Как сделать гриф утверждения в ворде
Специалисты отделов делопроизводства и секретари нередко сталкиваются с необходимостью утверждения тех или иных документов. Какие способы утверждения документов существуют, на какие ГОСТы опираться, чтобы не допустить ошибок, – расскажем в статье.
Существует ряд документов, образующихся в процессе деятельности организации, утверждение которых носит обязательный характер. Как правило, к ним относятся: акты, задания, инструкции, правила, планы, стандарты и т.д.
Будет документ обладать юридической силой или нет, зависит от того, соблюдены ли требования к оформлению реквизитов. Отсутствие грифа утверждения делает документ в правовом смысле бесполезным: утверждение конкретного документа санкционирует его создание и распространяет его действие на определенный круг лиц.
В задачи сотрудников отдела делопроизводства входит разработка, согласование и, как итог, утверждение комплекса НПА в области делопроизводства и архивного дела конкретного предприятия. К ним относятся:
• годовой план работы архива;
• акт обнаружения документов;
• акт приема-передачи дел при смене руководителя архива;
• положение об архиве организации;
• инструкция по делопроизводству;
РЕКВИЗИТ 16 «ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ ДОКУМЕНТА»: НОРМАТИВНОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ
До 01.07.2018 действует ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 6.30-2003), который заменит ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Новый ГОСТ расширяет перечень способов утверждения документов:
Гриф утверждения документа входит в состав реквизитов документа, располагается в верхнем правом углу первого листа документа.
На бланке с продольным расположением реквизитов гриф утверждения располагается также справа под реквизитами бланка.
Допускается центрировать элементы грифа утверждения относительно самой длинной строки (Пример 1) – это актуально для громоздких наименований организаций.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 предусматривает три способа утверждения документов:
1. Должностным лицом.
2. Распорядительным документом.
3. Решением коллегиального органа.
Все они одинаково юридически значимы, но различаются оформлением.
Рассмотрим каждый способ.
СПОСОБ 1: УТВЕРЖДЕНИЕ ДОКУМЕНТА ДОЛЖНОСТНЫМ ЛИЦОМ
Для того чтобы документ утвердило должностное лицо, последнее должно обладать правом подписи (утверждения). Способ применяется при утверждении должностных инструкций, положений, актов внутренних проверок, актов передачи дел – документов, не требующих дополнительных пояснений. Как правило, правом подписи и утверждения документов организации имеет единолично генеральный директор (директор, президент). Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации. Наиболее часто перечень регламентируется отдельным приказом.
В зависимости от штатной структуры организации перечень лиц, имеющих право подписи, можно утвердить с помощью приказа. Если в организации минимальный штат работников – целесообразно предоставить право подписи конкретному сотруднику и перечислить в приказе определенные виды документов (Пример 2).
В.С. Туркина, помощник генерального директора
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 5, 2018.
Очень часто в работе бывает нестандартная таблица. То есть таблица, в которой число ячеек в одной строчке не равно числу ячеек в другой строчке. Рассмотрим случай «нестандартная таблица» на примере обязательного реквизита любого организационно-распорядительного документа ‒ гриф «Утверждение».
Это профессионально оформленный гриф «Утверждение»:
Как правило, утверждающий реквизит набирают обычным текстом и выравнивают по правому краю. На уроке 8 я говорила, что это признак дурного тона. Тем более и ГОСТ со мной согласен: «Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки». Можно воспользоваться табуляторами, абзационными отступами, но, на мой взгляд, лучше всего воспользоваться таблицей.
По окончании этого урока вы сможете:
- Создать мысленную таблицу
- Создать гриф «Утверждение», используя нестандартную таблицу таблицу на примере
- Поставить текстовый курсор перед таблицей
- Разделить ячейки
- Поставить на место смещенные границы ячеек
1. Создание мысленной таблицы
Шаг 1. Для начала я мысленно нарисуем таблицу, которая послужит основой для утверждающего реквизита:
Рисовать такую сложную таблицу себе дороже, поэтому я доведу до конца все линии, чтобы сделать таблицу, как можно стандартной:
Вот и таблица нарисовалась. Считаем: 5 строчек и 3 столбца. Желательно, чтобы ширина двух правых столбцов в сумме были бы равны ширине первого столбца, чтобы не связываться потом с выравниванием ширины столбцов. Калькулятор в руки брать не будем, а сделаем 4 абсолютно одинаковых столбца.
2. Создание грифа «Утверждение»
Шаг 1. Рисуем таблицу 4 столбца×5 строчек (лента Вставка → группа команд Таблица → матрица таблицы 4×5):
Шаг 2. Делаем все границы невидимыми (лента Конструктор → группа команд Оформление → выпадающее меню Границы → команда Нет границы из выпадающего меню):
Можно воспользоваться дублирующей командой (лента Главная → группа команд Абзац → команда Границы → команда Нет границы из выпадающего меню):
Шаг 3. Объединяем две верхние ячейки справа (выделяем две ячейки → лента Макет → группа команд Объединение → команда Объединить):
Шаг 4. Аналогично объединяем вторые две ячейки справа.
Шаг 5. Выравниваем содержимое ячеек справа снизу по левому краю (выделяем две ячейки → лента Макет → группа команд Выравнивание → команда снизу по левому краю):
Шаг 6. Обнуляем поля ячеек таблицы (выделяем всю таблицу → лента Макет → группа команд Выравнивание → команда Поля ячейки → нули по всем полям):
Шаг 7. Устанавливаем для ячейки с будущим словом «дата» выравнивание сверху по середине (выделяем нужную нам ячейку → лента Макет → группа команд Выравнивание → команда Выровнять сверху по середине)
Шаг 8. Назначаем видимыми нижнюю границу ячеек под подпись и дату (выделяем две ячейки → лента Макет → группа команд Абзац → команда Границы → Нижняя граница и Внутренняя горизонтальная граница):
Шаг 9. Заполняем гриф «Утверждение»:
По дороге не забудем уменьшить размер шрифта слова «дата» и назначить ему курсивное начертание. Заодно слово «Утверждаю» сделаем увесистым.
Шаг 10. Устанавливаем высоту строчек (выделение соответствующей строки → лента Макет → группа команд Размер ячейки → нужный размер в поле Высота):
Шаг 11. Отменяем режим «Непечатаемые символы» и режим «Отобразить сетку»:
По-моему, получилось очень аккуратно. Долго делать? Полторы минуты. Сохраните гриф «Утверждение» в укромном месте и пользуйтесь по мере необходимости.
Когда будете работать с реальной очень нестандартной таблицей, то не поленитесь мысленно «дорисовать» таблицу. Поверьте, вручную рисовать таблицу ‒ очень непростая работа.
3. Разделение таблицы
Рассмотрим ситуацию, когда сначала на первой странице создали таблицу, а потом решили сверху текст добавить. Собственно, мы только что создали такую ситуацию. Выход есть!
Шаг 1. Установите текстовый курсор в первую ячейку первой строки и разделите таблицу (лента Макет → группа команд Объединение → команда Разделить таблицу):
Но лучше в такие ситуации на попадать.
4. Разделение ячеек
Шаг 1. Разделяем ячейку на две ячейки (выделяем ячейку → лента Макет → группа команд Объединение → команда Разделить ячейки → диалоговое окно почему-то называется «Разбиение ячеек» → в поле число столбцов устанавливаем нужное нам число):
Сложнее ситуация, когда нам необходимо несколько ячеек разделить. Кстати, на так уж редко встречающаяся.
Шаг 2. Разделяем 4 ячейки каждую на 3 ячейки (выделяем 4 ячейки → лента Макет → группа команд Объединение → команда Разделить ячейки → диалоговое окно почему-то называется «Разбиение ячеек» → в поле число столбцов устанавливаем нужное нам число):
И последний совет в этом уроке. Но поверьте этот совет позволит вам сэкономить кучу нервов.
5. Выравнивание ширины ячеек
Попадали ли когда-нибудь в такую ситуацию?
Если нет, то попадете обязательно. Что делать? Как правило неопытные пользователи подводят курсор к границе, зажимают судорожно левую клавишу мыши и начинают двигать границу. Если повезет, то получится сразу выровнять ширину ячеек:
Выход прост, как сермяжная правда.
Шаг 1. Выделяем всю таблицу и выравниваем ширину ячеек лента Макет → группа команд Размер ячейки → команда Выравнять ширину столбцов):
Шаг 2. Автоподбор таблицы по содержимому (лента Макет → группа команд Размер ячейки → команда Автоподбор → команда Автоподбор по содержимому):
Шаг 3. Автоподбор таблицы по ширине окна (лента Макет → группа команд Размер ячейки → команда Автоподбор → команда Автоподбор по ширине окна):
Я надеюсь, что мой совет, как побороть смещение границ, поможет вам в работе с таблицами. Берегите лучезапястную мышцу!
Мы прошли несколько уроков по многоуровневым спискам. Наиболее распространённый вид многоуровневого списка – это Заголовки в документе. И наиболее часто встречающие проблемы у пользователей – неумение правильно работать с заголовками.
На уроке 27 я привела 3 правила работы со списками, которых я придерживаюсь неукоснительно:
- Всегда работать только с кнопкой «Многоуровневый список»
- Если надо изменить формат списка, то курсор надо поставить на самый первый пункт форматируемого списка (то есть не надо приступать к форматированию списка, если вы не находитесь на первом
- Всегда работать с отступами и выступами только в диалоговом окне «Определение нового многоуровневого списка», которое вызывается кнопкой «Многоуровневый список
По окончании урока вы сможете:
- Определять Заголовки в документе
- Работать в области задач Структура документа
1. Заголовки в документе
Скачайте документ тут. Откройте документ (очень скучный текст, но мне не приходится выбирать). Преимущество данного документа – это наличие всего лишь трёх страниц. Но это такая редкость в моей работе. Обычно количество страниц начинается от 20, и далее прекрасному нет предела.
Напомню на всякий случай:
- Включите режим Непечатаемые символы
- Откройте область задач Стили
- Проследите за месторасположением Панели быстрого доступа (см. Урок 19)
Первый абзац я выделила красным цветом. Это название документа. Пусть таким и остаётся.
Полужирные абзацы – это будут Заголовки первого уровня.
Абзацы прямого начертания – это будут Заголовки второго уровня.
От этой исходной ситуации начнём работать.
Шаг 1. Выделите абзац «Область и порядок применения правил» (как это делать, см. Урок 2. Например, щёлкните один раз по полосе выделения, ведь абзац состоит из одной строчки)
Шаг 2. Задайте многоуровневый список. Лента Главная → группа команд Абзац → кнопка Многоуровневый список → Библиотека списков → Список «Заголовок»:
Эта иконка вам даже подмигнёт:
Получили такую картину:
Абзац отметился номером «1» и:
- получил интервал до абзаца 12 пт,
- покрасился в синий цвет,
- стал называться «Заголовок 1».
Вы заметили, что в области задач Стили появился новый стиль «Заголовок 2»?
Шаг 3. Выделите следующие два абзаца (я советую вам периодически обращаться к уроку 2 и тренироваться в различных способах выделения. Время, затраченное на эти тренировки, окупится в вашей будущей работе):
Шаг 4. А теперь переместите курсор в область задач Стили и щёлкните по стилю «Заголовок 2»:
Вы заметили, что в области задач Стили появился новый стиль «Заголовок 3»?
Делаем вывод из первых 4-х шагов.
Главное правило при работе с Заголовками | Самый первый заголовок обязательно назначать кнопкой Многоуровневый список |
В этом случае все 9 уровней заголовков будут привязаны к общей нумерации, и заголовки следующих уровней смело можно назначать из области задач Стили. И вас не будет донимать головная боль.
Шаг 5. Выделяем первый заголовок 1 уровня и изменяем его внешний вид:
Вы обратили внимание на чёрный маленький квадратик напротив абзаца, которому присвоен стиль «Заголовок 1»? На уроке 10 мы познакомились с Диалоговым окном Абзац. Продолжим это приятное знакомство.
Шаг 6. Лента Главная → группа команд Абзац → копка группы:
Обратите внимание на активную кнопку на Панели быстрого доступа. Она нам ещё пригодится.
Щёлкните по второй закладке диалогового окна Абзац. На первой закладке мы задавали отступы и интервалы. На второй закладке «Положение на странице» мы определяем положение абзацев относительно друг друга и относительно страницы:
Это очень интересная закладка, которая даёт нам отличные возможности. Я посвящу этой закладке отдельный урок, и вы поймёте, почему я никогда не использую режим «Разрыв страницы». И вам не советую.
Итак, снимите галочки, как показано на картинке и нажмите ОК:
Получили такую картинку:
- Кнопка на Панели быстрого доступа не активна
- Чёрный квадратик напротив абзаца исчез.
Чёрный квадратик ‒ это непечатаемый символ, который сигнализирует о возможном положении абзаца на странице.
Шаг 7. Сохраняем изменения в характеристике стиля «Заголовок 1»:
- Перемещаем курсор в область задач Стили на название стиля «Заголовок 1»
- Щёлкаем по кнопке выпадающего меню на названии стиля «Заголовок»
- Выбираем команду «Обновить «Заголовок 1» в соответствии с выделенным фрагментом»
Эту операцию мы делали на уроке 11.
А теперь, вооружённые знанием про кнопочки на панели быстрого доступа, отформатируем заголовок второго уровня
Шаг 8. Выделяем заголовок второго уровня изменяем его внешний вид:
Вот видите, обошлись без вызова диалогового окна Абзац. Хорошо, что есть настроенная Панель быстрого доступа (см. Урок 18 и Урок 19).
Шаг 9. Сохраняем изменения в характеристике стиля «Заголовок 2»:
- Перемещаем курсор в область задач Стили на название стиля «Заголовок 2»
- Щёлкаем по кнопке выпадающего меню на названии стиля «Заголовок 2»
- Выбираем команду «Обновить «Заголовок 2» в соответствии с выделенным фрагментом»
Шаг 10. Пробегаемся по всему документу и присваиваем соответствующие стили соответствующим абзацам:
Тяжело в учении – легко в бою, как говорил гениальный Суворов.
Я только что заново отформатировала файл в соответствии с этим уроком и потратила на это 1,5 минуты.
На документ из 600 страниц я потратила два часа, но там стилей было побольше.
А теперь переходим к самому главному понятию в идеологии Word – СТРУКТУРА ДОКУМЕНТА. Большая просьба – не закрывать документ и перейти в самое начало документа.
2. Структура документа
Вы не забыли, что Заголовок – это встроенный стиль? А встроенные стили доброжелательные разработчики отформатировали в соответствии со своими предпочтениям (см. Урок 13). Тогда почему мы так подробно занимались встроенным стилем Заголовок?
Ну, во-первых заголовки встречается практически в любом документе, а во-вторых именно встроенные Заголовки определяют структуру документа.
Шаг 1. Пройдите путь: лента Вид → группа команд Показать → команда Область навигации:
Кстати, эту команду при помощи правой клавиши мыши можно добавить на Панель быстрого доступа.
Получили такую картину (на следующих скриншотах я отключу область задач стили):
Получается, что на сером окне весь документ за исключением первого абзаца. Но первый абзац мы не трогали, не меняли.
Вывод | В область Навигации попадают только абзацы, которым присвоен стиль Заголовок любого уровня (уровней 9) |
И что это нам даёт?
Шаг 2. Щёлкайте в области навигации по любому заголовку и вы увидите, что курсор в документе послушно встал в начале выбранного заголовка:
Шаг 3. Нажмите ПМ на любом заголовке в области Навигация:
В контекстном меню выберите команду Свернуть все. Получим такую картину:
Шаг 4. И для развлечения: нажмите ЛМ на шестой заголовок и, не отпуская ЛМ перетащите его на место после первого заголовка:
Мышку оставили в покое и делаем вывод.
Вывод | В области Навигация мы можем перетаскивать по документу заголовки вместе с содержимым. |
А это часто бывает нужно при создании и форматировании документа.
Теперь вы сможете:
- Определять Заголовки в документе
- Работать в области задач Структура документа
Разумеется, я рассказала не о всех возможностях области Навигация. Постепенно знания будем наращивать. Но самое главное, что можно открывать сезон охоты в программе Point. Ведь структура документа удивительным образом поможет нам при создании презентации.
Вам будет интересно:
Д4. 4 правила оформления слайда
Урок 37. Разрыв страницы
Урок 21. Номер в списке
14 Comments on Урок 28. Заголовки в документе. Структура документа
Здравствуйте, большое спасибо вам за статью. Хотел бы спросить, когда я нажимал на кнопки Абзац- не отрывать от следующего и на соседнюю Абзац — не разрывать, то эффект с черным квадратиком был одинаковый — т.е исчезал- появлялся. Меня это ввело в недоумение, так как кнопки то разные.
Добрый вечер! Спасибо за отзыв. По поводу черных квадратов. Да квадрат один и тот же на все режимы. И так было всегда, а начинала я с Word 3. С уважением, Елена
Добрый вечер, спасибо Вам за ответ.
Еще касательного этого появился такой вопрос. Когда снимаю галочку «абзац не отрывать от следующего», то у меня в своем(не учебном) файле подзаголовок 2 уровня улетает на следующую страницу, а остается пустая страница с заголовком наверху. Когда проходил статью, такого поведения не было. Еще хотел бы понять, что значит «абзац не отрывать от следующего»?
С уважением,
Денис
Быть может это связано с тем, что я сначала создал структуру, а потом начал вставлять в нее текст?
Спасибо Вам большое за ответ, пробую урок 16, файл выслал.
С уважением,
Денис
Благодарю за помощь
Здравствуйте, у меня не получается делать правильный заголовок
Добрый день, Елена. Большое спасибо за ваши уроки. Хочу последовательно пройти все. Столкнулся со следующей ситуацией. Имеется документ, примерно 150 страниц. Документ составлен путем копирования отдельных файлов в один документ (рабочие документы аудитора). У каждого рабочего документа есть название, выбрал стиль — Заголовок 1. Сформировал автособираемое оглавление. Оглавление работает, обновляется автоматически. Хотел воспользоваться меню Навигация для перемещения. Увидел, что в перечне заголовков представлены только те, которые находятся не внутри таблицы. Правильно я понимаю, что проблема в этом?
Добрый вечер, Юджин! Вы совершенно правы: те заголовки, которые помещены в таблицу не отображаются в Области навигации. Если вы переместите заголовки вне таблицы, то она появятся в Области навигации.
Спасибо за оперативный ответ. Переместил заголовки, они появились в области навигации.
Добрый день!
Подскажите, пожалуйста, а как сделать заголовки разного уровня в тексте, где не нужна никакая нумерация? Это просто текст художественной книги. Там нет п. 23.1 или 4.2.7 и т.п. Просто главы и текст, но при этом в самом тексте много выделений курсивом и/или полужирным шрифтом (как отдельных слов, так и фраз) + есть вставки стихотворного текста, эпиграфы и пр. И если обычный текст классически выровнен по ширине, то всякие дополнения — то по левому краю, то по центру, то по правому краю.. Я пытаюсь сделать перевод в соответствии с исходным оформлением текста в оригинале книги — и никак не соображу, какой вариант требуемой «строгой иерархии заголовков» взять, чтоб без нумерации, и как всё это исходное разнообразие уместить в 4 уровня..
Гриф утверждения документа является неотъемлемой частью большинства бумаг нормативного характера. Данный элемент позволяет придать документации легитимность и юридическую силу.
Оформление грифа должно соответствовать всем требованиям действующего трудового законодательства РФ.
Что такое гриф утверждения документа и его назначение?
Деятельность каждой компании подразумевает собой оформление множества документов. Каждая бумага несет в себе определенный смысл, делающий ее распорядительной, управленческой, инструктивной или информационной. Вся документация подобного характера должна иметь юридическую силу.
Организационно-распорядительная документация должна оформляться согласно требованиям, установленным на государственном уровне. Статус фирмы, ее организационно-правовая форма, значения в данном случае не имеет. Правила оформления документации упомянутого типа едины для всех организаций.
В делопроизводстве имеют важную роль следующие регламенты:
Оформление документов в едином виде позволяет добиться следующих результатов:
- приобретение бумагами юридического статуса;
- возможность оперативного ведения документооборота в организации;
- быстрая идентификация и поиск необходимых документов;
- автоматизация процесса оформления бумаг.
Гриф утверждения является обязательным элементом некоторых бумаг. В ГОСТе данному реквизиту присвоен порядковый номер 16. Описание данного элемента, информация о его необходимости и технология оформления также присутствует в регламенте.
В каждой организации должен быть список документов, подлежащих обязательному утверждению. На бумагах из этого списка должен присутствовать гриф.
Перечень документации, как правило, закрепляется в инструкции по делопроизводству. При его составлении необходимо руководствоваться отраслевыми нормативами и соответствующими требованиями.
Точного перечня документов, подлежащих обязательному утверждению, в трудовой документации, действующей на территории РФ, нет. Поэтому в каждом компании данный список определяется в зависимости от необходимости.
Следует отметить, что документы, имеющие распорядительный характер, в большинстве случаев не утверждают. Следовательно, грифа на них быть не должно. Связано это с тем, что приказы и распоряжения подписывают главные руководители фирмы. Их подписи и выступают в качестве утверждения.
Основное назначение грифа утверждения – придание документу юридической силы. Бумаги могут утверждаться двумя способами – должностным лицом или соответствующим распорядительным актом.
Чаще всего гриф проставляется на следующих бумагах:
- должностные инструкции и другие материалы инструктивной направленности – по охране труда, технике безопасности и т.п.;
- отчеты – командировочные, по НИОКР, техническим испытаниям;
- локальная нормативная документация;
- штатное расписание, численность сотрудников;
- организационная структура компании;
- сметы, в том числе по расходам;
- перечни и регламенты различного характера.
Где и как ставится?
Информация о расположении грифа утверждения отражена в правилах оформления организационно-правовой документации.
В соответствии с регламентом, место для размещения элемента располагается в правой верхней части титульного листа.
Действующим ГОСТом установлено содержание грифа.
В ситуации, когда документация утверждается одним должностным лицом, он подразумевает собой 4 строки. каждая из них несет определенный смысл и информацию:
- Слово «УТВЕРЖДАЮ».
- Полное наименование должности лица, утверждающего документ.
- Личная подпись утверждающего лица с расшифровкой.
- Дата проставления записи об утверждении.
Образец
Выводы
Гриф утверждения – обязательный реквизит некоторых документов. Благодаря данному элементу бумаги приобретают юридическую силу. В связи с этим подойти к организации процесса его оформления необходимо с особой важностью.
Согласно ГОСТу, данный реквизит должен располагаться в правой верхней части титульного листа. В стандартном случае элемент имеет 4 строки. При необходимости они могут смещаться к центру листа.
Важным является правильное оформление таких реквизитов, как подпись, печать, гриф утверждения , которые придают документу юридическую силу.
Документ утверждается должностным лицом или специально создаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слов УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов и фамилии, даты утверждения. Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа.
Допускается центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:
В состав реквизита Подпись входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи. Наименование должности печатают под реквизитом Отметка о наличии приложения или Текст с 0-го знака (от границы левого поля), а расшифровку подписи - на уровне последней строки наименования должности на расстоянии 12 см от границы левого поля, например:
Допускается центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, например:
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
Читайте также: