Как сделать красивые цифры в powerpoint
Как часто вы сидели на предпоследнем ряду и слушали увлекательную презентацию? Спикер приводил какие-то интересные аргументы, показывал занимательные факты, графики, цифры.
И все было отлично, кроме одного — вы не видели информации на слайдах. Нет, не потому что у вас -4 и вы в очках. Просто оратор не позаботился о вас, набрал свою громоздкую таблицу или график, выбрав при этом 10-й размер шрифта.
Недавно аналитики подсчитали, что в 2020 году (ох, как скоро) люди сгенерируют около 44 зеттабайт данных. Для сравнения, в 2013-м их было всего 4,4 зеттабайта. Каждый день количество информации растет с сумасшедшей прогрессией.
И каждом из нас придется работать с еще большим количеством данных, смотреть, делать выводы, показывать и убеждать.
Это уже коснулось и презентаций.
Визуализация данных в презентациях: 5 трендов в 2017-м
Визуализируй или я "залипну" в Facebook
Мы живем в период борьбы за внимание, как в жизни, так и во время презентации.
Онлайн-курсы теперь конкурируют не только с другими обучающими занятиями, а и с Netflix и Pornhub. Я во время презентации сопротивляюсь скуке, Facebook и Instagram.
Вместо того, чтобы просто назвать цифры на слайде, попробуйте показать их.
Есть множество инструментов визуализации данных в презентациях, которые можно использовать, чтобы изобразить графики и таблицы.
Особой популярностью сейчас пользуются: термометры, спидометры, циферблаты, датчики и аккумуляторы. Все это — инструменты для творческого изображения информации.
Александр Кучерук
Ex-product-маркетолог Microsoft
Катерина Левченко
Маркетинг директор Danone Nutricia
Помните, люди запоминают 80% того, что они увидели и 20% того, что прочитали.
Давайте сравним два слайда. Нам нужно показать нашей аудитории, что 72% наших посетителей — мясоеды, а 28 % — вегетарианцы.
И если добавить правильную картинку, то получится вот так:
Вы заметили, что кусочек пиццы для вегетарианцев — это "Маргарита"?
И еще один пример.
Чем занимаются сотрудники во время рабочего дня
И вот как по-другому можно визуализировать этот график, добавив объект, с которым знаком каждый офисный работник.
Мне нравится именно так воспринимать скучные графики.
И последний пример: как показать, с какой целью люди летят на самолете в Таиланд.
Конечно, можно взять стандартную диаграмму. И нельзя сказать, что это будет неправильно.
Но если немного поиграть с визуальным мышлением и образами.
Так намного интереснее смотреть на слайд. Правда?
Минималистичный дизайн при подаче данных
Меньше — значит больше. Знаю, вы часто это слышали. Это не новая идея.
Но если вы посмотрите на современные презентации, то увидите, что шрифты худеют, становясь все мельче, а картинки выглядят проще и понятней. Люди предпочитают чистую и четкую визуализацию вместо нагромождения информации на слайдах.
В борьбе за внимание аудитории концепция дзен-презентации как никогда актуальна. Например, как на этих изображениях:
Белое пространство не является пустым: оно имеет столько же ценности, как картинка или текст.
Dashboard (дашборды)
Числа, цифры, таблицы. Почему они так важны в деловом мире, в отчетах и презентациях? Одна из причин — цифры дают понимание и инсайты.
Ни одно бизнес-решение не может быть принято без учета ключевых факторов, которые генерируют прибыль, или веб-трафика, а также других показателей эффективности и движения бизнеса.
Другими словами, панель является зрительным представлением вашей деятельности или важнейших процессов. Одним из способов визуализации такой информации является dashboard, который на одном слайде дает мгновенный обзор всех основных данных.
Сразу отмечу, что это больше подходит для презентации на отправку. И PowerPoint не всегда является лучшим инструментом для их создания и отображения.
Например, у Microsoft для этого существует Power BI, который интегрирован с PowerPoint и может выгружать отчеты сразу в слайды.
Вот так может выглядеть дашборд по продажам для быстрого анализа:
Или, используя вот такой дашборд панели продаж, можно посмотреть ключевые результаты, прогнозы на этот месяц, показатели по регионам, общую сумму закрытых сделок и полученную прибыль.
Наполнение дашборда зависит только от вашей фантазии и основных данных. Но здесь важно не перегрузить информацией и использовать не более 4-6 графиков.
Дизайн в стиле инфографики
Инфографика в презентации помогает превратить скучные факты в привлекательный контент с помощью визуализации данных, типографики, интересных цветовых схем и аккуратно вставленного текста.
Если у вас много цифр и статистики, то инфографика в презентации должна стать для вас приоритетом.
Например, вот так можно отобразить информацию о количестве покупателей в "черную пятницу" и их среднем чеке.
Или вот так изобразить какие-то финансовые показатели:
И вот еще один пример отличной визуализации данных с помощью иконок:
Визуализация с помощью историй
Важно не только красиво рассказывать и показывать факты, но и "завернуть" их в историю.
Все больше компаний используют этот инструмент визуализации и стремятся распространить свою информацию более эффективно и гораздо быстрее.
Теперь уже все чаще презентации начинаются именно так:
Ссылка на полную версию презентации.
5 примеров, как показать ваши данные лучше уже сегодня
Диаграммы, таблицы и схемы — одни из самых распространенных способов визуализации. Это наиболее простой метод показать сложную таблицу с множеством данных.
Однако диаграммы, как правило, размещают с непонятными легендами, используя плохие цветовые схемы, слишком много категорий и деталей.
Я решил разобраться и написать несколько правил к самым популярным из них.
Александр Кучерук о том, как линии, формы и цвета могут доносить идеи и служить бизнес-задачам.
Мы часто думаем, что дизайн в презентациях нужен, «чтобы было красиво». Но у него есть и другие функции. Главная задача дизайна презентаций – усилить ваше выступление через визуальную составляющую. А в результате – помочь достичь своей цели, будь то продажа, следующий этап переговоров или донесение идеи.
Делать профессиональные презентации стало модно, хотя некачественного контента все также довольно много.
Американский предприниматель Томас Уотсон говорит: "Хороший дизайн — это хороший бизнес".
Три основных принципа дизайна слайдов
Принцип 1. Порядок
Помните, мама постоянно просила навести порядок в комнате и проговаривала: «Порядок на столе, порядок в голове» (ладно, может, у меня был частный случай).
Так же думают люди, которые видят вашу презентацию. Если вы последовательно и структурно рассказываете о своей теме, вас воспринимают как человека, которому можно довериться.
Правильно выполненный дизайн в Powerpoint этому способствуют.
Представьте другую презентацию, где спикер «прыгает» со слайда на слайд, мямлит и сбивается с мысли. Вспомнили такого? Доверите ему свои деньги?
Порядок на слайде помогает фокусироваться на нужных элементах и создает логику считывания информации.
Нэнси Дуарте, основатель одной из крупнейших компаний, занимающихся дизайном:
Когда мы работаем над слайдами, большую часть времени что-то убираем, сокращаем и структурируем. Разрушаем и снова строим. Давайте разберемся, как же привести слайды в порядок.
Александр Кучерук
Ex-product-маркетолог Microsoft
Катерина Левченко
Маркетинг директор Danone Nutricia
Оформляйте слайды в одном стиле. Для создания визуальной иерархии используйте шрифт, цвет, фигуры.
Это простая черно-белая презентация с четкой иерархией. На последнем слайде считываем в первую очередь цифры, а потом — дополнительную информацию о количестве проектов и счастливых пользователей. Присутствует элемент — линия, которая повторяется в том или ином виде на всех слайдах.
Используйте встроенные инструменты выравнивания (линейку, направляющие и сетку в PowerPoint).
Выравнивать объекты в PowerPoint не так сложно, как может показаться. Для этого нужно на вкладке «Вид» активировать: «Линейка», «Сетка», «Направляющие».
Если кликнуть на направляющую правой кнопкой мыши, можно изменить ее цвет, а также добавить горизонтальную или вертикальную направляющую.
Кликните на изображение, чтобы увеличить его
Хорошо помогают выравнивать объекты «Смарт направляющие», которые автоматически показывают (с помощью красных стрелок) симметричное расположение объектов относительно друг друга.
Кликните на изображение, чтобы увеличить его
Копируйте слайды и элементы вместо того, чтобы создавать слайды заново.
Хороший дизайн презентации – это повторяемость элементов, цветов и других объектов.
Здесь используется повторяющийся в одном и том же месте на слайде элемент — линия. Этого можно добиться, используя «Образец слайдов» или просто копируя предыдущий слайд.
Даже такая, казалось бы, незначительная деталь, способна значительно улучшить дизайн презентации Powerpoint.
Принцип 2. Фокус
Наше зрение устроено таким образом, что сфокусироваться на всем сразу невозможно. Поэтому мы выделяем отдельные элементы или видим всю картину целиком.
Например, на этом слайде хоть и есть фокус, но считывается он достаточно сложно.
На этом слайде вы в первую очередь считаете число 78%, а потом обратите внимание на текстовую информацию.
Важно, чтобы аудитория могла сразу уловить ключевую цифру или мысль, для этого и существует фокус. Это как снайперский прицел, в который вы даете заглянуть вашим зрителям.
Как создать фокус на слайдах
Выделите важный элемент цветом, формой или расположением. Создайте контраст или цветовое пятно. Фраза «Best Products» явно выделяется на слайде ниже.
В тексте старайтесь выделять наиболее важные фразы. Это можно сделать с помощью цвета, толщины или размера текста. Например, как на этом слайде.
Принцип 3. Простота и понятность
Эволюция — это упрощение, а не усложнение. После ребрендингов логотипы международных компаний и брендов становятся максимально простыми. То же происходит с дизайном систем: к примеру, Microsoft перешел от 3D-элементов и прорисовки деталей к плоским иконкам и простым формам.
Например, «Знакомьтесь, наша команда» можно написать текстом без усложнений.
В этой статье я расскажу как в пару кликов изменить цветовую гамму во всей презентации PowerPoint, как создать свою цветовую схему и как в несколько кликов добавить 250 великолепных цветовых палитр для своих презентаций и других документов Microsoft Office.
1. Как изменить цветовую гамму презентации
Цвет — это элемент, который может создавать или разрушать дизайн. Это правило относится и к дизайну презентаций. Выбор правильной цветовой схемы PowerPoint очень важен.
В Microsoft Office и в PowerPoint в том числе, существуют встроенные цветовые схемы применив которые, вы с пару кликов можете изменить цветовое оформление всех слайдов: заливок, шрифтов, фонов. Вот как это делается в Powerpoint.
Перейдите во вкладку «Дизайн» и найдите раздел «Варианты». Нажмите на маленький значок стрелки, чтобы открыть всплывающее меню, а затем выберите «Цвета».
2. Как создать свою цветовую гамму в презентации PowerPoint
Вы можете разработать собственную цветовую палитру в соответствии с корпоративными цветами вашей компании / организации или в соответствии с идеей или желаемым настроением презентации и затем применить ее к уже созданным презентациям.
Для этого, после открытия презентации или шаблона PowerPoint перейдите в меню «Дизайн» и найдите раздел «Варианты». Нажмите на маленький значок стрелки, чтобы открыть всплывающее меню, а затем выберите «Цвета».
Теперь нажмите кнопку «Настроить цвета», чтобы настроить новую цветовую комбинацию.
Если вы хотите отредактировать существующую комбинацию цветов, щелкните правой кнопкой мыши на наборе цветов и затем нажмите «Изменить».
Откроется диалоговое окно «Создание новых цветов темы». Здесь вы можете настроить до 12 вариантов цвета для одной презентации. Каждый цвет который будет использоваться для разных целей в вашей презентации. Например, цвета Акцент могут помочь вам выделить области презентации — цвета графики или фигур PowerPoint, в то время как цвета текста / фона зададут соответственно цвет фона и текста в вашей презентации PowerPoint.
3. Как импортировать 250 готовых цветовых гамм
PowerPoint, Word и Excel используют одну и ту же библиотеку цветовых гамм. Эти приложения Microsoft Office содержат общую библиотеку из более чем 20 альтернативных цветовых палитр. Однако лично мне часто бывает трудно найти хорошее сочетание цветов для моих презентаций PowerPoint в этой встроенной библиотеке цветов. Большинство из встроенных цветовых гамм скучны, неинтересны и устарели.
Как мы рассмотрели выше, вы можете создать свою палитру цветов, но если вы не профессиональный дизайнер, то для того, чтобы найти подходящую комбинацию цветов, требуются часы и огромные усилия.
Поэтому мы с коллегами создали загружаемую библиотеку из 250 современных цветовых гамм для PowerPoint и других приложений Office. После загрузки архива следуйте простым инструкциям по установке. После этого вы всегда будете иметь эти красивые цветовые комбинации в своем MS Office.
Найдите на ПК папку «Theme Colors» в Windows. Для этого откройте окно проводника, т.е. любую папку, введите следующий текст в расположенную вверху панель и нажмите Enter (Ввод):
%AppData%\Microsoft\Templates\Document Themes\Theme Colors
После того как вы нажмете Enter откроется папка Theme Colors, где находятся файлы пользовательских цветовых тем. Скопируйте из нашего архива все 250 XML-файлов и вставьте их в эту папку.
Примеры цветовых гамм
Прием со сменой цветовых гамм работает только если при создании презентации вы использовали «Цвета темы» для выбора цвета шрифтов и фигур, а не «Стандартные цвета»:
Таблицы в PowerPoint – мощный инструмент для визуализации данных. С помощью таблиц, представленных на слайдах презентации, можно оригинально представлять данные и делать нужные акценты.
Для чего нужны таблицы в презентации?
Таблица – удобный способ представления информации. Таблица помогает структурировать информацию. А структурированная, систематизированная информация позволят увидеть динамику. Например, рост или падение показателей.
Пример всем известной таблицы - Периодическая система химических элементов (таблица Менделеева).
Таблицы используют для анализа и отчетов, для представления показателей. Таблицы используют в любых отраслях деятельности. А демонстрация табличных данных – важная составляющая многих презентаций. Поэтому в PowerPoint есть развитые инструменты для работы с таблицами.
Как создать (добавить) таблицу в PowerPoint?
Рассмотрим процесс создания таблиц на примере PowerPoint 2016. Общий принцип создания таблиц в других версиях поверпоинт такой же.
1. На вкладке Вставка кликаем по команде Таблица.
2. С помощью сетки выбираем количество ячеек, нужных для нашей таблицы (в нашем примере размер таблицы 5х5):
В результате выбора ячеек получаем таблицу на текущем слайде:
3. Кликаем в любой ячейке, чтобы ввести данные:
Существует еще один способ создания таблиц в PowerPoint.
1. На заполнителе слайда кликаем по значку Вставить таблицу:
2. В окне Вставка таблицы выбираем количество столбцов и строк:
После клика Ок получаем таблицу:
Как переместить таблицу на слайде презентации PowerPoint?
Чтобы переместить таблицу нужно «захватить» ее за один из краев левой кнопкой мыши и переместить в нужное место.
1. Наводим указатель мыши на один из краев таблицы и увидев четыре стрелки, направленные в разные стороны, кликаем на левую кнопку мыши. Таким образом мы «захватили» таблицу:
2. Перемещаем таблицу в нужное место на слайде и отпускаем левую кнопку мыши. Таблица остается в выбранном месте.
Как изменить размер таблицы в PowerPoint?
Изменить размер таблицы – это значит уменьшить или увеличить ширину или высоту таблицы.
Для изменения размеров таблицы нужно выделить ее (кликнуть по ней левой кнопкой мыши), а затем потянуть за один из появившихся узлов в нужном направлении. С помощью перетаскивания узлов изменяем ширину, высоту или одновременно ширину и высоту (при перетаскивании по диагонали).
Для примера уменьшим ширину таблицы.
1. Кликаем по таблице, чтобы появились узлы. Затем наводим указатель мыши слева для появления двунаправленных стрелок:
2. После появления стрелок нажимаем левую кнопку мыши и перетаскиваем вправо. В нужном месте отпускаем. Таким образом мы уменьшили ширину таблицы:
Как добавить строку или столбец в таблицу PowerPoint?
1. Кликаем по ячейке, рядом с которой нужно добавить строку или столбец. Например, по ячейке 2 квартал:
2. Во вкладке Макет, группе Строки и столбцы выбираем нужное действие. Например, Вставить снизу:
3. Получаем новую строку:
Точно также вставляется строка сверху, а также столбцы слева и справа. Просто кликаем по нужному действию.
Как удалить строку или столбец в таблице PowerPoint?
- Выбираем строку или столбец, который нужно удалить. Выберем пустую строку, созданную в предыдущем примере.
- На вкладке Макет кликаем команду Удалить, а затем в выпадающем меню выбираем пункт Удалить строки:
Добавление или удаление ячеек таблицы с помощью контекстного меню
Существует еще один способ добавления и удаления строк и столбцов таблицы - с помощью контекстного меню.
- Ставим указатель мыши в ячейке, рядом с которой нужно добавить/удалить строку или столбец.
- Кликаем правую кнопку мыши.
- В появившемся меню выбираем нужное действие (вставить или удалить):
Работа с таблицей PowerPoint с использованием инструментов вкладки Макет
При клике по таблице открываются дополнительные вкладки: Конструктор и Макет.
Рассмотрим, чем полезна вкладка Макет.
Таблица ( 1 ) – инструменты для выделения всей таблицы или отдельных строк или столбцов, в которых находится курсор. Также здесь включается или отключается отображение сетки внутри таблицы.
Строки и столбцы ( 2 ) – инструменты для вставки и удаления столбцов и строк (рассмотрели выше).
Объединение ( 3 ) – инструмент для работы с нестандартными таблицами. Можно часть столбцов или строк объединить или, наоборот, разделить. Например, так (объединили несколько ячеек верхней строки в одну):
Размер ячейки ( 4 ) – инструмент для задания высоты и ширины ячеек, а также строк и столбцов.
Выравнивание ( 5 ) – инструменты для работы с текстом внутри таблицы: выбор вертикального или горизонтального направления текста в ячейке, выравнивание по левому, правому краю или по центру, выравнивание по верху, по низу или по центу. А также работа с отступами полей внутри ячейки.
Размер таблицы ( 6 ) – инструменты для задания ширины и высоты всей таблицы.
Упорядочение ( 7 ) – инструменты для работы с таблицей, как с объектом среди других объектов. Например, у нас есть прямоугольник и таблица. С помощью инструмента Переместить вперед перемещаем таблицу на передний план, прямоугольник остается на заднем плане:
Настройка таблицы PowerPoint с использованием инструментов вкладки Конструктор
Параметры стилей таблиц ( 1 ) – инструмент позволяет изменять стили таблицы за счет изменения свойств отдельных столбцов и строк. Для применения стилей выделяется таблица и включаются, либо отключаются чекбоксы с нужными параметрами.
Стили таблиц ( 2 ) – инструмент для выбора стиля таблицы.
Чтобы изменить стиль кликаем по таблице и выбираем нужный стиль из выпадающего списка:
В соответствии с выбранным стилем будет оформлена вся таблица.
Также в данной группе инструментов можно:
- выбрать заливку для всей таблицы или для отдельной ячейки:
- добавить или убрать границы для различных частей таблицы:
Стили WordArt ( 3) – инструмент для применения эффектов WordArt к данным в таблице. Например, тень свечение, отражение:
Нарисовать границы ( 4 ) – инструмент для ручной прорисовки и удаления границ таблицы. С помощью данного инструмента таблицу можно преобразовать до нужной конфигурации стерев лишние линии и дорисовав недостающие. При этом для рисования таблицы можно выбирать толщину и цвет пера.
Выводы
Мы рассмотрели все возможности PowerPoint при работе с таблицами и данными внутри таблиц. Мы увидели, как много вариантов существует для создания наглядности и для акцентирования внимания при работе с таблицами в презентациях.
В данном уроке процесс создания нового шаблона оформления презентации рассматривается в программе Microsoft PowerPoint 2007.
Создадим новую, чистую «презентацию»: «Файл» - «Создать» - «Новая презентация». Открывается презентация с белым фоном и черным текстом.
Далее заходим в меню «Вид» - «Образец слайдов»:
Мы видим набор макетов для слайдов. Для каждого отдельного образца можно задавать свой фон. Если фон применить к самому верхнему и самому крупному образцу, то он применится ко всем остальным макетам. Далее можно корректировать каждый из нижестоящих макетов.
Чтобы для этих макетов задать нужный нам фон, щелкаем правой кнопкой мыши по первому образцу и выбираем «Формат фона».
В открывшемся диалоговом окне выбираем «Рисунок или текстура», затем файл, если хотим использовать свое оригинальное изображение. Естественно, его нужно вначале создать или найти и где-либо сохранить. Я выбираю предварительно приготовленное изображение с помощью двойного клика по нему.
Затем щелкаю «Закрыть» и вижу, что мое изображение применилось ко всем образцам. Правой кнопкой мыши можно вызвать контекстное меню, зайти снова в «Формат фона» и сделать изображение более прозрачным, чтобы читался шрифт. Также можно изменить сами шрифты – начертание, размер или цвет.
Когда шаблон готов, нужно сохранить его в качестве шаблона оформления. Для этого щелкаем по кнопке меню «Office» - «Сохранить как» и выбираем Шаблон PowerPoint (*.potx). При этом автоматически откроется папка с шаблонами. В ней заходим «Document Themes», чтобы шаблон был доступен при создании любой новой презентации и щелкаем «Сохранить».
Теперь если создадим новую презентацию и зайдем в меню «Дизайн», то увидим только что созданный нами пользовательский шаблон оформления презентации.
Читайте также: