Как перевести на удаленку сотрудника в 1с зуп
Разработчиками 1С представлен новый функционал для массовой печати или рассылки пакета документов, оформляемых при переводе сотрудников на удаленный режим работы: заявление сотрудника и дополнительное соглашение к трудовому договору.
В ЗУП ПРОФ функционал по документальному оформлению перевода работников на «удаленку» не формирует никаких движений по регистрам и не влияет на учет в ЗУП. Он повышает скорость и удобство оформления заявлений и дополнительных соглашений к трудовому договору, особенно в случае массового перевода работников на удаленный режим.
В ЗУП КОРП, начиная с релиза 3.1.14.154, появилась полноценная возможность учета сотрудников на дистанционной работе — см. Учет сотрудников на дистанционной работе (ЗУП 3.1.14.154 КОРП).
Как подключить функционал массовой печати и рассылки документов
Инструмент реализован в виде расширения конфигурации, которое можно скачать на сайте с обновлениями 1С, внизу страницы со списком релизов ЗУП.
Возможность массового оформления документов подключается в программе через Расширения ( Администрирование – Печатные формы, отчеты и обработки — Расширения ). После нажатия кнопки Добавить из файла открывает окно Предупреждение безопасности . Необходимо нажать Продолжить и затем выбрать файл расширения.
После подключения Расширения необходимо сбросить флажок Безопасный режим и перезапустить программу.
В результате настройки становится доступна обработка Оформление переводов на удаленную работу ( Кадры – Сервис — Оформление переводов на удаленную работу ), которая и позволяет формировать заявления о переводе и дополнительные соглашения к трудовым договорам по всем или выбранным сотрудникам.
Обработка позволяет печатать документы, рассылать их сотрудникам по электронной почте, а также вносить некоторые изменения в печатные формы документов. Рассмотрим описанные возможности на примерах.
Пример 1. Массовая печать документов при переводе на «удаленку» сотрудников подразделения
В Организации с 30.03.2020г. все сотрудники подразделения Отдел по работе с персоналом переводятся на удаленный режим работы. Необходимо оформить заявления о переводе и дополнительные соглашения к трудовым договорам. Дата написания заявлений 26.03.2020г., дата составления соглашений 27.03.2020г.
Подписание документов планируется при личном присутствии сотрудников, поэтому требуется сформировать печатную форму документов по всем сотрудникам, на которых оформляется перевод.
В верхней части обработки Оформление переводов на удаленную работу по кнопке Подбор откроем список сотрудников и установим Вид списка – По подразделениям .
В списке подразделений выберем Отдел по работе с персоналом , выделим всех сотрудников отдела сочетанием клавиш Ctrl + A и нажатием кнопки Выбрать добавим в табличную часть обработки.
Заполним Дату заявления , Дату перевода и Дату соглашения в соответствии с условиями задачи – 26.03.2020г., 30.03.2020г. и 27.03.2020г. соответственно.
По кнопке Печать будет сформирован файл в формате MS Word, содержащий документы (заявления о переводе и дополнительные соглашения) на всех сотрудников.
Печатная форма заявления о переводе помимо ФИО сотрудника и сведений об организации (наименование, должность и ФИО руководителя) содержит также Дату заявления (26.03.2020г.) и Дату перевода (30.03.2020).
В печатной форме дополнительного соглашения к трудовому договору помимо сведений о сотруднике и организации в качестве изменяющихся параметров отображаются реквизиты трудового договора, Дата соглашения (27.03.2020г.) и Дата перевода (30.03.2020г.).
Пример 2. Отправка документов при переводе на «удаленку» всем сотрудникам
Все сотрудники организации с 30.03.2020г. переводятся на удаленный режим работы. Необходимо оформить заявления о переводе и дополнительные соглашения к трудовым договорам. Дата написания заявлений 26.03.2020г., дата составления соглашений 27.03.2020г.
Необходимо настроить массовую рассылку заявлений и дополнительных соглашений к трудовым договорам всем сотрудникам.
Для того чтобы обеспечить возможность рассылки документов о переводе по электронной почте в ЗУП должна быть настроена Учетная запись электронной почты ( Администрирование – Органайзер – Учетные записи электронной почты ), а также для сотрудников должны быть указаны адреса Email ( Кадры – Сотрудники – Личные данные ).
Для настройки формирования и рассылки документов о переводе на «удаленку» откроем обработку Оформление переводов на удаленную работу и по кнопке Подбор откроем список сотрудников. Установим Вид списка – Все сотрудники .
Нажатием кнопки Выбрать всех добавим сотрудников в табличную часть обработки.
Заполним Дату заявления , Дату перевода и Дату соглашения в соответствии с условиями задачи – 26.03.2020г., 30.03.2020г. и 27.03.2020г. соответственно.
Укажем Учетную запись электронной почты , с которой будет произведена рассылка. Также при необходимости можно скорректировать тему и текст письма.
Каждому сотруднику будет отправлен не общий файл, который мы видим по кнопке Печать , а только его комплект документов.
Пример 3. Внесение изменений в печатные формы документов
Оставим исходные данные Примера 2 и добавим условие о том, что в печатной форме заявления должна дополнительно фигурировать фраза «с сохранением трудовых обязанностей в полном объеме».
В форме обработки Оформление переводов на удаленную работу нажатием кнопки Изменить откроем печатную форму документов в формате MS Word в режиме редактирования макета. Перед открытием файла будет выведено окно предупреждения, в нем необходимо нажать кнопку Продолжить .
В режиме редактирования печатной формы можно увидеть, какие элементы являются параметрами (они выделены фигурными скобками <> ).
При редактировании печатной формы можно использовать только уже имеющиеся параметры. Добавление своих параметров не предусмотрено и может вызвать программную ошибку при формировании печатной формы.
Внесем в текст заявления изменения в соответствии с условием примера.
После сохранения изменений и закрытия файла печатной формы необходимо подтвердить внесенные в макет изменения в ЗУП по кнопке Завершить изменение .
В дальнейшем при печати и отправке документов печатная форма будет выводиться с учетом внесенных изменений.
См. также:
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Реализован он как расширение - обновление программы не требуется. Расширение не влияет на учет в программе, и не создает движений по регистрам. Работает только с документами, помогая ускорить оформление большого количества документов при переводе большого количества сотрудников на "удаленку".
Внимание! Если принято решение отправлять документы по электронной почте, то вначале адрес почты сотрудника должен быть заполнен в карточке сотрудника или в карточке физического лица. В программе также должна быть настроена возможность работы с электронной почтой системная учетная запись почты. С нее будет выполняться рассылка. Учетная запись настраивается в разделе Администрирование – Органайзер - раздел Почта - ссылка Учетные записи электронной почты.
После необходимых настроек формирование документов производится с помощью появившейся ссылки "Оформление переводов на удаленную работу" (раздел Кадры – Сервис — Оформление переводов на удаленную работу).
1. Жмём "Подбор" для открытия карточек сотрудников, для которых будем формировать документы.
2. По кнопке Вид списка можно настроить группировку списка - Все сотрудники, По подразделениям, По группам. В списке можно выбрать как одного сотрудника, так и несколько подряд, удерживая клавишу Shift, или выбрать сразу всех сотрудников, нажав сочетание клавиш Ctrl+A. Кнопка Выбрать.
3. После выбора сотрудников заполните даты, которые будут подставлены в формы документов - Дата заявления, Дата перевода и Дата соглашения. Если для разных сотрудников требуется указать разные даты, сформировать документы можно в несколько приемов, подбирая каждый раз сотрудников, все даты для которых совпадают.
4. Если подписание документов будет происходить лично, то документы необходимо распечатать. Нажав "Печать" получим файл в формате MS Word, с Заявлением о переводе" и "Доп. соглашением к трудовому договору" на всех выбранных сотрудников (рис. 7, рис. 8). Макеты заявления и доп.соглашения к трудовому договору можно изменить.
6. В макеты заявления и доп.соглашения к трудовому договору можно внести изменения. Кнопка Изменить. В результате откроется печатная форма документов для изменения в режиме редактирования макета. Если перед открытием появится предупреждение, нажмите на кнопку Продолжить.
Внимание! При внесении изменений в макет необходимо учитывать, что параметры макета, выделенные символами <>, можно использовать только те, которые уже присутствуют в макетах. Если добавить в макет свой параметр, не предусмотренный макетом, при формировании он не будет учтен, или же возникнет ошибка.
Документ для правки откроется в используемой по умолчанию программе для работы с текстовыми документами. После всех правок документ следует сохранить, как при работе с обычным текстовым документом в этой программе.
После внесения необходимых изменений, необходимо сохранить макет, подтвердив завершение редактирования кнопкой "Завершить изменение". Отныне будет отправляться измененная нами форма.
Бесплатно настроим расширение для наших клиентов на абонентском сопровождении. Обращайтесь по номеру – 8 (800) 775-39-20.
Разработчиками 1С представлен новый функционал для массовой печати или рассылки пакета документов, оформляемых при переводе сотрудников на удаленный режим работы: заявление сотрудника и дополнительное соглашение к трудовому договору.
В ЗУП ПРОФ функционал по документальному оформлению перевода работников на «удаленку» не формирует никаких движений по регистрам и не влияет на учет в ЗУП. Он повышает скорость и удобство оформления заявлений и дополнительных соглашений к трудовому договору, особенно в случае массового перевода работников на удаленный режим.
В ЗУП КОРП, начиная с релиза 3.1.14.154, появилась полноценная возможность учета сотрудников на дистанционной работе — см. Учет сотрудников на дистанционной работе (ЗУП 3.1.14.154 КОРП).
Как подключить функционал массовой печати и рассылки документов
Инструмент реализован в виде расширения конфигурации, которое можно скачать на сайте с обновлениями 1С, внизу страницы со списком релизов ЗУП.
Возможность массового оформления документов подключается в программе через Расширения ( Администрирование – Печатные формы, отчеты и обработки — Расширения ). После нажатия кнопки Добавить из файла открывает окно Предупреждение безопасности . Необходимо нажать Продолжить и затем выбрать файл расширения.
После подключения Расширения необходимо сбросить флажок Безопасный режим и перезапустить программу.
В результате настройки становится доступна обработка Оформление переводов на удаленную работу ( Кадры – Сервис — Оформление переводов на удаленную работу ), которая и позволяет формировать заявления о переводе и дополнительные соглашения к трудовым договорам по всем или выбранным сотрудникам.
Обработка позволяет печатать документы, рассылать их сотрудникам по электронной почте, а также вносить некоторые изменения в печатные формы документов. Рассмотрим описанные возможности на примерах.
Пример 1. Массовая печать документов при переводе на «удаленку» сотрудников подразделения
В Организации с 30.03.2020г. все сотрудники подразделения Отдел по работе с персоналом переводятся на удаленный режим работы. Необходимо оформить заявления о переводе и дополнительные соглашения к трудовым договорам. Дата написания заявлений 26.03.2020г., дата составления соглашений 27.03.2020г.
Подписание документов планируется при личном присутствии сотрудников, поэтому требуется сформировать печатную форму документов по всем сотрудникам, на которых оформляется перевод.
В верхней части обработки Оформление переводов на удаленную работу по кнопке Подбор откроем список сотрудников и установим Вид списка – По подразделениям .
В списке подразделений выберем Отдел по работе с персоналом , выделим всех сотрудников отдела сочетанием клавиш Ctrl + A и нажатием кнопки Выбрать добавим в табличную часть обработки.
Заполним Дату заявления , Дату перевода и Дату соглашения в соответствии с условиями задачи – 26.03.2020г., 30.03.2020г. и 27.03.2020г. соответственно.
По кнопке Печать будет сформирован файл в формате MS Word, содержащий документы (заявления о переводе и дополнительные соглашения) на всех сотрудников.
Печатная форма заявления о переводе помимо ФИО сотрудника и сведений об организации (наименование, должность и ФИО руководителя) содержит также Дату заявления (26.03.2020г.) и Дату перевода (30.03.2020).
В печатной форме дополнительного соглашения к трудовому договору помимо сведений о сотруднике и организации в качестве изменяющихся параметров отображаются реквизиты трудового договора, Дата соглашения (27.03.2020г.) и Дата перевода (30.03.2020г.).
Пример 2. Отправка документов при переводе на «удаленку» всем сотрудникам
Все сотрудники организации с 30.03.2020г. переводятся на удаленный режим работы. Необходимо оформить заявления о переводе и дополнительные соглашения к трудовым договорам. Дата написания заявлений 26.03.2020г., дата составления соглашений 27.03.2020г.
Необходимо настроить массовую рассылку заявлений и дополнительных соглашений к трудовым договорам всем сотрудникам.
Для того чтобы обеспечить возможность рассылки документов о переводе по электронной почте в ЗУП должна быть настроена Учетная запись электронной почты ( Администрирование – Органайзер – Учетные записи электронной почты ), а также для сотрудников должны быть указаны адреса Email ( Кадры – Сотрудники – Личные данные ).
Для настройки формирования и рассылки документов о переводе на «удаленку» откроем обработку Оформление переводов на удаленную работу и по кнопке Подбор откроем список сотрудников. Установим Вид списка – Все сотрудники .
Нажатием кнопки Выбрать всех добавим сотрудников в табличную часть обработки.
Заполним Дату заявления , Дату перевода и Дату соглашения в соответствии с условиями задачи – 26.03.2020г., 30.03.2020г. и 27.03.2020г. соответственно.
Укажем Учетную запись электронной почты , с которой будет произведена рассылка. Также при необходимости можно скорректировать тему и текст письма.
Каждому сотруднику будет отправлен не общий файл, который мы видим по кнопке Печать , а только его комплект документов.
Пример 3. Внесение изменений в печатные формы документов
Оставим исходные данные Примера 2 и добавим условие о том, что в печатной форме заявления должна дополнительно фигурировать фраза «с сохранением трудовых обязанностей в полном объеме».
В форме обработки Оформление переводов на удаленную работу нажатием кнопки Изменить откроем печатную форму документов в формате MS Word в режиме редактирования макета. Перед открытием файла будет выведено окно предупреждения, в нем необходимо нажать кнопку Продолжить .
В режиме редактирования печатной формы можно увидеть, какие элементы являются параметрами (они выделены фигурными скобками <> ).
При редактировании печатной формы можно использовать только уже имеющиеся параметры. Добавление своих параметров не предусмотрено и может вызвать программную ошибку при формировании печатной формы.
Внесем в текст заявления изменения в соответствии с условием примера.
После сохранения изменений и закрытия файла печатной формы необходимо подтвердить внесенные в макет изменения в ЗУП по кнопке Завершить изменение .
В дальнейшем при печати и отправке документов печатная форма будет выводиться с учетом внесенных изменений.
См. также:
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Организация переводит сотрудников на удаленную работу в связи с коронавирусом для соблюдения мер по снижению рисков распространения COVID-2019.
Как оформить удаленный доступ работы в связи с коронавирусом в 1С ЗУП 3?
Как оформить приказ о переводе сотрудника на удаленную работу в связи с коронавирусом?
Введение удаленной работы в связи с коронавирусом
Если работодатель принимает решение перевести работника на удаленную работу в связи с коронавирусом, это можно сделать по соглашению сторон (ст. 72 ТК РФ), выполнив следующие шаги:
- получить заявление о переводе от работника на удаленку; PDF
- оформить дополнительное соглашение к трудовому договору; PDF
- оформите приказ о переводе сотрудника на удаленную работу в связи с коронавирусом. PDF
В дополнительном соглашении следует указать (ст. 312.3 ТК РФ):
- условие о дистанционном характере работы;
- порядок обеспечения безопасных условий и охраны труда работника;
- условия документооборота между работниками и работодателем;
- порядок обеспечения работника необходимыми средствами для работы (оборудование и т. п.), либо компенсации за использование собственного имущества;
- порядок контроля за исполнением обязанностей работника;
- другие важные нюансы удаленного формата работы в связи с коронавирусом.
Статья 72.2 ТК РФ в данном случает неприменима, поскольку она предполагает временный перевод по инициативе работодателя на другую работу для предотвращения экстренных ситуаций или устранения их последствий (эпидемии, землетрясения и т. п).
Работая из дома, сотрудники таких действий не производят, а просто выполняют свои трудовые обязанности.
Если в организации есть сотрудники, в чьей работе отпала необходимость (уборщики, хозяйственники, водители и др.), которых нельзя перевести на удаленку, возможные варианты действий в этом случае:
- Получить заявление на отпуск без содержания (ст. 128 ТК РФ). При этом нельзя допускать принуждения и массового характера отправки в такой отпуск — это чревато штрафами ГИТ по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.
- Объявить простой по независящим от работника и работодателя причинам с изданием соответствующего приказа. Однако в этом случае придется платить не менее 2/3 тарифной ставки или оклада, рассчитанных пропорционально времени простоя (ст. 157 ТК РФ).
- Сотрудник уже заболел или прибыл из эпидемиологически неблагополучных стран (порядок выдачи больничных листов определяется решением местных органов власти). Оформляется листок нетрудоспособности через документ Больничный лист .
- У работника выявлены симптомы заболевания, он отстранен от работы, а также отправлен на больничный (порядок действий определяется решением местных органов власти, например, Указом Мэра г. Москвы 05.03.2020 N 12-УМ).
Оформление перевода сотрудника на удаленную работу в связи с коронавирусом в 1С ЗУП 3
В ЗУП 3 для перевода сотрудника на удаленную работу в связи с коронавирусом следует создать документ Кадровый перевод . Если у сотрудника при этом не меняется график, условия труда, то отмечать флажками реквизиты документа не требуется. Специального поля, чтобы можно было указать, что это перевод на удаленную работу в программе нет:
При таком заполнении документа информация о переводе на удаленную работу в связи с коронавирусом не отразится в Личной карточке Т-2 .
Для того, чтобы данные о переводе попали в Т-2 и в СЗВ-ТД следует установить флажки Перевести в другое подразделение или на другую должность и Отразить в трудовой книжке :
В Личной карточке Т-2 в разделе Дополнительные сведения можно добавить информацию о переводе на удаленную работу, однако сделать это можно только вручную:
В ЗУП 3 появилась возможность установить в виде расширения новый функционал для массовой печати или рассылки пакета документов, оформляемых при переводе сотрудников на удаленный режим работы: заявление сотрудника и дополнительное соглашение к трудовому договору.
Подробнее — см. Возможность массового оформления документов при переводе сотрудников на «удаленку»
См. также:
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Похожие публикации
-
..У вас нет доступа на просмотр Чтобы получить доступ:Оформите коммерческую..
(2 оценок, среднее: 5,00 из 5)
Публикацию можно обсудить в комментариях ниже.
Обратите внимание!
В комментариях наши эксперты не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
Задать вопрос нашим специалистам можно в Личном кабинете
В релизе 3.1.13.146 появился механизм учета нерабочих оплачиваемых дней по указу президента. Мы пока не можем понять, как состыковать дистанционную работу и этот указ.
Если включаем флажок «Указ президента, оплачивать нерабочее время обычными начислениями», и при этом сотрудники трудятся дистанционно, то нет ли здесь противоречия? Время по факту теперь не может считаться нерабочим.
Правильно ли понимаем, что нам не нужно использовать этот флажок, настроить графики работы как обычно, а производственный календарь вручную и не обновлять его?
В целях профилактики распространения коронавирусной инфекции организации вправе принять решение о переводе сотрудников на удаленный режим работы. Как это сделать и какие документы оформить, нужно ли вносить изменения в трудовые договоры с работниками? Отвечают на эти вопросы эксперты 1С. В «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» можно подготовить и разослать единовременно сотрудникам любые именные письма, уведомления, документы.
Особенности перевода сотрудников на удаленный режим работы
Если компания решила перевести офисных сотрудников на удаленный режим работы, то к трудовым договорам с ними необходимо заключить дополнительные соглашения о дистанционной работе.
Дистанционная работа - это выполнение работником должностных обязанностей вне места нахождения работодателя (ст. 312.1 ТК РФ). Важной характеристикой такой работы является то, что все взаимодействие происходит через интернет. Кроме того, при дистанционной работе сотрудник не занимается производством какой-либо продукции (в отличие от надомной работы).
Если с сотрудником заключен обычный трудовой договор, то к нему необходимо подписать дополнительное соглашение о признании работы дистанционной на определенный период. Этот период может быть обозначен либо конкретным сроком, либо событием, которое должно произойти, например, «до нормализации эпидемиологической обстановки в городе (регионе или стране)».
При этом обращаем внимание, что сроки действия условия о дистанционной работе могут определяться решениями исполнительной власти регионального или местного уровня. Так, в городе Москве принят указ мэра Москвы от 05.03.2020 № 12-УМ «О введении режима повышенной готовности». На период действия этого акта можно заключить дополнительное соглашение о дистанционной работе.
При переходе на дистанционную работу работодателю потребуется после заключения дополнительного соглашения издать соответствующий приказ.
С этим выводом согласился и Минтруд России в письме от 14.05.2019 № 14-2/ООГ-3389.
1С:ИТС
Примерную форму дополнительного соглашения к трудовому договору с работником и приказа о переводе на дистанционную работу см. в разделе «Консультации по законодательству» .
Трудовой кодекс РФ не запрещает сотруднику обратиться к работодателю с просьбой о переводе на дистанционную работу.
После подачи такого заявления стороны могут заключить дополнительное соглашение о дистанционной работе. Примерная форма заявления приведена на рис. 1.
В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 реализована возможность массового формирования необходимых для этого юридических документов. Образцы Заявления и Дополнительного соглашения поставляются в виде Расширения и не требуют обновления конфигурации. Новость о такой возможности открывается на экране при очередном включении программы.
Можно ли отказать сотруднику в переводе на «удаленку»
Условие о том, что работа является дистанционной, включается в трудовой договор с работником (ст. 57, 312.2 ТК РФ). Трудовой договор - это соглашение между работником и работодателем (ст. 56 ТК РФ).
Таким образом, включить в трудовой договор условие о том, что работа является дистанционной, можно, только если с этим согласны и работник, и работодатель. Если работодатель не согласен с переходом сотрудника на удаленную работу, он может не подписывать такое соглашение. Сотрудник может написать заявление на предоставление ежегодного отпуска или отпуска за свой счет. Если ежегодный отпуск на этот период запланирован графиком отпусков, то его необходимо предоставить. Если в графике запланированного отпуска нет, то его предоставление - это право, но не обязанность работодателя. Что касается отпуска за свой счет, то в такой ситуации работодатель также не обязан его предоставлять, но может это сделать по письменному заявлению сотрудника.
Особенности дистанционной работы
Порядок и сроки обеспечения дистанционных работников необходимыми для исполнения ими своих обязанностей оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами, размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование дистанционными работниками принадлежащих им либо арендованных ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, а также порядок возмещения других связанных с выполнением дистанционной работы расходов (в том числе расходов на связь и интернет) определяются в дополнительном соглашении к трудовому договору (ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ).
При переводе сотрудников на дистанционную работу необходимо обеспечить безопасность всех данных организации, в том числе составляющих коммерческую тайну. Поэтому также рекомендуем изменить положения локальных нормативных актов о коммерческой тайне, персональных данных, доступе к внутренним базам данных и аналогичным внутренним ресурсам. Если сотрудникам будет предоставляться удаленный доступ через электронные ключи-идентификаторы, то желательно составить правила работы со средствами индивидуальной идентификации, установить ответственность за передачу этого средства третьим лицам. Если ранее этих правил не было, то с ними необходимо ознакомить всех сотрудников под подпись.
Законодательство не устанавливает правил отчета для дистанционных работников о проделанной работе. Однако работодатель может определить порядок, форму и периодичность такого отчета. Условия об этом можно установить в положении о дистанционной работе или ином локальном нормативном акте, а также включить в дополнительное соглашение к трудовому договору. Аналогичным образом необходимо установить порядок взаимодействия работника и работодателя при постановке задач и их выполнении.
1С:ИТС
Подробнее о трудовых отношениях с дистанционными работниками см. в разделе «Консультации по законодательству» . См. также тематическую подборку «Бизнес в условиях COVID-19» , в которой вы найдете больше полезной информации об организации удаленной работы, движении кадров, рабочем времени и оплате труда.
Читайте также: