регистрационную карту для входа в кабинет.
Промо-доступ в онлайн-сервисы
Форму СЗВ-М заполнить онлайн можно через специальные сервисы интернет-бухгатерии. Это можно сделать на сайтах компаний «Мое дело», «Контур», «Небо». Иногда это удается сделать бесплатно по акции промо-доступа, но обычно требуется небольшая плата (до 1000 рублей).
Профессиональные бухгалтерские программы
Если вам не хочется возиться с программами пенсионного фонда или проходить регистрацию в личном кабинете, можно использовать профессиональное бухгалтерское ПО.
Наиболее известная и популярная — это, конечно, 1СБухгалтерия. Но есть и другие программы для ведения бухгалтерии и сдачи налоговой отчетности. Из отечественных это «Галактика» и «Парус», обе существуют на рынке более 20 лет. Из зарубежных наиболее известна SAP.
Но зачастую компания не нуждается в том объеме функций, которые предлагают данные программы. Программы бухучета с «навороченным» функционалом по карману только крупным компаниям. Но есть более современные и «легкие» программы для бухгалтерского и налогового учета, ориентированные в основном на небольшие компании и ИП: «Бухсофт», «Мое дело», «Контур.Экстерн» и некоторые другие.
Онлайн-сервисы на постоянной основе
Другой вариант без проблем заполнить СЗВ-М — воспользоваться услугами онлайн-сервисов.
Существует несколько порталов, позволяющих отчет СЗВ-М заполнять онлайн: «Мое дело», «Контур», «Небо».
Работодатели подают сведения о застрахованных лицах не только на бумаге, но и в электронном формате. Информацию заполняют в специализированных программах отчетности и передают по ТКС. Для создания отчета в ПФР используют и бухгалтерские программы, к примеру 1С: сведения отражают в разделе «Зарплата и кадры».
Если численность сотрудников страхователя меньше 25 человек, он вправе выбрать способ подачи отчетности — на бумаге или в электронном формате. Если в организации работают 25 и больше человек, то работодатель отчитывается в ПФР исключительно в электронном виде.
Следующий шаг — проверка персональных сведений о сотрудниках: их Ф.И.О., даты рождения, индивидуальные страховые номера. После этого необходимо просмотреть документы по кадровым изменениям: в каждом из них надо поставить отметку «Отразить в трудовой книжке». Наименование документа и рабочую функцию выбираем вручную. Эти параметры отобразятся в распечатанных сведениях о трудовой деятельности.
Как создать новый документ
Раздел, где в 1С отчет СЗВ-ТД, — это «Зарплата и кадры». Найдите его в главном меню на начальной странице.
А вот наглядно, как в 1С создать отчет СЗВ-ТД, — выбрать блок «Кадры», затем — «Электронные трудовые книжки». Кликнуть на ЭТК и сформировать новый отчет.
Как заполнить форму в 1С
Приведем инструкцию, как в 1С сделать отчет СЗВ-ТД страхователю.
Какие документы отражают в форме
В сведениях о трудовой деятельности показывают документы о приеме на работу, увольнении и переводе на другую должность, которые издал работодатель за период формирования отчетной формы. При создании документов (приказов, распоряжений) в 1С поставьте отметку об отражении в трудовой книжке. В таком случае он автоматически попадает в отчетность по застрахованным лицам.
Как заполнить в 1С
Если не знаете, где в 1С 8 найти отчет СЗВ-ТД, смотрите раздел по зарплате и кадрам: электронные трудовые книжки выведены в отдельный блок поискового меню.
Алгоритм заполнения сведений о застрахованных лицах довольно простой. Вот как составить отчет в ПФР:
- Выбрать организацию-страхователя.
- Определить отчетный период — месяц, за который составляется СЗВ-ТД.
- Нажимаем кнопку «Заполнить». В форме автоматически отобразятся работники с кадровыми изменениями за отчетный период. Другой вариант — ручное заполнение. Для этого нажмите кнопку «Подбор» и выберите всех сотрудников вручную.
- Заполните сведения о руководителе — его Ф.И.О. и должность. Если в карточке уже сформированы подписи руководства, то эти значения отобразятся автоматически.
- Сохраните отчетную форму.
По каждому работнику доступен просмотр тех кадровых мероприятий, которые произошли в отчетном месяце. Чтобы посмотреть расшифровку, кликните на фамилию сотрудника.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как найти код функции среди занятий, если известна должность. Используйте эти инструкции бесплатно.
После того как заполнили СЗВ-ТД, сохраните и проведите форму. Обязательно запустите проверку сведений. В случае успешной проверки отправьте сведения о застрахованных лицах в отделение Пенсионного фонда.
Если такой сервис для вашей программы не подключен, распечатайте СЗВ-ТД и выгрузите отчет в xml-формате. Передайте электронный файл в ПФР. Срок сдачи отчета о застрахованных лицах — следующий рабочий день после издания приказа о приеме или увольнении и 15 число следующего месяца при переводе на другую работу или выборе формы ведения трудовой книжки.
Инструкция по заполнению СЗВ-М утверждена тем же Постановлением Правления ПФ РФ. Она содержится в Приложении № 2. Ранее подсказки по заполнению располагались на самом бумажном бланке формы. Чтобы не забыть сдать форму СЗВ-М в положенный срок, регулярно сверяйтесь с календарем бухгалтера.
Сдавайте электронную отчетность через интернет. Экстерн дарит вам 14 дней бесплатно!
Кто сдает
Все организации и ИП с работниками, работающими по трудовым и гражданско-правовым договорам. В отчет включаются даже сотрудники в декрете или в отпуске, главное условие — наличие договора. Единственный учредитель-директор тоже должен быть включен в отчет.
Если в отчетном периоде договор будет расторгнут, данные на такого сотрудника также нужно отразить в СЗВ-М.
ИП, адвокаты, частные детективы и нотариусы без наемных работников не отчитываются по данной форме.
Форму СЗВ-М нужно сдавать в электронном виде, если в нее включили 25 и более человек. В остальных случаях можно выбрать между бумажной и электронной формой. Если вы отчитываетесь электронно, изучите порядок документооборота с ПФР.
Экстерн поддерживает отправку СЗВ-М и других отчетов в ПФР.
Состав СЗВ-М
- реквизиты страхователя;
- отчетный период;
- тип формы;
- сведения о застрахованных лицах.
Порядок заполнения раздела 1
В данном разделе должны быть заполнены все поля. Впишите наименование организации, ее регистрационный номер в ПФР, ИНН и КПП. Предприниматели вместо названия организации пишут свои ФИО, а поле КПП оставляют пустым.
Порядок заполнения раздела 2
Здесь следует указать месяц и год, за который сформирован отчет. Укажите номер месяца и год, за который сдаете форму. Например «Отчетный период 01 календарного года 2022».
Порядок заполнения раздела 3
В этом разделе следует отметить тип формы. Всего их три.
- «Исходная» форма — это первичный отчет.
- «Дополняющая» форма СЗВ-М сдается, если в исходной форме указаны не все сведения.
- «Отменяющая» форма подается, если исходная форма содержит ошибочные данные.
Порядок заполнения раздела 4
Этот раздел представлен в виде таблицы. В него включаются все застрахованные лица, на которых распространяется обязательное пенсионное страхование.
Напротив ФИО каждого работника указывают его СНИЛС и ИНН. Если организация не обладает информацией об ИНН сотрудника, то эту графу можно оставить пустой.
Штраф за несвоевременную сдачу СЗВ-М
Если страхователь забудет отчитаться вовремя, ему придется заплатить штраф в размере 500 рублей за каждого работника. Такой же штраф выставит ПФР за недостоверные или неполные данные в СЗВ-М (ч. 4 ст. 17 Закона № 27-ФЗ).
Если в компании трудится не один десяток работников, штрафы за ошибки и задержку отчетности могут быть существенными. Например, если в организации 70 сотрудников, штраф составит 35 000 (70 чел. Х 500 руб.).
Нулевой отчет СЗВ-М
В СЗВ-М отражаются данные по застрахованным лицам. Если такие лица отсутствуют, то и заполнять отчет не нужно. Соответственно, нулевых отчетов по этой форме быть не может.
Обратите внимание, что руководитель организации — единственный учредитель тоже является застрахованным лицом.
Читайте также: