Как распечатать лист согласования в 1с документооборот
Что чаще всего понимают под «согласованием документа»?
Согласование – это способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа с точки зрения оптимальности намеченных решений, соответствия предполагаемых решений положениям действующего законодательства, а также правовым актам, определяющим компетенцию организации, издающей документ.
Суть согласования состоит в правильной разработке, оформлении управленческих решений по важным направлениям работы организации. Процедура документооборота обеспечивает качество не только документов, но и реальных процессов управления. Согласование минимизирует риски и обеспечивает исполнение решения. Этот организационный инструмент помогает анализировать конкретные финансовые, экономические, юридические и прочие факторы в комплексе принятия решения.
Процесс согласования в 1С: Документооборот
1С: Документооборот не имеет определенной отраслевой специфики. Система позволяет регламентировать правила, структурировать информацию в бюджетной организации, коммерческом секторе.
В программе 1С можно согласовывать не только документы, а еще и заведение контрагентов, проведение мероприятий, отдельные проекты и другие многочисленные задачи. Введение электронного согласования повышает в разы эффективность управленческой работы.
Отличие электронного от бумажного согласования
Сравнение типичной ситуации согласования договора наглядно показывает различие двух способов решения задачи.
Согласование документов вручную
В традиционной бумажной версии процедура выглядит так:
- Юрист направляет проект ответственным работникам;
- Каждый сотрудник вносит в документ свои правки;
- Несколько раз исправленный текст возвращается на доработку;
- Новая редакция повторно отправляется на согласование;
- Процесс повторяется до принятия единого решения всеми участниками.
В такой схеме нередко случаются потери версий документа, срыв сроков и бесполезные затраты рабочего времени.
Электронный вариант согласования документов
В программе 1С: Документооборот согласование договора выглядит следующим образом:
- Ответственный сотрудник, прикрепив в программе к проекту договора необходимые документы, в один клик отправляет задачу коллегам по заданному маршруту.
- Каждому из участников цепочки согласования возможно задать ограничение срока.
- Система показывает онлайн состояние документов, уведомляет о готовности.
На поиск и оценку состояния документа тратятся секунды, сроки движения ускоряются в несколько раз. Избавление компании от бумажной рутины экономит время сотрудников, увеличивает темп бизнеса.
Порядок согласования документов
Существующий в программе 1С: Документооборот модуль «Согласование» является специальным инструментом рассмотрения документа. Пользователь определяет список сотрудников для согласования созданного им документа и стартует. Порядок движения текста может быть:
- простым, документ доступен для работы всем одновременно из заданного списка;
- сложным, поэтапно первоначальный вариант обрастая правками и изменяясь переходит к одному или нескольким согласующим.
При сложном многошаговом продвижении документ может возвращаться и двигаться снова последовательно по цепочке. Ход работы над текстом всегда можно увидеть в карточке документа кликнув по ссылке «Процессы».
После окончания рассмотрения документа всеми сотрудниками программа подаст сигнал в виде задачи «Ознакомиться с результатами согласования». Будет видно решение каждого из участников, их комментарии.
Настройка модуля согласования документов
Сначала создается группа доступа всех пользователей, имеющих право участия в процедурах согласований. Настраивать функции согласования можно пользователям, включенным в одну из двух вариантов групп:
- Администраторы;
- Новая группа в профиле с ролью «Согласование (настройка).
Для записи ролей пользователей нужно зайти в настройках в раздел «НСИ и администрирование». В папке «Администрирование» нужно кликнуть «Настройки пользователей и прав». При выборе группы доступа создается новый профиль. В нем добавляется роль «Согласование (использование)». После этого в группе доступа (создание) в профиль «Использование согласования» подбираются все участники.
Создаются роли для исполнителей, которые будут участвовать в согласовании. Они могут быть записаны как по фамилиям с именами, отчествами так и по должностям. Например, Федоров Иван Николаевич находится в списке пользователей. Его можно выбрать из другого списка по роли Главный бухгалтер.
Виды программной связи документов
Типовой функционал программы 1С: Документооборот способен отслеживать несколько десятков согласований к одному документу. Сложное переплетение взаимоотношений можно автоматизировать. Для этого классифицируют типы связей при обработке документа:
- Автоматическая, создающаяся программой, или ручная, добавленная пользователем. В ручном режиме система зафиксирует время добавления и имя сотрудника, внесшего связь во внутреннюю, входящую или исходящую карточку документа.
- Единичная, при обработке одного документа, или множественная связь. В последней может быть задействовано несколько разных документов так называемых источников, первоначальных версий, и последующих вариантов, именуемых приемниками.
- Имеющая обратную связь или нет. При наличии такой возможности программа автоматически выстраивает связь с заданными настройками от источника к преемнику. В случае удаления одного из связанных документов, их обратные связи тоже автоматически исчезнут.
Все виды перечисленных связей задаются при настройке системы. Справочник «Типы связей» находится в разделе программы «Нормативно-справочная информация». Перейти из карточки справочника «Типы связей» можно регистром «Настройка связей» к элементам сведений документов.
Обзор процессов согласования документов
Одним из основных инструментов согласования являются настроенные схемы, по которым процесс совместной работы над документом идет от старта до финиша.
Ход согласования документов
По мере движения задачи по указанному маршруту каждому задействованному сотруднику направляются соответствующие команды:
Отслеживать запущенные процессы удобно в окне «Мои процессы». Здесь можно контролировать, анализировать, вмешиваться в ход решения задачи. Подписать результат работы в карточке документа можно с помощью электронной подписи.
Рассмотрение
Начало согласования инициируется программой автоматически или запускается вручную. В этом процессе ответственному сотруднику направляются, например, служебные записки или входящие документы. Он может рассмотреть задачу тремя способами:
Принятая резолюция отразится в карточке документа, получившего статус «Рассмотрен». Текст резолюции можно выбрать из шаблонов.
Согласование
Исходящие или внутренние документы, файлы, другие задачи, требующие согласования с ответственными сотрудниками, направляются инициатором по определенному маршруту. Согласующие лица указываются по имени или роли пользователя, например, Иванов или Юрист. Срок устанавливается индивидуально каждому сотруднику или один общий. Решение каждого участника может быть:
- положительное – «Согласовано» или «Согласовано с замечаниями»;
- отрицательное – «Не согласовано».
В случае отрицательного результата документ может быть доработан и запущен на новый цикл согласования. Все циклы и истории виз на каждом цикле сохраняются в программе.
Детали работы
При согласовании управленческих решений каждому сотруднику удобно работать в окне «Задачи мне». В нем видны:
- группы задач по проекту, автору, типу;
- персональные, делегированные, ролевые задачи;
- сводки по всем задачам, в том числе новым и просроченным.
Для продвижения процесса по маршруту и отметки выполнения задачи даже не нужно открывать карточку документа. Варианты выполнения и детали выбранной задачи показываются на странице справа.
Шаблоны согласований
Условия маршрутизации и список сотрудников для определенного вида документов могут четко регламентироваться. В программе для этой цели используют шаблоны, в которых настраивают различные схемы согласования. В качестве примера рассмотрим согласование заявки в ИТ-службу:
- сотрудник создает документ-заявку;
- согласует заявку руководитель данного сотрудника;
- руководитель ИТ-службы согласует документ;
- исполнитель ИТ-службы направляет уведомление автору заявки об ее выполнении.
Настройки позволяют установить автоматический старт для каких-то ежедневных рутинных событий. К ним относятся регистрация, запись документа, приглашение, ознакомление и т.п. действия, которые будут согласовываться системой без участия пользователя.
В шаблоне процесс согласования настраивается последовательно, параллельно, по определенным условиям, в смешанном режиме. Пример последовательного шаблона с условием - входящие счета до оплаты обязательно согласовываются финансовым директором или другими уполномоченными работниками компании. Условием является определенная минимальная сумма, допустим, 100 000 тенге, которую подписывает к оплате руководитель организации.
Шаблон может быть жестким, с запретом администратора на изменение. У шаблона рекомендательного характера настройки может поменять в процессе работы любой сотрудник.
Контроль процессов
Передача документов внешним корреспондентам и сотрудникам внутри организации учитывается программой. Согласования систематизируются по:
- спискам документов;
- затраченному времени;
- статистике циклов и результатов.
При помощи специальных формируемых программой отчетов можно отслеживать все этапы согласований каждого решения организации. Контрольная функция учета отражает местонахождение документа онлайн, имя работающего с ним сотрудника, сигнализирует об истекающем или пропущенном сроке согласования.
Проверяющий может вмешаться в ход выполнения согласования – приостановить, дать команду на продолжение, прервать процесс.
Окно «На контроле» выводит сверху в первых строках объекты с самым малым временем до конца срока или уже просроченные. Здесь же можно увидеть контрольные карточки с именем контролирующего сотрудника.
Анализ и мониторинг согласований документов
Автоматическая служба 1С: Документооборота отслеживает более 100 показателей процессов согласований. Основные из них:
- число циклов;
- количество просроченных задач;
- время просрочки;
- средние трудозатраты.
Устанавливается пороговое значение роста или снижения показателей согласования. Программа информирует о достижении нижнего критического значения.
Аналитические отчеты помогают обнаружить забытые документы, показывают по ним количество дней бездействия. Статистика результатов наглядно показывает процент не согласованных документов. Отчеты дают возможность принять меры к повышению положительной динамики исходов согласования.
Заключение
Как правильно установить 1С:Документооборот, чтобы система работала стабильно и быстро? Какую система управления базами данных выбрать? Как сделать административную установку программы? Ответы на эти и другие вопросы знают специалисты компании «Первый БИТ». Закажите бесплатную консультацию!
Хотите получать подобные статьи по четвергам?
Быть в курсе изменений в законодательстве?
Подпишитесь на рассылку
Документооборот 2.1.10.2 ПРОФ, КОРП. История автоматизации и доработок. Ввод на основании внутреннего документа из задачи согласование с переносом прикрепленных файлов(копировать и вставить файлы). ПФ Лист согласования для процесса Согласование и для справочника Внутренние документы(печатается с историей). Автоматическая загрузка справочника по com-соединению из другой базы. Печатные формы работают и на последнем релизе 2.1.20.5.
Б) публикация на IIS, исправление ошибок, настройка браузера
В) Автоматизация процесса согласования и доработка:
в1) Этапы согласования
в2) Скопировать\вставить файлы, “ввод на основании” Внутреннего документа из Задачи с переносом прикрепленных файлов
в3) Другие доработки
P.S. Изначально я хотел написать только про пункт в2, но статья получилась очень маленькой и пришло в голову такое решение.
1. Начало
Есть на работе база ДО, в которой работают несколько человек и заносят договоры и прикрепляют к ним файлы. Реестр договоров в общем. Появилась задача автоматизировать процесс согласования договоров по всем отделам.
Знакомство с ДО началось с обновления 1.2.4.3 до 2.1.10.2 - Начало!
В итоге обновление пошло по следующей схеме:
1.2.4.3 > 1.2.8.1 (21.02.2013) > 1.4.8.3 (19.02.2015) > 1.4.13.1 (09.09.2015) > 2.1.10.2 (30.03.2017)
После перехода на другую редакцию, визуально конечно кардинально все поменялось в плане интерфейса и функционала, а также приятно менялась заставка запуска:
Далее тестирование и исправление, после чего больше ошибок не было и получилась нормальная рабочая база последнего релиза (видимо повезло). Сделал это для того чтобы приходили различные уведомления из 1с на почту сотрудникам. Ибо в версии 1.2.4.3 по каким-то причинам это не получилось настроить. Не хотело работать и все тут.
Далее нужно было сделать возможность работать в web интерфейсе из любого места.
2. Публикация 1с на web-сервере IIS
2.1 Публикация
Справка по webinst:
Для публикации на удаленном компьютере можно также использовать утилиту webinst. Данная утилита должна запускаться из каталога двоичных файлов платформы (для ее запуска требуется наличие динамических библиотек, входящих в состав платформы):
webinst [-publish] websrv -wsdir VirtualDir -dir Dir -connstr connStr [-confPath confPath] [-osauth]
webinst -delete websrv -wsdir VirtualDir [-dir Dir] [-connstr connStr] [-confPath confPath]
-publish – опубликовать (ключ по умолчанию);
-delete – удалить публикацию;
websrv – тип веб-сервера. Может принимать следующие значения:
• iis – публикация веб-клиента для IIS;
• apache2 – публикация веб-клиента для Apache 2.0;
• apache22 – публикация веб-клиента для Apache 2.2;
-wsdir VirtualDir – виртуальный каталог;
-dir Dir – физический каталог, в который будет отображен виртуальный каталог;
-connstr connStr – строка соединения информационной базы;
-confPath confPath – полный путь к конфигурационному файлу Apache (только для публикации на Apache);
-osauth – использование Windows авторизации (только для IIS);
–descriptor – указывает новый файл-дескриптор публикации. При публикации существующий vrd файл полностью переписывается указанным. Если в вызове утилиты указаны также ключи –wsdir и/или –connstr, их значения перекрывают значения полей vrd-файла base и ib соответственно. Если указан ключ –delete, ключ –descriptor используется для получения имени публикации (поле base vrd-файла) и проверки строки соединения (проверка, что по этому имени опубликована требуемая база). Должен использоваться именно файл-дескриптор публикации.
Через командную строку необходимо перейти в каталог с файлом webinst:
cd C:\Program Files (x86)\1cv8\8.3.9.2170\bin
Далее вводим команду:
webinst -publish -iis -wsdir Base1C -dir c:\inetpub\wwwroot\Base1C\ -connstr "Srvr=192.168.2.3;Ref=Base1C;"
Почти все готово. Но кое-что нужно сделать еще.
2.2 Появляются ошибки в web-клиенте «Обнаружено потенциально опасное значение Request.Path, полученное от клиента» и «Runtime Error»
Алгоритм решения проблемы следующий:
1. Открываем Диспетчер служб IIS.
2. Открываем наш «сайт»
3. Идем в сопоставления обработчиков
4. Ищем ISAPI-dll, выделяем строку.
5. Справа нажимаем «Изменить»
6. Меняем путь запроса с «*.dll» на «*», Исполняемый файл (у Вас может быть другая версия 1С) — «C:\Program Files (x86)\1cv8\8.3.5.1248\bin\wsisapi.dll» :
2.3 Настройка браузера
- В браузере нужно отключить блокировку всплывающих окон что бы не возникало ошибок при уведомлениях 1с.
- так же можно установить “Расширение для работы с 1с” для Яндекс браузера и Google Chrome
Вот теперь все заработало как надо.
3. Автоматизация процесса согласования и доработка
Тут я опишу этапы согласования и доработки по ходу рассказа.
В итоге, утвержденный руководством регламент выглядит следующим образом:
В общем поехали.
1 – Инициатор(сотрудник отдела) в программе создает процесс согласования по настроенному шаблону:
Непосредственный руководитель автора процесса и Начальник юридического отдела по очереди. И прикрепляет перечень учредительных документов к процессу.
Это первый этап согласования договора. Инициатор согласовывает заявку на договор с Руководителем отдела. После подтверждения Руководителем, согласование автоматически передается Начальнику юридического отдела для дальнейших действий.
2 – Начальник юр. отдела в моем случае либо одобряет и создает внутренний документ, либо перенаправляет задачу своему подчиненному (ответственный юр. отдела).
Тут встала задача автоматизировать этот этап, потому что много времени уходит на ручной перенос прикрепленных файлов из задачи в договор.
Понадобилось реализовать следующую идею: из задачи согласование нужно создать внутренний документ(договор) и перенести прикрепленные файлы задачи. Что то вроде "ввода на основании" с переносом прикрепленных файлов.
Были добавлены кнопки Создать договор, Скопировать и Вставить файлы в форму ФормаЗадачиИсполнителя (Бизнес-процессы > Согласование). А так же соответствующие им команды.
Далее в модуле формы пишем следующий код для кнопок:
3 – Дальнейшие действия: заполнить договор необходимой информацией (контрагент, сумма и т.д.).
Так как Инициатор договора должен контролировать процесс изменения договора и процесса согласования, то в карточке Ответственный заполняется из задачи автоматически. Нужно только его подписать на договор.
Тут сделал просто, на форму вынес кнопку Подписать, по нажатию на которую происходит следующее:
Автоматически подставляется Инициатор из договора(ответственный), а так же проставляются необходимые события для контроля(в моем примере "Изменился внутренний документ"):
4 – Ответственный юр. отдела начинает процесс согласования нового договора по шаблону и при необходимости добавляет\удаляет участников.
В процессе Согласование добавил кнопку Подписать и реквизит Ответственный(Инициатор), который должен заполниться автоматически, но пока не сделал!
Код кнопки такой же как выше, только отмечаем все события:
5 – После завершения процесса согласования Ответственный юр. отдела передает распечатанный договор и Лист согласования(печатает его из Процесса или из карточки договора, в прикрепленных файлах есть внешние ПФ(печатается с историей если есть)) офис менеджеру. Измененный Лист согласования выглядит так:
Офис менеджер меняет статус договора(На утверждении) и передает Генеральному директору на подпись.
Потом меняет статус(Утвержден) и указывает кем подписан договор.
Если договор не подписан со стороны Контрагента ставиться статус(Отправлен контрагенту), а если обе стороны подписали, то статус(Отправлен в архив).
Тут пришлось добавить эти статусы в перечисления СостоянияДокументов и изменить код модуля формы элемента внутреннего документа:
На этом процесс согласования завершен.
4. Другие доработки
1) Захотелось добавить больше информационных данных во внутренний документ. Решено было добавить реквизит Код затрат, таблицу Коды проекта, которую вынес в список внутренних документов. Данные берутся из добавленных справочников КодЗатрат и КодПроекта, причем последний должен синхронизироваться со справочником из бухгалтерской базы(БП). Теперь обо всем поподробнее:
Реквизиты: КодИзБП(Строка,9); GUID(Строка,50); Комментарий(Строка,100)
Формы: ФормаЭлемента, ФормаСписка, ФормаВыбора
Добавил общий модуль ПодргузкаИзБП, а в нем Процедуру ПодгрузитьКодПроекта, с помощью которой происходит подсоединение к базе по COM и сравнивнение GUID в базе-приемнике с GUID в базе-источнике и если такого нет, то создается новый элемент. В моем случае нужно было синхронизовать справочник КодПроекта и ПодразделенияОрганизации из БП 2.0:
Далее я сделал Решламентное задание ПодгрузкаНовыхКодовПроектаИзБП, указав Имя метода ПодгрузкаИзБП.ПодгрузитьКодПроекта и установил галочку Предопределенное, что бы мое задание появилось в списке заданий в базе. Справочник выглядит вот так:
Для того, чтобы показать таблицу Коды проекта в списке внутренних документов(ВнутренниеДокументы > ФормаСпискаСПапками), нужно изменить запрос:
В итоге получим вид:
2) Далее начальству пришла в голову мысль, чтобы у руководителей отделов на кнопке вместо согласовано было написано рассмотрено. Ок. Добавил роль ЗаменаСогласованоНаРассмотрено и изменил код двух модулей и заодно создал еще одну роль СогласоватьИСоздатьДоговор, которую прицепил к сотрудникам юр. отдела что бы только они видели кнопку Создать договор(об этом речь шла выше):
- Бизнес-Процессы --> Согласование --> форма ФормаЗадачиИсполнителя --> Модуль
- Задачи --> форма ЗадачиМне --> Модуль (тут делаем по аналогии)
3) Изменена форма Задачи мне – для удобства добавлена кнопка Ход согласования.
4) Изменена форма Все задачи – добавлена информация о договоре и кнопка ход согласования(Код такой же как выше).
Для возможности добавить информацию о договоре, нужно изменить запрос(Задачи > ФормаСписка). После этого нужно добавить необходимые поля на форму. Я не стал здесь показывать что и где нужно изменить, можете скачать конфигурацию и посмотреть все изменения.
После всего этого в базе стало работать много сотрудников что отразилось на производительности. Спас web-интерфейс, благодаря которому не наблюдается тормозов 1с.
В итоге получилась вроде бы нормальная автоматизация, отвечающая утвержденному регламенту. На этом все.
Надеюсь данная статья и доработки будут кому нибудь интересны и полезны.
P.S.S. В прикрепленных файлах если кому пригодится – руководство по согласованию для новичков(потому что пришлось детально все описать для пользователей, которые 1с никогда не видели), конфигурация и две ВПФ Лист согласования(работают в ПРОФ и КОРП 2.1).
Используйте «1С:Документооборот 8» для простого создания договоров, сопроводительной или сопутствующей документации, используя шаблоны и связи документов. Отслеживайте процессы согласования, подписания, исполнения договора. Контролируйте исполнение обязательств или наличие сопроводительных документов.
- подготовка договора;
- согласование договора;
- контроль возврата переданных экземпляров;
- учет сопроводительных документов;
- учет срока действия;
- исполнение обязательств;
- расторжение.
- продлевает договоры при необходимости;
- отслеживает передачу документа контрагенту на подпись;
- контролирует сроки договоров и этапов.
Планирование и исполнение проектных задач
План проекта. Состоит из списка проектных задач, объединенных в иерархическую структуру, с указанием плановых сроков выполнения. Календарный план проекта рассчитывается автоматически на основе связей проектных задач, рабочего календаря, ограничений и настроек. План проекта можно загрузить из MS Project. Просматривать план проекта и отслеживать состояние проектных задач на всех этапах выполнения можно в следующих режимах:
- планирование — для составления плана проекта;
- отправка на выполнение — для своевременной отправки проектных задач на выполнение;
- контроль выполнения — для контроля выполнения проектных задач;
- анализ трудозатрат — для анализа плановых и фактических трудозатрат;
- полный — режим выводит полный набор колонок в списке;
- диаграмма Ганта — графическое представление плана проекта.
Подготовка по шаблону
Договор — это особенный вид внутреннего документа. Карточка договора содержит все сведения о нем (всего 75 реквизитов). Можно настраивать состав стандартных реквизитов и добавлять новые. Из карточки доступен переход ко всему, что связано с договором (переписка, процессы, сопроводительные документы, история сроков действия и прочее).
- черновики;
- согласованные материалы;
- скан-копии подписанных оригиналов;
- вспомогательные файлы.
Автозаполнение реквизитами
Программа поддерживает автоматическое заполнение файлов договоров. Текст договора заполняется автоматически из реквизитов карточки, например, Номер, Дата, Заголовок, Сумма, Срок действия и другие.
- подготовить шаблоны файлов для всех видов договоров, которые используются на предприятии;
- настроить правила автозаполнения для всех созданных шаблонов файлов;
- подготовить шаблоны внутренних документов, приложив к ним созданные шаблоны файлов.
Доступно заполнение полей файлов MS Word и Open Office. Правила заполнения полей задаются в виде конструктора или выражением на встроенном языке.
Согласование договора
Согласование договора выполняется при помощи процесса Согласование. Может использоваться параллельное, последовательное или смешанное согласование, а также согласование по условию.
Например, смешанное согласование позволяет реализовать регламент обработки договора, по которому договор могут параллельно согласовывать главный бухгалтер и юрист, после них — заместитель генерального директора и, если замечаний нет, генеральный директор. По результатам согласования можно распечатать Лист согласования.
Многосторонние договоры
В программе можно учитывать договоры, заключенные более чем с двумя сторонами (многосторонние). Для этого достаточно ввести список корреспондентов, с которыми оформлен договор. Если договоры с несколькими корреспондентами заключаются регулярно — укажите их в шаблоне. В таком случае, они будут помещены в документ сразу при его создании по шаблону. При поиске договоров по корреспонденту в список найденных документов попадут и многосторонние договоры, содержащие указанного корреспондента.
Контроль возврата и передачи
В программе отражается передача договора контрагенту на подпись. При этом указывается ожидаемый срок возврата. Программа автоматически отслеживает этот срок и уведомляет ответственного, если документ не возвращен контрагентом вовремя. Программа помогает контролировать наличие скан-копий оригиналов документов и напоминает сотрудникам об этом.
Автоматическое продление
Программа ведет учет сроков действия договоров и правил их продления. При приближении и окончании срока действия «1С:Документооборот 8» автоматически уведомляет ответственного за договор. Программа может автоматически продлить срок действия документа, если это разрешено для документа.
- при заключении дополнительного соглашения с новым сроком действия;
- при досрочном расторжении договора;
- при автоматическом продлении договора.
Срок можно изменить и вручную. Вся история изменения сроков действия договора сохраняется.
Анализ договорной работы
- список всех договоров за период для анализа и повышения эффективности работы сотрудников;
- список истекающих в ближайшее время договоров и контакты всех контрагентов для обсуждения с ними продления договоров;
- отчет о сезонности и других особенностях заключаемых договоров.
Специализированные подсистемы. Просто картинка с подписью. Пусть будет тут. А подпись пусть будет на 2 строки, длинная подпись нам потребуется в модальном окне. Все любят модальные окна, это стильно и современно!
Планирование и исполнение проектных задач Подготовка по шаблону Автозаполнение реквизитами Согласование договора Многосторонние договоры Контроль возврата и передачи Автоматическое продление Анализ договорной работы
Под прочими договорными документами понимаются документы, которые имеют прямое отношение к договору, но вносятся и учитываются в Системе отдельно, то есть имеют самостоятельные карточки.
Такие документы предусматривают обязательную установку связи с договором.
К прочим договорным документам относятся:
- дополнительные соглашения,
- спецификации,
- протоколы разногласий/урегулирования разногласий,
- конкурентные листы.
Данный список документов может быть расширен.
Протоколы разногласий/урегулирования разногласий не могут быть созданы, если документ согласован или находится на согласовании
Создание документа
Создать прочий договорной документ можно несколькими способами.
Способ 1 (предпочтительный)
Зайдите в карточку ранее созданного договора, к которому теперь требуется внести связанный документ, и нажмите на кнопку «Создать на основании».
В выпадающем списке будет доступен ряд документов для быстро создания (2). Если выбрать один из них, то откроется для заполнения карточка документа соответствующего вида и после заполнения будет автоматически связана с договором. Реквизиты карточки заполняются по тем же правилам, что и реквизиты договора. Количество реквизитов может быть меньше, чем в договоре.
После заполнения всех реквизитов нажмите на кнопку «Записать» .
Способ 2
Чтобы создать новый прочий договорной документ необходимо в списке « Внутренних документов» нажать кнопку « Создать».
В открывшемся окне "Создание нового внутреннего документа" отразится список видов внутренних документов, доступных для создания. Все виды внутренних документов сгруппированы по папкам. Все договорные документы располагаются в группе «Договорная документация». Откройте соответствующую группу , выберите вид документа и нажмите кнопку « Создать».
Карточка документа
Реквизиты карточки заполняются по тем же правилам, что и реквизиты договора. Количество реквизитов может быть меньше, чем в договоре.
После заполнения всех реквизитов нажмите на кнопку «Записать» .
Добавление файлов
После заполнения всех необходимых реквизитов можно переходить к прикреплению файлов. К одному документу может быть добавлено несколько файлов, ограничений по количеству файлов, прикрепленных к документу, нет. Прикрепить файлы можно двумя способами:
- В карточке документа на закладке «Реквизиты» нажать «Добавить»(1), далее выбрать«Создать по шаблону»(2) или«Загрузить с диска»(3).
Все загружаемые файлы должны быть отнесены к определенной группе файлов, в зависимости от назначения:
- Основной – в этой группе должен оказаться только один файл, являющийся основным для данного документа;
- Приложение – приложения к основному файлу, являющиеся неотъемлемой частью документа и не имеющие самостоятельных карточек.
Отправка по маршруту
Протоколы разногласий и урегулирования разногласий не имеют собственных маршрутов согласования. По ним действия из данного раздела выполнять не нужно
В открывшейся карточке бизнес-процесса нажмите кнопку « Стартовать и закрыть».
Где найти ранее созданные документы?
Как создать связь между документами?
- перейти на закладку «Связи»;
- нажать кнопку «Добавить»;
- выбрать связанный документ;
- выбрать тип связи.
Выполнение задач маршрута
Список своих задач пользователь может найти в разделе:
Совместная работа -> Задачи мне.
Список задач, сформированных пользователем на других исполнителей:
Совместная работа -> Задачи от меня.
Выполнение задач по маршрутам осуществляется по тем же правилам, что и у договора.
Печать листа согласования
Чтобы распечатать лист согласования, в любом документе нужно перейти на закладку «Визы» , затем нажать на кнопку «Печать» и выбрать «Лист согласования» или «Лист согласования с историей».
В открывшемся окне нажать на кнопку «Печать».
Где посмотреть, на каком этапе обработки находится документ?
В открывшемся окне "Создание нового входящего документа" отразится список видов входящих документов, доступных для создания. Выберите необходимый вид и нажмите на кнопку «Создать» .
Карточка документа
При создании нового исходящего документа откроется карточка, сформированная по выбранному виду.
Закладка «Реквизиты»
Номер поля на картинке
Название поля
Обязательность заполнения
Алгоритм заполнения
Да (заполняется автоматически)
Заполняется автоматически при выборе вида документа
Да (заполняется автоматически)
Заполняется автоматически при заполнении карточки документа
Текстовое поле для внесения краткого содержания документа. Этот текст будет добавлен в наименование. Поле ограниченной длины и рассчитано на 60 символов
Наша организация, от имени которой будет отправлен документ.
Да (заполняется автоматически)
Заполняется автоматически сотрудником – инициатором документа
Да (заполняется автоматически)
Заполняется автоматически подразделением, в котором работает инициатор документа
Указывается сотрудник, который подписывает исходящее письмо. Для выбора доступны сотрудники с правом подписи соответствующих документов
Заполняется автоматически при выборе подписанта документа
Указывается организация (или физическое лицо), кому будет отправлен документ. Как указать несколько получателей можно прочитать в разделе «Несколько получателей»
Реквизит доступен и обязателен для заполнения, если получатель - наша организация. Заполняется автоматически подразделением адресата.
Указывается контактное лицо контрагента или сотрудник нашей организации, если получатель – наша организация
Заполняется после отправки документа получателю
Указывается способ отправки документа получателю (выбирается из выпадающего списка)
Указывает на принадлежность документа к определенному проекту
Да (заполняется автоматически)
Заполняется автоматически в ходе движения документа по регламентированному бизнес-процессу и не подлежит ручной корректировке
Да (заполняется автоматически)
Заполняется автоматически сотрудником – инициатором документа. Если ответственным за документ является другой сотрудник, то надо указать его
Количество листов и экземпляров бумажного документа
Принадлежность к определенному делу номенклатуры дел
Текстовое поле для внесения произвольной дополнительной информации о документе
Несколько получателей
Для указания нескольких получателей, воспользуйтесь кнопкой « Режим ввода нескольких получателей».
В открывшейся таблице добавьте получателей при помощи кнопки « Добавить» (1). Ячейки таблицы (2) заполните аналогично соответствующим реквизитам в карточке исходящего письма.
Добавление файлов
После заполнения всех необходимых реквизитов карточки можно переходить к прикреплению файлов, содержащих документы. Для этого необходимо перейти на закладку « Файлы» и нажать кнопку « Добавить» . К одному документу может быть добавлено несколько файлов, ограничений по количеству файлов, прикрепленных к документу, нет.
Прикрепить файлы можно двумя способами:
- В карточке документа на закладке «Реквизиты» нажать «Добавить» (1), далее выбрать «Создать по шаблону» (2) или «Загрузить с диска» (3).
- Перейти на закладку « Файлы» и нажать кнопку « Добавить».
Отправка по маршруту
После того как поля карточки документа заполнены и прикреплены файлы, документ надо сохранить, нажав на кнопку « Записать.
В открывшейся карточке бизнес-процесса нажмите кнопку « Стартовать и закрыть».
Если исходящее письмо адресовано контрагенту, входящему в контур ГК КСК, то оно будет отправлено контрагенту автоматически (создано входящее письмо) в рамках запускаемого регламентируемого бизнес-процесса.
Чтобы автоматическая отправка прошла успешно в карточке контрагента, являющегося нашей организацией, должна стоять отметка «Наша организация» и ИНН должен совпадать с ИНН нашей организации.
В этом случае, после согласования и подписания исходящего письма автоматически будет создано входящее письмо в организацию - получатель и регистратору входящей корреспонденции этой организации будет отправлена задача по обработке нового входящего документа.
Где найти ранее созданные документы?
Как создать связь между документами?
- перейти на закладку «Связи»;
- нажать кнопку «Добавить»;
- выбрать связанный документ;
- выбрать тип связи.
Выполнение задач маршрута
Список своих задач пользователь может найти в разделе:
Совместная работа -> Задачи мне.
Список задач, сформированных пользователем на других исполнителей:
Совместная работа -> Задачи от меня.
Доработка документа
В процессе обработки по регламентированному бизнес-процессу документ может быть возвращен на доработку ответственному за документ для исправления каких-либо замечаний. Пока документ не поступит на доработку, изменение большинства его реквизитов будет запрещено. Возврат документа на доработку может произойти со следующих этапов:
Возврат на доработку с этапа согласования
Если кто-либо из согласующих лиц не согласует документ, то ответственному за документ поступит задача на ознакомление следующего вида:
В задаче видны комментарии согласующих лиц (причина несогласования документа). Необходимо откорректировать документ по замечаниям согласующих и после устранения замечаний нажать на кнопку «Повторить согласование». Если устранить указанные замечания невозможно, то нажать кнопку «Завершить согласование», в этом случае обработка документа полностью завершится.
Возврат на доработку с этапа подписания документа
Если документ возвращен на доработку с этапа подписания, то будет получена задача следующего вида:
После устранения замечаний нажмите на кнопку «Исполнено», документ будет отправлен на следующий цикл согласования и подписания.
Зарегистрировать исходящий документ можно следующими способами:
- При поступлении задачи на регистрацию, можно зарегистрировать документ, воспользовавшись кнопкой «Зарегистрировать» в задаче.
- При поступлении задачи на регистрацию, можно присвоить регистрационный номер в карточке документа при нажатии на кнопку «Зарегистрировать».
Где посмотреть, на каком этапе обработки находится документ?
Читайте также: