Как сделать рассылку в ворде

Обновлено: 25.11.2022

Серийные письма – это однотипные документы, рассылаемые различным адресатам. При создании серийного письма создаются два файла: основной текстовый файл и управляющий файл. Управляющий файл содержит информацию, которая различна в разных экземплярах серийного письма (имена, адреса). Файл основного документа содержит неизменную часть с указанием мест, в который вставляется информация из управляющего файла. В результате совместной обработки основного и управляющего файлов получается готовое серийное письмо.

Полный цикл формирования рассылки делится разработчиками программы Word на шесть этапов:
Этап 1. Выбор типа документа.
Этап 2. Выбор документа.
Этап 3. Выбор получателей.
Этап 4. Создание письма.
Этап 5. Просмотр писем.
Этап 6. Завершение слияния.

Постановка задачи

Имеем таблицу в Microsoft Excel, в которой хранится информация о ключевых клиентах нашей компании (адреса эл.почты, имена, названия компаний и т.д.), которых мы хотим поздравить с очередным праздником.

В терминах Microsoft Office такая процедура называется Слиянием

Подготовка списка клиентов в Excel

Таблица со списком клиентов для рассылки должна удовлетворять нескольким простым условиям:

  • Шапка таблицы должна быть простой – одна строка с уникальными названиями столбцов (без повторений и пустых ячеек).
  • В таблице не должно быть объединенных ячеек.
  • В таблице не должно быть пустых строк или столбцов (отдельные пустые ячейки допускаются).

Если планируется отправка по электронной почте, то, само-собой, в таблице должен быть столбец с адресами получателей.

Поскольку Excel и Word не смогу сами определить пол клиента по имени, то имеет смысл сделать отдельный столбец с обращением (господин, госпожа и т.п.) или с родовым окончанием (-ый или -ая) для обращения “Уважаемый(ая)…” Как вариант, возможно полуавтоматическое определение пола в зависимости от окончания отчества (“а” или “ч”), реализованное функцией ПРАВСИМВ (RIGHT) .

В новых версиях Microsoft Excel 2007/2010 для таких таблиц очень удобно использовать инструмент Форматировать как таблицу (Format as Table) с вкладки Главная (Home) . Подробнее про такие “умные таблицы” можно почитать тут.

Потом запускаем пошаговый Мастер Слияния на вкладке Рассылки (Mailings) кнопкой Начать слияние ( Start Mail Merge ) – Пошаговый мастер слияния (Step-by-Step Merge Wizard) :

В Word 2003 и старше эта команда была доступна в меню Сервис – Письма и рассылки – Мастер слияния (Tools – Letters and Mailings – Mail Merge) .

Этап 1. Выбор типа документа.
Этап 2. Выбор документа
Этап 3. Выбор получателей

На этом шаге мы подключаем список клиентов в Excel к документу Word. Выбираем Использование списка и жмем на Обзор (Browse) , после чего в диалоговом окне открытия файла указываем где лежит наш файл со списком клиентов.

После выбора источника данных, Word позволяет провести фильтрацию, сортировку и ручной отбор записей при помощи окна Получатели слияния:

Этап 4. Создание письма

На этом этапе пользователь должен указать – куда именно в документ должны попасть данные из подключенного списка. Для этого необходимо установить курсор в точку вставки в письме и использовать ссылку Другие элементы – она выводит полный набор всех полей списка, из которого мы и выбираем нужное поле для вставки:

В итоге, после вставки всех полей слияния у нас должно получиться нечто похожее (вставленные поля выделены красным):

Если в исходной таблице не было специального столбца для окончания “ый”/”ая” к слову “уважаем” (как в нашем примере), но был обычный столбец “Пол” с классическими “муж” и “жен”, то можно воспользоваться кнопкой Правила (Rules) на вкладке Рассылки (Mailings) :

mail-merge-rules.jpg

Эта кнопка открывает список правил (функций и полей), доступных для вставки в документ при создании рассылки. Для подстановки нужного окончания к слову “уважаемый/ая” выберем третий пункт IF…THEN…ELSE. В открывшемся затем окне зададим правило подстановки правильного окончания в зависимости от пола:

mail-merge-if.jpg

Этап 5. Просмотр писем

На этом этапе мы уже можем предварительно просмотреть результаты слияния, используя кнопки со стрелками. При необходимости, также, можно исключить любого получателя из списка.

Этап 6. Завершение слияния

На завершающем этапе возможны несколько вариантов:

Нажатие ссылки Печать (Print) приведет к немедленной отправке всех результатов слияния на принтер без вывода на экран.

Если необходимо сохранить созданные в результате слияния документы для дальнейшего использования или требуется внести ручную правку в некоторые из документов, то лучше использовать ссылку Изменить часть писем (Edit individual letters) , которая выведет результаты слияния в отдельный файл:

Шаг 1. Подготовка основного документа

Шаг 2. Настройка списка рассылки

Список рассылки — это источник данных. Дополнительные сведения см. в статье Источники данных, которые можно использовать для слияния почты.

Если у вас еще нет списка рассылки, вы можете создать его во время слияния.

Если вы используете электронную таблицу Excel, отформатируйте столбец с почтовыми индексами как текст, чтобы сохранить нули. Дополнительные сведения см. в статье Форматирование чисел, дат и других значений слияния в Excel.

Если вы хотите использовать контакты Outlook, убедитесь, что Outlook является почтовой программой по умолчанию и ее версия совпадает с Word.

Убедитесь, что ваш источник данных содержит столбец с адресами электронной почты и что в нем есть адреса всех получателей.

Нажмите Рассылки > Выбрать получателей.

Выберите источник данных. Дополнительные сведения см. в статье Источники данных, которые можно использовать для слияния почты.

В меню Файл выберите команду Сохранить.

Если нужно изменить, отсортировать или отфильтровать список рассылки, см. статью Слияние: изменение получателей.

Выберите Рассылки > Строка приветствия.

Выберите нужный формат.

В меню Файл выберите команду Сохранить.

Вы можете добавить другие поля из источника данных. Дополнительные сведения см. в статье Вставка полей слияния.

Чтобы изменить шрифт, его размер или интервал между абзацами для содержимого, с которым производится слияние, выделите имя поля слияния и внесите нужные изменения.

Снимок экрана с вкладкой

Снимок экрана с вкладкой

В поле Кому выберите столбец электронного адреса или поле из списка рассылки.

Все записи (по умолчанию).

В меню Файл выберите пункт Сохранить. Когда вы сохраняете основной документ, сохраняется и его подключение к источнику данных. Для повторного использования откройте документ и ответьте Да, когда появится запрос на сохранение подключения к источнику данных.

См. также

Шаг 1. Создание основного документа в Word

Слияние электронной почты

Шаг 2. Настройка списка рассылки

Список рассылки — это источник данных. Дополнительные сведения см. в статье Источники данных, которые можно использовать для слияния почты.

Если у вас еще нет списка рассылки, вы можете создать его во время слияния.

Если вы используете электронную таблицу Excel, отформатируйте столбец с почтовыми индексами как текст, чтобы сохранить нули. Дополнительные сведения см. в статье Форматирование чисел, дат и других значений слияния в Excel.

Если вы хотите использовать контакты Outlook, убедитесь, что Outlook является почтовой программой по умолчанию и ее версия совпадает с Word.

Убедитесь, что ваш источник данных содержит столбец с адресами электронной почты и что в нем есть адреса всех получателей.

Нажмите Рассылки > Выбрать получателей.

Выберите источник данных. Дополнительные сведения см. в статье Источники данных, которые можно использовать для слияния почты.

В меню Файл выберите команду Сохранить.

Если нужно изменить, отсортировать или отфильтровать список рассылки, см. статью Слияние: изменение получателей.

Выберите Рассылки > Вставить поле слияния и выберите поле для добавления.

На вкладке

В основном документе выберите область Перетащите поля в эту область или введите текст и щелкните или нажмите текст, чтобы удалить его.

Добавьте и отформатируйте нужные поля, а затем нажмите кнопку ОК.

На вкладке

Чтобы добавить или удалить поля слияния, еще раз выберите элемент Просмотреть результаты.

После завершения выберите Рассылки > Найти и объединить > Слияние по электронной почте.

Параметр Слияние по электронной почте недоступен, если вы не выбрали программу электронной почты, используемую по умолчанию.

Подготовка письма

Перейдите в список Рассылки > начать слияние >письма.

Меню

Настройка списка рассылки

Список рассылки — это источник данных, содержащий сведения, Word используется для настройки письма. См. статью Источники данных, которые можно использовать для слияния.

Если вам нужно отсортировать или отфильтровать список рассылки, см. статью Слияние: изменение получателей.

Добавление персонализированного содержимого в письмо

Добавьте в письмо содержимое, которое будет по-разному для каждого человека, который его получает.

нажмите Рассылки > Блок адреса.

Выберите формат имени получателя в диалоговом окне Вставка блока адреса.

Дополнительные сведения см. в статье Вставка блока адреса.

В составе слияния в Word на вкладке Рассылки в группе Написать & Вставка полей выберите строку приветствия.

В диалоговом окне Вставка строки приветствия выберите нужный формат.

Дополнительные сведения см. в статье Вставка строки приветствия.

Чтобы вставить поле строки приветствия, выберите ОК.

В меню Файл выберите пункт Сохранить.

Чтобы вставить другие настраиваемые сведения из списка рассылки, см. добавление полей слияния по одному.

Предварительный просмотр и печать писем

Перейдите в список Рассылки > просмотреть результаты для предварительного просмотра писем.

Чтобы прокрутить или Предыдущий , выберите Next , чтобы убедиться, что имена и адреса выглядят правильно.

Выберите Предварительный просмотр результатов еще раз перейти от объединенных результатов обратно к полям слияния в письме

Выберите Завершить & слияние > печать документов.

В рамках слияния почты Word на вкладке Рассылки в группе Готово выберите завершить & слияние, а затем выберите один из вариантов.

Сохранение персонализированного письма

В меню Файл выберите пункт Сохранить. Когда вы сохраняете документ слияния, он остается подключенным к списку рассылки для дальнейшего использования.

Чтобы повторно использовать документ слияния, откройте документ слияния. Когда Word запрос на сохранение подключения, выберите Да.

Подготовка основного документа

Перейдите в список Рассылки > начать слияние >письма.

бланки

Настройка списка рассылки

Список рассылки — это источник данных, содержащий сведения, Word используется для настройки письма. См. статью Источники данных, которые можно использовать для слияния.

Если вам нужно отсортировать или отфильтровать список рассылки, см. статью Слияние: изменение получателей.

Добавление персонализированного содержимого в письмо

Добавьте имя, адрес и другие поля базы данных с помощью слияния полей.

Перейдите на вкладку Рассылки > Вставить поле слияния и выберите поле, которые вы хотите добавить.

На вкладке

Продолжайте добавлять поля, пока не введете всю нужную информацию.

Предварительный просмотр и печать писем

Перейдите в список Рассылки > просмотреть результаты, чтобы просмотреть письмо. Используйте стрелки влево и вправо для прокрутки каждой записи.

На вкладке

Чтобы внести дополнительные изменения, снова выберите просмотр результатов, чтобы вернуться в представление полей.

Когда письма будут выглядеть так, как нужно, выберите Рассылки > & слияние > печать документов.

На вкладке

Перейдите в статью Рассылки > & слияние > Изменить отдельные документы, чтобы просмотреть и обновить каждое письмо по отдельности перед печатью.

Выберите файл >печать, чтобы напечатать буквы.

Сохранение персонализированного письма

Когда вы сохраняете документ слияния, он остается подключенным к списку рассылки для использования в дальнейшем.

Чтобы повторно использовать документ слияния, откройте документ слияния. Когда Word запрос на сохранение подключения, выберите Да.

Чтобы узнать больше о том, как работает слияние писем, читайте в видеоролике, который входит в учебный курс.

В этой статье рассказывается о том, как создавать и печатать стандартные письма, в которых используются данные с листа Excel с помощью функции слияния в Word.

При использовании функции слияния в Word происходит объединение основного документа со списком получателей, в результате чего создается комплект выходных документов.

В основном документе содержится текст, являющийся одинаковым для всех выходных документов. В документе может содержаться бланк, текст и инструкции в полях слияния для вставки текста (такого как имена и адреса получателей) для отдельных выходных документов.

Список получателей является базой данных с данными для объединения в выходных документах. Например, список получателей может быть представлен в виде файла базы данных Microsoft Access или листа Excel.

Эта база данных обычно представляет собой список имен, адресов, номеров телефонов и личной информации других категорий.

Результатом слияния являются выходные документы. Текст всех выходных документов может быть одинаковым, но возможно форматирование отдельных документов.

Шаг 1. Настройка файла данных Excel

До запуска мастера слияния почты необходимо убедиться, что книга Excel структурирована соответствующим образом. Обратите внимание на следующие требования для таблицы данных.

В первой строке должны содержаться имена полей для каждого столбца, например: «Должность», «Приветствие», «Имя», «Отчество», «Фамилия», «Адрес 1» и «Адрес 2».

Все имена полей должны быть уникальными.

В каждой строке должны содержаться сведения об определенном элементе. Например, в списке рассылки в каждой строке может содержаться информация о конкретном получателе.

В таблице не должно быть пустых строк.

Создайте файл данных Excel и упорядочите его с помощью полей, которые необходимо использовать для письма, как показано в следующем примере файла данных.

Сохраните и закройте файл данных Excel после его создания.

Дополнительные сведения о создании списка адресов для слияния см. в следующей статье базы знаний Майкрософт:

294688 Разработка и создание списка адресов для слияния в Word 2002 и более поздних версиях Word

Шаг 2. Настройка основного документа

В Microsoft Office Word 2003 или более ранней версии программы Word наведите указатель на пункт Письма и рассылки в меню Сервис, затем щелкните Мастер слияния.

В Microsoft Office Word 2007 щелкните Начать слияние в группе Начать слияние на вкладке Рассылки, а затем щелкните Пошаговый мастер слияния.

В списке Выбор типа документа выберите Письма.

Активный документ становится основным документом. Основной документ содержит текст и графические элементы, которые будут одинаковыми для всех версий объединенного документа. Например, обратный адрес и приветствие в стандартном письме будут одинаковыми для всех версий.

Выполните одно из следующих действий.

Начать с документа, который отображается в окне в настоящий момент. Для этого щелкните Использовать текущий документ.

После этого можно будет ввести письмо в окне документа или подождать, пока мастер не предложит сделать это.

Начать с шаблона. Для этого выполните следующие действия.

Щелкните Шаблон.

Щелкните Выбор шаблона.

На вкладке Слияние выберите шаблон, который требуется использовать в диалоговом окне Выбор шаблона, а затем нажмите кнопку OК.

Начать с существующим документом. Для этого выполните следующие действия.

Щелкните Существующий документ.

В поле Существующий документ выберите нужный документ и щелкните Открыть.

Если документ отсутствует, щелкните Другие файлы, затем щелкните Открыть. Выберите нужный документ в диалоговом окне Открыть и нажмите кнопку Открыть.

Шаг 3. Указание источника данных Excel

В группе Выбор получателей щелкните Использование списка.

В диалоговом окне Выбор источника данных выберите нужный лист Excel.

По умолчанию в программе Word открывается папка «Мои источники данных».

Если на листе Excel содержится информация на нескольких вкладках, выберите вкладку с нужными сведениями и нажмите кнопку OК.

Все записи из источника данных отображаются в диалоговом окне Получатели слияния. Здесь вы можете уточнить список получателей, которые будут включены в слияние.

Шаг 4. Выбор получателей

В диалоговом окне Получатели слияния выберите получателей, которых необходимо включить. Для этого воспользуйтесь одним из указанных ниже способов.

Укажите получателей с помощью флажков.

Этот способ является наиболее предпочтительным вариантом, если ваш список короткий. Установите флажки для получателей, которых необходимо включить, и снимите флажки для получателей, которых необходимо исключить.

Примечание. Если известно, что в слияние необходимо включить большую часть получателей в списке, щелкните Выбрать все, затем снимите флажки для определенных получателей. Аналогично, если необходимо включить только несколько записей в списке, щелкните Очистить все, затем выберите нужные записи.

Сортировка элементов списка.

Этот способ используется в том случае, когда необходимо расположить элементы в алфавитном или цифровом порядке. Щелкните заголовок столбца элемента, по которому необходимо выполнить сортировку. Например, при необходимости отображения списка в алфавитном порядке с сортировкой по фамилии щелкните заголовок столбца Фамилия.

Фильтрация элементов списка.

Этот способ используется в том случае, если в списке содержатся записи, для которых отображение или включение в слияние не требуется. После фильтрации списка можно включить или исключить записи, используя флажки, как описано в предыдущем разделе. Для фильтрации списка выполните следующие действия.

Щелкните стрелку рядом с заголовком столбца элемента, по которому необходимо выполнить фильтрацию.

Щелкните один из следующих параметров:

(Пустые): отображение всех записей, в которых соответствующее поле является пустым.

(Непустые): отображение всех записей, в которых соответствующее поле содержит информацию.

Если в источнике данных содержатся записи с идентичной информацией и в столбце содержится не более десяти уникальных значений, можно выполнить фильтрацию по определенной информации. Например, если для нескольких адресов в качестве страны указана Австралия, можно выполнить фильтрацию по значению Австралия.

В диалоговом окне Получатели слияния отображаются только назначенные записи. Чтобы снова отобразить все записи, щелкните (Все).

Для расширенной сортировки и фильтрации щелкните стрелку рядом с именем какого-либо столбца, затем щелкните (Дополнительно). Для настройки запроса на сортировку или фильтрацию используйте вкладки Отбор записей и Сортировка записей.

Если установлено программное обеспечение для проверки адресов, щелкните Проверить в диалоговом окне Получатели слияния для проверки адресов получателей.

Программа Word будет использовать получателей, назначенных для слияния.

Шаг 5. Написание письма и добавление полей слияния

Если это еще не было сделано, введите в основной документ текст, который будет приведен на каждом бланке письма.

Вставка полей слияния

Вставьте поля слияния в те места, где требуется разместить имена, адреса и другую информацию из источника данных. Для вставки полей слияния выполните следующие действия.

В основном документе щелкните то место, в которое необходимо вставить поле.

Вставьте один из следующих параметров.

Адресный блок с именем, адресом и другой информацией.

Щелкните Блок адреса.

В диалоговом окне Вставка блока адреса выберите элементы адреса, которые необходимо включить, и нужные форматы, затем нажмите OК. Чтобы получить справку по параметру, щелкните вопросительный знак, а затем щелкните параметр.

Чтобы получить справку по параметру, щелкните вопросительный знак, а затем щелкните параметр. Если появилось диалоговое окно Подбор полей, возможно, программе Word не удалось найти определенную информацию для блока адреса. Щелкните стрелку рядом с полем (отсутствует), затем выберите поле в источнике данных, соответствующем полю, необходимому для слияния.

Щелкните Строка приветствия.

Выберите формат строки приветствия, включающий приветствие, формат имени и соответствующие знаки препинания.

Выберите текст, который будет отображаться в тех случаях, когда программе Word не удается интерпретировать имя получателя. Например, программа Word не сможет интерпретировать имя, если в источнике данных для получателя указано только название компании, а имя и фамилия отсутствуют.

Если появилось диалоговое окно Подбор полей, возможно, программе Word не удалось найти определенную информацию для строки приветствия. Щелкните стрелку рядом с полем (отсутствует), затем выберите поле в источнике данных, соответствующем полю, необходимому для слияния.

Другие поля с информацией:

Щелкните Другие элементы.

Выполните одно из следующих действий.

Для выбора полей адресов, которые будут автоматически сопоставляться с соответствующими полями в источнике данных, даже в том случае, если имена полей источника данных не совпадают с именами ваших полей, щелкните Поля адреса.

Для выбора полей, которые всегда напрямую используют данные столбца базы данных, щелкните Поля базы данных.

В диалоговом окне Поля выберите нужное поле.

Щелкните Вставить, а затем Закрыть.

Если появилось диалоговое окно Подбор полей, программе Word не удалось найти определенную информацию для вставки поля. Щелкните стрелку рядом с полем (отсутствует), затем выберите поле в источнике данных, соответствующем полю, необходимому для слияния.

Примечание. При вставке поля из списка Поля базы данных и последующем переключении к источнику данных, в котором отсутствует столбец с таким же именем, Word не сможет вставить информацию этого поля в созданный документ.

Электронная почтовая марка.

Для добавления электронной почтовой марки необходимо установить соответствующее программное обеспечение, приобретенное у стороннего поставщика в Интернете. Для использования электронной почтовой марки выполните следующие действия.

Щелкните Почтовая марка.

Если программное обеспечение для работы с электронными почтовыми марками не установлено, появляется запрос на его установку и предложение подключиться к следующему веб-узлу Microsoft Office:

Вставьте марку в соответствии с инструкциями программы.

Для добавления электронной почтовой марки необходимо установить соответствующее программное обеспечение, приобретенное у стороннего поставщика в Интернете. Для использования электронной почтовой марки выполните следующие действия. Почтовый штрихкод: Необходимо выбрать тип письма или конверта с поддержкой штрихкода POSTNET. Для использования почтового штрихкода выполните следующие действия.

Щелкните Почтовый штрихкод.

В диалоговом окне Вставка почтового штрихкода выберите соответствующие поля адреса.

Примечание. Параметр Почтовый штрихкод отображается только при использовании программы Word на английском языке (США).

Повторите шаг «а» и «б» для всех полей, которые необходимо вставить. ПРИМЕЧАНИЯ.

Нельзя ввести символы поля слияния (" ") или вставить их с помощью команды Символ в меню Вставка.

Если поля слияния заключены в фигурные скобки, например < MERGEFIELD City >, программа Word вместо значений отображает коды полей. Это не влияет на слияние, но при необходимости отображения результатов правой кнопкой мыши щелкните код поля, затем выберите Коды/значения полей в контекстном меню.

Например, при использовании приведенной простой базы данных в вашем письме могут использоваться поля AddressBlock и GreetingLine, а первая страница будет выглядеть примерно так:

26 февраля 2002 г.

AddressBlock

GreetingLine

Введите свое имя.

Примечание. Для вставки полей слияния, работы с основным документом слияния и выполнения слияния можно использовать панель инструментов Слияние. Чтобы отобразить панель инструментов Слияние, в меню Сервис выберите Письма и рассылки, затем щелкните Показать панель инструментов слияния.

На панели инструментов Слияние доступны дополнительные команды, отсутствующие в мастере слияния. Например, с помощью меню Вставить поле Word на панели инструментов Слияние можно вставлять поля Word для управления процессом слияния. Например, можно вставить поле IF, которое вставляет текст только в том случае, если в определенном поле слияния установлено указанное значение.

Или можно щелкнуть Поиск ошибок для выполнения слияния и создания отчета об ошибках, содержащихся в основном документе.

Изменение формата объединенных данных

Для форматирования объединенных данных необходимо отформатировать поля в основном документе. Не форматируйте данные в источнике данных, поскольку это форматирование не сохраняется при слиянии данных в документе. Для изменения формата объединенных данных выполните следующие действия.

В основном документе выберите поле с информацией, которую необходимо отформатировать, включая символы, в которые заключено поле слияния (>).

В Word 2003 и более ранних версиях щелкните Шрифт в меню Формат и установите нужные параметры.

В Word 2007 щелкните нужный вариант в поле Шрифты темы в группе Шрифт на вкладке Главная.

Форматирование с помощью кодов полей

Для доступа к другим параметрам форматирования нажмите ALT+F9, чтобы отобразить коды полей, затем добавьте ключи в поля слияния. Ключ, используемый при работе с полями, является специальной инструкцией, которая приводит к выполнению определенного действия. В общем смысле ключ добавляется к полю для изменения результата.

Ниже приведены примеры использования ключей.

Для печати имен клиентов в верхнем регистре добавьте ключ формата (\*).

Чтобы размер и шрифт объединенной информации совпадали с размером и шрифтом, которые установлены для поля слияния, добавьте ключ Charformat (\*).

Шаг 6. Сохранение документа

Завершив формирование основного документа и вставив все поля слияния, обязательно сохраните документ перед тем, как продолжить работу. Для этого выполните следующие действия.

В программе Word 2003 и более ранних версиях щелкните Сохранить как в меню Файл.

В программе Word 2007 нажмите кнопку Microsoft Office и щелкните Сохранить как.

Укажите имя документа и нажмите кнопку Сохранить.

Шаг 7. Просмотр писем и настройка списка получателей

При появлении области задач «Шаг 5. Слияние» мастера все поля слияния основного документа заменяются текстом первой записи списка получателей, чтобы можно было просмотреть первый выходной документ.

Например, при использовании образца базы данных, приведенного выше, после нажатия Далее. Просмотр писем, первая страница будет выглядеть примерно так:

26 февраля 2002 г.

Александр Демидов
ул. Морская, 124
Пенза, 140052

Уважаемый Александр Демидов!

Введите свое имя. Для просмотра других записей воспользуйтесь одним из указанных ниже способов.

Для просмотра элементов по порядку используйте кнопки со стрелками влево и вправо.

Для просмотра определенного элемента щелкните Найти получателя, затем в диалоговом окне Поиск элемента введите условие поиска.

При необходимости уточните список получателей. Для этого воспользуйтесь одним из указанных ниже способов.

Чтобы исключить определенного получателя из слияния, щелкните Исключить получателя.

Чтобы изменить список получателей, щелкните Изменить список получателей и внесите изменения в диалоговом окне Получатели слияния.

Шаг 8. Завершение слияния

Чтобы завершить слияние, воспользуйтесь одним из указанных ниже способов.

Персонализация отдельных писем

Для персонализации отдельных писем завершите слияние, а затем измените необходимую информацию в полученном объединенном документе. Для этого выполните следующие действия.

Щелкните Изменить часть писем.

В диалоговом окне Составные новые документы выберите записи, которые необходимо объединить.

Word создает и открывает новый объединенный документ. Основной документ также остается открытым, и в него можно вернуться при необходимости изменения всех документов.

Найдите информацию, которую необходимо изменить, и внесите изменения.

Напечатайте или сохраните документ так же, как и любой другой документ.

Печать писем

Для печати писем воспользуйтесь одним из указанных ниже способов.

Если элементы персонализированы и объединенный документ является активным, выполните следующие действия.

В программе Word 2003 и более ранних версиях выберите пункт Печать в меню Файл.

В программе Word 2007 нажмите кнопку Microsoft Office и щелкните Печать.

Выберите нужные параметры.

При необходимости печати напрямую из мастера слияния выполните следующие действия.

На шаге 6 мастера слияния (завершение слияния), щелкните Печать.

В диалоговом окне Составные печатные документы воспользуйтесь одним из следующих способов и нажмите кнопку OК.

Для печати всех документов щелкните Все.

Для печати документа, отображаемого в окне документа, щелкните Текущая запись.

Для печати диапазона документов щелкните С и введите номера записей в поля С и До.

В диалоговом окне Печать выберите нужные параметры.

Сохранение объединенных писем для последующего использования

При необходимости изменения объединенных писем и их сохранения для последующего использования письма можно вставить в один документ. Для этого выполните следующие действия.

Щелкните Изменить часть писем.

В диалоговом окне Составные новые документы воспользуйтесь одним из следующих способов и нажмите кнопку OК.

Для объединения всех документов щелкните Все.

Для слияния только документа, отображаемого в окне документа, щелкните Текущая запись.

Для объединения диапазона документов щелкните С и введите номера записей в поля С и До.

Word открывает новый документ со всеми отдельными письмами. Затем можно сохранить документ для последующего использования так же, как и любой другой документ.

Ссылки

Дополнительные сведения см. в следующих статьях базы знаний Майкрософт:

318117 Использование адресов в книге Excel для создания наклеек в Word

318115 Создание письма в Word 2002 с использованием информации из базы данных Access

318112 Использование адресов из базы данных Access 2002 для создания наклеек в Word 2002

294686 Использование слияния для создания списка, отсортированного по категории, в Word 2002 и более поздних версиях Word

290408 Часто задаваемые вопросы о слиянии в Word 2002

294688 Разработка и создание списка адресов для слияния в Word 2002 и более поздних версиях Word

294693 Использование слияния для создания каталога в Word 2002 и более поздних версиях Word

294683 Использование слияния для создания писем в Word 2002 и более поздних версиях Word

word слияние документов

Привет! Сегодня решил осветить один из тех инструментов, а именно массовую рассылку (слияние) документов. Этот инструмент относится к тем, что:

  • легки в использовании
  • малоизвестны
  • приносят охрененную пользу

и еще один нюанс - это единственный из всех инструментов, который использует связь с Word. Даже более того, этот инструмент больше относится к Word, чем к Excel.

Применение инструмента

Представим ситуацию. Вы начальник отдела кадров, в котором утвержденный проект трудового договора. Каждый сотрудник, включая гендира, подписывает ежегодно один и тот же документ, который каждый раз отличается только в деталях, индивидуально присущих каждому человеку - ФИО, должность, зарплата, домашний адрес и т.д.

Как обычно делается? Либо вы вносите каждый раз перед распечаткой в установленный шаблон нужные изменения либо создаете на каждого сотрудника (адресата) отдельный документ, в котором только корректируете дату подписания.

В любом случае вы работаете с каждым адресатом. Это отнимает много времени и является рутинной процедурой, которую легко можно сократить.

Что необходимо

В первую очередь нам нужны:

  • Документ-шаблон в Word'е
  • Список адресатов с их характеристиками (адресами, полом, обращением. )

У меня для примера простенькое письмецо:

Массовая рассылка excel

Серым отмечены блоки, индивидуальные для каждого адресата. Как видите, нужно подготовить обращение (Уважаемый/Уважаемая), нужные поля в родительном падеже (Иванову). Соответственно, на каждый такой блок я готовлю табличку в Excel:

Слияние WOrd-Excel

Слияние - вот как называется этот инструмент. Для этого открываем наш шаблон в Word и нажимаем на вкладке "Рассылки" - "Начать слияние" - "Пошаговый мастер слияния".

Массовая рассылка

Далее появится справа панель, где поэтапно надо выбирать нужный вариант.

word excel слияние

  1. Выбор типа документа. Я выбрал "Письма"
  2. Открытие документа. Я уже открыл, поэтому "Текущий документ".
  3. Выбор получателей. У меня уже готовый список, поэтому "Использование списка" и Обзор. Там выбираю свой файл.
  4. Создание письма. Мне много блоков надо ввести, поэтому поочередно выбираю нужное место в письме и через "Другие элементы" вставляю нужный мне элемент.
  5. Просмотр писем. Здесь можно прокрутить ваши записи, т.е. посмотреть все документы, нажимая на соответствующие стрелочки.
  6. Завершение слияния. Тут есть два варианта - "Печать" - можете распечатать готовые документы, при этом выбрав только тех, кто нужен. И другой вариант "Изменить часть писем" - здесь каждый документ формируется друг за другом. Это нужно для того, чтобы внести какие-то редкие изменения, которые просто нецелесообразно втыкать в таблицу. При этом также можно выбрать какие письма вам выгрузятся в Word, а какие не нужны.

Сохраните документ. Потом при открытии вас будут спрашивать

массовая рассылка excel word

Отвечаете "Да" и можете просматривать шаблон с текущими адресами прямо на панели, слияние делать больше не придется.

Очевидный плюс этого инструмента - никакой рутины. Подготовка документа будет сводиться лишь к открытию, выбору адресатов и распечатке (отправке).

Обычно я делаю быструю пояснялку для Youtube, но этот инструмент уже освещен в моем бесплатном часовом видеокурсе "Топ-10 инструментов Excel ". Все мои подписчики его получили, если же его у вас нет, можете его получить, введя в поле в правой части свои контакты и после подтверждающего письма (где надо кликнуть на ссылке) вам придет письмо со ссылкой на видеокурс. Там вы заодно познакомитесь еще с 9ю инструментами, которые приносят огромную пользу в работе всем пользователям Excel.

P.S. Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку в правой части страницы (Бесплатный курс "Топ-10 инструментов Excel") и будьте в курсе новых событий.

Массовая рассылка (слияние) с помощью Excel и Word : 12 комментариев

А как приложить файл к каждому письму?

Честно, не уверен, что это возможно.

«А как приложить файл к каждому письму?»
Через слияние — это невозможно. Можно только без использования Word. Есть рассыльщики писем в Excel, которые нужным образом настраиваются. Через них можно и файлы вкладывать, и содержание письма персональное через формулы устанавливать, и отправлять одним кликом письма для 1000 получателей. В поисковике набери «Макрос отправки письма из Excel через Outlook» и найдешь.

Отличная статья, спасибо! Всё делала по Вашей инструкции — получилось! Один вопрос: как настроить отображение дат в формате ДД.ММ.ГГГГ? (По умолчанию они выходят в виде ММ/ДД/ГГГГ)

» как настроить отображение дат в формате ДД.ММ.ГГГГ?»
В исходнике Excel дату необходимо хранить в виде текста. Например создайте дополнительный столбец, с формулой =Текст(A2;»дд.мм.гггг») и в Word ссылайтесь на этот столбец.

У меня в оутлуке несколько почт, как выбрать нужную почту отправления?

Боюсь, что пойдет та, что по умолчанию.

Замечательная статья, только имена указаны не в родительном, а в дательном падеже)

Хочу много знать

Когда идет вставление информации в большом объеме, Word или Excel автоматически уменьшает содержание ячейки до допустимого возможного количество символов. Как сделать так что бы программа вставляла весь объем информации указанный в ячейке.

Читайте также: