Как открыть элемент outlook
При первом запуске Outlook пользователь имеет доступ к нескольким типам элементов информации. Outlook хранит эти элементы в следующих папках, которые содержатся в папке Личные папки.
В Календаре отображаются собрания и напоминания о встречах, а также планируются встречи и собрания с другими пользователями. Можно установить вывод оповещения для элементов Календаря. Если оповещение установлено, то в заданное время на экране появляется окно с напоминанием о предстоящем событии или встрече. При планировании собраний имеется возможность просмотра сведений о занятости участников и выбора удобного времени. Также Outlook упрощает отслеживание ежегодных событий, например отпусков и дней рождения.
Контакты Outlook используются для хранения имен, номеров телефонов и адресов деловых партнеров. Списки контактных лиц могут импортироваться в Outlook из других программ.
Задачами, назначаемыми на рабочие дни, можно управлять с помощью служебных и личных списков задач Outlook. Можно установить важность задач, включить выдачу напоминаний о сроке завершения и обновлять сведения о ходе выполнения задачи. В Outlook выполняется отслеживание повторяющихся задач. Outlook также может использоваться для назначения задач другим пользователям и наблюдения за их выполнением.
Заметки в Outlook облегчают создание и публикацию сведений, важных для вас и ваших сотрудников, а также управление этими сведениями.
В папке Удаленные находятся все удаленные элементы.
Общий принцип работы с Outlook таков: открыв папку, нужно выбрать требуемый элемент и автоматически запустится обслуживающая его форма.
Для каждой папки существует набор представлений - способов показа элементов на экране. Набор стандартных представлений включает: таблицу, временную шкалу, карточки и др., но можно создавать и свои собственные с нужными параметрами фильтрации, группировки и сортировки элементов, изменять шрифты представлений.
Настройка параметров представления данных и режимов работы элементов Outlook осуществляется при нажатии соответствующей клавиши в диалоговом окне команды Параметры меню Сервис (рис. 125).
Рис. 125. Окно Параметры
Завершение роботы с Outlook
Для корректного закрытия Outlook выберите команду Файл, Выход и завершение команды.
Для учетных записей POP и IMAP можно хранить элементы Outlook в файле данных Outlook (PST). Если вы хотите открыть или закрыть файл Outlook данных (PST),это можно сделать несколькими простыми действиями.
Выберите файл> открыть & экспортировать >Открыть Outlook файл данных.
Примечание: В зависимости от того, как настроен Outlook, папка, в которой хранится PST-файл, может открыться автоматически. Если этого не произойдет, перейдите к расположению файла. Если вы не знаете, где находится ваш файл данных Outlook, см. статью Поиск файлов данных Outlook.
Выберите Файл данных Outlook (PST) и выберите открыть.
Вы можете удалить файл данных Outlook из области папок, закрыв его. При этом он не удаляется с компьютера.
В области папок щелкните правой кнопкой мыши имя файла данных Outlook и выберите закрыть "Outlook файл данных".
Если у вас есть Файл данных Outlook (PST), который не Область навигации, вы можете добавить его, чтобы работать с элементами в файле данных.
На вкладке Файл выберите Настройка учетных записей > Настройка учетных записей.
На вкладке Файлы данных нажмите кнопку Добавить.
Щелкните файл Файл данных Outlook (PST), который вы хотите открыть, а затем нажмите кнопку ОК.
Файл данных Outlook (PST), созданные с Outlook 2010 сохраняются на компьютере в папке Документы\Outlook Файлы. Если вы используете Windows XP, эти файлы создаются в папке Мои документы\Outlook Файлы.
Файлы данных, созданные в предыдущих версиях Outlook, сохраняются в другом расположении в скрытой папке.
Windows 7 и Windows Vista
диск:\Users\user\AppData\Local\Microsoft\Outlook
Windows XP
диск:\Documents and Параметры\user\Local Параметры\Application Data\Microsoft\Outlook
Совет: Сведения о скрытых папках Windows см. в центре справки и поддержки Windows.
Имя файла, которое вы указываете для Файл данных Outlook (PST), отображается в области навигации. До Outlook 2010 отображалось имя по умолчанию для Файл данных Outlook (PST)Личные папки. Это может привести к путанице при работе с несколькими файлами Outlook данных (PST), созданными в предыдущих версиях Outlook. Рекомендуется использовать описательное отображаемое имя для каждого Файл данных Outlook (PST).
На вкладке Файл выберите Настройка учетных записей > Настройка учетных записей.
На вкладке Файлы данных щелкните Файл данных Outlook (PST) файл > Параметры.
В поле Имя введите описательное имя Файл данных Outlook (PST).
Примечание: Изменение отображаемого имени не приводит к переименованию файла. Изменяется только имя, которое указывается в области навигации.
Если вам больше не нужно получать доступ к файлу данных Outlook, вы можете закрыть его. Файл не будет отображаться в области навигации, но не удаляется с компьютера.
Щелкните правой кнопкой мыши имя Файл данных Outlook (PST), который вы хотите удалить из области навигации, и выберите закрыть имя.
Важно: Office 2010 больше не поддерживается. Перейдите на Microsoft 365, чтобы работать удаленно с любого устройства и продолжать получать поддержку.
Если созданный вами PST-файл не отображается в области навигации, его можно добавить, чтобы можно было работать с его элементами.
В меню Файл наведите указатель на пункт Открыть и щелкните Файл данных Outlook.
Щелкните PST-файл, который вы хотите открыть, а затем нажмите кнопку ОК.
Примечание: Имя папки, связанной с файлом данных, отображается в списке папок. Чтобы просмотреть список папок, в меню Переход выберите пункт Список папок. По умолчанию папке присваивается имя Личные папки.
Ниже приведен список местоположений файлов данных Outlook на компьютере. Некоторые папки могут быть скрыты. Вот что нужно сделать, чтобы просмотреть их:
Щелкните Свойства папки.
Откройте вкладку Вид и выберите параметр Показывать скрытые файлы и папки.
Местоположение файлов в Windows Vista
Outlook данных (PST) диск:\User\имя пользователя\Local Параметры\Application Data\Microsoft\Outlook
Файл автономных папок (OST) диск:\User\имя пользователя\Local Параметры\Application Data\Microsoft\Outlook
Местоположение файлов в Windows XP
Outlook данных (PST) диск:\Documents and Параметры\user\Local Параметры\Application Data\Microsoft\Outlook
Файл автономных папок (OST) диск:\Documents and Параметры\user\Local Параметры\Application Data\Microsoft\Outlook
Обратите внимание на следующее:
Файл данных (который не используется по умолчанию) можно сохранить, скопировать или переместить в другое место на жестком диске или в общей сетевой папке. Для открытия файла личных папок (PST) из общей сетевой папки требуются разрешения на чтение и запись.
Если вам нужно получить доступ к файлу данных, который хранится в общей сетевой папке или на другом компьютере, закройте все программы, которые могут его использовать. К файлу данных может одновременно получать доступ только один пользователь или программа.
PST-файлы нельзя хранить на носителях, предназначенных только для чтения, например компакт- и DVD-дисках.
Примечания: По умолчанию папка с PST-файлом является скрытой. Чтобы перейти к ней в окне проводника, необходимо сначала включить отображение скрытых папок.
В меню Сервис проводника выберите команду Свойства папки.
На вкладке Вид в разделе Дополнительные параметры в категории Файлы и папки в разделе Скрытые файлы и папки установите флажок Показывать скрытые файлы и папки.
Скрытые папки будут отображаться блеклым цветом, чтобы их можно было отличить от обычных.
Вы можете переместить PST-файл Outlook в любую папку на компьютере. Например, некоторые пользователи предпочитают хранить свои данные Outlook на диске D или в папке "Мои документы", чтобы было проще создавать их резервные копии.
Перед перемещением PST-файла может потребоваться изменить его отображаемое имя ("Личные папки") на более понятное. Это поможет различать PST-файлы данных Outlook.
В области навигации щелкните папку Личные папки правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню пункт Свойства для "Личные папки".
Папка Личные папки всегда является папкой верхнего уровня в области навигации представления Почта.
Выберите пункт Дополнительно.
В поле Имя введите понятное название, например Данные Outlook Алины.
Дважды нажмите кнопку ОК.
Теперь можно начинать перемещение файла данных Outlook в другую папку на компьютере.
Просмотрите местоположение файла и его имя в Outlook.
В области навигации щелкните Личные папки (или имя PST-файла) правой кнопкой мыши и выберите пункт Свойства для .
Выберите пункт Дополнительно.
Запомните полный путь к PST-файлу и его имя, указанные в текстовом поле Имя файла.
Закройте Outlook и переместите файл.
С помощью проводника скопируйте каждый PST-файл из стандартной папки (:\Documents and Settings\\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook) в нужную папку.
Примечания: Стандартная папка является скрытой. Чтобы перейти к ней в окне проводника, необходимо сначала включить отображение скрытых папок.
В меню Сервис проводника выберите команду Свойства папки.
На вкладке Вид в разделе Дополнительные параметры в категории Файлы и папки в разделе Скрытые файлы и папки установите флажок Показывать скрытые файлы и папки.
Скрытые папки будут отображаться блеклым цветом, чтобы их можно было отличить от обычных.
На панели управления выберите категорию Учетные записи пользователей, а затем — Почта.
Примечание: Если вы используете классический вид панели управления, дважды щелкните значок Почта.
Щелкните Показать, а затем выберите профиль с PST-файлом.
Выберите файл из списка и нажмите кнопку Параметры.
Перейдите к новой папке, выберите файл данных и нажмите Открыть.
Если вы используете автономный режим Outlook или режим кэширования Exchange, вы можете выбрать для локального файла автономных папок (OST) другую папку или диск.
Дважды щелкните пункт Почта и выберите Учетные записи.
Щелкните Показать, а затем выберите профиль с PST-файлом.
Выберите учетную запись Exchange и нажмите кнопку Параметры.
На вкладке Дополнительно снимите флажок Использовать режим кэширования Exchange.
При следующем запуске Outlook новый OST-файл синхронизируется с вашим почтовым ящиком на сервере Exchange.
В меню Переход выберите пункт Список папок.
Выполните одно из указанных ниже действий.
Если вы используете учетную запись POP3, щелкните папку Личные папки правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню пункт Свойства для "Личные папки".
Примечание: Если вы задали для файла данных другое имя, щелкните его вместо Личные папки.
На вкладке Общие нажмите кнопку Дополнительно.
В диалоговом окне Изменение пароля введите новый пароль длиной до 15 символов и подтвердите его, введя еще раз.
Используйте надежные пароли, состоящие из букв в верхнем и нижнем регистре, цифр и символов. В ненадежных паролях используются не все эти элементы или они не смешаны. Пример надежного пароля: Y6dh!et5. Пример ненадежного пароля: House27. Пароль должен состоять не менее чем из 8 знаков, но лучше использовать парольную фразу длиной не менее 14 знаков. Более подробные сведения см. в статье Создание надежных паролей и их защита.
Очень важно запомнить свой пароль. Если вы забудете пароль, корпорация Майкрософт не сможет его восстановить. Все записанные пароли следует хранить в надежном месте отдельно от сведений, для защиты которых они предназначены.
Снимите флажок Сохранить пароль в списке паролей. Это предотвращает кэширование пароля, поэтому его будет нужно вводить при каждом запуске Outlook. Не забудьте свой пароль.
Важно: Ни корпорация Майкрософт, ни поставщик услуг Интернета, ни администратор почты не имеют доступа к вашему паролю и, если вы забудете его, не смогут помочь вам восстановить содержимое PST-файла.
При щелчке папки учетной записи вам будет предложено ввести пароль. После получения доступа вам не придется снова вводите пароль в течение этого сеанса. Если закрыть и перезапустить Outlook, вам будет предложено ввести пароль при выборе папки.
Важно: Пароль PST-файл не предназначен для защиты от хакеров. Он просто предотвращает просмотр файла другими людьми, с которыми вы вместе пользуетесь компьютером, например членами семьи. Для более надежной защиты данных на компьютере, которым пользуются несколько людей, нужно создать учетную запись Windows, защищенную паролем, для каждого пользователя.
По умолчанию PST-файл имеет отображаемое имя Личные папки. Это может быть неудобно, если вы работаете с несколькими PST-файлами, у которых одинаковые имена. Рекомендуется изменить отображаемое имя.
В области навигации щелкните папку Личные папки правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню пункт Свойства для "Личные папки".
Выберите пункт Дополнительно.
В поле Имя введите понятное название, например Данные Outlook Алины.
Дважды нажмите кнопку ОК.
В области навигации появится папка верхнего уровня с указанным именем. Теперь файл данных можно быстро отличить от других.
Даже если у вас есть тенденции скакать электронную почту, вам может потребоваться очистить некоторые лишние части в области навигации. Не всегда требуется мгновенный доступ к PST-файлу архива. Файл данных Outlook из области навигации, не удаляя его с компьютера.
Щелкните правой кнопкой мыши ненужный файл личных папок и выберите команду Закрыть "Личные папки".
Совет: Боитесь удалить файл и потерять данные? При закрытии PST-файла файл и его элементы не удаляются. Файл просто больше не отображается в области навигации. Вы всегда можете снова добавить PST-файл на экран, выстроив следующее:
В меню Файл наведите указатель на пункт Открыть и щелкните Файл данных Outlook.
Щелкните PST-файл, который вы хотите открыть, а затем нажмите кнопку ОК.
По умолчанию при использовании средств поиска Outlook поиск выполняется только в текущем почтовом ящике. Если не задать область поиска "Все почтовые ящики", поиск по дополнительным файлам данных Outlook на вашем компьютере не производится.
Файл данных Outlook также используется при запуске автоархивации для учетной записи Exchange. Это не то же самое, что кнопка "Архивировать" в Outlook 2016. Дополнительные сведения см. в статье Архивация в Outlook 2016. Чтобы посмотреть параметры автоархивации, узнать, где находится архив, а также отключить эту функцию, см. статью Автоматическое перемещение или удаление старых элементов с помощью автоархивации.
Поиск в другом файле данных Outlook
Открытие файла данных Outlook
В классической версии Outlook (Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010) щелкните Файл > Открыть и экспортировать > Открыть файл данных Outlook.
Выберите нужный файл данных Outlook.
В области навигации разверните папку верхнего уровня файла данных Outlook, чтобы отобразить вложенные папки этого файла. Чтобы посмотреть содержимое вложенной папки, щелкните ее.
Как найти мой PST-файл?
В Outlook 2016, Outlook 2013 и Outlook 2010 новые файлы данных Outlook по умолчанию хранятся в следующих папках:
Windows Vista, Windows 7, 8 и 10 : диск:\Users\имя_пользователя\Documents\Outlook Files\archive.pst
Windows XP : диск:\Documents and Settings\имя_пользователя\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\archive.pst
В более ранних версиях Outlook архивный файл сохраняется в следующих папках:
Windows 7, 8, 10 и Windows Vista : диск:\Users\имя_пользователя\AppData\Local\Microsoft\Outlook\archive.pst
Windows XP : Диск:\Documents and Settings\имя_пользователя\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\archive.pst
По умолчанию поиск Outlook находит только элементы из текущего почтового ящика или файла данных Outlook. Если вы хотите произвести поиск по нескольким PST-файлам, вначале откройте дополнительный файл данных Outlook, а затем измените область поиска.
Открытие файла данных Outlook
В меню Файл щелкните Открыть > Файл данных Outlook.
Выберите нужный файл данных Outlook и щелкните Открыть.
Важно: Если вам не удается найти PST-файл, возможно, он скрыт и нужно отобразить расположение файла.
Изменение области поиска
По умолчанию поиск в Outlook находит только элементы из текущего почтового ящика или файла данных Outlook. Для поиска сразу по нескольким файлам данных измените область поиска с помощью указанных ниже действий.
Выберите в меню Сервис команду Мгновенный поиск, а затем нажмите кнопку Параметры поиска. Также можно щелкнуть стрелку в области "Мгновенный поиск" и выбрать команду Параметры поиска.
Для параметра При поиске показывать результаты выберите вариант из всех папок вместо только из выбранной папки.
Не удается найти PST-файл
Файл архива — это специальный тип файла данных (файл личных папок, PST-файл). При первом запуске автоархивации приложение Outlook автоматически создает файл архива в следующих папках:
Windows 7, 8, 10 и Vista C:\Users\имя_пользователя\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst
Microsoft Windows XP :\Documents and Settings\имя_пользователя\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst
Если папки Local Settings или Local не отображаются, возможно, они скрыты. Чтобы отобразить скрытый PST-файл, выполните инструкции для своей операционной системы:
Windows 7, 8, 10 и Windows Vista
Выберите Оформление и персонализация.
Щелкните Свойства папки.
На вкладке Вид в разделе Дополнительные параметры в категории Файлы и папки в разделе Скрытые файлы и папки установите флажок Показывать скрытые файлы и папки.
Щелкните Свойства папки.
Откройте вкладку Вид и выберите параметр Показывать скрытые файлы и папки.
Прежде чем приступить к рассмотрению конкретных примеров использования Outlook, давайте рассмотрим общие принципы его работы. В данном разделе приведены основные принципы работы с интерфейсом Outlook, основные операции над элементами, а также техника работы со справочной системой Outlook 2002.
Помимо описанных здесь тем, в Outlook существует и много других общих принципов, например работа с категориями, представлениями, поиск, вывод на печать и т. д. Эти случаи будут рассматриваться либо отдельно (глава 16 "Поисковая система Outlook"), либо применительно к одному из описываемых элементов (см. раздел 2.2.3 "Работа с категориями").
Формы и элементы
Как было сказано выше, Microsoft Outlook — это ряд приложений, объединенных в одну интегрированную информационную систему.'Каждое из этих приложений работает с определенным типом документов, в которых, собственно, и хранится соответствующая информация. В терминологии Outlook документы называются элементами, а приложения, работающие с элементами, — формами.
Впервые Outlook как самостоятельное приложение появился в пакете Microsoft Office 97, придя на смену двум программам предыдущих версий Office: планировщику дел Schedule+ и клиенту электронной почты Microsoft Mail (или Microsoft Exchange). Отсюда и происходит подобная структуризация Outlook на формы-приложения и элементы-документы.
Таким образом, как только вы откроете любой элемент, будет запущена форма, обслуживающая именно его. После открытия элемента можно редактировать его поля, внося новую или же изменяя старую информацию.
Папки Outlook
При первом запуске Outlook пользователь имеет прямой доступ к нескольким типам элементов информации. Outlook хранит эти элементы во вложенных папках, которые содержатся в папке Личные папки (Personal Folders). В табл. 1.1 перечислены эти папки с описанием элементов, хранящихся в них.
Таблица 1.1. Основные папки Outlook
Таким образом, общий принцип работы с Outlook следующий: вы открываете папку, выбираете требуемый элемент, автоматически запускается форма, его обслуживающая, и элемент готов к редактированию.
Окна Outlook
Теперь, зная общие принципы внутренней работы Outlook, перейдем к общим принципам внешней. Интерфейс Outlook 2002 прост, удобен и интуитивно понятен. Окно Outlook 2002 состоит из строки заголовка, в которой отображается название открытой папки, а также стандартные кнопки сворачивания, разворачивания и закрытия окна. Ниже строки заголовка расположена строка меню, а еще ниже — панели инструментов. Слева расположена панель Outlook, на которой отображаются ярлыки папок, а справа — панель просмотра информации, в которой отображаются элементы выбранной папки. Ниже будет подробно описана работа с каждым из этих элементов, сейчас же мы уделим внимание основным аспектам работы с интерфейсом в целом.
Как правило, общие настройки отображения информации можно изменить посредством команды Вид (View). Например, чтобы скрыть или отобразить строку состояния (внизу).
Пример 1.7. Изменение общих параметров интерфейса
>Вид > Строка состояния
Большим подспорьем в работе с Outlook являются контекстные меню. Для того чтобы активизировать контекстное меню, необходимо подвести указатель к интересующему вас элементу и щелкнуть правой кнопкой мыши.
Чтобы изменить размер или местоположение панели, следует подвести указатель мыши к стыку одной панели с другой, указатель примет вид разнона-
правленной стрелки. Теперь, удерживая нажатой левую кнопку мыши, можно изменять размер и положение панели. Таким образом можно увеличивать пространство для отображения нужной информации. На рис. 1.14 продемонстрирован вариант измененного (до неузнаваемости) интерфейса Outlook.
Рис. 1.14. Интерфейс Outlook с измененными размерами панелей
Меню Outlook
Меню Outlook состоит из семи элементов. В табл. 1.2 приводятся названия элементов меню Outlook и их назначение.
Название | Назначение |
Файл (File) | Команды для создания, открытия и сохранения элементов Outlook и настройки папок, команды импорта и экспорта данных, а также команды предварительного просмотра и распечатки |
Правка (Edit) | Команды для работы с буфером обмена, команды удаления и перемещения элементов, а также команда определения категории элемента |
Вид (View) | Команды для изменения интерфейса и представления элементов |
Избранное (Favorites) | Команды для работы с элементами папки Избранное, в которой хранятся ссылки на интересующие вас Web-страницы |
Сервис (Tools) | Команды поиска элементов, настройки панелей Outlook и параметров приложения в целом, команды записи макросов и создания форм, а также организатор и адресная книга |
Действия (Action) | Набор этих команд, в отличие от предыдущих, изменяется от выбора папки. Здесь находятся команды для непосредственной работы с элементом. Так, например, для заметок это всего две команды Создать заметку и Переслать |
Справка (Help) | Команды справочной системы Outlook |
Таблица 1.2. Элементы меню Outlook
Панели инструментов
Формально Outlook имеет три панели инструментов: Стандартная (Standard), Web и Дополнительно (Advanced). Для отображения или скрытия панели инструментов есть несколько способов.
Пример 1.8. Отображение панели инструментов
Вид> Панель инструментов> Стандартная или
Кнопки панели инструментов Стандартная и Дополнительно, как и команды меню Действия (Action), частично меняются в зависимости от выбранной папки.
Панель Outlook
Панель Outlook, расположенная слева в окне Outlook (см. рис. 1.5), содержит ярлыки папок, посредством которых пользователь может осуществлять переход от одной папки к другой. Например, для работы с контактами следует нажать ярлык Контакты, в противном случае пришлось бы выполнить следующую операцию.
Пример 1.9. Переход от папки к папке
> Вид > Перейти > Контакты
Если панели Outlook нет на экране, выберите команду > вид > Панель Outlook.
Уменьшить размер ярлыков можно следующим образом:
Пример 1.10. Изменение размера ярлыков
Подведите указатель на пустое место панели Outlook
Мелкие значки (см. рис. 1.7)
Чтобы перейти ко второй группе ярлыков, подведите указатель к кнопке Мои ярлыки (указатель примет вид кисти руки, с указательным пальцем) и нажмите ее. В эту группу входят ярлыки Черновики, Исходящие, Отправленные, Дневник и Обновление Outlook.
Последняя, третья группа — это ярлыки для работы с файловой структурой компьютера: Мой компьютер, Мои документы, Избранное.
При переходе от одной папки к другой нажатием кнопки мыши на ярлыке пользователь может наблюдать элементы только одной папки, как же быть в том случае, если необходимо одновременно работать с элементами разных папок? Outlook позволяет открывать одновременно несколько папок, каждую — в своем окне (см. рис. 1.7). Причем заметьте, что в действительности открыто только одно приложение Outlook, а не несколько его копий.
Пример 1.11. Открытие папки в новом окне
Подведите указатель мыши к папке
Открыть в новом окне (рис. 1.15)
Панель Outlook можно модифицировать так же, как и панель инструментов, добавляя или удаляя ярлыки или даже группы ярлыков, но об этом будет подробно рассказано в разделе 7.2 "Панели Список папок и Outlook".
Рис. 1.15. Папки Outlook
Панель Список папок
Панель Список папок (Folder List) располагается справа от панели Outlook. Отобразить эту панель можно несколькими способами.
Пример 1.12. Отображение панели Список лапок
Вид > Список папок или
Панель Список папок служит для отображения всей структуры папок Outlook, в отличие от панели Outlook, которая содержит лишь ярлыки некоторых папок. Такое отношение аналогично отношению Проводника Windows к рабочему столу Windows.
Продолжая аналогию, заметим, что работа с панелью Список папок в принципе такая же, как и с Проводником. Знак плюс (+) слева от папки показывает, что она содержит вложенные папки, знак минус (—) показывает, что список вложенных папок раскрыт.
Еще раз отметим разницу между папками Outlook и папками Windows. Вся информация Outlook, в том числе и структура папок, хранится в одном файле и ее невозможно увидеть из Проводника. В Проводнике можно увидеть только этот файл, он хранится в папке C:\Windows\Local SettingsVApplication Data\Microsoft\ Outlook\outlook.pst.
Рис. 1.16. Панель Список папок
Панель просмотра информации
Панель просмотра информации является основной частью главного окна Outlook и располагается справа от панелей Список папок и Outlook. На этой панели отображаются элементы текущей папки с ее основными информационными полями. Для просмотра же всех информационных полей необходимо выделить требуемый элемент и дважды щелкнуть по нему левой кнопкой мыши. Открыть элемент для полного просмотра можно также посредством команды Открыть меню Файл.
Например, для элемента Встреча (Meeting) панель просмотра информации отображает тему встречи, ее место, начало и конец, а также вашу занятость на момент встречи. Для отображения всей информации о встрече необходимо активизировать элемент двойным щелчком мыши (рис. 1.17).
Рис. 1.17. Панель просмотра информации и элемент Встреча
Можно изменить текущее представление информации либо выбрав вариант из предлагаемого списка, либо настроив представление самостоятельно.
Пример 1.13. Изменение текущего представления
> Вид > Текущее представление >
Замечание Иногда для более детального отображения информации элемента уместно использовать область просмотра, для чего выполните команду > Вид > Область просмотра.
Панель Заголовок
Щелчок мыши по названию папки в данной панели раскрывает список папок. Для фиксации панели Список папок щелкните по кнопке Чтобы не закрылось, нажмите (Click push pin to keep open).
Также эта панель содержит поле Адрес (Address), о котором более подробно будет рассказано в главе 11 "Работа в Интернете".
1.3.10. Основные операции над элементами
В этом разделе мы на примере элемента Встреча рассмотрим общие принципы работы с элементами.
Прежде всего элемент надо создать, эту операцию можно выполнить несколькими способами.
Пример 1.14. Создание элемента
> Файл> Создать > Встреча
> Действия > Новая встреча (+)
Новая встреча (на панели просмотра информации>
После выполнения любой из вышеперечисленных команд появится форма для элемента Встреча (рис. 1.18).
Создать элемент Встреча можно и не запуская приложение Outlook. Для этого на панели Microsoft Office нажмите кнопку Создать встречу.
Рис. 1.18. Создание нового элемента Встреча
Ввод информации
После создания элемента следует ввести необходимую информацию в поля формы. Подробно о назначении и заполнении полей для каждой формы будет рассказано ниже, сейчас же рассмотрим типичные приемы заполнения разных полей формы.
Чтобы заполнить Текстовое поле (Edit field), необходимо подвести к нему указатель и щелкнуть левой кнопкой мыши. В поле должен появиться курсор, что означает готовность данного поля к вводу информации.
Чтобы заполнить Поле со списком (DropDown List), необходимо нажать на кнопку со стрелкой вниз, справа от поля, и выбрать требуемый элемент из списка (он выделяется синим цветом).
Щелчок кнопки мыши по полю Флажок (CheckBox) либо активизирует его (появляется галочка), т. е. действие, связанное с флажком, выполняется, либо — наоборот (галочка исчезает), т. е. действие, связанное с флажком, не выполняется.
При работе с группой переключателей выбор одного из них (точка в кружке) приводит к выполнению действия, связанного с ним, и отмене других действий в группе.
При заполнении некоторых полей можно воспользоваться кнопками, вызывающими диалоговые окна, посредством которых можно заполнить необходимое поле. Характерным примером является кнопка Контакт (Contact), с помощью которой можно вызвать диалоговое окно, в котором выбирается контакт для данной встречи.
Сохранение, открытие и удаление
После заполнения полей формы нужно сохранить элемент.
Пример 1.15. Сохранение элемента
Сохранить и закрыть (На панели инструментов формы) или +
Иногда требуется изменить некоторую информацию элемента, для чего этот элемент необходимо снова открыть.
Пример 1.16. Открытие элемента
> Файл > Открыть > Выделенные документы (+) или
После открытия формы элемента можно приступать к его редактированию. После того как все изменения внесены, необходимо опять выполнить команду Сохранить и закрыть (Save and Close).
При долгой и плодотворной работе с Outlook может накопиться довольно много ненужной информации, которую рекомендуется удалять. Удаление элементов аналогично удалению файлов в Проводнике Windows.
Пример 1.17. Удаление элемента
Помимо вышеуказанных способов, существует метод графической манипуляции элементом. Для этого выделите элемент и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, перетащите его в папку Удаленные (Delete Items). Для одновременного удаления нескольких элементов выделите их, подведя курсор мыши и удерживая нажатой клавишу .
Данный метод очень прост и применим не только в случае удаления элемента. Например, если вы захотели перенести встречу с одного времени на другое, не надо открывать форму элемента и редактировать его, а просто перетащите элемент на полосу нужного времени на панели представления информации.
При удалении элементов они не удаляются сразу, а остаются в папке Удаленные до тех пор, пока пользователь явно не укажет на очистку папки или на удаление элемента. Если какой-либо элемент удален ошибочно, его можно восстановить.
Данный раздел содержит изложение методов организации информации в Microsoft Outlook. Здесь будут рассмотрены принципы работы с панелями Список папок (Folder List) и Outlook (Outlook Bar).
Панель Список папок
Как упоминалось выше, информация Outlook хранится в специальных папках. Доступ к этим папкам осуществляется посредством специальной панели Список папок (Folder List).
Пример 7.1. Отображение списка папок
При этом между панелью Outlook и панелью просмотра информации появляется список папок. На рис. 7.3 отображен список папок с выделенной папкой Контакты (Contacts).
Рис. 7.3. Панель Список папок
Если названия папок полностью не видны, можно расширить область списка папок, перетащив мышью правую границу панели.
Просмотр списка папок осуществляется при помощи кнопок Раскрыть (Expand) и Свернуть (Collapse), расположенных на панели рядом с именами вложенных папок, содержащих другие папки. Так, все вышеперечисленные папки являются вложенными для папки Личные папки (Personal Folders).
Кнопка Раскрыть имеет вид знака плюс (+), а кнопка Свернуть — знака минус (-). Знак плюс рядом с именем папки показывает, что в ней содержатся вложенные папки. Если нажать на эту кнопку, то список вложенных папок раскроется, а знак плюс при этом трансформируется в минус. На рис. 7.3 знак минус рядом с папкой Личные папки показывает, что список вложенных папок раскрыт.
Новая папка
Помимо папок, устанавливаемых по умолчанию, пользователь имеет возможность создавать собственные, причем сколь угодно большой степени вложенности. Характерным примером создания папки является распределение информации уже существующей папки. Так, например, можно распределить информацию о контактах по двум папкам: Личные и Служебные.
Пример 7.2. Создание новой папки
> Файл > Папка > Создать папку. (или ++)
Имя папки := Личные
Содержимое папки: Элементы типа Контакт (рис. 7.4)
Поместить папку в: Контакты
Рис. 7.4. Диалоговое окно Новая папка
Создавая новую папку, необходимо задать ее тип (Встреча, Дневник, Задача, Заметка, Контакт, Почта), т. е. задать тип элементов, которые будут храниться в папке. Папка Outlook не может одновременно хранить информацию разных типов. При попытке размещения в папке элемента другого типа он будет преобразован к оригинальному.
Если в списке Поместить папку в (Select where to place the folder) выбрана папка Личные папки, папка будет помещена на том же уровне вложенности, что и стандартные папки; если выбрана одна из папок, то создаваемая папка будет вложена в выбранную.
Как уже говорилось, папка Outlook может хранить только элементы одного типа. Однако она может иметь вложенные папки, содержащие, в свою очередь, элементы разных типов.
Рис. 7.5. Диалоговое окно Добавить ярлык на панель Outlook?
Рис. 7.6. Панель Список папок с открытой папкой Служебные
Создание вложенных папок позволяет структурировать имеющуюся в Outlook информацию. Окончательный результат отображен на рис. 7.6.
Для перехода из вложенной папки на один уровень вверх можно воспользоваться кнопкой Перейти на уровень вверх (Up One Level) на панели Дополнительно (Advanced).
Перенос информации между папками
Итак, папка создана, но пуста. Необходимо распределить требуемую информацию по папкам. Для переноса выделенного элемента из одной папки в другую можно использовать один из методов:
- командный метод;
- метод ручной манипуляции элементом.
Командный метод
Перед тем как описать данный метод, стоит уделить внимание вопросу отличия перемещения элемента от его копирования.
Копирование (Сору) — процесс переноса элемента из одной папки в другую, при котором исходный элемент сохраняется в папке, из которой его переносили.
Перемещение (Paste) — процесс переноса элемента из одной папки в другую, при котором исходный элемент не сохраняется в папке, из которой его переносили.
Рассмотрим перемещение элемента Контакт (Kondukova Ekaterina) из папки Контакты в папку Служебные.
Пример 7.3. Перемещение элементов между папками
> Правка > Переместить в папку . (рис. 7.7)
Переместить выделенные элементы в папку Служебные
Пытаясь перенести элемент одного типа в папку, хранящую элементы другого, Outlook автоматически преобразует тип первого к типу последних (см. раздел 3.7 "Преобразование элементов").
Помимо данного способа, можно воспользоваться и буфером обмена, работа с которым была рассмотрена в разделе "Буфер обмена". В данном случае рассмотрим копирование элементов из одной папки в другую.
Рис. 7.7. Диалоговое окно Перемещение элементов
Рис. 7.8. Копирование элементов посредством буфера обмена Office
Пример 7.4. Копирование элементов
> Правка > Буфер обмена Office.
>Правка > Копировать или +
Кондукова Вставить (рис. 7.8)
Метод ручной манипуляции
Данный метод гораздо быстрее и нагляднее, чем предыдущий.
Выделите элемент и, удерживая нажатой правую кнопку мыши, перетащите его либо на пиктограмму папки в панель Список папок (Folder List), либо на ярлык в панели Outlook. Отпустив кнопку мыши, выберите один из способов переноса: Переместить (Move) или Копировать (Сору).
Аналогичные действия можно проделать, удерживая нажатой левую кнопку мыши. При этом, если удерживать нажатой клавишу произойдет копирование (рядом с указателем мыши появится квадратик с плюсом), в противном случае — перемещение.
При копировании элемента следует учесть, что исходный элемент и его копия рассматриваются Outlook как независимые. Поэтому изменения, внесенные в один из элементов, не отобразятся на другом.
Работа с папками
Операции, производимые с папками Outlook, фактически аналогичны работе с папками Windows. Для работы с папками Outlook удобно воспользоваться контектным меню, появляющимся при щелчке правой кнопкой мыши на выбранной папке (рис. 7.9).
Рис. 7.9. Контекстное меню для работы с папкой Outlook
В табл. 7.1 приведено полное описание команд этого меню.
Таблица 7.1. Команды контекстного меню Список папок
Несколько замечаний к данной таблице.
- Для стандартных папок неприменимы команды Переместить, Удалить и Переименовать. Можно перемещать и удалять лишь элементы этих папок.
- Для папки Удаленные (Deleted items) в контекстное меню добавляется команда Очистить папку "Удаленные".
- Для папки Личные папки это меню также содержит несколько дополнительных команд, связанных с ее структурной особенностью. Подробнее о файлах личных папок будет рассказано в главе /5 "Настройка конфигураций".
Ярлыки и панель Outlook
Как говорилось выше, панель Outlook содержит ярлыки папок, которые собраны в специальные группы: Ярлыки Outlook (Outlook Shortcuts), Мои ярлыки (My Shortcuts), Другие ярлыки (Other Shortcuts). Вы можете создавать новые группы, перемещать ярлыки из одной группы в другую, удалять их и переименовывать. Давайте рассмотрим работу с панелью Outlook на примере создания дополнительной группы Мои Контакты, в которой будут находиться два ярлыка: Личные и Служебные.
Пример 7.5. Добавление группы ярлыков
Имя группы := Мои Контакты
Ярлык для панели Outlook.. .
Посмотреть Outlook (рис. 7.10)
Имя папки Личные
Служебные Добавить на панель Outlook
Рис. 7.10. Диалоговое окно Добавить к панели Outlook
Если в списке Посмотреть (Look in) выбрать значение Файловая система (File System), то на панель Outlook можно добавить ярлыки для любых папок файловой системы компьютера.
Итоговый результат создания группы ярлыков изображен на рис. 7.11.
Рис. 7.11. Панель Outlook с добавленной группой Мои Контакты
Еще одним из простейших способов добавления ярлыка является перетаскивание пиктограммы папки с панели Список папок (Folder List) на панель Outlook.
Читайте также: