Как сделать ячейку обязательной для заполнения excel
Хотя инструмент Мгновенное заполнение (Flash Fill) появился в Excel ещё с 2013-й версии, но почему-то для многих пользователей этот факт остался незамеченным. И совершенно напрасно. Во многих случаях он оказывается проще, легче и быстрее, чем аналогичные решения на формулах или макросах. По моему опыту, на тренингах эта тема вызывает постоянное "вау!" аудитории - независимо от продвинутости и/или усталости слушателей.
Механизм работы этого инструмента прост: если у вас есть один или несколько столбцов с исходными данными и вы начинаете набирать рядом в соседнем столбце их же, но в каком-либо нужном вам измененном виде, то Excel рано или поздно намекнёт, что готов продолжить дальше за вас:
Чтобы выявить логику (шаблон, pattern) преоборазования и запустить эту функцию Excel обычно хватает ввода 1-3 первых результирующих значений вручную. Если предложенный вариант вам подходит, то достаточно нажать Enter - и остаток списка будет доделан моментально.
Если вы уже ввели 2-3 первых значения, а продолжение всё не появляется, то можно форсировать процесс сочетанием клавиш Ctrl + E или использовать кнопку Мгновенное заполнение (Flash Fill) на вкладке Данные (Data) :
Давайте рассмотрим несколько примеров использования этого инструмента на практике, чтобы понять его возможности.
Извлечение слов из текста и перестановки
Написать формулу, которая извлекает, например, третье слово из текста в ячейке - маленький подвиг. Разобрать фразу по пробелу в разные колонки с помощью Данные - Текст по столбцам (Data - Text to Columns) тоже дело не быстрое. С помощью мгновенного заполнения это делается легко и красиво. Причем, можно попутно менять извлекаемые слова местами, комбинируя их в любом порядке:
Деление текста по регистру
Для выделения слов мгновенному заполнению совершенно не обязательно наличие именно пробела. Отлично сгодится и любой другой разделитель, например, запятая или точка-с-запятой после импорта CSV-файла. Но что совсем круто, так это то, что разделителя может и не быть совсем - достаточно только заглавных букв:
Реализовать подобное формулами очень тяжко. Если без мгновенного заполнения, то поможет только макрос.
Склейка текста
Если можно делить, то можно и клеить! Мгновенное заполнение легко соберёт для вас длинную фразу из нескольких фрагментов, перемежая их нужными пробелами, запятыми, союзами или словами:
Извлечение отдельных символов
Обычно для вытаскивания отдельных символов и подстрок в Excel используются функции ЛЕВСИМВ (LEFT) , ПРАВСИМВ (RIGHT) , ПСТР (MID) и им подобные, но мгновенное заполнение с легкостью решает и эту задачу. Классический пример - формирование ФИО:
Извлечение только чисел, текста или дат
Если вы когда-нибудь пытались вытащить только нужный тип данных из буквенно-цифровой каши, то должны понимать всю сложность этой простой, на первый взгляд, задачи. Мгновенное заполнение и тут справляется "на ура", но нужен лёгкий пендель в виде Ctrl + E :
С извлечением текста тоже самое:
Даты - тоже не проблема (даже если они написаны в разных форматах):
Преобразование форматов чисел или дат
Мгновенное заполнение поможет изменить внешний вид имеющихся данных или привести их к "одному знаменателю". Например, обычную дату преобразовать "шиворот-навыворот" в Unix-формат:
Здесь нюанс в том, что перед вводом нужно заранее поменять формат итоговых ячеек на текстовый, чтобы Excel не пытался распознать введенные вручную в качестве образца "неправильные" даты.
Аналогичным образом можно также правильно представить телефонные номера, добавив код страны и трехзначный префикс оператора (города) в скобках:
Не забудьте сначала поменять формат ячеек в столбце В на текстовый - иначе Excel будет воспринимать значения начинающиеся со знака "+" как формулы.
Преобразование текста (чисел) в дату
Изменение регистра
Если вам достался текст с нЕпрАвИльНЫм рЕгисТроМ, то можно просто намекнуть в соседнем столбце к какому виду вы хотите его преобразовать - и мгновенное заполнение сделает за вас всю работу:
Чуть сложнее будет, если нужно изменить регистр по разному у разных частей текста. Например, сделать заглавными только второе слово, оставив первое в нормальном виде. Здесь двух введённых в качестве образца значений окажется недостаточно и придется внести правки, которые мгновенное заполнение тут же учтёт в результатах:
Ограничения и нюансы
При использовании в работе мгновенного заполнения следует помнить несколько моментов:
Имеем базу данных (список, таблицу - называйте как хотите) с информацией по платежам на листе Данные:
Задача: быстро распечатывать приходно-кассовый ордер (платежку, счет-фактуру. ) для любой нужной записи выбранной из этого списка. Поехали!
Шаг 1. Создаем бланк
На другом листе книги (назовем этот лист Бланк) создаем пустой бланк. Можно самостоятельно, можно воспользоваться готовыми бланками, взятыми, например, с сайтов журнала "Главный Бухгалтер" или сайта Microsoft. У меня получилось примерно так:
В пустые ячейки (Счет, Сумма, Принято от и т.д.) будут попадать данные из таблицы платежей с другого листа - чуть позже мы этим займемся.
Шаг 2. Подготовка таблицы платежей
Прежде чем брать данные из таблицы для нашего бланка, таблицу необходимо слегка модернизировать. А именно - вставить пустой столбец слева от таблицы. Мы будем использовать для ввода метки (пусть это будет английская буква "икс") напротив той строки, данные из которой мы хотим добавить в бланк:
Шаг 3. Связываем таблицу и бланк
Для связи используем функцию ВПР (VLOOKUP) - подробнее про нее можно почитать здесь. В нашем случае для того, чтобы вставить в ячейку F9 на бланке номер помеченного "x" платежа с листа Данные надо ввести в ячейку F9 такую формулу:
Т.е. в переводе на "русский понятный" функция должна найти в диапазоне A2:G16 на листе Данные строку, начинающуюся с символа "х" и выдать нам содержимое второго столбца этой строки, т.е. номер платежа.
Аналогичным образом заполняются все остальные ячейки на бланке - в формуле меняется только номер столбца.
В итоге должно получиться следующее:
Шаг 4. Чтобы не было двух "х".
Если пользователь введет "х" напротив нескольких строк, то функция ВПР будет брать только первое найденное значение. Чтобы не было такой многозначности, щелкните правой кнопкой мыши по ярлычку листа Данные и выберите Исходный текст (Source Code) . В появившееся окно редактора Visual Basic скопируйте следующий код:
Этот макрос не дает пользователю ввести больше одного "х" в первый столбец.
В Excel мы можем защитить ячейки, чтобы ограничить пользователей, выполняющих некоторые специальные изменения, но он не может ограничивать пользователей вводом только определенных значений. В этой статье я расскажу о некоторых приемах, позволяющих разрешить ввод определенных значений только в некоторые ячейки Excel.
Разрешить ввод только определенных символов с помощью Kutools for Excel
Разрешить ввод только определенных значений с проверкой данных
Функция проверки данных в Excel может помочь вам разрешить ввод только определенных значений в выборку.
1. Во-первых, вам нужно ввести значения, которые вы разрешаете вводить, в список ячеек. Смотрите скриншот:
2. Затем выберите ячейки, в которых требуется ограничить ввод только определенных значений, и нажмите Данные > проверка достоверности данных. Смотрите скриншот:
3. Затем в проверка достоверности данных диалога под Настройки вкладка, выберите Список из раскрывающегося списка под Разрешить раздел и нажмите для выбора списка значений, которые вы редактировали на шаге 1, в Источник коробка. Смотрите скриншот:
4. Нажмите OK. Теперь выбор разрешен для ввода только с определенными значениями. Смотрите скриншот:
Если вы введете другие значения, которых нет в списке, появится предупреждение.
Разрешить ввод только определенных символов с помощью Kutools for Excel
Если вы хотите разрешить ввод только определенных символов в выделенном фрагменте, вы можете попробовать Kutools for Excel - удобный и многофункциональный инструмент, с ним Предотвратить ввод утилита, для выбора будет разрешено вводить только определенные вами символы.
После бесплатная установка Kutools for Excel, сделайте следующее:
1. Выберите ячейки, которые нужно ограничить, и нажмите Кутулс > Предотвратить ввод > Предотвратить ввод. Смотрите скриншот:
2. В появившемся диалоговом окне отметьте Разрешить вводить эти символы вариант и введите символы, которые вы разрешаете вводить в текстовое поле ниже, и установите флажок Деликатный случай вариант. Смотрите скриншот:
3. Нажмите Ok, и появится диалоговое окно, напоминающее, что проверка данных будет удалена, и нажмите Да для перехода к следующему диалоговому окну напоминания и щелкните OK чтобы закрыть это. Смотрите скриншот:
Теперь в Selection можно разрешить вводить только символы A, B, C, D, E.
Функции: Если снять флажок Деликатный случай вариант, выбор может быть введен A, B, C, D, E, a, b, c, d, e.
Как автоматически заполнять другие ячейки при выборе значений в раскрывающемся списке Excel?
Допустим, вы создали раскрывающийся список на основе значений в диапазоне A2: A8. При выборе значения в раскрывающемся списке необходимо, чтобы соответствующие значения в диапазоне B2: B8 автоматически подставлялись в определенную ячейку. Например, когда вы выбираете Наталию из раскрывающегося списка, соответствующий балл 40 будет заполнен в E2, как показано на скриншоте ниже. В этом руководстве представлены два метода, которые помогут вам решить проблему.
Выпадающий список автоматически заполняется функцией ВПР.
Пожалуйста, сделайте следующее, чтобы автоматически заполнить другие ячейки при выборе в раскрывающемся списке.
1. Выберите пустую ячейку, в которую вы хотите автоматически подставить соответствующее значение.
2. Скопируйте и вставьте в нее приведенную ниже формулу, а затем нажмите Enter ключ.
=VLOOKUP(D2,A2:B8,2,FALSE)
Внимание: В формуле D2 это выпадающий список ЯЧЕЙКА, A2: B8 диапазон таблицы включает значение поиска и результаты, а также число 2 указывает номер столбца, в котором находятся результаты. Например, если результаты находятся в третьем столбце диапазона таблицы, измените 2 на 3. Вы можете изменить значения переменных в формуле в зависимости от ваших потребностей.
3. С этого момента, когда вы выбираете имя в раскрывающемся списке, E2 будет автоматически заполняться определенной оценкой.
Легко выбирайте несколько элементов из раскрывающегося списка в Excel:
Вы когда-нибудь пробовали выбрать несколько элементов из раскрывающегося списка в Excel? Здесь Выпадающий список с множественным выбором полезности Kutools for Excel может помочь вам легко выбрать несколько элементов из раскрывающегося списка в диапазоне, на текущем листе, в текущей книге или во всех книгах. См. Демонстрацию ниже:
Загрузите Kutools для Excel прямо сейчас! (30-дневная бесплатная трасса)
Выпадающий список автоматически заполняется с помощью Kutools for Excel
Y вы можете легко заполнить другие значения на основе выбора из раскрывающегося списка, не запоминая формулы с Найдите значение в списке формула Kutools for Excel.
Перед применением Kutools for Excel, Пожалуйста, сначала скачайте и установите.
1. Выберите ячейку для поиска значения автозаполнения (говорит ячейка C10), а затем щелкните Кутулс > Формула Помощник > Формула Помощник, см. снимок экрана:
3. В Помощник по формулам диалоговом окне укажите следующие аргументы:
- В Выберите формулу коробка, найдите и выберите Найдите значение в списке;
Советы: Вы можете проверить Фильтр введите определенное слово в текстовое поле, чтобы быстро отфильтровать формулу. - В Таблица_массив поле, щелкните кнопка для выбора диапазона таблицы, который содержит значение поиска и значение результата;
- В Look_value поле, щелкните кнопку, чтобы выбрать ячейку, содержащую искомое значение. Или вы можете напрямую ввести значение в это поле;
- В Колонка поле, щелкните кнопку, чтобы указать столбец, из которого вы вернете совпадающее значение. Или вы можете ввести номер столбца в текстовое поле, если вам нужно.
- Нажмите OK.
Теперь соответствующее значение ячейки будет автоматически заполнено в ячейке C10 на основе выбора раскрывающегося списка.
Если вы хотите получить бесплатную (30-дневную) пробную версию этой утилиты, пожалуйста, нажмите, чтобы загрузить это, а затем перейдите к применению операции в соответствии с указанными выше шагами.
Демо: раскрывающийся список автоматически заполняется без запоминания формул
Статьи по теме:
Автозаполнение при вводе текста в раскрывающемся списке Excel
Если у вас есть раскрывающийся список проверки данных с большими значениями, вам нужно прокрутить список вниз только для того, чтобы найти нужное, или введите все слово напрямую в поле списка. Если есть способ разрешить автозаполнение при вводе первой буквы в выпадающем списке, все станет проще. В этом руководстве представлен метод решения проблемы.
Создать раскрывающийся список из другой книги в Excel
Создать раскрывающийся список проверки данных среди листов в книге довольно просто. Но если данные списка, необходимые для проверки данных, находятся в другой книге, что вы будете делать? В этом руководстве вы узнаете, как подробно создать раскрывающийся список из другой книги в Excel.
Создайте раскрывающийся список с возможностью поиска в Excel
Для раскрывающегося списка с многочисленными значениями найти подходящий - непростая задача. Ранее мы ввели метод автоматического заполнения раскрывающегося списка при вводе первой буквы в раскрывающемся списке. Помимо функции автозаполнения, вы также можете сделать раскрывающийся список доступным для поиска для повышения эффективности работы при поиске правильных значений в раскрывающемся списке. Чтобы сделать раскрывающийся список доступным для поиска, попробуйте метод, описанный в этом руководстве.
Как создать раскрывающийся список с несколькими флажками в Excel?
Многие пользователи Excel, как правило, создают раскрывающийся список с несколькими флажками, чтобы выбирать несколько элементов из списка за раз. На самом деле вы не можете создать список с несколькими флажками с проверкой данных. В этом руководстве мы покажем вам два метода создания раскрывающегося списка с несколькими флажками в Excel. В этом руководстве представлен метод решения проблемы.
Функция мгновенного заполнения автоматически подставляет данные, когда обнаруживает закономерность. Например, с помощью мгновенного заполнения можно разделять имена и фамилии из одного столбца или объединять их из двух разных столбцов.
Примечание: Функция мгновенного заполнения доступна только в Excel 2013 и более поздних версий.
Предположим, что столбец A содержит имена, столбец B — фамилии, а вы хотите заполнить столбец C сочетаниями имен и фамилий. Если ввести полное имя в столбец C, функция мгновенного заполнения заполнит остальные ячейки соответствующим образом.
Введите полное имя в ячейке C2 и нажмите клавишу ВВОД.
Начните вводить следующее полное имя в ячейке C3. Excel определит закономерность и отобразит предварительное изображение остальной части столбца, заполненной объединенным текстом.
Для подтверждения предварительного просмотра нажмите клавишу ВВОД.
Если вариант заполнения не выводится, вероятно, эта функция не включена. Вы можете выбрать Данные > Мгновенное заполнение, чтобы применить заполнение вручную или нажать клавиши CTRL+E. Чтобы включить мгновенное заполнение, выберите Сервис > Параметры > Дополнительно > Параметры правки и установите флажок Автоматически выполнять мгновенное заполнение.
Предположим, что столбец A содержит имена, столбец B — фамилии, а вы хотите заполнить столбец C сочетаниями имен и фамилий. Если ввести полное имя в столбец C, функция мгновенного заполнения заполнит остальные ячейки соответствующим образом.
Введите полное имя в ячейке C2 и нажмите клавишу ВВОД.
Выберите Данные > Мгновенное заполнение или нажмите клавиши CTRL+E.
Excel определит закономерность в ячейке C2 и заполнит ячейки ниже.
Дополнительные сведения
Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.
Читайте также: