Как настроить рассылку расчетных листков в программе 1с зуп 8 ред 3
Совсем скоро начнется «любимый» всеми бухгалтерами отчетный период. И тогда на помощь пользователю приходят всевозможные своды, справки, позволяющие проверить корректность формирования регламентной отчетности. Помимо универсального отчета, который не менее информативен, есть еще «Полный свод начислений, удержаний и выплат». При умелом использовании из него можно получить много информации. Рассмотрим пошагово варианты настройки отчета, в частности, отбор по сотруднику и кодам дохода НДФЛ.
Напомним, что отчеты по зарплате сгруппированы в одноименном разделе в пункте меню «Зарплата».
Полный свод начислений и удержаний – отбор по сотруднику .
Шаг 1. Откройте и сформируйте отчет. Его стандартные настройки позволяют пользователю получить информацию о начислениях и удержаниях в целом по предприятию за указанный период. Т.е. пользователь может задать любой период для отчета – месяц, квартал, год и т.п.
Если воспользоваться настройками отчета эта информация может варьироваться.
Как и у любого отчета 1С, настройка представлена в двух вариантах:
Нам интересен более расширенный вариант. Переключитесь на него, нажав одноименную кнопку внизу окна.
В расширенной настройке пользователь может дополнительно:
• устанавливать отборы – закладка «Отбор»;
• добавлять и убирать поля отчета и настраивать сортировку – закладка «Поля и сортировки»;
• использовать возможности оформления отчета – закладка «Оформление»;
• изменять структуру отчета – закладка «Структура».
Рассмотрим на примерах.
Если применить отбор, пользователь может отобрать информацию по любому доступному критерию – например, подразделению, сотруднику и т.п.
Если установить отбор по сотруднику из отчета получится нечто похожее на расчетный листок, но с возможностью отбора данных за определенный период. В расчетном листке – информация отображается помесячно.
Шаг 4. Установив отбор по полю «Сотрудник» укажите его. У вас получится «Сотрудник» равно «ФИО сотрудника». В нашем примере отбор установлен по сотруднику Виноградова Г.И.
Открыв стрелочку можно изменить условие, выбрав любой из вариантов. Например, сотрудники «В списке» и задать этот список.
Для формирования списка, в открывшемся окне, с помощью кнопки «Подбор» формируется список сотрудников для отчета. По нажатию «Ок» этот список переносится в настройку отчета и отчет формируется по заданному списку людей.
Вернемся к нашей настройке по сотруднику Виноградовой Г.И.
Шаг 5. В поле настройки щелкните дважды мышкой на условном обозначении (минус, крестик, звездочка). Для отбора можно закрепить настройку – вывести поле в шапке отчета, установить флажок в шапке или «спрятать» его в настройке. Выберем вариант – «В шапке отчета».
Условное обозначение изменится на «звездочку» и в отчете появится поле отбора по сотруднику.
Период отчета задан с начала года и в таком варианте данные у нас получились разбиты по месяцам.
Перейдем к дальнейшей настройке отчета.
Шаг 6. Перейдите на закладку «Структура». Здесь отображена «разбивка» нашего отчета.
Щелкните дважды на строке «Месяц начисления, Организация». В открывшейся группировке снимите галочку с поля «Месяц начисления» и нажмите «Завершить редактирование».
В группируемых полях у нас останется поле «Организация», т.к. «Месяц начисления» мы отключили.
Шаг 7. Нажмите «Закрыть и сформировать».
Мы получили свод начислений и удержаний по сотруднику Виноградова Г.И. за указанный период, без детализации по месяцам.
Вы можете сохранить настройки отчета, чтобы постоянно не настраивать его.
Шаг 9. Задайте свое название отчеты. В нашем примере мы добавили к названию – «Отбор по сотруднику сводно».
Отметить переключателем параметры доступа:
• только автору, т.е. текущему пользователю;
• указанным пользователям и отметить их в списке.
Для продолжения нажмите «Далее».
Шаг 10. На следующем шаге программа автоматически показывает раздел для сохраняемого варианта отчета. Нажмите «Сохранить».
Этот шаг можно было пропустить и сразу нажать «Сохранить».
Настройка отчета сохранена.
У вас возникнет вопрос: «Где найти сохраненный вариант отчета?»
1 вариант.
Откройте раздел «Отчеты по зарплате». Наш отчет появился в списке, с указанием его автора.
2 вариант.
Если вы находите в любом другом «зарплатном» отчете, хоть в расчетном листке, нажмите кнопку «конвертик с графиком» - «Выбрать другой вариант отчета или сохранить новый».
В открывшемся списке мы видим наш отчет с сохраненными настройками – «Полный свод начислений, удержаний и выплат – отбор по сотруднику сводно».
Переключившись на него, откроется отчет, настройки которого мы сохранили.
Полный свод начислений и удержаний – отбор по кодам дохода НДФЛ.
Рассмотрим еще один вариант настройки отчета. С его помощью вы сможете сверить и проанализировать данные по кодам НДФЛ.
На закладке «Структура» уберите галочку с поля «Виды расчета». Т.е. детализация по видам начислений и удержаний нам не нужна.
Шаг 2. Выделите строку «Группа» и нажав правой кнопкой мышки выберите команду «Добавить» или используйте кнопку «Ins» на клавиатуре.
Шаг 3. В открывшемся окне выберите из списка новый элемент группировки – «Код дохода по НДФЛ», из узла (группы) – «Вид расчета».
Группировка выглядит следующим образом.
Шаг 4. Отключите детализацию по месяцам аналогично как мы рассматривали в предыдущем примере.
Щелкните дважды на строке «Месяц начисления, Организация». В открывшемся окне измените состав группировки, отключив группировку по месяцам – снимите галочку «Месяц начисления».
Нажмите «Завершить редактирование» и сформируйте отчет – кнопка «Закрыть и сформировать».
Отчет принял вот такой вид.
Для организации, имеющей подразделение, актуально закрепить в шапке отчета варианты отбора по подразделениям, сотрудникам.
Шаг 5. На закладке «Отбор» добавьте поля для отбора – «Подразделения» и «Сотрудники». Щелкнув дважды на обозначении (минус, крестик, звездочка), выберите вариант «В шапке отчета».
Теперь в отчете можно осуществлять отбор не только по организации, но и по подразделению и сотрудникам.
Настройки варианта отчета также можно сохранить.
Сохраненные настройки отчетов отобразятся в разделе «зарплатных» отчетов.
Используя общие приемы установки отбора, сортировки, группировки вы можете смоделировать отчет и вывести информацию в удобном для вас виде.
С версии 3.1.14.166 программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3) реализован новый сервис «1С:Кабинет сотрудника». Этот сервис позволяет сотрудникам в любой момент в любом месте, где есть интернет, посмотреть сведения о зарплате, получить справку о заработке, получить расчетные листки, оформить заявление на отпуск, командировку и многое другое.
Бухгалтерии и кадрам сервис позволяет сократить время, которое уходит на предоставление расчетных листков, согласование отпусков, получение справок и других документов. Сотрудникам не нужно ходить в бухгалтерию и кадры, а последним отвлекаться от своих дел.
Сервис пока недоступен пользователям базовой версии.
В версии КОРП ранее уже была предусмотрена аналогичная функциональность " Самообслуживание ". Теперь есть и альтернативная возможность. При выборе того или иного варианта следует учитывать ключевые различия (помимо стоимости):
Подключение и настройка сервиса 1C:Кабинет сотрудника
Подключение к сервису
Подключение настраивается пользователем с полными правами. Настройка вызывается по кнопке Подключить на начальной странице, либо по ссылке Сервис 1С:Кабинет сотрудника в разделах Кадры или Зарплата.
Для работы с сервисом в базе должна быть подключена интернет-поддержка. Если она еще не была подключена, это предлагается сделать здесь же по кнопке Подключить.
Далее необходимо пройти все этапы, предлагаемые помощником подключения (о настройке на этапе 3 написано в следующем разделе), после чего опять же нажать кнопку Подключить.
В случае успешного подключения появится этап 5, в котором будет указана ссылка на сервис (если форма подключения была случайно закрыта до перехода по ссылке, то открыть ее можно по ссылке Сервис 1С:Кабинет сотрудника в разделах Кадры или Зарплата).
После чего будет предложено придумать и ввести пароль для входа в сервис. Сложность пароля пока не контролируется, поэтому следует самостоятельно подходить ответственно к его выбору.
Теперь можно продолжить работу в сервисе – ознакомиться с его возможностями и создать кабинеты для сотрудников, если они были выбраны на этапе 3 помощника подключения.
Публикация кабинетов
Если на этапе 3 сотрудники выбраны не были, то после подключения их можно указать в форме, открывающейся по ссылке Сервис 1С:Кабинет сотрудника в разделах Кадры или Зарплата.
Для этого в открывшейся форме нужно перейти по ссылке Изменить настройку публикации.
Для выбора публикуемых позиций нужно проставить флажки в колонке Публиковать. По кнопке Публикуемые сотрудники можно просмотреть отобранных в результате сотрудников. Для них должен быть указан адрес электронной почты и/или мобильный телефон. Если это условие не выполнено, строка будет выделена красным.
По кнопке Обновить публикацию информация по выбранным сотрудникам передается в сервис.
Обращаем внимание, что для публикации в сервисе ответственного, подключившего сервис, в числе сотрудников, его позиция также должна быть выбрана здесь для публикации.
В сервисе имеется возможность согласования заявлений сотрудников их руководителями. Чтобы ей можно было воспользоваться, укажите руководителей подразделений.
Если руководитель подразделения не задан, либо это лицо не выбрано для публикации в сервисе, тогда в качестве руководителя подразделения публикуется руководитель самой организации (если он задан в ответственных лицах организации и публикуется).
Адресация заявок
Для корректной адресации заявок сотрудников из сервиса необходимо указать исполнителей задач в разделе Администрирование – Органайзер – Бизнес-процессы и задачи – Роли и исполнители задач.
По умолчанию все заявки приходят на пользователя, подключавшего сервис (и он может перенаправлять их другим сотрудникам), но гораздо удобней эту информацию указать сразу.
Обработка заявок возможна кадровиком, расчетчиком или пользователем с профилем, которым предусмотрена роль Обработка заявок кабинет сотрудника.
Расписание обмена
По умолчанию автоматический обмен информацией между приложением и сервисом выполняется каждые 10 минут. Изменить расписание или запустить обмен вручную можно из раздела Администрирование – Обслуживание – Регламентные операции – Регламентные и фоновые задания – регламентное задание Обмен с сервисом "1С:Кабинет сотрудника".
Создание кабинетов в сервисе 1C:Кабинет сотрудника
В списке слева отображаются опубликованные в сервисе сотрудники. Состояние дел обозначается пиктограммой:
После создания кабинетов сотрудникам необходимо отсюда же разослать приглашения на почту и/или по СМС. Сотрудники получат инструкцию по подключению, текст которой задан в форме по кнопке с шестеренкой (при необходимости его можно изменить). После подключения сотрудник получит доступ к своему кабинету, что отобразится соответствующей пиктограммой – зеленым человечком.
По кнопке с шестеренкой можно включить автоматическое создание кабинетов и/или рассылку приглашений. Тогда после публикации сотрудников в сервисе кабинеты для них будут созданы автоматически. А после создания кабинетов автоматически будут отправлены приглашения.
Возможности кабинета в сервисе 1C:Кабинет сотрудника
Просмотр расчетных листков
В кабинетах сотрудников можно опубликовать их расчетные листки. Каждый сотрудник увидит только свои листки. Администратор сервиса листки других сотрудников не увидит.
Публикация листков производится расчетчиком или любым другим пользователем, профилем которого предусмотрена роль Публикация расчетных листков.
Пользователю с полным правами для этого достаточно перейти по ссылке Сервис 1С:Кабинет сотрудника в разделах Кадры или Зарплата, в открывшейся форме выбрать месяц и нажать Опубликовать.
Здесь же по ссылке Расширенные возможности публикации расчетных листков (или Публикация расчетных листков в разделе Зарплата – эта ссылка доступна пользователю без полных прав) можно выполнить более точечную публикацию листков.
После публикации сотрудник увидит в кабинете свои расчетные листки. В целях безопасности при работе с компьютера по умолчанию суммы частично скрываются. Убедившись, что за спиной никого нет, сотрудник может включить полное отображение сумм, нажав на кнопку с изображением глаза в правом верхнем углу.
Каждый сотрудник может настроить удобный для себя режим отображения информации в настройках своего профиля.
Администратор сервиса в разделе Администрирование может установить настройки, связанные с расчетными листками.
Сотрудник может заявить о своем отсутствии, чтобы согласовать его со своим руководителем и/или кадровой службой, а также чтобы информировать об этом остальных сотрудников.
Если руководитель согласовывает отсутствие, то пользователю, назначенному ответственным за согласование отсутствий или за заявления на отпуск, будет создана соответствующая задача в программе в разделе Главное – Сервис – Мои задачи.
На основании этой информации пользователь может ввести в программу соответствующий документ, регистрирующий отсутствие. После этого задачу нужно отметить как выполненную, чтобы сотрудник увидел это в своём кабинете.
По некоторым видам отсутствий доступа кнопка Отказать – по ней можно отказаться согласовать заявление сотрудника. Тогда сотрудник увидит отказ в своём кабинете.
Если по какому-то заявлению не предусмотрен отказ, то задачу можно отменить по кнопке Отменено и сообщить об этом сотруднику.
Информация о согласованных отсутствиях других сотрудников доступна для просмотра в области Все отсутствия. В ней предусмотрен отбор по периоду.
Информация по отпускам
В разделе Отпуск сотрудник может просматривать информацию по остатку отпуска, а также запросить более подробную справку об отпусках. Также он может подать заявление на отпуск – точно так же, как и из рассмотренного выше раздела Отсутствия.
При заказе сотрудником справки, пользователю, назначенному ответственным за справки об остатках отпусков, будет создана соответствующая задача в программе в разделе Главное – Сервис – Мои задачи. К задаче автоматически прикрепляется запрошенная сотрудником справка. Достаточно нажать Выполнено, и справка уйдёт в кабинет сотрудника. Если по какой-то причине справка сформировалась неправильно, то по пиктограмме слева от неё её можно удалить и приложить новую взамен.
Сотрудник увидит запрошенную справку в разделах Отпуск и Справки своего кабинета.
Заказ справок
В разделе Справки сотрудник может запросить и другие справки.
При заказе сотрудником справки, пользователю, назначенному ответственным за справки соответствующего вида, будет создана соответствующая задача в программе в разделе Главное – Сервис – Мои задачи.
При заказе справки с места работы к задаче автоматически прикрепляется справка по реализованной в программе форме. Достаточно нажать Выполнено, и справка уйдёт в кабинет сотрудника.
Если требуется передать справку по другой форме (например, по приложенному сотрудником образцу), то по пиктограмме слева от неё её нужно удалить и приложить требуемую взамен.
При заказе 2-НДФЛ к задаче автоматически создается и прикрепляется соответствующий документ программы. Необходимо его открыть, заполнить и провести. После этого достаточно нажать Выполнено, и справка уйдёт в кабинет сотрудника.
Подача заявлений на вычеты
Пользователю, назначенному ответственным за налоговые вычеты, будет создана соответствующая задача в программе в разделе Главное – Сервис – Мои задачи. При этой задаче пользователь увидит приложенные сотрудником файлы, и на их основании должен ввести в программу соответствующий документ (заявление на вычет, уведомление о праве на вычеты).
После регистрации в программе такого документа задачу нужно отметить как выполненную, чтобы сотрудник увидел это в своём кабинете.
Если какой-то необходимой для регистрации вычета информации в отправленных сотрудником файлах не окажется, задачу можно отменить по кнопке Отменено и сообщить об этом сотруднику.
Информация о структуре компании
В разделе "Компания" сотрудники могут ознакомиться со структурой компании, со списком её сотрудников.
Изменение личных данных
Пользователю, назначенному ответственным за изменение личных данных, будет создана соответствующая задача в программе в разделе Главное – Сервис – Мои задачи. При этой задаче пользователь увидит измененную сотрудником информацию, и может ввести соответствующие изменения в программу. После этого задачу нужно отметить как выполненную, чтобы сотрудник увидел это в своём кабинете.
Для руководителей
Сотрудникам, назначенным руководителям подразделений или организаций, доступен раздел Руководителю, в котором он может согласовывать отсутствия сотрудников, а также просматривать сотрудников, которые еще не ознакомились с расчетными листками (если включена такая настройка).
Выплачивая зарплату, работодатель должен извещать каждого сотрудника о ее составных частях, о размерах удержаний, а также об общей сумме, подлежащей выплате. Регламентированной формы расчетного листка нет. Она утверждается приказом работодателя с учетом мнения представительного органа сотрудников (например, профсоюза). Эксперты 1С рассказывают, как в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 сформировать расчетный листок сотрудника.
Выдача расчетного листка
В соответствии со статьей 136 ТК РФ при выплате заработной платы работодатель обязан извещать в письменной форме каждого сотрудника:
- о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период;
- о размерах иных сумм, начисленных ему (в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся сотруднику);
- о размерах и об основаниях произведенных удержаний;
- об общей денежной сумме, подлежащей выплате.
Унифицированная форма расчетного листка не установлена. Форма расчетного листка утверждается приказом работодателя с учетом мнения представительного органа сотрудников (например, профсоюза) в порядке, установленном статьей 372 ТК РФ (ч. 2 ст. 136 ТК РФ, п. 3 письма Роструда от 08.12.2008 № 2742-6-1). Листок представляется в бумажном или электронном виде (письмо Минтруда России от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560). Он выдается или рассылается при согласии сотрудника лично получателю (без доступа посторонних лиц).
По законодательству расчетные листки выдаются при выплате зарплаты, а зарплата выплачивается 2 раза в месяц. Также сотруднику, уходящему в отпуск, выплачиваются отпускные. В письме Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1 указывается, что достаточно выдавать листки только при выплате второй части зарплаты (как правило, в конце месяца), в том числе сотрудникам, ушедшим в отпуск. В листках будет содержаться информация об общей денежной сумме, подлежащей выплате.
Если сотрудник увольняется, расчетный листок должен быть выдан в день увольнения. Несмотря на то, что законодательством подтверждение выдачи расчетных листков сотрудникам не предусмотрено, это необходимо для того, чтобы подтвердить факт уведомления сотрудников при проверке различных органов, а также при судебных разбирательствах. Это можно сделать разными способами. Например, разработать журнал выдачи расчетных листков или в самом расчетном листке внести дополнительную строку, где сотрудники поставят свою подпись.
Расчетный листок в «1С:ЗУП 8» (ред. 3)
- в отчете Расчетный листок - выводится один общий расчетный листок со всеми начислениями и удержаниями сотрудника по основному месту работы и по внутреннему совместительству (рис. 2);
- в отчете Расчетный листок с разбивкой по рабочим местам - несколько расчетных листков: отдельный расчетный листок по основному месту работы и отдельный - по совместительству.
Формирование Расчетного листка происходит из раздела Зарплата - Отчеты по зарплате - Расчетный листок или раздела Главное - Отчеты по зарплате - Расчетный листок.
В поле Период указывается период, за который необходимо сформировать отчет (рис. 1). Далее следует установить флаг Организация и выбрать организацию, по которой нужно сформировать расчетный листок.
Флаг Разбивать по подразделениям устанавливается, если необходимо выводить отчет с разбивкой по подразделениям. Затем следует нажать на кнопку Сформировать. Если необходимо сформировать листок по определенному сотруднику или группе сотрудников, устанавливается флаг Сотрудник, и выбирается из списка необходимый сотрудник (сотрудники).
Требуемый отчет выбирается с помощью кнопки Выбрать другой отчет или сохранить новый (Расчетный листок или Расчетный листок с разбивкой по рабочим местам) (рис. 1). По умолчанию выводится один общий расчетный листок по всем рабочим местам сотрудника.
В результате будет сформирован расчетный листок (листки) (рис. 2). Сверху в печатной форме расчетного листка отражаются: название организации; подразделение; за какой месяц листок; по какой организации; Ф.И.О. сотрудника; его табельный номер; должность; оклад. В поле К выплате указывается общая сумма, подлежащая выплате сотруднику.
Табличная часть отчета состоит из нескольких разделов. В разделе Начислено указывается общая сумма начислений и их перечень:
Колонка
Данные
Период, в котором были начислены указанные доходы
«Рабочие» и «Оплачено»
Количество отработанного оплаченного времени (в днях и часах)
В разделе Удержано указывается общая сумма удержаний и их перечень:
Колонка
Данные
Период, в котором были произведены эти удержания
В разделе Выплачено указывается общая сумма выплат и их перечень с учетом всех удержаний. Также указывается детализация выплаты по ведомостям при установке флага Детализировать выплаты по ведомостям (кнопка Настройки).
В программе «1С:ЗУП 8» редакции 3 можно учитывать выплаты в отчетах не по месяцу, за который они произведены, а по дате выплаты. В форме Дополнительные настройки (раздел Настройки - Дополнительные настройки) по умолчанию установлен переключатель в положение По месяцам расчета зарплаты. Так, если зарплата за март выплачена 05.04.2018, то в расчетном листке за март эта выплата будет учтена (рис. 2). Если же установить переключатель в положение По данным бухучета, то выплата мартовской зарплаты будет учтена в апрельском листке.
Оставшаяся на начало и конец задолженность работодателя перед сотрудником автоматически отражается в полях Долг предприятия на начало и Долг предприятия на конец. Если сотрудник должен работодателю, то появляются поля Долг работника на начало и Долг работника на конец.
В поле Страховые взносы в ПФР указывается информация о начисленных по сотруднику страховых взносах на обязательное пенсионное страхование за месяц. Это поле появляется, если установлен флаг Выводить информацию о начисленных взносах ПФР (кнопка Настройки).
Сумма облагаемого дохода с начала года указывается в поле Общий облагаемый доход. Также при наличии вычетов указываются представленные налоговые вычеты за месяц (при установке флага Выводить особенности расчета НДФЛ по кнопке Настройки).
По кнопке Печать результата отчета можно распечатать расчетные листки, а также создать рассылку расчетных листков из этого отчета.
1С:ИТС
Подробнее об автоматической рассылке расчетных листков сотрудникам в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3) см. в справочнике «Кадровый учет и расчеты с персоналом в программах "1С"» раздела «Кадры и оплата труда».
Программа «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 позволяет в расчетном листке выводить Ф.И.О. сотрудника с учетом их изменения. Например, сотрудник изменил фамилию в апреле 2018 года. Если сформировать расчетные листки за периоды до изменения фамилии, то в них по умолчанию фамилия будет новая.
Для того чтобы изменить эту ситуацию, в разделе Администрирование - Печатные формы, отчеты и обработки - Макеты печатных форм следует найти макет Расчетный листок (настраиваемый). Открыв макет, следует установить переключатель в положение Для просмотра и редактирования. Затем нужно изменить макет.
Кроме того, используя этот макет, можно создать графу в расчетном листке для подписи сотрудника, подтверждающей получение этого документа. Для этого следует добавить в макете надпись «Листок получил». Выделяя область вставленного текста, правой кнопкой мыши нужно выбрать команду Объединить, затем нажать на кнопку Записать и закрыть.
В отчете Расчетный листок следует открыть настройки в расширенном режиме на закладке Структура, найти группировку Сотрудник, Должность на конец периода, добавить в нее поля Фамилия, Имя, Отчество и нажать на кнопки Завершить редактирование и Закрыть и сформировать.
В результате будут сформированы расчетные листки со старой и новой фамилиями, а также появится место для подписи сотрудника. Чтобы сохранить измененный отчет, следует нажать на кнопку Выбрать другой вариант отчета или сохранить новый - Сохранить вариант отчета. При этом откроется специальная форма Сохранение варианта отчета, в поле Наименование указывается новое название отчета. Для того чтобы отчет был доступен всем пользователям, нужно нажать на кнопку Всем пользователям и на кнопку Сохранить.
Также сформировать печатную форму расчетного листка можно из документа Начисление зарплаты и взносов (раздел Зарплата - Начисления зарплаты и взносов).
Статьей 136 ТК РФ регламентируется порядок, место и сроки выплаты зарплаты. Законодательством установлено, что работодатель обязан выдавать сотруднику расчетный листок, который содержит всю информацию о всех его начислениях и удержаниях. Но в законе не указан конкретный способ выдачи расчетного листка. Организация может выдавать расчетный листок на руки, а может и осуществлять рассылку этого отчета сотрудникам по электронной почте. Но данное положение должно быть закреплено приказом организации. О том, как это настроить в программных продуктах 1С расскажем в этой статье.
Такая возможность имеется как в программе 1С: ЗУП ред. 3.1, так и в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0. Для рассылки расчетных листков сотрудников необходимо выполнить предварительную настройку учетной записи в программе.
Рассылка расчетных листков из программы 1С: ЗУП ред. 3.1
Для начала необходимо выполнить настройку учетной записи для рассылки отчетов.
Шаг. 1. Откройте раздел «Администрирование» - «Органайзер».
Шаг 2. Разверните пункт меню «Почта» и перейдите по ссылке «Настройка системной учетной записи».
Шаг 3. В открывшемся окне настройки укажите:
• электронную почту и пароль от нее;
• имя отправителя – это может быть название организации или имя ответственного лица;
• остальные параметры оставьте по умолчанию.
Шаг 4. Система выполнит проверку настроек учетной записи.
Шаг 5. По окончании этой процедуры, вы можете закрыть окно или нажать «Перейти к учетной записи» и проверить еще раз ее настройки.
В карточке учетной записи указано, что она предназначена для отправки писем. Нажав кнопку «Проверить настройки», система отправит на указанную электронную почту тестовое письмо.
В разделе «Учетные записи электронной почты» появится системная учетная запись программы 1С: ЗУП. Название «Системная учетная запись» мы не меняли, но вы можете назвать ее по своему усмотрению.
Для осуществления рассылки сотрудникам в их карточке в разделе «Личные данные» укажите их электронные адреса (E-mail).
Шаг 6. Перейдите в раздел «Кадры» - «Сотрудники». Откройте нужного сотрудника и в верхней части окна нажмите на гиперссылку «Личные данные».
Шаг 7. В поле «Email:» укажите электронную почту сотрудника. Сохраните внесенные сведения – «Ок».
Предварительная настройка выполнена. Перейдем к рассмотрению настройки самой рассылки отчета «Расчетный листок».
Варианты создания рассылки расчетного листка.
Рассылку «Расчетного листка» можно настроить двумя способами.
• из отчета «Расчетный листок»;
• в разделе «Администрирование».
1 Вариант.
Шаг 1. Перейдите в раздел «Зарплата» - «Отчеты по зарплате» и выберите пункт «Расчетный листок».
Шаг 3. Откроется окно создания рассылки с уже подобранным отчетом «Расчетный листок» и остается ее донастроить.
2 вариант.
Рассмотрим еще один вариант создания рассылки отчетов. Отметим, что он подходит не только для расчетного листка, но и для рассылки других отчетов.
Шаг 1. В разделе «Администрирование» перейдите в пункт «Печатные формы, отчеты и обработки».
Шаг 2. По гиперссылке «Рассылки отчетов» откроется настройка рассылки.
Шаг 4. В открывшемся окне создания настройки рассылки внесем необходимые нам данные.
• укажите название рассылки – «Рассылка расчетных листков»;
• в поле «Отправлять» выберите «Свой отчет для каждого получателя»;
• поле «Получатели» укажите – «Физические лица»;
• Нажмите «Подбор» и выберите вид отправляемого отчета – «Расчетный листок».
Отчет «Расчетный листок» находится в разделе «Зарплата».
Обратимся к нижней части документа – «Настройки отчета».
Шаг 5. Отметьте галочкой строку «Сотрудники» и установите значение «Получатель», нажав кнопку «Установить получателя».
Период настройки автоматически установлен – «Прошлый месяц». Нас этот вариант устраивает.
Шаг 6. На закладке «Расписание» задайте расписание рассылки. Например, «Ежемесячно», каждые 5 день начала месяца, с 9-30 ч.
Данная закладка не обязательна к заполнению. Можно рассылку выполнять самостоятельно, например, по мере готовности отчетов.
Шаг 7. На закладке «Доставка (эл. почта)», нажав на гиперссылку «Укажите получателей», подберите список сотрудников для рассылки» по кнопке «Подобрать».
Обратите внимание, что у сотрудников, у которых внесен адрес электронной почты, он прописан рядом с их фамилией. У кого адрес не отображен, необходимо внести информацию в его карточку – «Сотрудники» - «Личные данные».
Шаг 8. Нажмите «Записать и закрыть» - настройка рассылки сохранена.
Если рассылка настроена на выполнение действий по расписанию, то программа автоматически в обозначенное время осуществит рассылку отчетов.
Пользователь при необходимости может задать команду рассылки самостоятельно по кнопке «Выполнить сейчас».
По окончании процесса программа сообщит, что рассылка расчетных листков выполнена.
1С: ЗУП автоматически отправит расчетные листки адресатам. Проверим почту, указанную у сотрудника, убедимся, что письмо с расчетным листком от ООО «Петровские зори» доставлено.
Файл заархивирован. Скачаем и откроем его.
Перед нами расчетный листок сотрудника Виноградова Г.И.
Немного потраченного времени и «выдача» расчетных листков сотрудникам автоматизирована. Налицо оптимизация работы бухгалтера и экономия средств на бумаге и заправке картриджа для печати.
Рассылка расчетных листков в программе 1С: Бухгалтерия предприятия ред. 3.0
Настройка учетной записи в программе 1С: Бухгалтерия предприятия выполняется аналогично программе 1С: ЗУП. Пример настройки электронной почты в этой программе мы уже рассматривали ранее.
Создание рассылки можно также выполнить двумя способами.
1 Вариант.
Из самого отчета «Расчетный листок», который можно найти в разделе «Зарплата и кадры» - «Отчеты по зарплате».
2 вариант.
В разделе «Администрирование» - «Печатные формы, отчеты и обработки» гиперссылка «Рассылки отчетов».
Как видите, в программе 1С: Бухгалтерия предприятия, варианты настройки рассылки отправки расчетных листков такие же, как и в 1С: Зарплата и управление персоналом, т.к. применяется единый механизм БСП (Библиотека стандартных подсистем).
Программа ЗУП предоставляет возможность автоматически рассылать сотрудникам расчетные листки. Для этого необходимо выполнить определенные действия.
Настройка учетной записи электронной почты отправителя (организации)
В разделе Использовать учетную запись укажите, для каких целей будет использоваться учетная запись: для отправки почты и для получения почты (по умолчанию установлены оба флажка).
В разделе Для кого учетная запись:
• выбором соответствующего переключателя установите, кто может использовать учетную запись – все пользователи (переключатель «Для всех») или только текущий пользователь, создающий учетную запись (переключатель «Только для меня»)
• в поле Имя отправителя укажите имя владельца учетной записи, которое будет указываться в корреспонденции, при этом оно может отличаться от имени пользователя в программе.
Далее производится определение параметров подключения к почтовому ящику отправителя (организации). В большинстве случаев параметры определяются автоматически (переключатель Определить параметры подключения автоматически (рекомендуется) установлен по умолчанию).
Настройка сервера исходящей почты
При необходимости установите флаг Безопасная проверка пароля.
Установите флаг Использовать безопасное соединение (SSL).
При необходимости установите флаг Требуется авторизация на сервере входящей почты перед отправкой.
Настройка сервера входящей почты
При необходимости введите Пароль учетной записи (если он не введен, программа запросит его для получения писем).
При необходимости установите флаг Безопасная проверка пароля.
Выберите Протокол сервера входящей почты: POP или IMAP.
Укажите Порт компьютера для получения входящей почты, например, 993.
Установите флаг Защищенное соединение (SSL).
Дополнительные настройки
Введите наименование учетной записи, чтобы оно кратко характеризовало учетную запись, отражало назначение данной учетной записи и ее владельца. Именно наименование будет появляться в различных списках
Укажите длительность ожидания сервера – например, 30 сек.
Проверка параметров учетной записи
Ввод адресов электронной почты получателям (сотрудникам)
Для возможности автоматической рассылки расчетных листков получателям (сотрудникам) следует ввести адрес электронной почты. Он вводится в карточке сотрудника (Кадры – Сотрудники – Личные данные) или физического лица (Кадры – Физические лица – Адреса, телефоны) в поле Email.
Попутно вы сразу можете вывести столбец e-mail в справочник через Еще – Изменить форму.
Теперь после внесения в карточку физического лица сведений об электронной почте вы увидите эту информацию и в общем списке физлиц
Таким же образом вы можете вывести в этот список номера телефонов и.т.д.
Настройка рассылки расчетных листков
Предусмотренная в программе возможность создания рассылки отчетов предназначена для их автоматического формирования и доставки получателям. Рассылка позволяет автоматизировать процесс получения отчетов так, что не открывая программу, можно получить в нужное время готовый отчет на электронную почту или в определенный каталог в виде файла.
Настройка рассылки производится следующим образом:
В поле наименование введите наименование рассылки.
Флаг Подготовлена обозначает готовность рассылки к выполнению. Включение флажка активизирует дополнительные проверки заполнения реквизитов.
Укажите вид рассылки (ее цель) в поле Отправлять:
Отчеты указанным получателям (установлено по умолчанию) – одинаковые отчеты отправляются одновременно всем получателям, указанным в поле Получатели (выберите тип получателей: Пользователи или Физические лица). Для этого вида рассылки отчетов предусмотрена не только отправка по электронной почте, но и возможность публикации сформированных отчетов в папке файлов программы, в сетевом каталоге или на сайте FTP.
Свой отчет для каждого получателя (в нашем примере выберите данный вариант рассылки) – используется, если нужно персонализировать содержимое отправляемых отчетов по каждому получателю. Тип получателей (Пользователи или Физические лица) выберите в поле Получатели (в нашем примере – Физические лица). В настройках отборов отчетов появляется возможность указать получателя рассылки. Таким образом, для каждого получателя будет сформирован собственный отчет с отбором по этому получателю
Только мне (личная рассылка автора) – отчеты получает только пользователь, создавший эту рассылку (автор), по почте, указанной в поле Почтовый адрес (автоматически проставляется адрес электронной почты текущего пользователя). Личные рассылки видны только автору.
Закладка «Отчеты»
(в заголовке отображается количество отчетов, входящих в рассылку):
в табличной части для рассылки можно выбрать один или несколько отчетов из списка. В дальнейшем по завершении настройки рассылки по кнопке Просмотр можно будет предварительно сформировать выбранный отчет
в разделе Настройки отчета выводятся возможные настройки выбранного отчета. С помощью флажков можно выбрать нужные настройки и указать значения, по которым будет выведен отчет. В нашем примере сделайте отбор по сотрудникам, получающим рассылку. Для этого установите флаг в строке Сотрудник, затем не убирая курсор, нажмите на кнопку Указать получателя рассылки. Такая настройка позволит формировать для каждого получателя свой отчет с показателями, доступными только для него. Также можно сделать другие настройки отчета, например, в строке Период изменить период формирования расчетных листков (по умолчанию – прошлый месяц).
Закладка «Расписание»
Можно настроить автоматическую отправку отчетов с некоторым интервалом или в некоторые дни недели, описав, по каким дням и в какое время программа должна отправлять эту рассылку. На основании каждой рассылки отчетов в программе формируются одноименные регламентные задания «Рассылка отчетов».
Для регулярной автоматической рассылки установите флаг Выполнять по расписанию.
Есть возможность автоматического составления расписания по кнопке Заполнить по шаблону. В результате из предложенного списка можно выбрать нужное расписание, например, в первый день месяца. Расписание при этом заполнится автоматически.
Предусмотрена возможность самостоятельного выбора периодичности расписания (частотности срабатывания рассылки). Рассылка может выполняться:
• Ежедневно – с заданной частотой в днях. Период повтора выбирается в одноименном поле.
• Еженедельно – по выбранным дням недели. Выбор устанавливается с помощью флажков.
• Ежемесячно – по выбранным месяцам в требуемый день месяца. Выбор месяцев устанавливается с помощью флажков, номер дня с начала или с конца месяца, в который будет производиться рассылка – в соответствующих полях.
• Произвольное – позволяет детально настроить каждый параметр расписания. В открывшемся окне Расписание настраивается детальная разработка своего расписания. При этом необязательно заполнять его сразу, после закрытия окна становится доступна кнопка Изменить. по которой можно вернуться к настройке расписания в любое время.
Время начала запуска рассылки укажите в одноименном поле. При выборе произвольной настройки расписания время начала настраивается в окне Расписание.
В поле Ответственный выберите пользователя – автора рассылки (по умолчанию – текущий пользователь). При запуске по расписанию рассылка будет выполняться от имени указанного пользователя.
Закладка «Доставка»
В заголовке отображается, посредством чего осуществляется доставка.
Описываются все возможные способы доставки настраиваемой рассылки. Содержимое закладки может меняться в зависимости от выбранного вида рассылки в поле Отправлять.
Только мне (личная рассылка автора) – доставка выполняется только по электронной почте по единственному адресу, который указывается в поле Почтовый адрес.
Отчеты указанным получателям – кроме доставки по почте появляется возможность сохранить (опубликовать) готовые отчеты. Для этого установите флаг Публиковать (признак необходимости публикации рассылки). Выберите соответствующее значение:
• В папку – отчеты будут сохранены в указанную папку подсистемы «Работа с файлами».
• В сетевой каталог – отчеты будут сохранены в выбранный сетевой каталог. Запись производится с сервера, поэтому рекомендуется указывать сетевой путь в формате UNC, например, \\serer\folder\. Укажите адрес этого каталога в поле Windows или Linux, в зависимости от того, под управлением какой операционной системы происходит работа на компьютере.
• На FTP ресурс – отчеты будут сохранены на ftp-сервере. Заполните необходимые параметры.
По кнопке Проверить можно выполнить проверку публикации путем записи и удаления тестового файла. Тест считается успешным, если ошибок не возникло. Установленный флаг Отправлять по электронной почте является признаком использования электронной почты для отправки отчетов (или уведомлений).
По ссылке Укажите получателей> укажите получателей рассылки – подбором из справочника Физические лица. Можно из списка получателей рассылки исключить конкретное лицо, установив напротив него флаг в колонке Исключен. Для рассылки расчетных листков в качестве получателей удобнее использовать заранее созданную группу физических лиц в одноименном справочнике. При выборе группы все ее члены будут получать рассылку. Для исключения из рассылки физическое лицо следует извлечь из этой группы.
В поле От из выпадающего списка выберите учетную запись организации для отправки отчета (поле является обязательным для заполнения).
По умолчанию шаблон письма (тема и текст письма) формируется автоматически с использование некоторых параметров. При необходимости содержание письма можно изменить. Добавление параметра в тему письма осуществляется правой кнопкой мыши в одноименном поле по команде Параметр, в текст письма – по кнопке Параметр (или правой кнопкой мыши в поле текста по команде Параметр). Для выбора доступны следующие параметры
• Дата рассылки – дата рассылки
• Автор – пользователь, запустивший рассылку
• Получатель – представление получателя рассылки. Доступен только для вида рассылки Свой отчет для каждого получателя
• Наименование рассылки – наименование рассылки
• Сформированные отчеты – список отчетов и форматов, в которые они были сохранены
• Заголовок системы – заголовок информационной базы (может быть задан в разделе Администрирование – Общие настройки)
• Способ доставки – представление ресурса, на котором был опубликован отчет
Для просмотра готового варианта темы и текста письма выберите Предварительный просмотр.
По умолчанию установлен формат письма HTML, можно изменить его на обычный текст. В формате HTML доступны стандартные команды форматирования текста (часть из них размещена в виде кнопок, остальные можно найти, нажав на кнопку Еще).
Закладка «Дополнительно»
Дополнительные настройки рассылки.
В поле Форматы сохранения отчетов (по умолчанию) определите форматы, в которых по умолчанию будут сохранены отчеты. Выбранные с помощью флажков форматы будут общие для всех отчетов. Можно выбрать несколько форматов.
В табличной части для каждого отчета можно задать свой набор форматов в колонке Форматы. В колонке Отправлять пустой установите флаг для отправки сформированного отчета, даже если он пустой (по умолчанию флаг снят). Отчеты с графикой всегда считаются не пустыми.
Установите флаг Транслитерировать имена файлов, если необходимо, чтобы имена сохраненных файлов содержали только латинские буквы и цифры (для возможности переноса между различными операционными системами). Например, файл «Отчет.mxl» будет сохранен с именем «Otchet.mxl»
Установите флаг Архивировать в ZIP, чтобы архивировать сформированные отчеты в формате *.zip. Если отчеты отправляются по электронной почте, рекомендуется включать архивацию для снижения объема вложений. В результате становятся доступными:
поле для ввода наименования архива (формируется автоматически по указанному в поле шаблону). Если нажать правой кнопкой мыши по этому полю, с помощью команды Параметр можно изменить шаблон наименования (для изменения доступны параметры: Дата рассылки и Наименование рассылки);
поле Пароль, которое заполняется при необходимости.
В поле Адрес ответа укажите адрес электронной почты, на который будут высылаться ответы на рассылку.
Установите флаг Отправлять письма через скрытые копии, чтобы получатели не знали, кто еще получает отчеты из данной рассылки.
Рассылки можно группировать по различным признакам. Чтобы поместить данную рассылку в определенную группу, выберите ее из списка в поле Группа.
Далее нажмите на кнопку Записать объект.
Выполнение рассылки расчетных листков
Перед запуском этой обработки создайте резервную копию базы. Это можно сделать прямо в папке базы (путь к которой указан в стартовом меню), либо через Администрирование – Обслуживание – Резервные копии и восстановление.
По кнопке События рассылки. можно открыть журнал регистрации, предварительно отфильтровав его по событиям рассылки со времени последнего запуска.
Читайте также: