Как сделать проверку данных в excel
Примечание: Это расширенная статья о проверке данных. Общие сведения о проверке данных, а также сведения о проверке данных в ячейке или диапазоне см. в статье Добавление проверки данных в ячейку или диапазон ячеек.
Проверка данных используется для ограничения типа данных или значений, которые можно вводить в ячейку. Например, ее можно применять для расчета максимального разрешенного значения в ячейке на основе значения в другой ячейке книги. В приведенном ниже примере пользователь ввел в ячейку значение "абв", которое является для нее недопустимым.
Ситуации, в которых полезно использовать проверку данных
Проверка данных незаменима в том случае, если необходимо предоставить общий доступ к книге другим пользователям и обеспечить точность и согласованность вводимых данных. Кроме всего прочего, проверку данных можно использовать в следующих целях:
Ограничение данных предопределенными элементами списка: например, можно ограничить выбор отдела значениями "Бухгалтерия", "Финансовый отдел", "Отдел кадров" и т. д.
Ограничение использования чисел за пределами указанного диапазона: например, можно указать максимальный процент годового роста зарплаты сотрудника (например, 3 %) или разрешить только целое число от 1 до 100.
Ограничение дат, находящихся за пределами определенного промежутка времени: например, можно предотвратить выбор даты, которая предшествует текущей, при запросе отгула.
Ограничение времени, которое находится за пределами определенного промежутка времени: например, вы можете указать, что собрания должны проводиться в период между 8:00 и 17:00.
Ограничение количества текстовых знаков: например, можно разрешить ввод не более 10 знаков в ячейку.
Когда пользователи привыкнут к вводу данных, вы можете снять флажок Отображать подсказку, если ячейка является текущей.
Предотвращает ввод недопустимых данных в ячейку.
Предупреждает пользователей о том, что введенные данные недопустимы, но не препятствует их вводу.
Когда появляется предупреждение, пользователь может нажать кнопку Да, чтобы принять недопустимый ввод, кнопку Нет , чтобы изменить введенные данные, или кнопку Отмена, чтобы удалить недопустимую запись.
Советы по использованию проверки данных
Обратите внимание на советы и рекомендации по использованию проверки данных в Excel.
Примечание: Если вы хотите использовать проверку данных в книгах в Службы Excel или Excel Web App, сначала потребуется создать ее в классическом приложении Excel.
Ширина раскрывающегося списка определяется шириной ячейки, для которой применяется проверка данных. Возможно, вам потребуется увеличить ее, чтобы не обрезать допустимые записи, ширина которых больше ширины раскрывающегося списка.
Если необходимо защитить лист или книгу, выполните это действие после настройки параметров проверки. Перед тем как защитить лист, убедитесь, что разблокированы любые ячейки, которые необходимо проверить. В противном случае пользователям не удастся ввести данные в ячейки. См. статью Защита листа.
Если требуется открыть общий доступ к книге, можно сделать это после настройки проверки данных. Если книга открыта для общего доступа, изменение параметров проверки данных невозможно, пока не будет отменен общий доступ.
Можно применить поверку данных к ячейкам, в которые уже введены данные. Однако в приложении Excel отсутствует возможность автоматического уведомления о том, что в существующих ячейках имеются недопустимые данные. В этом случае можно выделить недопустимые данные на листе с помощью кругов. Когда недопустимые данные найдены, круги можно скрыть. При исправлении недопустимых данных они исчезают автоматически.
Чтобы обвести данные, выделите нужные ячейки и выберите Данные > Работа с данными > Проверка данных > Обвести неверные данные.
Чтобы быстро отменить проверку данных в ячейке, выделите ее и выберите Данные > Работа с данными > Проверка данных > Параметры > Очистить все.
Чтобы найти ячейки на листе, для которых включена проверка данных, на вкладке Главная в группе элементов Правка выберите пункт Найти и выделить, а затем нажмите кнопку Проверка данных. После того как найдены ячейки, для которых включена проверка данных, можно изменить, скопировать или удалить параметры проверки данных.
Для создания раскрывающегося списка можно воспользоваться командой Присвоить имя (на вкладке Формулы в группе Определенные имена), которая позволяет определить имя для диапазона, содержащего список. После создания списка на другом листе можно скрыть лист, который содержит список, а затем защитить книгу, чтобы пользователи не смогли получить доступ к этому списку.
Если вы измените параметры проверки одной ячейки, вы можете автоматически применить изменения ко всем остальным ячейкам, имеющим такие же параметры. Для этого на вкладке Параметры установите флажок Распространить изменения на другие ячейки с тем же условием.
Если проверка данных не работает, проверьте указанные ниже условия.
Выключен пересчет вручную. Если включен пересчет вручную, невычисляемые ячейки могут повлиять на правильность проверки данных. Чтобы отключить пересчет вручную, откройте вкладку Формулы, в группе Вычисление выберите Параметры вычислений и щелкните параметр Автоматически.
Возможно, таблица Excel связана с сайтом SharePoint. В таблицу Excel, которая связана с сайтом SharePoint, добавить проверку данных невозможно. Чтобы добавить проверку данных, необходимо удалить связь таблицы Excel или преобразовать ее в диапазон.
Возможно, в настоящее время вводятся данные. Во время ввода данных в ячейку команда "Проверка данных" недоступна. Нажмите клавишу ВВОД, чтобы завершить ввод данных, или ESC, чтобы отменить его.
Возможно, лист защищен или является общим. Если книга защищена или используется совместно, изменить параметры проверки данных невозможно. Необходимо сначала отменить общий доступ или снять защиту книги.
Обновление или удаление проверки данных в книге, созданной другим пользователем
Если вы получили книгу с проверкой данных от другого пользователя и лист не защищен паролем, вы можете изменить или удалить проверку. Если лист защищен и вы не знаете пароль, обратитесь к его прежнему владельцу, так как в Excel невозможно восстановить потерянные пароли. Вы также можете скопировать данные на другой лист и удалить проверку данных.
Если при попытке ввести данные в ячейку или изменить их выводится предупреждение и вы не знаете точно, что вы можете вводить, обратитесь к владельцу книги.
У вас есть вопрос об определенной функции?
Помогите нам улучшить Excel
У вас есть предложения по улучшению следующей версии Excel? Если да, ознакомьтесь с темами на портале пользовательских предложений для Excel.
Excel для Microsoft 365 Excel для Microsoft 365 для Mac Excel для Интернета Excel 2021 Excel 2021 for Mac Excel 2019 Excel 2019 для Mac Excel 2016 Excel 2016 для Mac Excel 2013 Excel 2010 Excel 2007 Excel для Mac 2011 Excel Starter 2010 Еще. Меньше
Проверка данных позволяет ограничить тип данных или значения, которые можно ввести в ячейку. Чаще всего она используется для создания раскрывающихся списков.
Проверьте, как это работает!
Выделите ячейки, для которых необходимо создать правило.
Выберите Данные > Проверка данных.
На вкладке Параметры в списке Тип данных выберите подходящий вариант:
Целое число, чтобы можно было ввести только целое число.
Десятичное число, чтобы можно было ввести только десятичное число.
Список, чтобы данные выбирались из раскрывающегося списка.
Дата, чтобы можно было ввести только дату.
Время, чтобы можно было ввести только время.
Длина текста, чтобы ограничить длину текста.
Другой, чтобы задать настраиваемую формулу.
В списке Значение выберите условие.
Задайте остальные обязательные значения с учетом параметров Тип данных и Значение.
Нажмите ОК.
Скачивание примеров
Ограничение ввода данных
Выделите ячейки, для которых нужно ограничить ввод данных.
На вкладке Данные щелкните Проверка данных > Проверка данных.
Примечание: Если команда проверки недоступна, возможно, лист защищен или книга является общей. Если книга является общей или лист защищен, изменить параметры проверки данных невозможно. Дополнительные сведения о защите книги см. в статье Защита книги.
В поле Тип данных выберите тип данных, который нужно разрешить, и заполните ограничивающие условия и значения.
Примечание: Поля, в которых вводятся ограничивающие значения, помечаются на основе выбранных вами данных и ограничивающих условий. Например, если выбран тип данных "Дата", вы сможете вводить ограничения в полях минимального и максимального значения с пометкой Начальная дата и Конечная дата.
Запрос для пользователей на ввод допустимых значений
Выделите ячейки, в которых для пользователей нужно отображать запрос на ввод допустимых данных.
На вкладке Данные щелкните Проверка данных > Проверка данных.
Примечание: Если команда проверки недоступна, возможно, лист защищен или книга является общей. Если книга является общей или лист защищен, изменить параметры проверки данных невозможно. Дополнительные сведения о защите книги см. в статье Защита книги.
На вкладке Подсказка по вводу установите флажок Отображать подсказку, если ячейка является текущей.
На вкладке Данные щелкните Проверка данных > Проверка данных.
Примечание: Если команда проверки недоступна, возможно, лист защищен или книга является общей. Если книга является общей или лист защищен, изменить параметры проверки данных невозможно. Дополнительные сведения о защите книги см. в статье Защита книги.
Выполните одно из следующих действий.
В контекстном меню Вид выберите
Требовать от пользователей исправления ошибки перед продолжением
Предупреждать пользователей о том, что данные недопустимы, и требовать от них выбора варианта Да или Нет, чтобы указать, нужно ли продолжать
Предупреждение
Добавление проверки данных в ячейку или диапазон ячеек
Примечание: Первые два действия, указанные в этом разделе, можно использовать для добавления любого типа проверки данных. Действия 3–7 относятся к созданию раскрывающегося списка.
Выделите одну или несколько ячеек, к которым нужно применить проверку.
На вкладке Данные в группе Работа с данными нажмите кнопку Проверка данных.
На вкладке Параметры в поле Разрешить выберите Список.
В поле Источник введите значения списка, разделенные запятыми. Например, введите Низкий,Средний,Высокий.
Убедитесь, что установлен флажок Список допустимых значений. В противном случае рядом с ячейкой не будет отображена стрелка раскрывающегося списка.
Чтобы указать, как обрабатывать пустые (нулевые) значения, установите или снимите флажок Игнорировать пустые ячейки.
После создания раскрывающегося списка убедитесь, что он работает так, как нужно. Например, можно проверить, достаточно ли ширины ячеек для отображения всех ваших записей.
Отмена проверки данных. Выделите ячейки, проверку которых вы хотите отменить, щелкните Данные > Проверка данных и в диалоговом окне проверки данных нажмите кнопки Очистить все и ОК.
В таблице перечислены другие типы проверки данных и указано, как применить их к данным на листе.
Разрешить вводить только целые числа из определенного диапазона
Выполните действия 1–2, указанные выше.
В списке Разрешить выберите значение Целое число.
В поле Данные выберите необходимый тип ограничения. Например, для задания верхнего и нижнего пределов выберите ограничение Диапазон.
Введите минимальное, максимальное или определенное разрешенное значение.
Можно также ввести формулу, которая возвращает числовое значение.
Например, допустим, что вы проверяете значения в ячейке F1. Чтобы задать минимальный объем вычетов, равный значению этой ячейки, умноженному на 2, выберите пункт Больше или равно в поле Данные и введите формулу =2*F1 в поле Минимальное значение.
Разрешить вводить только десятичные числа из определенного диапазона
Выполните действия 1–2, указанные выше.
В поле Разрешить выберите значение Десятичный.
В поле Данные выберите необходимый тип ограничения. Например, для задания верхнего и нижнего пределов выберите ограничение Диапазон.
Введите минимальное, максимальное или определенное разрешенное значение.
Можно также ввести формулу, которая возвращает числовое значение. Например, для задания максимального значения комиссионных и премиальных в размере 6% от заработной платы продавца в ячейке E1 выберите пункт Меньше или равно в поле Данные и введите формулу =E1*6% в поле Максимальное значение.
Примечание: Чтобы пользователи могли вводить проценты, например "20 %", в поле Разрешить выберите значение Десятичное число, в поле Данные задайте необходимый тип ограничения, введите минимальное, максимальное или определенное значение в виде десятичного числа, например 0,2, а затем отобразите ячейку проверки данных в виде процентного значения, выделив ее и нажав кнопку Процентный формат на вкладке Главная в группе Число.
Разрешить вводить только даты в заданном интервале времени
Выполните действия 1–2, указанные выше.
В поле Разрешить выберите значение Дата.
В поле Данные выберите необходимый тип ограничения. Например, для разрешения даты после определенного дня выберите ограничение Больше.
Введите начальную, конечную или определенную разрешенную дату.
Вы также можете ввести формулу, которая возвращает дату. Например, чтобы задать интервал времени между текущей датой и датой через 3 дня после текущей, выберите пункт Между в поле Данные, потом введите =СЕГОДНЯ() в поле Дата начала и затем введите =СЕГОДНЯ()+3 в поле Дата завершения.
Разрешить вводить только время в заданном интервале
Выполните действия 1–2, указанные выше.
В поле Разрешить выберите значение Время.
В поле Данные выберите необходимый тип ограничения. Например, для разрешения времени до определенного времени дня выберите ограничение меньше.
Укажите время начала, окончания или определенное время, которое необходимо разрешить. Если вы хотите ввести точное время, используйте формат чч:мм.
Например, если в ячейке E2 задано время начала (8:00), а в ячейке F2 — время окончания (17:00) и вы хотите ограничить собрания этим промежутком, выберите между в поле Данные, а затем введите =E2 в поле Время начала и =F2 в поле Время окончания.
Разрешить вводить только текст определенной длины
Выполните действия 1–2, указанные выше.
В поле Разрешить выберите значение Длина текста.
В поле Данные выберите необходимый тип ограничения. Например, для установки определенного количества знаков выберите ограничение Меньше или равно.
В данном случае нам нужно ограничить длину вводимого текста 25 символами, поэтому выберем меньше или равно в поле Данные и введем 25 в поле Максимальное значение.
Вычислять допустимое значение на основе содержимого другой ячейки
Выполните действия 1–2, указанные выше.
В поле Разрешить выберите необходимый тип данных.
В поле Данные выберите необходимый тип ограничения.
В поле или полях, расположенных под полем Данные, выберите ячейку, которую необходимо использовать для определения допустимых значений.
Например, чтобы допустить ввод сведений для счета только тогда, когда итог не превышает бюджет в ячейке E1, выберите значение Число десятичных знаков в списке Разрешить, ограничение "Меньше или равно" в списке "Данные", а в поле Максимальное значение введите >= =E1.
В примерах ниже при создании формул с условиями используется настраиваемый вариант. В этом случае содержимое поля "Данные" не играет роли.
Представленные в этой статье снимки экрана созданы в Excel 2016, но функции аналогичны Excel в Интернете.
Введите формулу
Значение в ячейке, содержащей код продукта (C2), всегда начинается со стандартного префикса "ID-" и имеет длину не менее 10 (более 9) знаков.
=И(ЛЕВСИМВ(C2;3)="ID-";ДЛСТР(C2)>9)
Ячейка с наименованием продукта (D2) содержала только текст.
Значение в ячейке, содержащей чью-то дату рождения (B6), было больше числа лет, указанного в ячейке B4.
Все данные в диапазоне ячеек A2:A10 содержали уникальные значения.
=СЧЁТЕСЛИ($A$2:$A$10;A2)=1
Примечание: Необходимо сначала ввести формулу проверки данных в ячейку A2, а затем скопировать эту ячейку в ячейки A3:A10 так, чтобы второй аргумент СЧЁТЕСЛИ соответствовал текущей ячейке. Часть A2)=1 изменится на A3)=1, A4)=1 и т. д.
Библиотека JavaScript Excel предоставляет API, позволяющие вашей надстройке добавлять функцию автоматической проверки данных для таблиц, столбцов, строк и других диапазонов в книге. Чтобы понять понятия и терминологию проверки данных, см. в следующих статьях о том, как пользователи добавляют проверку данных Excel пользовательского интерфейса.
Программное управление проверкой данных
Свойство Range.dataValidation , которое получает объект DataValidation, является точкой входа для программного управления проверкой данных в Excel. Существует пять свойств объекта DataValidation :
- rule — определяет, какие данные для диапазона являются допустимыми. См. статью DataValidationRule.
- errorAlert — указывает, всплывает ли ошибка, если пользователь вводит недействительные данные, и определяет текст оповещения, название и стиль; например, information и warning``stop . См. статью DataValidationErrorAlert.
- prompt — указывает, появляется ли подсказка, когда пользователь наводит указатель мыши на диапазон, и определяет текст подсказки. См. статью DataValidationPrompt.
- ignoreBlanks — указывает, применяется ли правило проверки данных к пустым ячейкам в диапазоне. Значение по умолчанию: true .
- type — идентификация типа проверки "только для чтения", например WholeNumber, Date, TextLength и т. д. Это свойство устанавливается неявно при задании свойства rule .
Проверка данных, добавляемая программно, ведет себя так же, как проверка данных, добавляемая вручную. В частности, обратите внимание на то, что проверка данных запускается только в том случае, если пользователь вводит значение в ячейку или копирует и вставляет ячейки из другого источника в книге и выбирает параметр вставки Значения. Если пользователь копирует ячейку и выполняет простую вставку в диапазон проверки данных, проверка не выполняется.
Создание правил проверки
Чтобы добавить проверку данных в диапазон, ваш код должен установить свойство rule объекта DataValidation в Range.dataValidation . Это приводит к получению объекта DataValidationRule, который имеет семь дополнительных свойств. Максимум одно свойство может присутствовать в любом объекте DataValidationRule . Указываемое свойство определяет тип выполняемой проверки.
Типы правил проверки Basic и DateTime
Первые три свойства DataValidationRule (т. е. типы правил проверки) в качестве своего значения принимают объект BasicDataValidation.
- wholeNumber — требует целое число в дополнение к другим проверкам, указанным объектом BasicDataValidation .
- decimal — требует десятичное число в дополнение к другим проверкам, указанным объектом BasicDataValidation .
- textLength — применяет сведения проверки объекта BasicDataValidation к длине значения ячейки.
Ниже приведен пример создания правила проверки. Обратите внимание на указанные ниже аспекты этого кода.
- Это operator двоичный оператор greaterThan . При использовании бинарного оператора значение, которое пользователь пытается ввести в ячейку, — это левый операнд, а значение, указанное в formula1 , — это правый операнд. Поэтому согласно этому правилу только целые числа больше 0 являются допустимыми.
- formula1 — это жестко заданное число. Если во время кодирования вы не знаете, какое значение должно быть задано, можно также использовать формулу Excel (в виде строки) для значения. Например, "= A3" и "= SUM(A4,B5)" могут также быть значениями formula1 .
Перечень других бинарных операторов см. в статье BasicDataValidation.
Есть также два ternary операторов: between и notBetween . Для их использования необходимо указать необязательное свойство formula2 . Значения formula1 и formula2 — это ограничивающие операнды. Значение, которое пользователь пытается ввести в ячейку, — это третий (вычисленный) операнд. Ниже приводится пример использования оператора "Между".
Следующие два свойства правила в качестве своего значения принимают объект DateTimeDataValidation.
Объект DateTimeDataValidation структурирован так же, как и BasicDataValidation : он имеет свойства formula1 , formula2 и operator и используется аналогичным образом. Различие состоит в том, что в свойствах формулы нельзя использовать число, но можно ввести строку даты и времени ISO 8606 (или формулу Excel). Ниже приводится пример, который определяет допустимые значения как даты в первую неделю апреля 2022 г.
Тип правила проверки для списка
Используйте свойство list в объекте DataValidationRule , чтобы указать, что единственными допустимыми значениями являются значения из конечного списка. Ниже приведен пример. Обратите внимание на указанные ниже аспекты этого кода.
- Предполагается, что существует лист с именем "Имена", а значения в диапазоне "A1:A3" являются именами.
- Свойство source определяет список допустимых значений. Строковый аргумент ссылается на диапазон с именами. Можно также назначить разделенный запятыми список, например "Регина, Сергей, Анна".
- Свойство inCellDropDown указывает, будет ли раскрывающийся элемент управления отображаться в ячейке, когда пользователь выбирает ее. Если свойству присвоено значение true , то раскрывающийся список отображается со списком значений из source .
Настраиваемый тип правила проверки
Используйте свойство custom в объекте DataValidationRule , чтобы задать настраиваемую формулу проверки. Ниже приведен пример. Обратите внимание на указанные ниже аспекты этого кода.
- Предполагается, что на листе расположена таблица с двумя столбцами A и B: Имя спортсмена и Комментарии.
- Чтобы исключить многословие в столбце Комментарии, данные, содержащие имя спортсмена, определяются недопустимыми.
- SEARCH(A2,B2) возвращает стартовую позицию строки в ячейке A2 в строку в ячейке B2. Если A2 не находится в ячейке B2, не возвращается числовое значение. ISNUMBER() возвращает логическое значение. Поэтому свойство formula указывает, что допустимые данные для столбца Комментарии — это данные, которые не содержат строку в столбце Имя спортсмена.
Создание оповещений об ошибках проверки
Вы можете создать настраиваемое оповещение об ошибке, которое отображается, если пользователь пытается ввести недопустимые данные в ячейке. Ниже приведен простой пример. Обратите внимание на указанные ниже аспекты этого кода.
Дополнительные сведения см. в статье DataValidationErrorAlert.
Создание запросов проверки
Вы можете создать пояснительную подсказку, которая появляется, когда пользователь наводит указатель мыши на ячейку, к которой была применена проверка данных, или выбирает ее. Ниже приведен пример.
Дополнительные сведения см. в статье DataValidationPrompt.
Удаление проверки данных из диапазона
Чтобы удалить проверку данных из диапазона, вызовите метод Range.dataValidation.clear().
Необязательно, чтобы очищаемый диапазон был тем же диапазоном, к которому вы применили проверку данных. Если это не один и тот же диапазон, удаляются только перекрывающиеся ячейки двух диапазонов (при их наличии).
Удаление проверки данных из диапазона также распространяется на любую проверку данных, которую пользователь добавил вручную в диапазон.
Общая формула, которая поможет нам проверить и отметить правильность ввода данных в ячейку Excel, выглядит следующим образом:
=ЕСЛИ(логическое условие, галочка, знак_ошибки)
Все наши допустимые значения, которые могут быть записаны в ячейку при вводе, мы расположим в отдельном диапазоне данных. В нашем случае - в ячейках Е2:Е5. Чтобы было проще работать с этими условиями, давайте обозначим эти ячейки как именованный диапазон. Назовем его "значения". Теперь вместо координат ячеек достаточно будет ввести имя диапазона - "значения". Этот набор можно при необходимости расширить.
Формула в ячейке В2 выглядит следующим образом:
Как работает эта формула в Excel?
Чтобы отобразить галочку, если введенное значение верное, вы можете использовать формулу на основе функции ЕСЛИ вместе с шрифтом символов, таким как Wingdings.
Для проверки условия мы используем функцию СЧЕТЕСЛИ.
Здесь мы считаем, сколько раз значение из ячейки А2 встречается в диапазоне "значения". Если его там нет, то функция СЧЕТЕСЛИ возвратит 0. И этот ноль будет воспринят функцией ЕСЛИ как отрицательный ответ на поставленное условие. Если все введено верно и введенный текст был найден в контрольном списке, то будет возвращена 1, которая будет воспринята как "Да". Это прекрасно работает как логическое условие для функции ЕСЛИ.
Обратите внимание, что здесь используется одна важная особенность Excel: если в качестве аргумента функции ЕСЛИ используется какая-то функция, результатом вычисления которой будет число, то функция ЕСЛИ любое число, отличное от нуля, преобразует в "ИСТИНА", а ноль - в "ЛОЖЬ".
Кстати, и в обратном направлении тоже работает: если в математической формуле в качестве одного из аргументов использовать любую логическую функцию (в том числе и ЕСЛИ) и попытаться проделать с ним математические вычисления, то результат выполнения логической функции будет представлен в виде числа - 0 либо 1.
Чтобы вывести галочку в случае верного ввода, используем функцию СИМВОЛ, которая преобразует код в символ.
Не забудьте в ячейках, показывающих результат проверки ввода данных в Excel, использовать шрифт Wingdings.
Но вообще-то в случае, если приходится часто вводить повторяющиеся данные, и чтобы избежать ошибок при вводе, рекомендуется использовать выпадающий список. Предоставляем вам возможность самим сравнить и выбрать лучший для себя вариант.
Как создать выпадающий список в Excel - подробные инструкции для "чайников" и не только .
Выпадающий список - лучшая гарантия правильности ввода данных.
Ещё примеры использования функции ЕСЛИ и СЧЕТЕСЛИ:
Функция МАКС в Excel: как найти максимальное значение - В этой статье объясняется функция МАКС с множеством примеров формул, которые показывают, как найти наибольшее значение в Excel и выделить наибольшее число на листе. МАКС - одна из самых простых…
Как посчитать количество пустых и непустых ячеек в Excel - Если ваша задача - заставить Excel подсчитывать пустые ячейки на листе, прочтите эту статью, чтобы найти 3 способа для этого. Узнайте, как искать и выбирать среди них нужные с помощью стандартных…
Как сравнить два столбца на совпадения и различия - На прочтение этой статьи у вас уйдет около 10 минут, а в следующие 5 минут (или даже быстрее) вы легко сравните два столбца Excel на наличие дубликатов и выделите найденные…
Сравнение ячеек в Excel - Вы узнаете, как сравнивать значения в ячейках Excel на предмет точного совпадения или без учета регистра. Мы предложим вам несколько формул для сопоставления двух ячеек по их значениям, длине или количеству…
Функция СЧЁТЕСЛИМН в Excel с несколькими условиями — объясняем на примерах. - В этом руководстве объясняется, как использовать функцию СЧЕТЕСЛИМН с несколькими критериями в Excel на основе логики И и ИЛИ. Вы найдете примеры для разных типов данных - числа, даты, текст,…
СЧЕТЕСЛИ в Excel - примеры функции с одним и несколькими условиями - В этой статье мы сосредоточимся на функции Excel СЧЕТЕСЛИ (COUNTIF в английском варианте), которая предназначена для подсчета ячеек с определённым условием. Сначала мы кратко рассмотрим синтаксис и общее использование, а затем я…
Функция ЕСЛИ: проверяем условия с текстом - Рассмотрим использование функции ЕСЛИ в Excel в том случае, если в ячейке находится текст. СодержаниеПроверяем условие для полного совпадения текста.ЕСЛИ + СОВПАДИспользование функции ЕСЛИ с частичным совпадением текста.ЕСЛИ + ПОИСКЕСЛИ…
Визуализация данных при помощи функции ЕСЛИ - Функцию ЕСЛИ можно использовать для вставки в таблицу символов, которые наглядно показывают происходящие с данными изменения. К примеру, мы хотим показать в отдельной колонке таблицы, происходит рост или снижение продаж.…
3 примера, как функция ЕСЛИ работает с датами. - На первый взгляд может показаться, что функцию ЕСЛИ для работы с датами можно применять так же, как для числовых и текстовых значений, которые мы только что обсудили. К сожалению, это…
Функция ЕСЛИ в Excel – примеры использования - на примерах рассмотрим, как можно использовать функцию ЕСЛИ в Excel, а также какие задачи мы можем решить с ее помощью
При заполнении ячеек данными, часто необходимо ограничить возможность ввода определенным списком значений. Например, имеется ячейка, куда пользователь должен внести название департамента, указав где он работает. Логично, предварительно создать список департаментов организации и позволить пользователю лишь выбирать значения из этого списка. Этот подход поможет ускорить процесс ввода и уменьшить количество опечаток.
Выпадающий список можно создать с помощью Проверки данных
В этой статье создадим Выпадающий список с помощью Проверки данных ( Данные/ Работа с данными/ Проверка данных ) с типом данных Список .
Выпадающий список можно сформировать по разному.
А. Простейший выпадающий список - ввод элементов списка непосредственно в поле Источник
Самым простым способом создания Выпадающего списка является ввод элементов списка непосредственно в поле Источник инструмента Проверка данных .
Предположим, в ячейке B 1 необходимо создать выпадающий список для ввода единиц измерений. Выделим ячейку B 1 и вызовем Проверку данных.
Если в поле Источник указать через точку с запятой единицы измерения шт;кг;кв.м;куб.м , то выбор будет ограничен этими четырьмя значениями.
Теперь смотрим, что получилось. Выделим ячейку B 1 . При выделении ячейки справа от ячейки появляется квадратная кнопка со стрелкой для выбора элементов из выпадающего списка .
Недостатки этого подхода: элементы списка легко потерять (например, удалив строку или столбец, содержащие ячейку B 1 ); не удобно вводить большое количество элементов. Подход годится для маленьких (3-5 значений) неизменных списков. Преимущество : быстрота создания списка.
Б. Ввод элементов списка в диапазон (на том же листе, что и выпадающий список)
Элементы для выпадающего списка можно разместить в диапазоне на листе EXCEL, а затем в поле Источник инструмента Проверки данных указать ссылку на этот диапазон.
Предположим, что элементы списка шт;кг;кв.м;куб.м введены в ячейки диапазона A 1: A 4 , тогда поле Источник будет содержать =лист1!$A$1:$A$4
Преимущество : наглядность перечня элементов и простота его модификации. Подход годится для редко изменяющихся списков. Недостатки : если добавляются новые элементы, то приходится вручную изменять ссылку на диапазон. Правда, в качестве источника можно определить сразу более широкий диапазон, например, A 1: A 100 . Но, тогда выпадающий список может содержать пустые строки (если, например, часть элементов была удалена или список только что был создан). Чтобы пустые строки исчезли необходимо сохранить файл.
Второй недостаток: диапазон источника должен располагаться на том же листе, что и выпадающий список , т.к. для правил Проверки данных нельзя использовать ссылки на другие листы или книги (это справедливо для EXCEL 2007 и более ранних).
Избавимся сначала от второго недостатка – разместим перечень элементов выпадающего списка на другом листе.
B. Ввод элементов списка в диапазон (на любом листе)
В правилах Проверки данных (также как и Условного форматирования ) нельзя впрямую указать ссылку на диапазоны другого листа (см. Файл примера ):
Пусть ячейки, которые должны содержать Выпадающий список , размещены на листе Пример,
а диапазон с перечнем элементов разместим на другом листе (на листе Список в файле примера ).
Для создания выпадающего списка, элементы которого расположены на другом листе, можно использовать два подхода. Один основан на использовании Именованного диапазона , другой – функции ДВССЫЛ() .
Используем именованный диапазон Создадим Именованный диапазон Список_элементов, содержащий перечень элементов выпадающего списка (ячейки A 1: A 4 на листе Список ) . Для этого:
- выделяем А1:А4 ,
- нажимаем Формулы/ Определенные имена/ Присвоить имя
- в поле Имя вводим Список_элементов , в поле Область выбираем Книга ;
Теперь на листе Пример , выделим диапазон ячеек, которые будут содержать Выпадающий список .
- вызываем Проверку данных ;
- в поле Источник вводим ссылку на созданное имя: =Список_элементов .
Примечание Если предполагается, что перечень элементов будет дополняться, то можно сразу выделить диапазон большего размера, например, А1:А10 . Однако, в этом случае Выпадающий список может содержать пустые строки.
Избавиться от пустых строк и учесть новые элементы перечня позволяет Динамический диапазон . Для этого при создании Имени Список_элементов в поле Диапазон необходимо записать формулу = СМЕЩ(Список!$A$1;;;СЧЁТЗ(Список!$A:$A))
Использование функции СЧЁТЗ() предполагает, что заполнение диапазона ячеек ( A:A ), который содержит элементы, ведется без пропусков строк (см. файл примера , лист Динамический диапазон ).
Используем функцию ДВССЫЛ()
Альтернативным способом ссылки на перечень элементов, расположенных на другом листе, является использование функции ДВССЫЛ() . На листе Пример , выделяем диапазон ячеек, которые будут содержать выпадающий список, вызываем Проверку данных , в Источнике указываем =ДВССЫЛ("список!A1:A4") .
Недостаток : при переименовании листа – формула перестает работать. Как это можно частично обойти см. в статье Определяем имя листа .
Ввод элементов списка в диапазон ячеек, находящегося в другой книге
Если необходимо перенести диапазон с элементами выпадающего списка в другую книгу (например, в книгу Источник. xlsx ), то нужно сделать следующее:
- в книге Источник.xlsx создайте необходимый перечень элементов;
- в книге Источник.xlsx диапазону ячеек содержащему перечень элементов присвойте Имя , например СписокВнеш;
- откройте книгу, в которой предполагается разместить ячейки с выпадающим списком;
- выделите нужный диапазон ячеек, вызовите инструмент Проверка данных, в поле Источник укажите = ДВССЫЛ("[Источник.xlsx]лист1!СписокВнеш") ;
При работе с перечнем элементов, расположенным в другой книге, файл Источник . xlsx должен быть открыт и находиться в той же папке, иначе необходимо указывать полный путь к файлу. Вообще ссылок на другие листы лучше избегать или использовать Личную книгу макросов Personal.xlsx или Надстройки .
Если нет желания присваивать имя диапазону в файле Источник.xlsx , то формулу нужно изменить на = ДВССЫЛ("[Источник.xlsx]лист1!$A$1:$A$4")
СОВЕТ: Если на листе много ячеек с правилами Проверки данных , то можно использовать инструмент Выделение группы ячеек ( Главная/ Найти и выделить/ Выделение группы ячеек ). Опция Проверка данных этого инструмента позволяет выделить ячейки, для которых проводится проверка допустимости данных (заданная с помощью команды Данные/ Работа с данными/ Проверка данных ). При выборе переключателя Всех будут выделены все такие ячейки. При выборе опции Этих же выделяются только те ячейки, для которых установлены те же правила проверки данных, что и для активной ячейки.
Примечание : Если выпадающий список содержит более 25-30 значений, то работать с ним становится неудобно. Выпадающий список одновременно отображает только 8 элементов, а чтобы увидеть остальные, нужно пользоваться полосой прокрутки, что не всегда удобно.
В EXCEL не предусмотрена регулировка размера шрифта Выпадающего списка . При большом количестве элементов имеет смысл сортировать список элементов и использовать дополнительную классификацию элементов (т.е. один выпадающий список разбить на 2 и более).
Например, чтобы эффективно работать со списком сотрудников насчитывающем более 300 сотрудников, то его следует сначала отсортировать в алфавитном порядке. Затем создать выпадающий список , содержащий буквы алфавита. Второй выпадающий список должен содержать только те фамилии, которые начинаются с буквы, выбранной первым списком. Для решения такой задачи может быть использована структура Связанный список или Вложенный связанный список .
Читайте также: