Как открыть календарь в outlook
Большая часть данных советов подходит для корпоративных сред при использовании почтового сервера на базе Microsoft Exchange Server.
Предоставить свой календарь в общий доступ
- Переходим в раздел Календарь в нижней части программы:
Подключить общий календарь в Outlook
- Кликаем по Календарь в нижней части программы:
Создать общий календарь Exchange
Данная возможность впервые появилась в Exchange 2007.
Через графическую консоль
- В консоли управления Exchange переходим в Настройка получателей - кликаем правой кнопкой по Почтовый ящик - Создать почтовый ящик:
С помощью Powershell
Создаем общий почтовый ящик:
New-Mailbox -Name 'Общий календарь предприятия' -Alias 'public_calendar' -OrganizationalUnit 'dmosk.local/Служебные/Общие почтовые ящики' -UserPrincipalName 'public_calendar@dmosk.local' -SamAccountName 'public_calendar' -Room
* OrganizationalUnit — место размещения учетной записи в Active Directory.
Чтобы назначить права, можем воспользоваться рекомендациями выше или ввести следующие командлеты powershell:
Add-MailboxPermission 'Общий календарь предприятия' -User:"dmosk" -AccessRights:FullAccess
* предоставляем полный доступ на управление учетной записью администратору dmosk
Add-MailboxFolderPermission -Identity 'Общий календарь предприятия:\Календарь' -User user -AccessRights Owner
* делаем пользователя user владельцем календаря.
** если у нас английская версия Exchange, вместо Календарь пишем Calendar
Чтобы изменить права на календарь пользователю, которому привилегии уже выдавались, используем не Add- а Set-:
Set-MailboxFolderPermission -Identity 'Общий календарь предприятия:\Календарь' -User user -AccessRights Reviewer
* в данном случае, мы изменили права с владельца на читателя.
Как запросить доступ к чужому календарю
Запрос появится автоматически при подключении общего календаря, если на него нет прав.
Управление правами чужого календаря
Посмотреть текущие права на календарь пользователя можно командой:
Get-MailboxFolderPermission -Identity 'Учетная запись:\Календарь'
* в английской версии Календарь меняем на Calendar.
Для того, чтобы задать нужные права, подключаемся к Exchange. Запускаем Powershell для Exchange от администратора и вводим:
Add-MailboxFolderPermission -Identity 'Учетная запись:\Календарь' -User 'dmosk' -AccessRights Owner
* где Учетная запись — имя учетной записи, календарем которой хотим управлять; dmosk — учетная запись, которой даем права; AccessRights — назначаемые права.
* Варианты для прав:
- Author: создание документов, удаление своих, редактирование своих, просмотр папок, чтение документов
- Contributor: создание документов, просмотр папок
- Editor: создание документов, удаление, удаление своих, редактирование, редактирование своих, просмотр папок, чтение документов
- None: просмотр папок
- NonEditingAuthor: создание документов, просмотр папок, чтение документов
- Owner: создание документов, создание папок, удаление, удаление своих, редактирование, редактирование своих, управление папками, чтение документов
- PublishingEditor: создание документов, создание папок, удаление, удаление своих, редактирование, редактирование своих, просмотр папок, чтение документов
- PublishingAuthor: создание документов, создание папок, удаление своих, редактирование своих, просмотр папок, чтение документов
- Reviewer: просмотр папок, чтение документов
Для управления всеми календарями можно ввести следующую команду:
Foreach ($Mailbox in (Get-Mailbox -ResultSize Unlimited))
* данной командой мы перебираем массив почтовых ящиков и для каждого из них назначаем права Owner пользователю Иванов Иван Иванович.
Outlook календари позволяют создавать встречи, события и собрания с другими пользователями. Вы можете использовать несколько календарей для разных целей, импортировать календари из других поставщиков услуг электронной почты и служб, таких как спортивные команды или профессиональные организации.
Создание встреч, собраний и событий
Встречи, собрания и события имеют несколько сходств. У всех них есть дата и время начала и окончания, тема и место. Вы можете создавать повторяющиеся встречи, собрания и события.
Встречи — это блоки времени, которые можно пометить как свободное, занятое, под вопросом, вне офиса или работу в другом месте.
События похожи на встречи, за исключением того, что по умолчанию они длится не менее одного полного дня.
Собрания — это встречи или события с другими участниками.
В папке Календарь выберите Новая встреча, Новое собрание или Нажмите Кнопка Новые элементы и выберите Событие на весь день, чтобы начать работу. Дополнительные сведения см. в статью Создание и расписание встречи, собрания или события.
Создание дополнительных календарей
Вы можете создавать дополнительные календари в Outlook, чтобы хранить определенные категории встреч, собраний и событий отдельно от других. Например, если вы Outlook для деловых целей, создайте второй календарь для личных встреч. Вы можете добавлять календари для спортивных команд и других профессиональных организаций или импортировать их в основной календарь.
Чтобы создать дополнительный календарь, перейдите в папку календаря. В левой части экрана щелкните правой кнопкой мыши мои календари. Затем выберите Добавить календарь. Вы можете указать имя и место для нового календаря. После нажатия кнопки ОК рядом с существующей папкой календаря появится новая папка календаря. Дополнительные сведения см. в теме Создание дополнительных календарей.
Добавление интернет-календаря или импорт событий из ICS-файла
Многие профессиональные организации, в том числе спортивные команды и клубы, позволяют скачать файл, который можно использовать для добавления ряда встреч или событий в существующий календарь. Например, вы можете импортировать все игры для определенной команды по футболу или команде.
Чтобы подписаться на интернет-календарь, скачайте файл календаря с расширением ICS. Дважды щелкните скачаный файл и скажите Да Outlook если вы хотите импортировать календарь или подписаться на него. Дополнительные сведения см. в этойпубликации.
Добавление людей на собрания
Создание повторяющейся встречи, собрания или события
Чтобы сделать встречу, собрание или событие повторяющимися, при создании элемента календаря на ленте выберите кнопку Повторение. Outlook предлагает множество вариантов повторения.
Ежедневно:используйте этот параметр, чтобы создавать собрания каждый день или каждый X-день (где X — любое число от 1 до 999). Вы также можете выбирать каждый рабочий день.
Еженедельно:используйте этот параметр, чтобы создавать собрания, которые происходят в определенный день или в определенные дни каждую неделю X (где X — любое число от 1 до 99). Например, если вы хотите создать собрание, которое будет происходить раз в другой понедельник, введите 2 в поле Повторяться каждые [] неделю.
Ежемесячно:используйте этот параметр, чтобы создавать собрания, которые происходят в определенный день каждого месяца или раз в несколько месяцев. Вы также можете выбрать параметры, например первую среду каждого месяца, второй четверг каждого месяца или последний понедельник каждого месяца.
Ежегодно:используйте этот параметр, чтобы создавать встречи, которые будут происходить каждый год в определенный день, например день рождения, годовщину или определенный день месяца, например третий четверг ноября.
Дополнительные сведения о повторяющихся встречах, собраниях и событиях см. в теме Как сделать собрание повторяющимся.
Календарь Outlook – интегрированный в почтовый сервис инструмент, позволяющий вести расписание, сохранять важные дела, создавать встречи и собрания. Научившись им пользоваться, вы сделаете рабочие процессы проще, будете быстрее достигать поставленных целей и не потеряете из виду ни одну важную задачу!
Где находится?
Сначала отвечаем на вопрос, где календарь в Microsoft Outlook – если вы не найдете нужную вкладку, то не сможете воспользоваться инструментом! Для доступа ко всем функциям выделена специальная рабочая область – ваше расписание не будет перемешиваться с письмами, деловым или личным общением. Все дела ведутся отдельно!
Где находится календарь в Outlook – разобрались, вы не перепутаете эту иконку ни с чем.
Узнай, как открыть архив в Outlook из нашей статьи.
Если вам неудобно каждый раз заглядывать в отдельную вкладку, чтобы посмотреть на запланированные дела и выделить ежедневные задачи, можно закрепить обзор расписания в разделе «Почта» ! Сразу несколько слов о том, как вывести календарь в Outlook справа:
- Наведите курсор на иконку расписания на нижней панели;
- Появится небольшое окно;
- В правом верхнем углу есть кнопка закрепления обзора – просто нажмите на нее.
Этого достаточно, чтобы данные отображались в другой рабочей области. Теперь вы можете проверять письма, отвечать на входящие, и одновременно будете видеть, что запланировано на сегодняшний день.
Доступные функции
Хватит говорить о том, как найти календарь в Аутлуке – надеемся, вы уже справились с этой задачей. Можно приступить к основной части обзора, разобраться, как же пользоваться этим инструментом и понять, какие функции доступны.
Сначала несколько слов об интерфейсе. Он понятен даже новичкам – перед вами ваше расписание, вы можете выбрать вид его отображения. На верхней панели найдутся кнопки «День» , «Рабочая неделя» , «Неделя» и «Месяц» , данные распределяются по дням недели. Очень удобно выбирать подходящий режим!
Давайте разбираться, как пользоваться календарем в Outlook? В области отображения справа можно выбрать день, на который вы планируете назначить встречу – достаточно просто дважды кликнуть мышкой по ячейке, чтобы открыть меню настроек. Также кнопка «Создать встречу» находится на верхней панели.
Итак, календарь Аутлук — как им пользоваться, чтобы назначать встречи?
- Укажите тему и место в соответствующих полях;
- Добавьте сопроводительный текст;
- Выберите длительность или просто установите временной интервал;
- Не забудьте указать время начала и время окончания встречи;
- Можно выбрать категорию (цветовой маркер, отличающий личное от рабочего), можно пропустить этот шаг;
- Уточните место проведение встречи.
Настройка календаря в Outlook производится следующим образом – встречи предназначены только для вас, они отображаются в вашем расписании и помогают планировать день.
А если вы нажмете на кнопку «Пригласить людей» , встреча автоматически превратится в собрание, напоминание о котором появится и в чужих расписаниях! Также кнопка «Собрание» есть на верхней панели.
Снова возвращаемся к календарю Outlook — как им пользоваться, чтобы назначать собрания? Алгоритм ничем не отличается от алгоритма по созданию встречи, кроме того, что вы можете добавить людей (укажите адреса электронной почты или выберите имена из контакт-листа). Также можно поставить подтверждение ответа – пусть каждый участник собрания отправит вам уведомление о прочтении.
Это основные опции, с которыми стоит познакомиться в первую очередь. Что еще стоит знать? На каждый день недели вы можете добавлять не только встречи и собрания. Можно создавать группы, добавлять контакты, списки задач и заметки – все эти иконки есть на верхней панели!
Кое-что полезное о том, как настроить календарь Аутлук: давайте выставим рабочие часы, чтобы было еще удобнее взаимодействовать с другими пользователями.
- В разделе «Календарь» справа найдите блок «Рабочее время» ;
- Укажите нужные данные и сохраните внесенные изменения.
Это позволит точно очертить границы, когда вы готовы решать рабочие вопросы – вам просто не смогут назначить собрание в нерабочее время.
Напоследок несколько слов о том, как открыть календарь в Outlook – отдельно мы рассказывали, что каждый пользователь может разрешить доступ к своему расписанию другим людям. Это удобно, можно сразу убедиться, что коллега свободен в определенный день и час – и назначить мит в этом окне!
Разобравшись, как работать с календарем в Outlook, вы сможете значительно повысить уровень своей производительности! Больше не надо устанавливать сторонние приложения, искать дополнительные инструменты – все будет под рукой в одном месте. Это удобно, функционально и просто!
Как посмотреть календарь другого пользователя в Outlook и возможно ли это? Рады сообщить, что в почтовом клиенте есть подобная функция – она позволяет быстро сравнивать расписание, чтобы назначать встречи и собрания на удобное время! Хотите научиться пользоваться?
Как открыть доступ?
Начнем с важного предупреждения – опция, о которой пойдет речь в этом обзоре, доступна только лицам с учетными записями Exchange. Если ваш профиль не соответствует этому условию, опция просмотра расписания других пользователей будет недоступна – к сожалению, эта функция предназначается только для корпоративных клиентов.
Прежде чем разбираться, как в Аутлуке посмотреть календарь других пользователей, нужно понять, как можно открыть доступ к этой информации! Эту часть обзора пропускать не стоит, ведь именно с этих настроек все и начинается.
Если вы хотите (вам необходимо) открыть свое расписание другим лицам, необходимо сделать следующее:
- В открывшемся меню выберите расписание, которым хотите поделиться.
Запланировать и создать встречу в Outlook — просто! Читай инструкцию.
Чтобы потом не возникало вопросов, как в Outlook посмотреть календарь другого человека, выбираем пользователей, которые смогут видеть данные:
- В разделе «Кому» необходимо указать имена или электронные адреса пользователей, которые получат доступ к информации;
- Поле «Тема» можно не менять, оно заполняется по умолчанию (можно и поменять – зависит только от вас). сразу понятно, что речь идет о том, как в Outlook посмотреть календарь другого сотрудника.
Следующий шаг – выбор уровня доступа, всего их три:
- Полные сведения (полный просмотр содержимого любого элемента);
- Ограниченные сведения (просмотр тем и данных о доступности);
- Только доступность (данные о вашей занятости в конкретную дату/время).
Когда вы закончите, жмите на кнопку отправки. Каждый из получателей увидит письмо с приглашением подключить ваше расписание – достаточно просто перейти по ссылке, вот и все. Это первый ответ на вопрос, как открыть доступ к календарю в Outlook другим пользователям!
Как запросить права на просмотр?
Разумеется, не будем забывать об альтернативе – не всегда другой пользователь сам пришлет вам ссылку для подключения к его расписанию. Порой об этом приходится попросить, поэтому самое время обсудить, как в Аутлуке посмотреть календарь другого человека, сделав соответствующий запрос пользователю.
- Откройте соответствующий раздел программы и оставайтесь на вкладке «Главная» ;
- Найдите на верхней панели блок «Управление календарями» и кликните по значку «Открыть…» ;
- Теперь выберите действие «Открыть общий…» ;
- В строку «Имя» нужно вписать имя пользователя, также его можно найти через книгу контактов.
Здесь мы переходим к самому интересному! Если предварительно человек не дал вам права на просмотр расписания, система автоматически запросит доступ:
- Вам нужно нажать на кнопку «Да» , что позволит сформировать письмо-запрос;
- Просто ждите – пользователь получит входящее с запросом, должен будет согласиться на представленные условия;
- Через некоторое время вы получите возможность просмотра данных.
Хотите поделиться песней в Instagram (запрещен(а) в РФ) через Директ? Узнайте,возможно ли это из прошлой статьи.
Эта инструкция, как посмотреть чужой календарь в Outlook, подходит для любой версии программы (от 2007 до 2021). Может меняться размещение значков в интерфейсе, но общий алгоритм остается неизменным.
Надеемся, помогли разобраться с вопросом, как в Аутлуке посмотреть календарь коллеги, как запросить права на просмотр расписания, как самостоятельно открыть доступ другим пользователям! Удобная функция, позволяющая наладить рабочие процессы, не правда ли?
Раздел Календарь в Outlook
Для начала работы с календарем в Outlook необходимо в области навигации кликнуть на Календарь.
Вкладка Главная содержит основные команды, необходимые для работы с календарем.
Вкладка Отправка и получение — неизменно во всех разделах Outlook.
Вкладка Папка расширенные функции для работы с календарем.
Вкладка Вид — способ отображения вашего календаря.
Создание события в календаре Outlook
Для того, чтобы создать новое в календаре, находясь в разделе Календарь необходимо на вкладке Главная выбрать, какое событие вы хотите создать
Это приведет к открытию нового окна, в котором осуществляется создание события.
В данном окне также представлен ряд вкладок: Файл, Вставка, Формат текста, Рецензирование.
В поле Тема указывается название события.
В поле Место — место его проведения.
В полях Время начала и Окончание указывается дата и время, в которые будет происходить событие. Для того, чтобы назначить событие на какой-то день без указания конкретного времени, необходимо поставить галочку Целый день.
В самое нижнее поле вводится описание события.
После создания события необходимо нажать на кнопку Сохранить и закрыть, расположенную в левом верхнем углу.
Создание встреч в календаре Outlook
Для того, чтобы создать встречу в Outlook необходимо перейти в разделе Календарь на вкладке Главная нажать кнопку Создать встречу и заполнить появившееся окно:
Создание встречи в Outlook
Вы можете указать время начала и окончания мероприятия,настроить его повторение и сделать другие настройки.
Встречи — это мероприятия, которые появляются в календаре Outlook.
Создание собраний в календаре Outlook
В отличие от встреч, собрания в Outlook подразумевают присутствие на них других участников.
Чтобы создать собрание необходимо в разделе Календарь на вкладке Главная нажать кнопку Создать собрание и заполнить появившееся окошко:
Создание собраний в Outlook
Созданное собрание будет добавлено в ваш календарь, а также направлено другие участникам.
Рабочее время в Outlook
В календаре Outlook вы можете указать границы своего рабочего времени.
Для этого необходимо перейти на вкладку Файл — Параметры — Календарь и в разделе Рабочее время указать время начала и окончания вашего рабочего дня:
Рабочее время в Outlook
Создание нескольких календарей в Outlook
Для удобства работы в Outlook вы можете создать несколько календарей. Для этого необходимо в разделе Календарь на вкладке Главная нажать кнопку Открыть календарь и выбрать пункт Создать новый пустой календарь.
В появившемся окне необходимо ввести имя нового календаря и нажать ОК.
Создание нового календаря
Совместное использование календарей в Outlook
Outlook позволяет использовать календари совместно с другими пользователями.
При этом вы можете поделиться:
- полной информацией, содержащейся в календаре;
- информацией о занятом и свободном времени (без деталей);
- только информацией о доступном времени.
Читайте также: