Как отправить упд через 1с эдо
В пик пандемии коронавирусной инфекции в России большинство бухгалтеров уже «самоизолировались». Работать из дома помогает электронный документооборот. Но можно ли сделать работу бухгалтера на «удаленке» еще удобнее? Рассказывают эксперты IT-компании «Платформа ОФД».
Достаточно одной программы
Сервис «Платформа ЭДО» интегрировался в популярные бухгалтерские продукты 1C:Бухгалтерия предприятия 3.0, 1C:ERP Управление предприятием 2.2 и 2.4. Разработчики создали Обработку к программам 1С, которая позволяет отправлять УПД своим контрагентам из программы напрямую. Возможность использования привычного интерфейса 1С для отправки документов превратит программу в более универсальный инструмент для бухгалтера, который работает с информацией ОФД.
Автоматическое создание .xml УПД
Кто работает с решениями 1C, знает, что в типовых версиях программ нет возможности сохранения УПД в формате .xml, который требуется для отправки документа контрагенту. ЭДО изначально предполагает заполнение необходимой документации в 1С. С новой обработкой от «Платформы ЭДО» бухгалтер может автоматически генерировать такой документ прямо из программы 1C и из нее же отправлять УПД контрагенту. Раньше .xml документ нужно было создавать вручную, выгружать его из 1C и отправлять через программу ЭДО. Теперь этот процесс автоматизирован, достаточно установить внешнюю обработку 1С. Помимо отправки документа из 1C, ее возможности позволяют загружать в программу присланные от контрагентов документы.
Как начать пользоваться
Чтобы воспользоваться возможностью автоматически создавать УПД и отправлять его непосредственно из программы 1С, необходимо:
- Установить на компьютер программу КРИПТО-ПРО;
- Установить файл Обработки 1С, скачав ее по этой ссылке
- Получить или использовать уже имеющуюся КЭП;
- Получить API ID (токен) для авторизации в обработке.
Полученное значение необходимо скопировать в обработку 1C. После этого можно начать пользоваться дополнением.
Настройка взаимодействие необходимой конфигурации 1С и обработки единоразовая и повторно ее производить не требуется.
Чтобы приобрести обработку для своей конфигурации 1С, необходимо обратиться к партнерам «Платформы ОФД» - сервисным центрам и центрам технического обслуживания онлайн-касс в своем регионе.
Не выходи из дома, не выходи из 1С
Пандемия подстегивает граждан и бизнес все чаще прибегать к технологиям электронного документооборота в целях поддержки стабильной работы предприятий и организаций. Новая разработка от «Платформы ЭДО» позволит сэкономить время на создании готового УПД, упростить отправку и всегда быть в курсе его движения благодаря возможности отслеживания статусов подписания документов. Теперь все эти действия можно делать в привычной программе 1С, без посещения офиса.
Пока бухгалтеры из других компаний вынуждены рисковать здоровьем, посещая офис и разгребая кипу бумаг, с помощью ЭДО и 1С можно заметно упростить свои рабочие процессы и успешно работать на «удаленке».
В ряде случаев пользователям требуется по одной сделке отправлять несколько документов контрагенту. Начиная с версии модуля ЭДО 1.9.1, появилась возможность объединять данные документы в один пакет. При этом связанные документы учётной системы и присоединённые файлы будут автоматически доступны для выбора при формировании пакета электронных документов.
Формирование пакета происходит из формы просмотра электронного документа перед его отправкой контрагенту (ЭДО – Просмотреть электронный документ). Для объединения документов требуется нажать «Добавить в пакет», а затем из выпадающего списка выбрать месторасположение необходимых документов.
- Файл с компьютера
- Файл из хранилища
Данная команда позволяет выбрать файл из ранее сформированного хранилища без обращения к директории компьютера пользователя.
Данная команда позволяет добавить в пакет электронный документ, созданный на основании связанных документов учётной системы и присоединённых файлов. В случае отсутствия электронного документа он будет сформирован на основании данных из документа учёта, представленного в списке. При этом имеется возможность добавить не только формализованный документ, но и печатную форму как PDF – вложение в исходящий произвольный документ. Формализованный документ будет сформирован в формате, который установлен в действующей настройке отправки с данным контрагентом.
Если нужный документ учёта отсутствует в окне выбора, необходимо нажать «Добавить другой» и указать соответствующий вид документа из представленного списка.
В открывшемся журнале документов учёта требуется выбрать интересующий документ, после чего он станет доступен для добавления в пакет.
После добавления второго электронного документа произойдёт их объединение в пакет. Для переключения между документами следует использовать появившиеся вкладки.
Чтобы исключить документ из пакета, следует нажать закрыть на необходимой вкладке. Добавление следующих документов осуществляется при помощи соответствующей кнопки. В одном пакете может содержаться неограниченное количество документов.
Если число документов в одном пакете превышает три, то все остальные документы доступны для просмотра по ссылке «ещё» на панели вкладок пакета.
Стандартными настройками предусмотрено пакетное отображение электронных документов в рабочем месте «Текущие дела ЭДО».
При необходимости режим просмотра можно изменить. Для этого следует перейти в «Настройки просмотра» и отключить пакетное отображение.
При данном варианте просмотра документы будут отображаться отдельно.
Независимо от настройки просмотра, при переходе в электронный документ произойдёт открытие пакета на вкладке, соответствующей выбранному документу.
2. ПОЛУЧЕНИЕ ПАКЕТА ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ
Все операции по обработке документов, такие как утверждение, подписание, отклонение, аннулирование можно выполнить с пакетом целиком. Для пакетной обработки следует использовать соответствующие команды.
При необходимости документы можно обработать отдельно, например, часть принять, а остальные отклонить. Для этого требуется выбрать интересующий документ, на соответствующей вкладке пакета нажать «Другие действия - Действия с документом» и выполнить необходимую команду.
От контрагентов, работающих в системе СБИС, могут поступать пакеты, по которым действия с отдельными документами недоступны. Данные пакеты можно обработать только целиком.
Преимущества «1С-ЭДО»
Сервис «1С-ЭДО» предназначен для обмена с контрагентами через интернет юридически значимыми документами, такими как счета-фактуры, договоры, соглашения, акты, накладные – и так далее. Пользоваться сервисом куда удобнее, чем вести документооборот в бумажном виде, в результате он получает всё большее распространение.
Перечислим основные преимущества 1С-ЭДО:
- юридически значимые документы с ним оформляются и обрабатываются быстрее;
- пакет документов контрагенту передаётся быстрее, в результате снижаются сроки закупок, отгрузок, возмещения НДС, получения оплаты от клиентов, к тому же снижаются и затраты на документы;
- потеря документов исключается;
- затраты на хранения и утилизацию бумаг также снижаются, чтобы найти документы в архиве требуется меньше времени – в ЭДО все документы «под рукой», причём сколь угодно долго;
- предоставление документов в контролирующие органы производится по тем же каналам, по которым сдаётся отчётность, путём выгрузки вместе с квалифицированной электронной подписью (ЭЦП).
В каких программах 1C реализован электронный документооборот?
Сервис «1С-ЭДО» можно подключить во многих типовых решениях от «1С». Его функционал входит в конфигурацию, так что дополнительные модули приобретать не понадобится. Документы можно отправлять прямо из программы, на основании формализованных электронных документов формируются учётные данные, так что будет нужно только проверить и провести их.
Программы «1С», с которыми совместим сервис «1С-ЭДО»:
- «1С:Бухгалтерия» в редакциях 2.0 и 3.0
- «1С:Бухгалтерия КОРП»
- «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» 1.0 и 2.0
- «1С:Управление торговлей» 10.3 и 11
- «1С:Розница» 2.0
- «1C:Управление нашей фирмой»
- «1С:Комплексная автоматизация» 2.0
- «1С:Управление производственным предприятием»
- «1C:ERP Управление предприятием» 2.0
Можно и купить «1С: Клиент ЭДО 8», специально предназначенный для ведения ЭДО. С ним можно работать автономно либо загружать информацию с помощью подсистемы «Обмен данными».
Для крупного бизнеса ЭДО не просто полезен, а необходим, для среднего и малого он тоже весьма важен. В случае с крупными компаниями предлагается введение с участием бухгалтерии, финансового департамента и IT-службы, а в организациях поменьше подключить ЭДО может бухгалтер без привлечения специалистов.
Установка компонентов ЭДО в 1С
Переходя к практике, рассмотрим установку «1С-ЭДО» по этапам. Разобран будет самый частый случай, в котором организация использует «1С:Бухгалтерию» 3.0.
Сначала нужно убедиться, что ЭЦП есть на рабочем компьютере. Подойдёт такая же, как применяемая для сдачи отчётности.
Если ЭЦП нет или срок её действия закончился, следует подготовить заявление на выпуск нового сертификата – и сделать это прямо в программе «1С:Бухгалтерия». Для этого зайдите в раздел «Администрирование», после чего:
- выберите «Обмен электронными документами» – «Настройка электронной подписи и шифрования» – «Добавить» – «Заявление на выпуск сертификата»;
- вы увидите форму подачи заявления;
- заполните необходимые поля, передайте менеджеру организации, которая сопровождает вашу программу «1С», нужные документы;
- ЭЦП будет выпущена в течение суток, чтобы узнать о готовности откройте заявление и обновите его статус.
Ещё следует включить в «Учётную политику» возможность электронного документооборота с контрагентами.
Добавление ЭЦП
Чтобы добавить ЭЦП сделайте следующее:
- откройте раздел главного меню «Администрирование» в «1С:Бухгалтерии»;
- перейдите в раздел «Обмен электронными документами»;
- найдите пункт «Электронные подписи» и отметьте его галочкой;
- зайдите в раздел «Настройки электронной подписи и шифрования».
рис 1. Как найти раздел «Настройки электронной подписи и шифрования» в «1С:Бухгалтерия» версии 3.0
Если в окне, которое откроется, не будет отображаться действующий сертификат, потребуется добавить его из установленных на ПК – это нужно для подписания и шифрования.
рис 2. Добавление сертификата
Какие шаги нужно сделать чтобы добавить сертификат:
- откроется окно «Добавление сертификата для подписания и шифрования данных», в нём нужно указать «Показывать все сертификаты»;
- выберите и откройте действующий;
- укажите вашу организацию в соответствующей строке;
- рядом с пунктом «Вводить пароль в программе электронной подписи» поставьте галочку, тогда при работе с электронными документами не будет всякий раз запрашиваться ввод пароля:
- выберите раздел «Добавить» или «Обновить», может понадобиться ввод пароля – введите;
- сертификат добавится, после чего по нему нужно будет кликнуть для раза чтобы его открыть;
- посмотрите, заполнена ли строка «Программа», в ней нужно указать криптопровайдера для вашего ПК – VipNet или КриптоПро;
рис 3. Заполнение строки «Программа»
- нажмите «Проверить», может понадобиться ввод пароля;
рис 4. Проверка сертификата
- если никаких ошибок не обнаружено, можно переходить к созданию учётной записи ЭДО.
Если программу «1С» вы арендуете на сервере, то и ЭЦП должна быть тоже на сервере. О том, что её нужно добавить, следует сообщить в техническую поддержку.
Создание учётной записи ЭДО
На этот раз действия вновь будут вестись в подразделе «Обмен электронными документами» программы «1С:Бухгалтерия».
Чтобы создать учётную запись ЭДО, нужно сделать следующее:
- Перейдите к закладке «Обмен с контрагентами».
- Рядом с пунктом «Сервисы ЭДО» поставьте галочку.
рис 5. Подраздел «Обмен электронными документами»
- Выберите «Учётные записи ЭДО», затем «Создать».
- Вы увидите помощник подключения к ЭДО.
рис 6. Помощник подключения к ЭДО
- Все обязательные поля здесь нужно заполнить, ознакомиться с условиями использования и нажать на «Подключить».
рис 7. Дальнейшие действия в помощнике подключения к ЭДО
- Если помощник выдал ошибку, связанную с заполнением юридического адреса, следует изменить способ его заполнения на «административно-территориальное деление» как показано на картинке ниже. Если потребуется, стоит загрузить классификатор;
рис 8. Заполнение карточки с юридическим адресом
- Остаётся только сохранить внесённые изменения и создать учётную запись ЭДО.
рис 9. Запись создана
рис 10. Вкладка «Сертификаты»
Для работы с электронными документами и приглашениями предназначена обработка «Текущие дела ЭДО». Зайти в неё можно из разделов «Продажи» и «Покупки».
рис 11. Как найти «Текущие дела ЭДО»
рис 12. Раздел «Текущие дела ЭДО»
Приглашение контрагента
Для обмена документами с каждой фирмой должна быть создана настройка – проведён обмен приглашениями. Перед этим стоит уточнить у ответственного лица организации название оператора ЭДО и идентификатор.
После этого выполните следующие шаги:
- Выберите в справочнике «Контрагенты» того, с которым будете обмениваться приглашениями.
- Найдите вкладку «ЭДО» – «Пригласить к обмену электронными документами» и нажмите на неё.
рис 13. Приглашение к обмену
рис 14. Отправка приглашения к ЭДО
- Если системе удалось отыскать идентификатор, проверьте, что он правильный, если их нашлось несколько, следует выбрать нужный. После этого отправьте приглашение (если он начинается с 2AE, это «КалугаАстрал», с 2AL – «Такском»).
- Если найденный системой идентификатор отличается от того, который дал контрагент, его стоит удалить и внести правильный.
- Для проверки статуса приглашения зайдите в обработку «Текущие дела ЭДО», далее в «Приглашения».
В случае с операторами «КалугаАстрал» и «Такском» нужно дождаться, пока контрагент не примет приглашение в своей программе. Статус подключения будет обозначен как «Принято».
В случае с «Диадоком» роуминг может настраиваться достаточно долго – до 10 рабочих дней.
При работе со «СБИС» настройка обычно происходит сразу, хотя иногда требуется дождаться принятия приглашения контрагентом.
Когда приглашение отправляется вам, чтобы его принять или отклонить нужно зайти в «Текущие дела ЭДО», далее – в «Требуется согласие».
Как настроить формат отправки документов
После того, как обмен с контрагентом будет настроен, следует зайти в «настройки ЭДО» по этому контрагенту, и указать, в каком формате будут отправляться документы.
Чтобы сделать это:
- Отправьтесь в раздел «Администрирование», далее «Обмен электронными документами» – «Обмен с контрагентами» – «Настройки ЭДО». Лучше применять формат УПД.
- Найдите закладку «Настройки отправки», выберите документ и измените регламент ЭДО – нужно указать «УПД 2019».
рис 15. Настройка формата
- Чтобы у электронного УПД был статус 1, на вкладках «Счёт фактура и первичный документ в одном документе» и «Счёт-фактура и корректировка в одном документе» следует поставить галочки.
Как отправлять электронные документы
рис 16. Действия в подменю «Реализация»
Контрагентам с системой СБИС, у которых настроен роуминг через оператора «Тензор», а также тем, что имеют систему «Диадок», счёт лучше отправлять «Произвольным документом» (показано на рисунке ниже). В этом случае можно быть уверенным, что он корректно визуализируется в их системе. Ответной подписи счёта не требуется, так что в «Настройках ЭДО» по этому контрагенту нужно убрать галочку «Ожидание ответной подписи». После отправки документа её стоит вновь поставить.
рис 17. Где искать «Произвольные документы»
Пользоваться «Произвольным документом» удобно для отправки счетов, договоров, нарядов-наказов, актов сверок, платёжных поручений, КС-2 и других документов, которые перед этим стоит сохранить в том формате, который вам подходит.
Чтобы сделать это, зайдите в «Продажи», далее в «Электронные документы» и «Произвольные документы».
рис 18. «Произвольные документы» в «1С:Бухгалтерии» версии 3.0
Перейдите в закладку «Исходящие» и нажмите «Создать» как показано на картинке.
рис 19. Создание произвольного документа
Как получать электронные документы
В колонке «Вид документа» кликните по нужному дважды чтобы открыть его.
рис 20. Получение электронного документа
Проверьте полученный документ, если замечаний не возникло, подпишите и отразите в учёте.
рис 21. Универсальный передаточный документ
Если пришёл формализованный документ, и программа считала информацию из него, то предложит вам считать номенклатуру. Если от этого контрагента в дальнейшем должны поступать документы с такой же номенклатурой, то стоит сделать это.
Чтобы считать номенклатуру перейдите по ссылке «Несопоставленная номенклатура» и выберите нужную из справочника. Сохраните и запишите.
После этого документ стоит отразить в учёте. Чтобы это сделать, нужно:
- Для формализованного документа – открыть в программе документ «Поступление».
- Кликнуть по ссылке на документ. Если номенклатура для него сопоставлялась, нажать на кнопку «Ещё», затем «ЭДО» и «Перезаполнить электронный документы» – после этого сопоставленная ранее номенклатура будет подобрана и в следующих документах начнёт заполняться автоматически.
- Проверить номенклатуру, счета учёта и дату. Провести и закрыть документ.
рис 22. Документ «Поступление»
Алгоритм действий для неформализованного документа: нажмите на ссылку «Подобрать», создайте документ «Поступление», если он уже создавался, то выберите из списка.
рис 23. Документ «Акт на передачу прав»
Если связь электронного документа и документа «Поступление» требуется прервать, следует нажать на крестик.
рис 24. Универсальный передаточный документ
Когда обе стороны получили документ с двумя подписями, его состояние обозначается как «Завершён». Чтобы просмотреть его нужно зайти в «Администрирование», а оттуда в «Архив ЭДО».
Если документ нужно распечатать, откройте его и выберите в правом верхнем углу «Ещё» – «Печать».
Через «Архив ЭДО» также проводится и выгрузка документов для ФНС. Отсортируйте нужные, затем выберите «Ещё» – «Выгрузить электронные документы для ФНС».
При получении электронного документа автоматически создаётся документ «Поступление». Если это не нужно, поменяйте настройки «ЭДО» по контрагенту – на закладке «Настройки получения» выберите «Заполнить по шаблону», а затем «Всё вручную».
Что предпринять, если в документе ошибки
Если электронный документ не будет подписан, то можно закрыть его принудительно – для этого выберите в списке нужный и нажмите «Ещё» – «Закрыть принудительно» (показано на рисунке ниже). Комментарий будет виден лишь вам. Если документ будет обработан контрагентом, его статус поменяется на актуальный.
рис 25. Текущие дела ЭДО
Для этого зайдите в документ, нажмите «Другие действия» и выберите «Отклонить».
рис 26. Отклонение документа
рис 27. Закладка «Подписи»
Когда узнаете причину, по которой документ отклонили, закройте его принудительно, исправьте ошибки и отправьте новый.
Подписанный документ нужно аннулировать. Если у контрагента операторы «КалугаАстрал» или «Такском», то для этого нужно зайти в электронный документ, нажать «Другие действия» и «Аннулировать». Следует указать причину и подождать, пока аннулирование подтвердится.
Итоги
В статье были рассмотрены основные действия по настройке и подключению системы «1С-ЭДО». Использование системы можно начать когда угодно, подключившись к сервису бесплатно. Также бесплатно и получение входящих документов, а оплата исходящих зависит от тарифа на подписку «1С:ИТС».
Многие поставщики и покупатели уже работают с ЭДО и готовы обменяться приглашениями, после чего юридически значимые документы можно будет доставлять и подписывать за секунды.
Хотите получать подобные статьи по четвергам?
Быть в курсе изменений в законодательстве?
Подпишитесь на рассылку
Преимущества 1C: ЭДО
«1С-ЭДО» — это сервис для обмена юридически значимыми документами (счетами-фактурами, актами, накладными, договорами, соглашениями и пр.) с контрагентами через Интернет. ЭДО по сравнению с бумажным документооборотом становится все более популярным способом получения и отправки документации, имеющим ряд преимуществ:
- ускоряется процесс оформления и обработки юридически значимых документов;
- снижаются затраты и сроки передачи контрагенту пакета документов, что приводит к сокращению сроков закупок, отгрузок, возмещения НДС и получения оплат от клиентов;
- сокращаются затраты на хранение и утилизацию бумаг, а также сокращается время на поиск документов в архиве. В «1С-ЭДО» все документы «под рукой», причем бессрочно;
- исключается потеря документов;
- в контролирующие органы документы предоставляются путем выгрузки вместе с квалифицированной электронной цифровой подписью (ЭЦП) по тем же каналам, что и сдача отчетности.
В каких программах реализован электронный документооборот 1С?
Подключить сервис «1С-ЭДО» можно во многих типовых решениях фирмы «1С». Функционал уже встроен в конфигурацию, не нужно приобретать дополнительные модули. Отправлять документы удобно непосредственно из программы. А на основании поступивших формализованных электронных документов сразу формируются учетные данные, их останется лишь проверить и провести.
Сервис «1С-ЭДО» совместим со следующими программами «1С»:
- 1С:Бухгалтерия (ред. 2.0 и 3.0)
- 1С:Бухгалтерия КОРП
- 1С:Бухгалтерия государственного учреждения (ред. 1.0 и 2.0)
- 1С:Управление торговлей (ред.10.3 и 11)
- 1С:Розница (ред. 2)
- 1C:Управление нашей фирмой
- 1С:Комплексная автоматизация (ред. 2.0)
- 1С:Управление производственным предприятием
- 1C:ERP Управление предприятием (ред. 2.0) и другие
Также можно приобрести программный продукт «1С:Клиент ЭДО 8», предназначенный для ведения ЭДО. Решение позволяет работать автономно или загружать информацию при помощи обмена с использованием подсистемы «Обмен данными».
ЭДО необходим и полезен крупному бизнесу, но в то же время не менее важен для средних и малых компаний. Если для крупных компаний предполагается внедрение, в котором участвуют бухгалтерия, финансовый департамент и ИТ-служба, то в небольшой организации бухгалтер может прямо сейчас, без привлечения специалистов, самостоятельно подключить ЭДО.
Установка компонентов ЭДО
Перейдем от теории к практике и рассмотрим пошаговую инструкцию по тому, как установить «1С-ЭДО». В этой статье мы рассмотрим наиболее распространенный случай, когда организация использует программу «1С:Бухгалтерия» редакция 3.0.
Для начала требуется убедиться о наличии ЭЦП на рабочем компьютере. Подойдет такая же, которую вы используете для сдачи отчетности.
Если ЭЦП отсутствует или закончился срок ее действия, подготовьте заявление на выпуск нового сертификата непосредственно в программе «1С:Бухгалтерия». Сделать это можно в разделе главного меню «Администрирование». Далее следуйте по списку:
- выберите «Обмен электронными документами» – «Настройка электронной подписи и шифрования» – «Добавить» – «Заявление на выпуск сертификата»;
- откроется форма подачи заявления;
- заполните необходимые поля и передайте комплект документов менеджеру организации, сопровождающей вашу программу «1С»;
- в течение суток будет выпущена ЭЦП. О готовности вы можете узнать, открыв заявление и обновив его статус.
Также следует напомнить, в «Учетную политику» рекомендуется включить возможность электронного документооборота с контрагентами.
Добавление ЭЦП
Для того, чтобы добавить ЭЦП, выполните следующие действия:
- откройте в «1С:Бухгалтерии» раздел главного меню «Администрирование»;
- выберите раздел «Обмен электронными документами»;
- поставьте галочку на пункте «Электронные подписи»;
- откройте раздел «Настройки электронной подписи и шифрования» (рис.1).
Рис.1. Раздел «Настройки электронной подписи и шифрования» в «1С:Бухгалтерии 3.0»
Если действующий сертификат не отображается в открывшемся окне, добавьте его из уже установленных на компьютере (для подписания и шифрования) (рис.2).
Рис.2. Добавление сертификата для подписания и шифрования данных в программе «1С»
Затем следуйте этой инструкции:
- в открывшемся окне «Добавление сертификата для подписания и шифрования данных» укажите «Показывать все сертификаты»;
- выберите действующий и откройте его;
- убедитесь, что заполнена строка «Организация» (укажите вашу).
- лучше поставить галочку «Вводить пароль в программе электронной подписи», чтобы при работе с электронными документами не приходилось каждый раз реагировать на запрос пароля;
- далее выберите раздел «Добавить» или «Обновить». Если требуется пароль, введите;
- после того, как сертификат будет добавлен, откройте его, кликнув по нему 2 раза;
- убедитесь, что заполнена строка «Программа». Здесь укажите крипто-провайдер, который установлен на вашем компьютере, VipNet или КриптоПро (рис.3).
Рис.3. Заполнение строки «Программа»
Рис.4. Проверка сертификата
Если вы пользуетесь сервисом «1С:Предприятие 8» через Интернет (1C:Фреш), то обратите внимание, для работы сервиса «1С-ЭДО» сертификат должен быть установлен локально, на вашем компьютере. При добавлении сертификата вам будет предложено скачать и установить специальное расширение. Выполните рекомендацию.
Если вы арендуете программу «1С» на нашем сервере, ЭЦП тоже должна быть на этом сервере. Сообщите в техническую поддержку о необходимости добавления ЭЦП.
Создание учетной записи ЭДО
Возвращаемся к подразделу «Обмен электронными документами» в программе «1С:Бухгалтерия».
Для создания учетной записи ЭДО выполните следующие действия:
- перейдите на закладку «Обмен с контрагентами»;
- здесь поставьте галочку «Сервисы ЭДО» (рис.5);
Рис.5. Подраздел «Обмен электронными документами»
Рис.6. Помощник подключения к ЭДО
Рис.7. Помощник подключения к ЭДО
Рис.8. Заполнение карточки «Юридический адрес контрагента»
Рис.9. Помощник подключения к сервису «1С-ЭДО»
Рис. 10. Вкладка «Сертификаты» в программе «1С»
Работа с электронными документами и приглашениями выполняется через обработку «Текущие дела ЭДО». Выберите раздел «Продажи»/«Покупки» – «Текущие дела ЭДО» (рис.11).
Рис.11. Раздел «Текущие дела ЭДО» в программе «1С:Бухгалтерия 3.0»
Рис.12. Раздел «Текущие дела ЭДО» в программе «1С:Бухгалтерия 3.0»
Присоединение контрагента к ЭДО (приглашение)
Прежде чем обмениваться документами, требуется с каждой фирмой создать настройку – обменяться приглашениями. Лучше предварительно уточнить у ответственного лица организации название оператора ЭДО и идентификатор.
Затем выполните следующие действия:
- зайдите в справочник «Контрагенты» и выберите нужного;
- далее нажмите на вкладку «ЭДО» – «Пригласить к обмену электронными документами» (рис.13).
Рис.13. Справочник «Контрагенты»
Рис.14. Отправка приглашения к ЭДО
По операторам «Такском» и «КалугаАстрал» необходимо дождаться, когда контрагент в своей программе примет приглашение. Статус подключения будет указан «Принято».
В случае с «Диадок» – настройка роуминга может занимать до 10 рабочих дней.
«СБИС» роуминг настраивается сразу, в редких случаях необходимо дождаться, когда контрагент примет ваше приглашение.
Когда контрагент отправил вам приглашение, принять или отклонить его можно в «Текущих делах ЭДО» – «Требуется согласие».
Настройка формата отправки документов
Когда обмен с контрагентом настроен, зайдите в «Настройки ЭДО» по данному контрагенту и укажите необходимый формат отправки документа.
- зайдите в раздел: «Администрирование» – «Обмен электронными документами» – «Обмен с контрагентами» – «Настройки ЭДО». Рекомендуем использовать формат УПД;
- на закладке «Настройки отправки» выберите нужный документ, измените регламент ЭДО, укажите «УПД 2019» (рис.15).
Рис.15. Настройки ЭДО
Отправка электронного документа
Для отправки документов перейдите в пункт меню «Продажи» – «Реализация (акты, накладные, УПД). Выберите документ, далее «ЭДО» – «Просмотреть электронный документ» (рис.16).
Рис.16. Отправка ЭДО в программе «1С»
Также, в случае необходимости, отправляем выданные счета-фактуры.
Рис.17. Настройка обмена с контрагентом
«Произвольным документом» удобно отправлять счета, акты сверок, договора, наряд-заказ, платежное-поручение, КС-2 и прочие документы, предварительно сохранив нужный документ в удобном вам формате (PDF, Word, Excel).
Для этого зайдите в «Продажи» ¬– Электронные документы – «Произвольные документы».
Рис.18. Произвольные документы в «1С:Бухгалтерии 3.0»
Затем выберите закладку «Исходящие» – «Создать» (рис.19).
Рис.19. Создание произвольного документа
Получение электронного документа
Чтобы его открыть, кликните по интересующему вас документу по колонке «Вид документа» два раза (рис.20)
Рис.20. Получение электронного документа
Проверьте, если замечаний нет, подпишите и отразите в учете (рис.21)
Рис.21. Универсальный передаточный документ
Если вам поступил формализованный документ и программа смогла считать из него информацию, то вам будет предложено сопоставить номенклатуру. Сделать это следует, если предполагается, что от этого контрагента в будущем будут поступать документы с точно такой же номенклатурой.
Для этого перейдите по ссылке «Несопоставленная номенклатура». Выберите из справочника нужную. Сохраните и запишите.
Далее следует отразить документ в учете. Как это сделать:
- если это формализованный документ, то в программе открываем документ «Поступление»;
- кликаем по ссылке на документ. Если номенклатуру сопоставляли, то по кнопке «Еще» – «ЭДО» – «Перезаполнить электронный документ» будет подобрана сопоставленная ранее номенклатура, а в будущих документах она будет заполнена автоматически.
- проверяем номенклатуру, счета учета, сумму, дату. Проводим. Закрываем.
Рис.22. Документ «Поступление»
Если поступил неформализованный документ, то нажмите на ссылку «Подобрать», создайте документ «Поступление» или выберите из предложенного списка, если он был вами создан ранее (рис.23).
Рис.23. Документ «Акт на передачу прав»
Если нужно прервать связь электронного документа и документа поступление, нажмите на крестик.
Рис.24. Универсальный передаточный документ
После того, как обе стороны документооборота получают документ, который подписан обеими сторонами, его состояние меняется на «Завершен». Просмотреть этот документ можно через пункт меню «Администрирование» – «Архив ЭДО».
Чтобы распечатать электронный документ, откройте его. Далее в правом верхнем углу экрана выберите «Еще» – «Печать».
Выгрузить документы для ФНС можно через «Архив ЭДО». Отсортировав необходимые документы, выберите раздел «Еще» – «Выгрузить электронные документы для ФНС».
Чтобы при получении электронного документа программа не создавала автоматически документ «Поступление», следует изменить «Настройки ЭДО» по нужному контрагенту.
Откройте настройку. На закладке «Настройки получения» выберите «Заполнить по шаблону» – «Все вручную».
Что делать, если электронный документ содержит ошибки
Если электронный документ не будет подписан, его можно «Закрыть принудительно». Выбрав нужный документ в списке, нажмите кнопку «Еще» – «Закрыть принудительно» (рис.25). Комментарий будете видеть только вы. Если контрагент все же обработает документ (например, подпишет его или отклонит), статус изменится на актуальный.
Рис.25. Текущие дела ЭДО
Зайдите в электронный документ, «Другие действия» - «Отклонить» (рис.26).
Рис.26. Отклонение электронного документа
Рис.27. Закладка «Подписи» в программе
Ознакомившись с причиной отклонения, закройте принудительно электронный документ. Исправьте ошибки, отправьте новый документ.
Если документ подписан, его следует аннулировать.
Если у вашего контрагента оператор ЭДО КалугаАстрал (2AE…) или Такском (2EA…), то зайдите в электронный документ, нажмите кнопку «Другие действия» ¬– «Аннулировать». Укажите причину. Ожидайте подтверждение об аннулирование от контрагента.
Подведем итоги
В нашей статье мы рассмотрели самые первые и очевидные вопросы, с которыми сталкивается каждый новый пользователь системы «1С-ЭДО». Начать использование ЭДО можно в любое время. Подключение к сервису бесплатное. Получение входящих документов бесплатно. Исходящие документы оплачиваются согласно тарифам на подписку 1С:ИТС.
Не откладывайте, ведь большинство ваших поставщиков и покупателей уже перешли на ЭДО и готовы обменяться с вами приглашениями. Это позволит доставлять и подписывать юридически значимые документы за считанные секунды.
1С:Электронный документооборот (ЭДО) — это сервис для обмена юридически значимыми документами (счетами-фактурами, актами, накладными, договорами, соглашениями и пр.) с контрагентами через Интернет. С каждым годом 1С:ЭДО становится все более популярным способом получения и отправки документации. Почему?
Если вы всерьез задумались о переходе на электронный документооборот «1С» и хотите узнать больше о его возможностях, наша статья будет вам полезна.
Из нашей статьи вы узнаете:
В каких программах «1С» реализован ЭДО?
Фирма «1С» предлагает сразу два решения для перехода на электронный документооборот: «1С-ЭДО» и «1С-Такском». Сервисы реализованы в следующих программах:
С чего начинается работа с ЭДО?
Электронный документооборот всегда начинается с приглашения к обмену электронными документами. Отправка/получение приглашения – это первый и неотъемлемый шаг. Давайте немного подробнее остановимся на самом процессе отправки.
Вы увидите уже заполненные поля «Получатель» и «Отправитель», также может быть заполнено поле «Идентификатор участника ЭДО». В этом окне требуется заполнить только одно поле – «Электронная почта». Это может быть электронный адрес любого контрактного лица контрагента. Именно на этот адрес будет отправлено приглашение к обмену электронными документами и оповещение о поступлении запроса на подключение ЭДО.
Рис.1 Окно «Форма приглашения»
Даже если адрес электронной почты указан с ошибкой, контрагент все равно получит приглашение через программу «1С». В процессе передачи электронных документов и приглашений участвует не сама электронная почта, а идентификатор. При создании профиля ЭДО (настройки ЭДО) организации присваивается уникальный идентификатор. Его не нужно записывать или запоминать, но именно посредством этого идентификатора происходит обмен электронными документами. Условно его можно сравнить с номером телефона.
Зачем нужны три папки в разделе «Приглашения» в сервисе 1С:ЭДО?
В «Текущих делах ЭДО» раздел «Приглашения» содержит три папки (рис.2)
Рис.2 Папки раздела «Приглашения»
В первой папке «Требуется пригласить» находятся приглашения, которые были сформированы, но еще не были отправлены. Обычно по причине того, что не указана электронная почта получателя. В папке «Ждем согласия» хранятся приглашения, которые были успешно отправлены, но еще не получены или не приняты контрагентом. В папку «Требуется согласие» попадают входящие приглашения от контрагентов, которые требуется принять или отклонить.
Какие могут быть ошибки при отправке приглашений?
В случае использования нескольких профилей ЭДО («1С-ЭДО» и «1С-Такском») нельзя обменяться приглашениями с одним и тем же контрагентом по разным профилям. Если принято решение обмениваться с контрагентом электронными документами, нужно выбрать один профиль. В противном случае могут возникнуть ошибки: от невозможности принять приглашение до некорректной работы профиля.
Как узнать, кто из контрагентов использует ЭДО?
В программах на базе «1С:Предприятие» в справочнике «Контрагенты» можно отследить, кто из контрагентов был подключен к сервису «1С-ЭДО». О наличии подключения сигнализирует соответствующий символ напротив контрагента (рис.3)
Рис.3 Знак наличия подключения к «1С-ЭДО»
Важно понимать, что наличие этого символа говорит о том, что контрагент был подключен к сервису, но не гарантирует его использование в настоящее время!
Для организации обмена с контрагентом, использующим другого оператора, нужно:
Используя сервисы «1С-ЭДО» и «1С-Такском», возможна настройка роуминга с контрагентами, подключенными к таким известным операторам, как: СКБ Контур, Тензор и другие.
Приглашение принято. Что дальше?
Далее возникает вопрос — нужно ли соглашение об электронном документообороте? На данный момент нет необходимости в подобных соглашениях. Принятие приглашения автоматически означает согласие на обмен документами в электронном виде. Важно понимать, что обмен ЭДО не исключает хождения бумажных документов и не накладывает дополнительных обязательств.
Соглашение можно и нужно заключать, если необходимо соблюдение каких-либо специальных условий. Например, если документы должны быть отправлены не позднее 5 числа следующего календарного месяца.
Если принято решение о заключении соглашения об электронном документообороте, нужно понимать, что подписывать его можно как в электронном виде, так и на бумажном носителе, по договоренности сторон. В случае подписания соглашения в электронном формате печатать его не нужно. Подписанный оригинал хранится в «Архиве ЭДО».
Как правильно распечатать электронный документ?
Закон не требует печати электронных документов. Если вам все же требуется это сделать, следуйте простой инструкции.
Чтобы правильно распечатать электронный документ, нужно:
- Открыть документ в «Архиве ЭДО».
- Выбрать «Печать электронного документа». Обратите внимание, что при печати формируется копия документа, оригиналом будет считаться именно электронный документ.
- В режиме предварительного просмотра будет видно, что на самом документе нет подписи. Поле остается пустым, но к документу формируется дополнительная страница «Карточка электронного документа». В карточке присутствует информация о документе, к которому она прилагается, информация о подписантах и документообороте.
- В нижней части карточки есть место для рукописной подписи и печати. Они необходимы для заверения документа.
Следует обратить внимание, что если печатается произвольный документ, то к печати будет предложена только карточка. Сам документ можно распечатать, открыв файл документа. В карточке в графе «Требуемые подписи» будут указаны отправитель и получатель. В то же время, если печатать таким образом документ из поступлений, в этой графе по умолчанию будет указан отправитель. Если печатает документ получатель, то его рукописная подпись будет установлена ниже в пункте заверения копии.
Как отправлять универсальный передаточный документ?
Сегодня все больше компаний начинают использовать формат универсального передаточного документа (УПД):
- УПД со статусом 1 (счет-фактура + первичный передаточный документ);
- УПД со статусом 2 (первичный передаточный документ без счета-фактуры).
Отправка документов в формате УПД ничем не отличается от отправки любого другого документа. Но прежде чем отправлять УПД, нужно решить, всем ли контрагентам будут отправляться УПД?
Если УПД будут отправляться всем без исключения, то нужно:
- Зайти в «Профиль настроек ЭДО».
- Поставить две галочки: «Использовать УПД» и «Использовать УКД» (УКД – универсальный корректировочный документ).
Этот вариант подходит для организаций на общей системе налогообложения, которые всегда выписывают счета фактуры.
Если в вашей компании упрощенная система налогообложения, следует изменить вручную форматы электронного документа на УПД.
Если требуется отправлять всем контрагентам отдельно акты и счета фактуры (или просто акты), а одному из контрагентов УПД, то нужно поменять форматы электронного документа в настройках ЭДО с конкретным контрагентом.
Для этого нужно:
- Открыть «Настройки ЭДО».
- Выбрать нужного контрагента.
- Включить расширенный режим настроек ЭДО через кнопку «Еще».
- Откорректировать форматы так же, как в примере выше. Если контрагенту будут направляться УПД со статусом «1», ставим галочки «Использовать УПД» и «Использовать УКД». Если УПД со статусом «2», вручную меняем форматы напротив нужного документа учета. (рис.4)
Рис.4 Смена формата электронного документа
Что такое состояние ЭДО в «1С»?
В любой программе «1С» вы можете узнать состояние по электронному документообороту или, иными словами, статус документа. Это можно несколькими способами:
Для того, чтобы посмотреть регламент ЭДО в электронном документе, вам потребуется нажать на кнопку «Скрыть/показать панель регламента ЭДО».
Рассмотрим типовые состояния документов по ЭДО и их значения:
-
«ЭДО завершен» – все необходимые действия по этому документу выполнены со стороны всех участников обмена (рис.1)
Рис.1. Состояние документов «ЭДО завершен»
Рис.2. Состояние документов «На подписи» в ЭДО
С какими операторами работает ЭДО?
К ЭДО вы можете подключиться через следующих операторов:
- «Такском»
- «Тензор»
- «Линк-Сервис»
- «СКБ Контур»
- АО НИИАС
- Synerdocs
- «ТаксНет»
- АО НТЦ СТЭК
Группы в ЭДО
Для удобства пользователей при работе с документами в «1С-ЭДО» существует разделение на различные группы. Вид группы зависит от статуса события, например: формирование, обработка, контроль и др.
Виды групп в ЭДО:
Какие преимущества дает внедрение ЭДО?
- ЭДО «1С» поможет забыть о ручном составлении документов и бумажной волоките.
- Сервис экономит время сотрудников и позволяет в разы ускорить документооборот в компании.
- С помощью ЭДО сохраняются средства из бюджета, которые обычно приходится тратить на почтовые отправления и оплату работы курьера.
- Повышается скорость обработки входящих документов. Все входящие счета-фактуры и акты сразу попадают в вашу учетную систему, остается только проверить корректность данных и «провести» полученный документ.
- ЭДО снижает вероятность ошибок при вводе.
- Переход на электронный документооборот сэкономит место в офисе благодаря избавлению от бумажного архива и громоздких папок с бумагами.
- Вы будете всегда в курсе того, получен ли ваш документ, т.к. любому электронному документу присваивается соответствующий статус.
- Электронные документы, заверенные квалифицированной электронной подписью, имеют такую же юридическую силу, что и бумажные. Вы с легкостью можете предоставить его в контролирующие органы по защищенным каналам связи.
Выводы
Если у вас остались вопросы по работе с сервисом 1С:ЭДО или требуется помощь по настройке и подключению сервиса, вы всегда можете обратиться к нам.
Читайте также: