Как перейти на 1с зуп
С марта 2018 года была прекращена поддержка конфигурации «1С:Зарплата и Управление Персоналом» редакции 2.5. Для использования актуального функционала программы и сдачи отчетности необходимо перейти на редакцию 1С:ЗУП 3.1 . Если вы планируете осуществить переход на актуальную версию программы самостоятельно, можно воспользоваться данной инструкцией как руководством к действию.
Подготовка базы 1С:ЗУП 2.5 к переносу данных
Для подготовки базы к переносу необходимо:
1. Закрыть месяц в 1С:ЗУП 2.5
Условие является обязательным к выполнению. Для этого нужно: произвести расчет зарплаты и взносов, оформить выплаты сотрудникам, указать перечисление НДФЛ, сформировать и провести документ «Отражение зарплаты в бухучете». Если не выполнить процедуру закрытия месяца, данные перенесутся некорректно или частично.
2. Удалить помеченные на удаление объекты.
3. Обновить программу 1С:ЗУП 2.5 до релиза 2.5.130.2.
4. Выполнить процедуру «Тестирование и исправление ошибок» базы 1С:ЗУП 2.5. Для этого в конфигураторе программы на вкладке Администрирование выбрать «Тестирование и исправление ошибок» (скриншоты кликабельны).
Рисунок 1 - Тестирование и исправление ошибок в 1С
Важно! Перед выполнением тестирования нужно выгрузить базу (создать резервную копию).
Рисунок 2 - Создание резервной копии базы 1С
Далее нужно отметить необходимые поля и нажать кнопку «Выполнить».
Рисунок 3 - Тестирование и исправление информационной базы
Подготовка базы 1С:ЗУП 3.1 к загрузке данных
Для подготовки базы к загрузке данных необходимо:
1. Установить 1С:Зарплата и Управление персоналом 3.1. Релиз должен быть актуальным на дату переноса, т.к. с каждым новым релизом программы дорабатывается осуществление переноса и минимизируются ошибки переноса данных.
2. Открыть программу 1С:ЗУП 3.1 в режиме 1С:Предприятие. Далее идет работа с помощником перехода с прежних программ. Его можно запустить из стартового окна при входе в новую базу или воспользоваться опцией «Перенос данных из прежних программ» на вкладке «Администрирование».
Рисунок 4 - Перенос данных 1С из прежних программ
Работа с помощником перехода прежних программ
Для осуществления переноса данных пользователю необходимо:
1. Выбрать программу, из которой переносится информация. В открывшемся окне указать, что данные переносятся из 1С:ЗУП 2.5.
Рисунок 5 - Выбор программы для переноса данных
2. Выбрать способ переноса данных.
Есть 2 варианта переноса данных:
- прямое подключение к базе;
- загрузка данных из файлов - есть возможность выбора состава переносимой информации и неважно, где располагаются базы.
Рисунок 6 - Выбор варианта переноса данных из базы
Рассмотрим подробно оба варианта переноса данных.
2.1 Вариант №1. Загрузить данные из информационной базы
Необходимо выбрать базу, из которой следует производить загрузку информации. В переносимой базе нужно ввести данные пользователя с правами администратора. Если список пользователей не был указан, то оставить эти поля пустыми.
Рисунок 7 - Выбор базы для переноса
Важно! Переносить данные может только пользователь с полными правами.
Теперь нужно выбрать вариант переноса данных - остатками либо полностью (со всеми документами). При выборе использования новых возможностей кадрового учета и начисления зарплаты переносятся остатки. Они записываются в регистры.
Для примера, реквизиты приказа будут прописаны в карточке сотрудника, но открыть приказ о приеме сотрудника нельзя. Штатное расписание не перенесется, только начальная Штатная расстановка, т.е. только позиции, занятые сотрудниками.
Рисунок 8 - Перенос данных 1С:ЗУП документами или остатками
Нужно указать месяц, с которого будет вестись учет (для рекомендованного переноса), либо указание года (для второго варианта).
Рисунок 9 - Выбор даты начала учета
После выбора всех настроек, осуществить перенос данных.
Рисунок 10 - Процесс переноса данных
По завершении процесса появится уведомление, что перенос успешно осуществлен.
Рисунок 11 - Завершение переноса данных в 1С:ЗУП 3.1
2.2 Вариант №2. Загрузка данных из файлов
Необходимо сохранить «Помощник выгрузки» в папку. 1С:ЗУП 3.1 при этом не нужно закрывать.
Рисунок 12 - Скачивание Помощника выгрузки
Далее следует открыть программу 1С:ЗУП 2.5 в режиме «1С:Предприятие». Переходим в «Меню» - «Файл» - «Открыть» . Выбираем папку с сохраненным Помощником выгрузки и в открывшемся окне переходим по ссылке «Выгрузить данные для перехода на новую программу».
Рисунок 13 - Выгрузка данных для перехода на новую программу
Следует указать состав данных и способ переноса. Указать папку для выгрузки данных и месяц начала эксплуатации в новой программе. Выбрать, как будут переноситься физические лица. Также нужно указать через дополнительные настройки вариант переноса информации и состав выгружаемых данных.
Рисунок 14 - Выбор варианта и состава переносимых данных
Необходимо вернуться в 1С:ЗУП 3.1 и выбрать папку, где находится информация из 1С:ЗУП 2.5.
Рисунок 15 - Выбор папки с файлами для загрузки
Внизу окна располагается вопросительный знак (на рис. 15). Если нажать по нему, будет показана информация, какие данные располагаются в выбранной папке.
Рисунок 16 - Информация по имеющимся данным в папке для переноса
После загрузки в окне появится уведомление об успешном переносе данных в 1С:ЗУП 3.1.
Рисунок 17 - Уведомление об успешном переносе данных в 1С:ЗУП 3.1
Подготовка программы к работе
Для начала работы пользователей в программе необходимо:
1. Настроить кадровой учет и расчет зарплаты. Далее производится настройка с помощью стартового помощника, либо самостоятельно через настройки.
Рисунок 18 - Начальная настройка программы
Также можно отказаться от начальной настройки программы, но это не рекомендуется.
Рисунок 19 - Отказ от начальной настройки программы
2. Проверить корректность переноса
Необходимо проверить корректность переноса следующих данных:
- справочника «Сотрудники» - переносятся только актуальные сотрудники;
- справочника «Физические лица»;
- списка начислений и удержаний;
- места выплаты зарплаты по каждому сотруднику;
- данных для расчета среднего заработка;
- остатка отпусков по сотрудникам;
- остатков по взаиморасчетам с сотрудниками на дату переноса;
- НДФЛ и страховых взносов.
3. Проверить перенесенные данные через журналы документов
Просмотреть перенесенные данные можно в журнале документов «Данные на начало эксплуатации» и в журнале «Переносы данных».
Журнал документов «Данные на начало эксплуатации» находится во вкладке «Главное».
Рисунок 20 - Данные на начало эксплуатации
В журнале «Данные на начало эксплуатации» три вида документов:
- задолженность по заработной плате;
- начальная штатная расстановка;
- периоды оплаченные до начала эксплуатации.
Рисунок 21 - Документы в журнале «Данные на начало эксплуатации»
Журнал «Переносы данных» находится во вкладке «Администрирование» в блоке «См. также».
Рисунок 22 - Журнал «Переносы данных»
В этом журнале используются коды для обозначения документов.
Рисунок 23 - Содержание журнала «Переносы данных»
Ниже перечислены основные коды документов журнала «Переносы данных»:
- ЗП_СЗфсс - данные для расчета среднего заработка для пособий;
- ЗП_СЗо - данные для расчета среднего заработка (общего);
- ИЛ - удержания по исполнительным листам;
- НДФЛ - данные по НДФЛ;
- ПСС - пособия по социальному страхованию;
- РКД - реестр кадровых приказов для личной карточки сотрудника;
- РОтп - реестр отпусков;
- СВ - данные по страховым взносам;
- ТДК - данные по трудовым договорам.
Эти документы формируются на основании регистров, где хранится информация. Можно самостоятельно сформировать документ в этом журнале, выбрав регистры к заполнению и указав данные.
Рисунок 24 - Выбор регистров для формирования документов
4. Сформировать тестовое начисление зарплаты и взносов в 1С:ЗУП 2.5 и 1С:ЗУП 3.1. Это позволит выявить ошибки, попавшие из старой базы.
Важно! Многие из таких ошибок лучше устранять в ЗУП 2.5, а затем осуществлять перенос снова. Также это нужно для проверки точности начислений.
Рисунок 25 - Пример возможной ошибки
Если все функционирует нормально, переход можно считать оконченным.
При рекомендованном переносе отчеты по прошлым периодам в новой версии формироваться не будут, т.к. перенесены остатки на дату. Базу 1С:ЗУП 2.5 нужно использовать как архив данных за предыдущие периоды. Это единственный недостаток переноса остатками. Однако, он более быстрый и дешевый. Также в программу не перенесутся ошибки из старой базы, т.е. можно начать учет с «чистого листа».
Наши консультанты готовы помочь
перейти на «1С:Зарплата и управление персоналом» ред. 3.1
и настроить ведение учета в новой системе!
Типовой функционал ЗУП 3 позволяет выполнить начальный перенос данных из программы редакции 2.5. Для перехода с ЗУП 2.5 на 3.1 разработчиками реализовано два варианта переноса: «рекомендованный» и «полный». Рассмотрим пошаговую инструкцию выполнения переноса данных из 1С ЗУП 2.5 в ЗУП 3.1, а также основные особенности этих двух вариантов. Отдельно рассмотрим, какие данные не переносятся в ЗУП 3 при переходе с ЗУП 2.5
Переход с ЗУП 2.5 на ЗУП 3 — инструкция
Для перехода с ЗУП 2.5 на ЗУП 3 необходимо выполнить начальный перенос данных. Так как ЗУП 3 значительно отличается от ЗУП 2.5, то переход осуществляется именно переносом данных, а не обновлением.
Для успешного перехода с ЗУП 2.5 на 3.1 следует выполнить следующую последовательность действий:
-
«Закрыть» месяц в ЗУП 2.5.
Перенос можно произвести не только на начало года, но и на любой месяц. Предварительно следует выполнить в ЗУП 2.5 окончательный расчет за этот месяц: выполнить расчет зарплаты, взносов, отразить выплату и перечисление НДФЛ.
Важно перед переносом полностью «закрыть» месяц в ЗУП 2.5. Нельзя начать рассчитывать месяц в ЗУП 2.5, а закончить уже в ЗУП 3 – такой возможности не предусмотрено!
Выбор и сравнение вариантов переноса данных из 1С ЗУП 2.5 в ЗУП 3.1
Выбор варианта переноса данных
Перед запуском процедуры переноса необходимо определиться, какой вариант переноса данных использовать. Разработчики рекомендуют вариант Использовать новые возможности кадрового учета и начисления зарплаты , однако и вариант Использовать начисления предыдущей программы также можно использовать, он является полностью рабочим, и объективно нельзя сказать, что он хуже, чем «рекомендованный» вариант. Выбор следует производить, исходя из особенностей данных базы ЗУП 2.5, а также потребностей пользователей программы. Ниже рассмотрены особенности первого и второго варианта переноса данных из 1С ЗУП 2.5 в ЗУП 3.1.
Особенности «рекомендованного» переноса данных
При рекомендованном переносе из 1С ЗУП 2.5 в ЗУП 3 (положение переключателя Использовать новые возможности кадрового учета и начисления зарплаты ):
- Переносится срез кадровых данных на дату начала учета – загружаются сведения только по работающим на дату переноса сотрудникам, их текущая штатная расстановка, действующие на момент переноса плановые начисления, право на отпуск, остатки отпусков и текущие периоды отсутствий;
- Результаты начислений/удержаний НЕ переносятся – это означает, что в ЗУП 3 не получится в зарплатных отчетах сформировать сведения о начислениях/удержаниях за период до начала ведения в ЗУП 3;
- Данные по взаиморасчетам – загружаются остатки на дату начала учета;
- Данные по НДФЛ – переносятся остатки по неудержанному / неперечисленному НДФЛ на начало года, а также, если перенос выполняется не на начало года, то — данные по НДФЛ за период с начала года до даты переноса;
- Данные для расчета среднего – переносятся все необходимые данные (для расчета пособий — переносятся данные за 3 предшествующих года; для расчета отпускных, командировок и т.п. — за 1,5 года).
Что потребуется довнести и настроить вручную:
- Выполнить настройки кадрового учета и расчета зарплаты;
- Создать и настроить «разовые» (неплановые) виды начислений и удержаний, которые периодически использовались в ЗУП 2.5 и будут использоваться в ЗУП 3.
Преимущество «рекомендованного» переноса заключается в том, что в ЗУП 3 не «приезжает» лишней информации. Это исключает возможности переноса из ЗУП 2.5 ошибочных настроек программы и видов начислений. Также это способствует тому, что сам переход на ЗУП 3 с ЗУП 2.5 выполняется довольно быстро.
Но стоит учитывать, что при таком варианте переноса просмотреть и сформировать отчеты за предыдущие периоды не получится, поэтому необходимо сохранить базу ЗУП 2.5, чтобы иметь доступ к этой информации.
Более подробно тонкости «рекомендованного» переноса данных рассматриваются в публикации «Рекомендованный» перенос данных из ЗУП 2.5 в ЗУП 3 — подробное описание».
Особенности «полного» переноса данных
Второй вариант переноса соответствует положению переключателя Использовать начисления предыдущей программы . Это более полный вариант переноса при переходе на ЗУП 3 с ЗУП 2.5. Он предполагает следующий перенос данных:
- Переносится вся кадровая история по актуальным сотрудникам, причем перенос производится непосредственно в кадровые документы Прием на работу , Кадровый перевод , Увольнение – таким образом, все кадровые документы по приему и переводу сотрудников будут доступны в ЗУП 3;
- Результаты начислений/удержаний и данные по взаиморасчетам – переносятся за период переноса данных. Это значит, что в ЗУП 3 можно будет формировать зарплатные отчеты (своды, расчетные ведомости) за весь период переноса данных, в том числе за период, когда учет в ЗУП 3 еще не велся;
- Данные по НДФЛ и взносам – также будет доступна вся история по НДФЛ и взносам за период переноса;
- Данные для расчета среднего – переносятся все необходимые данные для расчета среднего (для расчета пособий — переносятся данные за 3 предшествующих года; для расчета отпускных, командировок и т.п- за 1,5 года).
Недостатком такого варианта переноса является большое количество передаваемой информации. Это приводит к долгому выполнению самого переноса и к тому, что в ЗУП 3 могут «переехать» ошибки учета из ЗУП 2.5.
Детальное описание структуры переносимых данных при «полном» варианте переноса доступна в публикации «Полный перенос данных из ЗУП 2.5 в ЗУП 3 — подробное описание».
На смену «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 2.5, пришла «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3, и кто-то уже успел перейти на новую редакцию, не избежав при этом затруднений. Если вы тоже планируете переход, то эта статья для вас: расскажем о чужих ошибках, чтобы вы могли пользоваться новой редакцией максимально комфортно.
Этапы перехода на новую редакцию
Самая распространенная и самая главная ошибка, которую допускают пользователи «1С:Зарплата и управление персоналом 8» 2.5, решившиеся на переход на редакцию 3.1, – легкомысленное отношение к самой процедуре перехода.
Важно! Переход на «1С:Зарплата и управление персоналом 8» третьей редакции производится не обновлением «1С:Зарплата и управление персоналом 8» 2.5, а переносом данных из нее в совершенно новую программу. По сути, это внедрение новой программы. И относится к нему нужно со всей серьезностью.
Как любое внедрение, переход на «1С:Зарплата и управление персоналом 8» 3.1 состоит из нескольких этапов:
подготовка к переходу;
перенос данных и настройка новой программы;
проверка перенесенных данных.
Рассмотрим подробнее эти этапы.
Какие данные будут перенесены
Рассмотрим варианты переноса данных из «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 2.5.
На сайте 1С:ИТС в разделе «Технологическая поддержка прикладных решений» 16 февраля 2016 г. опубликована статья под названием «Перенос данных из «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 2.5 в редакцию 3.0». В ней содержится информация о том, что и каким образом переносится из старой программы в новую:
«По умолчанию переносится минимальный объем информации, достаточный для начала ведения учета в новой редакции. При этом не переносится информация, которая заведомо не может быть качественно перенесена из-за различий в методике ведения учета или в структуре программ».
После переноса требуется выполнить начальную настройку программы с учетом ее новых возможностей по сравнению с прошлой редакцией.
На текущий момент по умолчанию предусмотрен перенос следующих данных:
справочники: организации, подразделения, должности, сотрудники и основная связанная с ними справочная информация;
начисления и удержания с регламентированным способом расчета (оклад, премия, исполнительные листы и т. п.);
список позиций штатного расписания не переносится, но при необходимости может сформироваться по штатной расстановке;
штатная расстановка на месяц начала эксплуатации;
кадровая история сотрудников для заполнения их личных карточек (Т-2);
данные для расчета среднего заработка: для пособий ФСС – за три предшествующих года, для отпусков и других случаев – за 15 предшествующих месяцев;
данные учета НДФЛ и страховых взносов в году переноса (если эксплуатация начинается не с начала года);
остатки взаиморасчетов на месяц начала эксплуатации.
Не переносятся такие данные, как:
информация о действующих сотрудниках-договорниках ГПХ;
начисления и удержания с произвольными формулами;
кадровая история сотрудников для формирования аналитической отчетности;
фактические начисления и выплаты для формирования аналитической отчетности;
сведения о займах сотрудников;
действующие на момент переноса отпуска, в том числе по уходу за ребенком.
В программе предусмотрена возможность и «полного» переноса. При нем выполняется попытка переноса данных, которые не переносятся по умолчанию. Следует учитывать недостатки такого варианта переноса:
методика расчета зарплаты и кадрового учета наследуется из прошлой программы, несмотря на усовершенствования новой;
переносится неиспользуемая или редко используемая информация, что излишне увеличивает как время переноса, так и вероятность переноса с ошибками.
Поэтому такая возможность может быть востребована, например, для организаций с простой системой оплаты труда, с небольшим количеством сотрудников и объемом накопленных данных».
Как показала практика, предприятия, пожелавшие перенести «все нажитое непосильным трудом» в новую программу, в придачу к огромному объему перенесенной информации (и утяжелению базы данных) получили и непрекращающуюся головную боль из-за того, что зачастую данные переносятся некорректно, а проявляется это в самый неподходящий момент непредсказуемым образом.
Отсюда следует первый важный вывод: если вы не являетесь организацией «с простой системой оплаты труда, с небольшим количеством сотрудников и объемом накопленных данных» – не выбирайте вариант переноса «за период», выбирайте вариант «на дату».
У вас в базе данных не будет документов приема на работу и кадровых переводов для сотрудников, работающих на дату переноса. Это не страшно: кадровая история таких сотрудников записывается в специальный регистр сведений, откуда благополучно попадает в личную карточку сотрудника (Т-2). Зато вам не придется тратить время на поиски документа, ответственного за неправильное начисление или непонятно откуда возникший перерасчет.
Когда лучше переходить
К сожалению, большой плюс варианта переноса «на дату» (отсутствие истории) оборачивается минусом, если переход производится не с начала календарного года. Дело в том, что из-за отсутствия перенесенных документов начисления/выплат вы не сможете сформировать своды за месяцы с начала года до даты перехода.
Есть еще один неприятный момент, к которому нужно быть готовым: предпочтительный перенос данных «на дату», выполненный в середине года, не убережет вас от некорректного-+ (иногда) поведения программы и перерасчетов неясной природы.
Обезопасить себя от подобных неприятностей можно, если выполнить перенос данных в январе-феврале по состоянию на 1 января. Да, январь-февраль – горячая пора для всей бухгалтерии. Но зато вы получите возможность видеть полную картину за целый год. Все движения будут формироваться вновь создаваемыми документами, а вы сможете не только получать своды, но и контролировать (а при необходимости и менять) свои данные с начала года.
Отсюда второй важный вывод: если вас ничто и никто не торопит – не спешите. Запланируйте переход на новую программу на начало следующего года и спокойно к нему подготовьтесь.
Подготовка к переходу
Подготовка к переходу включает два момента, один из которых желательный (особенно если вы будете переходить с 1 января), а другой обязательный.
Желательно, если есть такая возможность, на момент перехода погасить все задолженности по зарплате, НДФЛ и взносам. Это важно, потому что таким образом мы минимизируем последующие ошибки при составлении регламентированной отчетности. В этом году вся страна участвует в игре «сдать 6-НДФЛ и не умереть», а в следующем году нас может ожидать новая форма 6-НДФЛ. Лучше подготовиться заранее.
Что нужно сделать обязательно: найдите время и пройдите обучение по новой редакции программы. Не будьте самонадеянными!
Когда вы впервые пересаживаетесь с велосипеда за руль автомобиля, то без обучения и практики вы не сможете ехать на машине, даже если знаете наизусть правила дорожного движения. Так и здесь: даже если вы бог кадрового учета и гуру в расчете зарплаты – вы не сможете качественно работать в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1, и использовать весь ее богатый функционал, если не подготовитесь соответствующим образом.
В моей практике был опыт неудачного перехода на «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.0, когда все было сделано вовремя (в январе) и правильно (на дату), но тем не менее ни кадровики, ни расчетчики так и не начали работать в программе – пользователи, отказавшись от предварительного обучения, банально не знали, каким образом отражать в программе ту или иную операцию, а объем текущих дел был таков, что у них просто не нашлось времени учиться на ходу.
Так что идеальный порядок перехода с «1С:Зарплата и управление персоналом 8» 2.5 на «1С:Зарплата и управление персоналом 8» 3.1 выглядит следующим образом:
в декабре погашаем все задолженности – выплачиваем зарплату, отпускные, больничные таким образом, чтобы крайний срок перечисления НДФЛ не уходил в следующий налоговый период, т.е. на другой год;
переходим в январе, максимум в феврале;
выбираем вариант переноса данных «по состоянию на» – получаем начальную штатную расстановку на начало года. Нет кадровых и расчетных документов за прошлые годы, т.е. начинаем расчеты с нуля.
Такой вариант перехода на новую редакцию сильно облегчит жизнь всем организациям, решившимся на переход. Но особенно он актуален для крупных организаций с большим количеством сотрудников, сложной системой оплаты труда, разветвленной структурой предприятия, активным кадровым движением.
Перенос данных и настройки программы
Перед переходом надо закрыть в «1С:Зарплата и управление персоналом 8» 2.5 месяц – отразить в программе все начисления и все выплаты, иначе остатки по взаиморасчетам будут перенесены некорректно.
И в обязательном порядке стоит сделать резервную копию – на всякий случай. Она поможет в дальнейшем, если возникнет вопрос о состоянии учета на момент перехода.
Сама процедура переноса данных занимает совсем немного времени и никаких сложностей не вызывает:
обновляем «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 2.5 до последнего релиза;
устанавливаем «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1, последнего релиза и создаем пустую базу;
запускаем «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1, указываем базу «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 2.5, из которой будем переносить данные, и параметры подключения к ней (пользователя с паролем);
выбираем вариант переноса данных – «на дату» (по умолчанию) или «за период»;
запускаем перенос и дожидаемся его окончания.
После того как данные из «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 2.5, будут перенесены в «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1, программа предложит выполнить дальнейшую настройку. Можно отказаться от настройки и выполнить ее позже (не лучший вариант – потом придется искать разные настройки в разных местах программы), можно бездумно согласиться со всем, что предложит программа, и нажать все флажки, что называется, на будущее (тоже не оптимально – есть риск захламить справочники начислений и удержаний).
Оба варианта не критичны, просто в дальнейшем потребуют больших усилий от пользователя по наведению порядка в базе данных. Лучше сразу спокойно и не торопясь пройтись по всем страницам настройки и подтвердить только те особенности, которые сейчас присущи вашей организации, без всяких флажков «про запас».
После того как настройка программы закончена, стоит распечатать отчет «Настройка расчета зарплаты и кадрового учета» («Настройка» – «Отчет по настройкам») и проверить себя.
Не беда, если что-то забыли и не учли – настройки программы, организации, кадрового учета и расчета зарплаты доступны для корректировки в любой момент.
Проверки
Далее нужно убедиться, что в новой программе нет задублированных физлиц – это очень важно для дальнейшего учета по НДФЛ и взносам. Проверить наличие дублей (и избавиться от них) можно с помощью специальной обработки («Кадры» – «Сервис» – «Объединение личных карточек»).
Далее необходимо проверить справочники начислений и удержаний – зависимости, состав базы. На сегодняшний день уже реализован перенос начислений с нерегламентированным способом расчета, но для них в обязательном порядке нужно проверить формулы расчета.
Большую часть информации, перенесенной из «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 2.5, документами, можно найти в двух местах:
«Администрирование» – «См. также» – «Переносы данных»;
«Главное» – «См. также» – «Данные на начало эксплуатации».
Документами «Переносы данных» переносится следующая информация (для варианта перехода «на дату»):
«ЗП_СЗО», «ЗП_СЗФСС» – документы с такими номерами содержат данные, необходимые для расчета среднего заработка;
«ИЛ» – все удержания по действующим исполнительным листам. Сами исполнительные документы тоже, разумеется, переносятся;
«НДФЛ» – данные о доходах, предоставленных вычетах, расчетах по НДФЛ, если переход выполнен не с начала года. Документы, подтверждающие право на вычет, переносятся в журнал «Заявления на вычеты»;
«ПСС» – пособия по социальному страхованию с начала года;
«РКД» – реестр кадровых приказов для формирования личных карточек сотрудников;
«РОтп» – реестр отпусков для работающих сотрудников;
«ТДК» – данные трудовых договоров.
В журнал «Данные на начало эксплуатации» записываются документы:
«Начальная штатная расстановка» – сколько подразделений, столько и документов. Здесь все сотрудники, работающие на дату переноса, с их плановыми начислениями, авансом, графиком работы, остатками отпусков. Сформируйте несколько кадровых отчетов («Штатная расстановка», «Штатные сотрудники») и проверьте, что все сотрудники находятся на своих местах. Отчет «История изменения оплаты труда» поможет проверить назначение плановых начислений сотрудникам;
«Периоды, оплаченные до начала эксплуатации» – сюда записываются, например, отпуска, продолжающиеся после даты переноса, но оплаченные до нее;
«Начальная задолженность по зарплате» – один документ на всю организацию.
В «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 2.5, задолженность по зарплате ведется в разрезе физлиц, а в редакции 3.1 – в разрезе сотрудников и подразделений.
В «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1 остатки по взаиморасчетам формируются не абсолютные, а относительные. То есть если зарплату за апрель в размере 100 000 руб. полностью выплатили в следующем месяце, а переходим на «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1, с 1 мая, то в «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 2.5, остаток на 01.05 будет 100 000 руб., а в новой программе – 0 руб. Таким образом, отпадает необходимость отражать в «1С:Зарплата и управление персоналом 8» 3.1 выплату зарплаты в мае за апрель.
Для проверки начального сальдо по зарплате сформируйте, например, отчет «Полный свод начислений, удержаний и выплат» с группировкой по подразделениям и убедитесь, что у вас корректно перенесена не только общая задолженность, но и задолженность в разрезе подразделений.
Нужно отметить, что на сегодняшний день уже реализован перенос информации по сотрудникам-договорникам ГПХ и отпусков по уходу за ребенком, но эти данные тоже следует уточнить.
Также стоит проверить графики работы сотрудников.
Обратите внимание: в «1С:Зарплата и управление персоналом 8» 2.5 ночные часы включались в продолжительность рабочей смены. В «1С:Зарплата и управление персоналом 8» третьей редакции ночные часы планируются отдельно от дневных. Например, «Я6 Н2» означает 8 рабочих часов, из которых 6 дневных и 2 ночных.
После выполнения основных проверок (основных, потому что за один раз проверить все вряд ли удастся, особенно если у вас крупная организация) сделайте резервную копию новой программы. Если вы только осваиваете «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1, то в дальнейшем вам пригодится резервная копия данных, когда вы будете экспериментировать с настройками начислений.
Статья предназначена тем, кто решил перенести подсистему расчета зарплаты и управления персоналом из конфигурации 1С: Управление производственным предприятием, редакция 1.3 в конфигурацию 1С:Зарплата и Управление Персоналом, редакция 2.5
Мне поставили задачу перенести учет данных подсистем из УПП в ЗУП. Вдруг, кому-нибудь поможет.
Я прекрасно понимаю справедливый гнев и вопросы специалистов УПП, но была поставлена задача и ее нужно было выполнить.
Решение оказалось очень простым - накатываем на конфигурацию УПП *.cf-ник ЗУП :)
Осталось только разъяснить некоторые детали, которые помогут ускорить данный процесс, дабы не заниматься исследованием подводных камней. А их очень мало.
На первом этапе нужно будет "подчистить" несколько регистров сведений. Эта необходимость возникает в связи с тем, что при объединении конфигураций удаляются объекты, ссылки на которые применялись в данных регистрах.
Вот список данных регистров сведений:
- ЗначенияСвойствОбъектов
- КонтактнаяИнформация
- НазначенияСвойствОбъектов
- ОбъектыДоступаДокументов
- СоответствиеСчетовБУиНУ
Данные регистры подчищаете на свое усмотрение.
В своем исследовании я очищал все (естественно данные регистра КонтактнаяИнформация очень важны, т.к. в нем находятся записи о адресах физ.лиц и т.д. - как его очищать - придумайте сами):
Регистр СоответствиеСчетовБУиНУ очищается путем отмены проведения документов УстановкаСоответствияСчетовБУиНУ
Второй этап еще проще - накатываем конфигурацию ЗУП
Заходим в Конфигуратор нашей базы УПП. В "Настройке поддержки" "Включаем возможность изменения" и устанавливаем "Объект поставщика редактируется с сохранением поддержки". Сохраняемся.
Теперь выбираем пункт "Сравнить, объединить с конфигурацией из файла".
Выбираем *.cf ЗУП-а.
В окне сравнения/объединения жмем на кнопку "Настройка" и отмечаем флаг "Разрешить удаление объектов основной конфигурации"
Отмечаем все объекты для объединения.
База с конфигурацией ЗУП готова.
Специальные предложения
По поводу - зачем это надо. Только за последний год встретилось два таких клиента. Купили УПП, начали работать, потом что-то дописали. Напоминаю, что в связи с бурной деятельностью наших законодателей (чтоб им. ) релизы ЗУПа выходят иногда по два раза в месяц. УПП, во-первых, обновляется реже и отстает в этом плане, во-вторых, обновлять эту махину, уже измененную, - удовольсьвие очень затратное. Поэтому выход - купить ЗУП, и вести зарплату в нем.
Согласен с 105raz, уж лучше отделить расчетный отдел - обмен данными это уже не проблема (хвала КД). Помимо обязательного соблюдения 152-ФЗ, данные о сотрудниках не будут утекать, а то у нас любят мерятся размерами . зп )))
У меня вопрос к ТС, а релизы пофиг какие должны быть УПП-ЗУП . Или же все таки могут быть корреляции ?
Ну да, на курсах не рассказывают, что ЗУП - несколько расширенный модуль по зарплате из УПП. И эти конфигурации давно уже унифицированы между собой.
Попробовал на УПП 1.3.55.1 (с данными), завершает работу 1С с ошибкой (вылетает 1С) на 100% при объединении. Потом попробовал на типовой пустой, такой же результат.
Вчера проделал данный опыт на следующем : из УПП 1.3.77.2 в ЗУП 2.5104.1
все получилось но с одной оговоркой:
при конечном накате (обновлении) БД 1с выдает ошибку смотрим :
Таблица AccumRgAggGrid не имеет нового поколения и не может быть модифицирована . .
после долгих опытов помогло следующее:
- в любой регистр накопления который бы оставался в ЗУПе добавил агрегат
- сделал пересчет итогов
сделал конечный накат
и вуаля результат получен .
Спасибо автору!
На днях проделал переход УПП 1.3.92.3 на ЗУП 2.5.120.3 по результатам первых тестов (в том числе обновление на 2.5.121.1) вполне успешный, но регистров пришлось "почистить" порядком, все по причине нарушения уникальности:
* ЗначенияСвойствОбъектов; * НазначенияСвойствОбъектов;
* ОбъектыДоступаДокументов; * СоответствиеСчетовБУиНУ;
* КонтактнаяИнформация; * НастройкиПравДоступаПользователей;
* ДополнительныеФайлыРегламентированныхОтчетов;
* ЗаполнениеПлановыхНачислений;
* ЗаработокСотрудниковУДругихСтрахователей;
* ЗначенияДополнительныхПравПользователя;
* НазначениеВидовОбъектовДоступа;
* СобытияКалендаряПользователяОбобщенные;
Обновление делалось через "Сравнить, объединить с конфигурацией из файла" с пометкой возможности удаления и отметкой всех объектов для объединения.
При первоначальном запуске Обработка Стартовый помощник пытается заполнить основные начисления - а они уже есть и сыплется на ошибке "В данной транзакции уже происходили ошибки" - закомментил
//-/ЗаполнитьПланыВидовРасчетаОрганизации();
остальное прозаполнялось и настроилось, в том числе регистр СоответствиеСчетовБУиНУ.
После этого все - проверил адекватность базы через обновление на более свежую версию ЗУП 2.5.121.1 - полет нормальный.
После перехода надо вернуть недостающие сведения в регистрах, или устранить неуникальность до обновления.
Удачи!
(16) Спасибо большое!
Достал из этой обработки из последнего макета обработку и сохранил в файл ОбработкаВыгрузки.epf
Поправил в двух местах, так как сразу и на восьмом объекте выдавал ошибку, и выгрузил данные из старенькой УПП (УСО 1.3.64.2) в новенькую ЗУП 3.1.8.155. Все прошло идеально и без каких либо других исправлений.
Загрузку проводил в новую пустую базу ЗУП.
Очень помогли с подсказками!
(17) Коллеги, если нужно перейти с УПП 1.3 на ЗУП 3.1, и ради этого затевается предварительный переход на ЗУП 2.5, то могу предложить простое и элегантное решение с трудозатратами в 15 минут, включая сам перенос данных. Необходимо просто у УПП поменять название и номер версии на ЗУП 2.5, после чего в ЗУП 3.1 заработает стандартный импорт из 2.5.
Если по шагам:
1. Выгружаете конфигурацию последней версии ЗУП 2.5 в файл.
2. Открываете конфигуратор УПП и выполняете команду "Сравнить, объединить с конфигурацией из файла", затем в окне сравнения отмечаете в разделе свойств для объединения только номер и название версии, плюс отмечаете для переноса регистр сведений "Учётная политика налоговый учёт". Выполняете объединение только этого.
3. В ЗУП 3.1 запускаете перенос данных и выбираете "Импорт данных из 2.5", указывая свою базу УПП.
ValeriVP; 2ncom; Летяга; mai_k; Mr Roudyk; alexander-lubich; zzz14; capshow; Fedot2485; shilanser; MaxxiMiliSan; demma; lux17; bkmlf_mea; Synoecium; merabn; kare; user774630; mudrak; ASG74; Somebody1; + 21 – Ответить
Сменила я тут работу и уже после того, как я приступила к исполнению обязанностей, мой новый начальник мне призналась, что выбор пал на меня только из-за того, что я знаю программу. Справедливости ради, эта уверенность была основана только на том, что я прошла тестирование, включающее только основные операции кадрового делопроизводства. Так или иначе, а работодатель попал в точку, нанимая меня в надежде, что я решу проблему: нужно перейти «с 8.2 на 8.3». Ничего сложного, скажет большинство, я тоже так говорю, но ситуация осложнялась некоторым количеством предшественников, которые уже «нафеячили» в программах до меня. Взять и сделать все заново мне не разрешили, так что пришлось исходить из того, что есть, и именно это дало пищу для размышлений и, в конце концов, привело к написанию этих рекомендаций. Если перед Вами стоит задача перехода с ЗУП 2.5 на ЗУП 3.1, я попробую облегчить Вам жизнь этой статьей.
Итак, мои вводные: середина ноября, с января работаем только в 3.1, весь текущий год работали в двух программах одновременно (я – кадровик и базу буду пользовать по прямому своему назначению). Должна сказать, что я еще ни одной операции не провела два раза, а меня уже бесила эта необходимость, потому что это обязательно закончится ошибками, которые будут появляться. Поэтому совет первый: не работайте в двух базах одновременно – это плохо. Лучше тщательно подготовить все области учета и за два дня (ну за неделю максимум) все сделать.
Считается, что переходить лучше с нового года и я с этим в принципе согласна, только в конце года у бухгалтеров без моей базы гора проблем, так что я исхожу из того, что данные для расчета зарплаты так или иначе базируются на параметрах кадрового учета – штатном расписании, табеле учета рабочего времени и пр.. На практике это значит, что кадровику вообще все равно, когда переходить на новую версию, а вот расчетчику зарплаты и формирователю отчетов важно, чтобы налоговый период был закрыт. То есть семь из десяти, Вы будете делать это с начала очередного года.
Замечу, что такой переход – отличная возможность проверить некоторые ваши ключевые документы.
Сами операции я описывать не считаю необходимым – подробных пошаговых инструкций полно, это вы и без меня найдете, а вообще для этого есть специально обученные люди. Скажу лишь, что предложено два метода переноса данных: полный – когда перенесутся все документы из старой базы и упрощенный – когда переносятся только данные регистров и справочники. Упрощенный и на мой взгляд, и на взгляд программистов, лучше, однако, есть ситуации, когда уместен полный – исходить надо из вашей конкретики.
Я же этими рекомендациями хочу дать моим коллегам внятную (более или менее) последовательность действий, которую они по необходимости могут скорректировать. Сначала дам последовательность, потом поясню почему так.
- Проверяем фактическое штатное расписание на соответствие действительности
- Проверяем проведение документов
- Проверяем полноту и правильность введенных персональных данных работников
- Проверяем корректность введенных в 2.5 графиков работы
- Выполняем перенос данных из 2.5 в 3.1
- Проверяем штатное расписание
- Проверяем графики работы
- Проверяем, чтобы корректно перенеслись остатки отпусков и стажи работы
- Проверяем корректность перенесения персональных данных
Итак, мы идем от принципиально важных локальных нормативных актов к оперативной работе, а так же от корректных данных, которые мы будем переносить с помощью механизмов, предложенных нам разработчиком.
То есть первым делом мы проверяем наше штатное расписание. Если еще на этапе работы в «старой» базе нашлись несоответствия – правим прямо в 2.5.
Затем мы проверяем, что все приемы, переводы, увольнения, отпуска, больничные листы, табели учета рабочего времени, отпуска по уходу за детьми, документы расчета и выплаты зарплаты и любые другие документы, предусматривающие именно проведение, которые я могла забыть, корректно заполнены и проведены.
Перенос обычно выполняют программисты – вам остается только нервничать и ждать.
Данные перенеслись, мы получили новую базу, набитую данными. Первым делом идем смотреть, что штатное расписание перенеслось корректно. Обратите внимание, что механизмы его создания и коррекции в 3.1 отличаются от тех, что реализованы в 2.5. Это значит, что, во-первых, проще будет вывести печатную форму и проверить по ней, что все правильно в результате, а потом уже копаться в новой штатке и смотреть что там и как работает. Если что-то перенеслось не так, как должно быть – меняем.
Потом идем смотреть графики работы. Тут все больше похоже на привычное, но все равно внимательно проверяем, что все правильно и часы сходятся.
После этого проверяем остатки отпусков и стажи работы. Этот момент – момент истины. Для проверки хватит просмотреть пять-семь человек и если у них все правильно, то и у остальных тоже все более или менее правильно. Но если хоть у одного нашли ошибку – проверяем потоково всех. Лучше это будет единственная ошибка, чем вы в процессе работы ее не заметите.
И уже в последнюю очередь проверяем персональные данные. Как раз они всегда переносятся нормально, но проверить десять человек ничего Вам не стоит, а душа спокойна.
Практический совет: начните готовить переход в конце октября, ориентируясь на следующий год. Если смотреть на последовательность действий, получается: все проверки до переноса данных – график отпусков, графики работ и вот это вот все, что вы заводите сразу в 3.1 (и ничего вам за это не будет) – перенос в последний рабочий день – проверки после переноса – работа. Пока расчетчик и остальные люди страдают над закрытием года, вы спокойно все проверяете, правите и начинаете работать.
При этом, если та часть, которая делопроизводство, создана и перенесена корректно, то есть все реестровые записи или документы (сообразно методу переноса) введены корректно, то текущий расчет зарплаты никак не пострадает, а соответственно и налоговый учет тоже.
Наконец, отмечу, что в моем случае в 2.5 на старте были ошибки (в довольно большом количестве и не только в персональных данных, но и в ключевых настройках), так что почти все время перехода на 3.1 (полтора месяца) я потратила на их поиск и устранение. Оно того, определенно, стоило, хотя остались мелочи, которые я правлю по ходу работы – они не так принципиально важны, как корректное штатное расписание.
Совет: не надо вешать на программистов все. Они могут (некоторые) разобраться в вашей работе и сами все проверить, но это не то, ради чего они тут собрались. Не надо так.
Еще совет: не стоит бояться. Вот руку на трудовой кодекс положа: ничего реально непоправимого сделать не получится, особенно если у вас под рукой есть постоянный администратор базы (который следит за правами в программе, в частности).
Последний совет: не пытайтесь объять необъятное. Проверить вообще совсем все у вас точно не получится – зуб даю. Исходите из потребностей вашего предприятия. Если у вас, скажем, строгий воинский учет – включите в масштаб проверок его (корректность распределения рабочие-служащие-руководители, данные самого учета и прочее); если у вас научные работники – проверяйте их карточки, и так со всем. Если не можете понять, с чего начинать проверки нужных данных (кроме штатного расписания и графиков – они в любом случае обязательны), сядьте и посмотрите, во-первых, куда вы сдаете отчеты и проверьте данные для фондов (кроме ФСС и ПФР), во-вторых, какие операции вы часто делаете, кроме типовых и проверяйте то, что нужно для них.
Должна заметить, это не первый мой переход (хотя первый такой суматошный) и последовательность эту я вывела из практики нескольких предприятий – она всегда срабатывает.
Я буду очень рада, если смогу этой статьей помочь хотя бы нескольким коллегам, страдающим над вопросом перехода до сих пор и с удовольствием отвечу на вопросы, применимые к вашему конкретному случаю – все же мои рекомендации вышли довольно общие.
Читайте также: