Как сделать авансовую счет фактуру в 1с унф
Зависают непонятные долги и предоплаты в отчетах по взаиморасчетам, хотя никто никому не должен:
Обычно это происходит из-за того, что долги не закрыты по документам расчетов. Если правильно построить отчет, проблема становится более очевидна:
Наконец, мы готовы рассказать о том, как работать в УНФ так, чтобы:
- не было не зачтенных авансов
- не разбухала дебиторка и кредиторка
Мы рассмотрим два варианта, причем подробнее расскажем про второй — действительно автоматический (у кого мало времени можете 1-й вариант пропустить и сразу читать про второй )
ВАРИАНТ 1. ПОЧТИ АВТОМАТИЧЕСКИЙ ЗАЧЕТ АВАНСОВ
Разработчики уже довольно давно добавили вариант автоматического зачета авансов и долгов, подробно о принципах его работы можно почитать на ИТС
Но главный смысл в том, что, например, в Поступлении на счет можно не указывать конкретные накладные, которые оплачивает клиент. А можно поставить вариант “Авто”, и программа при проведении документа сама подберет нужные документы по ФИФО.
Обычно именно такой вариант все и ожидают.
Звучит все очень красиво, кажется, что достаточно поставить для всех контрагентов Автоматически , и все всегда будет хорошо:
- при оплате подберутся все необходимые долги
- при отгрузке найдутся все авансы
Но давайте рассмотрим, в каких ситуациях что-то пойдет не так.
Бардак во взаиморасчетах
Если у вас не совсем запущенная ситуация, можно попробовать зачесть авансы и долги при помощи Корректировки долга (операция зачет авансов) по каждому проблемному контрагенту.
И после того как по этому контрагенту вы ситуацию исправите, то, можно ожидать чего-то дельного от автоматического поведения программы.
Специфические операции: Возвраты или Корректировки долга
К сожалению, не во всех документах есть автоматический зачет авансов/долгов.
- Корректировка долга фиксирует конкретные документы и при перепроведении их не актуализирует.
- Возвраты вообще не оформить без помощи специально обученных людей, там совсем все не очевидно
Изменения задним числом
Мы уверены, что вы не сверх-человек и порой “залезаете” в прошлые периоды — что-то удаляете, или наоборот добавляете. В этот момент ваши взаиморасчеты сбиваются (получается, что документы, которые автоматически зачли какие-то долги теперь должны зачесть какие-то другие долги).
- в программе нет специальных удобных механизмов для перепроведения документов (возможность в меню Администрирование - Корректировка данных - Групповое перепроведение документов не в счет, т.к. это инструмент для специалистов)
- вы не знаете, с какого периода перепроводить документы, и программа никак не подскажет вам
- если у вас по контрагенту были специфические операции , они автоматически не актуализируются, и придется их как-то вручную переделывать, а потом как-то опять перепроводить документы
Вывод может быть только один:
⇨ Автозачет от разработчиков УНФ, конечно, сильно упростил работу, но панацеей не стал. Во многих случаях он совсем не поможет.
ВАРИАНТ 2. ДЕЙСТВИТЕЛЬНО АВТОМАТИЧЕСКИЙ ЗАЧЕТ АВАНСОВ
Мы сами столкнулись с недостатками автозачета от разработчиков и решили придумать кардинально другой вариант, чтобы действительно все само работало.
Мы исходили из следующего:
- важно минимизировать ручные действия
- зачет авансов и долгов должен быть примерно по ФИФО (если в каких-то случаях будет иначе, то это не критично)
- важно, чтобы расчеты были верны на текущий момент. Если что-то не так в прошлых периодах, это не сильно важно, все-таки у нас система оперативного учета
- нам не важно, как в счет-фактуре/УПД заполнится поле “к платежно-расчетному документу №” (тут два довода, во-первых, мы на УСН, во-вторых, заполнение этого поля -- очень спорный вопрос и, кажется, карго-культ)
КОНЦЕПЦИЯ ДОРАБОТКИ
Поэтому мы пришли к такой концепции:
Автоматический зачет работает в два этапа:
1. анализируются и исправляются все отрицательные остатки (минусовой долг переносится на аванс, а минусовой аванс - на долг)
2. выявляются авансы и по ФИФО закрываются на долги, пока не кончатся либо долги, либо авансы
При этом корректируются не только регистры взаиморасчетов (по которым строятся все отчеты по долгам), но и движения по Управленческому регистру (чтобы баланс тоже строился корректно).
КАК ЗАПУСТИТЬ ЗАЧЕТ АВАНСОВ
Рекомендуемый вариант — настроить регламентное задание, которое будет делать все автоматически.
Пользователи коробочных решений могут настроить регламентное задание в специальной внешней обработке в меню Компания - Администрирование - Печатные формы, отчеты и обработки - Дополнительные отчеты и обработки - Зачет авансов взаиморасчетов (Автовыполнение) .
Рекомендуемые настройки:
- Повторять: каждые 1 день
- Время начала: 01:00 ночи
Чтобы регламентное задание работало, у вас должна быть серверная версия 1С или или облачная 1С, например 1С:ФРЕШ.
Пользователи облачных 1С смогут настроить расписание выполнения автоматического зачета при установки расширения из Магазина расширений .
Обработку можно запустить вручную, для этого заходим в меню Компания - Сервис - Зачет авансов взаиморасчетов
ПОЧЕМУ НАМ МОЖНО ДОВЕРЯТЬ?
- Мы давно и много занимаемся УНФ и пишем много продуманных методических статей
- Проблему ведения взаиморасчетов в УНФ мы обсуждаем с разработчиками уже лет 6 и многие доработки были сделаны именно по нашей инициативе
- Наша разработка протестирована на нескольких крупных базах УНФ с масштабным документооборотом, и мы уверены в наших алгоритмах
ИНСТРУКЦИЯ ПО УСТАНОВКЕ
Доработка выполнена в форме расширения и устанавливается через меню Компания - Администрирование - Печатные формы, отчеты и обработки - Расширение возможностей программы
Расширение доступно и для облачной версии 1С:ФРЕШ.
ОБНОВЛЕНИЯ
Мы предоставляем новые версии разработки в течение года после покупки бесплатно .
Год дополнительной поддержки - 3 000 рублей.
Внимание, мы не гарантируем работоспособность разработки, у которой не оплачен период дополнительной поддержки.
Мы знаем о взаиморасчетах в Управлении нашей фирмой все, что только можно знать. Самая большая проблема взаиморасчетов в УНФ в том, что зависают непонятные долги и предоплаты, в Пульсе бизнеса показываются неадекватные цифры, отчеты по долгам показывают не пойми что.
Кратко напомним, в чем проблема со взаиморасчетами
В Пульсе бизнеса цифры показываются неадекватные:
Зависают непонятные долги и предоплаты в отчетах по взаиморасчетам, хотя никто никому не должен:
Обычно, это происходит из-за того, что долги не закрыты по документам расчетов. Если правильно построить отчет, проблема становится более очевидна:
Мы готовы рассказать о том как работать в УНФ так, чтобы:
- не было не зачтенных авансов
- не разбухала дебиторка и кредиторка
Мы рассмотрим два варианта, причем подробнее расскажем про второй — действительно автоматический (у кого мало времени можете 1-й вариант пропустить и сразу читать про второй)
ВАРИАНТ 1. ПОЧТИ АВТОМАТИЧЕСКИЙ ЗАЧЕТ АВАНСОВ
Разработчики уже довольно давно добавили вариант автоматического зачета авансов и долгов, подробно о принципах его работы можно почитать на ИТС
Но главный смысл в том, что, например, в Поступлении на счет можно не указывать конкретные накладные, которые оплачивает клиент. А можно поставить вариант “Авто”, и программа при проведении документа сама подберет нужные документы по ФИФО.
Обычно, именно такой вариант все и ожидают.
Звучит все очень красиво и кажется, что достаточно поставить для всех контрагентов Автоматически, и все всегда будет хорошо:
- при оплате подберутся все необходимые долги
- при отгрузке найдутся все авансы
Но давайте рассмотрим, в каких ситуациях что-то пойдет не так.
БАРДАК ВО ВЗАИМОРАСЧЕТАХ
Если у вас не совсем запущенная ситуация, можно попробовать зачесть авансы и долги при помощи Корректировки долга (операция зачет авансов) по каждому проблемному контрагенту.
И после того, как по этому контрагенту вы ситуацию исправите, то, можно ожидать чего-то дельного от автоматического поведения программы.
СПЕЦИФИЧЕСКИЕ ОПЕРАЦИИ: ВОЗВРАТЫ ИЛИ КОРРЕКТИРОВКИ ДОЛГА
К сожалению, не во всех документах есть автоматический зачет авансов/долгов.
- Корректировка долга фиксирует конкретные документы и при перепроведении их не актуализирует.
- Возвраты вообще не оформить без помощи специально обученных людей, там совсем все не очевидно
ИЗМЕНЕНИЯ ЗАДНИМ ЧИСЛОМ
Мы уверены, что вы не сверх-человек и порой “залезаете” в прошлые периоды — что-то удаляете, или наоборот добавляете. В этот момент ваши взаиморасчеты сбиваются (получается, что документы, которые автоматически зачли какие-то долги теперь должны зачесть какие-то другие долги).
- в программе нет специальных удобных механизмов для перепроведения документов (возможность в меню Администрирование - Корректировка данных - Групповое перепроведение документов не в счет, т.к. это инструмент для специалистов)
- вы не знаете, с какого периода перепроводить документы, и программа никак не подскажет вам
- если у вас по контрагенту были специфические операции, они автоматически не актуализируются, и придется их как-то вручную переделывать, а потом как-то опять перепроводить документы
Вывод может быть только один:
Автозачет от разработчиков УНФ, конечно, сильно упростил работу, но панацеей не стал. Во многих случаях он совсем не поможет.
ВАРИАНТ 2. ДЕЙСТВИТЕЛЬНО АВТОМАТИЧЕСКИЙ ЗАЧЕТ АВАНСОВ
Мы сами столкнулись с недостатками автозачета от разработчиков и решили придумать кардинально другой вариант, чтобы действительно все само работало.
Мы исходили из следующего:
- важно минимизировать ручные действия
- зачет авансов и долгов должен быть примерно по ФИФО (если в каких-то случаях будет иначе, то это не критично)
- важно, чтобы расчеты были верны на текущий момент. Если что-то не так в прошлых периодах, это не сильно важно, все-таки у нас система оперативного учета
- нам не важно, как в счет-фактуре/УПД заполнится поле “к платежно-расчетному документу №” (тут два довода, во-первых, мы на УСН, во-вторых, заполнение этого поля -- очень спорный вопрос и, кажется, карго-культ)
КОНЦЕПЦИЯ ДОРАБОТКИ
Поэтому мы пришли к такой концепции:
На данный момент есть один минус у этого решения — довольно сложная работа с документами Корректировка долга. Это один из самых сложных документов в УНФ и учесть все нюансы в доработке не получается. На данный момент при необходимости вырабатываем дополнительную логику работы и контроля на конкретных внедрениях за дополнительную плату.
Автоматический зачет работает в два этапа:
1. анализируются и исправляются все отрицательные остатки (минусовой долг переносится на аванс, а минусовой аванс - на долг)
2. выявляются авансы и по ФИФО закрываются на долги, пока не кончатся либо долги, либо авансы
При этом корректируются не только регистры взаиморасчетов (по которым строятся все отчеты по долгам), но и движения по Управленческому регистру (чтобы баланс тоже строился корректно).
Рекомендуемый вариант — настроить регламентное задание, которое будет делать все автоматически.
Пользователи коробочных решений могут настроить регламентное задание в специальной внешней обработке в меню Компания - Администрирование - Печатные формы, отчеты и обработки - Дополнительные отчеты и обработки - Зачет авансов взаиморасчетов (Автовыполнение).
Рекомендуемые настройки:
- Повторять: каждые 1 день
- Время начала: 01:00 ночи
Чтобы регламентное задание работало, у вас должна быть серверная версия 1С или или облачная 1С, например 1С:ФРЕШ.
Пользователи облачных 1С смогут настроить расписание выполнения автоматического зачета при установки расширения из Магазина расширений.
Обработку можно запустить вручную, для этого заходим в меню Компания - Сервис - Зачет авансов взаиморасчетов
Внешний вид обработки
ПОЧЕМУ НАМ МОЖНО ДОВЕРЯТЬ?
- Мы давно и много занимаемся УНФ и пишем много продуманных методических статей
- Проблему ведения взаиморасчетов в УНФ мы обсуждаем с разработчиками уже лет 6 и многие доработки были сделаны именно по нашей инициативе
- Наша разработка протестирована на нескольких крупных базах УНФ с масштабным документооборотом, и мы уверены в наших алгоритмах
ИНСТРУКЦИЯ ПО УСТАНОВКЕ
Доработка выполнена в форме расширения и устанавливается через меню Компания - Администрирование - Печатные формы, отчеты и обработки - Расширение возможностей программы
Расширение доступно и для облачной версии 1С:ФРЕШ.
ОБНОВЛЕНИЯ
Мы предоставляем новые версии разработки в течение года после покупки бесплатно.
Год дополнительной поддержки - 3 000 рублей.
Внимание, мы не гарантируем работоспособность разработки, у которой не оплачен период дополнительной поддержки.
Год бесплатной поддержки (если обновится конфигурация или изменится форма, то мы все поправим)
Год дополнительной поддержки стоит — 3000 руб.
Прочая информация:
Обработка тестируется на актуальных версиях конфигураций 1С:УНФ, например, 1.6.24.
Для учета индивидуальных нюансов и доработки для работы в измененных конфигурациях работа оплачивается по часам.
Все наши наработки по 1С:УНФ
Причины купить
Для самостоятельной разработки подобного разработки может понадобиться > 100 часов разработки толкового программиста и работа хорошего методолога. Мы относимся к разработке как к продукту, поддерживаем актуальные релизы и по мере накопления знаний выпускаем новые релизы.
Гарантия возврата денег
ООО "Инфостарт" гарантирует Вам 100% возврат оплаты, если программа не соответствует заявленному функционалу из описания. Деньги можно вернуть в полном объеме, если вы заявите об этом в течение 14-ти дней со дня поступления денег на наш счет.
Программа настолько проверена в работе, что мы с полной уверенностью можем дать такую гарантию. Мы хотим, чтобы все наши покупатели оставались довольны покупкой.
Рабочее место для учета НДС с авансов расположено в меню Финансовый результат и контроллинг - НДС, пункт Помощник по учету НДС.
Рисунок 1 - Местонахождение рабочего места Помощник по учету НДС
Рисунок 2 - Учет НДС с авансов в рабочем месте Помощник по учету НДС
Как оформить счета-фактуры по полученным авансам
Для оформления счетов-фактур по полученным авансам в блоке Выставление счетов-фактур нажимаем на гиперссылку Выставить счета-фактуры по полученным авансам и переходим в рабочее место НДС с полученных авансов. В рабочем месте предусмотрен отбор вариантов.
- все авансы на конец дня;
- не зачтенные в течение пяти календарных дней;
- не зачтенные до конца месяца;
- не зачтенные до конца квартала.
Рисунок 3 - Формирование и способ отбора авансов в рабочем месте НДС с полученных авансов
Выбираем документы в табличной части и нажимаем на Сформировать счета-фактуры.
Рисунок 4 - Формирование счета-фактуры в рабочем месте НДС с полученных авансов
После формирования счета-фактуры в табличной части в поле СФ (сумма) появилась зеленая галочка и сумма по выставленной счет-фактуре.
Перейдем в счет-фактуру двойным кликом мыши по ячейке СФ (сумма) и отразим движения в регламентированном учете.
Рисунок 5 - Статус сформированной счет-фактуры в рабочем месте НДС с полученных авансов
Счет-фактура выданный формирует следующие проводки: в момент получения аванса - Дт 76.АВ и Кт 68.02, далее в дату принятия к вычету НДС с полученного аванса - Дт 68.02 Кт 76.АВ.
Рисунок 6 - Проводки документа Счет-фактура выданный (аванс)
Как оформить счета-фактуры по выданным авансам
Выбираем в табличной части документы и нажимаем на Зарегистрировать счет-фактуру.
Рисунок 7 - Формирование счетов-фактур
В открывшейся форме документа Счет-фактура полученный (аванс) заполняем данные (номер, дата) согласно полученной счет-фактуре на аванс от поставщика.
Проводим Счет-фактуру полученный (аванс) и отражаем в регламентированном учете. Счет-фактура полученный (аванс) формирует проводки по принятию к вычету НДС с выданного аванса (Дт 68.02 Кт 76.ВА) и по восстановлению НДС с выданного аванса (Дт 76.ВА Кт 68.02).
Счет-фактура и Универсальный передаточный документ для конфигурации УНФ версий 1.4.9, 1.5.3, 1.5.4, 1.6.1, 1.6.2, 1.6.3, 1.6.4, 1.6.5, 1.6.6, 1.6.7, 1.6.8, 1.6.9, 1.6.10. Вступает в силу с 01 октября 2017 г.
Печатная форма документа счет-фактура и универсального передаточного документа с учетом изменений редакции постановления Правительства РФ от 19 августа 2017 г. № 981.
Печатная форма документа счет-фактура (СФ) и универсального передаточного документа (УПД) с учетом изменений редакции постановления Правительства РФ от 19 августа 2017 г. № 981, а также с поддержкой предыдущего постановления Правительства РФ от 25 мая 2017 г. № 625.
Реализована для УНФ редакций 1.4, 1.5, 1.6 (проверялась на последних релизах УНФ 1.4.9., 1.5.3., 1.5.4., 1.6.1, 1.6.2, 1.6.3, 1.6.4, 1.6.5, 1.6.6, 1.6.7, 1.6.8, 1.6.9, 1.6.10). Для УНФ 1.4 и 1.5 используется один и тот же файл поставки. Т.е. файл для конфигураций 1.4 и 1.5 общий и подходит для любой из названных редакций, а вот архив для версии 1.6 содержит четыре обработки . Это связано с тем, что в озвученных версиях наблюдаются мелкие изменения. Состав архива для редакции 1.6
- для версий УНФ от 1.6.1 до 1.6.6 включительно;
- для версий 1.6.7 и 1.6.8;
- для версии 1.6.9;
- для версии 1.6.10;
Бонусом идет формирование указанных документов с учетом требований предыдущего постановления № 625. Т.е. все обработки автоматически распознают период, к которому относится документ и заполняет печатную форму в нужном виде.
Команды печати не изменяют конфигурацию (основные печатные формы). Подключение печатной формы выполняется из настроек программы (Печатные формы, отчеты и обработки – Дополнительные отчеты и обработки).
ВАЖНО! Пользователи, которые раннее подключали внешнюю печатную форму с постановлением № 625 могут ее отключить за ненадобностью, так как данные обработки поддерживают эти изменения (инструкция с отключением будет добавлена в обсуждения после публикации).
Версия 1.6.11 не анализировалась, так как в последних обновлениях печатная форма актуализирована разработчиками типовой конфигурации.
Рабочее место для учета НДС с авансов расположено в меню Финансовый результат и контроллинг - НДС, пункт Помощник по учету НДС.
Рисунок 1 - Местонахождение рабочего места Помощник по учету НДС
Рисунок 2 - Учет НДС с авансов в рабочем месте Помощник по учету НДС
Как оформить счета-фактуры по полученным авансам
Для оформления счетов-фактур по полученным авансам в блоке Выставление счетов-фактур нажимаем на гиперссылку Выставить счета-фактуры по полученным авансам и переходим в рабочее место НДС с полученных авансов. В рабочем месте предусмотрен отбор вариантов.
- все авансы на конец дня;
- не зачтенные в течение пяти календарных дней;
- не зачтенные до конца месяца;
- не зачтенные до конца квартала.
Рисунок 3 - Формирование и способ отбора авансов в рабочем месте НДС с полученных авансов
Выбираем документы в табличной части и нажимаем на Сформировать счета-фактуры.
Рисунок 4 - Формирование счета-фактуры в рабочем месте НДС с полученных авансов
После формирования счета-фактуры в табличной части в поле СФ (сумма) появилась зеленая галочка и сумма по выставленной счет-фактуре.
Перейдем в счет-фактуру двойным кликом мыши по ячейке СФ (сумма) и отразим движения в регламентированном учете.
Рисунок 5 - Статус сформированной счет-фактуры в рабочем месте НДС с полученных авансов
Счет-фактура выданный формирует следующие проводки: в момент получения аванса - Дт 76.АВ и Кт 68.02, далее в дату принятия к вычету НДС с полученного аванса - Дт 68.02 Кт 76.АВ.
Рисунок 6 - Проводки документа Счет-фактура выданный (аванс)
Как оформить счета-фактуры по выданным авансам
Выбираем в табличной части документы и нажимаем на Зарегистрировать счет-фактуру.
Рисунок 7 - Формирование счетов-фактур
В открывшейся форме документа Счет-фактура полученный (аванс) заполняем данные (номер, дата) согласно полученной счет-фактуре на аванс от поставщика.
Проводим Счет-фактуру полученный (аванс) и отражаем в регламентированном учете. Счет-фактура полученный (аванс) формирует проводки по принятию к вычету НДС с выданного аванса (Дт 68.02 Кт 76.ВА) и по восстановлению НДС с выданного аванса (Дт 76.ВА Кт 68.02).
Читайте также: