Как распечатать электронную трудовую книжку из 1с
В преддверии первого срока предоставления ежемесячной отчётности по форме СЗВ-ТД хочется поделиться с вами нюансами ввода документов, касающихся ведения электронных трудовых книжек. В этот раз рассмотрим практические примеры в программе в 1С: Бухгалтерия предприятия 8 (о работе с ЭТК в 1С: ЗУП мы рассказывали в статье СЗВ-ТД и СТД-Р в 1С: Зарплата и управление персоналом 8).
Для начала убедимся, что ваша программа обновлена до необходимого релиза. В верхнем правом углу нажмите на ссылку «О программе». Убедитесь, что релиз программы минимум 3.0.75.70 и выше.
После перехода на требуемый релиз на вкладке «Зарплата и кадры» появляется пункт «Электронные трудовые книжки». В открывшемся окне есть возможность ввести заявление сотрудника с выбором формы трудовой книжки, а также формы СТД-Р и СЗВ-ТД.
Согласно п. 4 ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 г. № 439-ФЗ, все работодатели до 30.06.2020 г. должны письменно уведомить своих работников о возможном выборе. Реализовать это можно при помощи подготовки соответствующего документа, например, приказа или уведомления. Заглядывая вперёд, могу сказать, что было бы неплохо в момент ознакомления сотрудников узнать у них о том, в пользу какой формы трудовой книжки пал их выбор. Так как в программе существует возможность выведения на печать необходимого заявления, работникам можно не писать его вручную, а просто подписать уже готовый экземпляр.
Собрать заявления от персонала необходимо в срок до 31.12.2020 г. В случае невозможности получения таких заявлений, например, в случае нахождения сотрудника в отпуске по уходу за ребёнком, работник остаётся на бумажной трудовой книжке, пока не изъявит своё желание на переход.
При вводе заявления в программу сотрудники добавляются либо при помощи кнопки «Добавить», либо через кнопку «Подбор». В графе «Вид заявления» есть возможность выбора между бумажным и электронным носителем книжки. Последняя колонка формы называется «Отозвано» и служит признаком отмены ранее поданных сведений. Например, сотрудник в январе подал заявление о сохранении бумажного экземпляра трудовой книжки. В этом случае форма документа будет заполнена следующим образом:
В последствие сотрудник передумал и представил в бухгалтерию новое заявление с выбором в пользу электронной трудовой книжки. Бухгалтеру необходимо отозвать предыдущее заявление и ввести новое. Для этого нужно отредактировать уже введённое в январе заявление, как показано на рисунке:
При этом печатная форма отозванного заявления становится недоступной. А затем вводим новое заявление в месяце получения его от сотрудника:
Хочется отметить, что если сотрудник написал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, то изменить этого решения он уже не может. Но при этом в программе колонка «Отозвано» действует для обоих видов заявления. Почему так? Это сделано с целью исправления технических ошибок при вводе заявлений сотрудником бухгалтерии.
При увольнении работника, работодатель обязан выдать комплект документов и справок, предусмотренных законодательством. После утверждения Министерством юстиции приказа Минтруда об утверждении формы, в этот комплект будет входить форма сведений о трудовой деятельности СТД-Р. Для её автоматического заполнения в программе необходимо во всех кадровых документах по данному сотруднику проставить флаг «Отразить в трудовой книжке».
При этом в документах приёма на работу и кадрового перемещения появилось новое поле «Трудовая функция», которое вызывает немало вопросов. Данную графу необходимо заполнять с 01.01.2021 г. и только тем организациям, которые применяют в своей работе профстандарты.
Если у вас отсутствует возможность проставить флаг «Отразить в трудовой книжке» в приказах прошлых лет, то установите его только в документе увольнения, а остальные кадровые события, предшествующие расторжению трудового договора, добавьте вручную при помощи кнопки «Добавить». Если номера приказов в программе и в печатной форме отличаются, например, при наличии префикса, то их следует отредактировать вручную.
Помимо случаев увольнения, форму СТД-Р также необходимо выдавать по письменному заявлению работника в трёхдневный срок для подтверждения его трудового стажа в местах требования.
И, наконец, третий документ, который можно создать из пункта меню «Электронный трудовые книжки» - это ежемесячная отчётность по форме СЗВ-ТД.
Сразу хочется отметить, что нулевой формы отчётности по СЗВ-ТД не существует. Если на предприятии в отчётном периоде не происходило никаких кадровых изменений, переименований организации и в бухгалтерию не подавались заявления от сотрудников с выбором формы трудовой книжки, то отчёт формировать и сдавать не требуется. В течение всего 2020 года данную форму следует подавать лишь при наличии одного или нескольких вышеперечисленных событий.
В программе СЗВ-ТД заполняется в автоматическом порядке лишь по тем сотрудникам, по которым были кадровые изменения. Также на данный момент времени (на 07.02.2020 г.) не заполняется предыдущее кадровое событие на начало года. То есть, если работник подал в бухгалтерию заявление, но при этом кадровых событий по нему не было, то его следует занести вручную при помощи кнопки «Добавить».
Затем кликнуть на него и провалиться в окно «Мероприятия». В поле для заявления следует выбрать из введённых вами ранее нужное и в табличной части при помощи кнопки «Добавить» внести последнее кадровое событие.
Если в 2020 году у работника были кадровые мероприятия, то в форму он попадает по кнопке «Заполнить», при наличии стоящего флага «Отразить в трудовой книжке» в кадровом документе. При этом поле для заявления, если оно ещё не подано сотрудником, не заполняется.
В случае переименования организации форму СЗВ-ТД следует подать по всем сотрудникам, указав последнее кадровое событие до переименования, само переименование и события, которые произошли после этого, если такие имелись.
Часто возникает вопрос, на каких сотрудников необходимо подавать отчёт по форме СЗВ-ТД? Ответ: на всех. На тех, кто работает по основному месту работы, а также на внутренних и внешних совместителей.
К сожалению, на данный момент времени (на 07.02.2020 г.) в программных продуктах 1С: Бухгалтерия и 1С: Зарплата и управление персоналом реализовано лишь отражение событий по внешним совместителям и работникам основного состава. Исправление ошибки по внутренним совместителям ожидаем в ближайшем обновлении программы.
Физических лиц, взаимоотношения с которыми оформлены договором гражданско-правового характера, или по-другому, договором подряда, включать в отчёт не нужно.
С 1 января 2020 года начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Организации уже сейчас должны вести ЭТК. Переход для сотрудников пока не обязательный, по желанию. Но уже с 2021 года у вновь принятых сотрудников будут только электронные книжки.
В пошаговой инструкции рассмотрим, как организован учет ЭТК в 1С Бухгалтерия предприятия 8.3.
Основные изменения
При работе с ЭТК есть следующие процессы:
- Для начала нужно определить, кто из сотрудников хочет оставить бумажные книжки, а кто готов полностью перейти на ЭТК. Для этого сотрудники пишут заявление о выборе способа ведения книжки. Заявление составляется в произвольной форме. Есть такие варианты:
- Сотрудник не подал никакого заявления или решил сохранить обычную книжку — работодатель продолжает вести бумажную книжку и ведет ЭТК.
- Сотрудник решил перейти на ЭТК — работодатель выдает обычную книжку на руки сотруднику и начинает вести учет только в электронном виде.
- Работодатель передает в ПФР сведения о трудовой деятельности работников по форме СЗВ-ТД по кадровым изменениям, например, при приеме на работу, увольнении и т.д.
- Работодатель по запросу сотрудника, либо при его увольнении выдает сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р.
Все эти возможности реализованы в 1С.
Где найти ЭТП в 1С
Функционал учета электронных трудовых книжек можно найти в разделе 1С “Зарплата и кадры — Кадры — Электронные трудовые книжки”:
По кнопке “Создать” выбирается нужный документ:
Получите понятные самоучители по 1С бесплатно:
Печать заявлений о способе ведения трудовой книжки
Создадим заявления на электронную трудовую книжку:
- Указываем организацию и дату заявления.
- Добавляем сотрудников по кнопкам “Добавить” или “Подбор”.
- Для каждого сотрудника указываем вид заявления: ведение бумажной книжки или ЭТК.
- Флажок “Отозвано” используется, если после подачи заявления сотрудник его отзовет.
- Указываем руководителя и его должность.
По кнопке “Заявление” печатаем заявление:
СЗВ-ТД
Данную форму организация должна передавать в ПФР даже по тем сотрудникам, которые сохранили бумажные книжки.
Документ заполняется, если в течение месяца были такие изменения:
- Прием на работу, перевод, либо увольнение.
- Сотрудник подал заявление о способе ведения электронной книжки.
Заполнение СЗВ-ТД
Создадим документ СЗВ-ТД:
В документе указываем организацию, дату и месяц, за который предоставляются сведения. Заполняем по кнопке “Заполнить” или подбором. В документ попадут сотрудники, по которым были описанные выше изменения.
В примере попали сотрудники, которые в январе подали заявления, а также были кадровые изменения.
Отметим, что кадровые документы учитываются, если в них установлен флажок “Отразить в трудовой книжке”:
Важный момент: если по сотруднику СЗВ-ТД формируется в первый раз, то кроме текущих сведений нужно указать последнее кадровое событие до 2020 года.
Например, сотрудник принят в 2019 году. В 2020 он подал заявление о переходе на ЭТК. Для корректного заполнения нужно в документе приема на работу установить флажок “Отразить в трудовой книжке”. Тогда в СЗВ-ТД попадет и информация о приеме, и информация о подаче заявления.
Из документа СЗВ-ТД можно посмотреть события по сотруднику. Для этого достаточно выполнить двойной клик мышкой по строке с сотрудником. Откроется окно с расшифровкой:
Передача СЗВ-ТД в ПФР
После заполнения документа нужно его сохранить и проверить по кнопке “Проверка”. Затем отчет отправляется в ПФР. Это можно сделать несколькими способами:
После отправки в ПФР установим флажок “Пачка принята в ПФР (не редактируется)”. Это нужно, чтобы случайно не изменить документ:
Документ заполняется отдельно на каждого сотрудника.
При создании документа выбирается сотрудник. По нему заполняется личная информация и кадровые документы:
После сохранения информацию можно распечатать и отдать сотруднику:
В 2021 году организации, принимающие на работу сотрудника без трудового стажа, должны формировать сведения о периодах его работы в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки. Рассказываем, как в программе «1С:Зарплата и управление персоналом», ред. 3 оформить прием и начать вести электронную трудовую сотрудника, устраивающегося на работу впервые.
Для трудоустройства сотрудника на первое место работы в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 при создании документа Прием на работу нужно установить флаг Начало трудовой деятельности (рис. 1). Он показывает, что сотрудник до 2021 года нигде не был трудоустроен и не имеет возможности выбора способа ведения трудовой книжки, поэтому формировать Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности дополнительно не нужно.
Для отражения сотрудника в отчете Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД и подачи сведений о его приеме в электронном виде необходимо установить флаг Отразить в трудовой книжке.
Рис. 1. Установка флагов Начало трудовой деятельности и Отразить в трудовой книжке в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3
После установки флага Отразить в трудовой книжке сведения о принятом сотруднике и его первой работе (Мероприятия) попадут в отчет Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД по кнопке Заполнить или Подбор (рис. 2).
Рис. 2. Отчет Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3
В печатной форме СЗВ-ТД не должна быть указана Дата подачи заявления, если сотрудник ранее нигде не был трудоустроен (рис. 3).
Рис. 3. Печатная форма СЗВ-ТД сотрудника, устраивающегося на работу впервые, в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3
Если сотрудник, по которому ведется электронная трудовая книжка, решит уволиться, то в документе Увольнение во вкладке Справки при увольнении добавлена возможность Оформить СТД-Р, сведения о трудовой деятельности (рис. 4), печатная форма которой подписывается и выдается на руки работнику.
Рис. 4. Оформление СТД-Р, сведения о трудовой деятельности при увольнении работника в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3
Для перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК) работодатель должен совершить ряд действий и внести изменения в некоторые локальные документы. Рассказываем более подробно.
Оповещение работников о введении электронных трудовых книжек с 2020 года
В первую очередь необходимо донести до работников информацию о возможности перевода сведений из бумажной трудовой книжки в электронную, а также о наличии у них права сохранить бумажную трудовую книжку.
Крайний срок - 30.06.2020 включительно (п. 4 ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
1С:ИТС
Подробнее о локальных нормативных актах (как их принять, как ознакомить с ними сотрудников и пр.) см. в «Справочнике кадровика» раздела «Консультации по законодательству».
Заявление о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении ЭТК
Не позднее 31.12.2020 работники должны написать на имя работодателя заявление о сохранении бумажной трудовой книжки либо о переходе на электронную трудовую книжку (см. рис. 1).
Сведения о поданном работником заявлении включаются в сведения о его трудовой деятельности, передаваемые в ПФР (ч. 2 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).
Рис. 1. Документ «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности»
Заявление оформляется в произвольной форме, разработать которую работодатель может самостоятельно.
Если работодатель получил от работника такое заявление, он обязан вести его бумажную трудовую книжку по старым правилам, а также электронную трудовую книжку. Право работника на ведение бумажной трудовой книжки сохранится за ним и при переходе к другим работодателям, при этом за ним сохраняется право отказаться от нее и перейти на электронную трудовую книжку (ч.ч. 4, 5 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).
Работники, желающие полностью перейти на электронную трудовую книжку, также должны обратиться к работодателю с соответствующим заявлением. Электронные трудовые книжки таких работников не понадобится дублировать бумажной версией уже с даты подачи заявления. При этом бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки с записью о подаче работником заявления о переходе на электронную трудовую книжку (ч. 3 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).
Если в течение 2020 года сотрудник не обратился ни с одним из указанных заявлений, его трудовую книжку следует вести на бумажном носителе одновременно с электронной формой (ч. 2 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).
Работники, не имевшие возможности обратиться к работодателю с указанными заявлениями до 31.12.2020, могут сделать это в любое другое время после этой даты. К таким работникам относятся (ч. 6 ст. 2 Закона № 439-ФЗ):
- работники, которые по состоянию на 31.12.2020 не исполняли свои трудовые обязанности, но за ними сохранялось место работы, в том числе на период временной нетрудоспособности; отпуска; отстранения от работы в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;
- лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31.12.2020 не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях.
В отношении работников, впервые поступивших на работу начиная с 01.01.2021 бумажные трудовые книжки не оформляются. Сведения о трудовой деятельности таких работников ведутся исключительно в электронном виде (ч. 8 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).
Заявление с волеизъявлением сотрудника включено в решения системы «1С:Предприятие 8».
Подробнее о сроках поддержки заявления о выборе сотрудником способа получения сведений о трудовой деятельности в учетных программах «1С:Предприятие 8» можно узнать в «Мониторинге изменений законодательства» .
В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 подготовить Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности можно в меню Кадры - Электронные трудовые книжки по кнопке Создать. Для каждого сотрудника следует указать один из двух вариантов по желанию сотрудника (см. рис. 1):
- Ведение бумажной трудовой книжки;
- Сведения о трудовой деятельности в электронной форме.
По кнопке Заявление для каждого сотрудника будет подготовлено для печати соответствующее заявление, на котором сотрудник поставит подпись. Информация о произведенном выборе будет включена в состав отчета СЗВ-ТД.
Внесение изменений в локальные нормативные акты, коллективные и трудовые договоры при переходе на ЭТК
Работодателям в первую очередь следует провести ревизию внутренних документов, локальных нормативных актов, коллективных и трудовых договоров, которые регулируют порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек работников. При необходимости следует внести в такие документы изменения, позволяющие вести трудовые книжки не только в бумажном, но и в электронном виде.
В частности, изменений могут потребовать:
- Книга учета движения трудовых книжек, их бланков и вкладышей. В случае отказа работника от бумажной трудовой книжки отпадет необходимость ведения ее учета. После выдачи бумажной книжки работнику на руки в Книгу учета движения трудовых книжек следует внести дату выдачи трудовой книжки работнику, а также расписку работника о получении трудовой книжки.
- Положение о ведении и хранении трудовых книжек. Некоторые организации оформляют порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек в виде самостоятельного локального нормативного акта. Этот документ не является обязательным и может носить любое название. Тем не менее, если в организации есть такой документ и он предусматривает возможность ведения трудовых книжек только на бумаге, следует внести в него изменения, согласно которым трудовая книжка также может быть электронной.
- Трудовые и коллективные договоры. Внесение условий о порядке ведения трудовых книжек в текст трудового договора практически не практикуется. Однако если в договоре все же есть такое условие, следует проверить, не противоречит ли оно новым правилам оформления трудовых книжек, и при необходимости изменить его. Подробнее о том, как внести изменения в трудовой договор, читайте в 1С:ИТС . С порядком изменения условий коллективного договора можно ознакомиться также в 1С:ИТС .
- Другие локальные нормативные акты и документы, содержащие правила оформления трудовых книжек. Условия, содержащиеся в таких документах, необходимо привести в соответствие с новыми правилами оформления электронных трудовых книжек.
1С:ИТС
Подробнее об учете и хранении трудовых книжек см. в «Справочнике кадровика» раздела «Консультации по законодательству».
Представление в ПФР данных о работниках
В связи с введением электронных трудовых книжек работодатели обязаны с 01.01.2020 представлять в органы ПФР новый вид отчетности – форму СЗВ-ТД «Сведения о трудовой деятельности работника». Введение новой формы связано с переходом на электронные трудовые книжки. Соответствующие изменения внесены в законодательство о персучете Федеральным законом от 16.12.2019 № 436-ФЗ.
С 01.01.2020 сведения в Пенсионный фонд РФ работодатели должны представить не позднее 15-го числа месяца, следующего за тем месяцем, в котором состоялось какое-либо из следующих событий (п. 7 ст. 1 Закона № 436-ФЗ):
- прием на работу;
- перевод на иную постоянную работу;
- увольнение;
- представление сотрудником заявления о том, что он просит продолжать вести в отношении него трудовую книжку в бумажном виде;
- обращение сотрудника с заявлением о представлении ему сведений о трудовой деятельности.
С 01.01.2021 направлять в ПФР форму персотчетности придется всякий раз после принятия на работу или увольнения работника, но не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приеме на работу или об увольнении.
Помимо подачи сведений в Пенсионный фонд РФ, на работодателя также возложена обязанность предоставления сведений о трудовой деятельности работника самому работнику в период работы и при увольнении.
Кроме того, работник получит право запросить такие сведения из базы Пенсионного фонда РФ. Сведения о трудовой деятельности работника будут предоставляться по его запросу по отдельной форме. Изначально планировалось, что это будет форма СЗИ-ТД , проект которой ПФР ранее опубликовал на своем сайте, однако позднее Минтруд опубликовал проекты приказов об утверждении других форм :
- для заполнения работодателем - форма СТД-Р «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем»;
- для заполнения органами ПФР - форма СТД-ПФР «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые из информационных ресурсов Пенсионного фонда Российской Федерации».
В связи с переходом на ЭТК Пенсионный фонд РФ подготовил новый порядок электронного документооборота с работодателями . Электронный документооборот между работодателем и ПФР осуществляется при помощи автоматизированной информационной системы Пенсионного фонда РФ нового поколения (АИС ПФР-2). Оператором этой системы является ПФР.
Если вы пропустите уведомление, то:
- в программах на управляемых формах необходимо в разделе Уведомления формы 1С-Отчетность нажать кнопку Создать и выбрать пункт Заявление на подключение к ЭДО ПФР;
- в остальных программах - в форме Журнал обмена с контролирующими органами открыть раздел ПФР, закладка Исходящие документы. Здесь нужно переключить режим отображения на Заявления ЭДО ПФР и нажать кнопку Новый.
Программа
(по проекту)
«Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем» (СТД-Р)
Выпуск версии (запланирован)
«1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3) (ПРОФ, КОРП, базовая)
3.1.12.113 от 10.01.2020
3.1.12.113 от 10.01.2020
«1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 2.5) (КОРП)
Запланировано 2.5.14.х от 31.01.2020
2.5.14.х от 31.01.2020
«1С:ERP Управление предприятием 2»
Запланировано 2.4.11.70 от 05.02.2020
Запланировано 2.4.11.70 от 05.02.2020
«1С:Комплексная автоматизация 8» (ред. 2.0)
Запланировано 2.4.11.70 от 05.02.2020
Запланировано 2.4.11.70 от 05.02.2020
«1С:Управление производственным предприятием 8» (ред. 1.3)
Запланировано 1.3.132 от 30.01.2020
Запланировано 1.3.133 от 27.02.2020
Запланировано 3.0.175 от 30.01.2020
«1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0) (ПРОФ, КОРП и базовая)
Запланировано 3.0.75.66 от 22.01.2020
Запланировано 3.0.75.66 от 22.01.2020
«1С:Бухгалтерия 8» (ред. 2.0) (ПРОФ, КОРП и базовая)
Запланировано 2.0.66.110 от 31.01.2020
Запланировано 2.0.66.110 от 31.01.2020
Подробнее о сроках реализации можно узнать в «Мониторинге изменений законодательства» в разделе «Оплата труда».
В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 предусмотрены подготовка и автоматическое заполнение отчетов СЗВ-ТД и СТД-Р, сохранение файлов отчетов и выгрузка в ПФР в требуемом формате.
Для автоматического заполнения сведений о трудовой деятельности сотрудников СТД-Р и СЗВ-ТД в кадровых документах (Прием на работу, Кадровый перевод, Увольнение) предусмотрен флаг Отразить в трудовой книжке (рис. 2).
Рис. 2. Кадровый документ «Прием на работу»
При установленном флаге Отразить в трудовой книжке доступно поле Трудовая функция.
Это поле добавлено в кадровые документы в соответствии с требованиями ТК РФ о регистрации изменении трудовой функции. Изменение трудовой функции, к примеру, при кадровом переводе может отличаться от изменения должности.
Кадровые документы, предназначенные для отражения в трудовой книжке, регистрируются как Мероприятия (рис. 3) в документах СТД-Р и СЗВ-ТД.
Рис. 3. Табличная часть «Мероприятия» документа «Сведения о трудовой деятельности сотрудников, СЗВ-ТД»
Документ Сведения о трудовой деятельности сотрудников, СТД-Р (рис. 4) формируется в меню Кадры - Электронные трудовые книжки по кнопке Создать, предназначен для печати и выдачи сотруднику на руки при его увольнении.
Рис. 4. Документ «Сведения о трудовой деятельности сотрудников, СТД-Р»
Документ Сведения о трудовой деятельности сотрудников, СЗВ-ТД (рис. 5) формируется в меню Кадры - Электронные трудовые книжки по кнопке Создать, предназначен для отправки в качестве отчета в ПФР.
Рис. 5. Документ «Сведения о трудовой деятельности сотрудников, СЗВ-ТД»
Ответственность за несоблюдение правил ведения ЭТК
Непредставление сведений о трудовой деятельности или представление их с нарушением срока грозит привлечением к административной ответственности за нарушение норм трудового законодательства, то есть по статье 5.27 КоАП РФ (п. 9 ст. 1 Закона № 436-ФЗ).
В частности, за нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, влечет предупреждение или наложение административного штрафа:
1С:ИТС
Об оформлении трудовых книжек работников в электронном виде читайте в «Справочнике кадровика» раздела «Консультации по законодательству».
От редакции. Лекция «Электронные трудовые книжки: нормативное правовое регулирование, подготовка отчета в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» (ред. 3)» с участием Н.А. Белянцевой (ПФР) и экспертов 1С состоялась в 1С:Лектории 30.01.2020.
Перейти на электронные трудовые книжки в 2020 году просто. Создаем уведомления, принимаем заявления, формируем электронные книжки и отчетность в ПФР. При переходе на электронные трудовые книжки необходимо создать уведомление и ознакомить с ним сотрудников под роспись и принять от них заявления о способе ведения его трудовой до конца 2020 год. Рассмотрим как можно это сделать.
Создадим уведомление о переходе организации на электронные трудовые. Шапку документа оформите стандартно, как обычно делаете для вашей организации. Текст для уведомления о переходе на электронные трудовые может быть примерно таким:
Уведомление об оформлении
электронных трудовых книжек
1. Настоящим оповещаем, что с 01.01.2020 сведения о Вашей трудовой деятельности формируются и ведутся в электронном виде (хранятся в информационных ресурсах Пенсионного фонда РФ).
2. Ведение трудовой книжки в электронном виде позволит работнику получать доступ к содержащимся в ней сведениям не только путем обращения за ними к работодателю, но и путем направления запроса:
• в отделение Пенсионного фонда РФ;
• в Многофункциональный центр.
3. Сведения о трудовой деятельности также будут доступны в личном кабинете работника:
• на сайте Пенсионного фонда РФ;
• на портале Госуслуг.
4. В связи с этим трудовая книжка на бумажном носителе больше не является основным документом о Вашей трудовой деятельности, от ее ведения Вы можете отказаться. Решение об оформлении трудовой книжки исключительно в электронном виде является добровольным и принимается работником самостоятельно по собственному усмотрению.
5. Работнику, который согласен на оформление трудовой книжки исключительно в электронном виде, следует не позднее 31.12.2020 подать на имя работодателя заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ (заявление о ведении электронной трудовой книжки). В этом случае бумажная трудовая книжка будет выдана работнику на руки.
6. Работнику, который не согласен на оформление трудовой книжки исключительно в электронном виде, следует не позднее 31.12.2020 подать на имя работодателя заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки в соответствии со ст. 66 ТК РФ (заявление о продолжении ведения трудовой книжки на бумажном носителе).
7. Если работник не подал ни одного из указанных заявлений, его трудовая книжка будет вестись в соответствии со статьей 66 ТК РФ (то есть на бумажном носителе).
8. Право на ведение трудовой книжки на бумажном носителе сохранится за работником и при смене места работы. Перейти на ведение трудовой книжки исключительно в электронном виде можно и после указанной даты путем подачи работодателю соответствующего заявления.
И прикрепить к этому документу лист ознакомления, где сотрудники ставят подпись и дату.
После этого необходимо принять от каждого сотрудника заявление о том хочет ли он чтобы его трудовая стала полностью “электронной” или он желает продолжить ведение трудовой в бумажном формате, при этом вам всё равно будет необходимо дублировать ведение в электронном виде.
Покажем как напечатать заявление от сотрудников двух видов – бумажном и электронном:
заявление сотрудника на выдачу электронной трудовой книжки в 1С
Внутри заявления нужно выбрать его вид:
вид заявления от сотрудника на выдачу электронной трудовой книжки в 1С
В зависимости от выбранного способа: в бумажном или электронном виде — формируются соответствующие печатные формы заявлений:
печатная форма заявления от сотрудника на выдачу электронной трудовой книжки в 1С
Электронная трудовая книжка ведется с даты приема этого заявления. Не забудьте выдать бумажную трудовую книжку на руки сотруднику, в ней нужно сделать запись в свободной форме, она может быть примерно такого содержания: “Представлено заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации.”
печатная форма заявления от сотрудника в 1С в случае ведения бумажной трудовой книжки
При ведении бумажной трудовой книжки у работодателя всё равно обязанность по ведению электронных книжек не пропадает. Так что вести её нужно параллельно с бумажной.
Переходим к непосредственному созданию электронных трудовых.
Перед формированием электронной трудовой книжки в 1С нужно не забыть проставить галочки в кадровых документах, об этом можно прочитать в инструкции про СЗВ-ТД здесь. Когда у вас уже всё готово и настроено, то можно перейти к процессу создания новой электронной трудовой для сотрудника.
Открываем в меню программы “Электронные трудовые книжки”, нажимаем создать, выбираем “СТД-Р”:
создать электронную трудовую книжку в 1С
В форме “СТД-Р” программа автоматически заполнит данные по сотруднику:
форма СТД Р электронная трудовая книжка в 1С
Выводим печатную форму электронной трудовой книжки и получаем:
печатная форма электронной трудовой книжки в 1С
Её можно распечатать, подписать и выдать сотруднику при необходимости.
Про электронную отчетность в ПФР по новым трудовым читайте в статье про СЗВ-ТД.
Читайте также: