Как сделать вложенную таблицу в эксель
Таблицы в редакторе Эксель являются рядом строк и столбцов со связанными сведениями, которые управляются отдельно друг от друга. При работе в Excel с таблицами возможно создать отчеты, проводить расчеты, выстраивать графики и диаграммы, осуществлять сортировку и фильтрацию данных. Те, кто достаточно регулярно работают с Микрософт Эксель, зачастую сталкиваются с задачей правильного копирования сведений таблицы с сохранением форматирования, формул либо их значений. В данной статье рассматриваются способы вставки таблицы в ячейку Эксель.
Как вставить таблицу в ячейку Excel
Использование таблиц в Эксель не представляет особой сложности даже для неопытных пользователей, однако для получения необходимого результата нужно соблюсти алгоритм действий. Вставка таблицы может быть произведена различными методами. Для конкретной цели каждый способ имеет свои достоинства и недостатки, которые будут рассмотрены ниже.
Как вставить таблицу в Excel
Когда у пользователя уже существует заполненный диапазон с данными, можно произвести его преобразование в таблицу:
Когда необходимо создать таблицу с начала, следует:
- Выделить определенный диапазон ячеек, где должен быть расположен элемент.
- Затем аналогичным способом выполняется команда «Вставка» – «Таблицы» – «Таблица» или используется комбинация клавиш «Ctrl+T».
- После этого пользователю останется лишь провести переименование столбцов и заполнение самой таблицы данными.
Для добавления новой строки внизу таблиц нужно начать вводить в нее сведения, редактор самостоятельно добавит элемент в структуру. То же относится и к вставке дополнительного столбца после крайнего с правой стороны.
Чтобы добавить строку либо столбец в середину таблицы, следует выделить ячейку в структуре и кликнуть правой клавишей мышки. Далее в контекстном меню нажать «Вставить» и выбрать один из способов:
- Столбцы таблицы слева.
- Строки таблицы выше.
Важно! На практике применение инструментов «Вставить» либо «Удалить» во время вставки либо удаления диапазонов без окна настроек не рекомендуется. Так как пользователь может запутаться в больших таблицах. Для экономии времени рекомендовано использовать горячие клавиши. Они помогут вызвать окно с настройками вставки и удаления, позволят скорее решить задачу.
Вставка таблицы из Word в ячейку Excel
Чтобы вставить таблицу из редактора Ворд в ячейку Эксель, необходимо:
- Выделить непосредственно таблицу в Ворд, кликнув на иконку слева вверху таблицы.
- Сделать щелчок правой клавишей мыши в каком-либо месте выделенного диапазона и выбрать «Копировать». Для копирования в буфер обмена можно воспользоваться комбинацией кнопок «Ctrl» + «C».
- Открывается новый файл редактора Эксель. На листе Эксель выделяется левый верхний угол диапазона, куда необходимо импортировать выделенную таблицу Ворд. В меню «Главная» в группе «Буфер обмена» нажимается «Вставить». Чтобы вставить таблицу, можно воспользоваться комбинацией кнопок «Ctrl» + «V».
- Чтобы изменить форматирование выделенной таблицы, требуется кликнуть правой клавишей мыши на одну из ячеек. В меню «Параметры вставки» есть такие варианты действий:
- чтобы сохранить форматирование, которое применяется к ячейкам страницы в Эксель, нажимается вариант «Использовать форматы конечных ячеек»;
- чтобы сохранить форматирование таблицы Ворд, выбирается опция «Сохранить исходное форматирование».
В Эксель данные любой из ячеек таблицы Ворд вставляются в отдельный элемент. По завершении вставки сведений необходимо в обязательном порядке осуществить проверку корректности копирования.
Эксель вставляет содержимое ячеек таблицы Ворд в отдельный элемент. По окончании вставки сведений их возможно распространить на остальные ячейки в столбце (к примеру, разделяя имя и фамилию, чтобы они показывались в разных ячейках) при помощи команды «Текст по столбцам».
Вставка таблицы в виде рисунка
Когда необходимо импортировать скопированную таблицу в качестве обыкновенной картинки, выполняется это таким способом:
- После копирования требуемой таблицы необходимо войти в контекстное меню выбранной для вставки ячейки. Затем выбрать пункт «Рисунок» в опциях «Специальной вставки».
- Благодаря этому можно получить продублированную в форме изображения таблицу, которая можно перемещать. Кроме того, допустимо переворачивать ее и изменять размеры. Однако редактировать сведения и менять их вид уже не удастся.
Важно! По завершении вставки сведений иногда требуется их очистка, чтобы использовать функции вычислений Эксель. К примеру, в ячейках бывают лишние пробелы, числа могут иметь вид текста, а не числовых значений, с которыми выполняются вычисления, а даты иногда отображаются ненадлежащим образом.
Заключение
Эксель предлагает пользователям достаточный выбор способов вставки таблицы в ячейку. Выделив небольшое количество времени на изучение разных методов осуществления такой задачи, можно сэкономить время при последующей работе в редакторе.
Структурирование данных – необходимое условие работы с электронными таблицами, если человек хочет эффективно обрабатывать большие объемы информации. Один из методов, как это сделать – использование группировки. Он не только позволяет упорядочить большое количество информации, но и скрыть те элементы, которые не нужны в данный момент. В результате, человек может полностью сосредоточиться только на значимых фрагментах, не отвлекаясь на то, что не так важно в данный момент. Какие же действия нужно предпринять, чтобы группировать информацию в Excel?
Как настроить группировку
Настройка – очень важный подготовительный этап. Без него невозможно сделать так, чтобы итоговый результат устроил человека. Для правильной настройки группировки, точно следуйте этой инструкции:
- Развернуть вкладку «Данные» в том документе, котором надо сгруппировать информацию.
- Открываем раздел «Структура», в котором разворачиваем набор инструментов.
- Всплывет окно, в каком надо задать настройки группировки. Предустановленные параметры следующие: результаты по колонкам записываются непосредственно в правой части от колонок, а по рядам – внизу. Часто людям не нравится эта идея, поскольку по их мнению расположение наименования сверху позволяет значительно сэкономить время. Чтобы это сделать, надо убрать флажок с чекбокса, который находится непосредственно возле соответствующего параметра. В целом, всем пользователям доступна настройка группировки таким способом, чтобы она подходила именно им. Но также можно сделать формирование стиля автоматическим, включив соответствующий пункт.
- Подтверждаем свои действия после того, как в параметры будут внесены нужные изменения, нажатием клавиши ОК.
На этом подготовительный этап можно считать оконченным.
Группировка по строкам в Excel
Осуществим группировку информации по рядам.
Для начала нам нужно добавить дополнительный ряд над группой колонок или под ней. Все зависит от того, где мы хотим размещать имя и выводы. После этого переходим на новую ячейку, в которой присваиваем название группе. Рекомендуется выбирать то имя, которое будет максимально подходить по контексту.
Далее ряды, которые надо объединить, выделяем и открываем вкладку «Данные». При этом итоговая строка не включается в диапазон, который следует группировать.
Теперь переходим в раздел «Структура». Для этого надо сделать клик по соответствующей кнопке, располагаемой в правой части ленты. Кликаем по кнопке «Группировать». Там появится специальное меню, в котором и нажимаем эту кнопку.
После этого программа предложит метод группировки – по рядам или колонкам. Нужно выбрать тот, который подходит больше всего в конкретной ситуации. То есть, в нашем случае, по строкам. Подтверждаем свои действия путем нажатия клавиши «ОК». После этого процесс создания группы может считаться законченным. Свернуть ее можно с помощью знака минуса.
После того, как группа спрячется, знак минуса будет заменен на плюс. Клик на него позволит развернуть группу.
Группировка по столбцам в Excel
Группировка по колонкам осуществляется аналогично, как и по строкам, только тип группировки нужно выбрать другой в соответствующем диалоговом окне. Но все же, давайте по порядку.
- Определяемся с тем, какие данные нам нужно группировать. После этого вставляем новую колонку, в которой будет записываться заголовок группы.
- Далее выделяем те ячейки, которые предстоит группировать. Аналогично предыдущему примеру, заголовок не выделять.
- Переходим на «Данные» и там находим пункт «Структура». После клика на эту кнопку развернется меню, в котором выбираем «Группировать».
- В появившемся диалогово окне выбираем пункт «Столбцы». Подтверждаем наши действия.
На этом группирование данных завершена. Точно так же, как и в предыдущем случае, можно сворачивать и разворачивать элементы группы с помощью клавиши минус или плюс соответственно.
Создание вложенных групп
На описанных выше пунктах меню группировка не заканчивается. Пользователь вполне может создавать вложенные группы, которые позволяют более четко структурировать информацию. Логика действий, в целом, та же самая. Только все описанные выше шаги нужно совершать в рамках материнской группы. Последовательность действий следующая:
- Если материнская группа была свернута, ее нужно развернуть.
- Те ячейки, которые надо отнести к подгруппе, надо выделить.
- После этого открываем вкладку «Данные», переходим в раздел «Структура» и там нажимаем «Группировать».
- Затем выбираем способ группировки – по строкам или по колонкам, после чего подтверждаем свои действия.
После этого у нас появится дополнительная вложенная группа. Сколько максимально подгрупп может создавать пользователь? Количество неограниченное. Мы можем увидеть, что сверху над значками минуса появились цифры. Они позволяют быстро переключаться между разными уровнями вложенности.
Если же группировка осуществляется по строкам, а не столбцам, а не строкам, то эти цифры будут располагаться слева от листа (или знаков минуса/плюса).
Разгруппирование в Эксель
Предположим, нам группа уже не нужна. Что делать в такой ситуации? Есть ли возможность ее удалить? Да, конечно. Эта операция называется разгруппированием. Для начала выделяем все элементы группы, которую нужно расформировать. После этого переходим во вкладку «Данные» и там ищем раздел «Структура». После того, как мы нажмем на соответствующую кнопку, и в этом меню появится кнопка «Разгруппировать». Нажимаем на нее.
После этого появится диалоговое окно, в котором будет похожий набор настроек на тот, который был когда мы хотели группировать ячейки. Только в этот раз Эксель будет спрашивать, что именно нам нужно разгруппировать: столбцы или строки. Выбираем то, что нужно и нажимаем на клавишу «ОК». После этого лист будет выглядеть так же, как и до того, как была сделана соответствующая группа.
Многоуровневая группировка — пошаговая инструкция
Давайте теперь немного систематизируем полученную выше информацию и приведем готовую пошаговую инструкцию по тому, как осуществлять многоуровневую группировку данных:
- Сначала осуществляем настройку, соответствующую первому разделу этой статьи.
- После этого создаем заголовок группы. Для этого делаем дополнительную строку или колонку в зависимости от того, какие данные мы хотим сгруппировать.
- Присваиваем в этой колонке или строке название группы.
- Выделяем ячейки, которые нужно объединить в одну группу.
- Переходим во вкладку «Данные», и там находим группу инструментов «Структура».
- Затем нажимаем на кнопку «Группировать», выбираем тип группировки, который нужен в конкретной ситуации и нажимаем на кнопку ОК.
- После этого определяемся с тем, как должна называться вторая группа и создаем дополнительную строку с этими данными.
- Выделяем ячейки подгруппы, которую нужно выделить. Заголовок, как и в предыдущем примере, не включаем в группу.
- Повторяем шаги 5 и 6 применительно ко второму уровню группы.
- Повторяем шаги 7-9 применительно к каждому следующему уровню группы.
Как видим, инструкция эта довольно простая для понимания, и умещается в 10 пунктов. Как только ее почувствовать интуитивно, сразу не будет проблемы с тем, чтобы выполнить все эти действия на практике. А теперь давайте разберем некоторые важные аспекты группировки данных.
Автоматическая структуризация в Excel
Весь описанный выше метод – пример ручной группировки данных электронной таблицы. Но есть способ автоматизировать деление информации на группы. Правда, выборку для группировки будет создавать сама программа. Но во многих ситуациях Excel осуществляет структурирование информации правильно.
Самое большое преимущество автоматической структуризации данных в Эксель – экономия времени. Хотя нужно всегда быть готовым к тому, что придется некоторые правки вносить самостоятельно. К сожалению, роботы пока не научились читать мысли.
Когда оптимальнее всего использовать автоматическую группировку? Лучше всего она работает, когда пользователь работает с формулами. В этом случае ошибок, как правило, не возникает.
Что же нужно делать для того, чтобы сгруппировать данные автоматически? Нужно открыть раздел «Группировать» и там выбрать пункт «Создание структуры». Все остальное Эксель сделает за пользователя.
Отмена автоматической группировки осуществляется несколько иным образом. Нужно выбрать пункт «Разгруппировать», но нажать на меню «Очистить структуру». После этого таблица вернется в первоначальный вид.
Как сортировать данные таблицы
С помощью сортировки данных можно особо мастерски осуществлять сортировку информации, которая содержится в электронной таблице. Ее возможно осуществлять по целому набору критериев. Давайте опишем самые ключевые моменты, на которые нужно обратить внимание.
Цветовое деление
Один из способов осуществления сортировки данных – окрашивать информацию, которая относится к одной группе, специальным цветом. Для этого нужно открыть вкладку «Данные» и там найти раздел «Сортировка и фильтр». Дальнейшие действия зависят от используемой версии офисного пакета. Нужная нам функция может называться или «Настраиваемая» или «Сортировка». После того, как мы сделаем клик по соответствующему пункту, у нас должно появиться всплывающее окно.
Затем переходим в раздел «Столбец». Там находим группу «Сортировать по», и далее выбираем ту колонку, которая нужна в нашей ситуации. Далее задаем критерий, по которому должна осуществляться сортировка данных. Например, им может выступать цвет ячеек. Если мы планируем его использовать, надо предварительно окрасить подходящие ячейки соответствующим цветом.
Чтобы определить цвет, необходимо в разделе «Порядок» сделать клик по изображению стрелочки. Рядом будет располагаться пункт, с помощью которого можно определить, куда будут направляться данные, которые программа отсортировала в автоматическом режиме. Если вам нужно, чтобы они были размещены сверху, надо нажать соответствующую кнопку. Если же требуется, чтобы смещение осуществлялось по направлению по строке, надо выбрать пункт «Влево».
Эти же действия можно выполнить и с другими критериями, создав еще один уровень. Для этого нужно найти пункт «Добавить уровень» в диалоговом окне. Далее мы сохраняем документ, после чего можно снова объединить данные, нажав на кнопку «Применить повторно».
Объединение значений
Excel дает возможность осуществлять группировку значений, основываясь на значении, содержащемся в определенной ячейке. Это нужно, например, когда надо осуществить поиск полей, в которых содержатся определенные имена или данные другого типа (например, коды). Как это сделать? Первые два шага соответствуют предыдущему разделу, только вместо критерия в виде цвета нужно настроить значение, по которому будет осуществляться группировка.
Нас в группе «Порядок» интересует пункт «Настраиваемый список», кликнув по которому, пользователь может как сделать собственный перечень условий для сортировки, так и воспользоваться предустановленным в Excel. Так можно осуществлять объединение данных по любому критерию, включая дату, дни недели и так далее.
Как упростить большую таблицу Эксель
Excel дает возможность осуществлять сразу несколько видов группировки в Excel, основываясь на разных критериях. Чтобы это сделать, надо следовать этой инструкции:
- В начале каждого диапазона должен быть заголовок и не должно быть пустых ячеек. Заголовки должны включать одинакового типа данные.
- Предварительно рекомендуется отсортировать данные в алфавитном порядке.
- Воспользуемся командой «Промежуточные итоги», которая находится в том же разделе – «Группировать».
После этого выполняем группировку столбцов так же, как было описано ранее. В результате должна получиться многоуровневая таблица.
Примечание: Все действия, представленные в статье, выполняются в версиях программы Microsoft Excel 2013 – 2021 годов, в связи с чем некоторые наименования элементов интерфейса и их месторасположение в других редакциях может отличаться.
Способ 1: Меню «Таблицы»
Несмотря на то что Excel по умолчанию является табличным процессором, в рабочую область программы можно вставить таблицу. Этот метод подразумевает быстрое форматирование заполненного диапазона данных для упорядочения и анализа связанных значений. Для этого потребуется проделать следующие действия:
-
Выделите область данных, которую необходимо преобразовать в таблицу, после чего откройте вкладку «Вставка».
Сразу после этого таблица будет вставлена в Excel. Стоит отметить, что выполненное форматирование в некоторых случаях может отличаться от желаемого, и в таком случае потребуется произвести настройку вручную. На эту тему есть отдельная статья, в которой подробно описано использование всех соответствующих инструментов программы.
Обратите внимание! Можно пойти от обратного, сначала вставив таблицу в приложение, а затем заполонив все ее ячейки данными. В случае недостачи строк или столбцов следует выполнить их добавление. Этот процесс подробно разобран в другом материале на сайте.
Подробнее: Как добавить столбцы / строки в программу Microsoft Excel
Способ 2: Копирование из Word
При необходимости перенести таблицу из текстового редактора Word в Excel можно воспользоваться стандартными инструментами копирования, но итоговый результат будет зависеть от метода вставки. Альтернативный метод подразумевает применение функции импорта, процесс довольно трудоемкий, зато он позволяет произвести гибкую настройку перемещаемых данных, что актуально при работе с большим объемом информации. Оба упомянутых решения детально разобраны в отдельной статье на нашем сайте, с которой и рекомендуем ознакомиться.
Способ 3: Копирование из Excel
При переносе диапазона данных из одной книги в другую тоже используются штатные инструменты копирования, но в сравнении с ранее рассмотренным методом их значительно больше. Доступно пять способов перемещения значений, каждый из которых отличается алгоритмом выполнения и конечным результатом.
Стоит отметить, что применение специальной вставки не ограничивается теми случаями, которые описаны в вышеприведенной статье. Имеется гораздо больше возможностей, и все они были рассмотрены в представленной по ссылке ниже инструкции.
Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.
Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.
Опишите, что у вас не получилось. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.
Обработка таблиц – основная задача Microsoft Excel. Умение создавать таблицы является фундаментальной основой работы в этом приложении. Поэтому без овладения данного навыка невозможно дальнейшее продвижение в обучении работе в программе. Давайте выясним, как создать таблицу в Экселе.
Основы создания таблиц в Excel
Таблица в Microsoft Excel это не что иное, как набор диапазонов данных. Самую большую роль при её создании занимает оформление, результатом которого будет корректное восприятие обработанной информации. Для этого в программе предусмотрены встроенные функции либо же можно выбрать путь ручного оформления, опираясь лишь на собственный опыт подачи. Существует несколько видов таблиц, различающихся по цели их использования.
Способ 1: Оформление границ
Открыв впервые программу, можно увидеть чуть заметные линии, разделяющие потенциальные диапазоны. Это позиции, в которые в будущем можно занести конкретные данные и обвести их в таблицу. Чтобы выделить введённую информацию, можно воспользоваться зарисовкой границ этих самых диапазонов. На выбор представлены самые разные варианты чертежей — отдельные боковые, нижние или верхние линии, толстые и тонкие и другие — всё для того, чтобы отделить приоритетную информацию от обычной.
-
Для начала создайте документ Excel, откройте его и введите в желаемые клетки данные.
Соответственно, чтобы убрать оформление границ у таблицы, необходимо кликнуть на ту же иконку, но выбрать пункт «Нет границы».
Пользуясь выбранным инструментом, можно в произвольной форме разукрасить границы клеток с данными и не только.
Обратите внимание! Оформление границ клеток работает как с пустыми ячейками, так и с заполненными. Заполнять их после обведения или до — это индивидуальное решение каждого, всё зависит от удобства использования потенциальной таблицей.
Способ 2: Вставка готовой таблицы
Разработчиками Microsoft Excel предусмотрен инструмент для добавления готовой шаблонной таблицы с заголовками, оформленным фоном, границами и так далее. В базовый комплект входит даже фильтр на каждый столбец, и это очень полезно тем, кто пока не знаком с такими функциями и не знает как их применять на практике.
Таким образом, имеется таблица, предназначенная для ввода информации с последующей возможностью её фильтрации и сортировки. Базовое оформление помогает разобрать большое количество данных благодаря разным цветовым контрастам строк. Этим же способом можно оформить уже имеющийся диапазон данных, сделав всё так же, но выделяя при этом не пустое поле для таблицы, а заполненные клетки.
Способ 3: Готовые шаблоны
Большой спектр возможностей для ведения информации открывается в разработанных ранее шаблонах таблиц Excel. В новых версиях программы достаточное количество готовых решений для ваших задач, таких как планирование и ведение семейного бюджета, различных подсчётов и контроля разнообразной информации. В этом методе всё просто — необходимо лишь воспользоваться шаблоном, разобраться в нём и пользоваться в удовольствие.
-
Открыв Excel, перейдите в главное меню нажатием кнопки «Файл».
Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.
Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.
Опишите, что у вас не получилось. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.
Здравствуйте, друзья. Думаю, каждому, кто работал в Эксель, попадались таблицы со структурой данных. Группировка в Эксель, чаще всего, применяется, когда есть организация со структурой, и мы оцениваем некоторые показатели согласно этой структуры. Например, продажи по Компании в целом, по региональным представительствам, по менеджерам. Посмотрите на картинке, как это может быть без группировки:
На рисунке детальный пример отчета о продажах по структурным подразделениям подневно. А что если нужно предоставить руководителям отчет в разрезе только лишь департаментов и помесячно, без детализации? Чтобы было вот так:
Согласитесь, такой вид таблицы более нагляден и показателен для анализа работы Компании в целом. Но как получить такую таблицу достаточно быстро, не скрывая и не удаляя ячейки? Очень просто, задайте структуру документа.
На рисунке выше я привел уже структурированный документ, с маркерами группы. В таблице сгруппированы менеджеры по регионам и регионы в компании, а так же, дни недели в месяцы. Чтобы скрыть какую-то отдельную группу, кликните на значке «минус» в итоговой строке этой группы». Чтобы раскрыть – на значке «плюс». Чтобы отобразить какой-то определенный уровень – нажмите на его номер в верхнем левом углу листа.
Обратите внимание, данные сгруппированы в несколько уровней. Каждый последующий вложен в предыдущий. Всего Эксель позволяет создать до восьми уровней в строках и восьми – в столбцах.
Есть два способа создать структуру листа: автоматический и ручной.
Автоматическое создание структуры в Excel
Программа может попытаться создать структуру автоматически. Для этого нажмите на ленте: Структура – Группировать – Создать структуру.
Если у Вас правильно и логично записаны формулы суммирования, структура будет создана правильно. У меня эта функция часто срабатывает правильно, поэтому сначала я пробую именно автоматическое создание. Структура из примера отлично создалась автоматически.
Ручное создание структуры
Создание структуры вручную позволяет держать весь процесс под контролем и гарантированно получить правильный результат. Чтобы структурировать лист вручную, выполните такие действия:
- Оформите и наполните таблицу, создайте итоговые строки и столбцы
- Кликните на маленькой пиктограмме со стрелкой в нижнем правом углу ленточной группы Данные – Структура. В открывшемся окне настройте расположение строк и столбцов итогов
- Выделите строки или столбцы, которые нужно группировать (не выделяйте итоговые). Делайте это с каждой группой по очереди, начиная с самых «глубоких». В моем примере это фамилии менеджеров.
- Нажмите на ленте Структура – Группировать (ли нажмите Alt+Shift+стрелка вправо). Будет создана группировка
- Повторяйте п.3-4 до полного структурирования данных. Повторюсь, начинайте с подчиненных групп, потом переходите на уровень выше. Т.е. в таблице из примера мы поочередно сгруппируем менеджеров в филиалы, потом филиалы в компанию.
Когда Вы вставляете новые строки и столбцы в структурированную таблицу – будьте осторожны. Если, например, добавляется новый менеджер в группу, вставляйте строку где-то между сгруппированными строками, не первым элементом группы и не последним. В противном случае, новая строка не впишется в структуру.
При копировании диапазона ячеек, скрытые строки и столбцы не копируются. Но когда они скрыты группировкой – все равно копируются. Чтобы выделить только данные, отображенные на экране, выделите нужный диапазон и нажмите F5. В открывшемся окне выберите Выделить – Только видимые ячейки. Теперь ячейки, скрытые группировкой, не будут скопированы.
Если Вам больше не нужна структура – удалите ее. Для этого выполните на ленте Данные – Структура – Разгруппировать – Удалить структуру.
Группированные данные, структурированное рабочее пространство – не только добавляют практичности Вашим таблицам, это правило хорошего тона, когда одну и ту же таблицу можно легко посмотреть как в развернутом виде, так и в детальном.
Вот и все, тренируйтесь и применяйте на практике структурирование данных в Экселе. Приглашаю Вас комментировать изложенный материал, задавайте Ваши вопросы и делитесь опытом!
Если у вас имеется большая и сложная таблица на небольшом мониторе (например, ноутбука), то в процессе работы с ней часто возникает желание скрыть часть ненужных в текущий момент данных (строк или столбцов). Основные способы для решения этой проблемы — скрытие строк и группировка. Вот о последнем способе и пойдет речь далее.
Предположим, что мы работаем вот с такой сложной многоуровневой таблицей с данными:
Обратите внимание на то, что в таблице ясно и четко прослеживаются вложенные друг в друга уровни данных. Такую структуру часто можно увидеть в:
- бюджетировании — статьи доходов/расходов группируются в блоки (cost centers) или по географическому признаку (страна-край-город)
- управлении проектами — этапы проектов разбиты обычно на более мелкие подзадачи и действия
- строительных сметах — похожим образом обычно расписываются расчеты расхода материалов и их стоимости при строительстве
- и т.д. — дальше придумайте сами.
Делать такую группировку вручную весьма мучительно, вследствие неудобности и ограниченности средств группировки самого Excel. Поэтому, столкнувшись как-то с подобной задачей в одном из своих проектов, я написал макрос для автоматической группировки подобных списков, которым и хочу тут поделиться. Чтобы применить его к вашему списку, проделайте следующие действия:
Нажмите сочетание клавиш ALT+F11, чтобы открыть редактор Visual Basic. В нем выберите в меню команду Insert — Module, чтобы вставить новый модуль и скопируйте туда текст макроса:
При необходимости, текст можно слегка подкорректировать под ваши особенности, а именно изменить:
- FIRST_ROW — номер первой строки списка, начиная с которой пойдет группировка. Если у вас шапка не из одной строки или над таблицей есть данные — меняйте.
- FIRST_COLUMN — номер первого столбца списка, с которого начинается анализ и группировка. Если слева от вашей таблицы есть еще колонки, то эту константу также нужно изменить.
- NUMBER_OF_LEVELS — количество уровней (столбцов) для анализа. В приведенном выше примере мы хотим проанализировать три первых столбца, поэтому значение этой константы =3
Важно! Макрос предполагает, что:
- Уровни заполняются по порядку, т.е., например, уровень 3 не может быть написан, если ему не предшествовал уровень 2.
- В первом столбце списка в последней строке должно быть слово Конец, которое необходимо, чтобы макрос понял, где заканчивается список и пора остановиться:
Чтобы запустить добавленный макрос для списка на текущем листе, нажмите сочетание клавиш ALT+F8, выберите в списке наш макрос Multilevel_Group и нажмите кнопку Выполнить (Run).
Ссылки по теме
- Что такое макросы, как их создавать, куда копировать текст макроса на Visual Basic
- Скрытие/отображение ненужных строк и столбцов
Таблицы в Excel представляют собой ряд строк и столбцов со связанными данными, которыми вы управляете независимо друг от друга.
Работая в Excel с таблицами, вы сможете создавать отчеты, делать расчеты, строить графики и диаграммы, сортировать и фильтровать информацию.
Если ваша работа связана с обработкой данных, то навыки работы с таблицами в Эксель помогут вам сильно сэкономить время и повысить эффективность.
Как работать в Excel с таблицами. Пошаговая инструкция
- Данные должны быть организованы в строках и столбцах, причем каждая строка должна содержать информацию об одной записи, например о заказе;
- Первая строка таблицы должна содержать короткие, уникальные заголовки;
- Каждый столбец должен содержать один тип данных, таких как числа, валюта или текст;
- Каждая строка должна содержать данные для одной записи, например, заказа. Если применимо, укажите уникальный идентификатор для каждой строки, например номер заказа;
- В таблице не должно быть пустых строк и абсолютно пустых столбцов.
1. Выделите область ячеек для создания таблицы
Выделите область ячеек, на месте которых вы хотите создать таблицу. Ячейки могут быть как пустыми, так и с информацией.
На вкладке “Вставка” нажмите кнопку “Таблица”.
3. Выберите диапазон ячеек
В всплывающем вы можете скорректировать расположение данных, а также настроить отображение заголовков. Когда все готово, нажмите “ОК”.
4. Таблица готова. Заполняйте данными!
Поздравляю, ваша таблица готова к заполнению! Об основных возможностях в работе с умными таблицами вы узнаете ниже.
Форматирование таблицы в Excel
Для настройки формата таблицы в Экселе доступны предварительно настроенные стили. Все они находятся на вкладке “Конструктор” в разделе “Стили таблиц”:
Если 7-ми стилей вам мало для выбора, тогда, нажав на кнопку, в правом нижнем углу стилей таблиц, раскроются все доступные стили. В дополнении к предустановленным системой стилям, вы можете настроить свой формат.
Помимо цветовой гаммы, в меню “Конструктора” таблиц можно настроить:
- Отображение строки заголовков – включает и отключает заголовки в таблице;
- Строку итогов – включает и отключает строку с суммой значений в колонках;
- Чередующиеся строки – подсвечивает цветом чередующиеся строки;
- Первый столбец – выделяет “жирным” текст в первом столбце с данными;
- Последний столбец – выделяет “жирным” текст в последнем столбце;
- Чередующиеся столбцы – подсвечивает цветом чередующиеся столбцы;
- Кнопка фильтра – добавляет и убирает кнопки фильтра в заголовках столбцов.
Как добавить строку или столбец в таблице Excel
Даже внутри уже созданной таблицы вы можете добавлять строки или столбцы. Для этого кликните на любой ячейке правой клавишей мыши для вызова всплывающего окна:
- Выберите пункт “Вставить” и кликните левой клавишей мыши по “Столбцы таблицы слева” если хотите добавить столбец, или “Строки таблицы выше”, если хотите вставить строку.
- Если вы хотите удалить строку или столбец в таблице, то спуститесь по списку в сплывающем окне до пункта “Удалить” и выберите “Столбцы таблицы”, если хотите удалить столбец или “Строки таблицы”, если хотите удалить строку.
Как отсортировать таблицу в Excel
Для сортировки информации при работе с таблицей, нажмите справа от заголовка колонки “стрелочку”, после чего появится всплывающее окно:
В окне выберите по какому принципу отсортировать данные: “по возрастанию”, “по убыванию”, “по цвету”, “числовым фильтрам”.
Как отфильтровать данные в таблице Excel
Для фильтрации информации в таблице нажмите справа от заголовка колонки “стрелочку”, после чего появится всплывающее окно:
- “Текстовый фильтр” отображается когда среди данных колонки есть текстовые значения;
- “Фильтр по цвету” также как и текстовый, доступен когда в таблице есть ячейки, окрашенные в отличающийся от стандартного оформления цвета;
- “Числовой фильтр” позволяет отобрать данные по параметрам: “Равно…”, “Не равно…”, “Больше…”, “Больше или равно…”, “Меньше…”, “Меньше или равно…”, “Между…”, “Первые 10…”, “Выше среднего”, “Ниже среднего”, а также настроить собственный фильтр.
- В всплывающем окне, под “Поиском” отображаются все данные, по которым можно произвести фильтрацию, а также одним нажатием выделить все значения или выбрать только пустые ячейки.
Если вы хотите отменить все созданные настройки фильтрации, снова откройте всплывающее окно над нужной колонкой и нажмите “Удалить фильтр из столбца”. После этого таблица вернется в исходный вид.
Как посчитать сумму в таблице Excel
Для того чтобы посчитать сумму колонки в конце таблицы, нажмите правой клавишей мыши на любой ячейке и вызовите всплывающее окно:
В списке окна выберите пункт “Таблица” => “Строка итогов”:
Внизу таблица появится промежуточный итог. Нажмите левой клавишей мыши на ячейке с суммой.
В выпадающем меню выберите принцип промежуточного итога: это может быть сумма значений колонки, “среднее”, “количество”, “количество чисел”, “максимум”, “минимум” и т.д.
Как в Excel закрепить шапку таблицы
Таблицы, с которыми приходится работать, зачастую крупные и содержат в себе десятки строк. Прокручивая таблицу “вниз” сложно ориентироваться в данных, если не видно заголовков столбцов. В Эксель есть возможность закрепить шапку в таблице таким образом, что при прокрутке данных вам будут видны заголовки колонок.
Для того чтобы закрепить заголовки сделайте следующее:
- Перейдите на вкладку “Вид” в панели инструментов и выберите пункт “Закрепить области”:
- Выберите пункт “Закрепить верхнюю строку”:
- Теперь, прокручивая таблицу, вы не потеряете заголовки и сможете легко сориентироваться где какие данные находятся:
Как перевернуть таблицу в Excel
Представим, что у нас есть готовая таблица с данными продаж по менеджерам:
На таблице сверху в строках указаны фамилии продавцов, в колонках месяцы. Для того чтобы перевернуть таблицу и разместить месяцы в строках, а фамилии продавцов нужно:
- Выделить таблицу целиком (зажав левую клавишу мыши выделить все ячейки таблицы) и скопировать данные (CTRL+C):
- Переместить курсор мыши на свободную ячейку и нажать правую клавишу мыши. В открывшемся меню выбрать “Специальная вставка” и нажать на этом пункте левой клавишей мыши:
- В открывшемся окне в разделе “Вставить” выбрать “значения” и поставить галочку в пункте “транспонировать”:
- Готово! Месяцы теперь размещены по строкам, а фамилии продавцов по колонкам. Все что остается сделать – это преобразовать полученные данные в таблицу.
В этой статье вы ознакомились с принципами работы в Excel с таблицами, а также основными подходами в их создании. Пишите свои вопросы в комментарии!
Читайте также: