Как отклонить эсф от поставщика в 1с
Можно ли отклонить выставленный контрагентом счет-фактуру на основании того, что не хочется пересдавать расчеты по налогам? Всегда ли нужно пересдавать отчетность, если были исправленные или дополнительные счета-фактуры?
Чтобы уберечь читателей от принятия неверных решений в таких ситуациях, buxgalter.uz обратился за комментариями к специалистам.
Нервы на пределе, – именно так можно описать типичное состояние среднестатистического бухгалтера в последний день сдачи отчетов. Почему так?
Альфия Н., главбух:
– «Меня посетила мысль – отклонить исправленный счет-фактуру, выставленный магазином, у которого мы в октябре покупали запчасти для служебного авто. Продавец вдруг вспомнил, что он – плательщик НДС. Я, конечно, понимаю, что не одобрить в этом случае счет-фактуру – это неправильно во всех отношениях. Но мои-то отчеты уже благополучно сданы вообще-то!
В этой ситуации мне еще повезло, пришлось пересдавать отчет только за октябрь и ноябрь. Да – и за ноябрь тоже, потому что я, зная, как виснет сайт my.soliq.uz в последние дни сдачи отчетов, подвела итоги и сдала отчет заранее – 16 числа. А исправленный был выставлен на утро следующего дня… Но два месяца – пустяки с учетом того, что в любой момент кто угодно может выставить исправленный счет-фактуру практически за любой период – и пяти, и шестимесячной давности… А это означает, что нужно будет пересдавать отчеты за каждый из этих пяти-шести месяцев.
Желание отказать, честно говоря, возникло из-за отношения ко мне со стороны других контрагентов, которые отказали в принятии счетов-фактур, выставленных мной. У нас с ними спор идет с начала года. Дело в том, что у нас контракты на год и по правилам мы, как поставщик, должны выставлять им счета-фактуры за объемы, поставленные за прошедший месяц. Но они отклоняют их из-за того, что по своим документам все провели еще в 2019 году, когда проплатили по договорам. Я им все объяснила, как должно быть по правилам, ознакомила их с разъяснениями налоговых консультантов. Мне показалось, что мы поняли друг друга. Но на следующий же день после того, как я сдала отчет, посыпались отказные… Они не хотят исправлять свои по сути ошибки.
А как быть мне и другим, кто стремиться работать по правилам? В моем случае с учетом счетов-фактур, в подписании которых мне отказали, сделать перерасчеты потом будет сложно. Как формировать реестр исходящих ЭСФ за прошедшие месяцы в ситуациях, когда контрагент не хочет и слышать о том, что он не прав»?
Ольга БУСАРОВА, эксперт «Нормы»:
– «Отказ в принятии счета-фактуры должен быть обоснованным и объективным. По действующему законодательству у налогоплательщика есть право исправлять ошибки и недочеты при оформлении счетов-фактур в любое время в течение срока исковой давности. Обосновывать отказ тем, что не хочешь пересдавать отчеты, – это неправильно. При этом, на мой взгляд, на проблему должен обратить внимание НИЦ «Янги технологиялар», как регулятор системы ЭСФ.
Система ЭСФ должна автоматически «принимать» их по истечении 10 календарных дней . Возможно, в технологии принятия исправленных ЭСФ было бы справедливым дать возможность покупателю в течение большего срока иметь возможность отклонить ЭСФ. Допустим, не 10, а, например, 15 или 20 дней. Потому что нужно изучить обоснованность исправлений и подготовиться к сдаче уточненного расчета НДС. Но до любых изменений в этом вопросе должен действовать общий порядок – 10 дней ».
Гульнара ЭРГАШЕВА, налоговый консультант:
– «Если к содержанию выставленного счета-фактуры, вне зависимости от его вида, нет претензий, его нужно принимать.
Обратите внимание: принятие исправленного счета-фактуры не всегда приводит к пересдаче налоговых расчетов. Расчеты не пересдают плательщики налога с оборота. Плательщики НДС могут также их не пересдавать, если от вносимых исправлений не страдает бюджет . Т.е. если НДС к зачету становится больше, можно ничего не пересдавать, если к зачету – меньше, пересдать однозначно нужно .
Также нужно быть готовым к камеральным проверкам, особенно если при пересдаче страдает бюджет.
Рассматриваемая ситуация еще раз показывает, насколько всем нам пора менять свое отношение к работе, стать более ответственными. Любая ошибка и неточность в составлении и рассмотрении электронных счетов-фактур оборачивается нежелательными последствиями не только для самого налогоплательщика, но и для его контрагентов».
Светлана ГОЛОСОВА, аудитор, директор ООО «TRI-S-AUDIT»:
– «Отказать контрагенту в принятии выставленного им счета-фактуры, если при его формировании не было допущено никаких ошибок, – это, как минимум, глупо. Хотя на практике можно встретить все что угодно, в том числе – и отказы, мотивированные нежеланием пересдать отчеты.
Благодаря системе ЭСФ и электронной отчетности все возникающие на практике нестыковки видны налоговикам. И любая нестыковка в данных – это повод для изучения ситуации и разбирательства. Кроме того, если ваши неправомерные действия останутся незамеченными сегодня, со временем проблема только усугубится. Отклоняя счет-фактуру без уважительной причины, вы только оттягиваете момент решения проблемы и усложняете меры, которые обязательно последуют для устранения как самой ошибки, так и ее последствий».
Подготовил Олег ГАЕВОЙ
Разъяснения экспертов отражают их мнение и создают информационную основу для принятия Вами самостоятельных решений.
Если вести юридически значимый документооборот при помощи сертифицированного оператора и системы ЭДО, интегрированной с учётной системой, ошибки возникают редко, но всё-таки нельзя сказать, что они совершенно исключены.
Но допускать ошибки в электронных счетах-фактурах (ЭСФ) нельзя, ведь они выступают как отчётные документы по НДС для налоговых и контролирующих органов. Если в ЭСФ содержатся ошибки, может возникнуть путаница в учёте. Чтобы такого не происходило, выставившая документ сторона имеет возможность его отозвать.
ЭСФ может быть отозван из программы 1С, если в ней активирован сервис 1С:ЭДО, или непосредственно из информационной системы электронного документооборота.
Зачем отзывают ЭСФ?
Можно ли аннулировать ЭСФ в 1С?
Учётная программа на платформе 1С:Предприятие 8.3 не предусматривает операцию отзыва ЭСФ. Однако, если аннулировать регистрационные записи в книгах учёта сторон, СФ не будет иметь юридической силы.
Может ли отзыв быть отклонён получателем?
Да, у получателя есть возможность отказаться от отзыва ЭСФ, на это даётся 10 дней. При наличии доказательств, что система не работала в это время, а значит и отказ не мог быть оформлен, срок увеличивается. Если отзыв ЭСФ отклонён, то он аннулируется, ЭСФ же продолжает считаться действительным. Если получатель не стал пытаться отклонить отзыв, ЭСФ аннулируется.
Какой срок даётся на отзыв ЭСФ?
Возможность отозвать ЭСФ предоставляется 10 календарных дней начиная с момента, когда документ был выписан. Корректировочный ЭСФ требуется выставить за 5 дней с того момента, когда контрагент дал на это согласие. Исправленный отзыв может быть выписан не позднее чем через 3 года – это период принятия НДС к вычету.
Для отзыва ЭСФ услуги оператора оплачиваться отдельно не должны: выплата производится только за первичную отправку исходящих СФ.
Если вы собираетесь внедрять безбумажный документооборот, обращайтесь к нашим специалистам. У нас обширный опыт работы с системой ЭДО и есть собственные разработки в сфере её организации. Система документооборота выстраивается полностью – от и до, так что ей сразу же можно будет пользоваться без всяких неудобств.
Технология обладает важными особенностями:
- позволяет работу с операторами 1С:ЭДО и Контур.Диадок в рамках одного интерфейса;
- с теми же операторами доступен прямой роуминг;
- исходящие стоят 7 рублей за комплект;
- легко кастомизируется под различные сценарии;
- обладает поддержкой маршрутов согласования;
- работа с документами ведётся в личном кабинете, 1С либо электронной почте;
- поддерживает обмен любыми типами документов;
- автоподпись может производиться без вашего участия;
- ещё целый ряд преимуществ.
Обмен ЭСФ через телекоммуникационные каналы связи позволяет вести документооборот быстрее, а обходится дешевле. При этом документы остаются юридически значимым, что позволяет проводить операции с НДС.
Хотите получать подобные статьи по четвергам?
Быть в курсе изменений в законодательстве?
Подпишитесь на рассылку
Для аннулирования ЭСФ необходимо выполнить следующие действия:
Откройте вкладку Журнал Счетов-фактур.
Выберите фильтр и под-фильтр для интересующего счета-фактуры.
Выберите из списка ЭСФ к которому планируется выписать исправленный ЭСФ и нажмите Выписать исправленный Счет-фактуру.
На форме ЭСФ с данными скопированными с основного ЭСФ, к которому выписывается исправленный ЭСФ , отредактируйте доступные поля.
В поле Вид Счета-фактуры отмечено значение Исправленный и указаны дата и номер ЭСФ, к которому выписывается Исправленный ЭСФ.
Для редактирования открыты все поля, кроме полей раздела В и С: ИИН/БИН (РНН реорганизованного лица); Отправитель/Получатель; Адрес места нахождения; Серия свидетельства плательщика НДС; Номер свидетельства плательщика НДС; Статус отправителя/получателя.
Подпись сертификатом
- Выберите один из способов указания сертификата:
- Из файловой системы.
Для указания пути к сертификату, в окне Электронная Цифровая Подпись нажмите Путь к сертификату.
Найдите и выберите файл сертификата и нажмите Открыть.
Используйте сертификат подписи RSA для индивидуальных предпринимателей либо GOST для юридических лиц.
В окне Электронная Цифровая Подпись нажмите Подписать.
В окне для ввода PIN кода введите пароль вашего сертификата и Ввод.
Для ускорения процедуры в дальнейшем, добавьте сертификат в хранилище браузера.
В хранилище браузера невозможно добавить сертификат подписи GOST.
1. Нажмите Добавить в хранилище браузера.
2. После получения подтверждения об успешно добавлении сертификата в хранилище, нажмите Продолжить.
Из хранилища сертификатов.
Если в браузере уже имеется сертификат, нажмите Хранилище браузера.
Выберите необходимый сертификат из списка и нажмите Продолжить.
Используйте сертификат подписи RSA для индивидуальных предпринимателей либо GOST для юридических лиц.
Для подтверждения успешного создания исправленного счета-фактуры, нажмите OK.
Созданный ЭСФ отобразится в списке отправленных ЭСФ еще не просмотренных пользователем.
Аннулированный ЭСФ отобразится в списке аннулированных ЭСФ.
Причину аннулирования можно посмотреть в соответствующем поле открыв аннулированный счет-фактуру.
Электронный счет-фактура (далее ЭСФ) - счет-фактура, документ выписанный в электронном виде посредством информационной системы электронных счетов-фактур (далее ИС ЭСФ). Форма ЭСФ утверждена Приказом Министра финансов РК от 9 февраля 2015 года № 77 «Об утверждении Правил документооборота счетов-фактур, выписываемых в электронном виде».
Конфигурация «1С:Бухгалтерия 8 для Казахстана» позволяет выписывать и получать электронные счета-фактуры посредством экспорта и импорта XML файлов электронных счетов-фактур.
6. XML файл загружается в конфигурацию. Для ЭСФ, имеющегося в информационной базе, фиксируются результаты его обработки (присваивается регистрационный номер, статус отправки и другие данные).
Перед тем, как начать обработку ЭСФ, необхдимо произвести настройку конфигурации и выполнить настройку обмена ЭСФ. Для этого, заходим в разде Администрирование – Общие настройки – Электронные счета-фактуры.
В настройках обмена электронными счетами-фактурами устанавливается галочку на пункте «Обмен с ИС ЭСФ через выгрузку/загрузку XML файлов». На этом настройка обмена ЭСФ завершена.
Выписка ЭСФ
Рассмотрим процесс выписки ЭСФ в конфигурации «1С:Бухгалтерия 8 для Казахстана» более детально.
1. Создание документа ЭСФ
В соответствии со статьей 263 НК РК поставщик вправе выписывать счета-фактуры как в электронном виде, так и на бумажном носителе. При этом часть документов может выписываться в электронном виде, а часть на бумажном носителе. Поэтому способ выписки конкретного документа в конфигурации указывается в форме счета-фактуры.
При выписке счета-фактуры в электронном виде, необходимо установить признак «В электронном виде» и создается документ Электронный счет-фактура (гиперссылка «Создать ЭСФ»).
Электронный счет-фактура заполняется автоматически данными из документа Счет-фактура. При этом пользователь может скорректировать или дозаполнить данные ЭСФ (Еще - Редактировать документ). Документ ЭСФ имеет форму аналогичную электронному документу ИС ЭСФ и содержит все необходимые разделы, утвержденные Правилами документооборота ЭСФ
2. Выгрузка документа ЭСФ в XML файл
Выгрузка документа ЭСФ в XML файл производится по кнопке «Выгрузить в файл», которая расположена в документе Электронный счет-фактура. При выгрузке в выбранной папке сохраняется файл в формате XML.
3. Импорт документа ЭСФ в ИС ЭСФ
Если ошибок во время от правки не обнаружено, то загруженный файл ЭСФ отображается в левой части окна, в разделе «В работе» - «Импортированные».
4. Отправка документа ЭСФ в ИС ЭСФ
Обратите внимание! Датой выписки ЭСФ является дата отправки в ИС ЭСФ. При этом дата выписки и дата совершения оборота могут отличаться (статья 263 НК РК).
5. Выгрузка документа ЭСФ из ИС ЭСФ
Для того, чтобы произвести выгрузку документа ЭСФ из ИС ЭСФ необходимо нажать кнопку «Экспортировать», которая располагается в журнале Счетов-фактур. Для экспорта ЭСФ в журнале счетов-фактур отмечаются ЭСФ, которые необходимо импортировать в конфигурацию. После выбора ЭСФ, нажимаем на кнопку «Экспортировать». Послеэтого система автоматически создает документ в формате XML, который можно импортировать в конфигурацию «1С:Бухгалтерия 8 для Казахстана».
6. Загрузка документа ЭСФ из XML файла в конфигурацию
Для того, чтобы произвести загрузку документа ЭСФ из XML файла в конфигурацию «1С:Бухгалтерия 8 для Казахстана» необходимо пройти в раздел Покупка и продажа – Сервис – Загрузить электронные счета-фактуры из XML файлов. В форме осуществляется загрузка как исходящих, так и входящих ЭСФ. Нажимаем по кнопке «Загрузить из файлов», расположенной вверхней части. При нажатии на данную кнопку открывается диалоговое окно для выбора файла, выгруженного из ИС ЭСФ.
Во время загрузке происходит поиск ранее выписанногодокумента ЭСФ, который соответствует загружаемому из ИС ЭСФ. Если ЭСФ с соответствующими данными найден в конфигурации, то он отобразится в табличной части формы, в графе «Электронный счет-фактура». Для того, чтобыобновить данные из загружаемого ЭСФ необходимо воспользоваться кнопкой «Создать/обновить электронные счета-фактуры». При нажатие на эту кнопку, данные документа ЭСФ, который содержится в конфигурации обновятся на данные из загружаемого документа ЭСФ. Состояние документа ЭСФ изменится на «Документ успешно принят сервером ИС ЭСФ», в документе отобразится регистрационный номер, присвоенный ИС ЭСФ.
Если ЭСФ с соответствующими данными не будет найден, нажав накнопку «Создать/обновить электронные счета-фактуры» можно создать новый документ ЭСФ. Основанием для его заполнения послужат данные ЭСФ, импортированного из ИС ЭСФ.
О собенности выписки исправленного Э СФ
Порядок выписки исправленного счета-фактуры регулируется статьей 263 НК РК. Исправленный счет-фактура выписывается для исправления ошибок, внесения изменений в ранее выписанный счет-фактуру. При выписке исправленного счета-фактуры, основной счет-фактура подлежит аннулированию.
Выписка исправленного ЭСФ в конфигурации происходит так же, как и выписка основного ЭСФ за исключением некоторых моментов.
- При выписке исправленного документа ЭСФ, в документе Счет-фактура (выданный) в графе «Вид счета-фактуры» указывается вид «исправленный». В поле «Основной счет-фактура» указывается ранее выписанный основной счет-фактура, к которому выписывается исправленный.
- Далее исправленный документ ЭСФ выгружается в XML файл и импортируется в ИС ЭСФ. В ИС ЭСФ производится его отправка получателю.
- Основной ЭСФ (после отправки выписанного к нему исправленного) меняет статус на «Аннулирован» и перемещается в раздел журнала счетов-фактур «Аннулированные».
- После этого исправленный и основной документы ЭСФ экспортируются из ИС ЭСФ в XML файл для дальнейшей загрузки в конфигурацию.
- Загрузка в конфигурацию исправленного и основного ЭСФ осуществляется в разделе Покупка и продажа – Сервис – Загрузить электронные счета-фактуры из XML файлов.
При загрузке исправленного ЭСФ, данные ЭСФ, созданного в конфигурации обновляются, состояние меняется на «Документ успешно принят сервером». - В основном ЭСФ (аннулированном) устанавливается статус «Документ аннулирован по причине: Создание исправленного электронного счета-фактуры». Документ Счет-фактура (выданный), которому соответствует ЭСФ, также аннулируется.
Особенности выписки дополнительного ЭСФ
Выписка дополнительного документа ЭСФ в конфигурации похожа на выписку основного документа ЭСФ. При заполнении документа Счет-фактура (выданный) в строке «Вид счета-фактуры» указывается вид «дополнительный». В поле «Основной счет-фактура» указывается ранее выписанный счет-фактура, к которому выписывается дополнительный.
Далее действия для дополнительного ЭСФ идентичны действиям с обычным ЭСФ.
Получение документа ЭСФ
В ИС ЭСФ полученный документ ЭСФ отображается в разделе «Полученные» журнала счетов-фактур. Для того, чтобы выгрузить документ ЭСФ в XML файл, его необходимо отметить и нажать на кнопку «Экспортировать». ЭСФ сохранится в XML файле, который можно импортировать в конфигурацию.
Импорт файла в конфигурацию осуществляется в разделе Покупка и продажа – Сервис – Загрузить электронные счета-фактуры из XML файлов (также как и исходящих ЭСФ).
По кнопке «Создать/обновить электронные счета-фактуры» в конфигурации создается входящий ЭСФ.
Созданный в конфигурации документ ЭСФ необходимо отразить в учете при помощи документа Счет-фактура (полученный). Сделать это можно в самой форме ЭСФ при помощи гиперссылки «Документ не отражен в учете», либо по кнопке «Отражение в учете».
2. Либо выбирается существующий (ранее созданный) Счет-фактура полученный.
При этом данные существующего счета-фактуры обновляются в соответствии с данными ЭСФ.
После выполнения всех описанных действий в конфигурации создаются документы Электронный счет-фактура (полученный) и документ Счет-фактура» (полученный).
Юридически значимый электронный документооборот между контрагентами через сертифицированного оператора, если система ЭДО интегрирована с учетной системой, минимизирует возможность возникновения ошибок, но не исключает их полностью.
Ошибки в электронных счетах-фактурах (ЭСФ) недопустимы, поскольку сам документ является отчетным для налоговых и контролирующих органов в части НДС
При этом ошибочно переданные ЭСФ могут вызвать путаницу в учете. Чтобы избежать такой ситуации, сторона, выставившая документ, может отозвать ЭСФ.
Отозвать ЭСФ можно непосредственно в информационной системе электронного документооборота или из программы 1С, в которой активирован сервис 1С:ЭДО.
Для чего отзывают ЭСФ?
Чтобы не возникало путаницы в учете, выписанный или отправленный по ошибке ЭСФ отзывают. Если в ЭСФ закралась ошибки, можно выписать исправленный ЭСФ, не отзывая первоначальный документ. Также, если изменились условия сделки, можно выставить корректировочный ЭСФ. В обоих случаях в системе останется «след», и документы можно будет использовать для принятия НДС к вычету и прочих действий. Отзыв ЭСФ возвращает процесс к его начальной точке.
Как аннулировать ЭСФ в 1С?
Как таковой операции аннулирования ЭСФ в учетной программе, разработанной на платформе 1С:Предприятие 8.3, не предусмотрено. Могут быть аннулированы регистрационные записи в книгах учета сторон, что лишит СФ юридической силы.
Может ли получатель отклонить отзыв?
Если получатель не согласен с отзывом ЭСФ, то он может в десятидневный срок (календарный) отказаться от отзыва. Срок может быть увеличен, если есть доказательства, что система в это время не работала. При отклонении отзыва ЭСФ:
- отзыв аннулируется;
- ЭСФ остается действительным.
Если получатель согласился с отзывом, то ЭСФ аннулируется.
В течение какого срока можно отозвать ЭСФ?
Отозвать ЭСФ можно в течение десяти календарных дней со дня выписки. Напомним, что корректировочный ЭСФ выставляется не позднее 5 календарных дней с момента получения согласия контрагента на это, а исправленный – в течение 3 лет (этот срок обусловлен периодом, за который можно принять НДС к вычету).
Отметим, что отзыв ЭСФ – не требует оплаты услуг оператора. Оплачиваются только исходящие СФ при первичной отправке
Если вы планируете внедрение безбумажного документооборота, обратитесь к нашим специалистам. Мы имеем не только богатый опыт внедрения систем ЭДО, но также свои собственные разработки для организации ЭДО без роуминга и построения системы документооборота «под ключ». Авторская технология WA:ЭДО доступна как в виде сервиса, так и для корпоративного внедрения на территории клиента.
Отличительными особенностями технологии являются:
- работа с различными операторами ЭДО (1С:ЭДО и Контур.Диадок) в едином интерфейсе;
- прямой роуминг с операторами ЭДО 1С:ЭДО и Контур.Диадок;
- стоимость исходящих - 7 руб. за комплект;
- работа с документами в Личном кабинете, в 1С или в электронной почте;
- быстрая кастомизация под любые сценарии;
- поддержка маршрутов согласования;
- обмен любыми типами документов;
- автоподпись документов без вашего участия и многое другое.
Обмен ЭСФ по телекоммуникационным каналам связи через оператора ускоряет и удешевляет процесс документооборота. При этом он регулируется законодательными нормами, то есть является юридически значимым и пригоден для операций с НДС.
Читайте также: