Как открыть pbix в excel
Power BI дружит с Excel сильнее, чем многие думают. Все знают, что данные из Excel можно загрузить в Power BI. А как вам обратное: данные из Power BI загрузить в Excel? Или такое: отчеты из Excel показать в Power BI и вывести их на экран мобильного устройства? Вы знали, что такое возможно?
Можно и очень просто. Для этого только потребуется скачать и установить одну бесплатную надстройку. И разместить набор данных в Power BI Premium или у вас должна быть лицензия Power BI Pro.
Раньше для загрузки данных из Power BI в Excel использовалась специальная надстройка Power BI Publisher, которая создавала «коннект» между Excel и отчетами на онлайн-сервисе Power BI. После выхода последних обновлений Power BI компания Microsoft предлагает загружать данные из Power BI в Excel с помощью обновленного инструмента, названного «Обновления анализа в Excel» 🙂 От английского «Analyze in Excel updates». Его можно скачать бесплатно на онлайн-сервисе Power BI и сделать много хорошего.
А что именно можно сделать и как – разберем по шагам.
Подключение Excel к отчетам на портале Power BI
После скачивания установите надстройку на компьютере.
2. Следующий шаг. Выберите отчет, к данным которого вы хотите подключиться.
Для этого перейдите в рабочей области Power BI на вкладку Наборы данных + потоки данных, выберите файл и нажмите Анализ в Excel. После нажатия начнется скачивание специального файла с расширением .odc
При первом запуске ODC-файла может потребоваться ввести почту и пароль для доступа к учетной записи Power BI. Если после их ввода Excel «не захочет» работать сразу, его нужно перезапустить.
4. Готово! На листе Excel создана сводная таблица с тем же набором полей, что и в файле Power BI. Можно настраивать сводные таблицы так, как вам нужно.
Таких сводных таблиц, обращающихся к данным Power BI, можно сделать несколько. Для этого нажмите Вставка → Сводная таблица → Использовать внешний источник данных → Выбрать подключение в этой книге.
5. Если данные в вашем отчете Power BI поменялись, в файле Excel их тоже нужно обновить. Для этого нажмите кнопку Данные → Обновить.
Размещение отчетов Excel в сервисе Power BI
Допустим, ваш директор участвует в важном совещании и ему срочно нужно показать инвесторам «ту самую» Excel-табличку, которую вы сделали на прошлой неделе. Не проблема, табличку можно тут же разместить на Dashboard на онлайн-сервисе Power BI, и она станет доступна пользователям.
Кстати, разместить на информационной панели Power BI можно практически все, что есть в вашем файле Excel. Но без фанатизма: там не поддерживаются макросы, элементы управления, отчеты Power View, трехмерные карты и некоторые другие функции. Справедливости ради отмечу, что Power View можно импортировать в Power BI Desktop, а уже pbix-файл загрузить на сервис Power BI.
Раньше закрепление элементов Excel-файла на дашборде Power BI можно было сделать с помощью надстройки Power BI Publisher. Но как отмечалось выше, от нее постепенно отказываются. Теперь это делается по-другому.
1. Перейдите на сервис Power BI и загрузите Excel-файл: нажмите кнопку Получить данные в левом нижнем углу.
2. Загруженный файл появится в списке содержимого рабочей области. Отличить его можно по зеленому значку Excel. Выберите файл мышкой.
3. В открывшемся файле выделите область, которую нужно «перенести» на Dashboard, затем нажмите Закрепить.
Выберите, на какой панели мониторинга нужно закрепить элементы файла.
4. Готово! Отчет появился на панели мониторинга. И директор сможет его тут же увидеть.
Чтобы просмотреть данные, которые используются для создания визуального элемента, откройте их в Power BI или экспортируйте в Excel. В этой статье показано, как экспортировать в Excel. Данные можно экспортировать в Excel из плитки панели мониторинга Power BI и из визуального элемента отчета.
Не все данные могут быть просмотрены или экспортированы всеми пользователями. Существуют меры предосторожности, которые создатели и администраторы отчетов используют при создании панелей мониторинга и отчетов. Некоторые данные ограничены, скрыты или конфиденциальны и не могут быть просмотрены или экспортированы без специальных разрешений. Если вы являетесь конструктором или администратором, выберите вкладку ниже для элементов управления "Администратор" и "Конструктор" для экспорта.
Кто может экспортировать данные
Если у вас есть разрешения на доступ к данным, можно просмотреть и экспортировать данные, которые Power BI используются для создания визуализации.
Если у вас нет разрешений на доступ к данным, вы не сможете экспортировать их или открыть в Excel. Часто данные бывают конфиденциальными или доступны только конкретным пользователям. Дополнительные сведения см. в разделе Рекомендации и ограничения в конце этого документа. Если вы работаете в служба Power BI, вы можете обратиться к администратору Power BI или просмотреть контактные данные владельца панели мониторинга, чтобы запросить разрешения на экспорт. Чтобы найти владельца, щелкните раскрывающийся список рядом с заголовком отчета.
Просмотр и экспорт данных
Просмотрите видео, в котором показан экспорт данных из визуализации в отчете и сохранение их в файл XLSX с последующим просмотром в Excel. Затем сделайте то же самое, выполнив пошаговые инструкции, приведенные под видео.
В этом видео могут использоваться более ранние версии Power BI Desktop или службы Power BI.
Данные защищены при экспорте из Power BI
Владельцы отчетов могут классифицировать и помечать отчеты с помощью меток конфиденциальности Microsoft Information Protection. Если метка конфиденциальности имеет параметры защиты, Power BI будет применять эти параметры защиты при экспорте данных отчета в Excel, PowerPoint или PDF-файлы. Защищенные файлы могут открывать только авторизованные пользователи.
Администраторы безопасности и Power BI могут использовать Microsoft Defender for Cloud Apps для мониторинга доступа пользователей и действий, анализа рисков в режиме реального времени и настройки элементов управления метками. Например, организации могут использовать Microsoft Defender for Cloud Apps для настройки политики, которая не позволяет пользователям скачивать конфиденциальные данные из Power BI на неуправляемые устройства.
Экспорт данных из панели мониторинга Power BI
Откройте панель мониторинга в служба Power BI и выберите плитку с визуальным элементом.
В правом верхнем углу плитки откройте раскрывающийся список "Дополнительные параметры" (. ) и выберите пункт "Экспорт в .csv".
Если плитка была закреплена из отчета с меткой конфиденциальности, вы увидите это предупреждение. Прежде чем принимать решение о том, следует ли экспортировать содержимое, учитывайте конфиденциальность содержимого.
Power BI экспортирует данные в файл CSV. Если выполнить фильтрацию визуализации, экспорт CSV также будет отфильтрован. Браузер предложит сохранить или открыть файл. По умолчанию данные экспорта сохраняются в локальной папке "Загрузки".
Откройте файл .csv в Excel.
Экспорт данных из отчета
Чтобы проиллюстрировать различные параметры экспорта данных из визуального элемента отчета, мы создали гистограмму с накоплением, которая включает в себя:
иерархия, состоящей из страны или региона и города. С помощью этой иерархии можно выполнить детализацию из страны или региона в город и снова создать резервную копию.
фильтр для города
агрегат для процента скидки (число было изменено на среднее).
Теперь мы готовы опробовать два различных варианта экспорта данных. Начните с выбора дополнительных параметров (. ) в правом верхнем углу визуального элемента и выбора "Экспорт данных".
Power BI позволяет экспортировать сводные данные или базовые данные. Так как визуализация имеет агрегат (вы изменили счетчик на среднее), у вас будет два варианта:
Сводные данные;
Базовые данные.
Экспорт сводных данных
Выберите вариант Сводные данные, если вы хотите экспортировать данные, которые отображаются в этом визуальном элементе. Этот тип экспорта показывает только данные (столбцы и меры), используемые для создания визуального элемента. Так как этот визуальный элемент имеет иерархию, вы экспортируете агрегированные данные для полной иерархии. Это означает, что, хотя текущее представление диаграммы показывает два столбца (две страны или регионы), сводные данные будут отображать четыре строки — по одному для каждого города в иерархии.
Если к визуальному элементу применены фильтры, экспортируемые данные также будут отфильтрованы. Если в визуальном элементе есть агрегаты (сумма, среднее и т. д.), экспортируемые данные также будут агрегированы.
Дополнительные сведения о статистических выражениях см. в статье Статистические выражения в Power BI.
В Power BI Desktop вы можете экспортировать только сводные данные в виде CSV-файла. При выборе команды "Экспорт" в браузере появится запрос на сохранение файла. Откройте сохраненный файл в программе Excel. Если вы используете приложение Power BI в Microsoft Teams, вы можете не получить те же запросы. Экспортируемый файл сохраняется в локальной папке downloads или в указанной папке.
В этом примере в экспортированных данных Excel отображается итоговая сумма для каждого города. Так как мы исключили Атланту, этого города нет в результатах. В первой строке электронной таблицы отображаются фильтры, которые служба Power BI использовала при извлечении данных.
Экспортируются все данные, используемые иерархией, а не только данные, используемые для текущего уровня детализации визуального элемента. Например, мы еще не детализировали до уровня города, но наш экспорт включает данные города, а также данные страны или региона.
Экспортированные данные агрегированы. Мы получаем общий процент, по одной строке для каждого города.
Так как мы применили фильтры к визуализации, экспортированные данные будут экспортированы с учетом фильтров. Обратите внимание, что первая строка отображает Примененные фильтры: город — не Атланта, штат Джорджия.
Экспорт базовых данных
Выберите этот параметр, если вы хотите просмотреть данные в визуальном элементе и дополнительные данные из набора данных (см. диаграмму ниже). Если визуализация содержит статистическое выражение, при выборе варианта Базовые данные статистическое выражение удаляется. В этом примере экспорт Excel показывает по одной строке для каждой строки City в наборе данных и процент скидки для этой записи. Power BI выполняет сведение данных, но не агрегирование.
Для некоторых данных базовые данные будут отключены. Дополнительные разрешения могут потребоваться, чтобы увидеть больше данных, чем в данный момент отображается в визуальном элементе (базовые данные). Эти разрешения защищают данные от просмотра или распространения пользователями, не относящимися к целевой аудитории.
При выборе команды "Экспорт" в браузере появится запрос на сохранение файла. Откройте сохраненный файл в программе Excel. Если вы используете приложение Power BI в Microsoft Teams, вы можете не получить те же запросы. Экспортируемый файл сохраняется в локальной папке downloads или в указанной папке.
На этом снимке экрана показана только небольшая часть файла Excel. Он содержит более 100 000 строк.
Экспортируются все данные, используемые иерархией, а не только данные, используемые для текущего уровня детализации визуального элемента. Например, мы еще не детализировали до уровня города, но наш экспорт включает данные как города, так и страны или региона.
Так как мы применили фильтры к визуальному элементу, экспортированные данные будут экспортированы как отфильтрованные. Обратите внимание, что первая строка отображает Примененные фильтры: город — не Атланта, штат Джорджия.
Сведения об экспорте базовых данных
Данные, отображаемые при выборе варианта Базовые данные, могут различаться. Для понимания этих сведений может потребоваться помощь администратора или ИТ-отдела. В Power BI Desktop или служба Power BI в представлении отчетов мера отображается в списке полей со значком калькулятора. Меры можно создавать в Power BI Desktop.
Визуальный элемент содержит | Что вы видите при экспорте |
---|---|
Статистические выражения | Первое статистическое выражение и нескрытые данные из всей таблицы для этого статистического выражения |
Статистические выражения | связанные данные — если визуальный элемент использует данные из других таблиц данных, связанных с таблицей данных, содержащей агрегат (если это отношение равно *:1 или 1:1). |
Меры | Все меры в визуальном элементе и все меры из любой таблицы данных, содержащей меру, используемую в визуальном элементе |
Меры | все не скрытые данные из таблиц, содержащих такую меру (при условии, что эта связь имеет значение *:1 или 1:1) |
Только меры | Все нескрытые столбцы из всех связанных таблиц (для расширения меры) |
Только меры | Сводные данные для всех повторяющихся строк для мер модели |
Экспорт базовых данных не будет включать столбцы даты и времени и вариантов или включать числовые столбцы, если имеется агрегирование.
Настройка параметров экспорта
Конструкторы отчетов Power BI управляют типами параметров экспорта данных, которые доступны для пользователей. Возможные варианты:
Разрешить пользователям экспортировать сводные данные из службы Power BI или Сервера отчетов Power BI
Разрешить пользователям экспортировать сводные и базовые данные из службы или Сервера отчетов
Запретить пользователям экспортировать данные из службы или Сервера отчетов
Мы рекомендуем конструкторам отчетов вернуться к старым отчетам и вручную сбросить параметр экспорта при необходимости.
Чтобы настроить эти параметры, сделайте следующее:
Запустите Power BI Desktop.
В левом верхнем углу выберите Файл>Параметры и настройки>Параметры.
В разделе ТЕКУЩИЙ ФАЙЛ выберите Параметры отчета.
Выберите нужный вариант в разделе Экспорт данных.
Этот параметр также можно обновить в службе Power BI.
Учтите, что конфликтующие параметры портала администрирования Power BI переопределяют параметры отчета для экспорта данных.
Рекомендации и ограничения
Эти рекомендации и ограничения применяются к Power BI Desktop и службе Power BI, включая Power BI Pro и Premium.
В связи с экспортом в Excel следует учитывать ряд важных моментов. Это одна из тех функций, которые разработчики отчетов и администраторы Power BI могут отключать для отдельных пользователей или даже для всей организации. Делается это для того, чтобы предотвратить раскрытие конфиденциальных данные посторонним лицам.
Если вы не можете использовать эту функцию, обратитесь к владельцу отчета и администратору, чтобы узнать, почему вам не удается экспортировать данные из определенного визуального элемента или из всех элементов. Возможно, эта функция была специально отключена и, возможно, они могут включить ее для вас. Иногда экспорт может быть невозможен по особым причинам. Проблема может быть связана с разрешениями, содержимым данных, их типом, типом визуального элемента, именами полей, присвоенными разработчиками, и многим другим. При обращении к владельцу отчета или администратору предложите ему ознакомиться со следующими статьями: Параметры клиента для администратора, Безопасность на уровне строк и Защита данных.
При экспорте данных в Excel скорость скачивания созданной книги может отличаться в зависимости от сетевой полосы.
Максимальное число строк, которые Power BI Desktop и служба Power BI могут экспортировать в файл CSV, — 30 000.
Максимальное число строк, которые приложения могут экспортировать в файл XLSX, — 150 000. Фактическое число может быть меньше 150 000 в зависимости от ограничений запросов и типов визуальных элементов.
Экспорт с использованием базовых данных не будет выполняться, если:
используется более ранняя версия, чем версия 2016;
для таблиц в модели нет уникального ключа;
администратор или конструктор отчетов отключил эту функцию.
вы включаете параметр "Показать элементы без данных" для экспорта Power BI визуализации.
Для экспорта из визуальных элементов матрицы , использующих данные с текущим макетом, рассмотрим следующее:
Матрицы со столбцами и (или) значениями, но не будут экспортированы как строки и (или) значения, но без столбцов
Матрицы только с одной строкой и (или) значениями, но столбцы не будут экспортированы в виде таблицы (без разделителя правой границы)
Если переключатель "Показать в строках" имеет значение "Вкл." в Power BI Desktop для визуального элемента таблицы или матрицы, визуальный формат не сохраняется при экспорте данных в Excel
Если переключатель промежуточных итогов строки имеет значение Off в Power BI Desktop для визуального элемента матрицы, но визуальный элемент матрицы развернут и свернут, экспортированные данные будут содержать промежуточные итоги для строк. Чтобы обойти эту проблему, используйте | expand Все команды из контекстного меню визуального элемента.
При использовании DirectQuery максимальный объем данных, который Power BI может экспортировать, составляет 16 МБ несжатых данных. Непреднамеренным результатом может быть то, что вы экспортируете меньше, чем максимальное количество строк (150 000). Это вероятно, если:
существует очень много столбцов (попробуйте уменьшить число столбцов и повторите экспорт);
существуют данные, которые сложно сжать;
существуют другие факторы, из-за которых увеличивается размер файла и уменьшается количество строк, которые Power BI может экспортировать.
Если визуализация использует данные из нескольких таблиц данных и для этих таблиц в модели данных не существует активных связей, Power BI экспортирует только данные для первой таблицы.
Пользовательские визуальные элементы Power BI и визуальные элементы R сейчас не поддерживаются.
В Power BI вы можете переименовать поле (столбец), дважды щелкнув его и введя новое имя. Power BI рассматривает новое имя как псевдоним. В отчете Power BI в итоге могут оказаться повторяющиеся имена полей, однако в Excel они запрещены. Поэтому когда Power BI экспортирует данные в Excel, псевдонимы заменяются исходными именами полей (столбцов).
Если в файле CSV содержатся знаки Юникода, то текст в Excel может отображаться неправильно. Примерами знаков Юникода являются символы валют и иностранные слова. Вы можете открыть файл в Блокноте, чтобы знаки Юникода отобразились правильно. Если вы хотите открыть файл в Excel, необходимо импортировать файл CSV. Чтобы импортировать файл в Excel, сделайте следующее:
Перейдите на вкладку Данные.
Выберите Получение внешних данных>Из текста.
Перейдите к локальной папке, где хранится файл, и выберите файл CSV.
При экспорте в формат CSV некоторые символы будут экранированы с символом ' в начале, чтобы предотвратить выполнение скрипта при открытии в Excel. Это происходит в следующих случаях:
- Столбец определен как тип "Текст" в модели данных и.
- Первый символ в тексте является одним из следующих: =, @, +,-
Администраторы Power BI могут отключить экспорт данных.
Если к мере применяется строка динамического формата, экспортированные данные не сохранят это форматирование в Excel. Кроме того, в Excel не сохраняется специфичное для визуального оформления форматирование, например процент от общего итога для меры.
To see the data that's used to create a visual, you can display that data in Power BI, or export it to Excel. This article shows you how to export to Excel. Data can be exported to Excel from a Power BI dashboard tile and from a report visual.
Not all data can be viewed or exported by all users. There are safeguards that report designers and administrators use when building dashboards and reports. Some data is restricted, hidden, or confidential, and cannot be seen or exported without special permissions. If you are a designer or admin, select the tab below for Admin and designer controls for exporting.
Who can export data
If you do have permissions to the data, you can see and export the data that Power BI uses to create a visualization.
If you don't have permissions to the data, you won't be able to export or open in Excel. Often, data is confidential or limited to specific users. For details, see the Considerations and limitations section at the end of this document. If you are working in the Power BI service, you can contact your Power BI administrator or you can look up the contact information for the dashboard owner to request export permissions. To find the owner, select the dropdown next to the report title.
Viewing and exporting data
Watch Will export the data from one of the visualizations in his report, save it as an .xlsx file, and open it in Excel. Then follow the step-by-step instructions below the video to try it out yourself.
This video might use earlier versions of Power BI Desktop or the Power BI service.
Data is protected when it's exported out of Power BI
Report owners can classify and label reports using Microsoft Information Protection sensitivity labels. If the sensitivity label has protection settings, Power BI will apply these protection settings when exporting report data to Excel, PowerPoint, or PDF files. Only authorized users will be able to open protected files.
Security and Power BI administrators can use Microsoft Defender for Cloud Apps to monitor user access and activity, perform real-time risk analysis, and set label-specific controls. For example, organizations can use Microsoft Defender for Cloud Apps to configure a policy that prevents users from downloading sensitive data from Power BI to unmanaged devices.
Export data from a Power BI dashboard
Open a dashboard in the Power BI service and select a tile with a visual.
From the upper right corner of the tile, open the More options (. ) dropdown and select Export to .csv.
If the tile was pinned from a report with a sensitivity label, you'll see this warning. Consider the sensitivity of your content before deciding whether to export or not.
Power BI exports the data to a .csv file. If you've filtered the visualization, then the .csv export will be filtered as well. Your browser will prompt you to save or open the file. By default, your export is saved to your local Downloads folder.
Open the .csv file in Excel.
Export data from a report
To illustrate the different options for exporting data from a report visual, we've created a stacked column chart that includes:
a hierarchy made up of Country/Region and City. With that hierarchy, we can drill down from Country/Region to City, and back up again.
a filter for City
an aggregate for Discount percent (count was changed to average).
Now we're ready to try out two different options for exporting data. Start by selecting More options (. ) in the upper-right corner of the visual and choosing Export data.
Power BI gives you the option to export the summarized data or underlying data. Since your visualization has an aggregate (you changed count to average), you'll have two options:
Summarized data
Underlying data
Export summarized data
Select the option for Summarized data if you want to export data for what you see in that visual. This type of export shows you only the data (columns and measures) that is being used to create the visual. Since this visual has a hierarchy, you'll export aggregated data for the full hierarchy. This means that even though your current view of the chart shows two columns (two Country/Regions), your summarized data will display four rows -- one for each City in the hierarchy.
If the visual has filters applied, then the data you export will also be filtered. If your visual has aggregates (sum, average, and so on), the export will also be aggregated.
For help understanding aggregates, see Aggregates in Power BI.
In Power BI Desktop, you'll only have the option to export summarized data as a .csv file. When you select Export, your browser prompts you to save the file. Once saved, open the file in Excel. If you're using the Power BI app in Microsoft Teams, you may not receive the same prompts. Your exported file is saved in your local Downloads folder or in a folder that you specify.
In this example, our Excel export shows one total for each city. Since we filtered out Atlanta, it isn't included in the results. The first row of our spreadsheet shows the filters that Power BI used when extracting the data.
All the data used by the hierarchy is exported, not simply the data used for the current drill level for the visual. For example, we hadn't yet drilled down to the city level, but our export includes city data as well as country/region data.
Our exported data is aggregated. We get a total percentage, one row, for each city.
Since we applied filters to the visualization, the exported data will export as filtered. Notice that the first row displays Applied filters: City is not Atlanta, GA.
Export underlying data
Select this option if you want to see the data in the visual and additional data from the dataset (see chart below for details). If your visualization has an aggregate, selecting Underlying data removes the aggregate. In this example, the Excel export shows one row for every single City row in our dataset and the discount percent for that single entry. Power BI flattens the data, it doesn't aggregate it.
For some data, underlying will be disabled. Additional permissions may be required to see more data than is currently displayed in the visual (underlying data). These permissions protect the data from being inappropriately viewed, re-used, or shared with anyone other than the intended audience.
When you select Export, your browser prompts you to save the file. Once saved, open the file in Excel. If you're using the Power BI app in Microsoft Teams, you may not receive the same prompts. Your exported file is saved in your local Downloads folder or in a folder that you specify.
This screenshot shows you only a small portion of the Excel file; it has more than 100,000 rows.
All the data used by the hierarchy is exported, not simply the data used for the current drill level for the visual. For example, we hadn't yet drilled down to the city level, but our export includes both city and country/region data.
Since we applied filters to the visual, the exported data will export as filtered. Notice that the first row displays Applied filters: City is not Atlanta, GA.
Export underlying data details
What you see when you select Underlying data can vary. Understanding these details may require the help of your admin or IT department. In Power BI Desktop or the Power BI service, in the reporting view, a measure shows in the Fields list with a calculator icon . Measures can be created in Power BI Desktop.
Visual contains | What you'll see in export |
---|---|
Aggregates | the first aggregate and non-hidden data from the entire table for that aggregate |
Aggregates | related data - if the visual uses data from other data tables that are related to the data table that contains the aggregate (as long as that relationship is *:1 or 1:1) |
Measures | all measures in the visual and all measures from any data table containing a measure used in the visual |
Measures | all non-hidden data from tables that contain that measure (as long as that relationship is *:1 or 1:1) |
Measures only | all non-hidden columns from all related tables (to expand the measure) |
Measures only | summarized data for any duplicate rows for model measures |
Export underlying data will not include datetime / variations columns or include numeric columns if there is an aggregation.
Set the export options
Allow end users to export summarized data from the Power BI service or Power BI Report Server
Allow end users to export both summarized and underlying data from the service or Report Server
Don't allow end users to export any data from the service or Report Server
We recommend that report designers revisit old reports and manually reset the export option as needed.
To set these options:
Start in Power BI Desktop.
From the upper left corner, select File > Options and Settings > Options.
Under CURRENT FILE, select Report settings.
Make your selection from the Export data section.
You can also update this setting in the Power BI service.
It's important to note that if the Power BI admin portal settings conflict with the report settings for export data, the admin settings will override the export data settings.
Considerations and limitations
These considerations and limitations apply to Power BI Desktop and the Power BI service, including Power BI Pro and Premium.
There are many considerations related to exporting to Excel. This is one of those features that report designers and Power BI administrators may disable for individuals or even for an entire organization. They do this to ensure that private data isn't exposed to the wrong audience.
If you find that you are unable to use this feature, reach out to the report owner and your administrator to understand why you are unable to export data from a particular visual or from all visuals. It may be that this feature has been purposely disabled and perhaps they can enable it for you. Other times, there may be particular reasons an export does not work. It could be related to permissions, data contents, data type, visual type, how the designer named the fields, and more. When contacting the report owner or administrator, refer them to these articles: Admin tenant settings, Row level security, and Data protection.
When exporting data to Excel, the speed of download of the generated workbook can vary depending on network bandwith.
The maximum number of rows that Power BI Desktop and Power BI service can export to a .csv file is 30,000.
The maximum number of rows that the applications can export to an .xlsx file is 150,000. The actual number may be lower than 150,000 depending on query limits and visual types.
- For export from matrix visuals using Data with current layout, the export limit is 150,000 data intersections. For a table visual, each row has 1 data intersection. For a matrix visual, each row can have 1 or moredata intersections, so the exported rows count can be less than 150,000. (For example, if a matrix visual has 3 data intersections per row, the maximum row count will be 150,000 / 3 = 50,000 rows.) The message "Exported data exceeded the allowed volume. Some data may have been omitted." will be added at the footer of the Excel file when the limit is hit. Consider limiting the dimensions or filter the data to avoid this scenario.
Export using Underlying data won't work if:
the version is older than 2016.
the tables in the model don't have a unique key.
an administrator or report designer has disabled this feature.
you enable the Show items with no data option for the visualization Power BI is exporting.
For export from matrix visuals using Data with current layout, consider the following:
Matrices with columns and/or values but no rows will be exported as having rows and/or values but no columns
Matrices with only one row and/or values but no columns will be exported as table (no right border separator)
If the Show on rows toggle is set to 'On' in Power BI Desktop for a table or matrix visual, the visual format would not be preserved when data is exported to Excel
If the Row subtotals toggle is set to 'Off' in Power BI Desktop for a matrix visual, but the matrix visual has expanded and collapsed sections, exported data will contain subtotals for rows. To work-around this issue, use the Expand | All command from the visual's context menu.
When using DirectQuery, the maximum amount of data that Power BI can export is 16-MB uncompressed data. An unintended result may be that you export less than the maximum number of rows of 150,000. This is likely if:
There are too many columns. Try reducing the number of columns and exporting again.
There's data that is difficult to compress.
Other factors are at play that increase file size and decrease the number of rows Power BI can export.
If the visualization uses data from more than one data table, and no active relationship exists for those tables in the data model, Power BI only exports data for the first table.
Power BI custom visuals and R visuals aren't currently supported.
In Power BI, you can rename a field (column) by double-clicking the field and typing a new name. Power BI refers to the new name as an alias. It's possible that a Power BI report can end up with duplicate field names, but Excel doesn't allow duplicates. So when Power BI exports the data to Excel, the field aliases revert to their original field (column) names.
If there are Unicode characters in the .csv file, the text in Excel may not display properly. Examples of Unicode characters are currency symbols and foreign words. You can open the file in Notepad and the Unicode will display correctly. If you want to open the file in Excel, the workaround is to import the .csv. To import the file into Excel:
Go to the Data tab.
Select Get external data > From text.
Go to the local folder where the file is stored and select the .csv.
When exporting to .csv, certain characters will be escaped with a leading ' to prevent script execution when opened in Excel. This happens when:
- The column is defined as type "text" in the data model, and
- The first character of the text is one of the following: =, @, +, -
Power BI admins can disable the export of data.
If a dynamic format string is applied to a measure, the exported data won't preserve this formatting in Excel. Also, visual-specific formatting such as percent of grand total for a measure isn't preserved in Excel.
С помощью компонента Анализ в Excel можно перенести наборы данных Power BI в Excel, а затем просматривать их и взаимодействовать с ними с помощью сводных таблиц, диаграмм, срезов и других функций Excel. Вам нужен фон перед началом работы? Прежде чем приступить к работе, ознакомьтесь с разделом "Предварительные требования" Подключение Excel для Power BI наборов данных.
Подключение для Power BI данных с помощью анализа в Excel
В служба Power BI в рабочую область, содержащую набор данных или отчет, который необходимо проанализировать в Excel и использовать любой из следующих параметров:
Выберите дополнительные параметры (. ) рядом с именем набора данных или отчета и нажмите кнопку "Анализ в Excel".
Откройте отчет и выберите ExportAnalyze > в Excel.
Выберите набор данных. В области сведений о наборе данных выберите "Анализ в Excel" в строке меню.
Помните, что если выбрать "Анализ в Excel для отчета", то это базовый набор данных отчета, который будет передан в Excel.
Для любого из этих параметров функция "Анализ в Excel" должна устанавливаться автоматически. Щелкните Загрузить.
Если она не устанавливается автоматически, см. статью "Устранение неполадок с анализом в Excel" статьи "Устранение неполадок с анализом в Excel".
Служба Power BI создает книгу Excel, содержащую подключение OLAP к набору данных Power BI, и скачивает эту книгу на компьютер.
Имя файла книги соответствует набору данных (или отчету или другому источнику данных), из которого он был получен. Поэтому, если отчет был назван "Анализ продаж", скачанный файл будет Analysis.xlsxпродаж .
Откройте новый файл Excel.
При первом открытии файла может потребоваться включить редактирование в зависимости от защищенного представления.
Вам также может потребоваться включить содержимое в зависимости от параметров доверенного документа .
При использовании функции анализа в Excel к файлу Excel автоматически применяется любая метка конфиденциальности, применяемая к набору данных Power BI. Если метка конфиденциальности в наборе данных позже изменится более строго, при обновлении данных в Excel метка, применяемая к файлу Excel, обновляется автоматически. Если набор данных становится менее строгим, наследование или обновление метки не выполняется.
Если вы вручную настроили метки конфиденциальности в Excel, они не будут автоматически перезаписаны меткой конфиденциальности набора данных. Вместо этого появится подсказка политики с рекомендацией по обновлению метки.
Сохранение и совместное использование новой книги
Книгу Excel, созданную с использованием набора данных Power BI, можно сохранить как и любую другую книгу. Однако невозможно опубликовать или импортировать книгу обратно в Power BI. Вы можете публиковать или импортировать книги только в Power BI с данными в таблицах или с моделью данных. Так как новая книга только что имеет подключение к набору данных в Power BI, публикация или импорт ее в Power BI будет происходить в кругах!
Сохранив книгу, вы можете предоставить доступ к ней другим пользователям Power BI в своей организации.
Когда пользователь открывает книгу, к которой вы предоставили общий доступ к книге, они увидят сводные таблицы и данные, как они были при последнем сохранении книги. Эти данные могут быть не последней версией. Чтобы обновить данные до текущей версии, потребуется нажать кнопку Обновить на ленте Данные. Так как книга подключается к набору данных в Power BI, пользователи впервые пытаются обновить книгу, они должны войти в Power BI и установить обновления Excel.
Обновление внешних подключений не поддерживается в Excel Online. Так как пользователям необходимо обновить набор данных, рекомендуется открыть книгу в классической версии Excel.
Администраторы Power BI клиентов могут использовать портал администрирования Power BI, чтобы отключить использование функции анализа в Excel с локальными наборами данных, размещенными в базах данных служб Analysis Services (AS). Если этот параметр отключен, функция анализа в Excel отключена для баз данных AS, но по-прежнему доступна для других наборов данных.
Рекомендации и ограничения
В некоторых организациях могут быть групповая политика правила, которые препятствуют установке необходимых обновлений для Excel. Если вам не удается установить обновления, обратитесь к своему администратору.
Безопасность на уровне строк (RLS) поддерживается для Анализа в Excel. RLS применяется на уровне модели данных и всегда применяется ко всем пользователям, обращающимся к данным в отчете. См. дополнительные сведения о безопасности на уровне строк.
В некоторых случаях функция анализа в Excel дает неожиданный результат или работает не так, как нужно. Решения распространенных проблем см. в статье Устранение неполадок с Анализом в Excel.
Только наборы данных Power BI, использующие режим импорта, сохранят иерархии в книгах Анализ в Excel. Наборы данных Power BI, созданные на основе моделей DirectQuery или составных моделей, не сохраняют свои иерархии при использовании функции Анализ в Excel.
Анализ в Excel не поддерживает указание языкового стандарта путем изменения строки подключения после создания книги.
Гостевые пользователи не могут анализировать Power BI данные в Excel для наборов данных, отправленных из другого клиента (исходя из другого клиента).
Анализ данных Power BI в Excel является функцией служба Power BI. Нельзя анализировать данные Power BI в Excel из Сервер отчетов Power BI или Power BI Embedded.
См. раздел "Предварительные требования" Подключение Excel, чтобы Power BI наборы данных для других требований при подключении к данным Power BI в Excel.
- Загрузите DriverFix (проверенный файл для загрузки).
- Нажмите «Начать сканирование», чтобы найти все проблемные драйверы.
- Нажмите «Обновить драйверы», чтобы получить новые версии и избежать сбоев в работе системы.
- DriverFix в этом месяце скачали 502095 читателей.
Расширение файла PBIX принадлежит Microsoft Power BI, корпоративному решению для виртуализации данных. Таким образом, лучший способ открыть его, как вы думаете, – это версия Microsoft Power BI Desktop, которую можно использовать бесплатно. Кроме того, если вы не можете открыть файл с помощью Power BI, проверьте несколько альтернативных вариантов ниже.
Как я могу открыть файл PBIX на моем ПК?
1 Установите Microsoft Power Bi
Поскольку файл PBIX в основном создается Microsoft Power Bi, на вашем компьютере необходимо установить Power Bi, чтобы открыть файл PBIX. При установке Power Bi убедитесь, что вы используете последнюю версию Power Bi. В противном случае он может не открыть файл. Вы можете получить Power BI Desktop здесь.
2 Правильно установите ассоциацию файлов
- Откройте панель управления.
- Найдите программы по умолчанию.
- Войдите в набор ассоциаций.
- Установите Microsoft Power Bi в качестве программы по умолчанию для открытия. pbix файлы расширения.
3 Переименуйте расширение в .Zip
Для просмотра содержимого файла вы можете переименовать расширение в .zip. Это не позволит вам модифицировать или изменять содержимое файла. Но это даст вам доступ к содержимому файла.
4 Открытие файла PBIX в Excel
Хотя вы не можете открыть файл PBIX непосредственно в Excel, вы можете экспортировать данные из Power Bi и импортировать их в Excel для выполнения своей задачи.
Читайте также: