Как называется бланк документа созданный в microsoft word который является основой
То, что мы назвали типом документов, согласно терминологии программы Word называется шаблоном, а то, что мы назвали типом структурных элементов документа, в Word называется стилем.
Шаблон документа — это файл с расширением .dot, в котором содержатся набор стилей, а также настройки меню, панелей инструментов и сочетаний клавиш, элементы автотекста и макросы. Шаблон может также включать текст, предназначенный для вставки в создаваемые на его основе документы.
Каждый документ Word связан с определенным шаблоном, который выбирается при его создании, используется по умолчанию или присоединяется к нему позднее. По умолчанию новые документы Word основываются на шаблоне Normal.dot. Далее мы будем называть его просто Normal.
Стиль — это именованный набор параметров форматирования, которые можно применить к выбранному фрагменту текста. Очевидно, что перечень параметров, применимых к конкретному фрагменту текста, зависит от его типа, поэтому различают четыре вида стилей:
- стиль знака — содержит только параметры шрифта;
- стиль абзаца — содержит полный набор сведений, необходимых для форматирования абзаца, то есть параметры абзаца и параметры шрифта;
- стиль таблицы — содержит информацию о границах таблицы, цветах текста ее элементов, заливке, выравнивании и шрифтах;
- стиль списка — содержит сведения о форматировании маркированного или нумерованного списка.
Стили (то есть их имена и определения) хранятся в файлах документов и шаблонов. При создании документа в него копируется набор стилей из того шаблона, на котором он основан.
Программа Word дает возможность не только изменять, переименовывать и удалять стили, содержащиеся в документе или шаблоне, но и создавать в нем новые стили. Кроме того, она позволяет копировать стили из одного файла в другой, в том числе из шаблона в шаблон, из шаблона в документ, из документа в шаблон и из документа в документ.
Если создать несколько стилей и применять их к соответствующим элементам при вводе текста (например, к заголовкам применяется один стиль, а к обычному тексту — другой), то потом, если вам вдруг понадобится поменять шрифт, например, во всех заголовках, достаточно будет просто изменить шрифт в настройке соответствующего стиля, и заголовки автоматически изменятся по всему документу.
Пример. Предположим, вы создаете какой-то документ, в котором 53 заголовка. При этом заголовки должны быть выровнены по центру и написаны кеглем в 18 пунктов. Предположим, вы не знаете, что такое стиль, поэтому, вводя каждый заголовок, аккуратно отмечаете его, увеличиваете кегль, а затем выравниваете абзац по центру. При 53 заголовках эта большая работа. После того как вы закончили, наконец, этот документ, вас вызывает начальник и говорит, что из министерства поступили новые указания: теперь все заголовки в подобных документах должны быть двадцатым кеглем, и выравнивать их нужно не по центру, а по левой границе. Если бы вы просто сначала создали стиль под названием «Заголовок» (название особого значения не имеет, однако стили лучше все-таки называть так, чтобы вы потом догадались, для чего они созданы) и при вводе заголовков применяли именно его, то и ввод текста у вас пошел бы быстрее (всегда проще нажать одну кнопку со стилем, чем выставлять кегль, выравнивание и другие параметры), и после требования начальника изменить оформление всех 53 заголовков вы, просто исправили бы кегль и выравнивание в стиле «Заголовок», после чего нажали бы кнопку ОК и во всем документе все 53 заголовка мгновенно бы поменялись.
Использование стилей
Задаются стили в пункте меню Формат/Стили и форматирование. При этом в правой части экрана открывается дополнительная панель настроек, с помощью которой удобно работать со стилями. Другой способ вызвать меню “Стили и форматирование” – нажать вот такую кнопку на панели инструментов.
Рис. 54. Открытое меню “Стили и форматирование.
Здесь вы можете изменить настройки стандартных стилей, а также создать свои собственные стили. Давайте сначала отредактируем стиль «Обычный», который Word по умолчанию применяет ко всему вводимому тексту.
Чтобы отредактировать стиль из списка панели, нужно подвести к нему курсор мыши и щелкнуть по правой кнопке. Перед вами появится контекстное меню, представленное на рисунке 57.
Давайте посмотрим, что именно означают эти пункты меню:
Выделить все вхождения - это команда позволяет выделить в документе все абзацы с данным стилем.
Изменить - настроить стиль.
Удалить - удалить стиль (стандартный стиль «Обычный» удалить нельзя, поэтому в данном примере этот пункт недоступен). При удалении любого другого стиля ко всем абзацам, в которых он был установлен, применяется стиль «Обычный».
|
Рис. 55. Переход к изменению параметров стиля. |
Обновить в соответствии с выделенным фрагментом - вы можете выделить какой-то текст, произвести в нем настройки шрифта и абзаца, после чего эти настройки применить к выбранному стилю.
Нажимаем Изменить, и перед нами появляется окно, изображенное на рис. 56.
Как видите, здесь можно легко и быстро настроить все основные параметры шрифта и абзаца для данного стиля, используя все настройки, которые расположены ниже надписи «Форматирование».
Для более тонкой настройки можно щелкнуть по кнопке Формат - через нее осуществляется доступ к полным комплектам настроек шрифта, абзаца, языка, рамок и табуляции. Но и, не нажимая кнопку Формат, можно настроить довольно большое количество “горячих” параметров. Обратите также внимание на то, что пишется под образцом. Там перечислены все параметры данного стиля.
|
Рис. 56. Меню форматирования параметров стиля. |
Когда вы применяете стиль к абзацу, в нем меняются только те параметры, которые явно указаны в стиле. А что там указано явно, перечислено под образцом.
Давайте установим в стиле «Обычный» выравнивание по ширине и сделаем красную строку - чтобы наш текст было удобно читать.
Выравнивание по ширине включаем с помощью соответствующей пиктограммы в этом окне, а красную строку можно выставить только через меню Формат/ Абзац/ Отступы и интервалы/ Первая строка/ Отступ.
Теперь обратите внимание на две опции внизу окна: Добавить в шаблон и Обновлять автоматически.
Пункт Добавить в шаблон предполагает обновление настроек данного стиля в текущем шаблоне (в нашем примере - в шаблоне, который загружается по умолчанию) или добавление данного стиля в шаблон (если его там не было). Эту опцию имеет смысл отметить, если вы хотите, чтобы во всех новых документах, основанных на этом шаблоне, присутствовали данные настройки стиля. Давайте ее отметим, потому что сделанные нами настройки хорошо бы использовать и в других документах. А вот если сделанные изменения специфичны для данного документа, тогда эту настройку отмечать не нужно.
Обновлять автоматически - включение данной настройки означает, что если вы вручную сделаете какие-то изменения в абзаце, к которому применен данный стиль, эти изменения автоматически будут включены в стиль, что, соответственно, повлияет на все остальные абзацы, отмеченные этим стилем. Поэтому данной настройкой лучше пользоваться с осторожностью. Мы ее сейчас включать не будем.
Далее нажимаем ОК и наблюдаем, как сразу изменился текст по всему документу.
Обратите внимание на то, что в Word по умолчанию уже содержится набор определенных стилей: для обычного текста, заголовков и так далее. Как правило, вполне имеет смысл использовать именно эти стили и редактировать именно их, если какие-то отдельные параметры вас не устраивают.
Создание нового стиля
|
Рис. 57. Создание нового стиля – изменения в меню “Свойства”. |
Теперь давайте посмотрим, каким образом создаются новые стили. Все на той же панели “Стили и форматирование” справа нажимаем кнопку Создать стиль. Перед нами появится почти такое же окно, как и в случае редактирования стиля, однако в нем, разумеется, есть определенные отличия.
С настройками шрифта, абзаца и других параметров стиля должно быть все понятно. Обратите внимание на пункт Стиль (абзаца, знака, таблицы). Word может различать три вида стилей. При этом в зависимости от выбора какие-то настройки могут стать недоступными - например, если вы создаете стиль знака, то будут недоступными все настройки, относящиеся к абзацу, а если выбрать стиль таблицы, то настройки изменятся на элементы, относящиеся только к таблице. Давайте рассмотрим создание стиля абзаца, как наиболее часто использующегося.
Здесь очень важный момент - пункт Основан на стиле. Дело в том, что стили можно выстраивать в определенную иерархию - это очень удобно. Например, у вас есть стиль «Обычный», в котором абзац начинается с красной строки, однако в некоторых местах текста красную строку нужно убрать. В этом случае вы создаете новый стиль с каким-то названием, например «Обычный без отступа», который основан на «Обычном», однако в нем отсутствует абзацный отступ. И этот стиль вы применяете ко всем абзацам, где не нужна красная строка. Но главное - если вам впоследствии понадобится поменять, например, шрифт во всем документе, вы просто смените его в стиле «Обычный», и тогда он также автоматически поменяется и в стиле «Обычный без отступа», потому что тот основан на стиле «Обычный».
Кроме того, основывать новый стиль на каком-то старом удобно еще и с той точки зрения, что не нужно заново выставлять большинство параметров. Например, если вы хотите создать еще один заголовочный стиль, то основывайте его на уже имеющемся заголовочном просто потому, что большинство установок вполне для этого подойдут.
Пункт Стиль следующего абзаца позволяет явно задать стиль, который будет выставлен при нажатии клавиши после редактирования данного абзаца. Это удобно для заголовочных стилей, потому что обычно заголовок - это только один абзац, после которого стиль желательно сменить, например на «Обычный».
Стили можно применять к конкретному абзацу (курсор стоит в любом месте абзаца), к группе абзацев (они должны быть выделены) или к конкретному символу (он также должен быть выделен).
Когда стиль абзаца применяется не ко всему абзацу, а к выделенному символу или группе символов, не все настройки стиля могут быть использованы, так как есть виды оформления, которые применяются только к абзацу целиком, например выравнивание, расстояние между строками и так далее. Но для символов (группы символов), например, для выделений в тексте ключевых слов, лучше использовать стиль знака, а не стиль абзаца (Word справа от названия стиля ставит специальную отметку, демонстрирующую, к чему относится данный стиль: к абзацу, знаку или таблице).
На правой панели стилей снизу есть интересное выпадающее меню - Показать. В нем можно выбрать различные режимы показа стилей. Дело в том, что в шаблоне Normal.dot, который Word по умолчанию загружает для новых документов, хранится вовсе не четыре стиля, которые нам видны сейчас, а намного больше - несколько десятков. Их можно увидеть, если в данном меню выбрать соответствующий пункт Все. Однако с таким количеством стилей работать не удобно, поэтому, после того, как вы выберете оттуда нужный вам стиль и назначите его абзацу, смените вид показа на Доступное (назначенный стиль там тоже появится).
Если же вы хотите работать только с уже используемыми на данный момент стилями и другие вам не нужны, тогда выберите пункт Используемые.
Ну а если вы хотите задать собственный набор стилей, тогда выберите Специальное, и вам предложат отметить, какие именно стили вы желаете видеть в списке.
- Стили не обязательно настраивать сразу. Главное – назначать соответствующие стили фрагментам текста при вводе (обычному тексту, заголовкам, спискам, таблицам…). Настроить соответствующие параметры стиля вы сможете в любой момент.
- Если ваш документ размечен стилями, то вы можете почти мгновенно изменить внешний вид любого документа, даже многостраничного.
- Использование стилей заголовков имеет полезный побочный эффект: вы объясняете MS Word структуру вашего документа – он способен на ее основе сформировать автоматическое оглавление документа.
- Если у вас уже имеется довольно большой текст, набранный без использования стилей, чтобы отформатировать его по всем правилам выделите весь текст (Ctrl+A), присвойте ему стиль «Обычный» (можно использовать действие Очистить формат), после чего заново разметьте текст стилями заголовков - это несложно.
- Существует и другой удобный, способ изменения формата стилей: отформатировать фрагмент текста, а затем, выделив его, щелкнуть правой кнопкой мыши на имени того стиля, которому нужно назначить такое форматирование, и выбрать команду Обновить в соответствии с выделенным фрагментом.
- И все-таки новичкам следует запомнить, что правильное использование стилей делает вовсе не нужной и даже вредной панель инструментов «Форматирование» и пункты основного меню Формат/ Шрифт и Формат/ Абзац. Все возможности, предоставляемые этими пунктами необходимы, но настройки шрифтов и абзацев должны применяться не к выделенным фрагментам текста, а к стилю, которым отмечен текст, подлежащий редактированию.
- И последний совет: список используемых стилей должен быть обозрим для вас, появление в этом списке каждого нового стиля должно быть обосновано тем, что действительно требуется ввести в текст фрагменты, отформатированные иначе. Например, когда в документе впервые появляются выделения в тексте абзацев, заведите новый стиль, на базе стиля «Обычный», скажем «Обычный выделенный». Он может быть, скажем, курсивным. Если позже вы решите, что все выделения должны быть не курсивными, а полужирными, то просто измените настройки форматирования у стиля «Обычный выделенный», и одновременно изменится вид всех фрагментов документа, отмеченных этим стилем.
Шаблон - это документ, используемый в качестве образца для создания новых документов. Шаблоны используются для унификации структуры и внешнего вида документов. Шаблон определяет основную структуру документа и содержит настройки документа, такие как элементы списков автотекста и автозамены, макросы, панели инструментов, пользовательские меню и сочетания клавиш, форматирование и стили.
Все новые документы в Microsoft Word создаются на основе шаблонов. По умолчанию при создании нового документа выбирается шаблон Обычный на вкладке Общие. В комплект поставки Word входят десятки шаблонов, которые могут быть использованы для создания документов различных типов.
После запуска Microsoft Word в окне приложения открывается пустой документ, который называется Документ 1. Этот документ основан на шаблоне Обычный (Normal.dot), а текст вводится в стиле Обычный, в котором установлены следующие параметры форматирования: гарнитура шрифта - Times New Roman, кегль (размер шрифта) - 12 пунктов, выравнивание по левому краю, межстрочный интервал - одинарный.
Программа MS Word использует по умолчанию шаблон Normal.dot. Этот шаблон находится в папке C:\Documents and Settings\Irina\Application Data\Microsoft\Шаблоны, где Irina – это Имя пользователя (учетная запись пользователя).
Шаблон может содержать текст и графику, предназначенную для вставки во все созданные на его основе документы.
Если хотите посмотреть, какие готовые шаблоны есть в MS Word, то нужно выполнить команду:
1. Файл – Открыть
2. Справа в открывшемся окне выбрать пункт На моем компьютере в категории Шаблоны.
3. В результате откроется окно шаблонов.
Рисунок 30. Окно шаблонов
Основные виды шаблонов:
- общие или глобальные шаблоны (global templates);
- шаблоны документов (установленные и пользовательские) или локальные templates.
В приложении Word 2007 используются шаблоны с расширениями:
- .dotm (может содержать макросы или программы), где буква "m" обозначает макрос;
- .dotx (без макросов и программ), где "x" - основанный на XML (Extensible Markup Language).
Общий или глобальный template - это template, загруженный в Microsoft Word в окне "Шаблоны и надстройки", которое открывается командой Разработчик/Шаблон документа. Хранящиеся в общем шаблоне все макросы, элементы списка автотекста, стили, сочетания клавиш, доступны для любого открытого документа, даже если этот Document основан на другом шаблоне.
Любой Document может обратиться к любому компоненту любого шаблона, если этот template загружен пользователем как общий. Но общий template остается загруженным только на время текущего сеанса, а при выходе из приложения Word 2007 и повторном его запуске необходимо перезагрузить вручную. Такие общие templates являются сеансовыми, а не постоянными.
Для автоматической загрузки общего шаблона необходимо поместить его ярлык в папку Startup папки Word, например, C:\Documents and Settings\Админ\Application Data\Microsoft\Word\STARTUP. В этом случае общий template будет постоянным.
Template Normal.dotm (файлы с расширением .dotm позволяют выполнять макросы в файлах) разработан специально для использования в качестве общего или глобального шаблона приложения, который автоматически загружается каждый раз при запуске Word 2007, т.е. является постоянным. Глобальный (общий) template, который называется "Новый Document" и хранится в файле Normal.dotm, является базовым шаблоном. Normal.dotm - это универсальный template для любых типов документов, он всегда загружается и всегда присоединен к открытым документам.
Этот базовый template можно считать своего рода пустым документом (т.е. без содержимого) с заданными свойствами, на основе которого строятся новые Documents или создаются новые templates. Normal.dotm изменять нельзя, так как на нем основаны все документы и все шаблоны документов Word 2007.
Normal.dotm может храниться в каталогах: C:\Documents and Settings\Админ\Application Data\Microsoft\Templates (для ОС Windows XP) или C:\Users\Админ\App Data\Roaming\Microsoft\Templates (для ОС Windows 7). Там же хранятся и пользовательские templates, т.е. созданные пользователем самостоятельно, например My_template.dotm, который является резервной копией Normal.dotm, или Template_document.dotx и Template_document.dot и т.д.
Templates документов - это templates типовых документов с расширением .dotx, которые не содержат макросов и программ (файлы с расширением .dotx и .docx не поддерживают макросы, а значит не подвергаются заражению макровирусами). В Word 2007 набор шаблонов типовых документов называется "Установленные шаблоны". "Установленные шаблоны" устанавливаются при инсталляции Microsoft Office System 2007. Templates документа, например, Стандартный факс, Стандартное письмо, в диалоговом окне "Создание документа", содержат настройки, доступные только для документов, основанных на этом шаблоне.
При создании письма на основе шаблона "Стандартное письмо" могут использоваться как настройки локального шаблона "Стандартное письмо", так и настройки общих шаблонов, но высший приоритет имеет локальный. Кроме того, к документу, созданному на основе какого-либо шаблона, можно присоединить template другого документа. Для этого в окне диалога "Шаблоны и надстройки" надо щелкнуть на кнопке присоединить и выбрать требуемый template.
Установленные шаблоны типовых документов (с расширением .dotx) хранятся в директориях:
- C:\Program Files\Microsoft Office\Templates\1033 - на английском языке;
- C:\Program Files\Microsoft Office\Templates\1049 - на русском языке.
Кроме того, в Word 2007 можно использовать "пользовательские templates", которые отображаются в окне диалога "Создать" на вкладке "Мои шаблоны" (Рис. 2.1.2.1). Шаблоны пользователя - это шаблоны типовых документов, которые пользователь самостоятельно создает и хранит на ПК. Пользовательские шаблоны можно создать на основе шаблонов (глобальных и локальных) или из существующих документов.
Рисунок 31. Окно "Мои шаблоны"
Для создания документа или пользовательского шаблона, необходимо щелкнуть мышью на кнопке "Office" и выбрать команду Создать. Откроется окно диалога "Создание документа", в левой части которого отображены группы шаблонов.
Рисунок 32. Окно "Создание документа"
В группе "Пустые и последние" отображаются пустые шаблоны "Новый документ" (Normal.dotm) и "Новая запись блога". На основе шаблона "Новый документ" можно создать новый Document или пользовательский шаблон. Чтобы начать работу с блогами на базе шаблона "Новая запись блога", необходимо зарегистрировать учетную запись блога. При использовании группы "Установленные шаблоны" для создания документа или пользовательского шаблона открывается набор (коллекция эскизов) шаблонов типовых документов.
В случае применения группы "Мои шаблоны" для создания документа или пользовательского шаблона открывается окно Создать (Рис. 2.1.2.1), в котором можно выбрать пустой "Новый документ" (Normal.dotm) или "пользовательские templates".
При создании документа или пользовательского шаблона на основе группы "Из существующего документа" открывается окно "Создание из имеющегося документа", в котором требуется выбрать соответствующий Document для образца; Раздел Microsoft Office Online. При наличии доступа в Интернет можно загрузить дополнительные шаблоны с web-узла Microsoft Office Online для создания документа или пользовательского шаблона.
При создании пользовательских шаблонов целесообразно сохранять их в папке Надежные шаблоны (Templates) в формате dotx.
Форма
Форма - это документ с незаполненными областями, в которые вводятся данные. Формы напоминают обыкновенные бумажные бланки. На любом бланке, кроме постоянного текста есть пустые графы, куда нужно вписывать конкретные сведения. Подобные графы - поля предусмотрены и в электронных формах: текстовое поле, поле-флажок, поле-список.
Чтобы создать форму в приложении Microsoft Word, можно воспользоваться шаблоном, добавив в него элементы управления содержимым, в том числе флажки, текстовые поля, элементы управления "выбор даты" и раскрывающиеся списки. Затем другие пользователи смогут заполнить эту форму в приложении Word на своих компьютерах. В расширенном сценарии любые элементы управления содержимым, добавляемые в форму, также могут быть связаны с данными.
Примечание. Форму с элементами управления содержимым можно распечатать, однако поля вокруг них напечатаны не будут.
Основные преимущества электронных форм в том, что они сокращают время работы с документами, находятся в безопасном месте и не занимают много памяти.
Шаблон — это специальный файл, содержащий параметры форматирования документа и все средства, необходимые для выполнения соответствующего автоформатирования. Шаблон содержит различные элементы определения форматов основных элементов документа, которые доступны во всех документах, созданных на основе данного шаблона. Сделанные изменения в шаблонах автоматически переносятся на созданные на их основе документы.
Word имеет большой перечень готовых шаблонов стандартных документов типа: служебные записки, отчеты, деловые письма, резюме и т. д.
Просмотреть содержимое и внешний вид документа на базе определенного шаблона можно, нажав кнопку Библиотека стилей в диалоговом окне команды Тема меню Формат.
Команда Стиль меню Формат выполняет подключение к активному документу или шаблону элементов других шаблонов. Нажав кнопку Организатор в диалоговом окне команды, можно копировать, удалять или переименовывать различные элементы формата.
Формы предназначены для сокращения трудозатрат на оформление документов массового применения за счет предварительного создания шаблонов. Форма состоит из постоянной (неизменной) и переменной (изменяемой при вводе данных) частей документов.
Форма может включать в себя:
§ графику (рисунки, диаграммы);
§ текстовые поля (текст, даты, вычисляемые значения);
§ поля со списками (для выбора предлагаемых заранее альтернативных значений);
§ переключатели (поля с флажками для отметки нужных значений строк текста или запуска макросов).
Ко всем этим элементам може,т применяться обычное форматирование.
Переменные поля (текстовые, списковые, флажки) можно настраивать путем нажатия кнопки Параметры поля формы на панели инструментов Формы. Для поля может быть задан тип, формат, а также текст, выводимый в поле по умолчанию. К полям может подключаться произвольный текст справки, выводимый в строке состояния или при нажатии клавиши F1, или в обоих случаях разные тексты.
После создания формы следует установить ее защиту с целью запрета изменения постоянной части (разрешается ввод информации только В переменные поля). Можно установить пароль для снятия защиты.
Зоны полей шаблона формы на экране монитора подсвечиваются. При печати шаблона формы они не видны.
Иногда требуется создать составной документ, содержащий основной текст, без изменений или с небольшими изменениями предназначенный некоторому числу клиентов, и источник, содержащий изменяемый текст, индивидуальный для каждого клиента. Процесс автоматического создания таких документов называется слиянием документов.
Информационная технология слияния основного документа, содержащего постоянную информацию, и источника — базы данных переменной информации — удобна при подготовке к печати или рассылке с помощью электронной почты или факса массива однотипных документов.
§ основной документ (бланк, форма, письмо, инструкция), в текст которого включены особые поля подстановки или слияния;
§ источник данных, т. е. файл, содержащий персонифицированную для каждого клиента информацию. Источником может быть база данных (список) реляционного типа под управлением различных программных средств.
Слияние документов выполняется с помощью команды Слияние меню Сервис.
Процесс слияния выполняется в три этапа:
1. Подготовка основного документа. Основной документ может быть подготовлен как:
§ стандартный бланк для печати;
§ наклейка (этикетка) определенного формата для печати на принтере;
§ конверт заданного размера и расположения реквизитов адресов отправителя и получателя;
§ каталог для печати на одном листе множества строк источника.
Основной документ для слияния может быть создан в новом окне или использовать уже существующий документ Word.
После выполнения команды Слияние на экране появляется одноименное диалоговое окно. Это же окно можно вывести на экран, выполнив команду Создать меню Файл и на вкладке Письма и факсы, выбрав Мастер писем. В появившемся окне выбрать Письма для слияния. При выборе последнего появится окно Слияние.
В окне Слияние следует нажать кнопку Создать и по раскрывшемуся меню выбрать тип основного документа. Теперь может быть создан основной документ, но без по-- лей слияния, которые станут доступными после создания источника данных.
Большие по объему многостраничные документы могут иметь следующие характерные особенности: обычно состоят из нескольких разделов (глав или частей) и могут иметь приложения. При этом часть приложений или страниц документы могут иметь "альбомную", а не "книжную" ориентацию, а разные разделы (главы или части) иметь отличнее по содержанию колонтитулы.
могут включать титульный лист и оглавление.
Кроме этого многостраничный документ должен быть оформлен целиком в одном стиле. Ведь вы согласитесь, что документы, которые в начале оформлены одним способом, а в конце – другим, смотрятся неряшливо.
Для того чтобы хранить в одном файле сам многостраничный документ и все его приложения, имеющие даже другую ориентацию страницы, размер полей и формат, нам необходимо научиться пользоваться функцией "разделы". Быстро и качественно оформить документ, а также автоматически составить к нему оглавлением нам поможет функция "стили". Функция разделы позволяет изменить разметку документа на одной странице или на разных страницах и создать несколько разделов в документе. В данном случае под разделом документа понимается его часть, имеющая заданные параметры форматирования страницы. Новый раздел создается при необходимости изменения одного или нескольких из следующих параметров:
размер и ориентация страниц;
источник бумаги для принтера
Автоматическое создание оглавления многостраничного документа.
Стили позволяют не только быстро и качественно оформить документ, но и автоматически создать оглавление к нему. Для этого необходимо при форматировании документа все заголовки в нем оформлять с помощью соответствующих стилей. По умолчанию в каждом документе MS Word содержится три стиля заголовков:
- стиль "Заголовок 1" нужно использовать для оформления заголовков раздела,
- стиль "Заголовок 2" стоит применять для заголовка подраздела, а
- стиль "Заголовок 3" соответственно для заголовка 3 уровня.
Если необходимо, то параметры данных стилей можно изменить (см. раздел статьи "Оформление документа с использованием стилей"). Также при необходимости можно создать стили для заголовков 4, 5 и т.д. до 9 уровня. Для этого при создании нового стиля в поле "Основан на стиле" диалогового окна "Создания стиля" необходимо установить нужный уровень заголовка.
Для автоматического создания оглавления необходимо поставить курсор в то место, где должно начинаться оглавление. После этого в сроке меню выбрать команду "Ссылка", а затем "Оглавление". В открывшемся окне "Оглавление" необходимо открыть вторую закладку "Оглавление" и задать в ней формат оглавления и количество уровней. К примеру, в документе присутствует 5 уровней заголовков, но в оглавлении вы можете посчитать такую детализацию излишней и включить в него только первые два уровня.
После нажатия на клавишу "ОК" в документе автоматически появится оглавление. При необходимости оглавление можно в любой момент обновить. Для этого его необходимо выделить, затем нажать правую клавишу мыши и выбрать в открывшемся контекстом меню команду "Обновить поле" Далее в окне "Обновление оглавления" необходимо выбрать один из следующих режимов: обновить только номера страниц или обновить целиком.
Первый режим обновления может изменить только номера страниц, но он не добавит в оглавление новые заголовки разделов и не изменит их наименования. Второй режим приведет оглавление в соответствие с текущей структурой документа.
Задачи практической работы:
1. Выполнить практическую работу;
2.Оформить отчёт по практической работе;
Обеспеченность занятия (средства обучения)
1. Учебно-методическая литература:
· Михеева Е.В. Практикум по информации: учеб. пособие. – М., 2004.
· Михеева Е.В., Титова О.И. Информатика: учебник. – М., 2005.
· Семакин И.Г., Хеннер Е.К. Информатика. Задачник-практикум 8–11 кл. (в 2 томах). – М., 2002.
· Семакин И.Г., Хеннер Е.К. Информатика. Учебник 10-11 кл. – М., 2007.
· Уваров В.М., Силакова Л.А., Красникова Н.Е. Практикум по основам информатики и вычислительной техники: учеб. пособие. – М., 2005.
· Угринович Н.Д. и др. Практикум по информатике и информационным технологиям 10–11 кл. – М., 2002.
2. Лист писчей бумаги формат А4 (210x297мм) с нанесенной ограничительной рамкой, отстоящей от левого края листа на 20мм и от остальных на 5мм со штампом основной надписи 15х185 мм (ГОСТ 2.104-2006).
3. Ручка с чернилами черного цвета.
4. Карандаш простой.
5. Персональный компьютер.
Вопросы для закрепления теоретического материала
к практической работе:
1. Что называется форматированием текста?
2. Общие правила форматирования текста.
3. Общие правила форматирования абзацев.
Инструкция по выполнению практической работы
Внимательно изучить раздаточный и краткий теоретический материал.
Изучить порядок выполнения задания.
Методика анализа результатов, полученных в ходе практической работы
Контролем является защита отчета по практическому занятию.
Задания практической работы:
Задание 1. Создать текстовый документ, содержащий рисунок в виде схемы и маркированный список.
Порядок работы
1. Запустите текстовый редактор Microsoft Word .
2. Разверните окно редактора на весь экран. Установите вид - «Разметка страницы»; масштаб – По ширине страницы.
3. Задайте все поля страницы по 2,5 см.
4. Перед началом набора текста установите размер шрифта - 12 пт.; вид - курсив и гарнитуру шрифта - Times New Roman Cyr .
5. Командами Абзац задайте следующие параметры:
межстрочный интервал - множитель 1,2; выравнивание - по ширине.
6. Командами Разметка страницы/Расстановка переносов установите автоматическую расстановку переносов.
7. Наберите образец текста. Образец содержит один абзац тек ста, рисунок в виде схемы и маркированный список.
Краткая справка. Для создания схемы воспользуйтесь воз можностями панели Вставка/Фигуры ). После создания схемы проведите группировку для того, что бы вся схема воспринималась как единый графический объект. Для этого выделите всю схему при помощи кнопки Выбор объекта, далее кнопку Действия и выберите команду Группировать.
Создайте список Список/ Маркированный.
Образец задания
Информационное письмо
Методология планирования материальных ресурсов производ ства ( MRP ) обеспечивает ситуацию, когда каждый элемент про изводства, каждая комплектующая деталь находится в нужное время в нужном количестве (рис. 1).
На основании входных данных MRP -система выполняет следу ющие операции:
Рис. 1. Структурная схема MRP
• определяется количество конечных данных изделий для каж дого периода времени планирования;
• к составу конечных изделий добавляются запасные части;
• определяется общая потребность в материальных ресурсах в соответствии с ведомостью материалов и составом изделия;
• общая потребность материалов корректируется с учетом со стояния запасов для каждого периода времени планирования;
• осуществляется формирование заказов на пополнение запасов с учетом необходимого времени опережения.
8. Проверьте введенный текст с точки зрения грамматики ко мандой Рецензирование/Правописание. Исправьте все найденные ошибки. Сохраните документ.
Задание 2. Приемы работы с многостраничным текстовым документом.
Порядок работы
1. Скопируйте документ, созданный в Задании 1, четыре раза, пользуясь пунктами меню Правка/Копировать и Правка/Вставить или соответствующими кнопками на панели инструментов, а так же горячими клавишами.
Выполните принудительное разделение на страницы после каж дого информационного письма клавишами [ Ctrl ]-[ Enter ] или Вставка- Разрыв страницы. В резуль тате этих действий каждое информационное письмо будет распо лагаться на новой странице.
Задайте нумерацию страниц (вверху страниц, справа) коман дой Вставка/Номера страниц
2. Отформатируйте первый абзац текста каждого информацион ного письма командами Формат/Абзац следующим образом:
• 1-е письмо: шрифт Times New Roman Cyr , 12, с красной стро кой (отступом); выравнивание - по ширине;
• 2-е письмо: шрифт Arial Cyr , 14, с висячей строкой (высту пом); выравнивание - по левой границе; абзацные отступы - по 2 см слева и справа;
• 3-е письмо: шрифт Times New Roman Cyr , 10, первая строка абзаца без отступа и выступа; выравнивание - по ширине;
• 4-е письмо: фрагмент отформатировать, как во втором пись ме, пользуясь режимом Формат по образцу, который вызывается кнопкой на панели инструментов (метелкой);
• 5-е письмо: первый абзац от форматировать, как в третьем пись ме, пользуясь режимом Формат по образцу.
3. Задайте стиль заголовков на каждой странице, используя шаб лоны стилей. Для этого выделите заголовок и командой Формат/Стили и форматирование задайте стиль «Заголовок 2»
4. Создайте оглавление докумен та. Установите курсор в самое нача ло документа, выполните команду Ссылки/Оглавление ® Оглавление при этом будет создано оглавление документа. Используя оглавление, перейдите на третью страницу документа.
5. После первого письма поместите закладку с именем «Письмо1». При установке закладки проследите за положением курсора на стра нице, так как позже будет произведен возврат в место закладки из другой части документа.
После набора имени закладки зафиксируйте ее кнопкой Доба вить.
Внимание! Имя закладки не должно содержать пробелы.
6. Установите курсор в конце третьего письма. Далее поставь те обычную сноску внизу документа с текстом «Третье письмо» выполнив команду Ссылки/Вставить сноску .
7. Пользуясь командой Шрифт, переформати руйте текст первого абзаца каждого письма следующим образом:
письмо 1 - «Все прописные»;
письмо 2 - «Все строчные»;
письмо 3 - «Начинать с прописных»;
письмо 4 - «Изменить регистр»;
письмо 5 - «Как в предложениях».
8. Сохраните созданный документ с типом файла « Web -страни ца» в вашей папке. Закройте документ и вновь откройте его. Обра тите внимание, что документ открывается в обозревателе Internet Explorer .
Цель: формирование умений создания комплексных текстовых документов в MS Word.
Время выполнения: 3 часа.
Комплексный текстовый документ- это текстовый документ, содержащий таблицы, диаграммы, рисунки и т.д.
1) Создание деловых документов в процессоре MSWord.
Упражнение 1. Оформить приглашение по образцу.
1. Откройте текстовый процессор MicrosoftWord .
2. Установите нужный вид экрана, например — Разметка страницы (Ориентация,Поля).
3. Установите параметры страницы (размер бумаги — A4; ориентация — книжная; поля: левое — 3 см, правое — 1,5 см, верхнее — 3 см, нижнее — 1,5 см), используя вкладку Разметка страницы/ меню Поля,Размер бумаги (рис. 2).
Рисунок 2- Установка параметров страницы
4. Установите межстрочный интервал — 1,5 строки, выравнивание — по центру, используя в контекстном меню команду Абзац (вкладка Отступы и интервалы) (рис.3).
Рисунок 3 - Установка параметров абзаца
5. Наберите текст, приведенный ниже (текст можно изменить и дополнить). В процессе набора текста меняйте начертание, размер шрифта (для заголовка - 14 пт.; для основного текста - 12 пт., типы выравнивания абзаца — по центру, по ширине, по правому краю), используя кнопки на панелях инструментов (рис.2).
Рисунок4 - Образец приглашения
6. Заключите текст приглашения в рамку и произведите цветовую заливку (рис. 5)
Рисунок 5 - Оформление рамки вокруг приглашения
- выделите весь текст приглашения;
- выполните команду Разметка страницы/Границы страниц;
- на вкладке Граница установите параметры границ:
тип — рамка; ширина линии — 3 пт.; применить — к абзацу; цвет линии — по вашему усмотрению (рис. 6);
- на вкладке Заливка выберите цвет заливки (рис. 6);
Рисунок 6 – Установка заливки и границ
- укажите условие применения заливки — применить к абзацу;
- нажмите кнопку ОК.
7. Вставьте рисунок в текст приглашения (Вставка/Рисунок/Картинки); задайте положение текста относительно рисунка — «Вокруг рамки» (Формат/Рисунок/Положение/Вокруг рамки).
8. Скопируйте дважды на лист типовое приглашение (Копировать: Ctrl + C , Вставить: Ctrl + V ).
9. Отредактируйте лист с полученными двумя приглашениями и подготовьте к печати (Кнопка « Office »/Печать/Предварительный просмотр).
10. Напечатайте приглашения (при наличии принтера), выполнив команду Кнопка « Office »/Печать /Печать и установив нужные параметры печати (число копий — 1; страницы — текущая).
11. Сохраните файл в папке вашей группы, выполнив следующие действия:
- выберите Кнопка « Office »/Сохранить как. ;
- в диалоговом окне Сохранить как. укажите имя диска, например «С:» и имя папки (например, Мои документы/Номер группы); введите имя файла, например «Приглашение»;
- нажмите кнопку Сохранить,
Упражнение 2. Оформить докладную записку по образцу.
Краткая справка. Верхнюю часть докладной записки оформляйте в виде таблицы (2 столбца и 1 строка; тип линий — нет границ). Этот прием оформления позволит выполнить разное выравнивание в ячейках таблицы: в левой ячейке — по левому краю, в правой — по центру.
Образец задания
Сектор аналитики и экспертизы Директору Центра ГАНЛ
Сектор не может завершить в установленные сроки экспертизу проекта маркетингового исследования фирмы «Астра-Н» в связи с отсутствием полных сведений о финансовом состоянии фирмы.
Прошу дать указания сектору технической документации предоставить полные сведения по данной фирме.
Приложение: протокол о некомплектности технической документации фирмы «Астра-Н».
Руководитель сектора аналитики и экспертизы (подпись) М.П.Спелов
Примечание . После окончания работы закройте все открытые файлы, закройте окно текстового процессора Microsoft Word, после чего завершите работу компьютера (Пуск/Завершение работы).
2) Создание комплексных документов в текстовом процессоре
Упражнение 3. Создать календарь на текущий месяц с использованием Шаблона.
1. Запустите текстовый процессор MicrosoftWord .
2. Создайте календарь на текущий месяц с использованием Шаблона. Для этого в окне создания документа (Файл/Создать) на вкладке Мои шаблоны выберите команду Создать Шаблон (рис. 7).
Рисунок 7- Создание шаблона
Создать таблицу по образцу, похожую на стандартный календарь(рис.8).
Рисунок 8–Создание календаря
3. Сохраните документ в вашей папке в формате «Шаблон».
Упражнение 4. Создать докладную записку на основе Шаблона(рис.9).
Рисунок 9–Образец докладной записки
Порядок работы:
1. Создайте на основе шаблона Обычный отчет докладную записку ( Office /Создать/вкладка Установленные шаблоны/Обычный отчет).
Для использования шаблона обычного отчета выделите текст, который следует заменить, и введите текст отчета. Чтобы сохранить созданный документ как шаблон, выберите команду Сохранить как в меню Файл. В списке Тип файла выберите Шаблон документа. Чтобы использовать сохраненный шаблон, выберите команду Создать в меню Файл, а затем дважды щелкните мышью по нужному шаблону.
2. Сохраните созданный документ в вашей папке.
Упражнение 5. Создать резюме на основе Шаблона.
Краткая справка. Для создания резюме используйте шаблон (Файл/ Создать/ Другие документы/Современное резюме).
Упражнение 6. Создать рекламное письмо на основе Шаблона.
Содержание письма приведено в упражнении 1.
Для создания рекламного письма используйте шаблон (Файл/Создать/ Установленные шаблоны/ Стандартное письмо).
Упражнение 7. Создать форму-шаблон расписания занятий.
3) Создание комплексных документов в текстовом процессоре
Упражнение 8. Создать текстовый документ, содержащий рисунок в виде схемы и маркированный список.
1. Запустите текстовый процессор Microsoft Word .
2. Разверните окно процессора на весь экран. Установите вид — «Разметка страницы»; масштаб — 85 %.
3. Задайте все поля страницы по 2,5 см.
4. Перед началом набора текста установите размер шрифта — 12 пт.; вид — курсив и гарнитуру шрифта — TimesNewRomanCyr .
5. Командой контекстного меню Абзац задайте следующие параметры:
межстрочный интервал — множитель 1,2;
выравнивание — по ширине.
6. Командами Сервис/Язык/Расстановка переносов установите автоматическую расстановку переносов.
7. Наберите образец текста. Образец содержит один абзац текста, рисунок в виде схемы и маркированный список.
Для создания схемы воспользуйтесь возможностями панели Рисование (Вставка/Фигуры). После создания схемы проведите группировку для того, чтобы вся схема воспринималась как единый графический объект. Выделите всю схему при помощи левой клавиши мыши и клавиши « Ctrl »,затем с помощью команды Группировать в контекстном меню сгруппируйте все объекты рисунка.
Для создания маркированного списка, используйте во вкладке «Главная» кнопку Маркеры.
Методология планирования материальных ресурсов производства (MRP) обеспечивает ситуацию, когда каждый элемент производства, каждая комплектующая деталь находится в нужное время в нужном количестве (рис. 10).
Рисунок 10 - Структурная схема MRP
На основании входных данных MRP -система выполняет следующие операции:
определяется количество конечных данных изделий для каждого периода времени планирования;
к составу конечных изделий добавляются запасные части;
определяется общая потребность в материальных ресурсах в соответствии с ведомостью материалов и составом изделия;
общая потребность материалов корректируется с учетом состояния запасов для каждого периода времени планирования;
осуществляется формирование заказов на пополнение запасов с учетом необходимого времени опережения.
8. Проверьте введенный текст с точки зрения грамматики командой Сервис/Правописание. Исправьте все найденные ошибки. Сохраните документ.
Упражнение 9. Приемы работы с многостраничным текстовым документом.
1. Скопируйте документ, созданный в упражнении 8, четыре раза, пользуясь пунктами меню Правка/Копировать и Правка/Вставить или соответствующими кнопками на панели инструментов, а также горячими клавишами.
Выполните принудительное разделение на страницы после каждого информационного письма клавишами [ Ctrl ]-[ Enter ]. В результате этих действий каждое информационное письмо будет располагаться на новой странице.
Задайте нумерацию страниц (вверху страниц, справа) командой Вставка/Номера страниц (рис. 11).
2. Отформатируйте первый абзац текста каждого информационного письма командой Абзац в контекстном меню следующим образом:
1-е письмо: шрифт TimesNewRoman Суг, 12, с красной строкой (отступом); выравнивание — по ширине;
2-е письмо: шрифт Arial Суг, 14, с висячей строкой (выступом); выравнивание — по левой границе; абзацные отступы — по 2 см слева и справа;
Рисунок 11 – Вставка номеров страниц
3-е письмо: шрифт TimesNewRoman Суг, 10, первая строка абзаца без отступа и выступа; выравнивание — по ширине;
4-е письмо: фрагмент отформатировать, как во втором письме, пользуясь режимом Формат по образцу, который вызывается кнопкой на панели инструментов (метелкой);
5-е письмо: первый абзац отформатировать, как в третьем письме, пользуясь режимом Формат по образцу.
3. Задайте стиль заголовков на каждой странице, используя шаблоны стилей. Для этого выделите заголовок выберите вкладку Главная/ команда Стили задайте стиль «Заголовок 2» (рис. 12).
Рисунок 12 - Изменение стиля заголовка
4. Создайте оглавление документа. Установите курсор в самое начало документа, выполните вкладка Ссылки/Оглавление /ОК (рис. 4.4), при этом будет создано оглавление документа. Используя оглавление, перейдите на третью страницу документа (рис.13).
Рисунок 13 –Создание автооглавления
5. После первого письма поместите закладку (Вставка/Закладка) с именем «Письмо 1».
6. При установке закладки проследите за положением курсора на странице, так как позже будет произведен возврат в место закладки из другой части документа.
После набора имени закладки зафиксируйте ее кнопкой Добавить.
Внимание! Имя закладки не должно содержать пробелы.
7. Установите курсор в конце третьего письма. Далее поставьте обычную сноску внизу документа с текстом «Третье письмо», используя вкладку Ссылки/ команду «Вставить сноску»)
8. Вставьте в конце каждого письма свою фамилию, имя и отчество, пользуясь командами Вставка/Нижний колонтитул/ Пустой . Наберите полностью свою ФИО(по центру), слева и справа поля ввода удалите с помощью клавиши Delete , предварительно их выделив.
Перейдите к первому абзацу с помощью закладки, используя меню Вставка/ Закладка (рис.14).
Рисунок 14 - Вставка закладки
Рисунок 15 – Настройка параметров автозамены символов
Введите с клавиатуры символ «\» — появятся ваши ФИО. Далее не забудьте поставить ФИО после каждого письма.
8. Пользуясь командой Формат/Регистр , переформатируйте текст первого абзаца каждого письма следующим образом:
письмо 1 — «Все прописные»; письмо 2 — «Все строчные»; письмо 3 — «Начинать с прописных»; письмо 4 — «Изменить регистр»; письмо 5 — «Как в предложениях».
9. Сохраните созданный документ с типом файла « Web -страница» в вашей папке. Закройте документ и вновь откройте его. Обратите внимание, что документ открывается в обозревателе InternetExplorer .
4)Организационные диаграммы ( с применением кнопки SmartArt в меню «Вставка») документе MSWord .
Упражнение 10. Создать текстовый документ с вставкой организационной диаграммы по образцу (рис.16). Цвет поля — голубой; цвет оргдиаграммы — желтый. Стиль рамок подобрать самостоятельно.
Образец задания
Управление финансами фирмы
В управлении финансовой деятельностью предприятия важную роль играют финансовые менеджеры. Это высококвалифицированные специалисты, обладающие знаниями в области финансов и бухгалтерского учета, кредита и денежного обращения, ценообразования, налогового законодательства и техники банковской и биржевой деятельностей.
Финансовому менеджеру подчинены два функциональных менеджера — контролер и казначей. Четкого разграничения в работе контролера и казначея не существует, их должностные обязанности в разных компаниях различаются в зависимости от политики, проводимой ими, и персональных качеств.
Рисунок 16 – Оргдиаграмма
1. Запустите текстовый процессор Microsoft Word.
2. Установите параметры абзаца: красная строка, интервал — 1,5 (Формат/Абзац).
3. Введите текстовую часть документа.
4. Запустите программу MS Orqanization Chat, выполнив команду Вставка/Объект/Надстройка организационных диаграмм для приложений MSOffice .
В появившемся окне редактирования в верхней ячейке выделите слово «Имя» и замените его на необходимое значение («Президент компании»).
Аналогично замените текст «Должность».
Внимание! Текст в скобках в виде галочек (О) в документе не показывается.
Для добавления нового элемента нажмите мышкой на панели инструментов соответствующую кнопку и укажите мышкой на ячейку, к которой вы хотите добавить новую ячейку (рис. 17).
Рисунок 17 – Добавление ячейки
Для изменения вида оргдиаграммы или ее части следует выполнить следующие действия:
выделить мышкой область, в которой надо изменить стиль;
5. Выбрать в приложении « Надстройка организационных диаграмм для приложений MSOffice » вкладку «Стиль», выбрать соответствующий стиль(рис. 18).
Рисунок 18–Вставка оргдиаграммы
По окончании создания и форматирования оргдиаграммы выполните команды Файл/Обновить документ, а затем Файл/Закрыть и вернуться в документ.
Читайте также: