Как работать с путевыми листами в программе 1с
В путевом листе таится много вопросов, непонимания и сложностей для бухгалтера. В статье мы рассказываем обо всех нюансах работы с этим документом, а также поясняем, как упростить учет, автоматизировав работу в программе 1С.
Определение
Согласно пункту 14 статьи 2 Закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ , путевой лист – документ, который служит для учета и контроля работы автомобиля и водителя. В нем указывается информация о медосмотре водителя, маршруте, показания одометра и другие данные.
Необходимость
В 2021 году Минтранс Приказом от 11.09.2020 №368 утвердил новые правила заполнения путевых листов, в соответствии с которыми данный документ должен заполняться на любой автомобиль организации или индивидуального предпринимателя.
Напомним, что ранее путевой лист необходимо было оформлять только при перевозке грузов и пассажиров.
Даже несмотря на то, что в статье 6 Закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ , данная оговорка до сих пор осталась, безопаснее будет оформлять путевой лист на все поездки, даже если автомобиль будет без пассажиров.
Ускоряем обмен документами!
Начните обмениваться накладными, счетами-фактурами и другими документами
в электронном виде через сервис 1С-ЭДО.
Форма документа
В настоящее время компаниям и ИП разрешено самостоятельно разрабатывать бланки путевых листов. При этом не следует забывать о семи обязательных реквизитах первичного документа, установленных частью 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ и шести – установленных Приказом Минтранса от 11.09.2020 № 368 .
На практике проще использовать бланки, утвержденные Госкомстатом, либо другими отраслевыми ведомствами.
В любом случае, формы, которые организация планирует применять, необходимо закрепить в учетной политике.
Время оформления и срок действия
Максимальный срок, на который может быть заполнен путевой лист, не регламентирован. При этом следует соблюдать порядок заполнения путевого листа, так как время оформления и срок действия документа напрямую зависит от продолжительности и количества рейсов.
Документ оформляется на рабочий день или на рейс, если время выполнения рейса более одного рабочего дня.
Данный документ необходим для подтверждения расходов ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете, а также для расчёта заработной платы водителя. Без данного документа невозможно обосновать расходы, напрямую связанные с транспортным средством, такие как покупка бензина, моторного масла и т.д., проверяющие снимут такие затраты и доначислят налоги.
Недооценивать значимость путевого листа нельзя, так как он подтверждает не просто обоснованность затрат, но и факт использования транспортного средства в деятельности организации.
Если в компании не составлялись путевые листы, то это может означать, что транспортное средство вовсе не использовалось в деятельности фирмы, в таком случае ИФНС может убрать из расходов начисленную амортизацию, арендные и лизинговые платежи. Организации придется доказывать правомерность включения данных затрат в расходы в суде.
Не следует упускать из внимания и тот факт, что путевой лист является доказательством служебной направленности поездок. В противном случае, все поездки могут быть расценены ИФНС как личные, тогда возникает риск доначисления на стоимость ГСМ НДФЛ и страховых взносов.
Учет в 1С 8.3
Теперь, когда ясна необходимость составления путевого листа, можно приступить к его оформлению в программе 1С 8.3.
Согласно общих правил работы с маршрутными документами, перед началом работы водитель получает путевой лист, согласно которому выполняет задание. После выполнения задания, водитель сдает путевой лист диспетчеру. Только после этого диспетчер имеет право выдать водителю новый путевой лист. Как правило, документ выдается на один день или смену, но программа позволяет выписывать документы на месяц и на любой другой срок. В работе с программой мы так же будем придерживаться этого правила – выписывать новый путевой лист только после проведения предыдущего. Условно разделим работу на 2 этапа.
Создание путевого листа, печать и выдача водителю
Рассмотрим на примере путевого листа грузового автомобиля (форма №4-С).
Создаем новый документ. Для этого перейдите в пункт “Путевые листы” > “Путевой лист грузового автомобиля (форма №4-С)”.
Для введения нового путевого листа в программу используйте кнопку “Создать”, после чего откроется форма редактирования.
Организация и подразделения заполняются автоматически из значения по умолчанию (может быть указана в карточке ТС или константой), либо выбором.
Дата должна соответствовать дате выезда ТС из гаража.
Автомобиль выбираем из справочника. Если за автомобилем закреплен прицеп, то он автоматически заполнится в строке “Прицеп №1”, либо выбрать соответствующий.
Заполняем строку “Водитель 1”.
Дата и время выезда из гаража в блоке “Работа и ГСМ” заполняются автоматически и равна дате документа. Показатели спидометра и ГСМ при выезде заполнятся автоматически из предыдущего путевого листа, или если на этот автомобиль были введены начальные данные. При необходимости вы можете принудительно обновить остатки при выезде и пересчитать путевой лист. Это удобно при исправлении документов задним числом. Для группового пересчета используйте обработку “Пересчет ГСМ и Спидометра”.
Далее выбираем “Заказчика” из справочника. Если в карточке заказчика указан адрес по умолчанию, он будет подставлен в колонку адреса. Адреса можно заполнять вводом с клавиатуры или выбором из справочника.
Можно выбрать любой ранее сохранный адрес, не обязательно принадлежащий выбранному заказчику.
На этом этапе можно распечатать путевой лист, поставить соответствующие подписи и выдать его водителю. Можно печатать с данными возврата и без.
После чего нажать Записать.
Документ запишется, но не будет проведен. Проводить будем на следующем этапе, после того как водитель вернет документ обратно. Оставлять документ не проведенным удобно ещё и потому, что сразу видно какие документы выданы, но не возвращены и не обработаны.
Получение путевого листа от водителя, заполнение фактическими данными и проведение
По окончании смены водитель сдает путевой лист, где у него будут заполнены: показатели спидометра и топлива при въезде в гараж, количество топлива, выданного по заправочному листу за этот день, ездки, количество перевезенного груза. Эти данные нам необходимы для правильного расчета топлива по норме.
Для этого заходим в пункт “Путевые листы” > “Путевой лист грузового автомобиля (форма №4-С)” или “Путевые листы (все)”, находим путевой лист, открываем и заполняем все недостающие данные: дату и время при въезде в гараж, “нулевой пробег” (если известно, сколько км ТС двигалось без груза), выдано ГСМ, табличную часть, а именно, для точного расчета расхода ГМС по норме нужно заполнить графы,
где пробег за все ездки.
Поправочный коэффициент (D) заполняется либо автоматически из автомобиля (если при вводе в справочнике “Транспортные средства” этот коэффициент был учтен), либо в ручную руководствуясь разделом 2 п. 5, п.6 методических рекомендаций Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте или спецификацией ТС.
Когда табличная часть будет заполнена, то показатель спидометра “на конец дня” заполнится автоматически.
Для автобусов, самосвалов, специальных автомобилей нужно заполнить “Т-Количество работы спец. оборудования”.
Если все данные внесены верно, то автоматически рассчитается расход по норме, который может соответствовать или не соответствовать фактическому расходу ГСМ.
Если нужно, чтобы фактический расход был равен расходу по норме, можно нажать кнопку “=”, либо установить вручную.
Вкладка “Топливо” заполняется автоматически, заглядывать в неё имеет смысл только если ТС использует несколько видов топлива. На этой вкладке, при необходимости можно вручную отредактировать “фактический расход” и “выдано” по конкретному виду топлива. Подробнее о работе с несколькими видами топлива.
Иногда возникает необходимость списать топливо датой возвращения (например, если путевой лист выдан на длительный срок и переходит на другой месяц). В этом случае установите галочку “Провести датой возврата” на вкладке топливо. Следующий путевой лист должен быть позже даты возврата, чтобы не нарушалась последовательность.
Кроме того, вы можете рассчитать заработную плату водителя, на вкладке “Заработная плата”. Подробнее о настройках расчета.
Если пробег между адресами не известен, вы можете загрузить его из бесплатного он-лайн сервиса. Подробнее о автоматическом заполнении пробега.
На этом создание путевого листа завершено. Записываем и проводим. Печатаем при необходимости. Подробнее о режимах печати путевых листов.
В 1С Бухгалтерия 3.0 путевые листы оформляются при включенной функциональности Путевые листы в разделе Администрирование — Функциональность — вкладка Запасы .
В связи с введением новых правил в программе путевой лист формируется с указанием:
- сведений о перевозке;
- модели транспортного средства.
Для этого в карточке транспортного средства ( Справочники – Транспортные средства ) реализована возможность ввода модели транспортного средства и модели прицепа (с релиза 3.0.86).
После этого в документе Путевой лист ( Покупки — Путевые листы ) отражается модель автомобиля.
В печатной форме путевого листа, сформированного с 01.01.2021, автоматически указывается:
- Сведения о перевозке — для собственных нужд организации.
Остальные поля путевого листа заполняются так же, как и раньше.
Бланк путевого листа с 2021 года
Порядок заполнения и регистрации путевых листов приведен в п. 8 — 18 Приказа Минтранса РФ от 11.09.2020 N 368.
Обязательной формы путевых листов нет (Письмо Минтранса России от 15.01.2021 N ДЗ-66-ПГ). Можно разработать бланки самостоятельно (или взять за основу унифицированные формы, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78) и закрепить в учетной политике.
В путевом листе должны быть обязательные реквизиты, установленные:
-
— для допуска транспортного средства к эксплуатации (ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ); — для принятия путевого листа к учету.
См. также:
Если Вы еще не подписаны:
Активировать демо-доступ бесплатно →
или
Оформить подписку на Рубрикатор →
После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С:Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Похожие публикации
-
Утверждены новые правила заполнения путевых листов, вступающие в силу с.Путевой лист — один из документов, на основании которых производится.По итогам 2020 все малые предприятия и ИП обязаны разово.Формы счета-фактуры, корректировочного счета-фактуры и УПД, а также универсального корректировочного.
(7 оценок, среднее: 3,86 из 5)
Публикацию можно обсудить в комментариях ниже.
Обратите внимание!
В комментариях наши эксперты не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
Задать вопрос нашим специалистам можно в Личном кабинете
При наличии большого количества транспортных средств, источников финансирования, разнообразных видов деятельности, а также агрегатов, расходующих горюче-смазочные материалы, перед учреждением стоит острая необходимость в автоматизации выписки путевых листов и корректного списания горюче смазочных материалов.
В программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», ред. 2.0, для учета путевых листов на различные транспортные средства, рабочих листов для агрегатов, потребляющих ГСМ в соответствии с нормативами, разработана подсистема «Учет ГСМ».
Для того чтобы начать использовать возможности учета ГСМ в программе, необходимо перейти на пункт меню «Администрирование» – «Настройка параметров учета» – «Специализированные подсистемы». В данной вкладке необходимо проставить отметку в пункте «Учет горюче-смазочных материалов» для отражения документов данного направления.
Далее в пункте меню «Нормативно-справочная информация» можно заполнить следующие справочники:
- «Нормы для расчета расхода ГСМ для агрегатов» и «Нормы для расчета расхода ГСМ для транспортных средств»;
- «Поправочные коэффициенты в процентах» и «Поправочные значения для расчета норм расхода ГСМ»;
- «Маршруты движения транспортных средств».
В пункте меню «Администрирования» по мере необходимости заполняются справочники по виду используемого ГСМ, лицензионных карточек, маршрутов автобусов и топливных карточек водителя.
Перед созданием путевого листа необходимо также заполнить данные о норме расхода транспортного средства в карточке основных средств. Для этого в карточке по кнопке перейти есть регистр сведений «Настройки норм расхода ГСМ для транспортных средств и агрегатов».
Журнал путевых листов и таксировки путевых листов расположен в пункте меню «Материальные запасы». В программе предусмотрено заполнение путевых листов разных видов в зависимости от транспортного средства. Рассмотрим оформление путевого листа легкового автомобиля (форма №3).
На вкладке «Общие сведения» заполняется информация о транспортном средстве, водителе, подразделении, сотруднике и организации, в распоряжении которого находится водитель. Лицензионная карточка заполняется в случае, если работа транспортного средства по путевому листу является лицензируемой деятельностью.
На вкладке «Выезд» предоставляются данные о времени выезда транспортного средства и показателях спидометра на начало дня. В нижней части путевого листа указываются ответственные за выезд.
Далее заполняется вкладка «Маршруты» с указанием маршрутов движения транспортного средства. После заполнения приведенных данных путевой лист сохраняется и выводится на печатную форму для предоставления водителю. Оставшиеся вкладки заполняются в программе после возвращения транспортного средства.
На вкладке «Маршруты» будет прописана дополнительная информация о времени выезда и возвращении транспорта, а также пройденном километраже. Во вкладке «Возвращение» указываются дата и время возвращения водителя, показания спидометра транспортного средства, а также ответственные за возращение. Информация о поступлении, расходе и остатках ГСМ заполняется на вкладке «Горючее» и по итогам дня результат работы водителя за смену в часах и пройденных километрах будет заполнено во вкладке «Результаты». При необходимости можно также заполнить вкладку «Прочее».
Для оформления списания ГСМ на основании путевого листа вводится документ «Таксировка путевых листов».
Основная информация о путевом листе, транспорте, водителе и показании спидометра при выезде будет уже заполнена во вкладке «Данные путевого листа». Для утверждения исходных данных на следующей вкладке необходимо выбрать кнопку заполнить для отражения маршрута движения транспортного средства в соответствии с путевым листом и норма расходов на 100 километров.
Расход нормативного расхода ГСМ используется следующий:
Результат = (0.01 * (Транспортная (базовая) норма расхода х Пробег + Норма расхода на транспортную работу) + Норма расхода на работу спецоборудования) х (1 + 0.01 х Поправочные коэффициенты) + Норма расхода на ездки самосвала + Норма расхода отопителей/кондиционеров, на прогрев и простой + (Пробег/Контрольное значение х Поправочные значения).
На вкладке «Расчет расхода ГСМ» предоставляется информация об остатках при выезде, поступлении и фактическом расходе ГСМ. Фактический расход ГСМ сравнивается с нормативным расходом, рассчитанным по формуле и выводятся данные об экономии/перерасходе.
Данные для отражения сумм в бухгалтерском учете прописываются на вкладке «Списание ГСМ» – здесь учитываются номенклатура материального запаса, единица измерения, КФО, счет учета, КПС, МОЛ, дебет счета и количество списываемого ГСМ.
После выбора типовой операции «Списание ГСМ по путевому листу» документ «Таксировка путевого листа» записывается и проводится, формируя вместе с тем проводки по списанию ГСМ.
Наш менеджер уже увидел Ваше обращение и спешит помочь Вам как можно скорее!
В рабочее время (пн – пт с 9:00 до 18:00) наши менеджеры очень активны и общительны и с радостью ответят Вам в течение дня.
В остальное время – дожидайтесь ответа на следующий рабочий день.
А пока предлагаем вам:
- Почитать отзывы наших клиентов;
- Узнать о новинках для бизнеса в блоге;
- Пообщаться с нашими клиентами в группе ВКонтакте и на Facebook.
Заказ обратного звонка
Заполните форму, специалист свяжется с вами в течение дня. Он ответит на все вопросы и оформит тестовый доступ, если это необходимо.
После того как мы разобрались с необходимостью составления путевого листа, можно приступить к его оформлению в программе 1С 8.3.
Для этого устанавливаем соответствующую галочку в разделе «Администрирование» — «Функциональность» — «Запасы» (см. рис. 1).
Рис. 1. Установка галочки в разделе «Запасы»
Далее в справочник «Транспортные средства» внесем данные об автомобиле и, если необходимо, модели прицепа (см. рис. 2).
Рис. 2. Справочник «Транспортные средства»
Обязательно устанавливаем галочку для оформления путевых листов по данному автомобилю (см. рис. 3).
Заметим, что собственный автомобиль компании, учитываемый в программе, как основное средство, автоматически появится в справочнике. Если же автомобиль арендованный, то вручную создается новый элемент справочника.
Рис. 3. Данные транспортного средства
Прежде чем перейти к формированию путевого листа в 1С, необходимо иметь в виду, что с помощью документа «Путевой лист» в программе реализован учет для нетранспортных компаний.
Необходимо указать сведения о водительском удостоверении водителя, для этого перейдем в справочник «Физические лица» (см. рис. 4).
Рис. 4. Справочник «Физические лица»
В карточке физического лица перейдем во «Все документы» (см. рис. 5).
Рис. 5. Карточка физического лица
Сдавайте отчетность из программы 1С!
Отправляйте отчеты и отслеживайте документооборот
со всеми контролирующими органами
через сервис «1С-Отчетность».
По кнопке «Создать» формируем новый документ с видом «Водительское удостоверение» (см. рис. 6). Без данного документа программа не даст провести путевой лист.
Рис. 6. Формирование нового документа с видом «Водительское удостоверение»
Приступаем к заполнению (см. рис. 7).
В шапке документа подбираем автомобиль и сотрудника, у которого есть водительское удостоверение (см. рис. 8).
При необходимости устанавливаем корректный счет затрат.
Рис. 8. Выбор автомобиля и сотрудника
Заполняем закладку топливо, если водитель осуществлял заправку автомобиля и представил документы. В нашем примере водитель предоставил кассовый чек на бензин, приобретенный на АЗС (см. рис. 9).
Напомним, что НДС по кассовому чеку принять к вычету нельзя. Для вычета по НДС необходимо иметь оригинал правильно оформленного счета-фактуры. Следовательно, НДС, выделенный в чеке, необходимо списать. Данная операция автоматизирована. Позже проследим списание НДС документом «Путевой лист» по проводкам.
Сейчас же необходимо внести данные кассового чека и указать сумму налога.
Внизу документа автоматически производится расчет топлива в баке.
Рис. 9. Заполнение закладки «Топливо»
Переходим на закладку маршрут и указываем адрес вручную (см. рис. 10). Заполняем показание одометра и расстояние. Проверяем корректность остатка топлива и проводим документ.
Рис. 10. Заполнение закладки «Маршрут»
По кнопке «ДТ/КТ» проверим корректность сформированных программой проводок (см. рис. 11).
Стоимость списанного бензина формируется в конце месяца документом «Закрытие месяца», поэтому суммы в движении документа «Путевой лист» не будет.
Контролируем списание НДС. Видим, что программа сформировала верные проводки и списала сумму НДС в расходы в бухгалтерском учете и не учла в расходах в налоговом учете.
Рис. 11. Проверка корректности сформированных программой проводок
На печать можно вывести упрощенную форму путевого листа (см. рис. 12).
Рис. 12. Упрощенная форма путевого листа
Доступна и унифицированная форма документа.
Рис. 13. Унифицированная форма документа
Также есть возможность распечатать авансовый отчет. Обратим внимание, что нумерация авансового отчета имеет префикс «ПЛ».
Читайте также: