Как принять нового сотрудника в 1с 7
Учет персональных данных физических лиц осуществляется в справочнике «Физические лица». Обычно персональные данные физического лица заполняются при его приеме на работу из справочника «Сотрудники».
Каждое физическое лицо, с которым организация имеет трудовые отношения, в программе представлено отдельно как физическое лицо и отдельно как сотрудник. Чтобы создать новое физическое лицо, зайдите в раздел «Кадры», выберите пункт «Физические лица».
Чтобы создать новое физическое лицо, воспользуйтесь командой «Создать».
В карточке физического лица укажите полное имя сотрудника.
Заполнение вкладки «Главное».
На вкладке «Главное» укажите:
дату рождения физического лица;
ИНН физического лица;
пол физического лица;
СНИЛС физического лица;
место рождения физического лица (нажмите на три точки и в открывшемся окне укажите место рождения).
В поле «Гражданство» укажите гражданство физического лица.
В поле «Сведения о гражданстве» укажите дату, начиная с которой действуют сведения о гражданстве. По ссылке «История изменения гражданства» вы можете увидеть все изменения, связанные с гражданством физического лица (при их наличии).
Галочка «Дополнять представление» используется для однофамильцев, чтобы различать сотрудников в отчетах и документах.
В поле «Вид документа» укажите вид документа, который удостоверяет личность физического лица.
Укажите серию и номер документа, кем и когда он выдан, срок действия и дату действия сведений документа.
Заполнение вкладки «Адреса, телефоны»
Чтобы заполнить вкладку, укажите:
- e-mail;
- номера телефонов: мобильный, домашний и рабочий.
Укажите адрес физического лица:
за пределами РФ;
Для этого нажмите на ссылку и укажите:
город, населенный пункт;
дом, корпус, квартиру;
Заполнение вкладки «История работы»
Вся история работы сотрудника в компании будет отображена на этой вкладке. С помощью команды «Новое место работы» вы можете указать новое место работы сотрудника в вашей компании.
Заполнение вкладки «Другие роли»
Чтобы добавить или изменить роли сотрудника, нажмите на ссылку «Изменить эту информацию» и выберите нужные роли для сотрудника.
Добавить информацию по физическому лицу можно с помощью вкладок в верхней части карточки физического лица.
Заполнение вкладки «Страхование».
На вкладке «Страхование» укажите:
статус застрахованного лица;
сведения о страховом статусе и месяц регистрации изменений.
При необходимости укажите сведения об инвалидности физического лица:
поставьте галочку, что у физического лица есть справка об инвалидности;
укажите^ дату выдачи документа, серию, номер, группу, процент потери трудоспособности, срок действия, дату, начиная с которой действуют сведения о страховании, месяц регистрации изменений;
при наличии льгот, укажите причину предоставления льготы.
Заполнение вкладки «Воинский учет»
При необходимости заполните вкладку «Воинский учет». Для этого укажите воинское звание, состав (профиль), категорию запаса, ВУС (военно-учетную специальность), годность к воинской службе, военкомат, дату, начиная с которой начинает действовать информация по воинскому учету, отношение к воинскому учету, наличие предписания, номер команды, партии.
Для некоторых полей вы можете выбрать нужный элемент из справочника, если нажмете на стрелочку и выберите пункт «Показать все» или создать новый элемент в этом справочнике.
Заполнение вкладки «Образование, квалификация»
Используя ссылки «Изменить» укажите при необходимости профессии физического лица, его специальности, степень владения языками. Вы можете указать научные достижения физического лица.
С помощью команды «Создать», укажите образование сотрудника.
Укажите вид образования, учебное заведение, период обучения, специальность, квалификацию, курс, количество часов, основание, название документа, его серию и номер, а также дату выдачи документа.
Заполнение вкладки «Справки».
Чтобы добавить справку сотруднику, выберите команду «Создать».
Выберите нужную справку из списка или создайте новую. Укажите номер справки, срок действия, дату справки и ее наименование.
Заполнение вкладки «Семья».
Укажите семейное положение сотрудника и дату, начиная с которой эти сведения действуют.
С помощью команды «Создать», добавьте при необходимости родственников физического лица.
Заполнение вкладки «Трудовая деятельность»
При необходимости заполните стаж сотрудника. Например, общий стаж. Нажмите на соответствующую ссылку.
В открывшемся окне укажите общий стаж по трудовой книжке на дату приема сотрудника на работу.
Заполнение вкладки «Склонения»
Заполнение вкладки «Изменить ФИО»
Если сотрудник изменил ФИО, вы можете внести эту информацию в программу по ссылке «Изменить ФИО». Вся история изменений ФИО представлена по ссылке «История ФИО».
После того, как все поля заполнены, выберите команду «Провести и закрыть».
Для учета данных о сотрудниках предназначен справочник "Сотрудники".
Для ввода сведений о сотрудниках рекомендуется использовать специальные документы кадрового учета. Как правило, в таких документах, предусмотрены поля, аналогичные реквизитам справочника "Сотрудники". При проведении кадровых документов, указанные в них сведения автоматически записываются в соответствующие реквизиты справочника "Сотрудники", причем если документ изменяет значение периодического реквизита, то дата записи значения реквизита совпадает с датой документа. Всего в типовой конфигурации предусмотрены следующие документы кадрового учета:
- Приказ о приеме на работу;
- Приказ о кадровых изменениях;
- Приказ об изменении окладов;
- Приказ об увольнении.
Для просмотра списка кадровых документов предназначен журнал "Приказы по кадрам" (меню "Журналы › Кадры").
Прием сотрудника на работу
Для ввода сведений о новом сотруднике предназначен документ "Приказ о приеме на работу" (меню "Документы › Зарплата › Приказ о приеме на работу"). Кроме того, для ввода нового документа можно использовать кнопку "Новый приказ" в форме списка справочника "Сотрудники".
В новом документе следует указать сведения о принятом сотруднике и напечатать приказ о приеме на работу (кнопка "Печать"). После этого документ следует сохранить и провести (кнопка "ОК").
"Приказ о приеме на работу", как и все кадровые приказы, имеет сквозную нумерацию. Дата документа, в общем случае, может не совпадать с датой оформления приказа о приеме на работу, поэтому для ввода в документ даты приказа предназначен дополнительный реквизит "Дата составления".
В реквизите "ФИО" указывается фамилия, имя и отчество (полностью) сотрудника, принимаемого на работу. При заполнении этого реквизита открывается форма списка справочника "Сотрудники", в которой перечислены все сотрудники организации. Для ввода в этой список нового сотрудника нужно выбрать пункт "Новый" меню "Действия" или нажать клавишу Ins, и ввести фамилию, имя и отчество принимаемого на работу.
Остальные реквизиты документа полностью повторяют собой реквизиты справочника "Сотрудники". При проведении документа сведения о сотруднике переносятся из документа в справочник.
Для изменения значений периодических реквизитов сотрудника в типовой конфигурации предназначен документ "Приказ о кадровых изменениях" (меню "Документы › Зарплата › Приказ о кадровых изменениях"). Кроме того, для ввода нового документа можно использовать кнопку "Новый приказ" в форме списка справочника "Сотрудники". Если при этом установить курсор в строку с фамилией того сотрудника, кадровые данные которого вы хотите изменить, в форму нового документа "Приказ о кадровых изменениях" будут перенесены актуальные данные по этому сотруднику.
Документ следует использовать:
- При переводе работника из одного подразделения в другое;
- При изменении количества детей или типа налогового вычета;
- При изменении статуса налогового резидента (для целей расчета НДФЛ);
- При получении работником инвалидности;
- При изменении месячного оклада и т.п.
Форма документа включает три закладки: "Общие сведения", "Начисление з/пл" и "Налоги и отчисления". Состав реквизитов документа на этих закладках аналогичен составу реквизитов на одноименных закладках документа "Приказ о приеме на работу".
В форме документа следует указать новые значения изменившихся реквизитов. После этого документ следует распечатать (кнопка "Печать") и провести (кнопка "ОК").
При проведении документа в справочнике "Сотрудники" устанавливаются новые значения реквизитов сотрудника, измененных в форме документа.
Изменение окладов сотрудникам
Для тех случаев, когда требуется изменить оклады всем или группе сотрудников, в типовой конфигурации предназначен документ "Приказ об изменении окладов" (меню "Документы › Зарплата › Приказ об изменении окладов"). Кроме того, для ввода нового документа можно использовать кнопку "Новый приказ" в форме списка справочника "Сотрудники".
В поле ввода даты документа следует указать число, начиная с которой сотрудникам устанавливаются новые оклады.
Для добавления сотрудника в табличную часть документа можно воспользоваться клавишей Insert.
Если оклады изменяются у всех или у большинства сотрудников, то можно воспользоваться кнопкой "Заполнить". При этом в табличную часть будут занесены все сотрудники организации. Полученный список можно скорректировать, удалив из него тех сотрудников, оклады которых не изменяются. Для этого следует установить курсор в строке с удаляемым сотрудником и нажать клавишу Del.
Для формирования списка сотрудников сразу с новыми окладами можно воспользоваться кнопкой "Подбор". При этом открывается справочник "Сотрудники", а после выбора сотрудника – вызывается дополнительное диалоговое окно для ввода нового оклада. После ввода оклада справочник не закрывается, ожидая выбора следующего сотрудника. После того, как все сотрудники будут указаны, окно справочника "Сотрудники" следует закрыть.
Сформированный документ следует сохранить и провести (кнопка "ОК"). При проведении документа для всех сотрудников, указанных в документе, в справочнике "Сотрудники" в реквизите "Оклад" устанавливается новое значение.
Прием на работу в программе 1С: ЗУП – основной и главный документ, который оформляет сотрудник отдела кадров на работника организации при приеме на работу.
Для регистрации нового сотрудника откройте справочник «Сотрудники». Зайдите в раздел «Кадры», выберите пункт «Сотрудники».
Нажмите на кнопку «Создать».
«Организация» - выберите организацию, куда принимаете на работу нового сотрудника;
«Полное имя» - укажите фамилию, имя и отчество (при наличии) нового сотрудника;
«Дата рождения» - укажите дату рождения нового сотрудника;
«Пол» - укажите пол нового сотрудника;
«ИНН» - укажите ИНН нового сотрудника;
«СНИЛ» - укажите СНИЛС нового сотрудника.
После того, как вы заполнили все поля, выберите команду «Принять на работу». Программа предложит записать нового сотрудника. Нажмите «Да».
В новом документе «Прием на работу» заполните поля:
«Организация»: выберите организацию, куда вы принимаете нового сотрудника.
«Сотрудник»: выберите сотрудника, которого вы принимаете на работу.
«Дата»: укажите дату документа.
Заполнение полей на вкладке «Главное»
«Дата приема» — укажите дату приема на работу нового сотрудника.
«Подразделение» - подразделение, куда принимаете нового сотрудника. Нажмите на стрелочку, выберите пункт «Показать все».
Выберите нужное подразделение из списка с помощью команды «Выбрать». Если оно еще не создано, используйте команду «Создать» чтобы сформировать новое подразделение.
Заполните следующие поля:
«Должность» — нажмите на стрелочку, выберите пункт «Показать все» и выберите из списка нужную должность.
«Трудовая функция» — должность нового сотрудника.
«Наименование документа» — заполняется автоматически.
ФОТ сотрудника подтягивается автоматически из штатного расписания. Если вы не заполняли штатное расписание, то оно будет пустым.
«Количество ставок» — Программа по умолчанию ставит «1» - полную ставку для сотрудника. Если сотрудник работает, например на полставки, нажмите на «1» и укажите нужное количество ставок.
«График работы» — выберите график работы для нового сотрудника. Нажмите на стрелочку, выберите пункт «Показать все» и выберите нужный график.
«Вид занятости» — укажите вид занятости нового сотрудника. Для этого нажмите на стрелочку и выберите нужный вариант.
«Отразить в трудовой книжке» — поставьте рядом с ним галочку, тогда прием на работу будет отражен в сведениях о трудовой деятельности (формы СЗВ-ТД, СТД-Р).
Чтобы указать начисление, выберите команду «Добавить».
Нажмите на стрелочку и выберите нужное начисление. Если в списке нужного начисления нет, выберите команду «Показать все» и укажите нужное начисление. Вы также можете создать новое начисление.
В нашем примере мы выбрали начисление «Оплата по окладу». Укажите сумму оклада и нажмите на стрелочки, чтобы ФОТ обновился.
Выберите способ выплаты аванса. Для этого нажмите на стрелочку и выберите нужный вариант из предложенных.
Наа вкладке «Трудовой договор» заполните
Укажите номер и дату трудового договора сотрудника.
Если это срочный трудовой договор, поставьте галочку и укажите, до какого числа он будет действовать.
Укажите основание срочного договора, срок заключения.
Если срочный трудовой договор используется для выполнения сезонных работ, поставьте соответствующую галочку.
Условия приема на работу устанавливаются программой автоматически. При необходимости вы их можете изменить. Нажмите три точки и укажите нужные условия приема.
При необходимости заполните поля «Иные условия», «Оборудование рабочего места», «Основание представителя».
После того, как все необходимые поля заполнены, выберите команду «Провести и закрыть».
Программное обеспечение от 1С позволяет упростить работу с информацией по зарплате сотрудников. Также бухгалтеры смогут быстро проводить необходимые операции, используя несложный алгоритм действий.
Как настраивать программу 1С?
Настроить 1С: Бухгалтерию 3.0 нужно до того, как будет начислена и выплачена заработная плата. Первое, что потребуется сделать – найти в главном боковом меню раздел «Администрирование» и выбрать в нем пункт «Параметры учета».
После этих действий откроется рабочее окно. В нем понадобится выбрать строку «Настройка зарплаты».
Перейдя в этот раздел, пользователь сможет настраивать работу с такими категориями данных, как:
- Заработная плата.
- НДФЛ.
- Страховые взносы.
Если у собственника бизнеса нет специалистов, способных выполнять необходимые настройки правильно, он может обратиться к поставщикам ПО от фирмы 1С. Там же можно получить консультацию относительно внедрения программного обеспечения.
Чтобы настроить работы кадрового учета необходимо зайти в раздел Администрирование – Функциональность
Через подменю Сотрудники делаем необходимые настройки для кадрового учета, добавляем галочки.
Особенности работы с настройками
Для корректной работы программы, нужно учитывать ряд особенностей, которые нужно учитывать в настройках.
Общие настройки
Чтобы открыть доступ к документам всех категорий, нужно выбрать пункт «В этой программе». Если этого не сделать, некоторые файлы могут остаться недоступными.
Вариант «Во внешней программе» нужно использовать, когда необходимо вести зарплатный или кадровый учет в другом ПО. Это может быть, например, 1С: ЗУП.
Подраздел «Порядок учета зарплаты» используется для определения способа отражения з/п в бухучете. Здесь же можно указать резервы отпусков, территориальные условия, сроки выплаты и другие параметры.
Расчет зарплаты
В этом разделе можно выполнить настройку различных видов удержаний и начислений Использование функционала по расчету больничных и отпусков допустимо только при условии, что количество оформленных работников не превышает отметку в 60 человек.
Отражение в учете
Данный раздел позволяет настроить счета для отражения обязательных взносов с ФОТ и зарплаты сотрудников в бухгалтерском учете. Можно оставлять настройки по умолчанию.
Кадровый учет
Для получения доступа к основным кадровым документам нужно выбрать полный учет.
Классификаторы
Пользователь имеет возможность выбрить виды вычетов и доходов, которые используются при расчете НДФЛ. В этом разделе доступна также настройка параметров расчета страховых взносов.
Как рассчитывается и начисляется зарплата в 1С?
Когда программа настроена, можно начинать процесс принятия сотрудника на работу.
В качестве примера можно привести работника, который начинает выполнять свои трудовые обязанности, имея несовершеннолетнего ребенка. По закону в таких случаях необходимо применять налоговый вычет. Заявление на него можно указать в карточке сотрудника. Чтобы выполнить эту операцию, понадобится перейти в пункт меню «Налог на доходы» или через раздел Зарплата и кадры подменю НДФЛ – Заявления на вычеты
Нужно помнить о том, что налоговый вычет имеет нарастающий характер. То есть, если он не будет применен в одном периоде, то в следующем нужно будет учитывать данные за два месяца. Когда вся кадровая документация заполнена, можно переходить к начислению заработной платы. Для этого нужно зайти в раздел «Зарплата и кадры», после чего выбрать пункт меню «Все начисления».
Когда откроется список документов, в нем понадобится сначала нажать на «Создать», а потом кликнуть мышкой по «Начисление зарплаты». В верхней части созданного документа потребуется указать месяц начисления и выбрать нужное подразделение.
После ввода всех данных необходимо нажать кнопку «Заполнить». Далее всю нужную информацию в поля занесет уже программа. При необходимости можно вручную корректировать отдельные данные.
Заполнять больничные и отпуска необходимо до того, как будет начисляться зарплата. Такой порядок действий обеспечит корректное отражение в документе трудового времени, которое было отработано в течение месяца.
В документе Начисление зарплаты производится окончательный расчет зарплаты, НДФЛ и страховых взносов, также удержания, если они есть у сотрудников
Здесь же можно увидеть количество времени, которое уже отработано. Вся эта информация может быть откорректирована. Когда нужно вывести на печать расчетный листок, необходимо использовать Отчеты по зарплате – Расчетный листок
Если у сотрудника не было удержаний, то одноименная вкладка останется пустой. «НДФЛ» используется как для отражения самого налога, так и для выведения информации о вычетах.
Допустим, у работника есть вычет на детей, и он был ранее введен в систему. В этом случае конкретная сумма (1400) будет отображаться в правой части документа. При необходимости можно изменить информацию. Для этого необходимо поставить флажок возле «Корректировать НДФЛ». Находится эта строка в левой части.
К вкладке «Взносы» нужно переходить для расписывания взносов в такие фонды, как:
В этом разделе также доступно ручное изменение данных.
Ведомость для выплаты з/п через банк
Когда процесс начисления зарплаты выполнен, необходимо перейти к выплате средств. Компании нередко выплачивают деньги через банк. Чтобы использовать этот вариант, нужно зайти в раздел «Зарплаты и кадры». Далее потребуется выбрать пункт «Ведомость в банк».
В шапке созданного документа необходимо указать основные данные:
- месяц, за который производилось начисление;
- подразделение, где работает сотрудник;
- тип выплаты (аванс или сумма за месяц).
При необходимости в специальном поле можно указать зарплатный проект.
Далее необходимо нажать кнопку «Заполнить». После проведения в документе всех указанных данных, можно нажимать на «Провести и закрыть».
Подробнее о зарплатном проекте 1С 8.3
Для работы с этой функцией нужно зайти в раздел меню «Зарплата и кадры». Далее потребуется нажать «Справочники и настройки» и выбрать «Зарплатные проекты». В итоге будет сформирован новый документ.
Начинать ввод данных нужно с информации о банке, при помощи которого будет производиться выплата. После понадобится заполнить номер договора и выбрать валюту. По умолчанию стоят рубли. Данные по зарплатному проекту отдельного работника указываются в его личной карточке.
Читайте также: