Как назначить встречу в outlook 2010 и указать необязательных участников
Как добавлять и удалять участников собрания (обязательного / необязательного / ресурса) в Outlook
При создании нового собрания легко добавить участников. Иногда вам может потребоваться обновить существующее собрание и добавить больше участников. Либо в новом запросе на собрание, либо при обновлении существующего собрания, эта статья предоставит вам руководство по добавлению и удалению обязательных, дополнительных или ресурсных участников собрания.
- Добавить участников собрания (обязательного / необязательного / ресурса) на странице встречи
- Добавить участников собрания (обязательных / необязательных / ресурсов) на странице планирования
- Удалить участников собрания (обязательно / необязательно / ресурс)
Добавить участников собрания (обязательного / необязательного / ресурса) на странице встречи
Обычно мы создаем и редактируем встречу на знакомой странице встреч. Кроме того, на страницу встречи легко добавить обязательных, необязательных и дополнительных участников.
Шаг 1: Откройте окно собрания, выполнив одну из следующих операций:
- Нажмите Главная >Новый элемент >Встреча создать новую встречу в Outlook 2010/2013;
- Нажмите Файл >Новое >Приглашения на собрание создать новую встречу в Outlook 2007;
- Двойной клик существующее собрание в календаре, чтобы отредактировать его.
Шаг 2: Введите адреса электронной почты участников встречи в Чтобы… пунктом.
Иногда вы можете не запомнить адреса электронной почты всех участников и правильно ввести их в поле к коробка. И чтобы привлечь больше посетителей, вам лучше выполнить следующие шаги.
Шаг 3: Нажмите Адресная книга в Участники группы под Встреча меню.
Шаг 4: В диалоговом окне "Выбор участников и ресурсов: контакты"
- Добавить необходимых участников: Выберите и выделите адреса электронной почты, которые вы добавите в адресную книгу, и нажмите Обязательно -> кнопка;
- Добавить необязательных участников: Выберите и выделите адрес электронной почты в адресной книге и щелкните значок Необязательно -> в нижней части.
- Добавить участников ресурсов: Выберите и выделите адрес электронной почты в адресной книге и щелкните значок Ресурсы -> в нижней части.
Примечание: Вы можете выбрать любое количество адресов электронной почты, удерживая Ctrl клавишу и нажимая затем один за другим; и выберите множество непрерывных адресов электронной почты, удерживая Shift и щелкнув по первой и последней.
Шаг 5: Нажмите OK в диалоговом окне «Выбор участников и ресурсы: контакты».
Быстро распечатать собрание, включая список участников и ответы участников, в Outlook
Обычно для печати списка участников собрания в Outlook необходимо скопировать список участников, вставить его в какое-то место и затем распечатать. Но с отличным Расширенная печать особенность Kutools для Outlook, вы можете быстро распечатать собрание со списком участников, а также с ответами всех участников. Нажмите, чтобы получить 60-дневную бесплатную пробную версию без ограничений!
Добавить участников собрания (обязательных / необязательных / ресурсов) на странице планирования
На странице расписания ясно видно время, подробно упорядоченное в вашем календаре, и вы можете выбрать лучшее время для встреч. Есть несколько отличий от страницы встречи для добавления участников.
Шаг 1: Попасть в окно встречи:
- Создать новую встречу в Outlook 2010/2013: щелкните значок Главная >Новый элемент >Встреча;
- Создать новую встречу в Outlook 2007: щелкните значок Файл >Новое >Приглашения на собрание;
- Открыть существующее собрание: дважды щелкните собрание в представлении календаря.
Шаг 2: Щелкните Sпланирование в Показать группы под Встреча меню.
Шаг 3: Нажмите Добавить другие > Добавить из адресной книги.
Шаг 4: Теперь вы попадаете в диалоговое окно «Выбор участников и ресурсы: контакты», вы можете сделать это так же, как Шаг 4 на странице встречи.
Удалить участников собрания (обязательно / необязательно / ресурс)
Вы можете удалить всех или особых участников собрания (обязательных / необязательных / ресурсов), выполнив следующие действия.
Шаг 1: В окне собрания щелкните значок Адресная книга в Участники группы под Встреча меню.
Шаг 2: Выберите специальный или все адреса электронной почты в Обязательно -> коробка, Необязательно -> или Ресурс -> поле и удалите их.
Шаг 3: Нажмите OK кнопку.
Как создать встречу из получателей электронной почты в Outlook?
Вкладка Office - включите редактирование и просмотр с вкладками в Office и сделайте работу намного проще .
Создать встречу из получателей электронной почты в Outlook
Чтобы создать встречу с получателями электронной почты в Outlook, сделайте следующее.
В Outlook 2013, когда карточка контакта отображение, нажмите Открыть карточку контакта значок, затем в раскрывающемся поле щелкните Запланировать встречу, смотрите скриншоты:
В Outlook 2007 щелкните правой кнопкой мыши имя или адрес электронной почты получателя, затем щелкните Запланировать встречу в контекстном меню.
Заметки:
2. Вы также можете добавить участников в это приглашение на собрание, нажав кнопку Добавить участников кнопку и выберите получателей.
3. Если вам нужно добавить место встречи к приглашению на встречу, измените вид на Встреча, нажав Назначение в Показать группа под Встреча вкладку, а затем введите свое местоположение и другую необходимую информацию.
Планирование собрания
Создайте приглашение на собрание одним из следующих способов.
Добавьте участников одним из двух способов:
Добавьте участников в строку Кому приглашения на собрание и перейдите к действию 4.
Если вы применяете учетную запись Microsoft 365 или Exchange, воспользуйтесь помощником по планированию, чтобы просмотреть расписания участников.
В помощнике по планированию либо щелкните поле под своим именем и введите имя или электронный адрес участника, либо нажмите кнопку Добавить участников, чтобы открыть свою адресную книгу.
Щелкните значок рядом с именем участника в помощнике по планированию, чтобы пометить конкретного участника как обязательного участника ,необязательного участника или ресурс. Когда вы начнете вводить имя участника, Outlook предложит рекомендации на основе того, с кем вы недавно проводили собрания или переписывались. Выберите имя из списка, чтобы добавить участника.
Добавьте тему собрания, время начала и окончания, а также место.
В Outlook 2016 и Outlook для Microsoft 365 вы можете начать вводить название места, например Кафе Fourth Coffee или Конференц-зал 23, и Outlook будет искать соответствующие места. Щелкните один из предложенных вариантов, чтобы выбрать это место, или продолжайте ввод, чтобы указать другое расположение.
Совет: Если вы используете учетную запись Microsoft Exchange или учетную запись электронной почты Microsoft 365, щелкните Помощник по планированию и нажмите Поиск комнаты, чтобы проверить доступность и зарезервировать помещения. Дополнительные сведения см. в статье Использование помощника по планированию и поиска помещений для собраний в Outlook.
Чтобы вложить файл в приглашение на собрание, в меню Вставка нажмите Вложить файл и выберите файл, который нужно добавить.
Если вы используете Outlook для iOS, ваше мобильное устройство может напомнить, когда вам нужно выйти, чтобы не опоздать на встречу.
Включение функции "Пора выходить"
В Outlook для iOS выберите Параметры > Пора выходить.
Выберите поддерживаемую учетную запись и с помощью ползунка включите функцию "Пора выходить".
Запрет участникам на пересылку собрания
Если вы используете Microsoft 365, вы можете запретить участникам пересылать приглашение на собрание другим людям. Эта новая возможность доступна пользователям Актуального канала после обновления до версии 1808.
Дополнительные сведения см. в статье Запрет на пересылку собрания.
Щелкните Собрание > Повторение.
Примечание: Чтобы запланировать регулярное повторение собрания, нажмите клавиши CTRL+G.
Выберите параметры шаблона повторения и нажмите кнопку ОК.
Примечание: Когда к приглашению на собрание будет добавлено расписание повторений, название вкладки Собрание изменится на Ряд собраний.
Добавление пользователя в существующее собрание
Вы можете добавить другого участника в существующее собрание.
Если вы являетесь владельцем собрания:
Дважды щелкните собрание, чтобы открыть его, а затем с помощью строки Кому или помощника по планированию добавьте одного или нескольких пользователей в собрание.
Если вы не являетесь владельцем собрания:
Откройте приглашение на собрание. В группе Ответить на ленте выберите Ответить, а затем — Переслать. Добавьте одного или нескольких получателей в приглашение на собрание.
Раннее завершение собраний
Если вы используете Outlook для Microsoft 365, теперь вы можете настроить Outlook на завершение собраний на несколько минут раньше. Это поможет вам выделить время на перемещение между собраниями. Вы можете выбрать другую длительность для собраний продолжительностью менее и более одного часа.
Выберите Файл > Параметры > Календарь > Параметры календаря
Установите флажок Заканчивать встречи и собрания раньше.
С помощью раскрывающегося списка выберите количество минут для собраний длительностью менее одного часа или длительностью один час и больше, затем нажмите ОК.
Встречи — это мероприятия, для которых отводится время в календаре пользователя и не требуется приглашение других лиц или резервирование ресурсов. Вы можете превратить встречу в собрание, добавив участников.
Создание встречи
В папке Календарь нажмите кнопку Новая встреча или нажмите CTRL+N. В любой другой папке нажмите CTRL+SHIFT+A.
Введите тему, место, время начала и время окончания.
Выберите Сохранить & Закрыть, чтобы сохранить встречу.
Примечание.По умолчанию Outlook начинает и завершает встречи в течение часа или получаса. Если вы хотите ввести пользовательское время, например 12:22, щелкните поля времени начала или окончания и введите нужное время.
Outlook для Windows и Outlook для iOS — улучшение совместной работы
Если вы используете Outlook для iOS, ваше мобильное устройство может напомнить, когда вам нужно выйти, чтобы не опоздать на встречу.
Включение функции "Пора выходить"
В Outlook для iOS выберите Параметры > Пора выходить.
Выберите поддерживаемую учетную запись, а затем используйте ползунок, чтобы включить time To Leave.
Выберите Новая встреча. Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши блок времени в сетке календаря и нажать кнопку Новая встреча, дважды щелкнуть любую пустую область календаря или использовать сочетания клавиш CTRL+SHIFT+A.
В поле Тема введите описание.
В поле Место укажите место проведения.
Введите время начала и время окончания.
Совет: Вместо дат можно ввести определенные слова и фразы в поля Время начала и Время окончания. Например, можно ввести "Сегодня", "Завтра", "Новый год", "Две недели с завтрашнего", "За три дня до Нового года" и большинство названий праздников.
Чтобы показать другим людям свою доступность в это время, в группе Параметры выберите в поле Показать как и выберите Свободен ,Работа в другом месте ,Под вопросом ,Занят или Нет на месте в меню.
Примечание: При задании повторяемости встречи название вкладки Встреча изменяется на Ряд встреч.
По умолчанию напоминание появляется за 15 минут до начала встречи. Чтобы изменить время напоминания, в группе Параметры выберите стрелку в поле Напоминание, а затем выберите новое время напоминания. Чтобы отключить напоминание, выберите Нет.
Совет: Если вы хотите изменить встречу на собрание, выберите Пригласить участников в группе Участники на ленте.
Как создать повторяющуюся встречу каждый будний день в Outlook?
Допустим, вам нужно создать повторяющуюся встречу, которая повторяется каждый будний день, другими словами, повторяется с понедельника по пятницу, за исключением выходных. Как быстро добиться этого в Outlook? А что, если они повторяются во 2-й будний день каждого месяца? Эта статья покажет вам следующие решения:
Назначьте повторяющуюся встречу каждый будний день
Чтобы создать повторяющуюся встречу или встречу, которая проводится каждый будний день в Outlook, выполните следующие действия:
1. в Календарь просмотр, пожалуйста, нажмите Главная > Новая встреча.
2. Теперь открывается новое окно встречи. Пожалуйста, нажмите Назначение > Повторение. Смотрите скриншот:
3. Теперь в диалоговом окне «Повторение встречи» сделайте следующее:
(1) В Время встречи в разделе укажите время начала, время окончания и продолжительность, как вам нужно;
(2) В Шаблон повторения раздел, пожалуйста, проверьте Daily и Каждый день варианты подряд;
(3) В Диапазон повторения в разделе укажите необходимый диапазон повторений;
(4) Щелкните значок OK кнопку.
4. Теперь вы вернетесь в окно «Серии встреч», добавьте тему, место и заметку о встрече по своему усмотрению, а затем щелкните значок Сохранить и закрыть кнопку.
До сих пор вы создали повторяющуюся встречу, которая происходит каждый будний день в Outlook.
Быстрый поиск и удаление повторяющихся писем в Outlook
С Kutools для Outlook Повторяющиеся электронные письма функцию, вы можете быстро найти и удалить их из нескольких почтовых папок или найти и удалить все дубликаты из выбранных двумя щелчками мыши в Outlook. Нажмите, чтобы получить 60-дневную бесплатную пробную версию без ограничений!
Создайте повторяющуюся встречу, которая будет происходить каждый n-й будний день
Чтобы создать повторяющуюся встречу, которая будет происходить каждый n-й день недели, например, каждый 2-й день недели каждого месяца, сделайте следующее:
1. в Календарь просмотр, пожалуйста, нажмите Главная > Новая встреча создать новую встречу.
2. В открывшемся окне встречи нажмите Назначение > Повторение. Смотрите скриншот:
3. Теперь в диалоговом окне «Повторение встречи» сделайте следующее:
(1) В Время встречи укажите время начала, время окончания и продолжительность по своему усмотрению.
(2) В Шаблон повторения раздел, пожалуйста, проверьте Ежемесячно вариант, а затем укажите ежемесячный шаблон повторения как Второй будний день каждого месяца вариант или другие по мере необходимости;
(3) В Диапазон повторения укажите необходимый диапазон повторений.
(4) Щелкните значок OK кнопку.
4. Теперь вы вернетесь в окно «Серии встреч», добавьте тему, место, составьте заметку о встрече и нажмите Назначение серии > Сохранить и закрыть кнопку.
До сих пор вы создали повторяющуюся встречу, которая происходит во 2-й будний день каждого месяца или в другие дни, как вы указали в шаге 3 выше.
Читайте также: