Как распечатать отпуска в 1с
Ситуация, когда сотрудник уходит в отпуск с 1 числа месяца, достаточно часто вызывает вопросы у наших клиентов и читателей: отпускные необходимо выплатить за 3 дня до начала отпуска, предыдущий месяц еще не полностью отработан, и заработная плата не начислена, но этот месяц должен быть включен в расчет среднего. Раньше я советовала своим клиентам просто пересчитать документ начисления отпуска после окончательного расчета зарплаты за предыдущий месяц, но с появлением 6-НДФЛ ситуация немного изменилась.
Рассмотрим пример в программе 1С: Зарплата и управление персоналом 8 редакции 3.1. Для начисления отпускных переходим на вкладку «Зарплата» и выбираем пункт «Отпуска».
Добавляем новый документ и внимательно заполняем все поля. Отпуск начинается с 1 октября, дата выплаты – 28 сентября, в качестве месяца начисления выбираем сентябрь.
Если мы посмотрим расчет среднего заработка, то увидим, что заработная плата за сентябрь в него не вошла.
Отпускные мы выплачиваем сотруднику в той сумме, которую рассчитали по данному документу, затем начисляем и выплачиваем зарплату за сентябрь.
После того, как появились данные о заработной плате за сентябрь, отпускные нужно пересчитать. До 2016 года можно было просто зайти в созданный ранее документ, рассчитать его заново и доплатить сотруднику разницу в суммах в случае увеличения среднего заработка. Но с приходом 6-НДФЛ ситуация изменилась: теперь мы исчисляем и уплачиваем НДФЛ в разрезе дат получения дохода, налог с отпускных был рассчитан на дату 28 сентября, затем был удержан и перечислен в бюджет, поэтому теперь этот НДФЛ пересчитывать нежелательно. Если сумма отпускных увеличится, и это изменение отразится той же датой получения дохода, то окажется, что налог в бюджет мы недоплатили, поэтому нам необходимо действовать по-другому. Снова открываем документ начисления отпуска и обращаем внимание на нижний левый угол формы.
В нашем случае средний заработок увеличился, разницу в суммах отпускных мы сотруднику оперативно выплачиваем, при этом датой получения дохода, которая отразится в 6-НДФЛ, уже будет являться другое число – 5 октября.
Ситуация, когда сотрудник уходит в отпуск с 1 числа месяца, достаточно часто вызывает вопросы у наших клиентов и читателей: отпускные необходимо выплатить за 3 дня до начала отпуска, предыдущий месяц еще не полностью отработан, и заработная плата не начислена, но этот месяц должен быть включен в расчет среднего. Раньше я советовала своим клиентам просто пересчитать документ начисления отпуска после окончательного расчета зарплаты за предыдущий месяц, но с появлением 6-НДФЛ ситуация немного изменилась.
Рассмотрим пример в программе 1С: Зарплата и управление персоналом 8 редакции 3.1. Для начисления отпускных переходим на вкладку «Зарплата» и выбираем пункт «Отпуска».
Добавляем новый документ и внимательно заполняем все поля. Отпуск начинается с 1 октября, дата выплаты – 28 сентября, в качестве месяца начисления выбираем сентябрь.
Если мы посмотрим расчет среднего заработка, то увидим, что заработная плата за сентябрь в него не вошла.
Отпускные мы выплачиваем сотруднику в той сумме, которую рассчитали по данному документу, затем начисляем и выплачиваем зарплату за сентябрь.
После того, как появились данные о заработной плате за сентябрь, отпускные нужно пересчитать. До 2016 года можно было просто зайти в созданный ранее документ, рассчитать его заново и доплатить сотруднику разницу в суммах в случае увеличения среднего заработка. Но с приходом 6-НДФЛ ситуация изменилась: теперь мы исчисляем и уплачиваем НДФЛ в разрезе дат получения дохода, налог с отпускных был рассчитан на дату 28 сентября, затем был удержан и перечислен в бюджет, поэтому теперь этот НДФЛ пересчитывать нежелательно. Если сумма отпускных увеличится, и это изменение отразится той же датой получения дохода, то окажется, что налог в бюджет мы недоплатили, поэтому нам необходимо действовать по-другому. Снова открываем документ начисления отпуска и обращаем внимание на нижний левый угол формы.
В нашем случае средний заработок увеличился, разницу в суммах отпускных мы сотруднику оперативно выплачиваем, при этом датой получения дохода, которая отразится в 6-НДФЛ, уже будет являться другое число – 5 октября.
Начисление отпускных в конфигурации 1С Бухгалтерия 8.3 оформляется при условии активированного пункта «Вести учет больничных, отпусков и исполнительных документов» в настройке программы «Параметры учета» (вкладка «Администрирование», раздел «Настройки программы», «Параметры учета», «Настройки зарплаты»).
Оформление начисления осуществляется в журнале «Все начисления». Нажимаем «Создать» и выбираем «Отпуск»:
В форме документа заполняются данные по месяцу начисления, сотруднику и организации (если учет ведется по нескольким организациям).
Нижняя часть имеет две вкладки:
Главное – здесь указывается период отпуска, за какой период работы сотрудника будут происходить начисления, а также рассчитанная сумма и средний заработок за день.
Для корректировки сумм имеется ссылка «Изменить». После нажатия появится окошко «Ввод данных для расчета среднего заработка», где по месяцам с указанием количества отработанных дней будет отражена сумма зарплаты. Данные, при необходимости можно откорректировать вручную и обязательно нужно нажать «Пересчитать». После подтверждения (нажать «ОК») пересчитанная сумма перенесется в форму начисления отпуска.
Начисления - здесь, на основании введенной информации и установленных настроек по сотруднику, будет выведен результат начисления отпуска и период. Возможно изменение суммы вручную.
Документ формирует проводки по расчету и начислению отпускных по тем же счетам, что и начисление зарплаты Дебет 26 Кредит 70.
Через функцию «Печать», прямо из документа «Отпуск» можно вывести форму приказа Т-6 с расчетом среднего дневного заработка.
При формировании документа по начислению зарплаты с автоматическим заполнением данных будут выводиться начисления по отпуску, которые скорректируются программой совместно с окладной частью. Также будет сразу выведен НДФЛ на обе суммы:
В том случае, когда в вашей фирме работает не слишком много работников, то кадровые документы и документы начисления заработной платы можно вести в 1С Бухгалтерия. Если же учет ведется в 1С ЗУП, то принцип действий будет аналогичный, только вам не нужно будет производить предварительной настройки программы для включения этого функционала.
В рамках данной статьи мы по шагам рассмотрим начисление отпуска в 1С Бухгалтерия 8.3 по утвержденному графику отпусков организации, который является обязательным для исполнения, как работодателем, так и работником.
Кстати! Где найти график отпусков в 1С 8.3? Нигде! Для ведения графика необходимо использовать 1С ЗУП или другие программы.
Предварительная настройка программы
Эта настройка нужна для того, чтобы вы смогли пользоваться кадровыми документами и документами начислений сотрудникам. В разделе «Администрирование»нажмите на гиперссылку «Параметры учета».
В появившейся форме перейдите в пункт «Настройки зарплаты».
Перед вами отобразится окно настроек, в котором обязательно необходимо указать, что кадровый учет и учет по зарплате будут вестись в этой программе. Далее, в разделе «Расчет зарплаты» установите флаг на пункте «Вести учет больничных, отпусков и исполнительных документов». Без этой надстройки вы попросту не сможете создать соответствующие документы.
Так же для удобства уточним, что кадровый учет в нашем случае будет полным. Это позволит вести документы о приемах, переводах и увольнениях сотрудников.
Отпуск в 1С Бухгалтерия 3.0
В разделе «Зарплата и кадры» зайдите в пункт «Все начисления».
Получите понятные самоучители по 1С бесплатно:
В открывшейся форме списка документов начислений выберите пункт «Отпуск» в меню «Создать». Если такого пункта, либо самого меню у вас нет, то вернитесь к настройкам программы.
Первым делом в только что созданном документе укажите организацию, в которой работает сотрудник и самого сотрудника. Далее нужно выбрать месяц и можно перейти к заполнению вкладки «Главное».
В нашем случае Абрамов Геннадий Сергеевич взял весь отпуск полностью с 01.09.2017 по 28.09.2017, что мы указали в полях «Период отпуска». Ниже укажем, за какой период работы предоставлен отпуск и дату выплаты.
Суммы «Начислено», «НДФЛ» и «Средний заработок» рассчитались автоматически. Последние две цифры мы можем скорректировать вручную. На НДФЛ подробно останавливаться не будем. Рассмотрим изменение среднего заработка. Для этого нажмите на знак зеленого карандаша справа от соответствующего поля.
Данные для расчета среднего заработка берутся за последний год по фактически отработанному времени. Вы можете откорректировать не только начисленные суммы, но и отработанные дни. Все эти данные будут автоматически учтены сразу же и в поле «Средний заработок» отобразится новая рассчитанная сумма.
Для того, чтобы вернуться в расчетам, произведенным программой изначально, нажмите на кнопку «Перезаполнить». После положительного ответа на вопрос программы все ручные изменения будут потеряны.
На вкладке «Начисления» кратко указана информация о том, какая сумма, за какой период будет начислена. Эту сумму так же можно отредактировать вручную.
После заполнения данного документа не забудьте его провести. При необходимости в 1С 8.3 Бухгалтерия так же можно найти печатные формы (меню «Печать») с расчетом среднего заработка и приказом на отпуск по форме Т-6.
Отражение отпуска при начислении заработной платы
Создадим документ начисления зарплаты, который расположен в том же разделе, что и отпуска. В шапке укажем, что начисление мы будем производить за сентябрь 2017 года для организации «Конфетпром ООО».
После нажатия на кнопку «Заполнить» программа автоматически рассчитает начисления по всем сотрудникам указанной организации с учетом отработанного времени. Мы видим, что у сотрудника, для которого мы только что оформили отпуск, заработная плата рассчиталась всего за один день. Дело в том, что практически весь месяц он находится в отпуске и программа это учла. Остальная сумма начислений отобразилась в колонке «Отпуска».
В расчетном листке, выплата за сентябрь для данного сотрудника разделена на оплату по окладу за отработанные дни и отпускные.
Смотрите также видеоинструкцию:
Для возможности формирования различных видов отпусков в программе необходимо корректно выставить настройки (Настройка – Расчет зарплаты –Настройка состава начислений и удержаний – Отпуска).
Создать документ Отпуск можно как из раздела Кадры, так и из раздела Зарплата.
1. Закладка Основной отпуск:
- галочка Отпуск устанавливается по умолчанию
- в полях с. по. необходимо указать сведения о начале и окончании периода ежегодного основного отпуска. По дате с. определяется Месяц начисления. Число дней отпуска подсчитывается автоматически в соответствии с производственным календарем и отображается в поле дн. Согласно законодательству для ежегодных отпусков из числа дней отпуска исключаются праздничные дни (для отпусков в календарных днях). Вместо ввода даты окончания отпуска имеется возможность указать количество дней отпуска в поле дн., тогда дата окончания будет определена автоматически
- флаг Компенсация отпуска устанавливается, если необходимо начислить компенсацию отпуска в предусмотренных законодательством случаях взамен предоставления отпуска в период действия трудового договора, необходимо указать количество дней компенсации отпуска
- флаг Освободить ставку на период отсутствия устанавливается, если необходимо освободить занимаемую сотрудником штатную единицу на период его отсутствия
- если по просьбе сотрудника необходимо вместе с отпускными рассчитать и выплатить зарплату за отработанные до отпуска дни, то необходимо установить галочку Рассчитать зарплату за. Если отпуск начинается в месяце, следующем за месяцем начисления, то зарплата будет начислена только за месяц начисления
- в полях Предоставляется за период работы с. по. автоматически определяется рабочий год (годы), за который(е) предоставляется основной отпуск (в программе ведется учет остатков отпусков). По ссылке Как сотрудник использовал отпуск? можно сформировать справку по отпускам для контроля их остатков
- в поле Основание можно ввести в виде текстовой строки основание для предоставления отпуска (например, график отпусков, заявление сотрудника). Основание используется в печатной форме приказа о предоставлении отпуска (Т-6). Чтобы основание запомнилось и было доступно в последующем, его следует добавить в список оснований отпуска, открывающийся по кнопке выбора в поле. Текст, введенный непосредственно в это поле, для последующего выбора автоматически не сохраняется.
Далее в нижней части закладки Основной отпуск расчет документа производится автоматически: Начислено, Удержано, Средний заработок. По умолчанию расчетным периодом являются 12 календарных месяцев, предшествующих дате начала события. Данные для расчета среднего заработка могут быть просмотрены/отредактированы по кнопке Изменить данные для расчета среднего заработка – (карандаш).
При нажатии на кнопку открывается специальная форма Ввод данных для расчета среднего заработка. Если согласно коллективному договору предусмотрен расчетный период другой длительности, то его можно задать вручную непосредственно при расчете в форме.
В поле Выплата необходимо указать, когда планируется выплатить отпускные - С зарплатой, С авансом или В межрасчетный период. По умолчанию считается, что расчет будет выплачен В межрасчетный период.
Поле Дата выплаты автоматически заполняется датой, на 3 календарных дня меньшей даты начала отпуска. На эту дату в учете будет автоматически исчислен НДФЛ с данного дохода. Если доход предполагается выплатить в другой день, то дата должна быть изменена в соответствии с реальной предполагаемой датой выплаты этого дохода.
В поле Корректировка выплаты в целях повышения прозрачности работы программы отражается сумма, корректирующая выплачиваемую сумму в случае избыточно удержанного НДФЛ.
2. Закладка Дополнительные отпуска, отгулы
Заполняется, если одновременно с основным отпуском сотруднику предоставляется дополнительный отпуск (или несколько дополнительных отпусков). Список всех видов отпусков, регистрируемых в программе, описывается в справочнике Виды отпусков (раздел Настройка – Виды отпусков), в этот справочник должны быть внесены все виды дополнительных отпусков, предоставляемых сотрудникам.
Также на этой закладке (под табличной частью) можно зарегистрировать дни отгулов, если сотрудник пожелал присоединить их к отпуску. Эта возможность становится доступной, если в настройках расчета зарплаты (Настройка – Расчет зарплаты – Настройка состава начислений и удержаний – Учет отсутствий) был установлен флаг Отгулы.
При предоставлении отгула вместе с отпуском количество предоставляемых дней отгула по умолчанию заполняется всеми накопленными сотрудником отгулами. При этом перевод накопленных часов отгула в дни производится по принципу "день за 8 часов". При необходимости количество как предоставляемых, так и списываемых дней и часов можно изменить вручную. Кроме того зарегистрировать фактическое предоставление отгула можно и отдельным документом Отгул (раздел Зарплата - Отгулы - Создать). Для регистрации отгула предусмотрено отдельное одноименное начисление, в табеле учета рабочего времени отгул обозначается как Дополнительные выходные дни (неоплачиваемые), код НВ.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! если требуется оформить только учебный оплачиваемый отпуск, то необходимо создать документ Отпуск – на закладке Основной отпуск снять галочку, на закладке Дополнительные отпуска, отгулы поставить галочку и выбрать вид отпуска - Дополнительный учебный отпуск (оплачиваемый).
Программа автоматически рассчитает начисленную сумму, ознакомиться с результатом подробнее можно, нажав кнопку Показать подробности расчета на закладке Начислено (подробно) .
3. Закладка Дополнительно
В поле Счет, субконто при необходимости можно уточнить способ отражения начисления в бухгалтерском учете.
После завершения оформления документа необходимо нажать на кнопку Провести.
По кнопке Печать доступны различные формы. Для целей анализа результатов начисления можно сформировать печатную форму по расчету среднедневного заработка (Печать – Расчет среднего заработка).
Для формирования выплаты отпускных можно нажать кнопку Выплатить, после чего сформируется Ведомость на выплату.
Создать Ведомость на выплату можно и позже через журнал Все ведомости на выплату зарплаты – указать вид выплаты Отпуска.
Отпуск без сохранения оплаты
Для регистрации Отпуска без сохранения заработной платы необходимо в настройках расчета зарплаты (Настройка – Расчет зарплаты – Настройка состава начислений и удержаний) на закладке Отпуска установить галочку Отпуска без оплаты.
Создать документ Отпуск без сохранения оплаты можно как из раздела Кадры, так и из раздела Зарплата.
В результате создания в поле Вид отпуска будут доступны следующие виды отпусков без оплаты:
- Дополнительный учебный отпуск без оплаты – неоплачиваемый отпуск в связи с обучением, предусмотренный гл. 26 ТК РФ, вид начисления Дополнительный учебный отпуск без оплаты, в табеле учета рабочего времени обозначается буквенным кодом УД
- Отпуск без оплаты в соотв. с частью 1 статьи 128 ТК РФ – отпуск неоплачиваемый с разрешения работодателя (по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам), вид начисления Отпуск за свой счет, в табеле учета рабочего времени обозначается буквенным кодом ДО
- Отпуск без оплаты в соотв. с частью 2 статьи 128 ТК РФ – отпуск неоплачиваемый в соответствии с законом (работающим пенсионерам, инвалидам, в случаях рождения ребенка, регистрации брака и т.п.), вид начисления Отпуск без оплаты согласно ТК, в табеле учета рабочего времени обозначается буквенным кодом ОЗ7.
Галочку Освободить ставку на период отсутствия необходимо установить, если требуется, чтобы на время отпуска сотрудника занимаемая им ставка была свободна (например, сотрудник уходит в длительный отпуск, и на время его отпуска планируется принять на его ставку другого сотрудника).
В поле Основание необходимо ввести в виде текстовой строки основание для предоставления отпуска для отражения в печатной форме приказа о предоставлении отпуска (Т-6). Для того чтобы основание запомнилось и было доступно в последующем, его следует добавить в список оснований отпуска, открывающийся по кнопке выбора в поле. Текст, введенный непосредственно в это поле, для последующего выбора автоматически не сохраняется.
После завершения оформления документа необходимо нажать на кнопку Провести.
Для формирования печатной формы Приказ о предоставлении отпуска (Т-6) необходимо нажать на кнопку Печать.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! если требуется оформить Дополнительный учебный отпуск без оплаты, то действия аналогичны
Для решения данной задачи по расчету отпускных и оформлению самого отпуска в 1С 8.3 ЗУП 3.1 существует документ «Отпуск», который расположен в разделе «Зарплата» или «Кадры».
Виды документов
При нажатии на кнопку «Создать» в форме списка данного документа 1С отобразится меню из четырех видов:
- отпуск;
- отпуск без сохранения оплаты;
- отпуск без сохранения оплаты списком;
- отпуск сотрудников.
Последние два вида аналогичны предыдущим, только они создаются не на одного сотрудника, а сразу на нескольких.
Ежегодный отпуск
В данном примере мы начислим отпускные в 1С ЗУП 8.3 длительностью 28 календарных дней за июнь 2017 года сотруднику Антонову Дмитрию Петровичу.
Ежегодный отпуск производится на основании утвержденного графика отпусков в организации. Его соблюдение обязательно как для работодателя, так и для сотрудника. Отпуск можно перенести, но только по взаимному согласию сторон. Так же сотрудник имеет право не брать отпуск (при согласии работодателя). В таком случае он получит его компенсацию.
Ежегодный отпуск формируется документом с видом «Отпуск». Учебный отпуск оформляется немного по другой схеме, но об этом мы поговорим в другой нашей статье.
Основной отпуск
В шапке документа укажите месяц, организацию и сотрудника. На первой закладке «Основной отпуск» в поле «Отпуск» должен быть установлен флаг. Правее укажите период.
После этого все основные реквизиты документа будут заполнены. К ним относятся такие данные, как период, за который предоставляется отпуск, средний заработок, начисления и удержания. В самых простых случаях этих данных достаточно.
Получите понятные самоучители по 1С бесплатно:
В случаях, когда сотруднику так же необходимо выплатить компенсацию отпуска, отметьте флагом одноименное поле и укажите количество дней. Отметьте, нужно ли освобождать ставку на период отпуска данного сотрудника. Если установить флаг в надстройке «Рассчитать зарплату за Июль 2017», то программа автоматически вместе с отпуском начислит нашему сотруднику остаток по заработной плате за указанный месяц.
В нижней части формы отображены расчеты. Данные в полях, которые отмечены знаком можно просмотреть подробнее, либо отредактировать, кликнув на него соответственно. Рассмотрим подробнее средний заработок, открыв подробности его расчета.
Перед нами открылась форма 1С ЗУП для ввода данных для расчета среднего заработка. Период в данном примере подставился автоматически. Бывают случаи, когда сотрудник фактически не работал в это время (например, был в отпуске по уходу за ребенком). В таком случае в соответствии с ТК РФ необходимо произвести расчет среднего заработка исходя из предыдущих периодов, где у сотрудника было фактически отработанное время.
Ниже находится табличная часть, где подробно отображены данные о рабочем времени и начислениях за выбранный период. Их так же можно откорректировать, но это не рекомендуется.
Оставим здесь все настройки, как есть и вернемся на форму документа «Отпуск».
В самом нижу формы так же можно указать период выплаты отпускных в полях «Выплата» и «Дата выплаты». Денежные средства можно выплачивать сразу, с авансом, либо с ближайшей выплатой заработной платы – на усмотрение сотрудника.
Если документ не заполнился автоматически, то вы можете пересчитать его нажатием соответствующей кнопки (она будет подсвечена желтым цветом), или активировать этот функционал в настройках.
Для включения автоматического пересчета документов перейдите в раздел «Настройки» и выберите пункт «Расчет зарплаты».
В открывшейся форме установите флаг в пункте «Выполнять автоматический пересчет документов при их редактировании».
Вкладка «Дополнительные отпуска»
На данной вкладке можно предоставить сотруднику дополнительные отпуска, как с начислением оплаты, так и без. Для этого установите флаг в поле «Предоставлять дополнительные отпуска». В табличной части перечислите все нужные отпуска с указанием видов, которые можно добавлять в программу самостоятельно.
Вкладка «Начислено (подробно)»
На данной вкладке отражен перечень расчетов начислений данного документа. Для отображения подробностей (дополнительных колонок таблицы) нажмите на соответствующую кнопку, как показано на рисунке.
Вкладка «Дополнительно»
Тут вы можете указать, как будет отражаться сумма начислений по данному документу в бухучете. Данные выбираются из справочника, который вы заполняете самостоятельно. В нашем случае мы произвели отражение на 26 счете – общехозяйственные расходы. Данную вкладку заполнять не обязательно. Все зависит от способов учета на вашем предприятии.
Отпуск без сохранения оплаты в 1С ЗУП
В данном случае при создании документа вам необходимо выбрать вид «Отпуск без сохранения оплаты». Напоминаем, что данные о нем можно внести и в документ, рассмотренный в предыдущем примере.
В заполнении данного вида документа у вас не должно возникнуть проблем. Выберите сотрудника, укажите период его отсутствия и отметьте, необходимо ли на это время освобождать ставку.
Далее укажите причину отсутствия. Причины выбираются из справочника, в который вы можете добавлять свои элементы. В нашем случае в справочнике только три записи.
Читайте также:
- Samsung s5830i card usb device drivers что это
- 7z не является внутренней или внешней командой исполняемой программой или пакетным файлом
- Для чего необходима предварительная обработка базовой линии в ворде
- Как в 1с 3 зуп внести удержания из зарплаты по исполнительному листу
- Determinism slider bios что это