Как сделать красивый график в excel
Информация воспринимается легче, если представлена наглядно. Один из способов презентации отчетов, планов, показателей и другого вида делового материала – графики и диаграммы. В аналитике это незаменимые инструменты.
Построить график в Excel по данным таблицы можно несколькими способами. Каждый из них обладает своими преимуществами и недостатками для конкретной ситуации. Рассмотрим все по порядку.
Простейший график изменений
График нужен тогда, когда необходимо показать изменения данных. Начнем с простейшей диаграммы для демонстрации событий в разные промежутки времени.
Допустим, у нас есть данные по чистой прибыли предприятия за 5 лет:
Год | Чистая прибыль* |
2010 | 13742 |
2011 | 11786 |
2012 | 6045 |
2013 | 7234 |
2014 | 15605 |
Заходим во вкладку «Вставка». Предлагается несколько типов диаграмм:
Выбираем «График». Во всплывающем окне – его вид. Когда наводишь курсор на тот или иной тип диаграммы, показывается подсказка: где лучше использовать этот график, для каких данных.
Выбрали – скопировали таблицу с данными – вставили в область диаграммы. Получается вот такой вариант:
Прямая горизонтальная (синяя) не нужна. Просто выделяем ее и удаляем. Так как у нас одна кривая – легенду (справа от графика) тоже убираем. Чтобы уточнить информацию, подписываем маркеры. На вкладке «Подписи данных» определяем местоположение цифр. В примере – справа.
Улучшим изображение – подпишем оси. «Макет» – «Название осей» – «Название основной горизонтальной (вертикальной) оси»:
Заголовок можно убрать, переместить в область графика, над ним. Изменить стиль, сделать заливку и т.д. Все манипуляции – на вкладке «Название диаграммы».
Вместо порядкового номера отчетного года нам нужен именно год. Выделяем значения горизонтальной оси. Правой кнопкой мыши – «Выбрать данные» - «Изменить подписи горизонтальной оси». В открывшейся вкладке выбрать диапазон. В таблице с данными – первый столбец. Как показано ниже на рисунке:
Можем оставить график в таком виде. А можем сделать заливку, поменять шрифт, переместить диаграмму на другой лист («Конструктор» - «Переместить диаграмму»).
График с двумя и более кривыми
Допустим, нам нужно показать не только чистую прибыль, но и стоимость активов. Данных стало больше:
Но принцип построения остался прежним. Только теперь есть смысл оставить легенду. Так как у нас 2 кривые.
Добавление второй оси
Как добавить вторую (дополнительную) ось? Когда единицы измерения одинаковы, пользуемся предложенной выше инструкцией. Если же нужно показать данные разных типов, понадобится вспомогательная ось.
Сначала строим график так, будто у нас одинаковые единицы измерения.
Выделяем ось, для которой хотим добавить вспомогательную. Правая кнопка мыши – «Формат ряда данных» – «Параметры ряда» - «По вспомогательной оси».
Нажимаем «Закрыть» - на графике появилась вторая ось, которая «подстроилась» под данные кривой.
Это один из способов. Есть и другой – изменение типа диаграммы.
Щелкаем правой кнопкой мыши по линии, для которой нужна дополнительная ось. Выбираем «Изменить тип диаграммы для ряда».
Определяемся с видом для второго ряда данных. В примере – линейчатая диаграмма.
Всего несколько нажатий – дополнительная ось для другого типа измерений готова.
Строим график функций в Excel
Вся работа состоит из двух этапов:
- Создание таблицы с данными.
- Построение графика.
Пример: y=x(√x – 2). Шаг – 0,3.
Составляем таблицу. Первый столбец – значения Х. Используем формулы. Значение первой ячейки – 1. Второй: = (имя первой ячейки) + 0,3. Выделяем правый нижний угол ячейки с формулой – тянем вниз столько, сколько нужно.
В столбце У прописываем формулу для расчета функции. В нашем примере: =A2*(КОРЕНЬ(A2)-2). Нажимаем «Ввод». Excel посчитал значение. «Размножаем» формулу по всему столбцу (потянув за правый нижний угол ячейки). Таблица с данными готова.
Переходим на новый лист (можно остаться и на этом – поставить курсор в свободную ячейку). «Вставка» - «Диаграмма» - «Точечная». Выбираем понравившийся тип. Щелкаем по области диаграммы правой кнопкой мыши – «Выбрать данные».
Выделяем значения Х (первый столбец). И нажимаем «Добавить». Открывается окно «Изменение ряда». Задаем имя ряда – функция. Значения Х – первый столбец таблицы с данными. Значения У – второй.
Жмем ОК и любуемся результатом.
Наложение и комбинирование графиков
Построить два графика в Excel не представляет никакой сложности. Совместим на одном поле два графика функций в Excel. Добавим к предыдущей Z=X(√x – 3). Таблица с данными:
Выделяем данные и вставляем в поле диаграммы. Если что-то не так (не те названия рядов, неправильно отразились цифры на оси), редактируем через вкладку «Выбрать данные».
А вот наши 2 графика функций в одном поле.
Графики зависимости
Данные одного столбца (строки) зависят от данных другого столбца (строки).
Построить график зависимости одного столбца от другого в Excel можно так:
Условия: А = f (E); В = f (E); С = f (E); D = f (E).
Выбираем тип диаграммы. Точечная. С гладкими кривыми и маркерами.
Выбор данных – «Добавить». Имя ряда – А. Значения Х – значения А. Значения У – значения Е. Снова «Добавить». Имя ряда – В. Значения Х – данные в столбце В. Значения У – данные в столбце Е. И по такому принципу всю таблицу.
Готовые примеры графиков и диаграмм в Excel скачать:
Как сделать еженедельный график в Excel вместе с ежедневным.
Пример создания динамического синхронного еженедельного графика вместе с ежедневным. Синхронное отображение двух таймфреймов на одном графике.
Точно так же можно строить кольцевые и линейчатые диаграммы, гистограммы, пузырьковые, биржевые и т.д. Возможности Excel разнообразны. Вполне достаточно, чтобы наглядно изобразить разные типы данных.
Мы уже достаточно много говорили о том, как сделать данные в таблицах Excel выразительнее при помощи настройки формата ячеек и условного форматирования, как для обычных таблиц, так и для сводных. Теперь займёмся кое-чем действительно весёлым: начнём рисовать диаграммы в Excel.
В этой статье мы не будем останавливаться на базовых понятиях построения графиков. Множество примеров при желании можно найти в интернете или в этом разделе сайта.
1. Очистите фон диаграммы
При представлении данных аудитории очень важно избавиться от всего, что отвлекает, и заострить внимание на важном. Тот, кто уже читал мои статьи по Excel, знает, что я ненавижу линии сетки на диаграммах. Первое время я не обращал на них внимания, пока мне не встретились несколько диаграмм, от которых рябило в глазах. В этом и состоит проблема лишних деталей: они отвлекают зрителя от действительно важного.
Избавиться от линий сетки очень просто. Во-первых, запомните трюк форматирования, о котором я рассказываю в каждой своей статье: чтобы открыть окно форматирования чего угодно в Excel (диаграммы или таблицы), просто выделите этот элемент и нажмите Ctrl+1 – сразу же появится диалоговое окно форматирования данного элемента.
В нашем случае нужно выделить любую линию сетки (кроме верхней – иначе будет выделена вся область построения) и вызвать диалоговое окно форматирования. В настройках выберите Цвет линии > Нет линий (Line color > No line).
2. Переместите легенду
Не знаю, почему Excel по умолчанию размещает легенду справа от диаграммы. Чаще всего это очень неудобно. Я предпочитаю переносить легенду вверх или вниз. Вверх мне нравится больше. Я размещаю легенду внизу только в том случае, когда верхняя часть диаграммы уже нагружена информацией, либо для круговой диаграммы.
Чтобы переместить легенду, просто откройте параметры форматирования (как только что научились делать!) и в разделе Параметры легенды (Legend Options) выберите нужную позицию.
Пока легенда выделена, изменяем размер шрифта на 12. Для этого не нужно выделять текст, достаточно выделить рамку легенды. Как выглядит лучше – решайте сами…
3. Удалите легенду, если на диаграмме один ряд данных
Если на диаграмме показан только один ряд данных, то нет смысла оставлять легенду, которую Excel вставляет автоматически. Достаточно указать название ряда в заголовке диаграммы.
4. Придумайте содержательный заголовок
Распространённая ошибка, которую допускают маркетологи, создавая диаграммы, – они забывают про заголовок. Тому, кто собирает и обрабатывает данные, всё кажется абсолютно понятным. Но для тех, кто воспринимает эту информацию и пытается понять, что подразумевает автор, – не все так очевидно.
Для диаграммы, показанной на рисунке ниже, было бы недостаточно написать в заголовке только слово Impressions (Показы) вместо Impressions for Top Query Terms for Oct 2012 (Количество показов по самым популярным запросам за октябрь 2012).
Чтобы добавить к диаграмме название, выделите ее и нажмите Работа с диаграммами | Конструктор > Название диаграммы (Chart Tools | Layout > Chart Title). Я всегда выбираю положение Над диаграммой (Above Chart).
5. Сортируйте данные перед созданием диаграммы
Считаю этот момент очень важным. Диаграммы, построенные по неотсортированным данным, гораздо труднее читать и понимать.
Если данные представляют из себя некоторую последовательность, например, ежедневные посещения за месяц или ежемесячная прибыль за год, то для таких данных лучше всего подойдёт хронологическая последовательность. В других случаях, когда нет явной закономерности, определяющей порядок следования элементов, данные должны быть отсортированы и представлены в порядке убывания, чтобы наиболее значительные элементы показать в первую очередь.
Взгляните на диаграмму, представленную ниже. Полагаю, Вы согласитесь, что нужно не раз пробежать глазами туда-обратно, чтобы расставить показанные каналы по размеру прибыли.
В то же время на следующей диаграмме выполнена сортировка по убыванию. В результате данные гораздо проще понять.
Ещё один плюс в пользу того, что лучше форматировать данные как таблицу, прежде чем создавать из них диаграмму, – это возможность сортировки. В таблицах Excel сортировка встроена в фильтры, которыми снабжены заголовки. Если диаграмма построена на базе таблицы, то изменять ее гораздо проще. Например, как только выполняется сортировка данных в таблице – автоматически обновляется и диаграмма.
6. Не заставляйте людей наклонять голову
Видели когда-нибудь диаграмму вроде этой?
Или ещё хуже… вот такую?
Понять данные на такой диаграмме – непростая задача, и велик риск допустить ошибку. Если необходимо разместить длинные подписи на оси, то лучше расширить область построения диаграммы, чтобы подписи уместились горизонтально, а ещё лучше – использовать линейчатую диаграмму вместо гистограммы:
Совет: Если нужно, чтобы в линейчатой диаграмме бОльшие значения были вверху графика (как на диаграмме, показанной выше), то необходимо упорядочить столбец с данными по возрастанию вместо по убыванию.
На мой взгляд, это не совсем логично, но если этого не сделать, то самые незначительные данные окажутся в верхней части графика. Люди обычно читают диаграммы сверху вниз, поэтому правильнее будет расположить сверху самые важные данные.
7. Очистите оси
Такая диаграмма напоминает крушение поезда, в её осях присутствует всё, что я не люблю больше всего.
Прежде, чем заняться осями, удалим линии сетки и легенду. Далее займемся пятью наиболее распространёнными ошибками оформления осей диаграммы.
Отсутствуют разделители групп разрядов
Для значений, превышающих 999, обязательно вставляйте разделители групп разрядов. Самый простой способ – настроить форматирование данных в таблице. Диаграмма при этом обновится автоматически.
Чтобы добавить разделители групп разрядов, выделите весь столбец и на вкладке Главная (Home) в разделе Число (Number) нажмите кнопку формата с разделителями (с изображением трёх нулей). Excel всегда добавляет два десятичных разряда, от которых нужно избавиться, нажав здесь же кнопку уменьшения разрядности, вторая справа от кнопки формата с разделителями.
Другой способ – открыть диалоговое окно Формат ячеек (Format Cells) и настроить форматирование в нем.
Загромождение осей
В показанной выше диаграмме вертикальная ось загромождена и перегружена. Чтобы привести её в порядок, выделите ось и откройте диалоговое окно форматирования оси. В разделе Параметры оси (Axis Options) измените параметр Основные деления (Major unit). Я изменил значение основного деления с 20000 на 40000 – результат показан на картинке ниже.
Если требуется большая детализация графика – отрегулируйте настройки соответствующим образом.
Ненужные десятичные дроби
Никогда не указывайте в подписях осей десятичные разряды, если только 1 (единица) не является максимальным значением (другими словами, кроме тех случаев, когда для построения графика используются дробные числа). Такую ошибку не редко допускают, когда имеют дело с валютами. Часто можно встретить такие подписи: $10 000.00, $20 000.00, $30 000.00 и так далее. Все ненужные символы мешают восприятию графика.
Десятичные дроби вместо процентов
Если на вертикальной оси нужно показать проценты – форматируйте их как проценты, не превращайте проценты в десятичные дроби. Чем меньше человек тратит время на то, чтобы понять данные – тем более убедительными они становятся. И снова: работая с процентами, отбросьте дробную часть числа. Другими словами, не оставляйте подписи в виде 10.00%, 20.00% и так далее. Запишите просто 10%, 20%.
Нелепое форматирование нуля
Ещё одна неприятная деталь – дефис вместо нуля возле начала вертикальной оси. Это встречается очень часто. Узнать больше о пользовательском форматировании чисел можно из множества статей по этой теме. Существует масса интересных возможностей при форматировании, например, возможность добавлять текст к числу, сохраняя при этом числовое значение записи.
В нашем случае нужно просто изменить форматирование нуля. Для этого выделите столбец с исходными данными, откройте диалоговое окно форматирования и на вкладке Число (Number) в списке Числовые форматы (Category) выберите Все форматы (Custom). Найдите дефис и замените его нулём.
В качестве финального штриха я сделал для диаграммы заголовок получше, и вот окончательный результат:
8. Пробуйте разные темы
В Excel есть достаточно выразительные темы оформления диаграмм, но большинство пользователей почему-то не идут дальше стандартной темы.
В Excel 2010 для PC предложено 53 темы, а в Excel 2011 для MAC – 57 тем оформления. Каждая тема содержит собственный уникальный набор оформления для 48 типов диаграмм. То есть 2544 варианта диаграмм для PC Excel 2010 и 2736 – для MAC Excel 2011.
Тему документа можно изменить, выбрав подходящую в выпадающем меню на вкладке Разметка страницы (Page Layout) в разделе Темы (Themes). Для MAC: Главная > Темы (Home > Themes).
Пробуйте различные темы, не будьте как все!
9. Создайте фирменную диаграмму
Не обязательно останавливаться на 2500+ темах, предложенных в Excel. Если хотите, чтобы диаграмма поддерживала корпоративный стиль, используйте для её создания фирменные цвета и затем сохраните как шаблон.
Предположим, требуется разработать план маркетинга для фирмы «Toys R Us» (автор никак не связан с такой фирмой, если она существует, все совпадения случайны), и для презентации решено построить круговую диаграмму с использованием фирменных цветов. В Excel 2010 (PC) можно использовать палитры RGB или HSL, в Excel 2011 (MAC) доступны палитры RGB, CMYK или HSB.
Так как я недостаточно близко знаком с этими палитрами, то использовал инструмент Color Picker, чтобы определить цвета логотипа фирмы «Toys R Us», и затем при помощи конвертера перевёл кодировку цветов в значения палитры RGB.
Когда есть нужные значения цветов, можно создавать диаграмму с любыми данными, которые нужно представить графически.
Далее необходимо выбрать один сектор круговой диаграммы, для этого один раз кликните по диаграмме и ещё раз – по нужному сектору. Затем измените оформление этого сектора при помощи инструмента заливки на вкладке Главная (Home) в разделе Шрифт (Font) или в диалоговом окне настройки форматирования.
Предположим, у нас есть коды цветов RGB. Кликните стрелку выпадающего меню возле иконки инструмента заливки, выберите Другие цвета (More colors) и введите коды RGB в соответствующие поля. Таким же образом настройте цвета для каждого элемента диаграммы.
В результате диаграмма может получиться, например, вот такой:
Чтобы сохранить диаграмму как шаблон на PC, выделите её, откройте вкладку Работа с диаграммами | Конструктор (Chart Tools | Design), нажмите Тип > Сохранить шаблон (Type > Save as Template).
Чтобы из шаблона создать новую диаграмму, выделите данные, на базе которых требуется построить диаграмму, и нажмите Вставка (Insert) > Диаграммы (Charts) > Другие диаграммы (Other Charts) > Все диаграммы (All Chart Types) > Шаблоны (Templates) и выберите нужный шаблон.
Кликните правой кнопкой в любом месте диаграммы и выберите Сохранить как шаблон (Save as Template). Шаблон диаграммы будет сохранён в файле .crtx в папке с шаблонами диаграмм.
Чтобы из шаблона создать новую диаграмму, выделите данные, на базе которых требуется построить диаграмму, и нажмите Диаграммы (Charts) > Вставить диаграмму (Insert Chart) > Другие (Other) > Шаблоны (Templates) и выберите нужный шаблон.
10. Сделайте название диаграммы динамическим
Вы знали, что название диаграммы можно сделать обновляющимся, привязав его к ячейке рабочего листа? Придётся немного помудрить, но такой крутой приём заставит босса (либо клиента) смотреть на Вас, как на гения.
Динамические названия очень нужны в тех случаях, когда данные регулярно обновляются. Это может быть, например, ежедневная нумерация, которая вводится вручную или подтягивается из какой-либо базы данных.
Я хочу показать отчёт о доходе компании «PPC», который обновляется каждый день. В заголовке будет показана общая сумма за месяц на сегодняшний день. Вот как это можно сделать шаг за шагом:
Шаг 1:
Проверьте, что для данных настроен правильный числовой формат, и что они отформатированы как таблица, которая по сути является простой базой данных в Excel. Форматировать данные как таблицу нужно потому, что диаграмма, созданная из таблицы при добавлении новых строк, будет обновляться автоматически.
Кроме того, размер таблицы автоматически увеличивается, присоединяя новые данные, введённые в граничащие с таблицей строку снизу или столбец справа.
Шаг 2:
В ячейку ниже 31 строки таблицы (чтобы поместился целый месяц) введите функцию СУММ (SUM), суммирующую все строки таблицы – даже если некоторые из них в данный момент пустые.
Шаг 3:
Если оба столбца нашей таблицы используются для создания рядов данных, то достаточно выделить любую ячейку таблицы и на вкладке Вставка (Insert) нажать Диаграммы > Гистограмма (Charts > Column).
Мы же выберем только заголовок и ячейки столбца, содержащего данные о прибыли. А сделаем так потому, что не хотим создавать ещё один ряд данных из дней месяца. Для настройки оформления диаграммы в нашем распоряжении большой выбор стилей в разделе Стили диаграмм (Chart Styles) на вкладке Работа с диаграммами | Конструктор (Chart Tools | Design).
Шаг 4:
Добавьте к диаграмме название, указывающее на то, что есть текущий итог. Я назвал диаграмму: PPC прибыль за Октябрь. Подробнее о добавлении названия к диаграмме смотрите Совет 4 ранее в этой статье.
Шаг 5:
По умолчанию для области построения диаграмм используется белая заливка, и, как правило, диаграмма показывается на белом листе (и я рекомендую так делать). Мы уберём заливку вовсе, и это будет мудрым шагом.
Для этого выделите диаграмму и нажмите Ctrl+1, затем выберите Заливка > Нет заливки (Fill > No Fill). В завершение нужно отключить линии сетки, впрочем, это следует сделать в любом случае. Данный параметр находится на вкладке Вид (View) в разделе Показ (Show).
Шаг 6:
Выделите ячейку над графиком справа от названия диаграммы и создайте в этой ячейке ссылку на ячейку с суммой. Для этого нужно просто ввести знак равенства (=) и затем кликнуть по ячейке с суммой или вписать адрес этой ячейки вручную. Excel выделит ячейку, на которую создана ссылка, голубой рамкой. Затем настройте для этой ячейки такое же форматирование, как и для названия диаграммы.
Шаг 7:
Осталось только сдвинуть диаграмму вверх так, чтобы выровнять название с ячейкой, в которой располагается сумма. Потребуется немного ловкости, чтобы всё выровнять идеально. Далее удалим легенду, поскольку на диаграмме показан только один ряд данных. Все готово! Название стало динамическим.
Шаг 8:
Теперь, если к таблице добавить новую строку с данными, диаграмма динамически обновится вместе с названием. Ловко, правда?
Примечание переводчика: Думаю, многие согласятся, что есть гораздо более простой способ сделать название диаграммы динамическим. Тем не менее прием, приведенный в этой статье, так же может быть полезен в некоторых ситуациях.
Конечно же, диаграмма даёт понимание, которого трудно достичь, глядя на данные в таблице. Освойте показанные в статье техники и используйте их в любом сочетании, чтобы за считанные минуты сделать данные более привлекательными.
Визуальное представление информации помогает облегчить ее восприятие. Вероятно, самый простой способ превращения сухих данных в доступную для визуального восприятия форму — это создание графиков и таблиц. Ни один аналитик не может обойтись без них.
Графики имеют ряд преимуществ перед другими способами визуального представления информации. Во-первых, они позволяют быстро обрабатывать доступные числовые значения и делать определенные прогнозы. Помимо прочего, планирование позволяет проверить достоверность доступных числовых данных, так как неточности могут появиться после создания графика.
Слава богу, Excel превращает создание диаграмм в простой и легкий процесс, просто основываясь на существующих числовых значениях.
Создание графика в Excel возможно разными методами, каждый из которых имеет значительные преимущества и ограничения. Но давайте посмотрим все более подробно.
Элементарный график изменения
График необходим, если от человека требуется продемонстрировать, насколько определенный показатель изменился за конкретный период времени. И обычного графика для выполнения этой задачи вполне достаточно, а вот различные вычурные диаграммы на деле могут только сделать информацию менее читаемой.
Предположим, у нас есть таблица, которая предоставляет информацию о чистой прибыли компании за последние пять лет.
Важно. Эти цифры не представляют фактические данные и могут быть нереалистичными. Они предоставляются только в образовательных целях.
Затем отправьтесь к вкладке «Вставка», где у вас есть возможность осуществить выбор типа графика, который будет подходящим в конкретной ситуации.
2
Нас интересует тип «График». После нажатия на соответствующую кнопку, появится окошко с настройками внешнего вида будущего графика. Чтобы понять, какой вариант подходит в конкретном случае, вы можете навести указатель мыши на определенный тип, и появится соответствующее приглашение.
3
После выбора нужного вида диаграммы вам необходимо скопировать таблицу данных связать ее с графиком. Результат будет следующим.
4
В нашем случае на диаграмме представлено две линии. Первая имеет красный цвет. Вторая — синий. Последняя нам не нужна, поэтому мы можем удалить ее, выбрав ее и нажав кнопку «Удалить». Поскольку мы имеем лишь одну линию, легенда (блок с названиями отдельных линий графика) также может быть удалена. Но маркеры лучше назвать. Найдите панель «Работа с диаграммами» и блок «Подписи данных» на вкладке «Макет». Здесь вы должны определить положение чисел.
5
Оси рекомендуется называть, чтобы обеспечить большую удобочитаемости графика. На вкладке «Макет» найдите меню «Названия осей» и задайте имя для вертикальной или горизонтальной осей соответственно.
6
Но вы можете смело обходиться без заголовка. Чтобы удалить его, вам нужно переместить его в область графика, которая невидима для постороннего глаза (над ним). Если вам все еще нужно название диаграммы, вы можете получить доступ ко всем необходимым настройкам через меню «Название диаграммы» на той же вкладке. Вы также можете найти его на вкладке «Макет».
7
Вместо порядкового номера отчетного года достаточно оставить только сам год. Выберите требуемые значения и щелкните по ним правой кнопкой мышки. Затем кликните по пункту «Выбор данных» — «Изменить подпись горизонтальной оси». Далее вам следует задать диапазон. В случае с нами, это первая колонка таблицы, являющейся источником информации. Результат такой.
Но вообще, можно все оставить, этот график вполне рабочий. Но если есть необходимость сделать привлекательный дизайн графика, то к вашим услугам — Вкладка «Конструктор», которая позволяет указать фоновый цвет графика, его шрифт, а также разместить его на другом листе.
Создание графика с несколькими кривыми
Предположим, нам надо продемонстрировать инвесторам не одну лишь чистую прибыль предприятия, но и то, сколько в общей сумме будут стоить ее активы. Соответственно, выросло количество информации.
9
Невзирая на это, в методике создания графика принципиальных отличий нет по сравнению с описанным выше. Просто теперь легенду надо оставить, поскольку ее функция отлично выполняется.
10
Создание второй оси
Какие же действия необходимо предпринять, чтобы создать еще одну ось на графике? Если мы используем общие метрические единицы, то необходимо применить советы, описанные ранее. Если применяются данные различных типов, то придется добавлять еще одну ось.
Но перед этим нужно построить обычный график, как будто используются одни и те же метрические единицы.
11
После этого главная ось выделяется. Затем вызовите контекстное меню. В нем будет много пунктов, один из которых – «Формат ряда данных». Его нужно нажать. Затем появится окно, в котором необходимо найти пункт меню «Параметры ряда», а далее выставить опцию «По вспомогательной оси».
12
Далее закройте окно.
13
Но это всего лишь один из возможных методов. Никто не мешает, например, использовать для вторичной оси диаграмму другой разновидности. Надо определиться, какая линия требует того, чтобы мы добавили дополнительную ось, и потом кликнуть правой кнопкой мыши по ней и выбрать пункт «Изменить тип диаграммы для ряда».
14
Далее нужно настроить «внешность» второго ряда. Мы решили остановиться на линейчатой диаграмме.
15
Вот, как все просто. Достаточно сделать лишь пару кликов, и появляется еще одна ось, настроенная под иной параметр.
Excel: методика создания графика функции
Это уже более нетривиальная задача, и для ее выполнения необходимо выполнить два основных действия:
- Сформировать таблицу, служащую источником информации. Сперва следует определиться с тем, какая будет конкретно в вашем случае использоваться функция. Например, y=x(√x – 2) . При этом в качестве используемого шага мы выберем значение 0,3.
- Собственно, построить график.
Итак, нам необходимо сформировать таблицу, где есть два столбца. Первый – это горизонтальная ось (то есть, X), второй – вертикальная (Y). Вторая строка содержит первое значение, в нашем случае это единица. На третьей строке нужно написать значение, которое будет на 0,3 большим предыдущего. Это можно сделать как с помощью самостоятельных подсчетов, так и записав непосредственно формулу, которая в нашем случае будет следующей:
После этого нужно применить автозаполнение к следующим ячейкам. Для этого нужно выделить ячейки A2 и A3 и перетащить квадратик на нужное количество строк вниз.
16
В вертикальной колонке мы указываем формулу, используемую, чтобы на основе готовой формулы построить график функции. В случае с нашим примером это будет =А2*(КОРЕНЬ(А2-2 ). После этого подтверждает свои действия с помощью клавиши Enter, и программа автоматически рассчитает результат.
17
Далее нужно создать новый лист или перейти на другой, но уже существующий. Правда, если есть острая необходимость, можно вставить диаграмму здесь же (не резервируя под эту задачу отдельный лист). Но лишь при условии, что есть много свободного пространства. Затем нажимаем следующие пункты: «Вставка» – «Диаграмма» – «Точечная».
После этого надо решить, какой тип диаграммы нужно использовать. Далее делается правый клик мышью по той части диаграммы, для которой будут определяться данные. То есть, после открытия контекстного меню следует нажать на кнопку «Выбрать данные».
Далее нужно выделить первый столбик, и нажать «Добавить». Появится диалоговое окно, где будут настройки названия ряда, а также значения горизонтальной и вертикальной осей.
Ура, результат есть, и выглядит очень даже мило.
19
Аналогично графику, построенному в начале, можно удалять легенду, поскольку мы имеем только одну линию, и нет необходимости ее дополнительно подписывать.
Но есть одна проблема – на оси X не нанесены значения, лишь номер точек. Чтобы скорректировать эту проблему, надо дать названия этой оси. Чтобы это сделать, нужно кликнуть правой кнопкой мыши по ней, а затем выбрать пункт «Выбрать данные» – «Изменить подписи горизонтальной оси». По окончании этих операций выделяется требуемый набор значений, и график станет выглядет так.
20
Как объединить несколько графиков
Для создания двух графиков на одном поле особых каких-то компетенций не нужно. Для старта необходимо добавить следующую колонку с функцией Z=X(√x – 3).
Чтобы все было более наглядно, приводим табличку.
21
Обнаруживаем ячейки с требуемой информацией и выделяем их. После этого их необходимо вставить в диаграмму. Если что-то идет не по плану (например, случайно были написаны неправильные названия рядов или неверные цифры на оси), то можно воспользоваться пунктом «Выбрать данные» и отредактировать их. Как следствие, появится вот такой график, где две линии совмещены вместе.
22
Графики зависимости
Это вид графика, где содержимое одной строки или колонки прямо влияет на результат другой. Чтобы его создать, необходимо сформировать табличку типа этой.
23
Условия, заложенные в график: А = f (E); В = f (E); С = f (E); D = f (E).
В случае с нами, нужно найти точечную диаграмму с маркерами и гладкими кривыми, поскольку этот тип больше всего подходит под наши задачи. Затем нажмите на следующие кнопки: Выбор данных – Добавить. Пусть название ряда будет «А», а значения Х будут значениями А. В свою очередь, значения, расположенные по вертикали, будут значениями Е. Опять нужно нажать «Добавить». Второй ряд будет называться B, а значения, расположенные по оси Х, будут находиться в колонке B, а по оси вертикали – в колонке E. Далее по этому механизму создается вся таблица.
24
Настройка внешнего вида графика Excel
После того, как график будет создан, необходимо уделить отдельное внимание его настройке. Важно, чтобы его внешний вид был привлекательным. Принципы настройки одинаковые, независимо от используемой версии программы.
Важно понимать, что любая диаграмма – по сути своей сложный объект. Поэтому в его состав входит множество более мелких частей. Каждая из них может настраиваться путем вызова контекстного меню.
Здесь нужно отличать настройку общих параметров графика и конкретных объектов. Так, для настройки его базовых характеристик, необходимо нажать на фон диаграммы. После этого программа покажет мини-панель, где можно управлять основными общими параметрами, а также разные пункты меню, где можно настраивать их более гибко.
Чтобы задать фон диаграммы, нужно выбрать пункт «Формат области диаграммы». Если регулируются свойства конкретных объектов, то количество пунктов меню значительно уменьшится. Например, чтобы отредактировать легенду, достаточно просто вызвать контекстное меню и кликнуть там по пункту, который всегда начинается со слова «Формат». Обычно его можно найти в самом низу контекстного меню.
Общие рекомендации по созданию графиков
Есть несколько рекомендаций, как правильно создавать графики, чтобы они были читаемыми и информативными:
- Не нужно использовать слишком много линий. Достаточно лишь двух-трех. Если необходимо отобразить больше информации, лучше создать отдельный график.
- Нужно особое внимание уделить легенде, а также осям. От того, насколько качественно они подписаны, зависит то, насколько легко будет читать график. Это важно, поскольку любая диаграмма создается для упрощения представления определенной информации, но если подойти к этому безответственно, человеку будет тяжелее разобраться.
- Несмотря на возможность настраивать внешний вид диаграммы, не рекомендуется использовать слишком много цветов. Это будет сбивать с толку человека, читающего диаграммы.
Выводы
Простыми словами, абсолютно несложно создать график, используя в качестве источника данных конкретный диапазон значений. Достаточно нажать пару кнопкой, и все остальное программа сделает самостоятельно. Конечно, для профессионального овладения этим инструментом надо немного потренироваться.
Если следовать общим рекомендациям по созданию графиков, а также красиво оформлять график таким образом, чтобы получилась очень красивая и информативная картинка, которая не будет вызывать трудностей при ее чтении.
Мысль о том, что в отчетах и презентациях можно использовать небрежные (а порой ужасные) диаграммы довольно заманчива. Вашему боссу наплевать на такие мелочи, как оформление диаграмм, правда? А всё, что Excel предлагает по умолчанию, волне сойдёт… ведь так?
Не совсем так. Мы представляем данные для того, чтобы стимулировать действие, чтобы убедить босса инвестировать в рекламу, выделить Вам дополнительную дольку бюджета или утвердить стратегию, предложенную Вашей командой. Независимо от цели использования, данные должны быть убедительными, а если их оформление оставляет желать лучшего, то их содержание может потеряться.
Чтобы данные были максимально убедительными, следует поработать над их оформлением в Excel. Говоря об оформлении, мы не подразумеваем значительных радикальных изменений. Ниже приведены некоторые простые приёмы, как сделать диаграммы в Excel более убедительными, лёгкими для восприятия и красивыми.
Замечание: Я использую Excel для Mac 2011. В других версиях Excel или в других операционных системах техника выполнения показанных приёмов может отличаться.
Хитрости и приемы оформления диаграмм в Microsoft Excel
1. Выбирайте подходящий тип диаграммы
Прежде чем начать настраивать элементы оформления, нужно выбрать оптимальный формат диаграммы для отображения имеющихся данных. Гистограмма, круговая, линейчатая диаграмма – каждая рассказывает свою историю об одних и тех же данных. Выберите самый подходящий вариант, чтобы правильно передать информацию.
Гистограммы и круговые диаграммы отлично подходят для сравнения категорий. Круговые обычно используют для сравнения частей одного целого, гистограммы же подходят для сравнения практически любых данных… а значит в большинстве случаев лучше использовать гистограмму. Гистограммы легче читать, и они лучше показывают незначительную разницу между категориями, поэтому они всегда становятся хорошим решением. Круговые диаграммы лучше всего использовать, когда одна из категорий значительно больше остальных.
Хотите увидеть разницу? Вот пример одинаковых наборов данных, показанных в виде круговой диаграммы и в виде гистограммы:
Линейчатые диаграммы (напоминают гистограмму, повёрнутую горизонтально) хорошо показывают изменение тренда с течением времени. В заданный период времени можно отслеживать несколько значений, но ключом к пониманию линейчатой диаграммы остаётся именно временная составляющая.
Чтобы превратить имеющийся набор данных в одну из таких диаграмм в Excel, выделите нужные данные, затем в меню откройте раздел Диаграммы (Charts). В Windows: Вставка (Insert) > Диаграммы (Charts). Далее выберите тип диаграммы, наилучшим образом подходящий для имеющегося набора данных
2. Сортируйте данные для гистограммы, чтобы сделать их понятнее
Если для визуализации данных выбрана гистограмма, то этот приём может существенно повлиять на результат. Чаще всего мы встречаем вот такие гистограммы:
Они хаотичны! Нужно потратить драгоценное время, чтобы понять, какие данные выпадают из общей картины. Вместо этого нужно было просто упорядочить значения от больших к меньшим. Вот как это должно выглядеть:
В случае с линейчатой диаграммой расположите большие значения сверху. Если это гистограмма, то пусть значения уменьшаются слева направо. Почему? Потому что в этом направлении мы читаем на русском языке (как и на большинстве европейских). Если диаграмма предназначена для аудитории, читающей в обратном направлении – измените порядок представления данных на графике.
Чтобы изменить порядок представления данных на графике, нужно отсортировать их от больших к меньшим. В меню Данные (Data) нажмите Сортировка (Sort) и выберите режим, который требуется.
3. Сокращайте подписи оси Y
Длинные подписи на оси Y, как и большие числа, занимают много места и порой могут сбивать с толку. Например, как на диаграмме, показанной ниже:
Чтобы сделать их компактнее, кликните правой кнопкой по одной из подписей на оси Y и в появившемся меню выберите Формат оси (Format Axis). В открывшемся меню перейдите в раздел Число (Number) и в списке Категория (Category) выберите Дополнительный (Custom). Уберите галочку Связь с источником (Linked to Source), если она есть, иначе вариант Дополнительный (Custom) будет недоступен.
Введите код формата \$0,, \m (как показано на рисунке ниже) и нажмите ОК.
В результате диаграмма станет выглядеть значительно аккуратнее:
4. Удаляйте фоновые линии
График позволяет выполнить грубое сравнение данных, не вдаваясь в детали. Никто не обращается к диаграмме с целью увидеть точную разницу между точками – всем нужна общая картина, основные тренды.
Чтобы помочь людям сфокусировать внимание на этих трендах, удалите фоновые линии из диаграммы. Эти линии совершенно бесполезны и сбивают с толку. Удалите их, дайте людям сфокусироваться на действительно важном.
Чтобы удалить фоновые линии, нажмите Макет диаграммы (Chart Layout) > Линии сетки (Gridlines) и выберите Нет линий сетки (No Gridlines) для вертикальных и горизонтальных линий.
5. Удаляйте стандартные отступы перед графиком
Если не удалить их вручную, Excel автоматически добавит отступы перед первой точкой данных и после последней точки, как это видно на рисунке внизу слева. На рисунке справа график выглядит гораздо лучше без этих отступов:
Чтобы удалить отступы, выделите горизонтальную ось, откройте меню Формат оси (Format Axis), в разделе Параметры оси (Axis Options) измените параметр Положение оси (Position Axis) на Совпадает с делениями (On Tick Marks).
6. Удаляйте лишнее форматирование
Стандартные диаграммы Excel как правило идут с настроенными стилями – но эти стили часто мешают воспринимать информацию. Тени? Контуры? Повороты? Избавьтесь от всего этого! Они не добавляют диаграмме информативности.
7. Избегайте 3-D эффектов
Этот совет логически следует из предыдущего, но я хочу выделить его в отдельный пункт, поскольку 3-D эффектами слишком часто злоупотребляют.
Стараясь сделать так, чтобы данные выглядели очень круто, люди часто выбирают гистограммы, линейчатые и круговые диаграммы с 3-D эффектами. В результате воспринимать такую информацию становится тяжелее. Наклон графика даёт читателю искажённое представление о данных. Так как основная цель диаграмм – рассказать читателю подробную историю, то не хотелось бы ослаблять аргументы плохим дизайнерским решением. Посмотрите, как по-разному выглядит одна и та же круговая диаграмма в 2-D и в 3-D:
Если оценить площадь, которую фактически занимает каждая секция на экране, то становится понятно, почему так легко неправильно понять 3-D диаграмму:
Чтобы удалить 3-D эффекты с элемента графика, выделите этот элемент, затем в разделе Формат объёмной фигуры (3D Format) установите для параметров Рельеф сверху (Top) и Рельеф снизу (Bottom) значение Без рельефа (None).
8. Удаляйте легенду, если в ней нет необходимости
Легенда дает информацию, которую, как правило, и без нее легко понять из графика. Использование легенды приобретает смысл, когда на диаграмме показано очень много категорий по оси Х или очень много точек данных для каждой категории. Но если на графике сравниваются несколько точек, то легенда становится бесполезной. В таком случае удаляем легенду, долго не раздумывая.
Чтобы удалить легенду в Excel, нужно выделить её и нажать Delete на клавиатуре.
9. Используйте персональные цвета
Чтобы использовать правильные цвета, нужно воспользоваться HEX-кодами этих цветов. При помощи конвертера переведите цвет из кодировки HEX в RGB. В Excel дважды кликните по элементу графика, цвет которого нужно изменить. В меню Формат ряда данных (Format data series) в разделе Заливка (Fill) выберите Сплошная заливка (Color) > Другие цвета (More Colors).
В появившемся окне нажмите вторую слева иконку со слайдерами. Видите выпадающий список? Выберите в нём RGB и впишите полученные недавно цифровые коды. Вуаля! Отличные фирменные цвета и шикарный график!
10. Добавляйте область затенения к линейной диаграмме
Видели когда-нибудь линейную диаграмму с областью затенения под линией графика? Этот прием сделает Вашу линейную диаграмму заметнее среди остальных.
Чтобы получить такую затенённую область, нужно перехитрить Excel, добавив ещё один ряд данных. Для этого вернитесь к таблице Excel, которую использовали для построения графика, и выделите точки данных, отложенные по оси Y (в нашем случае это суммы в долларах). Скопируйте их в строку ниже так, чтобы получилось два одинаковых ряда данных.
Далее, выделите значения этих двух одинаковых рядов данных, исключив подписи. На рисунке ниже этот диапазон очерчен синей рамкой.
Поверх первоначальной линии на графике появится линия другого цвета (в нашем случае – красного). Выделите эту линию щелчком мыши, затем кликните по ней правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите Изменить тип диаграммы для ряда (Change Series Chart Type).
В открывшемся меню выберите первый вариант графика из типа С областями (Area).
Новый график будет выглядеть приблизительно вот так:
Дважды кликните по затенённой области графика (в нашем случае по красной области), появится меню Формат ряда данных (Format Data Series). В разделе Заливка (Fill) выберите Сплошная заливка (Solid fill). В меню Цвет заливки (Fill color) выберите тот же цвет, что установлен для линии графика. Прозрачность можно установить по своему вкусу – заливка, прозрачная на 66% выглядит вполне хорошо.
Затем в разделе Граница (Border color) выберите Сплошная линия (Solid fill). В меню Цвет контура (Fill color) выберите тот же цвет, который установлен для линии графика. Уровень прозрачности границы установите такой же, как и для заливки. Вуаля, смотрим результат!
Любую информацию легче воспринимать, если она представлена наглядно. Это особенно актуально, когда мы имеем дело с числовыми данными. Их необходимо сопоставить, сравнить. Оптимальный вариант представления – диаграммы. Будем работать в программе Excel.
Так же мы научимся создавать динамические диаграммы и графики, которые автоматически обновляют свои показатели в зависимости от изменения данных. По ссылке в конце статьи можно скачать шаблон-образец в качестве примера.
Как построить диаграмму по таблице в Excel?
- Создаем таблицу с данными.
- Выделяем область значений A1:B5, которые необходимо презентовать в виде диаграммы. На вкладке «Вставка» выбираем тип диаграммы.
- Нажимаем «Гистограмма» (для примера, может быть и другой тип). Выбираем из предложенных вариантов гистограмм.
- После выбора определенного вида гистограммы автоматически получаем результат.
- Такой вариант нас не совсем устраивает – внесем изменения. Дважды щелкаем по названию гистограммы – вводим «Итоговые суммы».
- Сделаем подпись для вертикальной оси. Вкладка «Макет» - «Подписи» - «Названия осей». Выбираем вертикальную ось и вид названия для нее.
- Вводим «Сумма».
- Конкретизируем суммы, подписав столбики показателей. На вкладке «Макет» выбираем «Подписи данных» и место их размещения.
- Уберем легенду (запись справа). Для нашего примера она не нужна, т.к. мало данных. Выделяем ее и жмем клавишу DELETE.
- Изменим цвет и стиль.
Выберем другой стиль диаграммы (вкладка «Конструктор» - «Стили диаграмм»).
Как добавить данные в диаграмму в Excel?
- Добавляем в таблицу новые значения - План.
- Выделяем диапазон новых данных вместе с названием. Копируем его в буфер обмена (одновременное нажатие Ctrl+C). Выделяем существующую диаграмму и вставляем скопированный фрагмент (одновременное нажатие Ctrl+V).
- Так как не совсем понятно происхождение цифр в нашей гистограмме, оформим легенду. Вкладка «Макет» - «Легенда» - «Добавить легенду справа» (внизу, слева и т.д.). Получаем:
Есть более сложный путь добавления новых данных в существующую диаграмму – с помощью меню «Выбор источника данных» (открывается правой кнопкой мыши – «Выбрать данные»).
Когда нажмете «Добавить» (элементы легенды), откроется строка для выбора диапазона данных.
Как поменять местами оси в диаграмме Excel?
- Щелкаем по диаграмме правой кнопкой мыши – «Выбрать данные».
- В открывшемся меню нажимаем кнопку «Строка/столбец».
- Значения для рядов и категорий поменяются местами автоматически.
Как закрепить элементы управления на диаграмме Excel?
Если очень часто приходится добавлять в гистограмму новые данные, каждый раз менять диапазон неудобно. Оптимальный вариант – сделать динамическую диаграмму, которая будет обновляться автоматически. А чтобы закрепить элементы управления, область данных преобразуем в «умную таблицу».
- Выделяем диапазон значений A1:C5 и на «Главной» нажимаем «Форматировать как таблицу».
- В открывшемся меню выбираем любой стиль. Программа предлагает выбрать диапазон для таблицы – соглашаемся с его вариантом. Получаем следующий вид значений для диаграммы:
- Как только мы начнем вводить новую информацию в таблицу, будет меняться и диаграмма. Она стала динамической:
Мы рассмотрели, как создать «умную таблицу» на основе имеющихся данных. Если перед нами чистый лист, то значения сразу заносим в таблицу: «Вставка» - «Таблица».
Как сделать диаграмму в процентах в Excel?
Представлять информацию в процентах лучше всего с помощью круговых диаграмм.
Исходные данные для примера:
- Выделяем данные A1:B8. «Вставка» - «Круговая» - «Объемная круговая».
- Вкладка «Конструктор» - «Макеты диаграммы». Среди предлагаемых вариантов есть стили с процентами.
- Выбираем подходящий.
- Очень плохо просматриваются сектора с маленькими процентами. Чтобы их выделить, создадим вторичную диаграмму. Выделяем диаграмму. На вкладке «Конструктор» - «Изменить тип диаграммы». Выбираем круговую с вторичной.
- Автоматически созданный вариант не решает нашу задачу. Щелкаем правой кнопкой мыши по любому сектору. Должны появиться точки-границы. Меню «Формат ряда данных».
- Задаем следующие параметры ряда:
- Получаем нужный вариант:
Диаграмма Ганта в Excel
Диаграмма Ганта – это способ представления информации в виде столбиков для иллюстрации многоэтапного мероприятия. Красивый и несложный прием.
- У нас есть таблица (учебная) со сроками сдачи отчетов.
- Для диаграммы вставляем столбец, где будет указано количество дней. Заполняем его с помощью формул Excel.
- Выделяем диапазон, где будет находиться диаграмма Ганта. То есть ячейки будут залиты определенным цветом между датами начала и конца установленных сроков.
- Открываем меню «Условное форматирование» (на «Главной»). Выбираем задачу «Создать правило» - «Использовать формулу для определения форматируемых ячеек».
- Вводим формулу вида: =И(E$2>=$B3;E$2 Готовые примеры графиков и диаграмм в Excel скачать:
Как сделать еженедельный график в Excel вместе с ежедневным.
Пример создания динамического синхронного еженедельного графика вместе с ежедневным. Синхронное отображение двух таймфреймов на одном графике.
В программе Excel специально разрабатывались диаграммы и графики для реализации визуализации данных.
Читайте также: