Как оформить смерть сотрудника в 1с зуп
ЗУП 3.0.25.144
Сотрудник организации умер 15.10.16. Сделали начисление зар.платы, посчитали компенсацию за неиспользованный отпуск. Получать зарплату будет родственник. Как в ЗУП 3.0 оформить выплату зарплаты родственнику умершего сотрудника?
ion4 , по-моему, начисляете как обычно, только НДФЛ не считаете. И выплачиваете, как обычно. Просто деньги из кассы забирает другой человек.
Тэра , именно все и так сделали, как обычно, НДФЛ убрали, сделали выплату, но тогда эта выплата отражается в 6 НДФЛ, а она вроде как не должна отражаться ни в 6 НДФЛ, ни в 2 НДФЛ
ion4 , я думаю, надо ручками скорректировать в справке. Хотя, может, я чего то и не знаю про третий ЗУП
Либо сделать вид начислений "выплата умершим работникам", не облагаемый НДФЛ в принципе и именно его начислить и выплатить
Вопрос: Организация произвела перерасчет заработной платы и компенсации за неиспользованный отпуск в связи со смертью работника. Каков порядок уплаты НДФЛ в данном случае?
УПРАВЛЕНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ НАЛОГОВОЙ СЛУЖБЫ
ПО Г. МОСКВЕ
ПИСЬМО
от 16 июля 2009 г. N 20-15/3/073541@
На основании пункта 1 статьи 226 НК РФ российские организации, от которых налогоплательщики получают доходы, в частности, в виде вознаграждения за выполнение трудовых или иных обязанностей, выполненную работу, оказанную услугу, признаются в отношении таких доходов налоговыми агентами. Они обязаны исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить сумму НДФЛ.
При этом в соответствии с пунктом 4 статьи 226 НК РФ налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате.
Согласно пункту 2 статьи 230 НК РФ налоговые агенты представляют в налоговый орган по месту своего учета сведения о доходах физических лиц и суммах начисленных и удержанных налогов ежегодно не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом, по форме 2-НДФЛ.
Заработная плата (оплата труда работника) - это вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также компенсационные выплаты (доплаты и надбавки компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, и иные выплаты компенсационного характера) и стимулирующие выплаты (доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты). Об этом сказано в статье 129 ТК РФ.
В Трудовом кодексе РФ предусмотрена выплата компенсации за неиспользованный отпуск, в частности, в случае увольнения работника.
Согласно пункту 10 статьи 77 ТК РФ основаниями прекращения трудового договора являются обстоятельства, не зависящие от воли сторон, в том числе смерть работника (п. 6 ст. 83 ТК РФ).
Однако до дня смерти сотрудника трудовой договор действует, и выплаты, осуществляемые его родственникам, по этому договору являются оплатой труда (ст. 57 ТК РФ).
В соответствии с подпунктом 3 пункта 3 статьи 44 НК РФ обязанность по уплате налога и (или) сбора прекращается со смертью физического лица - налогоплательщика или с признанием его умершим в порядке, установленном гражданским законодательством РФ.
В статье 141 ТК РФ установлено, что заработная плата, не полученная ко дню смерти работника, выдается членам его семьи или лицу, находившемуся на иждивении умершего на день его смерти. Выдача заработной платы производится не позднее недельного срока со дня подачи работодателю соответствующих документов.
На основании пункта 1 статьи 1183 ГК РФ право на получение подлежавших выплате наследодателю, но не полученных им при жизни по какой-либо причине сумм заработной платы и приравненных к ней платежей, пенсий, стипендий, пособий по социальному страхованию, возмещения вреда, причиненного жизни или здоровью, алиментов и иных денежных сумм, предоставленных гражданину в качестве средств к существованию, принадлежит проживавшим совместно с умершим членам его семьи, а также его нетрудоспособным иждивенцам независимо от того, проживали они совместно с умершим или отдельно от него.
Следовательно, организация обязана произвести выплаты, связанные с оплатой труда, не полученные ко дню смерти сотрудника, не позднее недельного срока со дня подачи членами семьи соответствующих документов. При этом налоговый агент удерживает НДФЛ при фактической выплате дохода, а также представляет сведения по форме 2-НДФЛ в налоговый орган по месту своего учета в общеустановленном порядке.
Заместитель
руководителя Управления
советник государственной
гражданской службы 2-го класса
Е.А. Останина
В случае смерти сотрудника, если он отработал полный или неполный месяц до даты своей кончины организация обязана выплатить его наследникам данную сумму. Для этого родственник должен обратиться в бухгалтерию и написать заявление. После этого организация обязана выплатить ему вознаграждение работника с учетом фактически отработанного времени, а также компенсацию за неиспользованные дни отпуска, если таковые имелись на момент смерти.
В первую очередь в решении Зарплата и управление персоналом следует прекратить трудовой договор в связи со смертью работника. Данное действие осуществляется с помощью документа «Увольнение», который расположен в разделе меню программы со всеми формами, регистрирующими перемещение персонала. Также можно создать необходимый документ при начислении зарплаты (выплаты при увольнении) или просто воспользоваться одноименной кнопкой и выбрать требуемую форму. Заполнение данного документа позволяет узнать, какой размер вознаграждения полагается покойному работнику, а также рассчитать суммы обязательных платежей во внебюджетные фонды и НДФЛ.
Поскольку в 1С Зарплате при начислении вознаграждения сотруднику автоматически удерживается НДФЛ, то одновременно с документом для увольнения работника следует также произвести операцию учета НДФЛ на аналогичную сумму выплат, но с отрицательным знаком, поскольку выплата родственникам вознаграждения умершего не облагается данным налогом. Такая операция позволит исключить сформированные доходы из налогооблагаемой базы.
Аналогичную операцию следует провести и по взносам в государственные внебюджетные фонды, поскольку в 1С ЗУП их начисление на все вознаграждения производится также автоматически.
В перечне удержаний следует настроить вид удержания вознаграждения в пользу обратившегося за выплатой родственника. Это позволит в дальнейшем осуществить соответствующую выплату.
Заполнить документ для осуществления постоянного удержания в пользу третьих лиц. Это позволит отразить выплату вознаграждения и остатков отпускных родственнику. Форма документа расположена в меню со всеми видами удержаний (раздел операций по зарплате). При этом в качестве контрагента следует указывать данные родственника, который получает денежные средства вместо покойного.
После этого умершему работнику следует начислить зарплату и налоги со взносами одноименным документом. Документ будет заполнен автоматически исходя из сведений, отраженных при регистрации факта прекращения договора с работником. При этом в связи с созданием документа для удержания, вся сумма должна будет выплачена родственнику.
Во вкладке с корректировками выплат следует удалить строку с налогом, подлежащим возврату.
По итогам выполненных действий в регистре, отражающем зарплату в учете, будет сформировано удержание в пользу родственника, и при обмене данными с 1С Бухгалтерией, появится проводка Дт 70 Кт 76, а сумма, подлежащая выплате работнику, будет равна нулю.
После этого следует осуществить выплату вознаграждения родственнику.
В отчетных формах по обязательным платежам во внебюджетные фонды и НДФЛ данные выплаты отражены не будут.
Ниже будут рассмотрены 2 разных случая, при которых осуществляется рассматриваемая процедура:
- Пособие начисляется сотруднику.
- Пособие начисляется третьему лицу.
Пособие для сотрудника
Сперва, следует остановиться на примере. Индивидуальное подразделение «Север» входит в состав компании «Швейная фабрика» и относится к отдельному балансу. Расположение подразделения – Крайний Север, для которого действует районный коэффициент 1,4 к зарплате.
С.П. Осипов, работник индивидуального подразделения, обратился 28.02.2020 года с заявлением на получение пособия на погребения ввиду смерти несовершеннолетнего члена семьи. Вместе с этим он предоставил документацию об оплате погребальных услуг, предоставленных в соответствии с гарантированным списком. Их сумма составляет 8 700 рублей.
Информация о размере выплаты находится в информационном регистре Размеры гос. пособий (рис.1). Величина пособий в случае корректировок законодательства обновляется вместе с самой программой Зарплата и управление персоналом. Ознакомиться с этими данными можно во вкладке Гос. пособия (находится в разделе Редактирование законодательных значений, в который можно войти через Настройки).
Величина рассматриваемого пособия с 1 февраля текущего года – 6 124,86 рубля (с индексацией).
В районах и областях, в которых действует районный коэффициент к зарплате, выплата рассматриваемого пособия также осуществляется с их учётом. Чтобы начислить рассматриваемую выплату, необходимо воспользоваться документом под названием Единовременное пособие:
Рассматриваемое пособие не облагается НДФЛ и взносами за страхование.
Пособие для стороннего лица
Жена покойного А.С. Колобова, работника компании «Стиль», обратилась с заявлением на погребальное пособие. Она не является сотрудницей компании. Вместе с заявлением была подана документация на оплату погребальных услуг суммой в 8 тысяч рублей. Пользователю требуется начислить рассматриваемое пособие.
С 1 февраля текущего года величина погребального пособия равняется 6 124,86 рубля (с индексацией). В вышеописанной ситуации цена услуг больше предельной величины пособия, поэтому выплата будет осуществляться исходя из максимальной величины.
Начисление осуществляется посредством применения документа под названием Единовременное пособие (находится во вкладке Все начисления меню Заработная плата). Во вкладке Пособие за счёт ФСС активируется пункт, отвечающий за выплату рассматриваемого пособия третьему лицу (рис.3). В графе Получатель указывается лицо, доступное в справочнике под названием Физ. лица. При отсутствии такового осуществляется ручное его добавление в справочник. В строку Дата события вводится дата смерти, используемая для определения суммы выплаты. Более подробно все этапы описаны в примере выше.
Когда реальная цена услуг, предоставляемых в соответствии с гарантированным перечнем по требованию, меньше предельной величины пособия, его размер изменяется пользователем 1С Зарплата вручную.
В процессе синхронизации сведений с бухгалтерским программным обеспечением на размер выплаты формируется проводка по дебету баланса 69.01 и кредиту баланса 76.10 (рис.4).
Ввиду того, что выплата рассматриваемого пособия осуществляется для третьего лица, не являющегося работником компании, её регистрация осуществляется в бухгалтерском программном обеспечении (рис.5). Когда выплата проводится через банк, в ПО 1С Бухгалтерия осуществляется её отображение в документе Платёжное поручение (находится во вкладке Платёжные поручения меню Банк и касса), а также Списание с расчётного счёта с типом действия Прочее (находится во вкладке Банковские выписки и вызывается кнопкой Списания). Когда выплата проходит через кассу компании, её регистрация отображается в документе Выдача наличных (находится во вкладке Кассовые документы и вызывается кнопкой Выдача) с типом действия Прочий расход.
Программный продукт 1С Зарплата вы можете взять у нас в аренду за 1000 рублей в месяц.
Трудовые отношения между работником и работодателем могут быть прекращены по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон. Согласно пункту 6 статьи 83 ТК РФ, трудовой договор подлежит прекращению в случае смерти работника, а также признания судом работника умершим или безвестно отсутствующим. Смерть сотрудника накладывает на организацию определенные требования к оформлению документов и соответствующих выплат. Рассмотрим порядок расторжения трудовых отношений в связи со смертью сотрудника в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3.
Для прекращения трудового договора в связи со смертью сотрудника необходимо оформить Приказ об увольнении на основании полученного документа о смерти.
В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 необходимо создать документ Увольнение. Во вкладке Условия увольнения дата увольнения сотрудника будет равна дате смерти сотрудника, указанной в свидетельстве о смерти (рис. 1).
Рис. 1. Создание и заполнение документа «Увольнение» в связи со смертью сотрудника в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3
Внимание! Без получения официального подтверждения о смерти прекратить трудовой договор с сотрудником нельзя. Оригиналом или заверенной копией документа о смерти может служить свидетельство о смерти, а также судебное решение об установлении факта смерти или признания сотрудника умершим.
В строке Основание увольнения необходимо выбрать п. 6 ч. 1 ст. 83 – Смерть работника либо работодателя – физического лица, а также признание судом работника либо работодателя – физического лица умершим или безвестно отсутствующим.
Согласно пункту 3 статьи 44 НК РФ, со смертью физического лица прекращается обязанность по уплате налога и взносов, поэтому суммы начислений не будут облагаться НДФЛ и страховыми взносами.
Дата документа Увольнение и соответствующего приказа равна фактической дате предоставления оригинала или заверенной копии документа о смерти сотрудника.
Во вкладке Дополнительно необходимо заполнить строку Основание (документ, номер, дата).
Согласно статье 84.1 ТК РФ, с приказом о прекращении трудового договора работник должен быть ознакомлен под подпись. В связи со смертью сотрудника на приказе о прекращении трудового договора делается запись: В связи со смертью работника ознакомить его под подпись с данным документом невозможно.
Внимание! Все документы подписывает только работодатель. Родственники умершего работника не подписывают кадровые документы организации.
Рис. 2. Создание и заполнение отчета «Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД» в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3
Бумажная трудовая книжка или печатная форма СТД-Р могут быть выданы родственнику умершего сотрудника под расписку. Если никто из родственников не обратился за документами, организация обязана хранить трудовую книжку, согласно приказу Росархива от 20.12.2019 № 236.
Согласно статье 141 ТК РФ, заработная плата, не полученная ко дню смерти работника, выдается членам его семьи и иждивенцам. Право на получение выплаты, согласно статье 1183 ГК РФ, могут получить члены семьи, совместно проживающие с гражданином до его смерти, а также нетрудоспособные иждивенцы независимо от проживания в течение четырех месяцев после смерти работника. Выдача заработной платы производится в течение недели со дня подачи соответствующего заявления от родственников умершего сотрудника.
В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 предусмотрена возможность отражения выплаты заработной платы родственникам умершего сотрудника. Для этого в справочнике Удержания необходимо создать Прочее удержание в пользу третьих лиц. С настройкой вида удержания можно ознакомиться в статье «Удержание из зарплаты в пользу третьих лиц: как отразить в 1С».
После создания удержания по ссылке Алименты и другие удержания необходимо создать новый документ Постоянное удержание в пользу третьих лиц с указанием вида удержания, периода удержания – даты смерти сотрудника, контрагента – родственника, имеющего право на получение выплаты, и размера удержания, равного сумме всех начислений, не полученной умершим сотрудником (рис. 3).
Рис. 3. Создание нового документа «Постоянное удержание в пользу третьих лиц» в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3
После проведения документа Постоянное удержание в пользу третьих лиц в документе Начисление зарплаты и взносов сумма начислений по сотруднику заполнится во вкладке Удержания. Вкладки НДФЛ и Взносы останутся пустыми (рис. 4).
Рис. 4. Создание и заполнение документа «Начисление зарплаты и взносов» в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3
Если умершему сотруднику были произведены, но не выплачены дополнительные начисления, то перед окончательным расчетом и созданием документа Начисление зарплаты и взносов в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 необходимо создать документы Операция учета НДФЛ и Операция учета взносов, в которых необходимо отсторнировать полученные виды и суммы доходов. Эти суммы не будут учитываться в отчетах по налогам и взносам после смерти сотрудника.
В документе Отражение зарплаты в бухучете во вкладке Удержанная зарплата заполнится строка с видом операции Прочие удержания, которая сформирует проводку Расчеты по прочим удержаниям из заработной платы работников при синхронизации с программой «1С:Бухгалтерия 8» ред. 3 (рис. 5).
Рис. 5. Создание и заполнение документа «Отражение зарплаты в бухучете» в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3
Подробнее об отражении зарплаты в бухгалтерском учете в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 можно ознакомиться в материале «"1С:ЗУП 8" (ред. 3): как настроить отражение зарплаты в бухучете (+ видео)».
Таким образом в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 можно оформить прекращение трудового договора в связи со смертью сотрудника.
К сожалению, болезнь не всегда заканчивается восстановлением трудоспособности работника. Поэтому у некоторых бухгалтеров возникают вопросы: как правильно все оформить, как произвести расчет и выплаты заработной платы в связи со смертью на больничном?
В данной статье мы рассмотрим, как в программе 1С:Зарплата и Управление персоналом 8, ред. 3.0 оформить больничный лист и единовременное пособие за счет ФСС.
1. Заполняем больничный лист, заявление и реестр прямых выплат ФСС
Раздел «Зарплата» – «Больничный лист» создаем больничный лист в обычном порядке, только в строке «Приступит к работе» ничего не указываем, в троке «Иное» указать код 34 «умер». Формируем заявление и реестр прямых выплат ФСС, проверяем персональные данные сотрудника, указываем банковские реквизиты сотрудника, родственники смогу получить деньги предоставим свидетельство о смерти и документы, подтверждающие родство с умершим.
Обращаем внимание, что такой больничный не будет облагаться НДФЛ.
2. Корректируем НДФЛ
Т.к. программа автоматически исчисляет НДФЛ, то скорректируем его вручную с помощью документа «Перерасчеты НДФЛ» и «Операции учета НДФЛ».
Раздел «Налоги и взносы» - «Перерасчеты НДФЛ» – на закладке НДФЛ добавить сотрудника, указать дату получения дохода, вид дохода, НДФЛ 13% указываем сумму с минусом – Провести и закрыть.
Раздел «Налоги и взносы» – «Операции учета НДФЛ» – заполняем закладки «Доход» и «Исчислено по ставке 13%» суммы ставим с минусом.
Таким образом, проводок по НДФЛ и отражения в отчетности не будет.
3. Пособие на погребение
Раздел «Зарплата» – «Все начисления» - «Единовременное пособие за счет ФСС» - выбираем «На погребение, выплачиваемое стороннему лицу».
Единовременное пособие выплачивает работодатель, после выплаты предоставляем в ФСС подтверждающие документ (банковскую выписку) и заявление для возмещения денежных средств из ФСС.
Раздел «Отчетность, справки» – «Передача в ФСС сведений о пособиях» - закладка «Возмещение расходов организации».
Укажите, кто составил заявление и банковские реквизиты организации, на которые фонд должен перечислить возмещение расходов на выплату пособия на погребение.
4. Увольнение сотрудника
Трудовой договор прекращается в связи со смертью работника (п. 10 ч. 1 ст. 77, п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ). Заработная плата, не полученная к дню смерти работника, выдается родственникам. Раздел «Зарплата» - Все начисления – «Увольнение» - Основание увольнения: п.6 ч. 1 ст. 83.
При выплате родственникам умершего заработной платы, компенсации за неиспользованный отпуск и пр. страховые взносы не начисляются при условии, что выплаты начислены после смерти работника.
Также у организации не возникает обязанности налогового агента по НДФЛ при выплате родственникам сумм вознаграждения, начисленного работнику, который умер.
В данной статье мы рассмотрели основные вопросы по созданию и выплате больничного листа умершего сотрудника, а также выплату единовременного пособия на погребение за счет ФСС. По возникшим вопросам обращайтесь на нашу Линию консультаций 1С, где сможете получить квалифицированную поддержку наших специалистов. Первая консультация совершенно бесплатно!
Читайте также: