Как отозвать заявку отправленную на согласование в 1с нси
1. В тексте документа выделяет фрагмент или слово, которое нужно заменить.
2. На панели Мои замечания нажимает одну из кнопок Замечание, Комментарий и вводит текст.
- Замечание – добавляет замечание, которое требует правки текста вручную. До исправления такого замечания документ не может быть согласован. Например, замечание может быть следующим: «Плохо, надо переделать эту часть».
- Комментарий – добавляет комментарий общего характера, не препятствующий согласованию. Например, «На будущее надо учесть…».
- Не согласовано – если были замечания;
- Согласовано – если замечаний не было.
- Показать замечания других согласующих – в тексте отобразятся замечания других согласующих.
- Показать только текущий этап – показывать только замечания текущего этапа согласования.
- Показать все прошлые этапы – показывать замечания всех этапов – и текущего, и всех предыдущих.
- Показать только предыдущий этап – показывать замечания только двух этапов: текущего, и предыдущего.
- Основной предмет – в результате исполнения процесс будет изменять статус у документа – согласован, не согласован, согласован с замечаниями;
- Дополнительный предмет – статусы изменяться не будут;
- Заполняемый предмет – в ходе исполнения задачи пользователь будет должен заполнить этот предмет по предложенному шаблону и алгоритму.
- Полномочия;
- Политики;
- Рабочие группы;
- Права доступа на папки.
- Подразделений;
- Рабочих групп;
- Ролей исполнителей.
- Виды документов;
- Организации;
- Грифы доступа;
- Виды мероприятий;
- Группы доступа корреспондентов;
- Группы доступа физических лиц;
- Подразделения и другие.
- Подразделение;
- Роль;
- Пользователя;
- Рабочую группу.
В окне согласующего над текстом документа расположен список приложенных файлов. Согласующий может добавить замечания к любому из файлов, а также и к самому документу, в том числе и форматов, отличных от Microsoft Word. При работе с файлами других форматов текст документа не отображается, работа ведется только с панелью Мои замечания.
Из карточки согласования в режиме замечаний можно открыть файл для просмотра в MS Word. Для этого предусмотрена кнопка Открыть для просмотра.
Инициатор согласования работает с результатом в списке замечаний. Он может принять или отменить замечание. Для этого на командной панели предусмотрены следующие кнопки:
Принять – замечание отмечается как принятое.
Отказать – замечание отмечается как непринятое и открывается окно для ввода комментария.
Инициатор согласования может менять статус замечаний текущего этапа. Для этого в контекстном меню списка замечаний предусмотрена команда Отменить статус
Отработан.
Примечание:
Обратите внимание: в текст документа изменения не вносятся автоматически! Их необходимо внести вручную.
Инициатор согласования может отменить свои исправления, внесенные в рамках работы над задачей «Ознакомиться». Для этого на командной панели карточки согласования в режиме замечаний предусмотрена команда Отменить все. При ее выполнении замечания принимают статус Не отработано. Обратите внимание: команда не распространяется на замечания, отработанные на предыдущих этапах согласования.
Для внесения изменений в текст документа на панели действий предусмотрена кнопка Редактировать в Word, по которой документ откроется в приложении Microsoft Word.
Для удобства инициатора в документе Word эти замечания отображаются комментариями к тексту. После внесения изменений необходимо закрыть Microsoft Word и нажать кнопку Вернуться в режим замечаний.
Посмотреть замечания уже после завершения обработки можно в карточке документа на закладке Обработка по команде Замечания согласования.
Для контроля процесса изменения данных с помощью документов «Заявка на изменение НСИ» и «Заявка на удаление НСИ» в регистре сведений «Правила регистрации изменений» необходимо назначить «Режим изменений» - «По заявке».
Заявка на изменение НСИ
С помощью документа «Заявка на изменение НСИ» инициатор может отразить необходимость изменения или создания нового элемента справочника. Документ содержит в себе следующие реквизиты:
1. Вид операции – «Ввод нового» или «Изменение»
2. Описание объекта обмена
3. Создать – Элемент или Группу. Доступно только для вида операции «Ввод нового».
4. Предмет – ссылка на элемент справочника, доступно только для вида операции «Изменение».
5. Команда «Редактировать». При выполнении этой команды откроется форма элемента справочника для создания нового элемента или изменения существующего, после того как данные будут записаны, они перенесутся на форму Заявки на изменение.
6. Команда «Провести» - проводит документ и отправляет его на согласование.
7. Команда «Выполнить» - производит создание нового элемента справочника или изменение существующего. Доступна только тогда, когда документ находится в статусе «Утверждена».
Для документа «Заявка на изменение НСИ» реализовано хранение предыдущих значений реквизитов и табличных частей объекта. Это позволяет согласующим при согласовании Заявки на изменение НСИ ориентироваться, какие реквизиты были изменены и какое у них было значение до изменения.
Также можно проследить изменение и для табличных частей объекта, каждая табличная часть выделяется в отдельную закладку с наименованием табличной части и на самой закладке отображаются две табличные части, первая с предыдущими данными табличной части, вторая с измененными данными.
Заявка на удаление НСИ
С помощью документа «Заявка на удаление НСИ» инициатор может ввести заявку на удаление элемента справочника. Документ содержит в себе следующие реквизиты:
1. Описание объекта обмена
2. Предмет – ссылка на элемент справочника, который необходимо удалить
3. Команда «Провести» - проводит документ и отправляет его на согласование.
4. Команда «Выполнить» - устанавливает пометку на удаление элемента справочника. Доступна только тогда, когда документ находится в статусе «Утверждена».
Сегмент корпоративного программного обеспечения, нацеленный на управление нормативно-справочной информации (НСИ), относительно молод. По данным экспертов, данному сектору не более трех лет. Сама по себе аббревиатура НСИ мало распространена. Даже расшифровка НСИ, как правило, понятна лишь узким специалистам.
При этом по темпам своего развития программное обеспечение по управлению нормативно-справочной информации продвигается семимильными шагами и, в значительной степени, превосходит другие сектора корпоративного ПО. Темпы развития данного сегмента ПО легко объяснимы. Ведь необходимость управлять мастер-данными стоит перед всеми холдингами, крупными и средними предприятиями при решении задач централизации и консолидации бизнес информации (при планировании, подготовке консолидированной отчетности, централизованного управления процессами Казначейства и Закупок, прочее).
Что такое НСИ? Система НСИ - Нормативно-справочная информация или master data, или мастер-данные, или основные данные – это условно-постоянная часть всей корпоративной информации. В противовес этой информации есть раздел – текущая информация (workflow). Текущие документы базируются на терминах, единицах измерения, кодах, наименованиях материалов, контрагентов и т.п., т.е. на НСИ. Таким образом, вся информация, обеспечивающая общий понятийный аппарат внутри компании, и является НСИ.
Рис. Информационное пространство Компании
Необходимо понимать, что вопрос стандартизации как каталогов, так и классификаторов в рамках единого информационного пространства не является специфичным для предприятий с холдинговой структурой. Технология создания НСИ, обязательно включающая в себя требование по единообразию в рамках единой информационной среды, является общей при проектировании любой информационной среды, независящей от статуса и структуры компании. Холдинговая структура, в части внедрения системы планирования ресурсов, отличается лишь тем, что этот вопрос не может быть разрешен внутренними средствами программного обеспечения, как например, в компаниях, где внедрение НСИ начинается с чистого листа.
Цели внедрения ПО для управления НСИ
Можно выделить цели внедрения ПО для управления НСИ:
a) оперативное заведение элементов НСИ;
b) отсутствие дублей в элементах НСИ;
c) отсутствие противоречий в НСИ;
d) предупреждение случаев неполноты НСИ.
Экономический эффект от внедрения систем управления НСИ
Экономический эффект от внедрения систем управления НСИ оценить довольно сложно. Это связано с тем, что данный эффект является косвенным. Например, искажение данных в классификаторах номенклатуры может привести к ошибкам при планировании закупок, т.е.к замораживанию денежных средств в избыточных запасах (а всего то было неверно указано название ТМЦ). Или при ошибках в классификаторе «Контрагенты» может возникнуть ситуация, когда неправильно представлена задолженность контрагента, что может, в свою очередь, привести к превышению лимитов задолженности, лишним платежам из-за ошибок в актах сверки взаиморасчетов, завышению уплаченного НДС с авансов и многим другим ошибкам.
Хотелось бы обратить Ваше внимание на тот факт, что значительные усилия в области управления НСИ на уровне холдинга разумнее прикладывать в случаях, когда данный холдинг представляет из себя концерн, в котором каждое отдельное ДЗО технологически зависимое предприятие по отношению к другим компаниям группы, т.е. когда между ДЗО происходят внутригрупповые обороты. В данном случае получение консолидированной управленческой отчетности необходимая действительность.
Если же холдинг построен по принципу инвестиционного портфеля, т.е.когда предприятия технологически не связаны (например, недвижимость, магазин одежды, ресторанный бизнес), то выделять управление НСИ в отдельный бизнес-процесс не рационально.
Подходы к настройке НСИ
Программный продукт «1С:Управление холдингом» блестяще справляется с задачами управления НСИ. При этом данное программное обеспечение позволяет использовать как жесткий, так и мягкий подходы.
Жесткий подход
Особенностью жесткого подхода является полная централизация ведения НСИ на уровне головной компании. Данный подход функционирует путем периодической (по установленному расписанию) выгрузки значений справочников из централизованной базы управления НСИ и их перегрузки в учетные и прочие системы ДЗО.
ДЗО не имеют возможности добавлять новые элементы справочников при необходимости. Для этого от них требуется сформировать заявку на добавление/изменение элемента справочника.
При жестком подходе говорят про централизованную НСИ.
Жесткому подходу противопоставляют мягкий подход управления НСИ.
Мягкий подход
Мягкий подход не требует вмешательства в учетные системы ДЗО, а конфликты при сопоставлении НСИ решаются на уровне Корпоративного центра (централизованной базы управления НСИ).
Технически данный подход в «1С:Управление холдингом» реализован путем поиска и удаления дубликатов после загрузки исходной информации с ДЗО, либо путем синхронизации элементов НСИ , соответствующих объектам системы ДЗО, эталонным элементам корпоративных классификаторов (через меппинг).
При мягком подходе принято говорить про аналитическую НСИ.
Лицензия на сервер + 100 рабочих мест. Электронная поставка.
Оперативные консультации по 1С:Документообороту. Первая консультация бесплатно.
Настройка и доработка 1С:Документооборот для борьбы с ошибками. Гарантия на все результаты работ.
Типовой функционал, встроенный в прикладные решения 1С
Идеально подходит для средних, крупных компаний и холдингов со сложным документооборотом
В этой статье мы рассмотрим вопросы настройки процессов согласования (в том числе сложные процессы согласования) в решении для построения системы электронного документооборота «1С:Документооборот».
Что чаще всего понимают под «согласованием документа»?
Согласование – это способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа с точки зрения оптимальности намеченных решений, соответствия предполагаемых решений положениям действующего законодательства, а также правовым актам, определяющим компетенцию организации, издающей документ.
Это относится не только к документам, например, согласованию приказа, согласовывать можно отдельные файлы, а также проведение мероприятий, заведение контрагентов для использования в системе и проектов, отдельные проектные задачи и многие другие объекты системы.
Рис.1 Возможные предметы для процесса
При этом глобальная цель процесса согласования – повысить качество не только согласуемых документов, но и реальных управленческих решений, которые обычно стоят за этими документами, поэтому процесс согласования является важнейшей административной процедурой и организационным инструментом, с помощью которого обеспечивается управляемость компании.
Процесс согласования в 1С:Документооборот
Процесс, реализованный в программе, можно использовать как самостоятельный процесс для согласования договоров перед их подписанием, а также заявок на оплату или закупку ТМЦ перед их оплатой (в отдельных случаях ежедневной «рутины» может быть даже настроено автоматическое согласование), так и в качестве элемента комплексного процесса для сложной многошаговой обработки документов.
Рис.2 Процесс Согласование
Для того чтобы настроить шаблон любого процесса, в том числе и согласования, необходимо перейти в раздел «Управление процессами» и выбрать пункт меню «Шаблоны процессов».
Рис.3 Шаблоны процессов
После этого откроется рабочее место администратора бизнес-процессов по настройке шаблонов процессов в системе.
Рис.4 Рабочее место администратора бизнес-процессов
Обратите внимание, что обычным пользователям этот функционал недоступен, настраивать шаблоны процессов могут только пользователи со специальными полномочиями, дающими права на данную подсистему.
Попробуем создать новый шаблон процесса на примере согласования документа «Заявка на расходование средств», а также построить маршрут согласования заявки в 1С.
Находясь в разделе «Согласование», нажимаем кнопку «Создать». Открывается окно создание нового процесса согласования.
Рис.5 Создание шаблона согласования
Заполняем уникальное название шаблона. Если необходимо показывать наш шаблон процесса ограниченному кругу пользователей – указываем рабочую группу шаблона. При этом можно разрешить изменение этого шаблона пользователям данной рабочей группы.
Рис.6 Название шаблона
На второй вкладке настраиваются основные параметры процесса согласования:
Рис.7 Параметры процесса согласования
Здесь указываем название процесса, которое будет видеть пользователь в своих задачах. Рекомендуем использовать имя предмета в наименовании, так сразу будет понятно, что именно нужно согласовывать.
Можно заполнить расширенное описание, чтобы пользователю при выполнении своей задачи было четко понятны функции и действия, которые необходимо выполнить.
Далее настройка маршрута согласования в следующей табличной части требует выбрать тип согласования. Система позволяет направлять процесс согласования документов всем участникам согласования сразу, по очереди, либо смешанно.
Далее из состава пользователей системы необходимо подобрать участников процесса, указать сроки исполнения для каждого из них. При этом в шаблоне можно указать только относительные сроки – в днях, часах или даже минутах.
Рис.8 Указание сроков исполнения процесса
Только при установленных сроках исполнения в дальнейшем мы сможем контролировать исполнительскую дисциплину, а также подключать возможность эскалации решений.
При подборе исполнителей можно использовать не только конкретных пользователей, но и встроенный механизм автоподстановок:
Рис.9 Механизм автоподстановок
Автоподстановки – встроенный предопределенный механизм системы, позволяющий подставлять значения реквизитов связанных объектов. Добавление своих автоподстановок возможно только с использованием программирования.
Еще один «умный» механизм подбора участников процесса – ролевая адресация:
Рис.10 Ролевая адресация
Роли исполнителей также настраиваются в разделе «Управления процессами».
Обратите внимание, что именно использование автоподстановок и ролевой адресации является наиболее предпочтительным при построении маршрутов бизнес-процессов в системе, поскольку именно такой подход в дальнейшем позволит значительно облегчить администрирование подсистемы управления бизнес-процессами в системе.
Если согласование заявок по условиям требует подбора согласующих, необходимо воспользоваться функционалом настройки маршрутизации бизнес-процесса.
Рис.11 Настройка маршрутизации бизнес-процесса
Настройка условий возможна по довольно сложным алгоритмам – с использованием практически всех реквизитов объектов системы или с использованием встроенного языка программирования системы.
Рис.12 Настройка условий бизнес-процесса
На третьей вкладке настройки шаблона маршрута согласования можно настроить предметы процесса.
Рис.13 Настройка предметов процесса
Предметы могут быть различными по типу:
Рис.14 Выбор роли предмета
Если в процессе будет использоваться несколько предметов, можно настроить порядок их отображения:
Рис.15 Порядок отображения ролей предмета
В следующей табличной части вкладки можно отрегулировать видимость того или иного предмета на каждом шаге процесса:
Рис.16 Видимость предмета процесса
Для заполняемого предмета процесса здесь настраивается шаг процесса, на котором от пользователя потребуется заполнений данного предмета:
Рис.17 Шаг процесса
На последней вкладке настройки маршрута согласования можно настроить проверку условия, при соблюдении которого пользователь сможет выполнить свою задачу. Настройка условий схожа по своей сути с настройкой условий маршрутизации.
Рис.18 Настройка условий процесса
На первой вкладке не забываем назначить настроенный нами шаблон определенному виду документа, в нашем случае – Заявке на расходование средств.
Рис.19 Назначение шаблона виду документа
Рис.20 Заполнение значения Кому назначен шаблон
Здесь же можно настроить механизм эскалации задач, позволяющий оптимизировать бизнес процесс и минимизировать человеческий фактор.
Рис.21 Настройка механизма эскалации задач
Рис.22 Автовыполнение задач
Настройка правил эскалации позволяет автоматически завершать тот или иной шаг процесса, либо перенаправлять неисполненную задачу, например, непосредственному руководителю исполнителя, в зависимости от временных условий.
Рис.23 Правила эскалации
Как показывает этот пример, даже настройка очень простого шаблона маршрута согласования требует от администратора достаточно знаний и опыта работы с системой, понимания внутренних механизмов и зависимостей объектов. Настройка же более сложных процессов согласования документов, например, такого процесса как согласование договоров в 1С Документооборот, потребует значительного времени и знаний, поскольку для него характерно такое явление, как повторное согласование или желание вовсе отменить согласование на каком-то этапе.
Для решения подобных задач, особенно на этапе внедрения системы, когда необходима методологическая и консалтинговая поддержка, наиболее оптимальным и выгодным подходом является вовлечение профессиональных исполнителей, имеющих достаточный багаж знаний и опыта внедрения подобных систем, что позволит исключить нелепые ошибки и добиться положительных результатов в короткие сроки, и что наиболее важно – сэкономить бюджет компании.
Профессиональные специалисты нашей компании готовы всегда помочь вам во внедрении системы электронного документооборота на базе программного продукта «1С:Документооборот 8»!
Лицензия на сервер + 100 рабочих мест. Электронная поставка.
Настройка и доработка 1С:Документооборот для борьбы с ошибками. Гарантия на все результаты работ.
Оперативные консультации по 1С:Документообороту. Первая консультация бесплатно.
Типовой функционал, встроенный в прикладные решения 1С
Идеально подходит для средних, крупных компаний и холдингов со сложным документооборотом
Конфигурация программы 1С дает ее пользователям практически неограниченные возможности изменения и дополнения такого функционала, как «права доступа» (далее по тексту – ПД) ко всем данным, хранящимся в электронной базе. Это реализовано через ряд настроек:
Права настраивает администратор базы или пользователь программы с соответствующей ролью. Права каждого объекта формируются как совокупность этих настроек. В зависимости от их состава результат настройки будет различен для каждого сотрудника компании (или группы сотрудников). Рассмотрим настройки ПД на примере программы 1С для автоматизации документооборота.
Какие настройки ПД существуют
Полномочия – это самое крупное деление ПД в 1С Документооборот, представляющее собой готовый набор ролей. С их помощью определяются, какие типы данных будут видны пользователю программы. Все остальные настройки ограничивают эти права.
В политиках мы даем доступ к информации по разрезам доступа.
Права на содержание папок представляют собой допуск к документам, содержащимся в конкретных папках.
Мгновенно настроить права доступа в 1С возможно путем добавления сотрудника в рабочую группу. Это влечет отмену настроек политик и прав на папки.
Настройка полномочий для рабочей группы
Рекомендуем настраивать ПД не отдельного пользователя, а устанавливать режим доступа к документам, содержащимся в электронной базе, для:
Данная настройка избавляет от необходимости перенастраивать права доступа при увольнении того или иного сотрудника или его переводе в другое подразделение компании.
Создадим рабочую группу и назначим ей полномочия на примере релиза 1С Документооборот КОРП 2.1.15.4.
Для этого переходим в меню «Нормативно-справочная информация/Рабочие группы».
Рис.1 НСИ/Рабочие группы
В окне справочника «Рабочие группы» добавляем новый элемент под наименованием «Сотрудники головного офиса».
Рис.2 Сотрудники головного офиса
Для вновь созданной рабочей группы следует назначить полномочия. Укажем для примера полномочия «Работа с входящими и исходящими документами» - это набор ролей в 1С, разрешающих чтение входящей и исходящей корреспонденции, добавление корреспондентов, доступе к досье корреспондентов, справочнику физических лиц и других полномочий. Добавляем полномочие. После этого закрываем созданный элемент.
Рис.3 Добавляем полномочие
Установление политик доступа
Политики определяют круг пользователей и состав данных в 1С, к которым пользователям предоставлен доступ в определенных разрезах. Изменение политик производим в меню «Настройка и администрирование/Политики доступа».
Закладки «Общие разрешения» позволяют настроить ПД по разрезам доступа. Этот режим настройки является самым простым. При этом конкретному пользователю можно установить как одно, так и несколько разрешений. Кроме того, можно установить специальные разрешения, исключающие действие общих.
Рис.4 Установка специального разрешения
Алгоритм настройки
1. Первый шаг заключается в выборе разрезов доступа, который задаст границы доступной пользователю информации. А именно:
Обратите внимание! Если в документе 1С не был заполнен разрез, например, не выбрана организация/вид доступа, то ограничение ПД по разрезу не подействует.
Количество разрезов, которые используются в политиках, в случае необходимости можно изменить. Для этого перейдем в меню 1С «Поддержка и обслуживание/Управление расчетом прав».
Рис.5 Управление расчетом прав
Затем следует выбрать пункт «Настройка прав доступа/Используемые разделы доступа».
Рис.6 Используемые разделы доступа
Обратите внимание! Выбор небольшого количества разрезов доступа ускоряет пересчет прав. При изменении настроек в 1С программа заново пересчитывает объекты, круг ПД которых был расширен либо сужен. Этот процесс в 1С Документооборот может занять довольно продолжительное время. Поэтому мы рекомендуем менять эту настройку на начальном этапе пользования программой.
2. Второй шаг заключается в выборе пользователя и его уровня доступа. Для этого в окне выбора «Кому» уточняем:
Например, можно дать разрешительные права доступа к папке с договорами всем сотрудникам, а к входящим документам только делопроизводителю.
Рис.7 Выбор пользователя и уровня его доступа
Для пользователей программы 1С существуют три уровня доступа: чтение, редактирование и регистрация. Последний уровень (регистрация) наделяет пользователя самым обширным кругом полномочий, которые включают первые 2 уровня. Редактирование разрешает читать, изменять, удалять и добавлять контент в документ.
Обратите внимание! Если пользователь получил два разрешения с одинаковыми уровнями, к примеру, одно – через группу, а другое – индивидуально, то действует максимальное разрешение.
Читайте также: