Как работать в 1с 7 документооборот уроки для чайников
«1С: Документооборот 8» – это не только автоматизация работы с документами и ведение делопроизводства. Помимо избавления от бумажных аналогов (о том, как «1С: Документооборот 8» поможет избавиться от бумажной волокиты, читайте в этой статье), программа предоставляет широкие возможности для совместной работы и коммуникации сотрудников, управления проектами, контроля задач и исполнительской дисциплины. Это особенно актуально сейчас, в условиях удаленной работы компаний.
Автоматизация документооборота позволит создать эффективную среду управления и взаимодействия сотрудников. Об этих возможностях программы мы и расскажем в нашей статье.
«1C:Документооборот 8»: что это такое?
«1С: Документооборот 8» — это современная ECM-система (англ. Enterprise Content Management – управление корпоративным контентом). В одной программе собраны широкие возможности для управления документами, деловыми процессами и взаимодействием сотрудников.
Цель внедрения системы электронного документооборота (СЭД) в компании – это не только сокращение бумажной волокиты и автоматизация делопроизводства, но также создание эффективной и контролируемой среды управления, коммуникации и взаимодействия сотрудников.
«1С» делопроизводство с программой «1C: Документооборот 8» (рис.1) будет отвечать всем требованиям законодательства. «1С» СЭД поможет организовать документооборот вашей компании по актуальным нормам и стандартам, с учетом проверенных методик и практик работы с документами в российских организациях.
Рис.1 Коробочное решение «1C:Документооборот 8»
Какие задачи решает автоматизация документооборота?
Автоматизация документооборота с программой «1С: Документооборот 8» позволит решить ряд задач в работе компании:
- систематизировать поток деловой документации;
- обеспечить централизованное и безопасное хранение документов;
- сократить или полностью отказаться от бумажных носителей;
- автоматизировать рутинные операции при работе с документами;
- существенно ускорить процесс согласования договоров;
- ускорить время принятия управленческих решений;
- организовать качественную работу сотрудников с документами;
- снизить риски потери или порчи важных деловых бумаг;
- создать единую базу документов с быстрым поиском;
- контролировать исполнение задач и качество исполнительской дисциплины;
- обеспечить коллективную работу пользователей с документами с возможностью согласования, утверждения и исполнения;
- вести учет и контроль рабочего времени сотрудников и многое другое.
Что даст автоматизация документооборота с программой «1С»?
Потребность во внедрении «1С» СЭД в компании может быть обусловлена разным причинами. Например, многим нашим клиентам в первую очередь требуется сократить сроки согласования документов. Другим важно избавиться от громоздких архивов и папок, сэкономить место в офисе. Или же во внедрении «1С» СЭД компании ставят целью построение прозрачной и контролируемой схемы коллективной работы с документами.
Как показывает практика, автоматизация документооборота помогает сэкономить больше половины времени сотрудников при работе с документами. Сроки согласования договоров в «1С» ускоряются в среднем в 2-3 раза. Существенно снижается количество невыполненных в срок задач. На поиск документов тратятся не часы, а секунды, и в целом повышается эффективность управленческой деятельности.
Выделим пять ключевых преимуществ, которые ваш бизнес получит после внедрения программы «1С: Документооборот 8»:
Преимущества СЭД «1С:Документооборот»
- Современная платформа «1С» 8, сертифицированная по требованиям и стандартам законодательства РФ. Программа учитывает последние нормы законодательства к оформлению документов. Платформа регулярно обновляется: все шаблоны, формы и правила всегда будут в актуальном состоянии.
- Интеграция с другими продуктами «1С». «1С:Документооборот 8» легко интегрируется с другими системами на платформе «1С:Предприятие». Это позволит создать единое информационное пространство, исключить необходимость двойного ввода данных и повысить тем самым скорость работы.
- Возможность работы в удаленном режиме. Вы сможете оперативно перевести сотрудников на дистанционный режим работы и эффективно управлять делами с «1С:Документооборот 8». Все текущие задачи в одной программе: переписывайтесь с коллегами и клиентами, согласовывайте документы, ведите учет работы и контролируйте выполнение задач.
- Индивидуальные настройки без привлечения специалистов ИТ. Для каждого пользователя в программе можно настроить индивидуальный рабочий стол с помощью встроенных виджетов. Например, актуальные задачи, события календаря, задачи отдела для руководителей и др.
- Быстрый старт. Интерфейс программы довольно прост в освоении. «1С:Документооборот 8» поставляется с комплектом справочной документации, подробными описаниями функций, также вам будет обеспечен доступ к справочному порталу 1С:ИТС. В случае возникновения сложностей вы всегда можете обратиться к специалистам технической поддержки пользователей.
- Налаженная система внедрения и сопровождения продукта благодаря широкой партнерской сети франчайзи «1С». Стоимость и условия продажи программы «1С:Документооборот» открыты и прозрачны. Вы можете выбрать квалифицированного партнера благодаря системе рейтингов и сертификации фирмы «1С».
В «1С-Архитекторе бизнеса» уже не первый год работает специализированное направление по автоматизации документооборота. У нас есть статус «Центр компетенции «1С» по документообороту», который подтверждает большой опыт внедрения программы и квалифицированное сопровождение пользователей. Если вам требуется консультация, вы всегда можете обратиться к нам.
Возможности программы «1С:Документооборот 8»
В первую очередь мы расскажем функциях программы, которые помогут организовать эффективное взаимодействие сотрудников: управление проектами, совместная работа, контроль задач и учет рабочего времени. Эти функции полезны как для коммуникации сотрудников в офисе, так в условиях удаленной работы.
Управление проектами
Инструментарий программы «1С:Документооборот» содержит всю информацию о проектах: документы, участники, план, сроки и др. (рис. 2).
Рис.2 Ведение проекта в «1С» 8 документооборот
Все ключевые функции для управления проектами и контроля в одной программе: планирование, формирование участников проекта (рис.3), составление плана проекта в формате списка задач и диаграммы Ганта, переписка по проекту, контроль выполнения задач, управление проектом с помощью контрольных точек, учет и отчетность.
Рис.3. Формирование рабочей группы проекта в «1С» 8 документооборот
Вы сможете отслеживать переписку по проекту и контролировать исполнение проектных задач. Система формирует аналитику о ходе выполнения проектов и позволяет создавать отчеты.
Совместная работа сотрудников
«1С» СЭД документооборот автоматически проверит загруженность участников по их личным календарям и подберет время проведения мероприятия. Используйте встроенный чат в разделе «Обсуждения» (рис.4) для быстрого решения задач.
Рис.4 Раздел обсуждения в программе «1С:Документооборот»
Удаленные совещания можно проводить в программе с помощью функционала видеозвонков (рис.5).
Рис.5. Видеозвонки в «1С:Документооборот 8»
Вы также можете создать голосование на форуме и подсчитать итоги голосования. Доступно создание групповых чатов по сотрудникам, отделам, проектам и т.д.
Контроль задач
Важной функцией как в условиях офиса, так и при удаленной работе является контроль задач. В системе «1С:Документооборот 8» фиксируются все задания и документы, поступающие сотруднику в обработку (рис.6). Для каждого документа устанавливается срок подготовки или согласования.
Рис.6 Контроль задач в «1С» 8 документооборот
В любой момент руководитель может увидеть, кто постоянно задерживает задачи, кто выполняет больше всего заданий в отделе (рис.7)
Рис.7. Задачи отдела в программе «1С:Документооборот»
Программа накапливает данные для подготовки аналитических отчетов (рис.8). С помощью отчетности руководитель может оценить эффективность сотрудников по разным показателям: соблюдение сроков, успешность исполнения, количество переносов сроков и пр.
Рис.8. Отчет об исполнительской дисциплине в «1С» СЭД
Рис.8. Отчет об исполнительской дисциплине в «1С» СЭД
В «1С:Документооборот 8» сотрудники фиксируют данные о проделанной за день работе. Эти данные привязываются к задачам, процессам или проектам. По итогам руководитель сможет вести учет рабочего времени и оценивать продуктивность коллектива.
-
Личные календари. Это персональный инструмент планирования (рис.9). Записи можно внести вручную или создать из писем, задач, документов, мероприятий.
Рис.9. Окно «Мой календарь» в программе «1С:Документооборот»
Рис.10. Учет отсутствий в программе «1С:Документооборот»
Рис.11. Отчеты подчиненных в «1С» СЭД
Помимо перечисленных функций по организации взаимодействия сотрудников, контроля и управления, «1С:Документооборот 8» предоставляет множество дополнительных инструментов для удобной, быстрой и безопасной работы. Кратко опишем наиболее, на наш взгляд, полезные из них.
Управление правами доступа
В «1С:Документооборот 8» для каждого документа автоматически формируется карточка, в которой можно настроить уровень доступа для отдельных сотрудников или подразделений. При необходимости можно открыть карточку и узнать всю информацию о последнем редактировании, настроить доступ, поставить цифровую подпись.
Поиск документов и штрихкодирование
В системе реализовано хранение большого числа файлов. Их легко найти в базе за несколько секунд (в отличие от бумажных аналогов, которые порой приходится часами искать в архиве). Это существенно сэкономит время сотрудников. Для удобства пользователей поиск возможен следующими способами: по реквизитам, в списках (с помощью быстрых отборов), полнотекстовый поиск, по штрихкодам.
Учет входящей и исходящей корреспонденции
Электронная подпись
Защита переписки и корпоративных данных – это важный фактор при ведении делопроизводства. Эту задачу в программе решает электронная цифровая подпись (ЭЦП) — надежный аналог печати и личной подписи. Ее выдает сертифицированный удостоверяющий центр. По закону документы с ЭЦП имеют такую же юридическую силу, как и бумажные аналоги. С ней безопасно заключать контракты, обмениваться документами с клиентами, партнерами, ведомствами, контрагентами (рис.12).
Рис.12. Электронная цифровая подпись в программе «1С:Документооборот»
Договорные документы
В «1С:Документооборот 8» для работы с договорами все уже предусмотрено: от подготовки и согласования, до контроля возврата, исполнения и расторжения. В программе будут описаны все этапы работы с договорами, эти данные в любой момент можно найти. Сохраняются все версии и изменения для каждого документа.
Встроенная почта
С помощью «1С» СЭД документооборот вы сможете работать с электронной почтой напрямую из программы, не потребуется переключаться в другие системы. При желании вы можете подключить несколько постовых ящиков. Из почты удобно ставить задачи и поручения, прикрепить файлы, отправлять документы (рис. 13).
Рис.13. Почтовый клиент в «1С» СЭД
Мобильное приложение
Рис.14. Мобильный клиент «1С:Документооборот 8»
Версии программы «1С:Документооборот»
«1С:Документооборот 8» выпускается в следующих версиях:
- «1С:Документооборот КОРП» – оптимальна для предприятий со сложной структурой и документооборотом. Идеально подойдет для средних и крупных компаний, а также холдингов.
- «1С:Документооборот ПРОФ» – подойдет для малого и среднего бизнеса, организациям с несложным документооборотом.
- « 1С:Документооборот для государственных учреждений» рекомендуется использовать в бюджетных учреждениях и органах государственного управления со сложным документооборотом.
- «1С:Document Management». Версия «1С:Документооборот КОРП» с двуязычным интерфейсом: английским и русским. Подойдет для российских компаний, которые имеют филиалы в других странах. Также этот продукт подойдет, если в компании есть иностранные сотрудники.
На данный момент у версий КОРП и ДГУ практически одинаковый набор возможностей.
Отличие версии «1С:Документооборот 8» ПРОФ от КОРП
Версия «1С:Документооборот ПРОФ» не поддерживает:
- Учет данных в разрезе проекта
- Многосторонние договора
- Множественные состояния документов
- Штрихкодирование документов и файлов
- Потоковое сканирование с автоматическим распознаванием штрихкодов
- Автоматическое заполнение файлов по шаблонам
- Печать регистрационного штампа
- Учет этапа обработки документов
- Принятие задач к исполнению
- Настройка и использование условий маршрутизации
- Периодические бизнес-процессы
- Учет и использование графиков работы
- Иерархия и остановка бизнес-процессов
- Веб-сервисы для работы с файлами «1С:Документооборот 8» из других приложений
- Категоризация данных
- Расширенный поиск документов и файлов по реквизитам
Если вы планируете внедрение системы электронного документооборота в своей компании и вам требуется консультация специалиста, обратитесь к нам любым удобным для вас способом. «1С-Архитектор бизнеса» специализируется на построении СЭД, начиная с типовых задач, где требуется только внедрение и настройка «1С:Документооборота», до сложных и масштабных проектов.
Подведем итоги
«1С:Документооборот 8» – это не только создание, отправка и получение документов. Внедрение «1С» СЭД позволит создать полностью контролируемое пространство для взаимодействия внутри коллектива и работать продуктивно как удаленно, так и в офисе.
У нашей компании есть статус «Центр компетенции по «1С:Документообороту», который подтверждает большой опыт внедрения программы и квалифицированное сопровождение пользователей. Если вам требуется консультация, вы всегда можете обратиться к нам.
Мы понимаем, что некоторые вещи лучше один раз увидеть, чем сто раз прочитать. Поэтому для лучшего взаимодействия с нашими клиентами и просто людьми, которые хотят научится работать в 1С мы создали раздел с видеоуроками по программе 1С. Видео в основном предназначено для новичков и пользователей, желающих расширить свои знания. Видеоуроки мы строим по принципу "как есть" с минумум монтажа и эффекта красивой картинки. В комментариях к видео отвечаем на вопросы пользователей, таким образом создаем не просто канал, а площадку взаимодействия консультант-пользователь. Стараемся снимать и выкладывать наиболее интересную пользователям информацию. Прислушиваемся к своей аудитории, постоянно корректируем плей-лист. Если вас интересует какая-либо тема, либо после просмотра опубликованных видео у вас остались вопросы, можете дать обратную связь, мы рассмотрим ваши предложения.
Конечно, видеоуроки не являются полноценной заменой обучения на курсах или индивидуального обучения. Скорее видео является дополнением к укреплению знаний для тех кто осваивает практические навыки работы в программе или планирует самостоятельно ветси учет деятельности. Для лучшего освоения материала и закрепления практически получаемых знаний рекомендуем установку обычной 1С или версии для обучения. Только практика закрепит основательно получаемые знания. Видеоролики представленные в данном разделе содержат далеко не все материалы, освещенные нами в публикациях. Поэтому, рекомендуем новичкам ознакомиться с нашим разделом - FAQ 1C. В нем собраны множество тем и раскрыты актуальные вопросы по работе с программой. Не на каждый вопрос можно снять видео, описать текстом - да.
К сожалению, мы не можем отснять слишком большое количество видеоматериалов, но мы будем постоянно расширять нашу видеотеку самыми запрашиваемыми темами. В планах на ближайшее время материалы по актуальным конфигурациям на управляемых формах, платформе 8.3, мобильные технологии, обзор различных расширений, узкопрофильные обучающие уроки.
При устройстве на работу часто требуется знание 1С. Что делать начинающим пользователям, у кого еще нет опыта и нужно с нуля изучить программу — самостоятельно, бесплатно и в домашних условиях? Это вполне реально!
Что такое программа 1С и для чего нужна
1С: Предприятие — программа для автоматизации всех видов учета, которая состоит из технологической платформы и конфигурации.
Платформа 1С — основа. Конфигурация без нее отдельно функционировать не сможет.
Конфигурация — прикладное решение для выполнения каких-либо задач. Здесь создаются документы, вводятся данные, формируются отчеты и т. д. Существует множество различных конфигураций.
Конфигурации имеют различные релизы — обновленные редакции, которые обычно выходят при изменении законодательства, исправлении ошибок или добавлении новых функций.
У большинства программ 1С есть версии:
- базовая — подходит для самого простого учета одной организации, устанавливается на один компьютер;
- ПРОФ — можно вести учет нескольких предприятий в одной информационной базе;
- КОРП — «продвинутая» версия, где доступна расширенная функциональность.
Конфигурацию (кроме базовой) можно доработать под особенности любой компании. Общие принципы работы едины, но у каждого продукта есть специфика. Рассмотрим на примере наиболее распространенных программ 1С для малого и среднего бизнеса.
1С: Бухгалтерия 8 (1С: БП)
Самая популярная бухгалтерская программа, используется для ведения бухгалтерского и налогового учета, подготовки и сдачи обязательной отчетности.
1С: Зарплата и управление персоналом 8 (1С: ЗУП)
Предназначена для ведения кадрового учета и расчета зарплаты.
1С: Управление торговлей 8 (1С: УТ)
Позволяет автоматизировать оперативный и управленческий учет, планирование торговых операций, анализ и контроль показателей.
1С: Розница 8
Поможет автоматизировать бизнес-процессы в магазине.
1С: Управление нашей фирмой 8 (1С: УНФ)
Подойдет для «малышей» — реализовано самое необходимое для учета, контроля, анализа и планирования.
Подробнее с программными продуктами и их функционалом можно ознакомиться на сайте 1С.
Как установить 1С 8.3
Установка программы 1С состоит из нескольких этапов:
База готова, можно приступать к обучению!
Обучающая литература по 1С
Сложно понять, как работать в программе, совсем не зная теории. Для начинающих существует огромное количество обучающей литературы и справочной информации, которой можно воспользоваться бесплатно либо за небольшую плату.
Информационные материалы учебной версии 1С
Если для освоения программы используете учебную версию 1С, в разделе Информационные материалы доступны справочные материалы по различным разделам.
Перейдя в раздел 1С Бухгалтерия 8. Учебная версия , вы попадете в справочную базу данных по работе с программой. Это своего рода путеводитель, где описываются все разделы учета с примерами документов и пояснениями.
Встроенная подсказка в программе 1С
В программе есть доступ к системе справочной информации в общем по работе в 1С Предприятие, и по отдельным объектам: перейдите в меню Сервис и настройки — Справка — Справка либо нажмите клавишу F1 .
Откроется окно справочной информации. Используя Содержание , найдите нужную главу.
Справку можно открыть непосредственно из документа по кнопке
Специальная литература
Книги по программе 1С можно купить «на бумаге» в специализированном магазине либо скачать в Интернете электронно.
Новичкам, которые хотят самостоятельно научиться работать в 1С Бухгалтерия 3.0, можно использовать, например, такие самоучители:
Книги, которые рекомендуют разработчики, можно посмотреть на 1С: ИТС в разделе Книги и периодика . Либо воспользоваться ресурсом БУХ.1С, где литературу по нужной конфигурации можно подобрать с учетом вашего опыта.
Есть проблема — законодательство очень часто меняется, и в программу вносятся изменения. В результате печатные материалы очень быстро устаревают. Где же найти самую актуальную информацию?
Пошаговые инструкции и самоучители по работе в 1С
Пошаговые инструкции для чайников по программе 1С есть в интернете, их огромное количество как на платных ресурсах, так и в свободном доступе.
Будьте внимательны при выборе материала, особенно в свободном доступе:
Источник
Выбирайте официальный источник 1С либо проверенный сайт. Посмотрите отзывы пользователей о ресурсе.
Редакция
Конфигурация Бухгалтерия 2.0, а также все решения на ее основе снимаются с поддержки. Все переходят на редакцию Бухгалтерия 3.0. Для других конфигураций также могут быть нюансы — это необходимо выяснить до того, как вы потратите много времени на обучение.
Актуальность
Посмотрите на дату размещения материала — возможно, инструкция безнадежно устарела.
География
1С выпускает программы не только для России, поэтому удостоверьтесь, что изучаете инструкцию для своей страны.
БухЭксперт8 — справочная система по работе в 1С
Есть пошаговые инструкции оформления операций в 1С в виде статей и видеоуроков с кратким законодательным обзором (1С Бухгалтерия).
Можно получить бесплатный демо-доступ на 14 дней.
Инструкции по работе в программе 1С на 1С: ИТС
На официальном сайте 1С:ИТС есть инструкции по учету в программах 1С — теория и практические примеры оформления операций в программе (1С Бухгалтерия 8 в примерах).
Если у вас пока нет логина и пароля, можно воспользоваться тест-драйвом — бесплатным доступом на 7 дней.
Бесплатные самоучители по программе 1С
Вот несколько бесплатных самоучителей 1С, которые можно найти на просторах интернета:
Бесплатные видеоуроки по работе в 1С
Очень популярны онлайн видеоуроки для самостоятельного обучения. Это находка для начинающих и тех, кто хочет подтянуть знания по 1С:
- все очень наглядно и понятно — для новичка это огромный плюс;
- материал подается сжато и последовательно, не нужно тратить время на чтение;
- можно смотреть в любое время и в любом месте, например, в поездке или готовя ужин.
В Интернете много непроверенной и устаревшей информации. Посмотрите наши рекомендации, на что, как минимум, нужно обратить внимание.
Вот несколько источников, где можно найти бесплатно видеоразборы практических примеров в 1С Бухгалтерия и других конфигурациях:
Курсы 1С для начинающих
Изучая программу 1С самостоятельно, можно столкнуться с проблемой — очень много разрозненной информации, и ее нужно как-то систематизировать.
- составить для себя план обучения по темам, которые требуется освоить;
- подобрать учебный курс для начинающих по работе в 1С.
На что обратить внимание при выборе курса
Автор курса — практик с опытом работы в 1С.
Меньше теории, больше практики. Теория, конечно тоже важна, но акцент должен быть на оформлении конкретных операций в программе.
От простого к сложному — материал должен подаваться системно, это не просто набор видеоуроков.
Домашние задания и их подробный разбор, тестирование по пройденным темам.
Обратная связь с преподавателем или куратором.
Отзывы тех, кто курс прошел.
Удобный формат — кроме видеоуроков предоставляются конспекты и дополнительный раздаточный материал.
Год выпуска — может оказаться, что курс безнадежно устарел.
Сертификат — он подтвердит, что вы прошли обучение.
Бесплатные курсы
Начать знакомство с программой рекомендуем с официального курса Старт в 1С. Он условно-бесплатный — требуется небольшой взнос. Это обзорный курс для тех, кто еще ничего не знает о программе 1С, но собирается с ней работать.
Если ваша цель — научиться навыкам конфигурирования и планирования, бесплатный курс доступен по ссылке >>
Платные курсы
Если среди материалов в открытом доступе не нашли ничего подходящего, рассмотрите платные курсы.
У многих компаний, предлагающих обучение по программе 1С, бывают специальные предложения с хорошими скидками. Не торопитесь с выбором, чтобы не потратить время и деньги впустую. Рекомендуем рассмотреть варианты:
-
;
- центры сертифицированного обучения 1С, где проводят курсы официальные партнеры фирмы «1С»;
- компании, которые уже зарекомендовали себя — информацию о них и отзывы можно найти на специализированных форумах, например, Профбух8.
Из «чайника» — в гуру 1С: держим руку на пульсе!
Освоив программу, не останавливайтесь на достигнутом — задумайтесь о повышении квалификации. Отметим несколько основных моментов, которые помогут сделать правильный выбор.
Обновления программы
В программу разработчики постоянно вносят изменения, исправляют ошибки, дорабатывают функционал. Все обновления можно отслеживать на сайте 1С: ИТС.
Новое в законодательстве
Быть в курсе изменений бухгалтерского и налогового законодательства помогут специализированные Интернет-ресурсы, к примеру:
-
; ;
- различные форумы бухгалтеров и пользователей 1С.
Мониторинг изменений законодательства 1С позволяет отследить изменения, которые уже внесены в программу или только запланированы.
Бесплатные вебинары
Оформляя демо-доступ и проходя регистрацию на сайтах по работе в 1С, не отказывайтесь от электронной рассылки.
Многие компании проводят открытые онлайн семинары, извещение о которых поступит к вам на почту. Участие в таких бесплатных вебинарах поможет быть в курсе последних изменений и существенно сэкономит ваше время, которое вы бы потратили на самостоятельное изучение материала.
См. также:
Если Вы еще не подписаны:
Активировать демо-доступ бесплатно →
или
Оформить подписку на Рубрикатор →
После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С:Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Похожие публикации
-
У вас нет доступа на просмотр Чтобы получить доступ:Оформите коммерческую.При начале ведения базы перед пользователем возникает вопрос: «Как настроить..У вас нет доступа на просмотр Чтобы получить доступ:Оформите коммерческую.
(4 оценок, среднее: 5,00 из 5)
Публикацию можно обсудить в комментариях ниже.
Обратите внимание!
В комментариях наши эксперты не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
Задать вопрос нашим специалистам можно в Личном кабинете
Добавить комментарий Отменить ответ
Для отправки комментария вам необходимо авторизоваться.
Вы можете задать еще вопросов
Доступ к форме "Задать вопрос" возможен только при оформлении полной подписки на БухЭксперт8
Нажимая кнопку "Задать вопрос", я соглашаюсь с
регламентом БухЭксперт8.ру >>
Изменения в 2022 году, о которых нужно знать бухгалтеру
6-НДФЛ за 1 квартал 2022 в 1С
Санкции и контрмеры: как работать организации и ее бухгалтеру в новой реальности. Часть 2
Учет малоценных ОС и запасов (ОСН)
Переход на ФСБУ 6/2020 «Основные средства» в 1С по альтернативному алгоритму
Очень насыщенный семинар по изменениям НДФЛ 2021. Много-много полезной информации! Спасибо за темп и массу отвеченных вопросов!
Описание начала работы в программе 1С Документооборот 8 КОРП
Краткое описание основных шагов для создания демонстрационного примера для заказчика.
Для демонстрации был выбран участок согласования договоров - соответственно, речь идет о внутренних документах.
Статью можно скачать в виде файла word.
Порядок работы и начальные настройки в программе 1С Документооборот 8 КОРП.
1)Добавить информационную базу
2)Зайти в режиме конфигуратор и добавить пользователя с полными правами (Администратор)
Администрирование --> Пользователи --> Действия --> Добавить:
Дать полные права на закладке "прочие".
После этого переходим в режим 1С Предприятие, после заполнения настроек, система предложит перезапуститься. Необходимо будет заполнить основные настройки в разделе «Настройка и администрирование» -->»Настройка программы».
Перед созданием пользователей и папок документов желательно заполнить данные об организационной структуре, должностях сотрудников и физических лицах.
Создаем физических лиц:
Раздел «Нормативно-справочная информация» -->»Физические лица» --> «Добавить».
В этом же разделе заполняем справочник должности .
После этого можно заполнить справочник «Пользователи»:
раздел «Настройка и администрирование» -->»Пользователи».
1) Создаем структуру предприятия – создание элементов – групп.
2) В группы добавляем пользователей (элементы списка справочника).
При выборе подразделения в форме элемента справочника пользователи, мы попутно заполняем справочник «Структура предприятия». При выборе руководителя подразделения возникает коллизия, если он еще не создан (или мы его создаем). Выбираем пустой элемент.
После заполнения структуры и создания всех пользователей желательно еще раз пройти структуру предприятия и заполнить поле руководитель для каждого подразделения. Это важно для раздела бизнес-процессы, если направление задач пользователям зависит от подразделения.
После создания пользователей можно перейти к настройке прав доступа папок, в которых будут храниться документы. Рассмотрим для примера настройку прав внутренних документов.
Существуют по крайнем мере две стратегии создания папок для документов: в соответствии с организационной структурой и другая. Во втором случае обычно за основу берется структура бизнес-процессов предприятия. Возможна также смешанная модель.
После создания организационной структуры создаем виды документов. Путь по меню:
Нормативно-справочная информация --> Виды документов -->Создать:
Удобнее будет создать весь перечень видов документов и потом уже производить настройки связанные с бизнес-процессами, нумерацией и т.д.
Если нумерация документов зависит от вида документа, можно указать индекс нумерации нажав на кн. «Индекс нумерации».
После создания видов документов можно создать новые свойства и категории документов.
Создадим дополнительное свойство. По команде:
«Набор дополнительных свойств документов данного вида» --> «Подбор» -->»Создать».
При создании нового свойства нужно указать тип и, если это справочник или перечисление, «указать значение свойств объекта». Значения задаются при нажатии соответствующей гиперссылки:
Для того, чтобы данный реквизит был доступен для данного вида документов, необходимо по кн. «Добавить в набор» добавить его в список доступных реквизитов.
Если видов документов много, а для разных документов свойства различаются, надо проводить работу по добавлению дополнительных реквизитов в список их дополнительных свойств. Для общих свойств можно установить признак принадлежности ко всем видам документов.
Путь по которому проходит общий бизнес-процесс внутреннего документа состоит из базовых бизнес процессов: согласование, утверждение, регистрация, рассмотрение и т.д.
В процессе участвует один или несколько исполнителей, либо ролей исполнителей. Например, роль Юрист могут выполнять три сотрудника, и всем им будет адресована задача. Адресация задачи может ограничиваться подразделением или задаваться служебной иерархией, например, руководитель это непосредственный руководитель сотрудника. Участие исполнителей в выполнении бизнес-процесса может быть как последовательным , так и параллельным.
Чтобы запустить простейшие бизнес-процессы необходимо:
Запуск б.п шаг 1)Задать список ролей.
Управление бизнес-процессами --> Роли исполнителей -->Создать:
В списке исполнителей можно задавать конкретных пользователей, но этот способ имеет единственный плюс – сэкономить время сейчас. Т.к. не все руководители отделов даже из трех человек хотят /могут подключаться к процессу во время своего отсутствия. При этом, при добавлении заместителя в список исполнителей данной роли, руководители во всех случаях будут также получать информацию о поступающих задачах.
Запуск б.п шаг 2) Задать исполнителей ролей.
Если, допустим, какая то роль действует только в пределах какого то подразделение, указываем адресацию:
В свойствах элемента Роль исполнителя должна быть задана возможность использовать адресацию:
Запуск б.п шаг 3) Создать шаблоны бизнес-процессов.
Управление бизнес-процессами --> Шаблоны бизнес-процессов --> выбрать тип бизнес-процесса -->Создать:
Можно выделить два типа шаблонов: с одним исполнителем и несколькими.
В случае с несколькими исполнителями, необходимо задать порядок согласования:
Кроме ролей и собственно, пользователей, можно указывать исполнителей, которые вычисляются согласно предоставленным в списке выбора функциям автоподстановкой. Например, непосредственный руководитель автора документа.
Для всех типов документов (внутренних, входящих, исходящих) предусмотрены предопределенные простые шаблоны и сложный шаблон, который является последовательностью этих простых шаблонов. Связь представлена на таблице:
Автор: Михаил Виноградов
Мы собрали 10 фишек программы «1С:Документооборот 8», которые востребованы в компаниях клиентов, ежедневно ими используются и действительно работают. Надеемся, что понимание того, как программа справляется с распространенными задачами наших клиентов, поможет вам составить собственное мнение о ее возможностях и плюсах.
Итак, 10 полезных функций «1С:Документооборота 8», о которых вы узнаете из статьи:
Мы внедряем «1С:Документооборот 8» в средних и крупных компаниях уже много лет. За это время накопилась внушительная статистика по проектам. Она демонстрирует, насколько сильно ускоряются темпы бизнеса после того, как компания освобождается от бумажной рутины.
Как показывает практика, внедрение электронного документооборота помогает сэкономить больше половины времени сотрудников, работающих с документами. Сроки согласования документов ускоряются в среднем в 2-3 раза, существенно снижается количество невыполненных в срок задач, на поиск документов тратятся не часы, а секунды, и в целом повышается эффективность управленческой деятельности.
Мы решили поделиться с вами нашими наблюдениями и составили список 10 возможностей программы «1С:Документооборот», которые востребованы в компаниях клиентов, ежедневно ими используются и действительно работают. На наш взгляд, это интересная информация для всех, кто подбирает программу для своей организации. А те, кто уже пользуются «1С:Документообортом», откроют для себя новые фишки и возможности системы.
1. Сокращение сроков согласования документов
Представьте себе типичную ситуацию в компании — нужно согласовать договор. Юрист отправляет документ ответственным сотрудникам. Каждый вносит свои правки. Несколько версий текста возвращаются на доработку. Затем новая редакция оправляется на повторное согласование, и так до тех пор, пока все стороны не придут к единому решению. Подобная схема приводит к срывам сроков, потере важных версий текста и бесполезной трате времени.
Как процесс согласования будет выглядеть в «1С 8 Документообороте»: сотрудник запускает задачу, прикладывает к ней необходимые документы и отправляет ее по заданному маршруту коллегам. Для каждого участника цепочки можно указать свой срок выполнения задачи. Запустив задачу, сотрудник может заняться более важными делами, периодически проверяя в системе результаты или ожидая уведомления по почте. Основываясь на опыте наших клиентов, такая методика позволяет сократить количество согласующих лиц и ускорить сроки согласования, облегчить жизнь и сэкономить время руководителя и сотрудников.
Рис. 1. Запуск процесса согласования
2. Мониторинг бизнес-процессов и их оптимизация
Относительно новая функция программы, сразу же ставшая популярной в компаниях наших клиентов. К примеру, какой-то договор постоянно пересогласовывается, срываются сроки. Проблема может быть в загруженности исполнителя или в неправильном шаблоне документа.
Рис. 2. Аналитические отчеты и статистика
3. Контроль входящей корреспонденции
Для многих наших клиентов из крупных компаний и госучреждений основная причина для внедрения «1С:Документооборота 8» – контроль входящей корреспонденции. Ежедневно им приходится иметь дело с огромной массой внешней и внутренней переписки с клиентами, ведомствами, подразделениями. Это зачастую приводит к тому, что не все бумаги доходят до адресата, а некоторые просто теряются по дороге и остаются без ответа.
4. Настройка прав пользователей в 1С:Документообороте
По нашему опыту, все без исключения компании пользуются этой функцией. К примеру, в организацию приняли на работу стажера, требуется ограничить его доступ к ряду документов. В «1С:Документообороте» для каждого документа автоматически формируется карточка, в которой руководитель или администратор может настроить права доступа. Это гарантированно защитит ценные данные компании от посторонних глаз. Каждый сотрудник будет видеть только те документы, к которым имеет непосредственное отношение.
Рис. 4. Права доступа к документу
5. Управление мероприятиями и совещаниями
Для директоров крупных компаний, топ-менеджеров и руководителей подразделений очень важна эта функция, так как около 50% рабочего времени они проводят на многочисленных совещаниях. И если не подводить итоги встречи, не распределять задания и не контролировать их выполнение, велика вероятность, что коллеги просто забудут обо всех договоренностях.
Рис. 5. Протокол мероприятия со списком поручений в «1С:Документообороте»
6. Отчет об исполнительской дисциплине
Зачастую к нам обращаются клиенты с такой проблемой: сотруднику ставится большое количество задач из разных источников. Собрать и контролировать эти данные бывает довольно трудно, особенно в крупных компаниях. А руководителю требуется достоверная отчетность о сроках и качестве выполнения задач.
Как «1С:Документооборот» поможет решить эту проблему? Все задания и документы, поступающие сотруднику в обработку, сохраняются в системе. Для каждого документа устанавливается срок подготовки или согласования. С помощью отчетов руководитель может оценить эффективность работы сотрудников по различным показателям: соблюдение сроков, успешность исполнения, количество переносов сроков и пр. Есть возможность составлять отчеты по трудовой дисциплине, просроченным заданиям, вести учет рабочего времени. Это улучшит контроль над сотрудниками, повысит их мотивацию.
Рис. 6. Отчет об исполнительской дисциплине в «1С:Документооборот 8»
7. Синхронизация 1С:Документооборота с «1С:ERP»
Рис. 7. Список задач пользователя при синхронизации «1С:Документооборота» и «1С:ERP»
8. Управление проектами
Удобная функция для проектной организации — управление проектами и проектной документацией. Инструментарий содержит всю информацию о проектах: документы, участники, план, сроки и пр. Можно отслеживать переписку по проекту и контролировать исполнение проектных задач. Система формирует аналитику о ходе выполнения проектов и позволяет создавать отчеты.
Рис. 8. Управление проектами в программе «1С:Документообороте»
9. Электронная подпись в 1С 8 Документообороте
Всех клиентов, планирующих перейти на электронный документооборот, неизменно волнует вопрос безопасности данных. Эту проблему решает электронная подпись в программе — современный и надежный аналог печати юридического лица и личной подписи. Ее выдает сертифицированный удостоверяющий центр.
Это зашифрованные данные, которые прикрепляются к документам и подтверждают их подлинность. По закону документы с электронной подписью имеют такую же юридическую силу, как и обычные бумаги. С ней безопасно заключать контракты, обмениваться документами с клиентами, партнерами, ведомствами, контрагентами.
Рис. 9. Электронная подпись в «1С:Документообороте»
10. Бесплатное мобильное приложение в 1С 8 Документообороте
Рис. 10. Мобильный клиент «1С:Документооборот 8»
С развитием технологий работа в офисе, заваленном бумагами и громоздкими архивами, уходит в прошлое. Переход на электронный документооборот — это естественный процесс развития любого бизнеса. За много лет внедрения программы мы не сталкивались с клиентами, которые попробовав «1С:Документооборот», передумали бы и вернулись к бумажной волоките. Сотрудники достаточно быстро привыкают к новому функционалу, и в итоге организация переходит на более высокий уровень управления и взаимодействия.
Вы можете подобрать и купить программы «1С» в нашей компании. Мы предоставляем клиентам только лицензионные программные продукты «1С» по выгодным ценам, а также оказываем полный спектр услуг по сопровождению. Специалисты проконсультируют вас по всем интересующим вопросам и помогут выбрать оптимальное решение для вашей компании.»
системный аналитик Центра комплексного развития бизнеса компании «1С-Архитектор бизнеса», специалист по работе с программным продуктом «1С:Документооборот».
системный аналитик Центра комплексного развития бизнеса компании «1С-Архитектор бизнеса», специалист по работе с программным продуктом «1С:Документооборот».
Читайте также: