Как отключить учет по договорам в 1с
Ни для кого не секрет, что многие руководители компаний предпочитают сами заходить в 1С и смотреть конкретные данные: кого-то интересуют реализации и выручка, кто-то следит за движением денежных средств по счетам и т.д. Но в связи с неопытностью многих директоров и неумением обращаться с 1С, это может привести к печальным последствиям: не туда зашел, нечаянно провел документ прошлого периода и т.д. Поэтому очень важно установить права каждого пользователя программы во избежание неловких ситуаций. Ранее мы уже рассматривали вопросы о том, как установить пароль на вход в информационную базу, как заблокировать пользователя, а одной из самых популярных статей на нашем сайте стала публикация о том, как найти того, кто изменил данные в документах. В данной статье сделаем небольшой обзор по разграничению прав и ролей для пользователей 1С: Бухгалтерия предприятия, ред. 3.0.
Совсем недавно мы писали о настройке прав и интерфейса пользователей в 1С: ЗУП. Повторяться не будем, так как все действия, рассмотренные там, применимы к любой конфигурации 1С. Различным может быть лишь «наполнение», в нашем случае – это пользователи и их роли, которые зависят от конфигурации и от того, что заложил в нее разработчик.
Как и в других конфигурациях 1С, настройка пользователей и их прав размещена в разделе «Администрирование» - «Настройка программы» - «Настройка пользователей и прав».
Сразу небольшой нюанс: если у вас отличается картинка от вышеуказанного скриншота, то значит вы как пользователь не наделены полными правами. Менять свои права или устанавливать права другим пользователям может только пользователь с полными правами!
Продолжим рассматривать открывшуюся вкладку «Настройки пользователей и прав».
1 – в разделе «Пользователи» задается список пользователей, их права и настройки.
2 – в справочнике «Профили групп пользователей» задаются поставляемые конфигурацией шаблоны прав профилей пользователей.
Профили групп доступа
Поставляемый список профилей выглядит следующим образом:
• «Менеджер по продажам и т.д.».
Открыв карточку, вы увидите перечень доступных пользователю действий.
Кроме должностных ролей, так же как и в 1С: ЗУП ред. 3.1, в справочник включены профили, используемые как дополнение. В 1С: Бухгалтерии предприятия это:
• «Корректировка нераспознанных документов»;
• «Открытие внешних отчетов и обработок»;
• «Синхронизация данных с другими программами»;
Эти профили не могут работать самостоятельно, поэтому они добавляются к назначенному основному. Отдельно, назначив только эту роль, пользователь не сможет войти в программу.
Некоторые функции могут выполняться только под именем «Администратора», например, синхронизация данных. Но мы можем дополнить этой возможностью другой профиль, например, «Бухгалтер».
Перейдя на закладку «Описание», можно ознакомиться с краткими характеристиками профиля.
Создадим нового пользователя и назначим ему определенные права.
Создание пользователя в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0
Шаг 1. Перейдите в раздел «Администрирование» - «Настройки пользователей и прав» и откройте справочник «Пользователи».
У нас имеется лишь пользователь с именем «Администратор» и все действия выполняются через него. Напоминаем, что если у вас уже выполняли настройку вашего пользователя и ограничили вам возможности, то вы можете не увидеть нужные разделы и настройки.
Шаг 2. Задайте полное имя пользователя. Из справочника «Физические лица» можно «привязать» имеющегося сотрудника и указать подразделение. Сохраните данные – «Записать» и для дальнейшей настройки перейдите в раздел «Права доступа».
Шаг 3. Галочками отметьте права, назначаемые пользователю, указав профиль. Профили можно комбинировать из списка.
Шаг 4. По нажатию кнопки «Отчет по правам доступа», можно ознакомиться с установленными пользователю настройками.
Шаг 5. Запишите изменения, перейдите на закладку «Основное» и сохраните пользователя.
Задача выполнена: пользователь создан, права назначены.
Закройте программу и войдите под именем созданного пользователя.
Визуально отличий в работе с документами вы можете не сразу заметить. Но имеются некоторые ограничения, например, бухгалтер не может менять параметры учета, настройки учетной политики, выполнять какие-то сервисные функции: редактировать пользователей, удалять помеченные объекты, сворачивать базу и т.п. Видно, что список гиперссылок раздела «Администрирование» значительно сокращен для него по сравнению с пользователями с полными правами.
Для примера создадим еще пользователей и назначим им разные роли из предложенных.
Шаг 6. Создадим пользователя «Главный бухгалтер», назначив ему соответствующую роль.
Роль «Главного бухгалтера» не отличается от администратора, но все же лучше этого пользователя выделить, а административные функции передать именно программисту, обслуживающему информационную базу.
Сравнивая интерфейс «Бухгалтера» и «Главного бухгалтера», видно отличие пунктов в разделах программы. Это ограничение роли пользователя. Некоторые пункты меню, имеющиеся у «Главного бухгалтера», у пользователя «Бухгалтер» отсутствуют. Например, раздел «Главное» - у главного бухгалтера имеется пункт «Внесение изменений в ЕГРЮЛ, ЕГРИП», у профиля «Бухгалтер» его нет.
Его интерфейс и права несколько отличны от рассмотренных выше «бухгалтерских полномочий». Так, используя предопределенные роли, можно назначать их пользователям.
Шаг 7. Создадим еще одного пользователя – «Руководитель» и назначим ему роль – «Только просмотр».
Зайдите под именем этого пользователя в программу 1С и попробуйте изменить документ. Доступ к редактированию закрыт. Внести изменения этот пользователь не сможет, т.к. ему разрешен лишь просмотр документов и формирование отчетов.
Создание нового профиля групп
Как вы заметили, предопределенные профили в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0 закрыты для редактирования. Но пользователь может создать при необходимости свой профиль. И самый простой способ — это скопировать имеющийся и взять его за основу.
Шаг 1. Выделите «образец профиля» и нажмите кнопку «Копировать» или «F9» на клавиатуре.
Шаг 2. В открывшейся копии профиля нажмите кнопку «Только выбранные». Отразятся все доступные действия, и вы можете дополнить настройки пользователя, установив нужные вам галочки, или снять, ограничив возможности пользователя.
Вот таким способом можно разграничить права пользователей, используя поставляемые разработчиками профили и дополняя своими.
Остановимся еще на одном интересном моменте – на настройке «Ограничение доступа пользователей в 1С на уровне записей». Что это такое и как это можно применить?
Ограничение доступа пользователей в 1С на уровне записей
В разделе «Настройки пользователей и прав» - подраздел «Группы доступа» имеется галочка – «Ограничивать доступ на уровне записей».
Ее установка предполагает расширенную настройку, позволяющую более гибко регулировать права пользователей для доступа к документам, справочникам и отчетам программы. Наиболее распространенный на практике пример – это разграничение пользователей по организациям.
Шаг 1. Установите галочку на запрос программы о включении настройки, ответьте «Да».
Шаг 2. Перейдите в раздел «Пользователи».
Шаг 3. Откройте карточку пользователя.
Шаг 4. Перейдите на закладку «Права доступа». Выделив профиль, справа отобразится его вид доступа и значение доступа (Все запрещены/Все разрешены).
В нижней части настройки – «Разрешенные значения (Организации)» добавьте из списка организаций ту, с которой разрешено работать пользователю. Значение доступа изменится – «Все запрещены, кроме 1 значения».
Соответственно, для такого разбиения, вам необходимо создать дополнительные роли, способом как мы рассматривали выше и задать им расширенные настройки учета по организациям.
Для предопределенных профилей пользователя доступна настройка, установленная по умолчанию – «Организации».
Откроем профиль пользователя, созданный нами путем копирования.
Шаг 5. На закладке «Ограничение доступа» с помощью кнопки добавить можно дополнить параметры ограничений:
• «Ученые записи электронной почты»;
• «Виды поступления наличных».
Шаг 6. Выбрав значение ограничения для пользователя в нижней части укажите его значение.
Например, пользователю все операции поступления наличных (ПКО) запрещены, кроме выбранных вариантов вида поступления наличных – в нашем примере это «Оплата от покупателя». Другому пользователю можно установить, что он может работать лишь с видом поступления – «Розничная выручка» и т.п.
Но использование разделения прав на уровне записей имеет свои недостатки. Активация настройки вызывает замедление работы программы, т.к. системе приходится проверять наличие прав доступа пользователя к той или иной форме, формируя запросы.
Производительный и стандартный варианты работы
При включенной настройке «Ограничивать доступ на уровне записей» возможен выбор вариант работы:
• «Стандартный» - используемый по умолчанию, применим для файловых ИБ;
• «Производительный» - рекомендуем для клиент-серверных ИБ.
При выборе варианта работы «Производительный» доступ проверяется с помощью регламентного задания. При переключении его можно запустить, нажав на гиперссылку «Обновление доступа на уровне записей».
До завершения выполнения регламентной операции используется «Стандартный вариант работы».
Этот вариант работы рекомендован для клиент-серверных информационных баз, где он работает более эффективно. В файловой информационной базе такой вариант может привести к снижению скорости работы и для них предпочтительней «Стандартный» вариант. Но если в файловой базе работает один пользователь, то производительный вариант не вызовет ограничений и ускорит работу пользователя.
После включения варианта работы «Производительный», в разделе «Регламентные и фоновые задания» появится пункт «Обновление доступа на уровне записей». В задании необходимо установить галочку «Включить», чтобы оно автоматически выполнялось. О включении регламентного задания нам говорят установленные зеленые галочки.
Мы рассмотрели вопросы разграничения прав пользователей в программе 1С: Бухгалтерия предприятия ред. 3.0. Используя предопределенные шаблоны и принципы настройки прав, о которых мы рассказали, даже начинающий пользователь 1С справится с этой задачей. Для более выполнения более серьезной настройки и решения затруднительных вопросов советуем обратиться к специалистам.
Видеоролик выполнен в программе «1С:Бухгалтерия 8» версия 3.0.72.66.
В соответствии с законодательством по бухгалтерскому учету авансы (как полученные от покупателя, так и выданные поставщику) должны учитываться обособленно от расчетов (см. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по его применению, утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н; п. 3 Положения по бухгалтерскому учету «Доходы организации» ПБУ 9/99, утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 32н; п.п. 3, 16 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99 (утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н).
В налоговом учете по НДС авансы также отражаются отдельно (пп. 3 п. 3 ст. 170 НК РФ).
По умолчанию в «1С:Бухгалтерии 8» для всех документов учетной системы применяется автоматический способ зачета авансов и погашения задолженности, суть которого сводится к следующему:
- при поступлении оплаты от покупателя имеющаяся задолженность по договору с покупателем погашается в хронологическом порядке, а поступление сверх суммы задолженности контрагента по договору учитывается как аванс;
- при проведении документа реализации имеющиеся авансы по договору зачитываются в хронологическом порядке;
- при регистрации оплаты поставщику имеющаяся задолженность перед поставщиком по договору погашается в хронологическом порядке, а сумма оплаты сверх имеющейся задолженности учитывается как аванс;
- при проведении документа поступления имеющиеся авансы по договору с поставщиком зачитываются в хронологическом порядке.
При необходимости (например, согласно условиям договора с контрагентом) в программе можно отражать зачет авансов (погашение задолженности) по определенным документам или не зачитывать авансы (не погашать задолженность). Чтобы воспользоваться данной возможностью в разделе Главное - Функциональность на закладке Расчеты необходимо установить флаг Управление зачетом авансов погашением задолженности.
Управлять погашением задолженности позволяет реквизит Погашение задолженности, доступный в формах документов Поступление на расчетный счет, Списание с расчетного счета, Поступление наличных и Выдача наличных. По умолчанию реквизит Погашение задолженности принимает значение Автоматически. При выборе способа погашения задолженности По документу требуется указать документ реализации (документ поступления), задолженность по которому следует погашать. Если выбран способ Не погашать – имеющиеся задолженности погашаться не будут.
Начиная с версии версии 3.0.35 в программе «1С:Бухгалтерия 8» редакция 3.0 появилась возможность вести учет затрат без деления их по подразделениям. Использование новой функции позволит бухгалтерам сократить количество действий в программе и ускорить работу. Подробнее о том, как работает новая возможность в материале эспертов «1С».
Среди пользователей программы 1С:Бухгалтерия предприятия значительную долю занимают малые предприятия, не имеющие обособленных подразделений. При этом стандартная настройка Плана счетов бухгалтерского учета предусматривает ведение учета затрат по подразделениям (рис. 1).
Такая настройка позволяет решать важную управленческую задачу – детализировать затраты по подразделениям, участвующим в процессе производства продукции или оказания услуг. Этот процесс может быть как простым, однопередельным, так и сложным, имеющим несколько этапов, которые, в зависимости от вида деятельности, сложности продукции и требуемых ресурсов, могут проходить в одном или нескольких подразделениях.
Но все-таки малых и средних предприятий, выпускающих технологически простые продукты или оказывающих однотипные услуги, намного больше, чем крупных предприятий со сложным технологическим циклом. К тому же если в штате организации всего несколько человек, говорить о полноценном подразделении не приходится. В этом случае обязательность заполнения поля Подразделения создавало дискомфорт в работе.
Теперь есть возможность отключить учет затрат по подразделениям, что значительно облегчит работу бухгалтерам таких предприятий. Для этого необходимо лишь снять флажок на закладке Производство в форме настроек Параметров учета (рис. 2) и сохранить настройку.
После такого изменения вам больше не придется вводить несуществующее подразделение (например – Основное) и не заполнять ненужное вам поле.
При работе в программе «1С:Бухгалтерия 8» редакция 3.0 нужно практически на каждом шагу делать выбор. Из-за того что организации и виды деятельности весьма разнообразны, в учете должны быть отражены все варианты , что соответственно ведет к увеличению функционала программы, в котором часто бухгалтеру очень сложно сориентироваться. Для облегчения данной задачи в программе появилась новая функция, которая поможет в работе.
Известно, что программы для ведения учета способны выполнять множество различных функций, но нужны ли они все конкретной компании и бухгалтеру? Как показывает практику, не всегда организации требуется полный функционал программы. Бухгалтеру это доставляет дополнительные неудобства, так как ему нужно при каждом входе в программу пробегать глазами через лишние объекты - пункты меню, кнопки, иконки и др., которые не используются в учете организации. Само собой, эти лишние элементы не будут способствовать быстрой и удобной работе. Кроме того, в конфигурации предусмотрено множество «напоминалок» и сервисов, которые также могут быть ненужными бухгалтеру. Данная проблема была решена путем внедрения новой функции, позволяющей отключить неиспользуемые элементы программы.
Ранее (до выхода релиза 3.0.35) включения и выключения некоторых функций выполнялись в форме настройки «Параметров учета». Она осталась там же, но путь к настройкам стал более коротким
Видимость большинства функций можно настраивать путем нажатия одной кнопки из трех предлагаемых: «Выборочная», «Основная», «Полная». Комментарии электронной помощницы помогут Вам определиться с выбором.
Что подразумевает собой та или иная функциональность, Вы можете узнать на закладках формы. При «Основной» сняты все флажки, а при «Полной» – все установлены. При « Выборочной функциональности» Вы сами можете определить, какие опции следует отключить, а какие оставить. Обращаем Ваше внимание, что если изначально Вы выбрали «Основную функциональность», а потом добавили какие-то опции, или же наоборот, после выбора «Полной функциональности» отключили часть функций, то программой будет автоматически установлена «Выборочная функциональность».
Если работа выполняется в новой информационной базе, то в настройках не будет предусмотрено ограничений в пределах полной функциональности программы. Если Вам требуется сократить функциональность в рабочей информационной базе, программа выдаст предупреждение о том, какие настройки нельзя изменить, в связи с тем, что они были использованы во время обработки данных прошлых периодов.
Учет затрат по подразделениям и без
Программа «1С:Бухгалтерия 8» ред. 3.0 имеет еще одну не менее полезную функцию, заключающуюся в возможности ведения учета затрат без деления их по подразделениям (возможность доступна начиная с версии 3.0.35). Она позволяет бухгалтеру выполнять гораздо меньшее количество действий в программе, а значит совершать работу гораздо быстрее.
В число основных пользователей конфигурации 1С:Бухгалтерия входят также малые предприятия, у которых нет обособленных подразделений. Ранее в стандартной настройке Плана счетов бухучета было предусмотрено только ведение учета затрат по подразделениям.
Эта функция необходима для решения важной управленческой задачи - детализации затрат по подразделениям, которые принимают участие в ходе производства продукции или оказания услуг. Данный процесс может быть и простым, и сложным, включающим несколько этапов. При этом в зависимости от того, какой вид деятельности ведет предприятие, а также от сложности продукции и требуемых ресурсов, этапы могут проходить в одном или нескольких подразделениях.
Но основную массу составляют не крупные предприятия, а все же малые и средние, оказывающие однотипные услуги или выпускающие технологически простые продукты. Кроме того, когда штат организации включает всего несколько человек, речи о полноценном подразделении идти не может. Поэтому в таких случаях, обязательное заполнение поля Подразделения ранее создавало дополнительные неудобства в работе.
Теперь учет затрат по подразделениям можно отключить, благодаря чему бухгалтеру не придется тратить время на заполнение ненужных полей. Для этого просто снимите флажок на закладке Производство в настройках Параметров учета и затем сохраните установленный параметр.
Теперь, несуществующее подразделение (например – Основное), а также лишние поля в программе заполнять не нужно.
В программе 1С:Бухгалтерия предприятия взаиморасчеты с контрагентами ведутся в разрезе договоров. Договоры указываются в различных документах. Рассмотрим, как создавать договоры в программе.
Как включить учет по договорам
Отметим, что учет по договорам может и не вестись. Это, конечно, редкость, но разберем, где включить и отключить договоры.
Зайдем в меню «Главное — Настройки — Функциональность». На закладке «Расчеты» есть флажок «Учет по договорам».
Если в программе уже заведены договоры, то отключить функционал уже не получится.
Как создать новый договор
Создать новый договор можно несколькими способами.
Первый способ — открыть справочник в разделе «Справочники — Покупки и продажи — Договоры». Откроется список всех договоров, новый создается по кнопке «Создать».
Второй способ — открыть карточку контрагента и создать договор на закладке «Договоры».
Получите понятные самоучители по 1С бесплатно:
И третий способ — создавать договор непосредственно в документах, после выбора контрагента.
Заполнение договора
Рассмотрим подробнее, как заполнить новый договор.
Для каждого договора указываются организация и контрагент.
Затем нужно указать вид договора: с покупателем, с поставщиком, с комитентом и так далее.
Некоторые поля доступны для заполнения всегда.
- Наименование, номер, дата договора и срок его действия.
- Вид расчетов — указывается в разделе «Дополнительная информация», используется для дополнительной аналитики.
- Тип цен — тип цен номенклатуры для автоматической подстановки в документах.
- Валюта. Для того чтобы выбрать валюту в договоре, нужно ее предварительно создать. По умолчанию доступна валюта «руб.».
Доступность остальных полей зависит от выбранного вида договора.
Разберем еще одну важную настройку — срок оплаты.
В программе можно задать общий срок оплаты по покупателям и поставщикам, после которого задолженность будет просроченной. Указывается это в настройках параметров учета. Но часто бывает необходимо для каждого договора установить свой индивидуальный срок оплаты. В этом случае в договоре ставится флажок «Установлен срок оплаты» и указывается его значение.
Дополнительные реквизиты договора
Для договора можно самостоятельно добавить дополнительные реквизиты. Для этого включим настройку. Зайдем в меню «Администрирование — Настройки программы — Общие настройки».
Установим флажок «Дополнительные реквизиты и сведения». Справа будут доступны две ссылки.
Отличие их в том, что реквизиты сразу видны в договоре, а сведения открываются по отдельной кнопке.
Откроем ссылку «Дополнительные реквизиты».
Найдем пункт «Договоры» и создадим новый реквизит.
Заполняем наименование, тип реквизита и другие поля при необходимости.
После сохранения в договоре появится новое поле.
Таким образом можно создать любое количество полей.
Настройка счетов расчетов с контрагентами в разрезе договоров
Счета расчетов с контрагентами используются для автоматической подстановки счетов учета в документы.
Счета могут задаваться в целом по организации, по группе контрагентов, по контрагентам, а также по договорам. То есть для одного контрагента для одного договора задаются свои шаблоны счетов, а для второго договора другие счета.
Для этого в договоре перейдем по ссылке «Счета расчетов с контрагентами».
Добавим новую запись.
Заполняем счета для договора.
Для другого договора создаем новую запись и также указываем нужные счета. Или, если отдельную запись не создавать, будут использоваться счета, заданные для контрагента или организации.
Печать договора
Договор можно распечатать. Для этого нажмем кнопку «Печать» и выберем пункт «Договор».
Выберем вариант для печати.
Откроется текст договора.
Шаблоны договоров
Печатную форму договора можно менять, а также добавлять новые шаблоны. Для этого зайдем в меню «Справочники — Покупки и продажи — Шаблоны договоров».
Здесь можем создать новый шаблон или изменить существующий.
Например, откроем для редактирования договор поставки.
Менять можно не только фиксированный текст, но и параметры, которые будут подставляться автоматически.
Для этого нажмем кнопку «Вставить в текст» и выберем подходящие реквизиты.
Таким образом можно самостоятельно без привлечения программистов изменить договор.
Читайте также: