Как отключить ознакомление с результатом согласования 1с документооборот
Прошу помощи. Есть бизнеспроцесс согласования счетов. Создал, задал маршрут. Но не могу найти в конфе такого функционала: Задача: Настроить согласование документа с учетом приоритетности резолюции согласовывающих лиц(адресатов). Поясню на примере. Пришел счет, ввели в систему, заполнили форму по шаблону. Запустили бизнеспроцесс. Уведомляться должны одновременно все адресаты. Так и выставлено. Но каждый из адресатов имеет свой приоритет "мнения". По должностной иерархии. То есть есть начальник отдела, главбух, генеральный. Я сперва хотел сделать по порядку начиная с нач отдела. Но тогда этот счет может висеть долго и остальные лица не будут о нем знать пока счет далее по адресу не дойдет до них после резолюции начальника отдела. А начальник отдела может быть и в командировке и подолгу не входить в систему. А счета важные висяяяяяяяяят. По идее по истечению срока хорошо было бы или пересылать далее счет по маршруту в автомате или уведомлять сразу всех(пока так и сделал). Но еще момент. Нужно чтобы после подписи генерального мнение остальных "подписантов" должно быть не важно и счет с резолюцией генерального должен "возвращаться к инициатору" с соответствующим "мнением".
При паралельном согласовании один отклонил и все - капец. Все пропало. Или у вас может быть такое что все против, начальник за - согласование прошло? Смысл тогда всем согласовывать - делайте ознакомления
Ну к примеру продаем стул по 120 руб. менеджер приходит к своему начальнику, и говорит я хочу продать по 100, начальник отклоняет предложение, менеджер идет к руководству и говорит хочу по 100, менеджер согласовывает это предложения. Вот тебе пример, когда один отклонил, но итог согласование.
вопрос то в том что ВСЕГДА виза руководства нужна, правильно же? то есть есть грубо говоря исполнители: запускаются процессы: для начальника отдела и буъгалтера - на ознакомление (пусть там проставят просто согласен/несогласен + аргументы) для руководителя - согласование таким образом и все участники просмотрят заявку и в тоже время реально приниимающий решение должен согласовать. ведь наверняка без визы руководителя и только по визе начальника отдела никто ничего не сделает.
то есть технически согласно функционалу системы нет возможности и согласование и сбор мнений втулить в одно "согласование"?
нееееее)) Я ж обьяснил))) Надо раздать приоритет согласования и все. На тот случай если один из адресатов долгое время не ставит свои резолюции, тогда вышестоящие лица завершают цикл процесса.
если штатно - настроить роли исполнителей, включить туда всех.. правда тогда все будут паралельно получать задачу но зато если кто то согласует то все - согласование пройдет.
+ под вашу задачу походу пилить придется.. внутри роли делать приоритет и прописывать параметры сроков..
можно воспользоваться на этот период и дать доступ к роли Контрольбизнес-процессов и задач и чтобы человек с этими правами согласовывал задачу
В процессе обработки документа в комплексном процессе автора документа заваливают задачи "Ознакомление" с результатами согласования, регистрации, утверждения. Если согласование или регистрация прошла без замечаний и комментариев, совсем не обязательно радостно сообщать это автору документа. Лишние уведомления отвлекают и раздражают работников.
Приступив к внедрению «1С Документооборота» на предприятии, я столкнулся с некоторыми проблемами и неудобствами в работе с данной программой:
- Не блокируется повторный запуск комплексного процесса по документу, если предыдущий процесс не закончен (РЕШЕНО //infostart.ru/public/552828/)
- Если документ проходит несколько согласований, то пользователя отвлекают множество уведомлений о результатах согласований.
- Если пропал интернет, то Администратору высылается куча задач для ознакомления «"Учетные записи электронной почты перестали обрабатываться"»
Часть этих проблем я снял или минимизировал небольшими доработками конфигурации и внешними обработками, которые планирую публиковать. Совсем не обязательно отвлекать автора комплексного процесса уведомлениями о согласовании и регистрации документа, в случае положительного решения без замечаний. К сожалению в настройках комплексного процесса нет возможности отключить лишние уведомления о выполненых согласованиях или регистрации документа.
Для автоматического закрытия задачи:
1.) Используется запускаемая по расписанию подключаемая внешняя обработка:
2. При настройке комплесного процесса, в наименование задачи согласования и регистрации добавить символ нижнего подчеркивания. Например : "_Согласование заявки". Наличие символа подчеркивания в начале наименования задачи является признаком того, что задачу можно автоматически закрывать в случае положительного согласования.
Также попутно обработка закрывает задачу системного администратора с уведомлением о проблемах с электронной почтой. Задача "Уведомление" закрывается, если она устарела на 24 часа.
(1) Так там есть кнопка "согласовать повторно", но если нажать "Завершить согласование", все процесс завершается и больше никаких кнопок мы там не увидим.
Вопрос в том как отменить "нажатие" и возобновить процесс пустив его по другому направлению?
"По уму" там никакой кнопки не должно быть. Процесс и так не куда не движется пока не нажата одна из кнопок.
(8) по идее ничего страшного не произойдёт, БП просто станет на предыдущую точку перед закрытием и дальше пойдёт штатное согласование (и штатное разнесение информации). Возможно придётся вернуть несколько задач в живое состояние (тех кого обломили на согласовании) и опять же возможно появятся дублирующие статусы, если они есть(например, начат ДД.ММ.ГГГГ, согласован ДД.ММ.ГГГГ, остановлен ДД.ММ.ГГГГ, согласован ДД.ММ.ГГГГ, закрыт ДД.ММ.ГГГГ)
(10) Типовые достаточно устойчивы даже к деятельности программеров, а пользователь что-то сильно погнуть не сможет (не, есть уникумы, тут не поспоришь)
(14) некорректно будет работать (отображать информацию) до утверждения, т.е. тот период времени пока бизнес-процесс не двинется по маршруту (нужно смотреть на схему, сколь он длителен). А коль прибежали с воплями "А-а-а верни всё взад" явно период будет коротким.
Так разрабатывают типовые тоже не глупые люди, если я додумался как сделать устойчивые к возобновлению бизнес-процессы, они то уж точно заложили такую возможность, только кнопки не выдали для широкой общественности
Управление задачами и поручениями в 1С Документооборот
Типовой функционал, встроенный в прикладные решения 1С
Идеально подходит для средних, крупных компаний и холдингов со сложной организационной структурой и сложным документооборотом.
Настройка и доработка 1С:Документооборот для борьбы с ошибками. Гарантия на все результаты работ.
Оперативные консультации по 1С:Документооборот без предоплаты. Первая консультация бесплатно.
Ежедневно в организациях принимается большое количество самых разнообразных управленческих решений, поэтому важнейшая функция системы используемого в компании электронного документооборота – реализовывать задания и поручения.
Система электронного документооборота 1С:Документооборот предоставляет пользователям мощнейшие инструменты для управления задачами и обеспечивает четкий оперативный контроль исполнительской дисциплины, фиксируя срок исполнения, даже когда имеет место быть перенаправление задач.
На рабочем столе 1С:Документооборот можно увидеть сразу несколько виджетов с функциями управления задачами, причем для оперативной оценки текущей ситуации не нужно углубляться в систему, достаточно посмотреть основные показатели.
Рис.1 Виджеты в 1С:Документооборот
Выполнение задач
Один из важнейших и самых востребованных пунктов – «Задачи мне», обеспечивающий доступ к задачам текущего пользователя.
Рис.2 Вкладка Задачи мне
Контроль исполнения и отчеты по задачам
Задачи отдела – функционал руководителя подразделения, дающий возможность контролировать загрузку подчиненных, оперативно отслеживать текущую ситуацию по задачам и исполнительской дисциплине.
Рис.3 Задачи отдела
Виджет «Контроль» обеспечивает быстрый доступ к контрольным поручениям и документам с отображением текущих статусов состояния контролируемых объектов.
Рис.4 Виджет Контроль
Подсистема управления процессами в 1С:Документооборот позволяет создавать задачи и поручения различной сложности, как произвольного характера, так и строго регламентированные на основе заранее разработанных шаблонов.
Постановка задач
Задачи в системе – это визуальные фиксированные точки прохождения бизнес-процесса с механизмами управления им.
Рис.5 Задачи в системе
Каждый из участников процесса видит задачи, адресованные непосредственно ему, и, соответственно, в рамках этих задач может осуществлять предопределенные системой действия.
Пользователи, наделенные специальными правами, могут наблюдать, изменять задачи других пользователей и состояние самого бизнес-процесса с целью осуществления оперативного контроля или устранения ошибок.
Например, руководитель, при определенной настройке системы, имеет полный доступ к задачам своих подчиненных.
Рис.6 Исполнитель задачи
Удаление задач
Руководитель также может и вовсе приостановить или прервать активный бизнес-процесс, который, например, был запущен по ошибке, или потерял свою актуальность.
Рис.7 Удаление задачи
Как управлять задачами и поручениями в 1С:Документооборот
Рис.8 Выбор шаблона
Процессы представляют собой заранее настроенные схемы, по которым действия производятся от старта до завершения. По мере продвижения процессов по маршруту пользователям автоматически направляются соответствующие задачи – согласовать, исполнить, утвердить, и т.д
Перечислим типовые процессы, заложенные разработчиками:
*Наиболее востребованный и популярный процесс.
Рис.9 Согласование задачи
Его можно направлять пользователям по одной из трех схем:
- Всем сразу (параллельное согласование).
- По очереди (последовательное согласование).
- Смешанно (параллельно-последовательное согласование).
В качестве согласующих можно использовать конкретных пользователей, системные автоподстановки и ролевую адресацию.
Срок согласования можно устанавливать для каждого согласующего лица индивидуально или конкретной датой и временем, или продолжительностью – дни, часы, минуты.
В результате согласования согласующими могут быть приняты положительные решения «Согласовано», «Согласовано с замечаниями», либо отрицательное – «Не согласовано». Визы согласования могут быть подписаны с помощью электронной подписи.
Рис.10 Варианты согласования
Если результат согласования «Не согласовано», то автору возвращается задача на доработку. После исправления замечаний процесс можно перезапустить на следующий цикл согласования, либо завершить процесс, если замечания неустранимы.
Рис.11 Результаты согласования
По результатам согласования формируется печатная форма листа согласования с визами согласующих, датой согласования и комментариями.
Рис.12 Лист согласования
Макеты печатных форм при наличии определенных знаний и опыта можно редактировать для собственных нужд.
Рис.13 Макет печатной формы
Поручение в 1С:Документооборот ставится процессом «Исполнение». Он может быть запущен произвольно (инициативные поручения), или на основании преднастроенных шаблонов.
Рис.14 Процесс Исполнение
Если исполнителей несколько, самого первого в списке можно назначить ответственным исполнителем по задаче. Ответственный исполнитель завершает свою задачу последним, по результатам исполнения соисполнителями своих задач.
Рис.15 Подготовка отчета о выполненных работах
Если при постановке поручения был указан проверяющий, то после исполнения задач всеми исполнителями проверяющему приходит задача «Проверить результаты исполнения», и при необходимости – вернуть задачи на доработку.
Рис.16 Проверка результата исполнения
Механизм использования шаблонов бизнес-процессов
Устоявшиеся рабочие процедуры любой компании можно описать как шаблоны процессов, и использовать их, как при работе с документами, так и независимо. Шаблоны процессов настраиваются администратором один раз и могут быть предопределенными (нельзя менять) и рекомендательными (можно менять).
Процессы по шаблонам могут запускаться программой автоматически, например, при создании нового документа или при его регистрации.
Рис.17 Шаблоны процессов
Увидеть полный список запущенных процессов и задач можно в разделе «Совместная работа» или «Управление процессами».
Отмена выполнения задачи исполнителя и вложенных бизнес-процессов
Скажу сразу, ранее практически не попадалось задач по бизнес-процессам. А тут пришлось с нуля в также не знакомой мне области создавать подсистему "Претензионно-исковая деятельность".
Проект сдан, теперь началась работа пользователей и появилась потребность администрирования их работы. Всё, что находилось в 1С блогосфере — было по созданию бизнес-процессов и ничего не нашлось толкового по отмене задачи ошибочной и тем более по отмене ошибочного перехода в вложенный БП (бизнес-процесс далее).
Конечно, прилагаемая обработка не взлетит у Вас! У меня свои названия БП и Задача исполнителя так же не стандартно названа. Но для понимания принципа, как образец к действию сгодится для начинающих (а опытные могут дать свои замечания и критику).
Шапка наполнена реквизитами под учет моих карт и моих БП. У меня 11 БП, которые могут стартовать в одном из двух БП, дальше вызовом вложенных сливаются в один маршрут и по цепочке маршрута могут циклически вызываться из одного в другой и снова возвращаться в середину.
Судебное ведение дела уходит то в Апелляцию, может в Кассацию. Из них вызывается Сопровождение в суде, мировое соглашение или на Исполнительное производство. Очень запутанные схемы и пользователи естественно будут ошибаться и не то выбирать при выполнении очередной задачи.
По схемам у меня раздвоение более чем на две ветки не случается и поэтому в шапку забил поля под две ветки. Сначала потерял время над попыткой автоматизации заполнения задачами шапки при выборе документа Претензия, это у меня ведущий документ — из которого централизованно ведется весь ход и управление маршрутом\задачами. Но автоматизации не вышло, это нужно было предусмотреть на стадии проектирования. А я когда проектировал предусмотрел это мне казалось, но только для линейных схем. В задаче у меня был предусмотрен реквизит — Следующая задача и он заполнялся при создании следующей задачи. Но после разделения на две ветки, одна задача созданная из двух уже теряется в этой цепочке.
Тогда принял решение не терять время, на будущее решил, нужно будет создать регистр сведений для записи последовательности задач исполнителя, но это на будущее. А сейчас сделал просто вывод сразу всех полей без управления их видимостью в зависимости от ситуации на маршруте и пользователю выводится карта текущая с отметками выполненных и ожидающих выполнения задач. Пользователь уже сам, проанализировав карту, решает, какую задачу следует удалить и отменить выполнение предыдущей — они выведены в шапку всегда. Напомню, поля заполняются автоматически при выборе документа Претензия.
Так же при переходе в вложенный БП, если это первый шаг нового БП и он ожидает выполнения, то поле с выполненной задачей 1 будет заполнено последней выполненной задачей из БП вызвавшего это вложенный БП. Поле Предыдущий БП заполнится исходным БП. Отменить в этот момент можно текущий БП, при этом автоматом отметятся к удалению задача которая ожидает выполнения в вложенном БП, отменится выполнение предыдущей задачи из вызвавшего БП, удалится ведущая задача, которую автоматически создал БП при создании вложенного и в моем случае ещё свои мелкие необходимости, как например перезапись реквизита Текущий БП у документа Претензия.
Так же замечу, у меня при удалении задачи исполнителя дополнительно производятся нужные в моём частном случае действия, как например установка дополнительных свойств у объекта, для отмены проверки установки пометки удаления на задачу. Это у меня программно запрещено пользователю! Иначе там сразу начался ужас в данных. Но это все сопутствующая лирика.
Так же в правой части шапки добавил возможность руками выбрать из списка точек, нужную точку маршрута и автоматом подтягивается к ней предыдущая точка. Это понадобилось для случая, когда раздвоение маршрута одной веткой упёрлось в точку слияния и этот шаг у нас становится выполненным, но что бы его отменить — придется его отдельно выбрать руками. Автоматом его не определить так просто. Там же, справа, расположена командная кнопка "Отмена выбранной задачи" и под кнопкой пояснение боле менее подробное. Логика работы кнопки зависит от состояния задачи в поле Ручной выбор задачи. Если она выполнена, то предыдущая тоже выполнена и первое нажатие кнопки отменит выполнение выбранной задачи. Карта при этом обновит состояние, она вообще обновляется при основных действиях и есть кнопка обновления карты и заодно кнопка для левого поля шапки обновить задачи. Так вот, вернемся к нашей кнопке в правом поле. Второе нажатие уже удалит отмененную с выполнения первым нажатием задачу и отменит выполнение у предыдущей. Третий раз нажимать не надо, проверок на все случаи не вставлял)))
Спасибо awk, принял замечание по установке транзакции и заодно ещё скорректировал некоторые моменты, в частности получение ведущей задачи у удаляемого БП. Вот скорректированный код основных процедур, кто-то успел скачать уже обработку без исправления к сожалению, а там действительно транзакции не правильно в корне установлены были.
Процедура удаления не выполненного шага и отмены выполнения предыдущего или удаления входа в вложенный БП:
Как принудительно завершить бизнес-процесс и задачи?
Стандартная механика обеспечивает автоматическое завершение бизнес-процесса, когда он достигает точки завершения и все задачи по нему выполнены.
Однако иногда может потребоваться принудительно завершить бизнес-процесс, не дожидаясь, пока он дойдет до точки завершения.
Для этого необходимо установить свойство Завершен бизнес-процесса равным Истина:
Код 1C v 8.х
Далее нужно отметить все задачи по этому бизнес-процессу как выполненные.
1. Отобрать задачи по бизнес-процессу можно с помощью запроса вида:
2. После чего каждой из отобранных задач нужно установить свойство Выполнена равным Истина:
Код 1C v 8.х
Рекомендуется выполнять запись бизнес-процесса и задач в транзакции, чтобы избежать возможного расхождения бизнес-процесса и связанных с ним задач.
Эффективное управление процессами
Регламентируйте работу, используя типовые (шаблонные) и уникальные процессы, задавая жесткую маршрутизацию документов, настраивая запуск процессов по бизнес-событиям. Отслеживайте иерархию процессов, собирая их в цепочки, выстраивайте необходимую последовательность работ. Оценивайте эффективность работы сотрудников по различным показателям: соблюдение сроков и успешность исполнения, количество переносов сроков, результаты согласования и другим.
Готовые шаблоны согласования, рассмотрения, исполнения
В «1С:Документообороте 8» уже предусмотрены 9 готовых процессов: согласование, утверждение, регистрация, рассмотрение, исполнение, ознакомление, приглашение, составные процессы, комплексный процесс. Для каждого процесса предусмотрена своя схема работы, которая легко настраивается под специфику вашего предприятия. Например, процесс согласования может идти параллельно, последовательно, в смешанном режиме и даже по условиям.
- всем сразу (параллельное согласование);
- по очереди (последовательное согласование);
- смешано (параллельно-последовательное согласование).
В качестве согласующих лиц можно указать пользователя или роль, например, «Юрист». Срок согласования может быть общим или индивидуальным для каждого согласующего лица. В рамках процесса согласования могут быть приняты положительные решения «Согласовано», «Согласовано с замечаниями» либо отрицательное — «Не согласовано». Если результат согласования отрицательный («Не согласовано»), после доработки документа процесс можно запустить на следующий цикл согласования. Ведется подсчет всех циклов согласования и сохранение истории всех виз на каждом цикле. Результат согласования можно подписать электронной подписью.
После этого документ получает статус «Рассмотрен» и принятая резолюция отображается в его карточке. Резолюцию можно подписать электронной подписью. При направлении на рассмотрение сотрудник может указать проект резолюции. Тексты резолюций можно быстро выбирать из заранее подготовленных шаблонов.
Процесс «Исполнение». Этот процесс используется для направления на исполнение документов или иных поручений. Успешность исполнения определяет проверяющий, если указан. Список исполнителей может содержать как конкретных пользователей, так и роли (например, «Секретарь»).
- всем сразу (параллельное исполнение);
- по очереди (последовательное исполнение);
- смешано (параллельно-последовательное исполнение). В этом случае можно указать порядок исполнения (одновременно либо после предыдущего исполнителя).
- общий срок для всех исполнителей;
- персональный срок для каждого исполнителя;
- общий срок для всех и, дополнительно, персональный срок для некоторых исполнителей.
Срок исполнения можно указать с точностью до минут. Одного из исполнителей можно назначить ответственным. Он будет отвечать за результат исполнения всего процесса в целом.
Запуск процессов по шаблону
- нужно привязать процесс к виду документа;
- при необходимости указать условие автостарта;
- установить флажок «Запретить изменение процессов»;
- выбрать событие, при котором произойдет автозапуск, например, «Создание внутреннего документа».
После такой настройки процесс будет запущен автоматически, без участия пользователя, в момент нажатия на кнопку «Записать и закрыть» в карточке документа.
Иерархия и история процессов
- кто сейчас работает с документом;
- какие процессы и задачи запущены по документу;
- какие из них исполнены, с каким результатом, в какие сроки;
- какие не исполнены и просрочены.
Программа показывает всю иерархию процессов, начиная от исходного и заканчивая подпроцессами, которые были созданы исполнителями во исполнение своих задач.
Контроль процессов
Любой процесс можно поставить на контроль. Процесс, в карточке которого указан Контролер, ставится на контроль автоматически. Предметы (документы, файлы и т. п.) процессов наследуют признак контроля от процессов. Например, если по приказу запущен процесс Исполнение, поставленный на контроль, то приказ тоже отображается как контрольный. На контроль можно поставить не только весь процесс, но и отдельную задачу.
Что можно поставить на контроль? Все, что угодно: входящие, исходящие и внутренние документы, файлы, письма, процессы и задачи, мероприятия, проекты и проектные задачи, и даже то, чего нет в программе. Контроль позволяет следить за сроками и ходом выполнения работ. Программа сама отследит истекающий или пропущенный срок контроля и сообщит об этом по почте.
- установите срок контроля;
- напишите примечания для себя;
- и нажмите «Поставить на контроль».
Поставленные на контроль объекты отмечаются значком «К» зеленого или красного цвета.
- показывает все контрольные карточки, в которых сотрудник является контролером;
- удобно отслеживать и переносить контрольные сроки, снимать объекты с контроля, выводить отчеты, создавать на основании контрольных карточек письма или записи календаря;
- выводит самые просроченные объекты в первых строках вверху.
Мониторинг и аналитика
- время просрочки;
- количество просроченных процессов;
- число циклов согласований;
- средние трудозатраты и другие.
При росте или снижении показателей ниже порогового значения программа будет информировать вас по почте.
Управление задачами и поручениями в 1С Документооборот
Каждый день компании принимают самые различные управленческие решения. По этой причине используемые системы электронного документооборота должны уметь реализовывать поручения и задачи.
У 1С:Документооборот имеются мощные инструменты, которые позволяют управлять задачами и обеспечивать четкий контроль их выполнения. Система дает возможность фиксировать сроки исполнения даже в случае, если имело место перенаправление.
На рабочем столе программы вы увидите несколько виджетов, предназначенных для управления задачами. Для того, чтобы оперативно оценивать задачи, вам не нужно углубляться в систему, вам сразу доступны все основные показатели.
Выполнение задач в 1С Документооборот
Один из самых важных пунктов — "Задачи мне". Здесь все перечислено списком.
Контроль за исполнением и отчеты
В данном разделе присутствует функционал, предназначенный для руководителей подразделений. Он позволяет проконтролировать, насколько загружены подчиненные. Здесь можно просматривать текущую ситуацию по выполняемым задачам и отслеживать исполнительскую дисциплину.
Через виджет "Контроль" можно быстро получить доступ к контрольным поручениям. Здесь же присутствуют и статусы текущих состояний объектов.
Имеющаяся здесь подсистема управления процессами дает возможность создавать поручения и задачи различной степени сложности. Как произвольного характера, так и сделанные на основе имеющихся шаблонов.
Постановка задач
Что представляют из себя задачи в системе? Это визуализированные точки, через которые проходит бизнес-процесс. Кроме того, присутствуют механизмы управления ими.
Все участники процесса видят те задачи, которые предназначены непосредственно им. Можно действовать только в рамках, которые выставлены системой.
Пользователи, которые имеют особые права, могут отслеживать задачи других пользователей и изменять их. Им доступен просмотр состояния бизнес-процесса в целях оперативного устранения ошибок.
Руководителю выставляются такие настройки, которые позволяют иметь доступ ко всем задачам подчиненных.
Управление задачами
У руководителя есть права для того, чтобы вовсе остановить бизнес-процесс. Он может быть запущен по ошибке или потерять свою актуальность.
Как в 1С:Документооборот осуществляется управление задачами и поручениями?
Процессы в системе представляют собой ранее настроенные схемы: от начала и до завершения. Во время этого движения выставляются различные задачи: утвердить, исполнить, согласовать. Разработчики заложили следующие типовые процессы:
- согласование (файлов, вопросов, документов) — производится с одним или несколькими сотрудниками;
- исполнение поручений одному сотруднику или группе коллег, для этого настраиваются контроль, порядок проверки;
- рассмотрение документов, по результатам ответственное лицо должно составить резолюцию;
- ознакомление с документами без получения "обратной связи", ответы можно получить, воспользовавшись двумя предыдущими процессами;
- регистрация исходящей, входящей и внутренней документации;
- подписание/утверждение документов ответственным лицом;
- приглашение на мероприятие;
- комплексный процесс для автоматизации процессов со сложной структурой.
Процессы можно отправлять:
- по очереди;
- всем сразу;
- смешанно.
В качестве согласующих можно задействовать системные автоподстановки, конкретных пользователей и ролевую адресацию.
Сроки согласования выставляются индивидуально. Как на конкретную дату, так и на определенный промежуток времени(минуты, часы, дни).
В результате согласующие могут принимают соответствующие решения: "Согласовано с замечаниями", "Согласовано" или "Не согласовано". Решения подписываются с помощью электронной подписи.
В случае, если вынесено решение "Не согласовано", то задача отправляется на доработку. После ее завершения можно запустить повторный цикл согласования. Если замечания невозможно устранить, то процесс завершается.
После согласования создается печатная форма. На нее наносятся визы согласующих, комментарии и дата.
При наличии определенного опыта и знаний можно редактировать печатные формы для своих нужд.
Поручениям ставятся процессы "Исполнение". Они могут быть настроены произвольно или на основе имеющихся шаблонов.
В случае, если исполнителей несколько, то можно назначить одного из них ответственным. Такой сотрудник завершает задачу последним. Только тогда, кода со всем справились соисполнители.
Об использовании шаблонов бизнес-процессов в 1С Документооборот
Устоявшиеся процедуры в любой организации описываются как шаблоны процессов. Их часто применяют при работе с документацией. За настройку процессов отвечают администраторы. Они могут быть рекомендательными (можно изменять) и предопределенными (нельзя изменять).
Процессы, которые выполняются по шаблону, запускаются автоматически, к примеру, при создании нового документа.
Увидеть все запущенные процессы можно в разделе "Управление процессами" и "Совместная работа".
Лицензия на сервер + 100 рабочих мест. Электронная поставка.
Оперативные консультации по 1С:Документообороту. Первая консультация бесплатно.
Настройка и доработка 1С:Документооборот для борьбы с ошибками. Гарантия на все результаты работ.
Типовой функционал, встроенный в прикладные решения 1С
Идеально подходит для средних, крупных компаний и холдингов со сложным документооборотом
В этой статье мы рассмотрим вопросы настройки процессов согласования (в том числе сложные процессы согласования) в решении для построения системы электронного документооборота «1С:Документооборот».
Что чаще всего понимают под «согласованием документа»?
Согласование – это способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа с точки зрения оптимальности намеченных решений, соответствия предполагаемых решений положениям действующего законодательства, а также правовым актам, определяющим компетенцию организации, издающей документ.
Это относится не только к документам, например, согласованию приказа, согласовывать можно отдельные файлы, а также проведение мероприятий, заведение контрагентов для использования в системе и проектов, отдельные проектные задачи и многие другие объекты системы.
Рис.1 Возможные предметы для процесса
При этом глобальная цель процесса согласования – повысить качество не только согласуемых документов, но и реальных управленческих решений, которые обычно стоят за этими документами, поэтому процесс согласования является важнейшей административной процедурой и организационным инструментом, с помощью которого обеспечивается управляемость компании.
Процесс согласования в 1С:Документооборот
Процесс, реализованный в программе, можно использовать как самостоятельный процесс для согласования договоров перед их подписанием, а также заявок на оплату или закупку ТМЦ перед их оплатой (в отдельных случаях ежедневной «рутины» может быть даже настроено автоматическое согласование), так и в качестве элемента комплексного процесса для сложной многошаговой обработки документов.
Рис.2 Процесс Согласование
Для того чтобы настроить шаблон любого процесса, в том числе и согласования, необходимо перейти в раздел «Управление процессами» и выбрать пункт меню «Шаблоны процессов».
Рис.3 Шаблоны процессов
После этого откроется рабочее место администратора бизнес-процессов по настройке шаблонов процессов в системе.
Рис.4 Рабочее место администратора бизнес-процессов
Обратите внимание, что обычным пользователям этот функционал недоступен, настраивать шаблоны процессов могут только пользователи со специальными полномочиями, дающими права на данную подсистему.
Попробуем создать новый шаблон процесса на примере согласования документа «Заявка на расходование средств», а также построить маршрут согласования заявки в 1С.
Находясь в разделе «Согласование», нажимаем кнопку «Создать». Открывается окно создание нового процесса согласования.
Рис.5 Создание шаблона согласования
Заполняем уникальное название шаблона. Если необходимо показывать наш шаблон процесса ограниченному кругу пользователей – указываем рабочую группу шаблона. При этом можно разрешить изменение этого шаблона пользователям данной рабочей группы.
Рис.6 Название шаблона
На второй вкладке настраиваются основные параметры процесса согласования:
Рис.7 Параметры процесса согласования
Здесь указываем название процесса, которое будет видеть пользователь в своих задачах. Рекомендуем использовать имя предмета в наименовании, так сразу будет понятно, что именно нужно согласовывать.
Можно заполнить расширенное описание, чтобы пользователю при выполнении своей задачи было четко понятны функции и действия, которые необходимо выполнить.
Далее настройка маршрута согласования в следующей табличной части требует выбрать тип согласования. Система позволяет направлять процесс согласования документов всем участникам согласования сразу, по очереди, либо смешанно.
Далее из состава пользователей системы необходимо подобрать участников процесса, указать сроки исполнения для каждого из них. При этом в шаблоне можно указать только относительные сроки – в днях, часах или даже минутах.
Рис.8 Указание сроков исполнения процесса
Только при установленных сроках исполнения в дальнейшем мы сможем контролировать исполнительскую дисциплину, а также подключать возможность эскалации решений.
При подборе исполнителей можно использовать не только конкретных пользователей, но и встроенный механизм автоподстановок:
Рис.9 Механизм автоподстановок
Автоподстановки – встроенный предопределенный механизм системы, позволяющий подставлять значения реквизитов связанных объектов. Добавление своих автоподстановок возможно только с использованием программирования.
Еще один «умный» механизм подбора участников процесса – ролевая адресация:
Рис.10 Ролевая адресация
Роли исполнителей также настраиваются в разделе «Управления процессами».
Обратите внимание, что именно использование автоподстановок и ролевой адресации является наиболее предпочтительным при построении маршрутов бизнес-процессов в системе, поскольку именно такой подход в дальнейшем позволит значительно облегчить администрирование подсистемы управления бизнес-процессами в системе.
Если согласование заявок по условиям требует подбора согласующих, необходимо воспользоваться функционалом настройки маршрутизации бизнес-процесса.
Рис.11 Настройка маршрутизации бизнес-процесса
Настройка условий возможна по довольно сложным алгоритмам – с использованием практически всех реквизитов объектов системы или с использованием встроенного языка программирования системы.
Рис.12 Настройка условий бизнес-процесса
На третьей вкладке настройки шаблона маршрута согласования можно настроить предметы процесса.
Рис.13 Настройка предметов процесса
Предметы могут быть различными по типу:
- Основной предмет – в результате исполнения процесс будет изменять статус у документа – согласован, не согласован, согласован с замечаниями;
- Дополнительный предмет – статусы изменяться не будут;
- Заполняемый предмет – в ходе исполнения задачи пользователь будет должен заполнить этот предмет по предложенному шаблону и алгоритму.
Рис.14 Выбор роли предмета
Если в процессе будет использоваться несколько предметов, можно настроить порядок их отображения:
Рис.15 Порядок отображения ролей предмета
В следующей табличной части вкладки можно отрегулировать видимость того или иного предмета на каждом шаге процесса:
Рис.16 Видимость предмета процесса
Для заполняемого предмета процесса здесь настраивается шаг процесса, на котором от пользователя потребуется заполнений данного предмета:
Рис.17 Шаг процесса
На последней вкладке настройки маршрута согласования можно настроить проверку условия, при соблюдении которого пользователь сможет выполнить свою задачу. Настройка условий схожа по своей сути с настройкой условий маршрутизации.
Рис.18 Настройка условий процесса
На первой вкладке не забываем назначить настроенный нами шаблон определенному виду документа, в нашем случае – Заявке на расходование средств.
Рис.19 Назначение шаблона виду документа
Рис.20 Заполнение значения Кому назначен шаблон
Здесь же можно настроить механизм эскалации задач, позволяющий оптимизировать бизнес процесс и минимизировать человеческий фактор.
Рис.21 Настройка механизма эскалации задач
Рис.22 Автовыполнение задач
Настройка правил эскалации позволяет автоматически завершать тот или иной шаг процесса, либо перенаправлять неисполненную задачу, например, непосредственному руководителю исполнителя, в зависимости от временных условий.
Рис.23 Правила эскалации
Как показывает этот пример, даже настройка очень простого шаблона маршрута согласования требует от администратора достаточно знаний и опыта работы с системой, понимания внутренних механизмов и зависимостей объектов. Настройка же более сложных процессов согласования документов, например, такого процесса как согласование договоров в 1С Документооборот, потребует значительного времени и знаний, поскольку для него характерно такое явление, как повторное согласование или желание вовсе отменить согласование на каком-то этапе.
Для решения подобных задач, особенно на этапе внедрения системы, когда необходима методологическая и консалтинговая поддержка, наиболее оптимальным и выгодным подходом является вовлечение профессиональных исполнителей, имеющих достаточный багаж знаний и опыта внедрения подобных систем, что позволит исключить нелепые ошибки и добиться положительных результатов в короткие сроки, и что наиболее важно – сэкономить бюджет компании.
Профессиональные специалисты нашей компании готовы всегда помочь вам во внедрении системы электронного документооборота на базе программного продукта «1С:Документооборот 8»!
Читайте также: