Как перенести автозаполнение в outlook
В этой статье представлен обзор списка автозаполнения Microsoft Outlook (также известный как список автозаполнения Outlook). В дополнение к описанию функции в этой статье содержатся дополнительные сведения и пошаговая инструкция для опытных пользователей по управлению списком.
Дополнительные сведения
Список автозаполнения для Outlook относится только к Outlook и не используется Outlook Web App (OWA). OWA поддерживает собственный список автозаполнения.
В следующих разделах представлены сведения о функции автозаполнения.
Ограничение количества записей
Outlook ограничивает количество записей, которые можно сохранить в списке автозаполнения. После достижения этого ограничения Outlook использует внутренний алгоритм для определения наиболее подходящих имен для удаления из списка. Это делается на основе взвешивания использования. Таким образом, вы можете найти некоторые имена, неожиданно удаленные из кэша псевдонимов. Существует два общих подхода, которые можно использовать, чтобы избежать этой ситуации:
- Вы можете активно удалять записи списка автозаполнения, которые больше не нужны. Это предпочтительный подход. Дополнительные сведения о том, как это сделать, см. в разделе Одновременное удаление записей списка автозаполнения.
- Можно увеличить ограничение для кэша псевдонимов. Поскольку эта конфигурация не протестирована, мы не рекомендуем ее использовать. В случае больших объемов кэша вы также можете потерять большее число кэшируемых записей, если кэш псевдонимов становится непригодным для работы из-за повреждения. Дополнительные сведения о том, как увеличить ограничение, см. в разделе Как изменить ограничение для списка автозаполнения.
Ограничения приведены ниже:
- Outlook 2019: 1000 записей
- Outlook 2016: 1000 записей
- Outlook 2013: 1000 записей
- Outlook 2010: 1000 записей
- Outlook 2007: 2 000 записей
- Outlook 2003: 1000 записей
Включение функции автозаполнения
В этом разделе представлены сведения о том, как включить или отключить функцию автозаполнения.
Outlook 2010, Outlook 2013, Outlook 2016 и Outlook 2019
Чтобы получить доступ к параметру автозаполнения выполните следующие действия:
В меню Файл выберите Параметры.
Откройте вкладку Почта.
Outlook 2003 и Outlook 2007
Чтобы получить доступ к параметрам автозаполнения, выполните следующие действия:
Выберите Сервис, затем Параметры.
Установите флажок Предлагать имена при заполнении полей «Кому», «Копия» и «СК». (Ниже приведен снимок экрана для этого шага.)
Как импортировать файлы .nk2 в Outlook 2010, Outlook 2013, Outlook 2016 и Outlook 2019
Для получения дополнительной информации о том, как импортировать файлы .nk2 в Outlook 2010, см. раздел Импорт списка автозаполнения с другого компьютера.
Как скопировать список автозаполнения
Шаги для экспорта и импорта списка автозаполнения отличаются в зависимости от используемой версии Outlook.
Outlook 2010, Outlook 2013, Outlook 2016 и Outlook 2019
Чтобы скопировать список автозаполнения, выполните следующие действия:
Шаг 1
Шаг 2
Выйдите из Outlook, а затем закройте Outlook Web Access или Outlook Web App (OWA) на всех рабочих станциях, подключенных к вашему почтовому ящику.
Скачайте и установите MFCMAPI.
Если вам будет предложено выбрать профиль, выберите нужное имя профиля, а затем нажмите OK.
В верхней панели найдите строку, соответствующую вашему почтовому ящику, а затем дважды щелкните по ней.
В левой области навигации разверните Корневую папку почтовых ящиков, а затем разверните Верхняя часть информационного хранилища или IPM_SUBTREE.
В меню Папка выберите Импорт, а затем выберите Из MSG.
Найдите файл .msg, который был создан на шаге 11 раздела Как скопировать список автозаполнения, а затем нажмите OK.
Информация об автозаполнении импортируется из файла IPM.Configuration.Autocomplete_.msg, где заполнитель представляет собой длинную строку цифр и букв.
Outlook 2007 и Outlook 2003
Шаги для копирования списка автозаполнения в Outlook 2003 и Outlook 2007 отличаются. Это вызвано тем, что Outlook 2003 и Outlook 2007 хранят список автозаполнения в файле .nk2.
Чтобы скопировать список автозаполнения в Outlook 2007, ознакомьтесь с разделом Импорт или копирование списка автозаполнения на другой компьютер.
Одновременное удаление записей списка автозаполнения
Чтобы одновременно удалить записи из кэша автозаполнения, выполните следующие действия:
Нажатие X не позволит этой записи (имени) снова появиться в списке автозаполнения, но не удалит ее из вашей учетной записи. Эта запись может по-прежнему отображаться в других областях Outlook (например, в полях поиска).
Как очистить весь список автозаполнения
В этом разделе рассказывается, как удалить список автозаполнения.
Outlook 2010, Outlook 2013, Outlook 2016 и Outlook 2019
Чтобы удалить список автозаполнения, используйте один из следующих двух методов.
Метод 1
Откройте приложение Outlook.
На вкладке Файл выберите пункт Параметры.
Откройте вкладку Почта.
Выберите Да.
Метод 2
Запустите Outlook с помощью переключателя /CleanAutoCompleteCache. Для этого выполните следующие действия:
Если программа Outlook установлена в папке, отличной от расположения по умолчанию, необходимо указать полный путь к файлу Outlook.exe.
Outlook 2007 и Outlook 2003
Чтобы удалить список автозаполнения в Outlook 2003 и Outlook 2007, необходимо вручную удалить файл .nk2. Для удаления файла .nk2 выполните следующие действия:
Закройте приложение Outlook.
Выберите Упорядочить, затем выберите Свойства папок и поиска.
На вкладке Вид выберите Показывать скрытые файлы, папки и диски.
Нажмите ОК.
Нажмите Пуск и последовательно выберите пункты Все программы, Стандартные и Выполнить.
В диалоговом окне Выполнить введите следующую команду (включая кавычки) и нажмите кнопку ОК:
Имя пользователя в этом пути — это имя текущего вошедшего в систему Windows пользователя.
Правой кнопкой мыши щелкните файл с расширением .NK2 и именем профиля, который необходимо сбросить, а затем выберите команду Переименовать.
Переименуйте файл в имя профиля.bak и нажмите клавишу ВВОД.
Проблемы с кэшем автозаполнения
В этом разделе описываются известные проблемы, которые могут возникать с кэшем автозаполнения. Кэш автозаполнения со временем может стать поврежденным и не сохранять новые записи. В таком случае вы можете попытаться удалить отдельные записи из списка. Для этого ознакомьтесь с разделом Одновременное удаление записей списка автозаполнения. Если это не решит проблему, можно сбросить весь список автозаполнения. Для этого ознакомьтесь с разделом «Как очистить весь список автозаполнения».
Изменение ограничения для списка автозаполнения
Поскольку эта конфигурация не протестирована, мы не рекомендуем ее использовать. Если у вас большой список автозаполнения, вы также можете потерять большее количество кэшированных записей, если кэш автозаполнения станет непригодным для использования из-за повреждения. Учитывая это заявление об отказе, вы можете использовать следующие данные реестра для увеличения лимита списка автозаполнения в Outlook.
В этот раздел, описание метода или задачи включены действия, содержащие указания по изменению параметров реестра. Однако неправильное изменение параметров реестра может привести к возникновению серьезных проблем. Поэтому следует в точности выполнять приведенные инструкции. Для дополнительной защиты создайте резервную копию реестра, прежде чем редактировать его. Так вы сможете восстановить реестр, если возникнет проблема. Дополнительные сведения о резервном копировании и восстановлении реестра см. в разделе Как создать резервную копию и восстановить реестр в Windows.
Закройте приложение Outlook.
Откройте редактор реестра.
- В Windows 8.x нажмите клавишу Windows, введите regedit и нажмите Ввод.
- В Windows 7 и Windows Vista выберите Пуст, введите regedit в поле Начать поиск, а затем нажмите Ввод.
Найдите и выделите следующий подраздел реестра:
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\\Outlook\AutoNameCheck
Заполнитель в этом подзаголовке реестра представляет вашу версию Microsoft Office. Используйте соответствующее значение из следующего списка.
- Outlook 2019 = 16.0
- Outlook 2016 = 16.0
- Outlook 2013 = 15.0
- Outlook 2010 = 14.0
- Outlook 2007 = 12.0
- Outlook 2003 = 11.0
В меню Правка выберите пункт Создать, а затем выберите значение DWORD.
Введите MaxNickNames, а затем нажмите Ввод.
В меню Правка щелкните команду Изменить.
Введите новое значение предела, а затем нажмите OK.
- Убедитесь, что вы вводите число в десятичном формате. Это правильный формат, в котором следует вводить номер.
- Попробуйте увеличить лимит лишь на незначительную величину, чтобы протестировать новый лимит. Например, чтобы создать 20-процентное увеличение лимита в Outlook 2013, нужно указать 1200 для значения MaxNickNames .
Закройте редактор реестра.
Значение реестра MaxNickNames просто указывает предел не по умолчанию. Поэтому вы также можете использовать это значение для снижения лимита кэша псевдонимов.
При вводе в поля Кому, Копия и СК в Outlook вам будут предлагаться варианты, которые можно разделить на две категории: Последние люди и Другие предложения. Имена и адреса, которые отображаются в списке Последние люди, хранятся в списке автозаполнения. Имена и адреса, которые отображаются в разделе Другие предложения, создаются в службе Microsoft 365 с использованием сведений, индексированных из предыдущих коммуникаций отправителя.
Использование предложений из списка автозаполнения и списка "Последние люди"
По умолчанию список автозавершения включен. При вводе символов в поля Кому, Копия и СКсписок автозавершения предлагает в разделе Последние люди до двух имен и адресов.
Например, если вы введете символ «b» в одно из полей получателя, в списке будут представлены предлагаемые совпадения. Список Последние люди ищется по имени, а список Другие предложения - по имени, фамилии и адресу электронной почты. Поиск уточняется при вводе каждого символа. Поэтому, если вы введете "По", список автозавершения уточнит поиск, и в списке Последние люди останется только Иннокентий Попов, а в списке Другие предложения — Полина Кольцова.
Удаление одного или нескольких получателей из списка автозаполнения
Вы можете удалить одну или несколько записей из списка Последние люди. Если навести указатель мыши на запись, вы увидите X справа от нее. Щелкните X, чтобы удалить имя и адрес электронной почты из списка автозаполнения. При этом пользователь не будет удален из вашей папки контактов или другой адресной книги.
Для перемещения по списку вы также можете использовать клавиши со стрелками, а при достижении имени человека, которого нужно удалить, можно нажать клавишу DELETE.
Как только имя получателя будет удалено, оно не появится снова в список автозавершения, если вы не выберете его из списка контактов или не введете адрес вручную. Эти действия добавят адрес к список автозавершения снова. Если вы хотите окончательно удалить получателя из списка контактов, см. статью Удаление контакта.
Примечание: Вы не можете удалить элементы из списка Другие предложения или отключить его.
Отключение списка автозаполнения
Если вы больше не хотите видеть список Последние люди, отключите список автозаполнения.
Выберите Файл > Параметры > Почта.
Примечание: Список Другие предложения отключить невозможно.
Удаление всех записей из списка автозаполнения
Вы можете удалить все записи из списка заполнения, не отключая его.
Выберите Файл > Параметры > Почта.
Способ копирования списка автозаполнений с одного компьютера на другой зависит от типа учетной записи электронной почты, добавленной в Outlook. Если у вас есть учетная записьMicrosoft 365, Exchange Server или учетная запись IMAP (это самый распространенный тип другой учетной записи электронной почты), список автозаполнений сохраняется как скрытый файл в файле данных Outlook. Инструкции см. в списке копирования автозавершенных автозаполнений.
Если у вас учетная запись POP3 (реже, но она часто используется для сторонних поставщиков услуг электронной почты, таких как Comcast, Earthlink и Verizon), список автозаполнений хранится в файле, который хранится на вашем компьютере. См. статью Копирование и импорт NK2-файла.
Если вы не знаете тип своей учетной записи, выберите Параметры учетной записи> параметры учетной записи > учетной записи. Тип учетной записи можно найти здесь.
Копирование списка автозаполнений
Выйдите из Outlook, а затем закройте Outlook Web Access или Outlook Web App (OWA) на всех рабочих станциях, подключенных к почтовому ящику.
В меню Сеанс выберите пункт Логотип.
Если вам будет предложено в качестве профиля, выберите нужное имя профиля и нажмите кнопку ОК.
В верхней области найдите строку, соответствующую вашему почтовому ящику, и дважды щелкните ее.
В области навигации слева разорите список Корневойконтейнер , а затем — Вверху информационного IPM_SUBTREE.
В списке выберите MSG-файл (UNICODE)и нажмите кнопку ОК.
Выйдите из Outlook, а затем закройте Outlook Web Access или Outlook Web App (OWA) на всех рабочих станциях, подключенных к почтовому ящику.
В меню Сеанс выберите пункт Эмблема.
Если вам будет предложено в качестве профиля, выберите нужное имя профиля и нажмите кнопку ОК.
В верхней области найдите строку, соответствующую вашему почтовому ящику, и дважды щелкните ее.
В области навигации слева разорите список Корневойконтейнер , а затем — Вверху информационного IPM_SUBTREE.
В столбце Тема найдите элемент с темой,IPM.Config uration. Автозавершение.
В списке выберите пункт Окончательное удаление (приподдержке удаления удаленных элементов) и нажмите кнопку ОК.
В меню Папка выберите пункт Импорт и нажмите кнопку Из MSG.
Данные автозаполнения импортируется из IPM.Config. Autocomplete_>.msg, где > представляет длинную строку чисел и букв.
Копирование и импорт NK2-файла
Шаг 1. Копирование файла автозаполнеия со старого компьютера
Так как папка по умолчанию скрыта, самый простой способ открыть ее — воспользоваться командой %APPDATA%\Microsoft\Outlook в поле Поиска Windows (или перейдите к C:\Users\имя пользователя \AppData\Roaming\Microsoft\Outlook).
В папке Outlook найдите файл списка автозаполнения (NK2).
Скопируйте файл на новый компьютер. Файл небольшой и его можно поместить на съемный носитор, например USB-накопитель.
Шаг 2. Копирование файла автозаполнеия на новый компьютер
На новом компьютере в панели управления щелкните или дважды щелкните Почта.
Расположение почты на панели управления зависит от версии операционной системы Microsoft Windows, выбранного представления панели управления, а также от того, установлена ли 32- или 64-битная версия операционной системы или Outlook 2010.
Самый простой способ найти значок Почта — открыть панель управления в Windows и ввести в поле Поиск в верхней части окна запрос Почта. В панели управления Windows XP запрос Почта нужно ввести в поле Адрес.
Примечание: Значок Почта появляется после первого запуска приложения Outlook.
Заметьте имя профиля. Вам потребуется изменить имя файла NK2 в соответствие с именем позже.
Скопируйте NK2-файл на новый компьютер в папке, в которой сохраняются конфигурации Outlook. Так как папка по умолчанию скрыта, самый простой способ открыть ее — воспользоваться командой %APPDATA%\Microsoft\Outlook в поле Поиска Windows (или перейдите к C:\Users\имя пользователя \AppData\Roaming\Microsoft\Outlook).
После копирования файла в папку щелкните его правой кнопкой мыши, выберите переименовать иизмените имя в соответствие с именем профиля, которое появилось на шаге 3.
Шаг 3. Импорт списка автозаполнений
Теперь вы готовы запустить Outlook и импортировать файл, но для запуска Outlook необходимо одно на один раз.
Введите outlook /importnk2 в поле Поиск Windows и нажмите ввод.
В Outlook 2007 можно скопировать имена и адреса электронной почты из списка автозаполнений с одного компьютера на другой. Например, если вы обновляете компьютер и не хотите потерять все данные, хранимые в списке автозаполнения, вы можете скопировать на новый компьютер имена и адреса электронной почты со старого компьютера.
Важно: Перед началом Microsoft Outlook необходимо выйти из этой процедуры. Имена будут включены в список автозаполнений при перезапуске Outlook.
Копирование файла автозаполнеия со старого компьютера
На старом компьютере перейдите к диску:\user\AppData\Local\Microsoft\Outlook.
Примечание: В зависимости от параметров файла эта папка может быть скрыта.
Щелкните правой кнопкой мыши имя профиля.nk2 и выберите Копировать.
На компьютере, на котором вы хотите заполнить список автозаполнений, щелкните правой кнопкой мыши в любом месте диска:\user\AppData\Local\Microsoft\Outlook и выберите пункт Вп, чтобы сохранить имя профиля.nk2.
Если имя профиля пользователя Outlook отличается от имени компьютера, на котором вы перемещали NK2-файл, после копирования файла в правильную папку необходимо переименовать его с помощью имени профиля пользователя Outlook, используемого на новом компьютере. Например, если вы переместите с исходного компьютера Юрия Акерс.nk2 с именем профиля пользователя Outlook, а затем скопируете файл Юрия Акерс.nk2 на новый компьютер, необходимо переименовать файл с именем профиля Outlook, который используется на новом компьютере.
Когда будет предложено заменить существующий файл, нажмите кнопку Да.
Что такое кэш outlook
Давайте для начала познакомимся с понятием кэша outlook. Я не буду лезть далеко в дебри истории, скажу лишь, что начиная с MS Outlook 2003, появилась очень полезная функция автозаполнения адреса электронной почты при наборе нового письма в поле кому, из ранее отправленных почтовых адресов. В английских версиях эта функция называется Auto-Complet, а вот в нашей локализованной версии список автозавершения.
Если у вас на работе есть почтовый сервер MS Exchenge, то вам повезло, так как список автозаполнения лежит именно на нем, и не важно на каком компьютере вы работаете, у вас все будет отображаться, на сервере для этого есть папка Suggested contacts. Но если у вас как и у меня сервера MS Exchenge нет, то придется выкручиваться при переносе данного кэша outlook на другой компьютер.
В старых версиях outlook, до 2007, этот локальных кэш хранился в файле Outlook.NK2. Данный файл располагался вот по такому пути:
Начиная с Outlook 2010 и до 2016, кэш адресов outlook больше не лежит в файле Outlook.NK2, его просто нет, теперь все лежит в файле Stream_Autocomplete_0.dat о нем мы поговори чуть ниже. Кстати забыл упомянуть, что я вас уже знакомил с данной технологией и рассказывал как производится очистка кэша outlook 2013 и выше.
Где лежит список автозавершения outlook
Начнем перенос, на старом компьютере включите отображение скрытых файлов и папок, кто не в курсе как это сделать читаем про это статью. Далее переходим вот по такому пути:
Либо вы можете сюда попасть и из настройки учетных записей, щелкнув по кнопке открыть расположение файла данных.
Какие интересные файлы вы можете тут найти:
- Stream_Autocomplete_0_.dat > это файл со списком автозавершения outlook 2010-2016
- Stream_Calendar_2_.dat > календарь
- Stream_RssRule_2_.dat > правила RSS
Мигрируем кэш outlook
Теперь, когда вы понимаете где лежит кэш outlook 2007 и кэш outlook 2013, вы спокойно можете его переносить. Я для полноты картины и статьи, покажу как это делается и для старых версий, где использовался файл Outlook.NK2, но для меня если честно это уже устарелые продукты.
Переносим список автозавершения из outlook 2007 в 2013
Далее копируете файл Outlook.NK2 в
- для Windows 7 — C:\Users\%username%\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook,
- для Windows XP — C:\Documents and Settings\%username%\Application Settings\Microsoft\Outlook
и выполняете команду, можно прямо в пуске:
Переносим список автозавершения из outlook 2013 в 2013
Теперь, что делаете, на новом компьютере скопируйте полное название файла Stream_Autocomplete_0_уникальный идентификатор.dat, в нем очень важное поле это набор символов (длинная последовательность, можно сравнить с SID), генерируется для всех пользователей разные. Так что если вы просто скопируете старый файл, он у вас не заведется, так как будет не тот ID. Логично, что нужно взять старый файл, скопировать его на новый компьютер в папку RoamCache и переименовать его в новое имя с нужным ID.
Как видите у меня пока два файла с кэшем, старый файл весит 204 кб. Удаляем новый файл, но не забудьте полностью скопировать его имя.
Далее меняете имя у старого файла, на то что скопировали и в итоге получаете восстановленный список автозаполнения в почте.
Теперь в новом письме уже гораздо больше контактов, как видите все очень просто решается, буквально за пару минут.
21.06.2012
itpro
Outlook
Комментариев пока нет
Во всех версиях Outlook, начиная с Outlook 2003 имеется функция автозаполнения вводимых адресов электронной почты, т.е. Outlook при наборе имени или адреса электронной почты предлагает подходящие варианты из списка адресов, набранных ранее. Этот список называется списком имен автозавершения (Auto-Complete). В Outlook 2003/2007 список автозаполнения хранился локально в файле Outlook.NK2 (подробнее тут). В результате, при переходе пользователя на новый компьютер приходилось вручную копировать файл с автозаполнением в его профиль, иначе пользователь лишается возможности использовать данную функцию. Конечно, это задачу можно автоматизировать тем или иным способом (например, с помощью перемещаемого профиля, или самописного скрипта), но в любом случае это не очень удобно.
В Outlook 2010 Microsoft решила изменить архитектуру механизма автозаполнения, Теперь список автозаполнения хранится непосредственно на сервере Exchange, а это означает, что он будет доступен с любого компьютера с установленным Outlook 2010 из под одного и того же аккаунта Exchange (автозаполнение будет работать в том числе через OWA 2010). Контакты, отсутствующие в адресной книге Outlook хранятся в специальной папке с именем Suggested contacts.
Обговорим некоторые аспекты управления автозаполнением в Outlook 2010.
Очистка кэша автозаполнения в Outlook 2010
Очистить список автозаполнения можно прямо из интерфейса Outlook, для этого необходимо перейти в меню File->Options->mail и нажать на кнопку Empty Auto-Complete List.
Эту же операцию можно выполнить, запустив Outlook с параметром
Миграция кэша автозаполнения из Outlook 2007/2003 в Outlook 2010
Опишем сценарий, при котором необходимо перенести параметры автозаполнения в новую версию Outlook 2010 из старого клиента. Напомню, что в старых клиентах кэш автозаполнения храниться в файле N2K. Процедура миграции в этом случае будет следующей:
- Найдите и скопируйте файл Outlook.nk2 со старого компьютера (C:\Users\%username%\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook) на новый в каталог:
- для Windows 7 — C:\Users\%username%\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook,
- для Windows XP — C:\Documents and Settings\%username%\Application Settings\Microsoft\Outlook
Перенос списка автозаполнения между пользователями Outlook 2010
Рассмотрим задачу переноса файла заполнения между различными пользователями Outlook 2010. В предыдущих версиях Outlook все было достаточно просто: существовал файл Outlook.nk2, который можно было переносить от одного пользователя к другому. В Outlook 2010 также можно мигрировать кеш автозаполнения.
- На исходном компьютере, с которого необходимо осуществить перенос найдите в каталоге C:\Users\%username%\AppData\Local\Microsoft\Outlook\RoamCache файл с именем Stream_Autocomplete_0_.dat и скопируйте его в аналогичный каталог другого пользователя.
- Затем в профиле нового пользователя нужно также найти файл Stream_Autocomplete_0_.dat (последовательность, естественно будет другая, если файла нет – необходимо создать его, отправив хотя бы одно письмо из-под текущего пользователя )
- Скопируйте имя этого файла, удалите его и переимуйте скопированный ранее файл на это имя
- После запуска Outlook 2010 из-под второго пользователя, вы можете убедиться, что кеш автозаполнения импортирован
Читайте также: