Как сделать реестр почтовых отправлений в excel
Сервис Почты России Отправка писем и посылок позволяет упростить работу с почтовыми отправлениями. Его преимущества:
1. Формирование конвертов с штрих-кодами.
2. Уменьшение времени на посещение почтового отделения (работник Почты по штрих-коду на конверте находит ваш Реестр и не тратит время на его создание).
3. Автоматический расчет стоимости отправки.
4. Автоматическая проверка адресов и индексов.
5. Отслеживание статусов отправлений.
1 шаг . Перейдите на страницу Исходящие документы из меню (также почтовые реестры можно создать во вкладке Уведомления Собраний кредиторов).
2 шаг. Перейдите к разделу Реестры почтовых отправлений внизу страницы и нажмите кнопку +Реестр . Откроется модальное окно Создать реестр почтовых отправлений.
3 шаг. Выберите исходящие документы, которые хотите включить в Реестр, и нажмите кнопку Создать .
В список включены все утвержденные исходящие документы в текущей процедуре, которые не были включены в Реестры ранее. Включите фильтр Отображать отправленные, чтобы отобразить документы, включенные в другие Реестры.
4 шаг. На странице Реестра отображаются созданные отправления.
5 шаг. Вы можете изменить параметры отправлений:
- Количество листов документа с учетом приложений = измените число и значение в поле Вес (кг) изменится автоматически из расчета "1 лист = 5 гр, конверт = 5 гр."
- Вес (кг) = можете задать вес вручную
- Вид отправления = выберите один из видов отправления Почты
- Тип конверта = выберите один из типов конвертов Почты
- Тип уведомления о вручении = выберите один из типов уведомлений Почты
Значения полей Полное наименование адресата и Почтовый адрес адресата можно изменить только в исходящем документе.
6 шаг. Вы можете добавить в Реестр другие отправления. Для этого нажмите кнопку + Отправление и заполните его параметры. В поле Исходящий документ отображаются все утвержденные исходящие документы.
7 шаг. После того, как вы настроили все параметры отправлений – скачайте файл Реестра в формате .xls (такой формат требует Почта).
8 шаг. Перейдите в Личный кабинет Почты России и загрузите файл Реестра.
Реестр почтовых отправлений – это бланк, в который включаются от пяти до 35 отправлений различного вида, исходящих от одного предприятия или организации, и подлежащих единовременной отправке через почтовое отделение с выдачей одной квитанции на всю совокупность писем, включенных в реестр.
Применение бланка реестра почтовых отправлений целесообразно при видах деятельности, которой свойственно ведение обширной почтовой переписки.
Форма реестра
Предустановленной и обязательной для использования формы реестра почтовых отправлений не существует.
Приказом № 114-п Федерального государственного унитарного предприятия «Почта России» от 17.05.2012 года была утверждена вполне функциональная форма № 103 реестра почтовых отправлений. Однако наличие данной формы не препятствует разработке собственного варианта реестра.
Так, к примеру, Приказом МЧС РФ от 1.12. 2008 года был введен в действие ведомственный бланк реестра почтовых отправлений формы № 9. Наиболее приемлемой формой следует все же считать вариант, разработанный Почтой России.
Структура формы № 103 предполагает последовательное внесение в таблицу реестра:
- списка максимум 35 почтовых отправлений одного вида, подлежащих единовременной отправке;
- списка максимум 50 почтовых переводов, подлежащих единовременной отправке;
- списка максимум 10 тяжеловесных или крупногабаритных посылок в один адрес, подлежащих единовременной отправке.
В титульной части бланка указываются:
- регистрационный номер реестра;
- дата передачи реестра и отправлений по нему в почтовое отделение;
- вид почтовых отправлений (заказное письмо с/без уведомлением о вручении, посылка, бандероль);
- наименование и индекс места приема, то есть почтового отделения, в котором будет произведена отправка;
- общее количество почтовых отправлений;
- количество листов и количество страниц реестра.
Два экземпляра реестра вместе с отправляемой корреспонденцией сдается в почтовое отделение. Работник почты выписывает квитанцию, в которой должны быть указаны:
- регистрационный номер реестра;
- дата получения реестра и почтовых отправлений почтой;
- количество отправлений в соответствии с нумерацией реестра;
- общая сумма оплаты.
На квитанции проставляется календарный штемпель почтового отправления. Оригинал квитанции с оттиском штемпеля и второй экземпляр реестра передается отправителю.
Как правильно отправлять РПО
Список можно создать в личном кабинете на сайте почты России или в любой программе, которая установлена на ПК компании, а также поддерживает функцию создания таблиц и реализацию механизма изменения шаблона под нужды пользователя. Формат произвольный, главное, соблюдать последовательность пунктов и включить все необходимые элементы.
Форму 103 можно скачать и заполнить от руки или автоматически в Excel:
Так же есть сервисы, которые помогут заполнить форму 103 онлайн и распечатать.
Основную часть документа, необходимого для отправки партионных почтовых отправлений в пластиковых пакетах, коробках или другой разрешенной упаковке, занимает список отправляемой корреспонденции или посылок, входящих в одну партию.
Уже в отделении почты перечень подается оператору, а после подачи отправитель получает 1 общую квитанцию и второй экземпляр заполненного бланка, на оборотной или титульной стороне которых ставится оттиск штемпеля с датой приема и отправки.
В чеке указываются:
- Регистрационный номер списка;
- Дата приема;
- Количество отправлений;
- Стоимость пересылки в различные регионы РФ;
- Общая сумма с учетом НДС;
- Дополнительные услуги;
- Другие важные сведения. Например, «особое назначение» ценного или хрупкого груза.
Форма используется различными организациями, коммерческими предприятиями и частными лицами.
Когда нужно оформлять бланк Ф 103
В категорию партий отправлений входят письма, почтовые карточки, бандероли, стандартные и нестандартные посылки количеством от 5 штук и более. При этом отправка возможна, как одному, так и разным адресатам. Доставка осуществляется водителем-курьером, доступны услуги EMS обычное или оптимальное, «Бизнес курьер», «EMS Тендер» и «Бизнес курьер экспресс».
Ограничения по количеству отправлений
Существуют ограничения по максимально допустимому количеству РПО. В один реестр партионной почты можно включать не более:
- 35 отправлений одного вида;
- 50 почтовых переводов;
- 10 посылок, массой и размерами превышающих средние допустимые значения.
Отправитель формирует список, объединив отправления в группы, исходя из вида РПО и адреса доставки. Одновременно можно создавать и сдавать на почту неограниченное количество реестров. Исключение составляют контейнеры и негабаритные бандероли.
Правила заполнения Ф 103
Сформировать один список намного проще, чем оформлять много однотипных документов. Отправитель формирует реестр в модуле «Предпочтовая подготовка» в ППП (доступ возможен только для корпоративных клиентов через FTP-сервер), в личном кабинете или в собственном ПО, установленном на компьютере. После заполнения бланк нужно распечатать в 2 экземплярах.
Бланк содержит минимум граф и прост для заполнения.
В пустые графы необходимо внести следующую информацию:
- Номер списка;
- Дата передачи в почтовое отделение;
- Данные о месте приема (наименование, индекс отделения почты);
- Количество позиций;
- Вид и категория отправлений (письма, в т.ч. заказные, с уведомлением или без, бандероли, посылки);
- Количество страниц и листов реестра.
Работник почты присваивает списку регистрационный номер и прописывает дату оформления документа. Также оператор указывает отправителя и место доставки (почтовое отделение, лично в руки адресата).
В таблице отображаются сведения о каждом отправлении:
- Порядковый номер;
- Данные адресата;
- ШПИ (штриховой идентификатор внутреннего регистрируемого РПО);
- Вес в килограммах;
- Объявленная ценность;
- Сумма наложенного платежа;
- Стоимость почтовых услуг по отправке, пересылке и курьерской доставке с учетом НДС;
- Примечания и дополнительные опции.
Если определенные услуги не входят в заказ, то заполнять строку не нужно.
В нижней части бланка прописываются сведения об отправителе – ФИО гражданина РФ или уполномоченного организацией сотрудника с указанием должности, ставится личная подпись и печать.
Компания "ТОП Экспресс" предоставляет курьерские услуги для юридических лиц, осуществляет доставку корреспонденции по всей России и за рубеж в течении от 1 до нескольких дней. Специалисты помогут оформить всю сопроводительную документацию, включая оформление реестра по форме 103. Если вы не хотите тратить время на заполнение сопроводительных документов - обращайтесь к нам!
О форме
Еще в 2012 году была утверждена форма 103, которая предназначена для партионных отправлений. Используется она и по сегодняшний день. Основная часть документа предназначена для указания списка всех отправлений, которые входят в одну партию. Причем на весь этот список будет выписана одна квитанция. Использовать данную форму разрешено не только организациям, но и частным лицам.
Многие заполняют данный документ не в почтовом отделении, а дома или на предприятии. Ведь отправитель заранее знает, какие посылки и в каком количестве будут отправляться. Затем этот список, составленный на бланке 103, вместе с самими отправлениями относится в почтовое отделение. При подаче посылок отправитель получает на руки квитанцию, в которой указывается дата приема, номер списка, количество отправлений, стоимость пересылки и другие сведения.
Когда заполнять
Но при партионном отправлении имеются некоторые ограничения. Как уже сказано, отправлений должно быть не менее 5 шт. Имеются и максимальные ограничения – в одном списке указывается не более 35 шт. отправлений, которые можно отнести к одному виду.
Если речь идет о денежных переводах, то максимальное количество отправлений разрешено увеличить до 50 шт. Что касается особо крупных и тяжелых посылок, которые формируются в одну группу, и отправляются на один адрес, их количество не должно превышать 10 шт.
Если данные ограничения не позволяют отослать все необходимое, разрешается использовать сразу несколько списков. Оформить можно столько бланков 103, сколько необходимо. Количество списков, сдаваемых одновременно, неограниченно.
Инструкция по заполнению формы 103
Удобство и практичность данного списка подтвердились уже давно. Ведь намного проще составить один список, чем оформлять множество бумаг одного типа. Причем нет никаких ограничений по количеству сдаваемых бланков. Главное, на что нужно обратить внимание – правильное заполнение данного документа. Вообще, бланк является достаточно простым и понятным. Отправителю нужно лишь правильно и разборчиво ввести все необходимые сведения.
Какую информацию содержит
Почтовым отделением списку присваивается определенный номер, который обязательно проставляется в соответствующей строке. Также в верхней части документа указывается дата его оформления. Ниже прописываются сведения о том, к какой категории относятся регистрируемые отправления. Указывается отправитель и место, где отправления должны принять. Отмечается общее количество листов, на которых составлен данный список.
Ниже в бланке имеется таблица, в которой отображается подробная информация о каждом отправлении:
- указывается порядковый номер;
- информация об адресате;
- ШПИ;
- вес отправления в килограммах;
- объявленная стоимость посылки;
- размер наложенного платежа;
- сумма, которая оплачивается почте за пересылку;
- стоимость отправки с учетом НДС;
- дополнительные пометки и примечания.
Под таблицей присутствуют строки, предназначенные для подведения итогов. Так, здесь указывается общее количество отправлений, общая сумма за пересылку, общая объявленная стоимость. Все строки заполняются соответствующей информацией после проведения несложных подсчетов.
Кроме пересылки, на почте можно заказать какие-либо дополнительные услуги, например, доставку отправлений по конкретному адресу, оформить заказное письмо с уведомлением по получении, и др. Здесь нужно не просто указать дополнительную услугу, но и прописать ее стоимость, в том числе с учетом НДС. Если данные услуги не заказываются, эта строка остается незаполненной.
На завершающем этапе ответственные лица должны подтвердить все сведения, указанные выше. В нижней части указываются сведения об отправителе. Если это частное лицо, прописывается его ФИО, проставляется автограф. Если это сотрудник какой-то организации, дополнительно нужно указать его должность, ставится фирменная печать. Аналогичная информация должна быть прописана и о стороне, которая приняла данный список. Ответственный сотрудник почтового отделения указывает свою должность, ФИО, подпись, печать.
Наверняка многим не раз в жизни приходилось оказываться в той ситуации, когда появляется необходимость в отправке сразу нескольких бандеролей или других почтовых отправлений. Именно для осуществления таких целей почтой России и была создана форма 103. Реестр почтовых отправлений представляет собой специальный бланк, включающий в себя до 35 отправлений самых разных разновидностей от одного человека, а также предприятия или организации. При этом отправления могут быть доставлены как по одному, так и по нескольким адресам. Использование формы 103 дает возможность создать определенные адресные метки, а также все необходимую сопроводительную документацию, с назначением для каждого элемента индивидуального трек-номера. С целью упаковки отправлений используется почтовая упаковка или другая обёрточная бумага, выбор которой осуществляется в зависимости от характеристики и особенностей конкретного отправления.
Основные правила заполнения формы 103
В процессе заполнения бланка формы 103 рекомендуется соблюдать строго деловой стиль передачи информации. Также обязательно стоит указать полный перечень отправляемых предметов. В случае, когда отправитель этого не сделал, возникают риски того, что часть отправлений может быть утеряна на пути следования к месту назначения. В верхней части формы указывается номер и дата составления документа. Далее необходимо указать следующую информацию:
- Полная характеристика отправления;
- Достоверные данный об отправителе;
- Адрес места приема с указанием его названия и почтового индекса;
- Точное количество бандеролей и листов.
После указания всех вышеперечисленных данных следует таблица, где для каждого из отправлений указывается информация о: номере бандероли, точного адреса получателя, почтового штрих-кода, веса, указанного в килограммах, условиях оформления перевозки (с НДС или без). Завершающим этапом оформления документов является указание ФИО и должность сотрудника, принявшего отправление.
Структура стандартного бланка 103 формы допускает осуществлять отправку следующих видов отправлений:
- Почтовые отправления с разовой отправкой в количестве, не превышающим 35 шт;
- До 10 штук бандеролей обладающих повышенной массой.
При этом заполнение формы допускается не только непосредственно в почтовом отделении, но и дома и даже на предприятии. Далее готовый список, составленный на бланке 103, относится в любое почтовое отделение. После отправления, Вы получите на руки квитанцию с указанием точной даты приема, номера списка, количества отправлений, точной стоимости пересылки и прочих важных сведений.
Не сталкивались с оформлением бланка формы 103 или не хватает времени разбираться в ее заполнении? Тогда Вам на помощь всегда готова прийти компания "Офисная почта" . В штате нашей команды трудятся высококвалифицированные специалисты, имеющие серьезный опыт работы в данной сфере. Мы всегда готовы найти индивидуальный подход к каждому клиенту, предоставив профессиональные услуги по правильной подготовке формы за клиента: пришлем уже заполненную копию с печатью Почты РФ. При этом мы всегда гарантируем такие неоспоримые преимущества от совместного сотрудничества, как:
- Оперативное выполнение работы с точным соблюдением заранее оговоренных с заказчиком сроков подготовки документации;
- Предоставление официальной гарантии, распространяющейся на все виды почтовых услуг ;
- Осуществляем сотрудничество на официальных условиях с юридическими лицами;
- Экономим время клиентов, забирая почту из офиса и отправляя ее почтой России с заполнением всех необходимых бланков и прочей сопроводительной документации;
- Максимально низкие цены на услуги специалистов нашей компании, которые несомненно приятно порадуют каждого своей доступностью.
Мы дорого ценим время каждого клиента компании "Офисная почта", поэтому всегда гарантируем быстрое и качественное выполнение взятых на себя обязательств с учетом всех требований и пожеланий заказчика!
Читайте также: